Personalmeldinger Modum kommune Visma HRM Revidert 27.1.2016
Tidsbegrensede arbeidsavtaler Alle underskrevne arbeidsavtaler SKAL inn i ESA. De som ikke har tilgang til ESA skal sende arbeidsavtalene til dokumentsenteret. Nye Faste stillinger som lyses ut via rekruttering Det er egne rutiner for faste stillinger. Disse skal IKKE inn i personalmelding. Lønningskontoret henter informasjon fra rekruttering og ESA. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: ii
SØK ETTER ANSATTE Søk etter ansatte på tvers av egne enheter Du kan bare søke på ansatte i egen virksomhet. Dette gjelder også de som har sluttet. Trykker søk og alle aktive medarbeidere blir listet opp. De ansatte sorteres etter etternavn, men du kan klikke på hver kolonneoverskrift for å endre sortering. Tips! Ved å skrive inn deler av Fornavn eller Etternavn begrenser du antall treff. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 1
Søk etter ansatte med sluttdato Det er nå mulig å søke etter en ansatt med sluttdato. Dette gjør det for eksempel svært enkelt å forlenge et vikariat, eller foreta andre justeringer uten å måtte opprette en ny stilling. For å søke etter ansatte med sluttdato går du frem som beskrevet under: 1. Huk av for Inkluder ansatte med stillinger med sluttdato i perioden 2. Velg Fra og Til dato 3. Trykk søk Personer med avsluttet stilling vil da vises i blå kursiv tekst. Personer som fortsatt er aktive hos deg men som har en stilling med sluttdato blir da blå, Det betyr ikke at de er avsluttet hos deg. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 2
NY ANSATT (GJELDER IKKE DE SOM ALLEREDE ER REGISTRERT PÅ DIN VIRKSOMHET) Stillinger som blir lyst ut via rekruttering skal ikke legges inn her. Denne prosedyren skal kun benyttes for ansettelser som ikke foregår i Visma rekruttering. Dette er: Tilkallingsvikarer Fosterhjem Støttekontakter Tidsbegrensede arbeidsavtaler inntil 12 mnd. Varighet. Kvalifiseringsstønad/introduksjonsstønad. Dette må være på plass før du gjør rutinen i Visma: Virksomhetsleder sender underskrevet arbeidsavtale og nødvendig dokumentasjon til personalkontoret ( personal@modum.kommune.no ) for fastsettelse av ansiennitet og lønn. Personalavdelingen gir klarsignal til virksomhetsleder for registrering av nyansatt i Visma personalmeldinger. Slik går du frem for å registrere en ny ansatt 1. Klikk Medarbeidere 2. Velg menyvalget Saksbehandling 3. Klikk Registrere personal 4. Velg Selskap 5. Velg Enhet (hvis du har tilgang til flere enheter) 6. Klikk Ny ansatt Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 3
Følg veiviseren for å registrere en ny ansatt. Merk at det er kun stillingsopplysninger som går via saksgang, øvrig informasjon blir lagret fortløpende når du klikker Neste. Når du registrerer en ny ansatt, blir du ledet gjennom fanene Personalia, Bankkonto, Pårørende, Kompetanse og Stillingsopplysninger. Kun Stillingsopplysninger går via saksbehandling, øvrig informasjon blir lagret fortløpende. Dersom du oppgir et fødselsnummer og dette finnes fra før, vil denne personen automatisk hentes opp. Dersom fødselsnummer ikke finnes, sjekker vi kombinasjonen første fornavn og fødselsdato. Hvis dette finnes fra før, får du spørsmål om å velge en eksisterende eller opprette ny ansatt. Henter du frem en eksisterende ansatt, vil fødselsnummeret bli skjult. Dette er fordi vi vil sikre at ingen endrer fødselsnummer på eksisterende ansatte. Vi vil også sikre at ingen får søke frem fødselsnummer ved å oppgi fornavn og fødselsdato. E-post SKAL oppgis. Steg 1 Skjema For å velge skjema går du frem som beskrevet under: 1. Velg korrekt avdeling 2. Velg ønsket skjema 2- Ny ansatt 3. Klikk neste Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 4
Steg 2 Personalia I dette steget registrerer du personalia på den nyansatte. Merk at feltene Fornavn, Etternavn, Fødselsdato, Postnummer og Poststed er påkrevde felter, samt at det er modulus kontroll på feltene Fødselsnummer og D-nummer. Alle felt med * må fylles ut. Huske å legge inn E-post. Tips! Benytt tabulator for å gå til neste felt. Steg 3 - Bankkonto Bankkonto opplysninger MÅ registreres. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 5
Kontoen tilhører: Norge Kontoalias: Oppgi ditt eget navn på kontoen, f. eks Lønnskonto, Utlegg etc. Kontonummer: 11 sifferet norsk kontonummer Kontoholder: Navn på eier. Steg 4 - Pårørende Dersom du ønsker det kan du registrere informasjon om pårørende til den nyansatte. Dersom du ikke ønsker å fylle inn pårørende kan du klikke Hopp over for å gå videre til neste steg i veiviseren. Den ansatte selv, eller enhetsleder, kan på et senere tidspunkt legge til eller redigere Pårørende ved å logge seg på HRM web. Steg 5 - Kompetanse Dersom du ønsker det kan du registrere informasjon om kompetanse til den nyansatte. Dersom du ikke ønsker å fylle inn dette kan du klikke Neste for å gå videre til neste steg i veiviseren. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 6
Steg 6 Ansattopplysninger I dette steget legger du inn opplysninger knyttet til den ansattes arbeidsforhold. Ansattkategori må fylles ut. Plukk fra liste. Pensjonsordning må fylles ut: 0 - Ingen pensjon (støttekontakter, fosterhjem, kvalifiseringsstønad, introduksjonsstønad, pensjonistlønn) 18 KLP fellesordning 13 KLP sykepleiere 1 Statens pensjonskasse (lærere) Fagforeningstilhørighet meldes fra fagforeningene til lønnsavdelingen, og fylles ikke ut her. PAI-kode skal fylles ut. Velg utdanningskode fra liste. (915 er kode for 9-årig grunnskole, 905 er eksamen fra allmennfaglig studieretning 3 år.) Biarbeidsgiver må fylles ut. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 7
Steg 7 - Stillingsopplysninger I dette steget legger du inn informasjon om stillingen. Der teksten er blå, er det nedtrekksliste klikk på teksten. Merk at feltene med * er påkrevde felt. Slik går du frem for å registrere informasjon om den nye stillingen: 1. Angi hvilken dato ansettelsen skal gjelde for i feltet Endring fra 2. Velg Tabellnummer fra nedtrekkslisten (kap 4 er standard) 3. Velg Stilling fra nedtrekkslisten (klikk på blå tekst for å få fram lista). 4. Velg Stillingstype fra nedtrekkslisten (timelønn etc) (klikk på blå tekst for å få fram lista). 5. Legg inn Stillingsprosent inn på stillingen (ved timelønn legges 0 her) 6. Legg inn ansettelses % (som regel 0,00 i og med ikke fast ansettelse) 7. Legg inn stillingskategori dvs timeantall i uka (37,5 eller 35,5) 8. Legg inn tjenestested 9. Legg inn ansiennitet (etter opplysninger fra personalkontoret) 10. Legg inn Grunnlønn 11. Legg inn yrkeskode 12. Fyll inn valgfrie felter 13. Klikk Legg til ny dersom du skal legge til Fastlønnslinjer (gjelder kun kvalifiseringsstønad og vikariater med stillingsprosent.) 14. Klikk Fullfør Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 8
Endringsmelding for nyansatt Når veiviseren er fullført får du frem en endringsmelding basert på det skjema du valgte i steg 1. Dette er en bekreftelse på det som er gjort og ikke en formell arbeidsavtale. Ikke nødvendig å skrive denne ut da den blir lagret i personalarkivet i Visma. Denne er tilgjengelig for både leder og ansatt. Klikk send for å sende endringen i saksgang. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 9
Skal ikke lagres eller brukes som arbeidskontrakt. Denne legger seg i dokumentarkiv når den sendes. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 10
ENDRING I EKSISTERENDE STILLING (IKKE PERMISJON VED FØDSEL) (Endringer pga fødselspermisjon sendes til lønningskontoret for effektuering i lønnssystemet.) Dersom det er endring i stillingsprosent eller arbeidsforhold (se rutiner vedrørende ansettelser fra personal): Virksomhetsleder må lage en ny arbeidsavtale. Avtalen må være signert av den ansatte. Personalkontoret gir tilbakemelding til virksomhetsleder når endringen kan registreres i Visma Personalmelding. Ved endring i funksjonstillegg og andre faste tillegg skal dette registreres i Visma personalmeldinger uten at det har gått om Personalkontoret. Du kan enkelt gjøre endringer i en eksisterende stilling. Det er også mulig å søke opp en ansatt med avsluttet stilling og gjøre endringer på denne. Dette er svært nyttig for eksempel ved forlengelse av vikariat. For å gjøre endringer i eksisterende stilling går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Registrer personal 5. Søk opp den ansatte (huk av for «inkluder ansatte med stilling med sluttdato i perioden)legg inn periode vedkommende sluttet og trykk søk. 6. Klikk Rediger på stillingen du ønsker å gjøre endringer på, det holder å kun endre enkeltfelter som er nytt ift gml. Stilling. Husk å legge inn rett dato for når endringen skal gjelde fra. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 11
7. Angi hvilken dato endringen skal gjelde for i feltet Endring fra, trykk fortsett 8. Velg Tabellnummer fra nedtrekkslisten (klikk på blå tekst) 9. Velg Stilling fra nedtrekkslisten 10. Velg Stillingstype fra nedtrekkslisten 11. Legg inn Stillingsprosent (ved timelønnet skal det stå 0,00 Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 12
12. Endring av ansettelses % (ved tidsbegrenset og timelønnet arbeidsavtale skal det stå 0,00) 13. Legg inn Grunnlønn 14. Klikk Send Du skal ikke huke her. Vi har egne arbeidsavtaler. Felter som er endret vises i uthevet fet skrift. Notat for logg Her kan dere legge inn et notat som vil være synlig under saksgangen Fastlønnslinjer Du kan redigere eller legge til nye fastlønnslinjer ved å klikke på Vis fastlønn. Du har også muligheten til å legge inn en fast tekst på lønnsarten. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 13
Det skal ikke legges inn konto her. For vikarer med stilings% skal konto legges inn her. Skal du legge inn kveld/nattillegg og lørdag/søndagstillegg på faste ansatte trenger du ikke legge inn konto. Endringsmelding Når veiviseren er fullført får du frem en endringsmelding basert på det skjema du valgte i steg 1. Dette er en bekreftelse på det som er gjort og ikke en formell arbeidsavtale. Ikke nødvendig å skrive denne ut da den blir lagret i personalarkivet i Visma. Denne er tilgjengelig for både leder og ansatt. Klikk send for å sende endringen i saksgang. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 14
REGISTRER NY STILLING PÅ EKSISTERENDE ANSATT Ved forlengelse av avtale skal man bare redigere tidligere stilling. Dette må være på plass før du gjør rutinen i Visma: Underskreven arbeidsavtale skal inn i ESA. for de som ikke har ESA kan man skanne arbeidsavtalen og sende til dokumentsenteret. Virksomhetsleder sender underskrevet arbeidsavtale og nødvendig dokumentasjon til personalkontoret( personal@modum.kommune.no ) for fastsettelse av ansiennitet og lønn(gjelder ikke his ansiennitet og lønn ikke har endret seg). Personalavdelingen gir klarsignal til virksomhetsleder for registrering av nyansatt i Visma personalmeldinger. Du kan enkelt opprette en ny stilling for en eksisterende ansatt. For å registre en ny stilling på en eksisterende ansatt (gjelder også de som har sluttet, se under søke på ansatte) går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Registrer personal 5. Søk opp den ansatte 6. Klikk Ny stilling på personen du ønsker å gjøre endringer på Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 15
1. Angi hvilken dato stillingen gjelder fra 2. Velg Stilling dersom du ønsker å basere den nye stillingen på en eksisterende stilling (anbefales ikke, da det er lett å glemme alle endringene som skal gjøres) 3. Klikk Fortsett 4. Velg Tabellnummer fra nedtrekkslisten 5. Velg Stilling fra nedtrekkslisten 6. Velg Stillingstype fra nedtrekkslisten 7. Legg inn Stillingsprosent 8. Legg inn Grunnlønn 9. Klikk Send Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 16
ER IKKE I BRUK OPPHØR AV STILLING Hvis arbeidstaker sier opp en av flere stillinger, skal denne rutinen benyttes. Oppsigelse må da registreres og besvares i ESA av virksomhetsleder i forkant av denne rutinen. Ved utløp av tidsbegrensede avtaler, må rutinen for opphør av stilling gjennomføres av virksomhetsleder for å få sluttmeldt stillingen. For å slutt melde en stilling går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Registrer personal 5. Søk opp den ansatte 6. Klikk Opphør på stillingen du ønsker å avslutte Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 17
7. Angi Ansatt til og med 8. Legg inn evt. notat og trykk Send Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 18
OPPHØR AV ANSATTFORHOLD Oppsigelse må registreres og besvares i ESA av virksomhetsleder i forkant av denne rutinen. Har den ansatte flere stillinger (gjelder også støttekontakter) og kun sier opp den ene, skal rutine om opphør av stilling benyttes. Under Mine ansatte melder du opphør av ansattforhold fra fanen Personalia. Under Saksbehandling gjør du det fra Registrere personal. Sluttårsak Denne bør benyttes. Sluttoppgjør I forbindelse med at ansatte slutter, markerer saksbehandler på web hvorvidt lønningskontoret skal foreta sluttoppgjør. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 19
SAKSBEHANDLE PERSONALMELDINGER Når en personalmelding er send på flyt vil disse bli sendt til attestering og anvisning. For å finne dine oppgaver går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Oppgaver Her finner du: Personalmeldinger som skal attesteres eller anvises Påbegynte registeringer som ikke er sendt i saksgang Avviste personalmeldinger Du kan også klikke på linken Personalmeldinger til behandling på startsiden. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 20
Redigere innhold Ved behov kan du velge å redigere personalmeldingen før du sender den videre i saksgang ved å klikke Rediger. Slette personalmelding Når du er i redigeringsmodus kan du slette Personalmeldingen ved å klikke Slett. Du vil da få opp følgende advarsel: Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 21
Saksgang Du sender personalmeldinger videre i saksgang ved å klikke Send Status Filteret saksgang Filteret Saksgang viser personalmeldinger du har registrert eller saksbehandlet. Feltene er låst for redigering, men du kan fortsatt ta utskrift. Personalmeldingen kan ha følgende statuser: Attestering, Anvisning, Til overføring, Overført eller Avvist. Det er først når personalmeldingen har status Til overføring at den er tilgjengelig for lønnsavdelingen. Kontaktpersoner vedr. personalmelding i Modum kommune: Anne Presterud Marte Hollerud Linn Thon Anita Larsen Alexandra Åstrøm Mailadresser: personal@modum.kommune.no, lonn@modum.kommune.no Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 22