Brukermanual Visma TendSign Pro

Brukermanual Visma TendSign Pro VISMA COMMERCE +47 40 00 68 14 support.tendsign@visma.no www.tendsign.com

Innholdsfortegnelse 1. Visma TendSign Anskaffelse... 2 2. Innloggning til Visma TendSign... 3 3. Generelt om navigeringen i Visma TendSign... 3 3.1. Menyvalg: Min startside... 5 4.1. Menyvalg: Anskaffelser... 6 5.1. Undermeny: Anskaffelser... 7 3.2. Menyvalg: Aktiviteter... 7 3.3. Menyvalg: Leverandører... 8 3.4. Menyvalg: Avtaler... 8 3.5. Menyvalg: Kunngjøringer... 9 3.6. Menyvalg: Profil... 10 3.7. Menyvalg: Hjelp... 12 4. Visma TendSign Anskaffelsesprosessen... 13 4.1. Generelt om anskaffelsesprosessen... 13 5. Opprette en anskaffelse... 15 5.1. Slik finner du funksjonen... 15 6. Prosesstrinn Planlegg... 16 6.1. Legge opp anskaffelse... 16 6.2. Opprette grupper... 17 6.3. Lokale grupper... 17 6.4. Type anskaffelse... 22 6.5. Tidsplan... 27 6.6. Aktivitetsplan... 29 6.7. Legg til aktivitet... 30 7. Prosesstrinn: Invitert (to-stegs prosedyre)... 31 7.1. Strukturert invitasjon... 31 8. Prosesstrinn: Utvalg (to-stegs prosedyre)... 35 8.1. Innkomne søknader... 35 8.2. Evaluere søknader... 36 9. Processtrinn: Grunnlag... 37 9.1. Deler og kriterier... 37 9.2. Strukturert konkurransegrunnlag... 40 9.3. Vekting... 53 9.4. Håndtere deler i anskaffelse... 61 9.5. Simulering av tilbud... 66 9.6. Legg ved dokument... 71 10. Prosesstrinn: Kunngjør... 73 10.1. Opprett annonse... 73 10.2. Publiser... 77 10.3. Informer direkte... 78

11. Prosesstrinn: Sende (to-stegs prosedyre)... 80 11.1. Publiser konkurransegrunnlag... 80 11.2. Send konkurransegrunnlag... 80 12. Spørsmål og svar... 82 13. Prosesstrinn: Åpne... 86 13.1. Tid og sted... 86 13.2. Innkomne tilbud... 87 13.3. Skriv ut tilbudsåpningsprotokoll... 91 14. Prosesstrinn: Evaluer... 92 14.1. Evaluer tilbud... 92 14.2. Opprette anskaffelsesprotokoll... 100 15. Prosesstrinn: Avtale... 102 15.1. Opprett avtale... 102 15.2. Informer om kontraktstildeling... 104 15.3. Klagebehandling... 106 15.4. Inngå avtale... 107 16. Prosesstrinn: Avslutt... 108 16.1. Avtalepubliser... 108 16.2. Prosessen er ferdig... 108 1

1. Visma TendSign Anskaffelse Full fleksibilitet med elektronisk anskaffelse Du gjennomfører hele anskaffelsesprosessen i Visma TendSign. Du skaper ditt konkurransegrunnlag, oppretter en kunngjøring og deretter evaluerer alle innkomne tilbudene direkte i systemet. Prosessen avsluttes ved å sende ut kontraktstildeling og går videre til avtalehåndtering. Verktøyet er oppbyggd rundt et antall uavhengige moduler. Det kan dessuten utvikles og oppgraderes for å møte deres behov samt integreres med flere ledende businessapplikasjoner. Elektronisk anskaffelser Visma TendSign er nettbasert. Det er designet for å håndtere elektroniske tilbud og alle leverandører kan enkelt melde interesse og produsere et tilbud direkte i verktøyet. Enkelt overblikk Du navigerer deg enkelt gjennom hele arbeidsprosessen for en anskaffelse. Kvalitet og samarbeid Alle anskaffelser følger samme prosess og er godt dokumentert samt lett søkbart. Verktøyet forenkler dessuten samarbeidet via gjestekonto der man kan invitere kolleger til å delta i en bestemt anskaffelse. Få orden på alle avtaler Sørg for at innkjøpsavtaler kan ses av alle som skal ha tilgang til avtaler i organisasjonen. Ulike varsler kan settes opp i systemet som sender ut påminnelser automatisk både i Visma TendSign og per epost, som for eksempel påminnelse når en kontrakt skal forlenges eller løper ut. Til slutt kan man legge alle avtaler i et strukturert og søkbar avtalekatalog. Avtalen kan også publiseres via intranettet slik at alle bestillere lett kan få tilgang til rett avtale. 2

2. Innloggning til Visma TendSign Start nettleseren og skriv https://tendsign.no i adressefeltet Du kommer da til TendSigns innloggingsside. Fyll inn brukernavn og passord i felt for dette og klikk til slutt på Logg inn. 3. Generelt om navigeringen i Visma TendSign I Visma TendSign kan du navigere til ønsket del i systemet gjennom menystrukturen som finnes lengst opp på siden. De funksjonene som din organisasjon har tilgang til kommer du til fra denne startsiden. 3

Du kan komme til de ulike funksjonene som finnes i Visma TendSign via menystrukturen lengst opp på siden. Gjennom å holde muspekeren over de respektive overskriftene kommer de mulige valgene som finns til respektive overskrift i form av en nedtrekksmeny. Oppe til høyre på Min startside finner du profilmenyen (viser navnet ditt), hjelpmenyen og Logg ut symbolet. Går du in på en anskaffelse gjennom å klikke på linken til anskaffelsen kommer du til Anskaffelsens startside. Der finner du en meny på venstre side med relevante valg for anskaffelsen. Denne menyen kan du alltid nå når du arbeider med din anskaffelse. Hvis du syntes at menyen tar for stor plass kan du midlertidig skjule den ved å klikke på til høyre for ordet Meny. Du kommer til selve anskaffelsesprosessen ved å klikke på Til anbudsprosessen midt på siden eller på menyvalget Prosess til venstre i menyen. 4

3.1. Menyvalg: Min startside Dette er din egen startside som du alltid kommer til når du logger inn i systemet. Den informasjonen som vises er tilpasset deg. Under Personlige notater kan du skrive interne notater som gjelder for alle anskaffelser eller avtaler du jobber med. Du lagrer notatene ved å klikke på knappen Lagre notater. Nyheter fra Visma TendSign visas her på din startside. Når du klikker på nyhetens overskrift åpnes et nytt vindu der du kan lese hele nyhetsteksten og velge om du vil beholde det på startsiden eller ikke. Om det ikke er noen nye, uleste nyheter skjules listen med nyheter. Via menyen Profil og meny-alternativet Nyheter kan du alltid lese tidligere publiserte nyheter. Under overskriften Senest brukte anskaffelser vises en liste over de anskaffelser du har arbeidet med den siste tiden, med den senest brukte øverst i listen. Klikker du på navnet til en anskaffelse kommer du til anskaffelsens startside. Klikker du på Fase/Steg for anskaffelsen kommer du direkte til det steg som du jobbet med sist. Du registrerer en ny anskaffelse ved å klikke på knappen Ny anskaffelse. Da vises den første siden i prosessen for å skape en ny anskaffelse. Det finns to ulike visninger for å se de senest brukte anskaffelsene. Den første er en enkel liste med anskaffelser og den andre er mer detaljrik. Du velger selv hvilket av visningsalternativene du vil bruke ved å klikke på. Systemet vil huske ditt valg til neste gang du logger inn. Den mer detaljrike visningen gir informasjon om tider til neste aktivitet, som for eksempel gjenstående tid til innleveringsdato. Dessuten vises linker til Strukturerte dokument, vedlagte dokument osv. med opplysning om hvor mange dokumenter som er aktuelle. For en annonsert anskaffelse vises eksempelvis hvor mange som har lastet ned anbudsgrunnlaget, levert inn anbud eller hvor mange ubesvarte spørsmål som finnes. 5

Lengst nede til høyre på siden vises en liste over linker. Disse kan ha blitt lastet opp av deg men også av en systemadministrator. Slik kan du kjapt finne dine favorittsider på Internett. Klikker du på en av linkene åpnes siden i et nytt vindu. Oppe til høyre finnes også et felt som viser viktige aktiviteter til behandling. Her vises antall og linker til ubesvarte spørsmål eller nye tillegg mm. 4.1. Menyvalg: Anskaffelser Herfra kan du gå direkte til de moduler du/din organisasjon har valgt å benytte i systemet som for eksempel, Anskaffelsesbibliotek, Rettsbibliotek, Permen osv. Du når også alle anbud til anskaffelsene fra denne menyen. Klikker du på undermenyen Anskaffelser ser du alle dine anskaffelsesprosjekt. 6

5.1. Undermeny: Anskaffelser Her ligger alle pågående og avsluttede anskaffelser. Herfra kan du bryte ned alle anskaffelsesprosjekt og søke på flere ulike måter. Du kan begynne med å velge innen hvilket tidsintervall du vil søke etter et anskaffelsesprosjekt. Videre kan du søke fram anskaffelsesprosjekt basert på hvem som er ansvarlig administrator, hvilken fase anskaffelsen befinner seg i, fritekstsøking, med mer. Du kan velge å skrive ut statistikk i Excel- eller PDF-format. 3.2. Menyvalg: Aktiviteter Her kan du søke etter alle aktiviteter som skjer i systemet. Du kan søke innen spesifikke tidsintervall, anskaffelsestype, avtaler, administratorer, fase/trinn med mer. Samtlige opplysninger kan du eksportere til en Excel-fil. Om du vill se de forandringer som gjøres og de hendelser som skapes, kan du se dette via Journal. 7

3.3. Menyvalg: Leverandører Via den her visningen kan du søke opp alle leverandører som du er ansvarlig for i din organisasjons leverandørsregister, eller alle de leverandører som din organisasjon har avtale med. 3.4. Menyvalg: Avtaler Via avtalemenyen kan du søke etter organisasjonens avtaler på et antall ulike måter. Du kan velge å se alle avtalene innen din organisasjon, spesifikke administratorer, avtaler i et spesifisert tidsintervall, leverandører, offentlig avtalekatalog, avtaleområde mm. Ut ifra de valg du gjør kan du så velge å skape rapporter i Excel- eller PDF-format. 8

3.5. Menyvalg: Kunngjøringer Via menyvalget Kunngjøringer kan du se dine anskaffelser og de kunngjøringer som du og øvrige i din organisasjon har publisert. 9

3.6. Menyvalg: Profil Under Profil (menyen som viser ditt navn) kan du via valgene Min profil og Mine innstillinger styre utseendet på din konto ut ifra tilgang til moduler med mer. Om du for eksempel vil ha automatiske påminnelser fra systemet, velge hvordan sidene skal se ut, endre passord, så redigerer du alt det herfra. Du kan også tillate att supportpersonell ser din konto for lettere å kunne hjelpe deg. Supportpersonellets tilgang er forbundet med en adgangsbegrensning og tilgangen loggføres. 10

Via fliken Profil kan du i tillegg se Logg. Der loggføres de hendelser som skjer i anskaffelsene. 11

3.7. Menyvalg: Hjelp Fra denne siden kan du nå vår support direkte on-line. Her kan du også lese vanlige spørsmål og svar i tillegg til å se symbolforklaringer mm. Merk at vid kontakt med support trenger du at se til så at konton din er tilgjengelig for supporten slik at de kan gi best mulig støtte. Du gjør dette ved å velge Ja og Lagre supportvalg i Min profil eller direkte i den spesielle support-meldingen du kan lage i hjelp. 12

4. Visma TendSign Anskaffelsesprosessen 4.1. Generelt om anskaffelsesprosessen En ny anskaffelse opprettes ved å gå gjennom en rekke trinn i anskaffelsesprosessen. Man må sluttføre et trinn for å bevege seg videre til neste trinn i prosessen. Det går ikke at hoppe over noen trinn, Visma TendSign guider deg igjennom anskaffelsesprosessen for hver anskaffelse som opprettes i systemet. Du har alltid muligheten til å gå tilbake til de skritt du har gått forbi. De generelle trinnene man tas i gjennom er: Planlegg: Her legger man inn de grunnleggende valgene for anskaffelsen i form av å registrerer anskaffelsen med navn, oppretter grupper og eventuelle enkeltpersoner som skal ha tilgang. Type anskaffelse er også gjort i dette trinnet, og du vil dermed bli kontrollert på riktig måte i prosessen du vil gjennomføre anskaffelsen i. Etter valgene gjort her så vil det opprettes en tidsplan og aktivitetsplan for den gjeldende anskaffelsen. Konkurransegrunnlag: Her opprettes de dokumenter som du vil gjøre synlig for de leverandørene som viser interesse for anskaffelsen. Du bygger ditt elektroniske konkurransegrunnlaget og velge evalueringsmodellen som er gjeldende for anskaffelsen. Et grunnlag kan konstrueres kun av de vedlagte dokumenter, kun av det elektroniske dokumentet, eller en kombinasjon av disse. Kunngjør: Under dette trinnet opprettes kunngjøringen, for deretter å publiserer anskaffelsen via Visma TendSign. Det er også mulig å gjøre annonsen public via Visma Opics database. Åpne: Her angir man basisopplysninger for håndtering samt åpning av innkomne tilbud. Man finner også tilbudsåpningsprotokoll under dette trinnet, som kan skrives ut. Evaluer: Her evalueres tilbudene som har kommet inn ut i fra kriteriene som ble lagt til grunn tidligere i anskaffelsesprosessen og det beste tilbudet vil bli gjort klart for deg. Her kan du se de mottatte tilbudene, se sammendrag av svarene og gjøre noen notater du ønsker før å få en god evaluering. Avtale: I denne delen informerer man om kontraktstildeling og oppretter avtalen med valgt(e) leverandør(er). Avslutt: Prosessen avsluttes med at anskaffelsen kunngjøres samt at den kan publiseres i avtalekatalogen i Visma TendSign. Anskaffelsen kan deretter anses som ferdig! 13

For to-stegs prosedyre tilkommer: Invitasjon I dette steget skaper du en invitasjon for anskaffelsen i form av strukturerte dokument, vedlegg eller med en kombinasjon av disse. Utvalg Her håndterer du innkomne tillbud. Du ser hvem som har levert inn tilbud og kan gjøre et utvalg av disse som deltakere til neste steg. Sende I dette trinnet publiserer du anskaffelsens konkurransegrunnlag for utvalgte potensielle leverandørene. 14

5. Opprette en anskaffelse 5.1. Slik finner du funksjonen Før pekeren over menyen Anskaffelser og velg Ny anskaffelse, alternativt klikk på knappen [Ny anskaffelse] på Min startside.. 15

6. Prosesstrinn Planlegg 6.1. Legge opp anskaffelse Du kommer nå inn i selve anskaffelsesprosessen. Den første fliken i prosessen heter Planlegg og inneholder steget Legg opp anskaffelse. I dette steget navngir du anskaffelsen, angir et referansenummer og skriver en beskrivelse av prosjektet. Disse opplysningene kan du endre helt frem til du publiserer anskaffelsen. Du kan også nå dette steget ved å velge hvilket avtaleområde som den kommende avtalen skal tilhøre. Dette kan ellers velges i steget Opprette avtale. Om din organisasjon har valgt å vise Planlagte og Utgåtte anskaffelser på for eksempel deres intranett må du klikke i respektive rute for at de skal bli synlige. Klikk på [Neste steg]. Ved hvert tilfelle du klikker på [Neste steg] i systemet lagres alt arbeid du har gjort på siden. 16

6.2. Opprette grupper I dette trinnet legger du opp de personer/grupper som du har bestemt at skal ha tilgang til informasjon om anskaffelsen. Gruppehåndteringen skjer i form av Lokale grupper (de kan du selv legge opp) eller Malgrupper (generelle grupper som gjelder for hele organisasjonen). Her håndteres for eksempel referansegrupper, arbeidsgrupper etc. Du velger selv hvilke(n) grupper som skal ha tilgang til informasjonen og du setter også de rettigheter som deltakerne skal ha, eksempelvis lese- og / eller skriverettigheter. For å legge til en ny gruppe klikker du på [Legg til gruppe] under lokale grupper. Den gruppe du oppretter under lokale grupper gjelder kun for den aktuelle anskaffelsen. Malgrupper og medlemmer i gruppene legges opp av systemets administratorkonto. Vanligvis opprettes for eksempel en malgruppe med øvrige medlemmer innen en innkjøpsavdeling. Alle medlemmer i gruppen får da automatisk tilgang hver gang det opprettes en anskaffelse eller en avtale. Det er i tillegg mulig å koble andre forhåndsdefinerte grupper gjennom [Knytte til malgruppe]. 6.3. Lokale grupper 17

Slik gjør du for å legge opp en lokal gruppe og legge til medlemmer i gruppen: 1. Angi et navn på gruppen. 2. Angi, om du vil, en beskrivelse av gruppen. 3. Velg hvilken type du vil klassifisere gruppen som. 4. Tildel gruppen rettigheter. De rettigheter som er mulige er Ingen rettigheter, Tidsbegrensede lese- og skriverettigheter og Lese- og skriverettigheter. Bekreft valget gjennom å klikke på den grønne haken under Endre. Når gruppen er opprettet er det tid for å legge inn de medlemmer som skal inviteres inn i gruppen. Du klikker da på gruppens navn. 18

Du kan søke etter medlemmer til grupper på fire måter og kombinere disse om du vil. 1. Organisasjonsnummer til bedriften 2. Navnet på bedriften 3. Personens for og/eller etternavn 4. Benytt et av ovenstående felt eller en kombinasjon av disse. Du må angi minst to tegn i et felt for å kunne søke. Skriv i det søkefelt som du vil benytte deg av før du klikker på [Start søk]. I eksemplet over gjøres et søk på bedriftsnavnet og fornavn. Da vises alle personer som har det fornavnet på den angitte organisasjonen. 19

Om du bare søker på Navn på organisasjonen, vises en liste med alle organisasjoner som har det navnet. Klikk på organisasjonsnavnet for å se de individer som er tilknyttet den organisasjonen. Individene i organisasjonen er oppført, og du velger den du vil ha ved å klikke i boksen til høyre. Klikk deretter på [Legg til utvalgte personer i gruppen]. 20

Hvis personen ikke er oppført kan du legge til den enkelte ved å oppgi minst fornavn, etternavn, e-postadresse og avdelingsnavn, og velge Legg den enkelte i organisasjonen, of for at deretter Legg til utvalgte personer i gruppen. Om gruppemedlemmene ikke allerede er brukere av systemet går det an og Opprette en gjestekonto direkte i denne visningen. Ved å klikke på Opprette gjestekonto sender du en e-post med brukernavn og passord. I eksemplet er Anna Andersson valgt. Klikk på [Tilbake] og så [Neste steg] for att gå videre til steget Anskaffelsestype. 21

6.4. Type anskaffelse Det valg du gjør av anskaffelsestype kommer til å lede deg på rett spor i resten av prosessen. De anskaffelsestyper du kan velge er styrt av din organisasjons oppsett i form av anskaffelsesbeløp som kan angis i organisasjonsinnstillingene i Visma TendSign. 22

Varekontrakt Tjenestekontrakt prioriterte tjenester 23

Tjenestekontrakt uprioriterte tjenester Bygge og anleggsarbeider 24

Fornyelse av konkurranseutsetning Etter valg av anskaffelsestype fyller du inn estimert Anskaffelsesverdi. Dette beløpet kommer ikke til å være synlig for leverandørene. Eventuelt endres Valuta om du ikke vil ha grunninnstillingen som er din organisasjons lokale valuta. Klikk på knappen [Hent anskaffelsesprosedyre]. Neste valg er Anskaffelsesprosedyre. Valgene du her får er styrt av hvilke beløpsgrenser eller terskelverdier som din organisasjon har og som er angitt i organisasjonsinnstillingene i Visma TendSign. Valg over terskelverdi Valg under terskelverdi 25

Valg for direkteanskaffelse Klikk så på Velg type anskaffelse. Det siste valget du gjør er å velge Tidsfaktor for anskaffelsen, velg her mellom Normal eller Påskyndet Etter at du har gjort dette klikker du på [Neste steg] for å gå til tidsplanen. 26

6.5. Tidsplan I dette trinnet gjør du de valg som senere ligger til grunn for når anskaffelsen skal annonseres og avsluttes. Du kan allerede her fylle inn opplysninger om avtaletider og eventuelle forlengninger. Velg Beregne dato fra for å bestemme om Startdato eller Sluttdato styre når du regner med å sette i gang med anskaffelsen og/eller når den skal være avsluttet. 27

I kolonnen for Dager kan du selv redigere for att opprette en tidsplan som er relevant for den aktuelle anskaffelsen. Du kan også åpne opp samtlige felt ved å klikke på [Rediger dato]. Da får du mulighet til å skrive inn dato manuelt. Når du har gjort deg ferdig krever systemet at du klikker på [Ny beregning]. Ovenfor vises et eksempel på når en to-stegs prosedyre er valgt. Feltet Frist for å stille spørsmål innebærer at man fra denne dato ikke kan stille nye spørsmål i systemet. Det er fullt mulig for deg som oppdragsgiver å besvare innkomne spørsmål etter denne fristen. Vedståelsesfrist beregnes til tre måneder etter innleveringsfristen. Denne verdien kan endres om det ønskes. Vedståelsesfrist er et obligatorisk felt som må du må fylle ut. 28

Når du har angitt alle dater, klikk på [Neste steg] for å komme til det siste steget i planleggingsfasen, Aktivitetsplanen. 6.6. Aktivitetsplan Her håndterer du alle aktiviteter som er aktuelle for anskaffelsesprosjektet. De aktiviteter som allerede finnes er et resultat av de valg du har gjort fram til nå i prosessen. Til samtlige aktiviteter er det du som er satt som administrator. Denne listen kan derimot redigeres med ulike typer av aktiviteter som andre personer enn du er ansvarlig for. I Aktivitetsplanen vises aktuelle aktiviteter i anskaffelsesprosjektet. For å endre noe som gjelder en aktivitet klikker du på aktivitetens navn. Det finnes en funksjon for påminnelser med datoer som er tilknyttet hver aktivitet. Når du får en påminnelse vises dette ved at den åpnes i et eget vindu. For å utvide aktivitetslisten kan du legge til egne aktiviteter gjennom å klikke på [Legg til aktivitet]. Du kan opprette en oversikt over prosjektets aktivitetsplan i form av en PDFfil gjennom å klikke på Aktivitetsplan. 29

6.7. Legg til aktivitet Om du velger å legge til en ny aktivitet kan du i neste steg fylle inn den informasjon som du vil synliggjøre som en aktivitet. Her kan du også bytte administrator om det er en annen som skal være ansvarlig for den aktiviteten. Når du er klar klikker du på [Legg til aktivitet] og aktivitetslisten oppdateres. 30

7. Prosesstrinn: Invitert (to-stegs prosedyre) 7.1. Strukturert invitasjon Begynn med å klikke på [Opprett et nytt dokument]. Navngi det strukturerte dokumentet. Her kan du også gi det strukturerte dokumentet en beskrivelse og velge om den automatiske nummereringen av overskrifter skal brukes. Når du er ferdig, klikker du på den grønne haken under Endre. 31

Klikk på navnet du ga dokumentet for å åpne og begynne å jobbe med det. Dette dokumentet har enda ikke et avsnitt. For å legge til et avsnitt klikker du på navnet på dokumentet ovenfor. I dette eksempelet er dokumentnavnet Kvalifikasjonsbetingelser og kvalifikasjonskrav. For å legge til din første tittel skriver du inn navnet på overskriften Generell introduksjon og bekrefter ved å klikke på den grønne haken. For å legge til ytterligere en overskrift, klikker du på Legg till tittel. Et felt vil åpnes der det er mulig å spesifisere overskrift. 32

For å legge til tekst under det nye avsnittet, klikk på tittelen, og velg deretter Legg til dokumentdel. Det er også mulig å lage undertitler gjennom å klikke på Legg till avsnitt. Her kan du deretter legge til en dokumentdel med avsnittstittel og påfølgende tekst. Feltet Egenskaper har en viktig funksjon i opprettelsen av hver dokumentdel. Her angir du de egenskaper som er viktige for dokumentdelen du jobber med. For eksempel kan du angi at den delen inneholder krav og / eller deler som skal inkluderes i avtalen. Hva du velger her vil bli vist til leverandøren da denne leser dokumentene og deretter leverer inn tilbud. 33

Her kan du skrive inn tekst og endre font, størrelse og om det skal være kursiv, fet, etc. Hvis du kopierer og limer inn tekst fra et annet dokument, for eksempel Word, så bruker u hurtigtasten Ctrl + C for å kopiere og ctrl + v for å lime. Hvis teksten er supplert med ett eller flere spørsmål, klikk på Legg til spørsmål. 34

8. Prosesstrinn: Utvalg (to-stegs prosedyre) 8.1. Innkomne søknader I dette trinnet håndterer du søknadene. Her ser du hele gruppen med søkere. Søkere som meldte inn sin interesse for å legge inn et tilbud har et merke i boksen ved siden av navnet. For å legge til søkere manuelt klikker du på [Legg til søkere]. Dette bringer opp en ny side hvor du kan søke etter eller legge til manglende søkerne. For å lagre spesifiserte opplysninger, klikker du på [Lagre]. Opplysningene lagres også når du går videre til neste trinn i prosessen. For å skape et Søknadsåpningsprotokoll, klikk på 35

8.2. Evaluere søknader I dette trinnet evaluerer du innkomne søknader fra leverandører i en liste. Hvis du vil kan du endre rekkefølgen på søkerne ved å klikke på de forskjellige kolonneoverskriftene. Dette er hvor du velger hvilke søkere som blir invitert til å levere inn tilbud i trinn to. For å gjøre dette klikker du i boksen Velg som potensiell tilvudsgiver på søknaden i kolonnen Potensielle tilbudgivere. Se også avsnittet om evaluering av tilbud. 36

9. Processtrinn: Grunnlag 9.1. Deler og kriterier I dette steget har du mulighet til å velge tre ulike måter å opprette deres forespørsel. Du kan: Bruke mal Her henter du en organisasjonsmal eller en tidligere gjennomført anskaffelse som brukes som mal. Opprette nytt elektronisk grunnlag Dette valget gir deg mulighet til å velge en passende evalueringsmodell for din anskaffelse. Legge bare ved dokument Her laster du opp ferdige grunnlag i form av en Word-, Excel- eller PDF-filer. Din prosess blir justert ut ifra hvilket valg du gjør. I dette steget velger du Grunner for tildeling av kontrakt. Velg mellom Økonomisk mest fordelaktige eller Laveste pris. 37

Om du velger Økonomisk mest fordelaktige, åpnes en mulighet til å velge evalueringsmodell. Der kan du velge mellom: - Fast pris - Lineærskalamodell - Merverdimodell - Oppregningstall % - Oppregningstall NOK - Oppregningstall poeng - Relativ vekting Ved valg av modell vises en beskrivelse av modellen og en link til en PDF med mer informasjon. 38

I dette eksempelet er valget av evalueringsmodell Relativ Vekting. Her kan du angi kriterier og håndtere deler for anskaffelsen. Tre eksempelkriterier, Tildelingskriterier 1, 2 og 3, finnes angitt og kan enkelt endres ved å markere og gi ny benevning. Foreslåtte kriterier tas bort gjennom å klikke på søppelboksen lengst til høyre på samme rad. Kriterier kan du legge til ved å klikke på [Legg til tildelingskriterium]. Du kan velge [Legg til del av anskaffelse], eksempelvis om anbudsgiveren skal gis mulighet til å kun besvare en eller flere deler av anskaffelsen. Det er mulig å kopiere den aktuelle delen. Ved kopiering følger alle kriterier fra originaldelen med til den nye delen. Gjennom å velge Redigere del kan du blant annet bytte av evalueringsmodell. Valget bekreftes gjennom å klikke på den grønne haken under overskriften Endre til høyre. Klikk på [Neste steg] for å påbegynne opprettelsen av ditt elektroniske grunnlag. 39

9.2. Strukturert konkurransegrunnlag Begynn med å klikke på [Opprett et nytt dokument]. Navngi det strukturerte dokumentet. Her går det også å gi det strukturerte dokumentet en beskrivelse og velge om den automatiske overskriftsnummereringen skal benyttes. Når det er klart klikker du på den grønne haken under Endre. 40

Klikk på navnet som du har gitt dokumentet for å åpne det og begynne å arbeide med det. I dette eksempelet har dokumentet navnet Konkurransebetingelser. For å legge til ditt første avsnitt, klikk på Konkurransebetingelser så vises en tekstfelt der du skriver inn navnet på avsnittet, i dette tilfellet Oppdraget, og bekrefter gjennom å klikke på den grønne haken. For å legge til ytterligere et avsnitt klikker du på Legg til avsnitt. Et felt åpnes der det er mulig å navngi det nye avsnittet. 41

For å bytte om på rekkefølgen i dine avsnitt kan du bruke drag-and-drop. Marker det avsnittet du vil flytte og dra den til det sted du vil ha den. Du ser tydelig hvor avsnittet lander takket være det fremhevede rektangelet. For å legge til tekst under det nyopprettede avsnittet klikker du på avsnittet og velger så Legg til dokumentdel. Her kan du så legge til en dokumentdel med avsnittsnavn og beskrivende tekst. Feltet Egenskaper har en viktig funksjon for opprettelsen av hver dokumentdel. Her angir du de egenskaper som er viktige for den dokumentdelen du jobber med. Du kan for eksempel angi at delen inneholder krav og/eller deler som skal med i avtalen. Det du velger her kommer å være synlig for leverandøren når denne leser grunnlaget og så leverer inn et tilbud. Her kan du skrive in tekst og endre tekstens skrifttype, størrelse og om den skal være kursiv, uthevet osv. Om du kopierer og limer inn tekst fra et annet dokument, for eksempel Word, bruk snarveiskommandoene Ctrl + c for å kopiere og Ctrl + v for å lime inn. 42

Datafelt er en funksjon som du kan bruke for å hente opplysninger som er skrevet inn på andre steder i systemet. Når du klikker i Datafelt så åpnes en liste for de alternativ du kan hente informasjon fra. Eksempel: Du skriver i din dokumentdel at tilbudet skal sendes inn senest: XY. I stedet for å skrive inn en dato XY så henter du data fra Siste dag for tilbud og da hentes denne datoen automatisk fra den datoen du skrev inn i tidsplanen. Om du endrer tiden i tidsplanen så endres den også automatisk i ditt dokument når du klikker på [Oppdater dokument]. 43

Bruk krysser du i om du vil bruke denne teksten i ditt dokument. De dokumentdeler der Bruk ikke krysses i kommer til å bli fjernet fra dokumentet når det er klart. Observer at denne egenskapen i tillegg er tilgjengelig som en avkryssingsrute til venstre for dokumentdelens avsnitt/navn (på listen over dokumentdeler når du klikker på ett avsnitt i trestrukturen). Kunngjøring bruker du for å markere om teksten skal inngå i forslaget til tekst i annonseringen. Krav benytter du for å markere når teksten inneholder obligatoriske krav (skallkrav). Dissa delene må da aksepteres av leverandøren for at de skal kunne godkjennes. Avtale bruker du for å markere at teksten skal inngå i avtaleforslaget. Kvalifisering benytter du for å filtrere ut de krav som er stilt på tilbudsgiveren i en første bedømming av leverandørens evne. Publisering bruker du for å markere at teksten skal tas med ved publisering av avtalen mot de som bestiller i organisasjonen. Om du løfte fram tekst spesielt for bestillere, marker egenskapen. Slik opprettes et utdrag fra avtaleteksten i avtalekatalogen. Hemmeligholdelse benytter du for å legge restriksjoner på en viss dokumentdel. Når du er klar med avsnitt, tekst og egenskaper klikker du på Legg til dokumentdel. Om du vill ha en bild med i ditt underlag kan du legge til den her. Trykk på [Last opp bilde] og let opp ditt bilde. Bildet må være i filformatene.jpg eller.jpeg 44

For å få et overblikk over dine dokumentdeler går det å velge Utvid alle/ Innskrenk alle. Spesifikke dokumentdeler kan åpnes eller stenges med pilen lengst til venstre for dokumentoverskriften. Du kan bruke drag-and-drop for å endre rekkefølgen på dokumentdeler, uavhengig om de er åpne eller lukket. Om teksten skal kompletteres med et eller flere spørsmål klikker du på Hvis du har flere spørsmål kan du endre rekkefølgen på disse ved å bruke drag-and-drop. I denne visningen ser du de tildelingskriterier som du har lagt opp tidligere. Det går også å legge til nye tildelingskriterier. Dessuten finnes to faste valgmuligheter, Pris og Obligatoriske krav (skallkrav). 45

I feltet med overskriften Spørsmål skriver du ditt spørsmål eller ditt krav. For eksempel Kravet er oppfylt, som det står i bildet over. Når du har valgt ett obligatorisk krav får du to svarsalternativ; Ja/Nei svar og Fritekstsvar. Om du velger å krysse av i Besvares av oppdragsgiveren innebærer det at spørsmålet er låst og ikke er tilgjengelig for tilbudsgiveren å svare på. I eksempelet over er Ja/Nei svar valget for Type svaralternativ. Ja er ønsket svar, er forhåndsvalgt og Ønsket svar er krav går ikke å velge bort i og med at det er et obligatorisk krav. I og med denne markeringen kommer hele dokumentdelen automatisk markeres med symbolet for krav. Leverandøren får automatisk ett kommentarfelt for hvert spørsmål (unntatt når du har valgt at spørsmålet skal besvares i fritekst). Du kan velge å ta bort leverandørens kommentarfelt gjennom å krysse av i Skjul leverandørens kommentarfelt. Klikk så på [Legg til spørsmål]. 46

Om Pris velges i feltet tildelingskriterium gis følgende valgmuligheter: Fritekstsvar der leverandøren får svara i et tekstfelt (med maksimalt 32 000 tegn). Prisrute betyr at anbudsgiveren får ett numerisk prisfelt der man kan ang pris. Prismatrise gir innkjøperen en mulighet til å gjøre en spesifikasjon, volum og enhet for flere tjenester/varer i samme matrise. Tilbudsgiveren kan da svare med spesifikasjon og pris/enhet for hver rad i matrisen. Om du for eksempel angir kvalitetskriteriet Tildelingskriterium 1, gis følgende svaralternativ: 47

Ja/Nei svar, der du gir beskjed hvorvidt om Ja eller Nei er ønsket svar og om det ønskede svaret skal være et krav som må være oppfylt for at svaret skal kunne godtas. Vektet betyr at svaret på spørsmålet blir bedømt i evalueringen og gitt poeng i henhold til den skala som innkjøperen har valgt. Vis skalaens verdier for leverandøren for et transparent grunnlag kan du kryssa av i denne ruten som da viser evalueringsskalaens verdi for leverandøren. Skala med faste svaralternativer (mal), der du enten velger en standard skala eller legger til en ny skala som du vil skal benyttes i utvalgslisten av skalaer. 48

Legger du til en ny skala (via det siste alternativet i utvalgslisten) får du angi antall svaralternativ leverandøren skal kunne velge mellom og skriver så inn de ulike svaralternativene. Angi verdi på hver og en av dem. På et av de faste svarsalternativene kan du også sette en kravgrense som må være utfylt for at svaret skal kunne godtas. Lineær skala, der du velger hvilken enhet svaret skal angis i og angir den lineære skalaens beste og dårligste verdi. Du kan også angi kravgrense. Vil du angi en enhet som ikke finnes i utvalgslisten for enheter, velg alternativet Uspesifisert, som ligger øverst i utvalgslisten og angi i stedet enheten i spørsmålet. Med avkryssingsruten Utvidet skala kan du angi om du vil ta hensyn til svar utenfor skalaens beste eller dårligste verdi. Fritekstsvar der leverandøren får svare i et tekstfelt (med maksimalt 32 000 tegn). Når du er klar med dine tekster og spørsmål klikker du på [Tilbake] oppe i venstre hjørne for å komme tilbake til dokumentoversikten. 49

Klikk på [Hent maldokument]. Velg den type mal du vil hente. Du kan velge mellom organisasjonsmaler (maler for din/deres egen organisasjon) eller lokale maler (tidligere gjennomførte anskaffelser). Klikk på den mal du vil bruke. 50

I hver mal kan det ligge et antall strukturerte dokument. Her velger du hvilke som skal kopieres til din aktuelle anskaffelse gjennom å krysse av i respektive rute og deretter å klikke på [Kopier valgte maler]. Vil du senere redigere den tekst i malen som du har kopiert, klikker du på dokumentnavnet for å komme inn i dokumentet. For att bytte om på rekkefølgen på dokumentene bruker du drag-and-drop. Marker med et venstreklikk med musen og slipp der du vil ha dokumentet. Marker den overskrift du vil redigere ved å klikke på hovedoverskriften til venstre. 51

Gå deretter til tekstavsnittet eller spørsmålet som du vil endre og dobbeltklikk på dokumentdelsteksten eller dokumentdelsoverskriften for å kunne redigere den dokumentdelen. Når du har kommet inn i dokumentdelen, klikk på Rediger for å kunne endre, legge til eller ta bort tekst. Når du er klar klikker du på [Lagre dokumentdel]. Klikk på [Tilbake] for å komme tilbake til listen over strukturerte dokument. Klikk på [Oppdater dokument] for å oppdatere eventuelle datafelt. Når invitasjonen er klar klikker du på det gule vannhjulet i kolumnen Status for å markere at dokumentet er klart (om dette ikke allerede er gjort inne i selve dokumentet). 52

9.3. Vekting Du kommer til funksjonen via Anskaffelsens startside, menyvalg Dokument og valget Vektet konkurransegrunnlag i listen. (Det er også mulig å komme hit som neste steg i prosessen). Denne visningen viser trinnet vekting i prosessen. Du kan her få et overblikk over din anskaffelses ulike deler, hvilke krav, kriterier, spørsmål og deres verdi/vekt som er tilknyttet evalueringen og den modell du har valgt. Hvis du vil du bytte evalueringsmodell går du opp til Deler av anskaffelsen og der klikker du på Rediger del. Du kan her redigere navn på del, legga til/endre beskrivelse og bytte evalueringsmodell. Du kan også velge om den delen er obligatorisk eller ikke å besvare for tilbudsgiveren. For å lagre dine endringer klikker du på den grønne haken. 53

Relativ vekting Kryss av i Vis spørsmål lengst opp til høyre og alle spørsmål tilknyttet samtlige tildelingskriterier vises. For å redigere spørsmålet, klikker du på symbolet for Endre lengst til høyre. 54

Fastpris Når evalueringsmodellen Fastpris benyttes er det intet priskriterium, men kun et tildelingskriterium. Under hvert kriterium finnes det mulighet å stille flere spørsmål og gi disse innbyrdes vekting. Lineærskalamodell Om du har valgt evalueringsmodellen Lineærskala så skiller denne seg fra andre ved at priset her angis som et vanlig tildelingskriterium i TendSign og gis poeng etter en skala som du som innkjøper har angitt. Beste verdi er den pris som tildeles den høyeste scoren, 100 poeng, mens dårligste verdi er den verdi som tildeles 0 poeng. Priser som leveres inn mellom disse verdiene får poeng avhengig av hvordan de havner i forhold til beste / dårligste verdi. 55

Det går å legge flere spørsmål under et kriterium. Spørsmålene kan da vektes innenfor det samme kriteriet. Til venstre ses vektingen for anskaffelsen og til høyre ses vektingen for respektive spørsmål. Laveste pris Om du bruker modellen Laveste pris finnes det ingen mulighet, ved siden av priskriterium, å legge til tildelingskriterium bortsett fra obligatoriske krav. 56

Merverdimodell Når du bruker Merverdimodellen i din anskaffelse legger du inn verdien på hvert tildelingskrav samtidig som du oppretter ditt spørsmål. Alternativt kan du også direkte i vektingsvisningen legge dette inn på hvert spørsmål. I Merverdimodellen angis merverdi på hvert tildelingskriterium (hvert vektet spørsmål). Den samlede verdien på alle tildelingskriterier under et kriterium summeres så til en samlet verdi på kriteriet. 57

Modellen bygger på at priskriterier og øvrige tildelingskriterier håndteres hver for seg. Et priskriterium opprettes automatisk av systemet. For å se priskriteriet, velg Vekting av priskriterium under filtreringen Vis prisvekting. Oppregningstall i poeng og % For hver modell i systemet finnes en kortfattet beskrivelse som over. Det finnes også en mer utførlig beskrivelse som vises om du klikker på Mer informasjon om evalueringsmodellen. Oppregningstallmodellen bygger på at de tilbudene som ikke oppfyller et tildelingskriterium fullt ut får et kvalitetsbristtillegg. Hvor mye tillegg som legges til blir bestemt av oppregningstallet. Oppregningstallet 1 gir pris og tildelingskriterier samme vekt mens et oppregningstall som i eksempelet over gir høyere vekt for tildelingskriteriet. Oppregningstallet 1,5 gir en 50 prosent oppregning av kvalitetsbristtillegget. 58

Om evalueringsmodellen Oppregningstall i % benyttes går systemet ut fra at tildelingskriterier vektes mot hverandre. Finnes det flere tildelingskrav (vektede spørsmål) under et kriterium så er det mulig å vekte disse gjennom å angi vekting i feltet til venstre om spørsmål. Observer at pris aldri er med i vektingen, den håndteres for seg i og med at priset ved beregning i stedet oppjusteres med den kvalitetsbrist som forekommer. For å se priskriteriet velges Vekting av priskriterium under filtreringen Vis prisvekting. 59

Oppregningstall i NOK Ved Oppregningstall i NOK så angis et oppregningstall i kroner i feltet som vises over. Hver prosents kvalitetsavvikelse kommer å bli regnet opp med det tall som er angitt her. Om evalueringsmodellen Oppregningstall i NOK benyttes, utgår systemet fra at tildelingskriterier vektes mot hverandre. Finnes det flere tildelingskrav (vektede spørsmål) under et kriterium så er det mulig å vekte disse gjennom å angi vekting i feltet til venstre for spørsmålet. 60

Observer at pris aldri er med i vektingen, den håndteres hver for seg i og med at prisen ved beregning i stedet regnes opp med den kvalitetsbrist som forekommer. For å se priskriteriet velger du Vekting av priskriterium under filtreringen Vis prisvekting. 9.4. Håndtere deler i anskaffelse Om du vil stykke opp din anskaffelse i flere deler er det mulig å håndtere dette på ulike måter i systemet. Disse blir beskrevet under. Lägg till del av upphandling Når du oppretter en anskaffelse så opprettes det automatisk en Alminnelig del for alle. Vil du opprette flere deler klikker du på knappen [Legg til del av anskaffelse]. 61

Du gir delen et navn, legger eventuelt til en beskrivelse og velger evalueringsmodell for delen. De ulike delene kan ha ulike evalueringsmodeller. Du kan også velge om tilbudsgiverne må besvare delen eller ikke. Du lagrer ved å klikke på den grønne haken. Her ser du en visning over de ulike delene i anskaffelsen. Du kan endre dine valg gjennom å klikke på symbolet Endre. Kopiere del Om du stykke opp din anskaffelse i flere deler kan du kopiere delene. Still deg i den del du vil kopiere. Trykk på knappen [Kopier delen]. Du har nå en kopi av delen og du kan døpe om den ved å trykke på symbolet Endre. 62

Kopier del ved å kopiere et strukturert dokument Om du vil gjøre en delt anskaffelse der delene og det strukturerte dokumentet skal være like kan du kopiere både dokumentet og delene. Du får da samme kriterier og spørsmål og trenger da ikke opprette ny del. Dersom du vil opprette ytterligere en del og ytterligere et strukturert dokument begynner du med å døpe om de eksisterende strukturerte dokumentene. Når dette er gjort vill du opprette ytterligere et strukturert dokument med navn Konkurransegrunnlag 2. Dette gjør du ved å bruke funksjonen for å hente dokumentmal. Klikk på knappen [Hent maldokument]. Velg Lokal (tidligere anskaffelser) for å finne ønsket anskaffelse i listen. 63

Et tips er å bruke søkefunksjonen for å enkelt finne din anskaffelse. Du ser referansenummer og navn lengst opp til høyre i den blå listen. Marker det strukturerte dokumentet du vil kopiere. Klikk så på [Kopier valgt mal]. Det finnes nå to eksakt like strukturerte dokument. Velg Endre på det strukturerte dokumentet. ute til høyre for å endre navn 64

Når du er klar ser det ut som over, to identiske kopier men med to ulike navn. Rekkefølgen kan du endre gjennom å bruke drag-and-drop. I vektingsvisningen har det nå blitt opprettet ytterligere en del automatisk. En del som tilbudsgiveren kan velge om skal besvares eller ikke. Den nye delen har samme oppsett av kriterier og vekting som den opprinnelige delen. Forskjellen mot å bare kopiere per del er at alle spørsmål også følger med. Velg Endre menyen for å endre navn på den siste delen. i 65

Om du vil kan du kontrollere at spørsmålet i det strukturerte dokumentet virkelig er tilknyttet rett del. I eksemplet over ser du at i det strukturerte dokumentet Konkurransegrunnlag 2 er det aktuelle spørsmålet tilknyttet delen Tjeneste B, noe som stemmer. 9.5. Simulering av tilbud For å kontrollere den evalueringsmodell og vekting du valgt kan du simulere tilbud. Velg Simuler tilbud fra anskaffelsens startside. Klikk på knappen [Opprett manuelt tilbud]. Klikk på linken til selskapsnavnet. 66

Om det finnes flere deler som her må du velge hvilke deler du vil simulere og klikke på knappen [Velg]. Klikk på det strukturerte dokumentet som tilhører den del du har valgt. 67

Fyll i svarene på spørsmålene. Bekreftelse på inntastet svar fås automatisk Lagret! Når du simulerer behøver du ikke svare på alle spørsmål. Det er oftest bare interessant å svare på de spørsmål som har med evaluering å gjøre. Du får også besvare spørsmål som ikke leverandøren senere kan besvare, altså.de spørsmålene som er forbeholdt deg som oppdragsgiver. Marker den del du valgt å simulere og klikk på knappen [Ny beregning]. I dette eksempelet er Merverdimodellen brukt for å beregne resultat. Summen vises da i form av tilbudssum, sammenlagt merverdi og sammenligningssum. Det beste tilbudet vises øverst. 68

Se eller endre svarene på spørsmålene i tilbudene ved å klikke på spørsmålet i trestrukturen til venstre. Klikk på knappen [Vis svarmodus] for å endre eller legge til svar. Klikk på symbolet Endre lengst til høyre for respektive tilbud. Velg et annet svaralternativ og klikk på den grønne haken til høyre for å bekrefte. 69

Marker valgt del og klikk på knappen [Ny beregning] for å oppdatere og se hvordan sammenligningssummen har forandret seg. Gå tilbake til anskaffelsesprosessen ved å klikke på [Tilbake]. 70

9.6. Legg ved dokument For å komplettere konkurransegrunnlaget med vedlagte dokument klikker du på knappen [Legg ved dokument]. Dokumentene du legger ved kan ha maksimalt 50 MB per fil. Det finnes ingen begrensinger på hvilke filtyper du her kan legge ved. Klikk på knappen [Last opp filer]. Velg de filer du vil legge ved konkurransegrunnlaget. Flere filer kan markeres og lastes opp samtidig. 71

Klikk på knappen [Lagre og gå tilbake]. Klikk på knappen [Legg til link]. Fyll i navnet på linken, linkens adresse og eventuelt en beskrivelse. Klikk på den grønne haken under kolonneoverskriften Endre for å bekrefte. 72

Klikk på knappen [Legg til perm]. Permen (Ibinder) er en tjeneste som fremst benyttes ved bygg og anleggsarbeid der man har et stort antall dokumenter som også er omfangsrike. Velg perm, alternativt klikker du på knappen [Opprett ny perm]. Nederst på siden vises en søppelkasse. Denne inneholder den link som ble tatt bort tidligere. Slettede dokument, linker eller permer kan gjenopprettes eller permanent slettes. Disse dokumentene, linkene og permene kommer nå å bli lagt ved konkurransegrunnlaget. 10. Prosesstrinn: Kunngjør 10.1. Opprett annonse 73

Her kan du velge om Visma bør sette CPV-kode på annonsen ved å sjekke merkingen for dette eller selv sette CPV-kode ved å klikke på [Legg til kode]. 74

I vinduet som kommer opp kan du søke etter navn og kode. Velg koden ved å klikke på ikonet Flere koder kan velges og benyttes. NUTS-koden er forhåndsutfylt med de valg som er gjort i administrasjonsverktøyet. Det kan fjernes og en ny kan legges til ved å klikke på [Legg til kode]. Bare én kode kan legges til. I visningen, Opprette kunngjøring er det mulighet til å sjekke at alle dokumenter er til stede, og at alle strukturerte dokumenter er markert som fullført. Hvis alle datoer er riktige klikker du på [Opprett annonse]. Gå gjennom annonsen og sjekk at alle opplysninger er korrekte. Hvis ikke, gå tilbake til respektive prosess og oppdater med riktig informasjon. For å skrive ut annonsen, klikk på linken Vis sammenstilling for utskrift. 75

Klikk på [Ferdigstill kunngjøring] og [OK]-knappen i popup-vinduet. 76

10.2. Publiser Klikk på [Neste trinn] for å aktivere kunngjøringen. Har du simulert tilbud, vil disse tilbudene bli slettet. Du vil motta en bekreftelse på at annonsen din har blitt sendt inn for publisering, og publiseringsdato. Du får også en e-post som bekrefter at annonsen er publisert. Klikk på [Neste trinn]. 77

10.3. Informer direkte For ytterligere å informere potensielle budgivere kan du informere dem direkte via e-post. Det finnes tre måter å angi e-post adresser: 1. Velg eksisterende gruppe fra rullegardinlisten. 2. Lag ny gruppe via linken Lag ny gruppe, søk opp og legg til enkeltpersoner. 3. Spesifiser e-postadresser direkte i tekstboksen. Når du skriver inn flere e-postadresser, sett et semikolon (;) mellom adressene, for eksempel anna.andersson@visma.com; olle.olsson@visma.com eller spesifiser e-postadressene hver for seg på en ny linje: anna.andersson@visma.com olle.olsson@visma.com De tre alternativene kan ikke kombineres. Klikk på [Send masseutsendelse] hvis du ønsker å bruke den, hvis ikke, trykk [Neste trinn]. 78

Du kommer til trinnet Åpne (Åpne tilbud for anskaffelsen). Det går ikke å komme forbi dette trinnet før fristene for innlevering har gått ut og dato for anbudsåpning. 79

11. Prosesstrinn: Sende (to-stegs prosedyre) 11.1. Publiser konkurransegrunnlag I dette trinnet publiserer du anskaffelsens konkurransegrunnlag for de valgte potensielle tilbudsgiverne. Etter publisering av konkurransegrunnlaget vil det være direkte tilgjengelig for de potensielle tilbudsgiverne du valgte på trinnet Vurdere søknader tidligere i prosessen. 11.2. Send konkurransegrunnlag I dette trinnet sender du en masseutsendelse til potensielle tilbydere med informasjon om anskaffelsens konkurransegrunnlag. Navn og type masseutsendelse er automatisk satt til Konkurransegrunnlag og potentielle tilbdyrere er satt som mottakere. For emne og melding finnes en standard tekst som du kan bruke eller erstatte med din egen tekst. Det gis i standard tekstmelding linken som fører til stedet hvor leverandøren kan laste ned konkurransegrunnlaget. Masseutsendelsen sendes når du klikker på [Send masseutsendelse]. Systemet vil automatisk verifisere alle epostadressene forgyldighet. 80

Merk at en kopi av masseutsendelsen blir alltid sendt til avsenderen for å bekrefte at eposten er sendt. 81

12. Spørsmål og svar Spørsmål og svar er tilgjengelig via Anskaffelsens startside og menyvalget Masseutsendelse. Alternativt kan du klikke på [Vis spørsmål og svar]. I vinduet Spørsmål og svar vises alle ubesvarte spørsmål som utgangspunkt. TendSign skiller mellom private og offentlige spørsmål og svar. Velger du Svar offentlig sendes meldingen ut til alle registrerte tilbudsgivere som har lastet ned konkurransegrunnlaget før fristen for innlevering og alle tilbudsgivere/søkere etter siste dag for innlevering. Hvis du velger Svar privat kan meldingen kun ses av en mottaker. Du kan også velge Merk som besvart hvis du har svart på et spørsmål utenfør systemet. Alle leverandørers meldinger er private, og kan bare bli sett av deg. Før fristen for innlevering kan du kun sende private meldinger til leverandører som har sent in et spørsmål. Etter fristen er det mulig å sende private meldinger til enkelte tilbudsgivere/søkere. Leverandører har vanligvis ingen mulighet til å legge ved dokumenter til spørsmål. Avkryssningsboksen Tillat vedlegg av dokumenter betyr at du kan åpne opp for denne muligheten. 82

Du kan lage flere typer meldinger: 1. Spørsmål og svar betyr vanligvis at spørsmålet er stilt fra leverandør med mulighet for deg å svare. Du kan også legge in både spørsmål og svar i tilfelle spørsmålet har kommet inn utenfor systemet TendSign. 2. Spørsmål er din mulighet å stille spørsmål til leverandørene. 3. Informasjonsmelding er en melding som leverandørene ikke har mulighet å svare på. Når et spørsmål skal besvares gis det mulighet til å redigere det, blant annet for å anonymisere spørsmålet. Dette gjøres ved å vise spørsmålet i et redigerbart felt. Du kan legge ved dokumenter tilknyttet svaret ved å klikke [Last opp dokument], velge det dokumentet som skal legges ved i filhåndtereren og laste opp dokumentet. Funksjonen [Publiser] legger ut svaret i systemet og sender en e-postmelding dagen etter til alle som har lastet ned konkurransegrunnlaget. Ønsker du at tilbudsgivere skal ha den informasjon umiddelbart, velger du å klikke i boksen Send e-post direkte. Det finnes mulighet til ikke å publisere en melding direkte gjennom å velge Lagre som utkast. Deretter kan du komme tilbake og redigere, for eksempel et svar, på et senere tidspunkt. Du kan velge Endre for å åpne endre-vindu, Slett for å slette svaret i utkast og Publiser. Ved å klikke på kolonneoverskriftene kan du sortere spørsmålene og svarene etter for eksempel hvem som har stilt spørsmålet eller dato. 83

Publisering av flere spørsmål samtidig kan gjøres ved å velge flere utkast i avkryssningsboksen helt til venstre og deretter å bekrefte med Publiser utvalgte spørsmål og svar nederst på siden. Avkryssningsboksen brukes både til å velge de spørsmål og svar som skal publiseres, og for å velge ut hvilke spørsmål og svar som skal inkluderes i rapporten. Status-kolonnen angir om spørsmålet er Ubesvart, Besvart offentlig eller Besvart privat. Hvis en melding er lagret som utkast vises teksten Utkast. Når en ny melding er mottatt siden siste gang du var inne i funksjonen spørsmål og svar vises det med statusen Ny. Alle offentlige spørsmål og svar er nummerert. Nummereringen er vist både for deg og for leverandøren, og gjør det mulig å referere til forrige nummerering. Private spørsmål og svar nummereres ikke. 84

Hvis All korrespondanse velges i rullegardinlisten øverst på siden vises de offentlige og private meldingene som er sendt ut til leverandørene. Et offentlig svar viser det redigerte spørsmålet i oversikten. Ved å velge Vis svar ser du svaret til spørsmålet og velger du Vis original tekst kan du se det opprinnelige spørsmålet og hvem som stilte det. Hvem som sendte inn spørsmålet vises også i kolonnen helt til høyre. I rullegardinlisten kan du velge spesifiserte oppføringer av Offentlig visning, Vis utkast, Ubesvarte spørsmål, Spørsmål og svar før fristen for innlevering, og Spørsmål og svar etter fristen for innlevering. For en-stegs anskaffelseprosedyren kan Spørsmål og svar brukes før fristen for innlevering og etter fristen for innlevering. For to-stegs prosedyre vises i tillegg Spørsmål og svar i invitasjonsfasen og Spørsmål og svar etter åpning av invitasjon. For to-stegs prosedyre kan Spørsmål og svar brukes i invitasjonsfasen, ved åpning av invitasjon, før fristen for innlevering og etter fristen for innlevering. 85

13. Prosesstrinn: Åpne 13.1. Tid og sted Angi tillbudsåpningsdato og navnet på de personene som er involvert i tillbudsåpningen. Klikk på [Neste trinn]. 86

13.2. Innkomne tilbud Her ser du en liste over alle som har lastet ned konkurransegrunnlaget. Av de som har lastet ned og kommet med tilbud er boksen Kommet med tilbud krysset av. Dersom noen har sendt inn tilbud i papirformat, kan du manuelt legge til leverandøren med status Kommet med tilbud tilbud ved å klikke på [Legg til tilbudsgiver]. 87

Klikk på [Velg tilbudsgiver]. Oppgi søkekriterier og klikk på [Start søk]. Deretter klikker du på den nye tilbudsgiverens oppføring. Velg person ved å klikke på Legg til 88

Fyll inn tilbudgiverens navn og eventuelle referansenummer og dato og tid. Klikk på [Opprett manuelt tilbud]. 89

Den manuelt opprettede tilbudsgiveren har nå blitt lagt til i listen. Klikk på [Neste trinn]. 90

13.3. Skriv ut tilbudsåpningsprotokoll Tilbudsinformasjon og tilbudsgiver vises. Klikk på linken. Da opprettes et PDF-dokument av protokollen. Skriv ut og undertegn protokollen. 91

14. Prosesstrinn: Evaluer 14.1. Evaluer tilbud Visningen over tilbudene som er kommet inn vises direkte med foreløpig resultater, tilbudsbeløp og eventuelle ubesvarte krav. Man kan gå videre og lese og vurdere hvert bud og kjøre ut rapporter for å forenkle din evaluering. Her vil det også etter hvert vises status for hvert tilbud; om det er kvalifisert eller ikke, om det er evaluert, om det er tildelt en avtale, og eventuelle kommentarer. Hvis det er flere deler som vurderes hver for seg så du må først velge den del du vil se for de foreløpige resultatene. Klikk på navnet til det manuelt oppførte tilbudet. 92

Hvis det, som i eksempelet ovenfor, har blitt oppført et manuelt tillbud kan man oppgi informasjonen som er relevant for vurderingen. Man klikker deretter på et firmanavn for å gå til tilbudet. Marker de delene som skal besvares, og klikk på knappen [Velg]. Denne visningen finnes ikke hvis det bare er en del i anskaffelsen. 93

Gå inn i de strukturerte dokumentene og svar i henhold til det manuelt innleverte tilbudet. Tenk på at det ofte kun er relevant å svare på spørsmål som påvirker evalueringen av tilbud. Klikk på [Ferdigstill tilbud]. Et originaltilbud i PDF-format har blitt opprettet og tilbudet håndteres i fortsettelsen som om det er sendt inn elektronisk via TendSign. Du må ha ferdigstilt tilbudet til å gå videre og lage en avtale senere i prosessen. 94

Merk! Hvis du har lagt inn manuelle tilbud eller lagt inn vurdering/korrigert svar i tilbudet så må du klikke på knappen [Ny beregning] for å oppdaterer resultatene. Det er først nå du ser at det manuelle tilbudet svarte på den valgte delen. Selv om det er ett «papirtilbud» er nå opplysningerne for beregning av resultat med i TendSign. Klikk på firmanavn for å å gjennomføre kvalifisering eller evaluering av det tilbudet. 95

På tilbuds-siden vises de forskjellige strukturerte dokumentene og eventuelle vedlegg. De forskjellige strukturerte tilbudsdokumentene åpnes ved å klikke på linken til hvert dokument og det er også mulig å bruke filteret. Filtreringsfunksjonen gir flere muligheter for å finne de spørsmålene som søkes. Hvis alle spørsmål ønskes valgt velger du «Alle tekster med spørsmål som skal besvares». På denne måten trenger ikke tekstene som ikke har et tilbudssvar bli inkludert i rapporten. 96

I det strukturerte tilbudsdokumentet kan du lese tilbudsgiverens svar og du har mulighet for hvert spørsmål/svar å skrive Oppdragsgiverens kommentarer. Disse kommentarene vil da inngå i evalueringsrapporten som du så kan opprette. Det er også nå kan du svare på de spørsmålene som oppdragsgiveren skal svare på når tilbudet er mottatt og som er merket med en hengelås. Det er først etter at disse spørsmålene er besvart, og du har oppdatert med Ny beregning i oversikten som du kan se dine endelige resultater. Det er mulig å justere tilbudssvaret. Dette er bare mulig hvis du har skrevet en kommentar i kommentarfeltet. Hvis du justerer et svar med betydning for evalueringen må du klikke på Ny beregning i den følgende oversikten. Et originaltilbud som ikke kan justeres blir liggende. For å se svar i en prismatrise klikker du på linken Vis prismatrise. 97

Du kan da se tilbudsgivernes svar i prismatrisen. Det er også mulig å gjøre justeringer. Når du har fullført din kvalifisering og / eller evaluering kan du angi dette i oversikten. Du angir om tilbudsgivere og tilbudet er kvalifisert eller ikke kvalifisert. Etter hvert som du blir ferdig med å evaluere dine tilbud kan du krysse av at du har evaluert tilbudet. Det beste tilbudet blir oppført først. Når du ønsker å tildele et eller flere tillbud en avtale gjør du det ved å krysse av i boksen for Velg som avtaleleverandør. I oversikten finnes også en mulighet for å oppgi generelle kommentarer. Kommentarene som vises i evalueringsrapporten, og som datafelt, kan inkluderes i en anskaffelseprotokoll senere i prosessen. I oversikten Evaluere tilbud har du mulighet til å filtrere på en rekke forskjellige funksjoner; - Alle tilbud. Standardinnstillingen for å vise alle mottatte tilbud. - Kvalifisering ikke gjennomført. Viser alle tilbud hvor hverken ja eller nei er krysset av for kvalifisering. - Tilbud med avtale. Viser alle tilbud hvor avtale allerede er opprettet. Dette er en god visning hvis du går inn på en gammel anskaffelse for å se hvem som fikk avtalen. 98

- Kvalifisert, ikke evaluert. Hvis du bruker boksen for Evaluert er dette et valg som viser de som ennå ikke er ferdig evaluert. - Diskvalifisert. Valget viser de som i Kvalifisert-kolonnen er merket med Nei. - Komplettering kreves. Viser de tilbud som har en flagg for komplettering. - Evaluerte uten avtale. Viser de som er merket som evaluert men som ikke har noen opprettede avtaler. - Valgte tilbud. Boksen Velg som avtaleleverandør er merket men avtale trenger ennå ikke å ha blitt opprettet. Det er også mulig å søke frem tillbud og deretter velge å søke bare i det filtrerte utvalget eller blant alle tilbudene. I TendSign har du mulighet til å skape ferdige rapporter; Resultatrapport utvalg og Evalueringsrapport utvalg. Felles for disse er at det finnes en rekke alternativer for hvordan de kan se ut, hvilke tilbud eller deler / strukturerte dokumenter som rapportene skal dekke. Evalueringsrapportens utvalg viser alle tilbudsgivernes svar i hvert spørsmål. I tillegg til de faste pdf-rapportene finnes det mulighet for å ta ut Excelrapporter Utover de faste pdf-rapportene går det også å ta ut Excelrapporter i form av en tilbudsliste som viser hvem som har levert inn tilbud med alle kontaktopplysninger og i form av en rapport over alle tilbudssvarene. 99

Prismatriseeksporten opprettes automatisk hvis anskaffelsen har inneholdt minst en prismatrise og inneholder leverandørenes svar i prismatrisen. Når kvalifsering og evaluering er ferdig og avtaleleverandører er valgt klikker du på [Neste trinn]. 14.2. Opprette anskaffelsesprotokoll I TendSign finnes eksisterende maler for beslutninger. Organisasjonen kan selv opprette maler for beslutningsdokumenter. Da er det disse som kommer opp som valg først i menyen. For å laste opp en mal kan du merke i avkrysningsboksen til venstre for dokumentnavnet og klikke på [Kopier valgte maler]. 100

Protokollen opprettes ved en kombinasjon av egne tekster og datafelt som vil plukke opp viktig informasjon fra det som ble opprettet tidligere i prosjektet. For eksempel, hvem som har levert inn tildbud eller hvem som hvem som er foreslått for for kontraktstildelelse. Opprett en rapport av de strukturerte dokumentene ved å klikke på linken Du kan bruke symbolet for å kopiere dokumentet til din anskaffelsesprotokoll. Velg Tildelingsdokumenter i rullegardinlisten og Kopier for å overføre filen til riktig filområde. En kopi av rapporten blir lagret som Tildelingsdokument på anskaffelsens startside og ligger vedlagt som grunnlag i trinnet Send tildelingsmelding. Klikk på [Neste trinn]. 101

15. Prosesstrinn: Avtale 15.1. Opprett avtale En avtale opprettes i anskaffelsesprosessen. Rediger eller legg til manglende informasjon ved å klikke på [Opprett avtale]. Alle opplysninger kan senere redigeres i tilbudsprosessen. I en anskaffelse med flere deler som i eksempelet ovenfor, kan du lage en avtale per del eller samlet for alle deler. 102

På trinnet Opprett avtale vises de leverandører som har blitt valgt ut for kontraktsinngåelse for denne anskaffelsen. Klikk på [Neste trinn]. 103

15.2. Informer om kontraktstildeling Både tekst i Forespørselsmelding og Tildelingens begrunnelse er mulig å endre. Nederst i tekstfeltet som tilhører Tildelingens begrunnelse, er det en link som ikke skal fjernes. Boksen Offentliggjør tildelingen når dette sendes er krysset av som standard. Dette valget betyr at beslutningen vil bli vist på organisasjonens webside (som Visma OPIC tilbyr gjennom administratorkonto, forutsatt at denne funksjonen brukes), og at Visma OPIC har tilgang til tildeling dokumentasjon for publisering i sine informasjonstjenester. Klikk på [Legg ved dokument] for å laste opp flere beslutningsdokument gjort utenfor systemet. Klikk på [Legg til link] hvis du vil ha med en link til beslutningsdokumentet. Klikk på [Hent maldokument] hvis du vil hente flere maldokument. Klikk på [Send tildelingsmelding]. 104

Bekreftelse på at tildelingsmeldingen er sendt angis med dato og klokkeslett. Dersom det oppstår behov for å sende en ny tildelingsmelding, klikker du på [Lås opp for ny tildeling]. Last opp nye beslutningsdokumenter og send ny tildelingsmelding. 105

15.3. Klagebehandling TendSign vil hjelpe deg med å holde styr på når du kan gå videre og inngå avtale. Klagebehandling viser antall dager til klagefristen går ut i systemet. Hvis siste dag for klagebehandlingen er en lørdag eller søndag vil systemet flytte dette frem til mandag. Det er da først tirsdag som avtalen kan undertegnes. Klikk på [Neste trinn]. 106

15.4. Inngå avtale Parallelt med Klagebehandling kan du jobbe med avtalen. Klikk på [Neste trinn]. 107

16. Prosesstrinn: Avslutt 16.1. Avtalepubliser Klikk på [Neste trinn] for å publisere avtalen for anskaffelsen. 16.2. Prosessen er ferdig Prosessen er ferdig! 108