MØTEINNKALLING Valgstyret Sted Rakkestad kulturhus, formannskapssalen Dato 29.05.2019 Tid 10:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/19 19/1249 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN 08.05.2019 13/19 19/37 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 - GODKJENNELSE AV VALGLISTER TIL KOMMUNESTYREVALGET 14/19 19/36 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 - OPPTELLING AV STEMMESEDLER - FORHÅNDSSTEMMER OG VALGTINGSTEMMER Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 22. mai 2019 Ellen Solbrække (s) Valgstyrets leder
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN 08.05.2019 Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 19/1249 Saksnr. Utvalg Møtedato 12/19 Valgstyret 29.05.2019 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den 08.05.2019 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Valgstyret den 08.05.2019. Side 2 av 11
KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 - GODKJENNELSE AV VALGLISTER TIL KOMMUNESTYREVALGET Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 19/37 Saksnr. Utvalg Møtedato 13/19 Valgstyret 29.05.2019 Rådmannens forslag til vedtak 1. Valglistene for Arbeiderpartiet Fremskrittspartiet Høyre Kristelig Folkeparti Miljøpartiet De Grønne Senterpartiet godkjennes uten endringer. 2. Vedr. Arbeiderpartiets liste. Kandidat nr. 8 Anita Malmberg er innvilget fritak og fjernet fra listen. Det settes ikke inn ny kandidat. Øvrige kandidater rykker opp i uforandret rekkefølge. Vedr. Fremskrittspartiets liste. Kandidat nr. 8 Svein Erik Løken og kandidat nr. 19 Olav Råen er innvilget fritak og fjernet fra listen. Det settes ikke inn nye kandidater. Øvrige kandidater rykker opp i uforandret rekkefølge. 3. Valgstyret tar til orientering at det er foretatt noen endringer i skrivemåte, fødselsår og lignende for noen av kandidatene på de forskjellig listene. 4. De 6 godkjente listene ser dermed slik ut (se vedlegg). Vedlegg Valgliste for Arbeiderpartiet Valgliste for Fremskrittspartiet Valgliste for Høyre Valgliste for Kristelig Folkeparti Miljøpartiet De Grønne Valgliste for Senterpartiet Bakgrunn Valgstyret skal godkjenne forslag til valglister senest 1. juni i valgåret (i år faller 1. juni på en lørdag, og frister som faller på en lørdag eller helligdag skal utsettes til påfølgende hverdag 3. juni). Side 3 av 11
Sak 13/19 Valgstyret vedtok i sak 3/19 den 6.2.2019 å behandle evt. fritakssøknader den 8.5.2019 samt godkjenne valglistene den 29. mai 2019. Det var innkommet 3 søknader om fritak fra å stå på valgliste. Disse ble behandlet og innvilget i sak 10/19 den 8.5.2019. Hjemmel Valgloven 6-6 (2). Andre faktaopplysninger Det er innen fristens utløp innkommet 6 listeforslag til kommunestyrevalget 2019. Disse er (alfabetisk rekkefølge) Arbeiderpartiet Fremskrittspartiet Høyre Kristelig Folkeparti Miljøpartiet De Grønne Senterpartiet Alle listeforslagene er innkommet innen fristen som er fastsatt i valgloven 31. mars 2019, kl. 12.00. I år falt 31. mars på en søndag, og frister som faller på en lørdag eller helligdag skal utsettes til påfølgende hverdag. Det innebar at signert listeforslag måtte være innlevert innen mandag 1. april 2019, kl. 12.00. Alle listeforslagene oppfyller de formelle kravene til hvilke opplysninger som skal/kan stå på et listeforslag. Antall kandidater varierer fra 8 til 25. Listeforslagene er vedlagt oversikt over kandidatenes fødselsdato og er underskrevet i henhold til lovens bestemmelser. Kandidatene er sjekket mot mantallet via valgadministrasjonssystemet EVA, og alle står oppført i manntallet. Kandidatene på listeforslagene er vurdert opp mot bestemmelsene i valgloven om hvem som er utelukket fra valg til kommunestyret, og det er også kontrollert at ingen kandidater står oppført på mer enn ett listeforslag. Valgansvarlig har hatt kontakt med tillitsvalgte for listene om enkelte avvik mellom listeforslagene og manntallet når det gjelder skrivemåte, fødselsår og lignende, og det er gjort enkelte justeringer. Valgliste for Senterpartiet var opprinnelig også oppført med stilling og bosted, men dette er etter avtale med tillitsvalgt tatt vekk på endelig valgtliste. Tilsvarende er gjort for Fremskrittspartiets oppføring av bostedsadresse. Oppføring av bosted og stilling på valglisten er kun nødvednig å fylle ut hvis det er fare for forveksling av kandidater. Samtlige valgbare kandidater er varslet i brevsform om at de står oppført på listeforslag om rett til å søke fritak. Innen fristens utløp var det innkommet 3 fritakssøknader og følgende kandidater er fritatt: Side 4 av 11
Sak 13/19 1. Kandidat nr. 8 på Fremskrittspartiets liste, Svein Erik Løken. 2. Kandidat nr. 19 på Fremskrittspartiets liste, Olav Råen. 3. Kandidat nr. 8 på Arbeiderpartiets liste, Anita Malmberg. Det er ikke nødvendig å sette inn en ny kandidat hvis en kandidat fritas fra å stå på valgliste for å bringe listeforslagene i overensstemmelse med loven. Det kan settes inn en ny kandidat på listeforslaget, alternativt kan de kandidatene som står etter den tomme plassen rykke en plass opp, men det settes inn et nytt navn nederst på listen. Arbeiderpartiet ved tillitsvalgt har meldt at de ikke ønsker å sette inn ny kandidat etter den kandidaten som er fritatt. Kandidatene som står etter den tomme plassen etter kandidat nr. 8 Anita Malmberg rykker dermed opp. Fremskrittspartiet ved tillitsvalg har meldt at de ikke ønsker å sette inn nye kandidater etter de 2 kandidatene som er fritatt. Kandidatene som står etter den tomme plassen etter kandidat nr. 8 Svein Erik Løken rykker dermed opp. Side 5 av 11
KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 - OPPTELLING AV STEMMESEDLER - FORHÅNDSSTEMMER OG VALGTINGSTEMMER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 19/36 Saksnr. Utvalg Møtedato 14/19 Valgstyret 29.05.2019 Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret godkjenner bruk av stemmeseddelkonvolutt ved forhåndsstemming på rom/boliger tilknyttet institusjon og ambulerende stemmegivning. 2. Valgstyret tar stilling til tvilsomme stemmegivninger og avgjør om en forhåndsstemme skal forkastes. 3. Valgstyret prøver forhåndsstemmegivninger i de tilfeller det har vært behov for å benytte stemmeseddelkonvolutt i forbindelse med beredskapsprosedyre og/eller ambulerende stemmegivning. 4. Valgstyret holder 20 forhåndsstemmegivninger utenfor den foreløpige opptellingen og blander disse med evt. forhåndsstemmegivninger som kommer inn fra andre kommuner etter at den foreløpige opptellingen har begynt (Valgforskriften 37). 5. Opptellingen av valgtingstemmer foregår samlet hos valgstyret for samtlige stemmesteder i kommunen. 6. Opptellingen foretas av valgstyret og administrativ valgorganisasjon. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Valgdirektoratet har det overordnede ansvar for gjennomføring av valg i Norge. Direktoratet administrerer også valgloven med forskrifter. Kommunene og fylkeskommunene har ansvar for gjennomføringen av valget i kommuner og fylkeskommuner. Gjennomføringen av valg i Norge er preget av høy tillit og det er et sentralt mål for direktoratet å bidra til at denne tilliten opprettholdes. De siste årene har departementets/direktoratets oppgaver og ansvar økt betraktelig som følge av utvikling og innføring av et elektronisk valgadministrasjonssystem (EVA) som alle Side 6 av 11
landets kommuner og fylkeskommuner benytter ved valggjennomføring. Dette systemet ble for første gang tatt i bruk av alle ved stortingsvalget i 2013. Valglovens kap. 10 m/forskrifter gir regler for prøving og opptelling av stemmesedler. Det må skilles på prøving av stemmegivningen og prøving og opptelling av stemmesedler. Prøving av forhåndsstemmegivninger er delegert til valgstyrets leder (sak 4/19 i valgstyret). I Rakkestad har det vært praksis at også en politiker fra opposisjon deltar sammen med det antall fra administrasjonen som anses som nødvendig. Valgstyrets sekretær skal delta i prøvingen. I Valgforskriftens 35 står det at det skal være to personer tilstede ved åpning av stemmegivninger. Hjemmel Valglovens kap. 10. Valgforskriften. Andre faktaopplysninger Programvaren EVA Admin består av flere moduler som hjelper kommunene og fylkeskommunene i sin administrative gjennomføring av valg. De viktigste modulene i EVA Admin omfatter modul for innlegging av grunnlagsdata, behandling av listeforslag, manntallshåndtering, registrering av stemmegivninger, opptellingsmodul, modul for valgoppgjør og kandidatkåring, samt rapportmodul. Kommunene er selv ansvarlige for innlegging av grunnlagsdata i systemet. Dette er informasjon om den lokale valggjennomføringen som kommunene har kunnskap om. Valgdirektoratet kvalitetssikrer at kommunene og fylkeskommunene legger inn nødvendig informasjon. Videre har EVA egen skanningmodul, og vil benytte denne modulen for tredje gang nå i 2019, denne har i tillegg fra dette valget enn «stikkprøve» modul, som kan kontrollere maskinell telling med egen prosedyre for stikkprøvekontroll. Forhåndsstemmer Forhåndsstemmegivninger godkjennes («prøves») idet velgeren legger stemmeseddelen i urnen. På samme måte som stemmegivninger på valgtinget godkjennes idet velger legger stemmeseddelen i urnen. Forhåndsstemmegivninger fra personer manntallsført i Rakkestad kommune avlagt i en annen kommune kommer til kommunen i posten. Stemmeseddelen ligger i en stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkortet ligger i en omslagskonvolutt. Før personen avkrysses i manntallet må stemmegivningen godkjennes. Dette gjøres ved at det kontrolleres om stemmen er avgitt i rett tid, til rett stemmemottaker og at vedkommende er manntallsført i Rakkestad kommune. Dersom stemmegivningen er avgitt etter de krav som settes i valglovens 10-1, krysses velgeren av i manntallet og stemmegivningen er godkjent. Dersom lovens krav ikke er oppfylt, må stemmegivningen forkastes. Selve stemmeseddelen er på dette tidspunkt ennå ikke prøvet. Hvis stemmegivningen forkastes, blir det imidlertid aldri aktuelt å prøve stemmeseddelen. Side 7 av 11
For å ivareta prinsippet om hemmelig valg, er det i valgforskriftens 37 bestemt at valgstyret skal holde et visst antall forhåndsstemmegivninger utenfor den foreløpige opptellingen. Dette antallet (20 stk) legges til side og blandes med forhåndsstemmer som evt. mottas fra andre kommuner innen kl. 17.00 tirsdag 10. september 2019. Denne fristen ble endret i loven f.o.m. Stortingsvalget 2017. Endringen skal sikre at flest mulig forhåndsstemmer avgitt innenfor lovens frister telles med i valgoppgjøret. Bruk av stemmeseddelkonvolutt i «særlige tilfeller» (forhåndsstemmer) EVA benyttes også ved gjennomføringen av forhåndsstemmegivningen. Hovedregelen om at velgere innenbygds skal legge stemmeseddelen rett i urnen skal kun fravikes i særlige tilfeller. Det skal i så fall gjøres en grundig vurdering av valgstyret. I Rakkestad foregår forhåndsstemmegivninger på Servicekontoret, i Biblioteket og på Skautun. Alle stedene har on-line tilknytning og velgerne kan forhåndsstemme på ordinær måte. Unntaket fra hovedregelen vil kunne være ved «ambulerende stemmegivning» - hvor stemmemottakere reiser hjem til velgeren og mottar stemmegivningen der. På samme måte kan det være aktuelt å motta stemmer på pasientrom/leiligheter på Skautun den dagen forhåndsstemmegivningen foregår der. Imidlertid skal dette være avtalt og er aktuelt kun i unntakstilfeller. Ved ambulerende stemmegivninger og på pasientrom er det ikke gitt at det oppnås tilstrekkelig on-line-tilknytning for å registrere i EVA. Valgstyret bes derfor om å vurdere om stemmeseddelkonvolutt kan benyttes ved de tilfellene. Stemmegivningene må godkjennes av valgstyret i etterkant. Slike stemmegivninger anses ikke som kurante og er ikke delegert. I tilfeller der stemmeseddelkonvolutt benyttes, legges også stemmegivningen i urne av velger. Beredskap ved forhåndsstemmegivning og valgtingstemmegivning Valgsystemet gir automatisk avkryssing i manntall og genererer ellers opplysninger som benyttes i rapporteringer på valgnatten og til slutt blir en del av valgstyrets møteprotokoll. I tilfelle strømbrudd, systemsvikt, bortfall av nettilgang eller andre driftsforstyrrelser, er det utarbeidet en enkel beredskapsplan. Stemmesedler legges i stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkort legges i omslagskonvolutt merket «Beredskap». Disse stemmegivningene må godkjennes av valgstyret i etterkant. Slike stemmegivninger anses ikke som kurante og er ikke delegert. Valgtingstemmer Som nevnt har EVA egen skanningmodul, denne er ikke nettbasert, men installeres og settes opp på et sett av lokale datamaskiner der det skal benyttes, for Rakkestad har leverandøren vurdert at det er tilstrekkelig med én PC og én skanner basert på antall stemmeberettigede i kommunen. Trygghet og tillit er avgjørende i gjennomføringen av valget, og for at det ikke skal være noen tvil om tilliten til valget er det i 2019 vedtatt i forskrift at alle kommuner skal telle stemmesedlene manuelt minst én gang. Det betyr at den foreløpige opptellingen skal skje ved manuell telling, også i kommuner som benytter skanning ved den endelige tellingen. Både forhånds- og valgtingstemmer skal telles manuelt ved den foreløpige tellingen. Side 8 av 11
Den foreløpige opptellingen er en forenklet opptelling hvor bare kurante stemmesedler telles og partifordeles. Alle stemmesedler det er tvil om kan godkjennes, legges til side, og vurderes først ved den endelige opptellingen. Hensikten med to opptellinger er å sikre et korrekt valgresultat. Den foreløpige opptellingen danner også grunnlaget for et foreløpig valgresultat som presenteres for publikum på www.valgresultat.no Stemmestyrene gjennomfører ikke en manuell telling på partifordeling i forkant av opptelling av stemmesedler. Stemmestyrene gjennomfører kun en manuell urnetelling av antall stemmesedler i hver krets, før forseglede urner med stemmesedler leveres til Valgstyret. Opptellingen består av 5 opptellingskategorier Forhåndsstemmegivning ordinære. Sent innkomne forhåndsstemmer/lagt til side. (Etter kl. 17.00 tirsdag etter valgdagen, nytt fra 2017) Valgtingstemmer ordinære. Stemmer i særskilt omslag. Beredskapsstemmer. Opptelling og godkjenning MÅ skje i riktig rekkefølge: 1. Urnetelling. 2. Godkjenning av urnetelling. 3. Registrere foreløpig telleresultat manuell telling 4. Godkjenne foreløpig telling. 5. Registrere endelig telleresultat skanning 6. Godkjenne endelig telling. 7. Registrere eventuelle godkjente tvilsomme sedler. 8. Godkjenne eller forkaste tvilsomme sedler. Skanningsenteret har tilknyttet 9 valgfunksjonærer inklusive valgansvarlig. 2 av disse vil i fellesskap fylle rollene i EVA som skanningoperatør, verifiseringsoperatør og jobbstyringsoperatør, med tillegg av 2 avløsere for verifisering av stemmesedler. I tillegg vil det være nødvendig å utpeke et tellekorps på ca 16 personer for manuell telling. Administrativ valgorganisasjon Rådmannen har oppnevnt følgende personer til administrativ valgorganisasjon: 1. May-Britt Lunde Nordli 2. Jorun Dybvik 3. Ranveig Hansen 4. Øyvind Bentsen 5. Kåre Kristiansen 6. Steffen Tjerbo 7. Cathrin Jansen Side 9 av 11
8. Ann Kristin Haugom 9. Anna Blanka Wanecka Disse deltar ved mottak av valgurner, klargjøring og gjennomføring av maskinell opptelling. I tillegg deltar følgende personer, helt eller delvis, som valgfunksjonærer på stemmestedene: Sentrum krets Kirkeng krets 1. Marie Schie Liseter 1. Vigdis Lind 2. Anne Marte Kjølberg 2. Marit Gjerberg 3. Cathrin Jansen 3. Ole Harald Reinvold 4. Camilla Steenberg 5. Espen Jordet 6. Kirsti Engedahl 7. Ann Kristin Haugom 8. Karoline Stordahl 9. Nina Ringsby 10. Steffen Tjerbo Vara/Avløser: Kåre Kristiansen, Anna Blanka Wanecka, Ranveig Hansen, Jorun Dybvik, Hanne Uttisrud Harlem, Benedicte Waterloo, Anne Grete Tollefsen. Ovennevnte i samarbeid med- og under ledelse av stemmestyrene på det enkelte stemmested. Oppbevaring av stemmesedler og manntall Både forhåndsstemmer (før og etter prøving) og stemmer avgitt på valgting oppbevares i forseglet urne på sikkert sted. På kvelden søndag 8. september teller stemmestyret på det enkelte stemmested opp antall mottatte stemmesedler (urnetelling). Antall kryss i manntallet fremkommer elektronisk og overføres direkte til stemmestyrets møtebok (nærmere om gjennomføring gis under opplæring). Stemmestyret bringer protokoll, stemmesedler og PC for elektronisk avkryssing i manntallet til Rådhuset for sikker oppbevaring (jf. egen sak til behandling i valgstyret) PC med elektronisk manntall hentes igjen mandag morgen og alt bringes tilbake til rådhuset etter at valglokalet er stengt mandag kveld. Både forsegling og åpning av urner må skje i påsyn av minst to personer. Valgstyrets møtebok Valgstyrets møtebok skal sikre etterprøvbarheten for at valget i kommunen er skjedd i henhold til regelverket. Møteboken er en rapport som kjøres ut fra EVA som viser alle stemmegivningstall og stemmeseddeltall som ligger i EVA for kommunen. Boken fylles ut ved at man skanner inn stemmegivninger, foretar opptellinger og valgoppgjør i EVA. Godkjent møtebok vil bli tilgjengelig på www.valg.no. Nøkkeltall for valggjennomføringen vil være oppsummert på møtebokens forside. Side 10 av 11
Valgoppgjør For å kunne foreta valgoppgjør, må alle opptellingskategorier være ferdig opptalt og foreslått forkastede stemmesedler må være ferdig behandlet og satt til valgoppgjør. EVA gir til en hver tid en oversikt på status for opptellingen. Til slutt kan det tas ut egne rapporter som viser valgresultatet. Det gjøres spesielt oppmerksom på at valgoppgjøret kan ikke gjennomføres før alle sent innkomne forhåndsstemmer er opptalt tirsdag 10.9.2019 etter kl. 17.00. Mandatfordeling og kandidatkåring vil ikke være klart før endelig telling og valgoppgjøret er kjørt. Dette arbeidet kan først starte tirsdag 10.9.2019 kl. 17.00. Opptellinger rapporteres allikevel fortløpende til media etter klokka 21.00 på valgdagen, og foreløpig tall på partifordeling vil være tilgjengelig på www.valgresultat.no Administrasjonens vurdering Saken legges først og fremst fram som en orientering til Valgstyret. Formelt sett kreves det kun vedtak om bruk av stemmeseddelkonvolutt ved ambulerende forhåndsstemmegivning og stemmegivning på helse- og sosialinstitusjon. Andre forhold rundt prøving og opptelling av stemmesedler er delegert valgstyrets leder og/eller styres av valgforskriften. For ordens skyld nedfelles også andre forhold i forslag til vedtak. Valgstyret vil bli innkalt til møter ved evt. behov for godkjenning av stemmegivninger i forbindelse med beredskap og/eller ambulerende stemmegivninger. Også andre forhold kan tilsi behov for møte i valgstyre før valgdagene 8. og 9. september 2019. Side 11 av 11