Brukermanual Visma TendSign Pro

Brukermanual Visma TendSign Pro VISMA COMMERCE +47 40 00 68 14 support.tendsign@visma.no www.tendsign.com

Innholdsfortegnelse 1. Visma TendSign Anskaffelse... 2 2. Innloggning til Visma TendSign... 3 3. Generelt om navigeringen i Visma TendSign... 3 3.1. Menyvalg: Min startside... 5 4.1. Menyvalg: Anskaffelser... 6 5.1. Undermeny: Anskaffelser... 7 3.2. Menyvalg: Aktiviteter... 7 3.3. Menyvalg: Leverandører... 8 3.4. Menyvalg: Avtaler... 8 3.5. Menyvalg: Kunngjøringer... 9 3.6. Menyvalg: Profil... 10 3.7. Menyvalg: Hjelp... 12 4. Visma TendSign Anskaffelsesprosessen... 13 4.1. Generelt om anskaffelsesprosessen... 13 5. Opprette en anskaffelse... 15 5.1. Slik finner du funksjonen... 15 6. Prosesstrinn Planlegg... 16 6.1. Legge opp anskaffelse... 16 6.2. Opprette grupper... 17 6.3. Lokale grupper... 17 6.4. Type anskaffelse... 22 6.5. Tidsplan... 27 6.6. Aktivitetsplan... 29 6.7. Legg til aktivitet... 30 7. Prosesstrinn: Invitert (to-stegs prosedyre)... 31 7.1. Strukturert invitasjon... 31 8. Prosesstrinn: Utvalg (to-stegs prosedyre)... 35 8.1. Innkomne søknader... 35 8.2. Evaluere søknader... 36 9. Processtrinn: Grunnlag... 37 9.1. Deler og kriterier... 37 9.2. Strukturert konkurransegrunnlag... 40 9.3. Vekting... 53 9.4. Håndtere deler i anskaffelse... 61 9.5. Simulering av tilbud... 66 9.6. Legg ved dokument... 71 10. Prosesstrinn: Kunngjør... 73 10.1. Opprett annonse... 73 10.2. Publiser... 77 10.3. Informer direkte... 78

11. Prosesstrinn: Sende (to-stegs prosedyre)... 80 11.1. Publiser konkurransegrunnlag... 80 11.2. Send konkurransegrunnlag... 80 12. Spørsmål og svar... 82 13. Prosesstrinn: Åpne... 86 13.1. Tid og sted... 86 13.2. Innkomne tilbud... 87 13.3. Skriv ut tilbudsåpningsprotokoll... 91 14. Prosesstrinn: Evaluer... 92 14.1. Evaluer tilbud... 92 14.2. Opprette anskaffelsesprotokoll... 100 15. Prosesstrinn: Avtale... 102 15.1. Opprett avtale... 102 15.2. Informer om kontraktstildeling... 104 15.3. Klagebehandling... 106 15.4. Inngå avtale... 107 16. Prosesstrinn: Avslutt... 108 16.1. Avtalepubliser... 108 16.2. Prosessen er ferdig... 108 1

1. Visma TendSign Anskaffelse Full fleksibilitet med elektronisk anskaffelse Du gjennomfører hele anskaffelsesprosessen i Visma TendSign. Du skaper ditt konkurransegrunnlag, oppretter en kunngjøring og deretter evaluerer alle innkomne tilbudene direkte i systemet. Prosessen avsluttes ved å sende ut kontraktstildeling og går videre til avtalehåndtering. Verktøyet er oppbyggd rundt et antall uavhengige moduler. Det kan dessuten utvikles og oppgraderes for å møte deres behov samt integreres med flere ledende businessapplikasjoner. Elektronisk anskaffelser Visma TendSign er nettbasert. Det er designet for å håndtere elektroniske tilbud og alle leverandører kan enkelt melde interesse og produsere et tilbud direkte i verktøyet. Enkelt overblikk Du navigerer deg enkelt gjennom hele arbeidsprosessen for en anskaffelse. Kvalitet og samarbeid Alle anskaffelser følger samme prosess og er godt dokumentert samt lett søkbart. Verktøyet forenkler dessuten samarbeidet via gjestekonto der man kan invitere kolleger til å delta i en bestemt anskaffelse. Få orden på alle avtaler Sørg for at innkjøpsavtaler kan ses av alle som skal ha tilgang til avtaler i organisasjonen. Ulike varsler kan settes opp i systemet som sender ut påminnelser automatisk både i Visma TendSign og per epost, som for eksempel påminnelse når en kontrakt skal forlenges eller løper ut. Til slutt kan man legge alle avtaler i et strukturert og søkbar avtalekatalog. Avtalen kan også publiseres via intranettet slik at alle bestillere lett kan få tilgang til rett avtale. 2

2. Innloggning til Visma TendSign Start nettleseren og skriv https://tendsign.no i adressefeltet Du kommer da til TendSigns innloggingsside. Fyll inn brukernavn og passord i felt for dette og klikk til slutt på Logg inn. 3. Generelt om navigeringen i Visma TendSign I Visma TendSign kan du navigere til ønsket del i systemet gjennom menystrukturen som finnes lengst opp på siden. De funksjonene som din organisasjon har tilgang til kommer du til fra denne startsiden. 3

Du kan komme til de ulike funksjonene som finnes i Visma TendSign via menystrukturen lengst opp på siden. Gjennom å holde muspekeren over de respektive overskriftene kommer de mulige valgene som finns til respektive overskrift i form av en nedtrekksmeny. Oppe til høyre på Min startside finner du profilmenyen (viser navnet ditt), hjelpmenyen og Logg ut symbolet. Går du in på en anskaffelse gjennom å klikke på linken til anskaffelsen kommer du til Anskaffelsens startside. Der finner du en meny på venstre side med relevante valg for anskaffelsen. Denne menyen kan du alltid nå når du arbeider med din anskaffelse. Hvis du syntes at menyen tar for stor plass kan du midlertidig skjule den ved å klikke på til høyre for ordet Meny. Du kommer til selve anskaffelsesprosessen ved å klikke på Til anbudsprosessen midt på siden eller på menyvalget Prosess til venstre i menyen. 4

3.1. Menyvalg: Min startside Dette er din egen startside som du alltid kommer til når du logger inn i systemet. Den informasjonen som vises er tilpasset deg. Under Personlige notater kan du skrive interne notater som gjelder for alle anskaffelser eller avtaler du jobber med. Du lagrer notatene ved å klikke på knappen Lagre notater. Nyheter fra Visma TendSign visas her på din startside. Når du klikker på nyhetens overskrift åpnes et nytt vindu der du kan lese hele nyhetsteksten og velge om du vil beholde det på startsiden eller ikke. Om det ikke er noen nye, uleste nyheter skjules listen med nyheter. Via menyen Profil og meny-alternativet Nyheter kan du alltid lese tidligere publiserte nyheter. Under overskriften Senest brukte anskaffelser vises en liste over de anskaffelser du har arbeidet med den siste tiden, med den senest brukte øverst i listen. Klikker du på navnet til en anskaffelse kommer du til anskaffelsens startside. Klikker du på Fase/Steg for anskaffelsen kommer du direkte til det steg som du jobbet med sist. Du registrerer en ny anskaffelse ved å klikke på knappen Ny anskaffelse. Da vises den første siden i prosessen for å skape en ny anskaffelse. Det finns to ulike visninger for å se de senest brukte anskaffelsene. Den første er en enkel liste med anskaffelser og den andre er mer detaljrik. Du velger selv hvilket av visningsalternativene du vil bruke ved å klikke på. Systemet vil huske ditt valg til neste gang du logger inn. Den mer detaljrike visningen gir informasjon om tider til neste aktivitet, som for eksempel gjenstående tid til innleveringsdato. Dessuten vises linker til Strukturerte dokument, vedlagte dokument osv. med opplysning om hvor mange dokumenter som er aktuelle. For en annonsert anskaffelse vises eksempelvis hvor mange som har lastet ned anbudsgrunnlaget, levert inn anbud eller hvor mange ubesvarte spørsmål som finnes. 5

Lengst nede til høyre på siden vises en liste over linker. Disse kan ha blitt lastet opp av deg men også av en systemadministrator. Slik kan du kjapt finne dine favorittsider på Internett. Klikker du på en av linkene åpnes siden i et nytt vindu. Oppe til høyre finnes også et felt som viser viktige aktiviteter til behandling. Her vises antall og linker til ubesvarte spørsmål eller nye tillegg mm. 4.1. Menyvalg: Anskaffelser Herfra kan du gå direkte til de moduler du/din organisasjon har valgt å benytte i systemet som for eksempel, Anskaffelsesbibliotek, Rettsbibliotek, Permen osv. Du når også alle anbud til anskaffelsene fra denne menyen. Klikker du på undermenyen Anskaffelser ser du alle dine anskaffelsesprosjekt. 6

5.1. Undermeny: Anskaffelser Her ligger alle pågående og avsluttede anskaffelser. Herfra kan du bryte ned alle anskaffelsesprosjekt og søke på flere ulike måter. Du kan begynne med å velge innen hvilket tidsintervall du vil søke etter et anskaffelsesprosjekt. Videre kan du søke fram anskaffelsesprosjekt basert på hvem som er ansvarlig administrator, hvilken fase anskaffelsen befinner seg i, fritekstsøking, med mer. Du kan velge å skrive ut statistikk i Excel- eller PDF-format. 3.2. Menyvalg: Aktiviteter Her kan du søke etter alle aktiviteter som skjer i systemet. Du kan søke innen spesifikke tidsintervall, anskaffelsestype, avtaler, administratorer, fase/trinn med mer. Samtlige opplysninger kan du eksportere til en Excel-fil. Om du vill se de forandringer som gjøres og de hendelser som skapes, kan du se dette via Journal. 7

3.3. Menyvalg: Leverandører Via den her visningen kan du søke opp alle leverandører som du er ansvarlig for i din organisasjons leverandørsregister, eller alle de leverandører som din organisasjon har avtale med. 3.4. Menyvalg: Avtaler Via avtalemenyen kan du søke etter organisasjonens avtaler på et antall ulike måter. Du kan velge å se alle avtalene innen din organisasjon, spesifikke administratorer, avtaler i et spesifisert tidsintervall, leverandører, offentlig avtalekatalog, avtaleområde mm. Ut ifra de valg du gjør kan du så velge å skape rapporter i Excel- eller PDF-format. 8

3.5. Menyvalg: Kunngjøringer Via menyvalget Kunngjøringer kan du se dine anskaffelser og de kunngjøringer som du og øvrige i din organisasjon har publisert. 9

3.6. Menyvalg: Profil Under Profil (menyen som viser ditt navn) kan du via valgene Min profil og Mine innstillinger styre utseendet på din konto ut ifra tilgang til moduler med mer. Om du for eksempel vil ha automatiske påminnelser fra systemet, velge hvordan sidene skal se ut, endre passord, så redigerer du alt det herfra. Du kan også tillate att supportpersonell ser din konto for lettere å kunne hjelpe deg. Supportpersonellets tilgang er forbundet med en adgangsbegrensning og tilgangen loggføres. 10

Via fliken Profil kan du i tillegg se Logg. Der loggføres de hendelser som skjer i anskaffelsene. 11

3.7. Menyvalg: Hjelp Fra denne siden kan du nå vår support direkte on-line. Her kan du også lese vanlige spørsmål og svar i tillegg til å se symbolforklaringer mm. Merk at vid kontakt med support trenger du at se til så at konton din er tilgjengelig for supporten slik at de kan gi best mulig støtte. Du gjør dette ved å velge Ja og Lagre supportvalg i Min profil eller direkte i den spesielle support-meldingen du kan lage i hjelp. 12

4. Visma TendSign Anskaffelsesprosessen 4.1. Generelt om anskaffelsesprosessen En ny anskaffelse opprettes ved å gå gjennom en rekke trinn i anskaffelsesprosessen. Man må sluttføre et trinn for å bevege seg videre til neste trinn i prosessen. Det går ikke at hoppe over noen trinn, Visma TendSign guider deg igjennom anskaffelsesprosessen for hver anskaffelse som opprettes i systemet. Du har alltid muligheten til å gå tilbake til de skritt du har gått forbi. De generelle trinnene man tas i gjennom er: Planlegg: Her legger man inn de grunnleggende valgene for anskaffelsen i form av å registrerer anskaffelsen med navn, oppretter grupper og eventuelle enkeltpersoner som skal ha tilgang. Type anskaffelse er også gjort i dette trinnet, og du vil dermed bli kontrollert på riktig måte i prosessen du vil gjennomføre anskaffelsen i. Etter valgene gjort her så vil det opprettes en tidsplan og aktivitetsplan for den gjeldende anskaffelsen. Konkurransegrunnlag: Her opprettes de dokumenter som du vil gjøre synlig for de leverandørene som viser interesse for anskaffelsen. Du bygger ditt elektroniske konkurransegrunnlaget og velge evalueringsmodellen som er gjeldende for anskaffelsen. Et grunnlag kan konstrueres kun av de vedlagte dokumenter, kun av det elektroniske dokumentet, eller en kombinasjon av disse. Kunngjør: Under dette trinnet opprettes kunngjøringen, for deretter å publiserer anskaffelsen via Visma TendSign. Det er også mulig å gjøre annonsen public via Visma Opics database. Åpne: Her angir man basisopplysninger for håndtering samt åpning av innkomne tilbud. Man finner også tilbudsåpningsprotokoll under dette trinnet, som kan skrives ut. Evaluer: Her evalueres tilbudene som har kommet inn ut i fra kriteriene som ble lagt til grunn tidligere i anskaffelsesprosessen og det beste tilbudet vil bli gjort klart for deg. Her kan du se de mottatte tilbudene, se sammendrag av svarene og gjøre noen notater du ønsker før å få en god evaluering. Avtale: I denne delen informerer man om kontraktstildeling og oppretter avtalen med valgt(e) leverandør(er). Avslutt: Prosessen avsluttes med at anskaffelsen kunngjøres samt at den kan publiseres i avtalekatalogen i Visma TendSign. Anskaffelsen kan deretter anses som ferdig! 13

For to-stegs prosedyre tilkommer: Invitasjon I dette steget skaper du en invitasjon for anskaffelsen i form av strukturerte dokument, vedlegg eller med en kombinasjon av disse. Utvalg Her håndterer du innkomne tillbud. Du ser hvem som har levert inn tilbud og kan gjøre et utvalg av disse som deltakere til neste steg. Sende I dette trinnet publiserer du anskaffelsens konkurransegrunnlag for utvalgte potensielle leverandørene. 14

5. Opprette en anskaffelse 5.1. Slik finner du funksjonen Før pekeren over menyen Anskaffelser og velg Ny anskaffelse, alternativt klikk på knappen [Ny anskaffelse] på Min startside.. 15

6. Prosesstrinn Planlegg 6.1. Legge opp anskaffelse Du kommer nå inn i selve anskaffelsesprosessen. Den første fliken i prosessen heter Planlegg og inneholder steget Legg opp anskaffelse. I dette steget navngir du anskaffelsen, angir et referansenummer og skriver en beskrivelse av prosjektet. Disse opplysningene kan du endre helt frem til du publiserer anskaffelsen. Du kan også nå dette steget ved å velge hvilket avtaleområde som den kommende avtalen skal tilhøre. Dette kan ellers velges i steget Opprette avtale. Om din organisasjon har valgt å vise Planlagte og Utgåtte anskaffelser på for eksempel deres intranett må du klikke i respektive rute for at de skal bli synlige. Klikk på [Neste steg]. Ved hvert tilfelle du klikker på [Neste steg] i systemet lagres alt arbeid du har gjort på siden. 16

6.2. Opprette grupper I dette trinnet legger du opp de personer/grupper som du har bestemt at skal ha tilgang til informasjon om anskaffelsen. Gruppehåndteringen skjer i form av Lokale grupper (de kan du selv legge opp) eller Malgrupper (generelle grupper som gjelder for hele organisasjonen). Her håndteres for eksempel referansegrupper, arbeidsgrupper etc. Du velger selv hvilke(n) grupper som skal ha tilgang til informasjonen og du setter også de rettigheter som deltakerne skal ha, eksempelvis lese- og / eller skriverettigheter. For å legge til en ny gruppe klikker du på [Legg til gruppe] under lokale grupper. Den gruppe du oppretter under lokale grupper gjelder kun for den aktuelle anskaffelsen. Malgrupper og medlemmer i gruppene legges opp av systemets administratorkonto. Vanligvis opprettes for eksempel en malgruppe med øvrige medlemmer innen en innkjøpsavdeling. Alle medlemmer i gruppen får da automatisk tilgang hver gang det opprettes en anskaffelse eller en avtale. Det er i tillegg mulig å koble andre forhåndsdefinerte grupper gjennom [Knytte til malgruppe]. 6.3. Lokale grupper 17

Slik gjør du for å legge opp en lokal gruppe og legge til medlemmer i gruppen: 1. Angi et navn på gruppen. 2. Angi, om du vil, en beskrivelse av gruppen. 3. Velg hvilken type du vil klassifisere gruppen som. 4. Tildel gruppen rettigheter. De rettigheter som er mulige er Ingen rettigheter, Tidsbegrensede lese- og skriverettigheter og Lese- og skriverettigheter. Bekreft valget gjennom å klikke på den grønne haken under Endre. Når gruppen er opprettet er det tid for å legge inn de medlemmer som skal inviteres inn i gruppen. Du klikker da på gruppens navn. 18

Du kan søke etter medlemmer til grupper på fire måter og kombinere disse om du vil. 1. Organisasjonsnummer til bedriften 2. Navnet på bedriften 3. Personens for og/eller etternavn 4. Benytt et av ovenstående felt eller en kombinasjon av disse. Du må angi minst to tegn i et felt for å kunne søke. Skriv i det søkefelt som du vil benytte deg av før du klikker på [Start søk]. I eksemplet over gjøres et søk på bedriftsnavnet og fornavn. Da vises alle personer som har det fornavnet på den angitte organisasjonen. 19

Om du bare søker på Navn på organisasjonen, vises en liste med alle organisasjoner som har det navnet. Klikk på organisasjonsnavnet for å se de individer som er tilknyttet den organisasjonen. Individene i organisasjonen er oppført, og du velger den du vil ha ved å klikke i boksen til høyre. Klikk deretter på [Legg til utvalgte personer i gruppen]. 20

Hvis personen ikke er oppført kan du legge til den enkelte ved å oppgi minst fornavn, etternavn, e-postadresse og avdelingsnavn, og velge Legg den enkelte i organisasjonen, of for at deretter Legg til utvalgte personer i gruppen. Om gruppemedlemmene ikke allerede er brukere av systemet går det an og Opprette en gjestekonto direkte i denne visningen. Ved å klikke på Opprette gjestekonto sender du en e-post med brukernavn og passord. I eksemplet er Anna Andersson valgt. Klikk på [Tilbake] og så [Neste steg] for att gå videre til steget Anskaffelsestype. 21

6.4. Type anskaffelse Det valg du gjør av anskaffelsestype kommer til å lede deg på rett spor i resten av prosessen. De anskaffelsestyper du kan velge er styrt av din organisasjons oppsett i form av anskaffelsesbeløp som kan angis i organisasjonsinnstillingene i Visma TendSign. 22

Varekontrakt Tjenestekontrakt prioriterte tjenester 23

Tjenestekontrakt uprioriterte tjenester Bygge og anleggsarbeider 24

Fornyelse av konkurranseutsetning Etter valg av anskaffelsestype fyller du inn estimert Anskaffelsesverdi. Dette beløpet kommer ikke til å være synlig for leverandørene. Eventuelt endres Valuta om du ikke vil ha grunninnstillingen som er din organisasjons lokale valuta. Klikk på knappen [Hent anskaffelsesprosedyre]. Neste valg er Anskaffelsesprosedyre. Valgene du her får er styrt av hvilke beløpsgrenser eller terskelverdier som din organisasjon har og som er angitt i organisasjonsinnstillingene i Visma TendSign. Valg over terskelverdi Valg under terskelverdi 25

Valg for direkteanskaffelse Klikk så på Velg type anskaffelse. Det siste valget du gjør er å velge Tidsfaktor for anskaffelsen, velg her mellom Normal eller Påskyndet Etter at du har gjort dette klikker du på [Neste steg] for å gå til tidsplanen. 26

6.5. Tidsplan I dette trinnet gjør du de valg som senere ligger til grunn for når anskaffelsen skal annonseres og avsluttes. Du kan allerede her fylle inn opplysninger om avtaletider og eventuelle forlengninger. Velg Beregne dato fra for å bestemme om Startdato eller Sluttdato styre når du regner med å sette i gang med anskaffelsen og/eller når den skal være avsluttet. 27

I kolonnen for Dager kan du selv redigere for att opprette en tidsplan som er relevant for den aktuelle anskaffelsen. Du kan også åpne opp samtlige felt ved å klikke på [Rediger dato]. Da får du mulighet til å skrive inn dato manuelt. Når du har gjort deg ferdig krever systemet at du klikker på [Ny beregning]. Ovenfor vises et eksempel på når en to-stegs prosedyre er valgt. Feltet Frist for å stille spørsmål innebærer at man fra denne dato ikke kan stille nye spørsmål i systemet. Det er fullt mulig for deg som oppdragsgiver å besvare innkomne spørsmål etter denne fristen. Vedståelsesfrist beregnes til tre måneder etter innleveringsfristen. Denne verdien kan endres om det ønskes. Vedståelsesfrist er et obligatorisk felt som må du må fylle ut. 28

Når du har angitt alle dater, klikk på [Neste steg] for å komme til det siste steget i planleggingsfasen, Aktivitetsplanen. 6.6. Aktivitetsplan Her håndterer du alle aktiviteter som er aktuelle for anskaffelsesprosjektet. De aktiviteter som allerede finnes er et resultat av de valg du har gjort fram til nå i prosessen. Til samtlige aktiviteter er det du som er satt som administrator. Denne listen kan derimot redigeres med ulike typer av aktiviteter som andre personer enn du er ansvarlig for. I Aktivitetsplanen vises aktuelle aktiviteter i anskaffelsesprosjektet. For å endre noe som gjelder en aktivitet klikker du på aktivitetens navn. Det finnes en funksjon for påminnelser med datoer som er tilknyttet hver aktivitet. Når du får en påminnelse vises dette ved at den åpnes i et eget vindu. For å utvide aktivitetslisten kan du legge til egne aktiviteter gjennom å klikke på [Legg til aktivitet]. Du kan opprette en oversikt over prosjektets aktivitetsplan i form av en PDFfil gjennom å klikke på Aktivitetsplan. 29

6.7. Legg til aktivitet Om du velger å legge til en ny aktivitet kan du i neste steg fylle inn den informasjon som du vil synliggjøre som en aktivitet. Her kan du også bytte administrator om det er en annen som skal være ansvarlig for den aktiviteten. Når du er klar klikker du på [Legg til aktivitet] og aktivitetslisten oppdateres. 30

7. Prosesstrinn: Invitert (to-stegs prosedyre) 7.1. Strukturert invitasjon Begynn med å klikke på [Opprett et nytt dokument]. Navngi det strukturerte dokumentet. Her kan du også gi det strukturerte dokumentet en beskrivelse og velge om den automatiske nummereringen av overskrifter skal brukes. Når du er ferdig, klikker du på den grønne haken under Endre. 31

Klikk på navnet du ga dokumentet for å åpne og begynne å jobbe med det. Dette dokumentet har enda ikke et avsnitt. For å legge til et avsnitt klikker du på navnet på dokumentet ovenfor. I dette eksempelet er dokumentnavnet Kvalifikasjonsbetingelser og kvalifikasjonskrav. For å legge til din første tittel skriver du inn navnet på overskriften Generell introduksjon og bekrefter ved å klikke på den grønne haken. For å legge til ytterligere en overskrift, klikker du på Legg till tittel. Et felt vil åpnes der det er mulig å spesifisere overskrift. 32

For å legge til tekst under det nye avsnittet, klikk på tittelen, og velg deretter Legg til dokumentdel. Det er også mulig å lage undertitler gjennom å klikke på Legg till avsnitt. Her kan du deretter legge til en dokumentdel med avsnittstittel og påfølgende tekst. Feltet Egenskaper har en viktig funksjon i opprettelsen av hver dokumentdel. Her angir du de egenskaper som er viktige for dokumentdelen du jobber med. For eksempel kan du angi at den delen inneholder krav og / eller deler som skal inkluderes i avtalen. Hva du velger her vil bli vist til leverandøren da denne leser dokumentene og deretter leverer inn tilbud. 33

Her kan du skrive inn tekst og endre font, størrelse og om det skal være kursiv, fet, etc. Hvis du kopierer og limer inn tekst fra et annet dokument, for eksempel Word, så bruker u hurtigtasten Ctrl + C for å kopiere og ctrl + v for å lime. Hvis teksten er supplert med ett eller flere spørsmål, klikk på Legg til spørsmål. 34

8. Prosesstrinn: Utvalg (to-stegs prosedyre) 8.1. Innkomne søknader I dette trinnet håndterer du søknadene. Her ser du hele gruppen med søkere. Søkere som meldte inn sin interesse for å legge inn et tilbud har et merke i boksen ved siden av navnet. For å legge til søkere manuelt klikker du på [Legg til søkere]. Dette bringer opp en ny side hvor du kan søke etter eller legge til manglende søkerne. For å lagre spesifiserte opplysninger, klikker du på [Lagre]. Opplysningene lagres også når du går videre til neste trinn i prosessen. For å skape et Søknadsåpningsprotokoll, klikk på 35

8.2. Evaluere søknader I dette trinnet evaluerer du innkomne søknader fra leverandører i en liste. Hvis du vil kan du endre rekkefølgen på søkerne ved å klikke på de forskjellige kolonneoverskriftene. Dette er hvor du velger hvilke søkere som blir invitert til å levere inn tilbud i trinn to. For å gjøre dette klikker du i boksen Velg som potensiell tilvudsgiver på søknaden i kolonnen Potensielle tilbudgivere. Se også avsnittet om evaluering av tilbud. 36

9. Processtrinn: Grunnlag 9.1. Deler og kriterier I dette steget har du mulighet til å velge tre ulike måter å opprette deres forespørsel. Du kan: Bruke mal Her henter du en organisasjonsmal eller en tidligere gjennomført anskaffelse som brukes som mal. Opprette nytt elektronisk grunnlag Dette valget gir deg mulighet til å velge en passende evalueringsmodell for din anskaffelse. Legge bare ved dokument Her laster du opp ferdige grunnlag i form av en Word-, Excel- eller PDF-filer. Din prosess blir justert ut ifra hvilket valg du gjør. I dette steget velger du Grunner for tildeling av kontrakt. Velg mellom Økonomisk mest fordelaktige eller Laveste pris. 37

Om du velger Økonomisk mest fordelaktige, åpnes en mulighet til å velge evalueringsmodell. Der kan du velge mellom: - Fast pris - Lineærskalamodell - Merverdimodell - Oppregningstall % - Oppregningstall NOK - Oppregningstall poeng - Relativ vekting Ved valg av modell vises en beskrivelse av modellen og en link til en PDF med mer informasjon. 38

I dette eksempelet er valget av evalueringsmodell Relativ Vekting. Her kan du angi kriterier og håndtere deler for anskaffelsen. Tre eksempelkriterier, Tildelingskriterier 1, 2 og 3, finnes angitt og kan enkelt endres ved å markere og gi ny benevning. Foreslåtte kriterier tas bort gjennom å klikke på søppelboksen lengst til høyre på samme rad. Kriterier kan du legge til ved å klikke på [Legg til tildelingskriterium]. Du kan velge [Legg til del av anskaffelse], eksempelvis om anbudsgiveren skal gis mulighet til å kun besvare en eller flere deler av anskaffelsen. Det er mulig å kopiere den aktuelle delen. Ved kopiering følger alle kriterier fra originaldelen med til den nye delen. Gjennom å velge Redigere del kan du blant annet bytte av evalueringsmodell. Valget bekreftes gjennom å klikke på den grønne haken under overskriften Endre til høyre. Klikk på [Neste steg] for å påbegynne opprettelsen av ditt elektroniske grunnlag. 39

9.2. Strukturert konkurransegrunnlag Begynn med å klikke på [Opprett et nytt dokument]. Navngi det strukturerte dokumentet. Her går det også å gi det strukturerte dokumentet en beskrivelse og velge om den automatiske overskriftsnummereringen skal benyttes. Når det er klart klikker du på den grønne haken under Endre. 40

Klikk på navnet som du har gitt dokumentet for å åpne det og begynne å arbeide med det. I dette eksempelet har dokumentet navnet Konkurransebetingelser. For å legge til ditt første avsnitt, klikk på Konkurransebetingelser så vises en tekstfelt der du skriver inn navnet på avsnittet, i dette tilfellet Oppdraget, og bekrefter gjennom å klikke på den grønne haken. For å legge til ytterligere et avsnitt klikker du på Legg til avsnitt. Et felt åpnes der det er mulig å navngi det nye avsnittet. 41

For å bytte om på rekkefølgen i dine avsnitt kan du bruke drag-and-drop. Marker det avsnittet du vil flytte og dra den til det sted du vil ha den. Du ser tydelig hvor avsnittet lander takket være det fremhevede rektangelet. For å legge til tekst under det nyopprettede avsnittet klikker du på avsnittet og velger så Legg til dokumentdel. Her kan du så legge til en dokumentdel med avsnittsnavn og beskrivende tekst. Feltet Egenskaper har en viktig funksjon for opprettelsen av hver dokumentdel. Her angir du de egenskaper som er viktige for den dokumentdelen du jobber med. Du kan for eksempel angi at delen inneholder krav og/eller deler som skal med i avtalen. Det du velger her kommer å være synlig for leverandøren når denne leser grunnlaget og så leverer inn et tilbud. Her kan du skrive in tekst og endre tekstens skrifttype, størrelse og om den skal være kursiv, uthevet osv. Om du kopierer og limer inn tekst fra et annet dokument, for eksempel Word, bruk snarveiskommandoene Ctrl + c for å kopiere og Ctrl + v for å lime inn. 42

Datafelt er en funksjon som du kan bruke for å hente opplysninger som er skrevet inn på andre steder i systemet. Når du klikker i Datafelt så åpnes en liste for de alternativ du kan hente informasjon fra. Eksempel: Du skriver i din dokumentdel at tilbudet skal sendes inn senest: XY. I stedet for å skrive inn en dato XY så henter du data fra Siste dag for tilbud og da hentes denne datoen automatisk fra den datoen du skrev inn i tidsplanen. Om du endrer tiden i tidsplanen så endres den også automatisk i ditt dokument når du klikker på [Oppdater dokument]. 43

Bruk krysser du i om du vil bruke denne teksten i ditt dokument. De dokumentdeler der Bruk ikke krysses i kommer til å bli fjernet fra dokumentet når det er klart. Observer at denne egenskapen i tillegg er tilgjengelig som en avkryssingsrute til venstre for dokumentdelens avsnitt/navn (på listen over dokumentdeler når du klikker på ett avsnitt i trestrukturen). Kunngjøring bruker du for å markere om teksten skal inngå i forslaget til tekst i annonseringen. Krav benytter du for å markere når teksten inneholder obligatoriske krav (skallkrav). Dissa delene må da aksepteres av leverandøren for at de skal kunne godkjennes. Avtale bruker du for å markere at teksten skal inngå i avtaleforslaget. Kvalifisering benytter du for å filtrere ut de krav som er stilt på tilbudsgiveren i en første bedømming av leverandørens evne. Publisering bruker du for å markere at teksten skal tas med ved publisering av avtalen mot de som bestiller i organisasjonen. Om du løfte fram tekst spesielt for bestillere, marker egenskapen. Slik opprettes et utdrag fra avtaleteksten i avtalekatalogen. Hemmeligholdelse benytter du for å legge restriksjoner på en viss dokumentdel. Når du er klar med avsnitt, tekst og egenskaper klikker du på Legg til dokumentdel. Om du vill ha en bild med i ditt underlag kan du legge til den her. Trykk på [Last opp bilde] og let opp ditt bilde. Bildet må være i filformatene.jpg eller.jpeg 44

For å få et overblikk over dine dokumentdeler går det å velge Utvid alle/ Innskrenk alle. Spesifikke dokumentdeler kan åpnes eller stenges med pilen lengst til venstre for dokumentoverskriften. Du kan bruke drag-and-drop for å endre rekkefølgen på dokumentdeler, uavhengig om de er åpne eller lukket. Om teksten skal kompletteres med et eller flere spørsmål klikker du på Hvis du har flere spørsmål kan du endre rekkefølgen på disse ved å bruke drag-and-drop. I denne visningen ser du de tildelingskriterier som du har lagt opp tidligere. Det går også å legge til nye tildelingskriterier. Dessuten finnes to faste valgmuligheter, Pris og Obligatoriske krav (skallkrav). 45