Veiledning i kontering og oppsett for refusjoner fra NAV Versjon 1.5
Endringslogg Versjon Dato Endret av Ansvarlig Berørte deler Kort beskrivelse av endring 1.0 24.04.12 Arnstein Fossli Prosjektleder Første versjon Nytt dokument 1.1 24.05.12 Arnstein Fossli Prosjektleder Nytt i punktet om bilagsserie og Mer detaljert beskrivelse om oppsett 1.2 10.10.12 Arnstein Fossli Prosjektleder 1.3 17.10.12 Arnstein Fossli Prosjektleder 1.4 14.12.12 Arnstein Fossli Prosjektleder 1.5 13.02.13 Arnstein Fossli Prosjektleder bilagsart DZ Kontantkunder og gjennomgangskonti Dimensjon 4 og kapittel/post Nye konti og konteringsregler Kobling i kontantregnskapet av bilagsart DZ Balansekonti erstatter resultatkonti for gjennomgangskonti kontantkunder, se side 4 og 5 990099 blir erstattet med faktisk kapittel og post, se side 6 og 7 Under «Ny kontoplan», Konto 1579 fordring NAV (alt til 1571), s 5. Under «Interimskonto»: Konto 1574 interimskonto s. 5. Kobling av interimskonto 1574 mot gjennomgangskonto, s 5-7 Side 2
Innhold Endringslogg... 2 Innledning... 4 Nye konti og konteringsregler... 4 Gammel kontoplan... 4 Ny kontoplan... 4 Tilleggsføringer for SRS-kunder... 5 Interimskonto refusjoner fra NAV... 5 Kobling i kontantregnskapet for bruttobudsjetterte, kontant/srs... 5 Gammel kontoplan... 5 Ny kontoplan... 6 Gamle konti i oppsett kontantregnskap økonomisystem/agresso... 6 Nye konti i oppsett kontantregnskap økonomisystem/agresso... 6 Bilagsserie og bilagssart DZ for refusjoner fra NAV... 7 Bilagsserie... 7 Posteringsrunde... 8 Bilagsart... 8 Oppsett av trigger innbetalinger fra NAV for bruttobudsjetterte virksomheter... 9 Regel for automatpostering... 9 Trigger for automatpostering... 9 Side 3
Innledning Notatet er ment som en hjelp for å sette opp nye konti i forbindelse med refusjoner fra NAV for kontant- og SRS-kunder, netto- og bruttobudsjettert. I notatet beskriver vi nye konti og konteringsregler, kobling i kontantregnskapet samt oppsett av trigger innbetalinger fra NAV for bruttobudsjetterte virksomheter. Skrivet er ment som et tillegg til notatet overføring til regnskap. Nye konti og konteringsregler I forbindelse med nye konti for refusjoner fra NAV, skal vi bruke disse konti for refusjonsordningen: Gammel kontoplan 6000140X Arbeidskonto refusjoner NAV 60009088 Gjennomgangskonto sykepenger 60009086 Gjennomgangskonto FP sykepenger 60009089 Gjennomgangskonto foreldrepenger 60009087 Gjennomgangskonto FP foreldrepenger 6000908x Interimskonto refusjoner fra NAV 70000688 Fordring NAV Bruk konto 6000907* hvis serie ovenfor er opptatt til andre konteringer. Ny kontoplan SRS-kunder (og nettobudsjetterte uten SRS) skal benytte følgende konti: 1933 Arbeidskonto refusjoner NAV (ev 1964 for nettobudsjetterte virksomheter) 1571 Fordring NAV 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV 5801 Påløpt refusjon av sykepenger 5802 Påløpt refusjon feriepenger av sykepenger 5811 Påløpt refusjon av foreldrepenger 5812 Påløpt refusjon feriepenger av foreldrepenger Bruttobudsjetterte kontantkunder uten SRS anbefales å benytte følgende balansekonti: 1933 Arbeidskonto refusjoner NAV 1571 Fordring NAV 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV 1575 Gjennomgangskonto sykepenger 1576 Gjennomgangskonto feriepenger på sykepenger 1577 Gjennomgangskonto foreldrepenger 1578 Gjennomgangskonto feriepenger på foreldrepenger Side 4
Firma som tidligere har benyttet konto 1571 til et annet formål, f.eks. negativ netto, kan benytte konto 1579 dersom man ikke får omgjort konto 1571 i SAP. Konteringsregel bør inneholde koststed og ansattnummer for konti refusjoner eller gjennomgangskonti. Konto Fordring NAV skal ikke ha noen dimensjoner i konteringsregelen (med unntak av kapittel/post i dimensjon 4 for kunder med ny kontoplan). Vi får ikke ansattnummer med på betalingene når bankfila kommer fra NAV, og ansattnummer faller derfor ut som konteringsdimensjon debitorkonto. Alle konti ovenfor er hovedbokskonti (også konti 70000688/1571 Fordring NAV). Konto 1933 Arbeidskonto refusjoner NAV settes opp med samme konteringsregel som konto 1931 arbeidskonto innbetalinger. Tilleggsføringer for SRS-kunder For SRS kundene trenger vi fire konti for arbeidsgiveravgift av påløpte refusjoner: Konto 5416 aga av påløpte refusjoner (motkonto 2782) konto 5417 aga av påløpte feriepenger av refusjoner (motkonto 2786) Konteringsregel for konti 5416/17 bør inneholde både koststed og ansattnummer. Konto 2782/86 trenger ikke å ha noen dimensjoner med unntak av kapittel/post i dimensjon 4. Interimskonto refusjoner fra NAV Konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV kan benyttes i forbindelse med bl.a. feilføringer. For eksempel for refusjoner som ikke inngår i refusjonsløsningen. Interimskonto kan videre brukes for negativ delsum fra oppgjørsrapporten K27 og for refusjoner som gjelder fra før oppstart ny løsning. Konteringsregel interim kan ha valgfri koststed og ansattnummer. I gammel kontoplan kan 6000908x benyttes som interim. Kobling i kontantregnskapet for bruttobudsjetterte, kontant/srs I oppsett kontantregnskap må vi gjøre en kobling mellom refusjonskonti og statskonti. Vi kan benytte en dummykonto for kontant- og SRS-kunder for de posteringene som ikke skal over til kontant. Dummykonto 99000099 opprettes under statskonti i kontantregnskapet. Alt som blir ført på dummykonto 99000099 skal ha lik debet og kreditføring og gå i null: Oppsett gjøres slik under statskonti i kontantregnskapet: Gammel kontoplan Konti 60009086-60009089 kobles mot 99000099 Konto 6000908x (interimskonto) kobles mot gjennomgangskonto 7xxxxx908x Konto 70000688 kobles mot 99000099 Konto 6000140x kobles mot mellomværende 7xxxxx140x Side 5
Ny kontoplan Konto 1933 Arbeidskonto refusjoner NAV kobles mot mellomværende 7xxxxx140x Konto 1571 kobles mot 99000099 Konto 1574 (interimskonto) kobles mot gjennomgangskonto 7xxxxx908x Konti 1575-78 kobles mot 99000099 Konti 5801/02, 5811/12, 5416/17 (motkonto 2782/86) kobles mot 99000099 Pga av at konto fordring NAV ikke er satt opp som en reskontro i kontoplanen, må vi bruke en dummykonto i statsregnskapet for å hindre rapportering til statsregnskapet på registrerte krav mot NAV. Gamle konti i oppsett kontantregnskap økonomisystem/agresso Konto 70000688 Fordring NAV kobles slik i oppsett kontantregnskap: Gjennomgangskonti kobles slik i oppsett kontantregnskap: Interimskonto refusjoner fra Nav kan kobles slik i oppsett kontantregnskap: Nye konti i oppsett kontantregnskap økonomisystem/agresso I oppsett kontantregnskap vil vi få følgende koblinger for kapittel/post og statskonto: Konto 1571 Fordring NAV kobles kapittel/post mot virksomhetens mellomregnskapsnummer (6 siffer) og dummy statskonto 99000099 Konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV kobles kapittel/post mot virksomhetens mellomregnskapsnummer (6 siffer) og gjennomgangskonto 7xxxxx908x Balansekonti 1575 1578 gjennomgangskonti (kontantkunder) kobles mot virksomhetens mellomregnskapsnummer (6 siffer)og dummy statskonto 99000099. Konto 5801/02/11/12 påløpte refusjoner fra NAV kobles mot inntektspost xxxx16 eller 18 og dummy statskonto 99000099 Konto 5416/17 påløpt arbeidsgiveravgift på refusjoner fra NAV kobles mot utgiftspost xxxx01 og dummy statskonto 99000099. Motkonti 2782/86 kobles mot virksomhetens mellomregnskapsnummer (6 siffer) og dummy statskonto 99000099. Side 6
Konto 1571 Fordring NAV kan kobles slik i oppsett kontantregnskap: Kapittel/post er i eksemplet ovenfor lik 704489 virksomhetens mellomregnskapsnummer (velg annet nummer for annen virksomhet). Konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV kan kobles slik i oppsett kontantregnskap: Konti 1575-78 kan kobles slik i oppsett kontantregnskap: Påløpte refusjoner SRS-kunder kan kobles slik i oppsett kontantregnskapet: Bilagsserie og bilagssart DZ for refusjoner fra NAV Bilagsserie Opprett bilagsserie for cremulfil/nav-refusjoner. Velg serie og tilstrekkelig stor nok serie for cremul- eller bankfil refusjoner fra NAV. Under et eksempel: Side 7
Posteringsrunde Opprett posteringsrunde cremulfil Nav-refusjoner: Bilagsart Du kan nå opprette bilagsart DZ for Cremul eller bankfiler for refusjoner NAV. Legg inn bilagsart DZ lik under. Under behandlingskode bruker du B* (overføringer fra SAP starter med behandlingskode B). Velg bilagsserie DZ (se under). Under status kan du velge P, da bilagsarten kun skal benyttes maskinelt. Side 8
Oppsett av trigger innbetalinger fra NAV for bruttobudsjetterte virksomheter Regel for automatpostering Dersom saldo på arbeidskonto utbetalinger automatisk skal føres mot oppgjørskonto utbetalinger, må det opprettes en trigger i Agresso. Det må først opprettes en Regel for automatpostering som vist under: Gi regelen et navn (4 posisjoner) som består av firmakoden FS (bruk to andre bokstaver for annet firma) og IA som angir at den gjelder oppgjørskonto innbetalinger av refusjoner fra NAV. Linje 1 angir hvilken oppgjørskonto posteringene skal føres mot. Konto 1939 Oppgjørskonto i Norges Bank inn (bruttobudsjetterte virksomheter). For kunder med gammel kontoplan vil oppgjørskonto innbetalinger i Norges Bank være 60000012 eller 60005440. Linje 2 angir motposten til oppgjørskontoen. Her skal opprinnelig arbeidskonto refusjoner NAV benyttes, og feltet F fylles ut med O (som betyr at opprinnelig konto skal benyttes). I beløp legges den aktuelle prosentsatsen inn. I dette tilfellet skal arbeidskontoen posteres med minus 100 % av opprinnelig beløp og oppgjørskontoen med pluss 100 %. Siden opprinnelig føring er til debet på arbeidskontoen, vil triggingen i dette tilfellet føre kredit 100 % på arbeidskonto og debet 100 % på oppgjørskonto. Trigger for automatpostering Deretter må Trigger for automatpostering som vist under bli opprettet: Her må man angi triggertype TT og velge trigger FSIA. Angi konto 1933 arbeidskonto refusjoner NAV-innbetalinger (i gammel kontoplan 6000140X). For at triggeren kun skal lage posteringer på bakgrunn av returer av bankfiler refusjoner NAV, må du angi at triggeren kun skal gjelde for posteringer med bilagsart DZ. Dette gjøres ved å benytte modifisert utplukk med Zoom (Status = M). For å få gjort det, må triggeren Side 9
først lagres med status N og hentes opp igjen. Plasser markøren i aktuell rad, og trykk Zoom. Under ser du bilagsart DZ med gult i zoomet bilde for automatpostering. Side 10