Rutinebeskrivelse for registrering av overføringsflyktninger etter ankomst Norge 1. Kommisjonssaker... 1 1.1. Politiet mottar tverretatlig melding... 1 1.2. Politiet underretter om vedtak... 2 1.3. Inndragning av reisedokumenter... 5 2. Dossiersaker... 6 2.1. Politiet mottar tverretatlig melding... 6 2.2. Politiet underretter om vedtak... 8 2.3. Politiet oppretter ny sak... 11 2.4. Politiet ekspederer sak til UDI... 15 2.5. Inndragning av reisedokumenter... 17 1. Kommisjonssaker 1.1. Politiet mottar tverretatlig melding Meldingen fra UDI inneholder: Oversendelsesbrev Vedtak Kopi av ankomstmelding til kommunen UDIs ID-intervju Meldingen finner du under oppgaver i DUF. Den vil der være markert med prosedyrekode OF og med merknad om at dette gjelder en overføringsflyktning. Du vil også kunne kjenne igjen vedtakshjemmelen for kommisjonssak utf 7-8 1 (se i rødt under): Les meldingen: Du får opp følgende vindu hvor du kan åpne dokumentene i oversendelsen ved å trykke på PDF ikonet nederst til høyre (markert med rødt):
Du blir tatt med til dokumentliste oversikten hvor du vil få tilgang til dokumentene i oversendelsen som nevnt under punkt 1.1: oversendelsesbrev, vedtak, kopi av ankomstmelding og UDIs ID-intervju. Når du har åpnet de aktuelle dokumentene, trykker du OK. Neste arbeidstrinn er Start/fordel arbeidsoppgave: Du får opp følgende vindu hvor du velger Politiet underretter om vedtak: Trykk OK. Oppgaven tildeles da automatisk deg selv. Trykk OK igjen. 1.2. Politiet underretter om vedtak Start arbeidsprosessen Politiet underretter om vedtak som beskrevet under punkt 1.1. Denne prosessen kan også startes fra fanen Arbeidsprosesser, eller via hurtigikon (markert i rødt): 2
Arbeidsprosessen ser slik ut: Utfør arbeidstrinn: Velg/se vedtak. Du får opp følgende vindu: Marker det aktuelle vedtaket (kommisjonssak innvilges etter utf 7-8 1) og trykk OK. Utfør deretter arbeidstrinnet Registrer personlige dokumenter dersom det er aktuelt. Se for øvrig punkt 1.4. 3
Utfør arbeidstrinnet Registrer adresseendring: Du får opp følgende vindu: Merk: Søkerens bolignummer eller bruks/gårdsnummer skal inkluderes i feltet for Gate/vei. Eksempel: Hausmannsgate 21, H0403. Trykk OK. Utfør arbeidstrinn: Registrer underretting kryss av for personlig oppmøte og sett riktig fra/til dato 4
Trykk deretter OK. Saken skal ikke ekspederes da saksansvaret skal fortsette å ligge hos lokalt politidistrikt. Utfør derfor arbeidstrinn Arkiver saksmappen i eget distrikt: 1.3. Inndragning av reisedokumenter Ved inndragning av reise- eller andre ID dokumenter som ikke allerede ligger i DUF, skal politiet skanne disse og informere UDI om at det foreligger nye dokumenter. Beskjeden skal sendes som en forvaltningsintern melding til UDI. Legg til personen i postklienten ved å høyreklikke i stolpen i DUF: 5
Du blir nå tatt med til Postklienten. Her velger du Forvaltningsintern melding: - Melding om: Tverretatlig melding - Melding - Mottaker: UDI - Merknad: Til OFFenheten effektuert vedtak. Nye dok innlevert Trykk Legg til registrering. Deretter Fullfør arkivering og avslutt. 2. Dossiersaker 2.1. Politiet mottar tverretatlig melding Meldingen fra UDI inneholder: a. Oversendelsesbrev b. Vedtak c. Kopi av ankomstmelding til kommunen 6
d. Redigert RRF (opplysninger om personalia og relasjoner innhentet fra UNHCR) Meldingen finner du under oppgaver i DUF. Den vil der være markert med prosedyrekode OF og med merknad om at dette gjelder en overføringsflyktning. Du vil også kunne kjenne igjen vedtakshjemmelen for dossiersak utl 35 1 eller utf 3-13 1 (det er utstedt visum til søkeren): Les meldingen: Du får opp følgende vindu hvor du kan åpne dokumentene i oversendelsen ved å trykke på PDF ikonet nederst til høyre (markert med rødt): Du blir så tatt med til dokumentlisten hvor du vil få tilgang til dokumentene nevnt over: oversendelsesbrev, vedtak, kopi av ankomstmelding og redigert RRF. Når du har åpnet de aktuelle dokumentene, trykker du OK. Neste arbeidstrinn er Start/fordel arbeidsoppgave: 7
Du får opp følgende vindu hvor du velger Politiet underretter om vedtak: Trykk OK. Oppgaven tildeles da automatisk deg selv. Trykk OK igjen. 2.2. Politiet underretter om vedtak Start arbeidsprosessen Politiet underretter om vedtak i saken UDI har sendt over for effektuering (vanligvis sak 001). Denne prosessen kan også startes fra fanen Arbeidsprosesser, eller via hurtigikon (markert i rødt): Arbeidsprosessen ser slik ut: 8
Utfør arbeidstrinn: Velg/se vedtak. Du får opp følgende vindu: Marker det aktuelle vedtaket (dossiersak innvilges etter utl 35 1) og trykk OK. Utfør arbeidstrinnet Registrer adresseendring: 9
Du får opp følgende vindu: Merk: Søkerens bolignummer eller bruks/gårdsnummer skal inkluderes i feltet for Gate/vei. Eksempel: Hausmannsgate 21, H0403. Trykk OK. Utfør arbeidstrinn: Registrer underretting kryss av for personlig oppmøte og sett riktig fra/til dato: 10
Trykk OK. Avslutt arbeidsoppgaven i DUF. 2.3. Politiet oppretter ny sak Opprett ny sak i DUF som skal sendes til UDI for avklaring om flyktningstatus Bruk arbeidsprosessen Politiet registrerer asylsøknad: Arbeidsoppgaven ser slik ut: Utfør deretter arbeidstrinnet Registrer generelle personopplysninger: Du får opp følgende vindu hvor du skriver inn DUF nummer og henter inn personen (med Tab-knappen): 11
Trykk OK. Utfør deretter arbeidstrinnet Registrer saksopplysninger. I vinduet som dukker opp fyller du inn: - Tillatelse: MOTFLYKT - Innvandringsgrunn: FLUKTOFFORD - Hjemmel: utl 35 3 - Mottatt ved: [lokalt pd] + dato - Første gangs søknad - Søkt fra riket: Ja - Varighet søkt om: Antall: 3, Enhet: År, Fra dato: <Søknadsdato>, Til dato: <3 år fra søknadsdato>. - Gi saken prosedyrekode OF fra nedtrekkslisten Merk: Søknadsdato skal være samme som effektueringsdato for vedtak i sak 001, altså effektuering av den midlertidige oppholdstillatelsen etter utl 35 1. 12
Trykk OK. Husk at du nå må endre saken til esak. Utfør deretter arbeidstrinnet Registrer personlige dokumenter dersom det er aktuelt. Se for øvrig punkt 2.5. Utfør arbeidstrinn Skriv registreringsskjema: I vinduet som dukker opp velger du å legge til nytt dokument med ikonet merket i rødt: 13
I vinduet som dukker opp velger du dokumentet politi ankomst overføringsflyktning (dossier). Trykk OK. Dokumentet legger seg til: Du må nå åpne dokumentet og skrive rapporten ved å trykke på Word ikonet (markert i rødt). Når du er ferdig, lagrer du og skriver ut en kopi av skjemaet. Søkeren og tolken må så signere dette. Den signerte versjonen av dokumentet skal skannes inn i DUF. Deretter lukker du Word. Tilbake i DUF markerer du dokumentet med grønn hake (ferdig) og trykker OK. På følgende spørsmål svarer du Yes: 14
Trykk deretter OK. Utfør arbeidstrinn Arkiver dokumenter elektronisk. I vinduet som dukker opp svarer du Yes: Tilbake i arbeidsprosessen i DUF er det et obligatorisk trinn om å sende varsel om nyankommet asylsøker til mottak. Siden dette er en overføringsflyktning som bosettes direkte i en kommune, er trinnet ikke aktuelt. Du må derfor nå slette arbeidsprosessen. 2.4. Politiet ekspederer sak til UDI Legg til personen i postklienten ved å høyreklikke i stolpen i DUF: 15
Du blir nå tatt med til Postklienten. Her velger du Forvaltningsintern melding: - Melding om: Tverretatlig melding - Eksp. Søknad om flyktningstatus til OFF - Mottaker: UDI - Merknad: Til OFFenheten for avgjørelse om flyktningstatus Trykk Legg til registrering. Deretter Fullfør arkivering og avslutt. 16
2.5. Inndragning av reisedokumenter Ved inndragning av reise- eller andre ID dokumenter som ikke allerede ligger i DUF, skal politiet skanne disse og informere UDI om at det foreligger nye dokumenter. Beskjeden kan legges inn i den forvaltningsinterne meldingen som sendes i punkt 2.4. Merknaden til meldingen blir da: Til OFFenheten for avgjørelse om flyktningstatus. Nye dok innlevert. 17