Veileder for IKT-ansvarlig

Oslo kommune Utdanningsetaten Veileder for IKT-ansvarlig Informasjon til IKT-ansvarlige ved InnsIKT-skoler i Oslo SPOC? GPL? Allmøte?? KTI... Versjon 2 10/2013

Alle skolene i Oslo har en felles driftsløsning for IKT og en avtale som forvaltes av Utdanningsetaten sentralt. Denne veiledningen er laget med tanke på å gi nyttige tips og informasjon til IKT-ansvarlige ved InnsIKT-skoler. Veiledningen er ikke uttømmende for alle ansvarsområder, men er ment å dekke de viktigste fokusområdene. InnsIKT 2.0 Gjeldende driftsavtale er InnsIKT 2.0. Denne avtalen er inngått med CGI som drifter løsningen sentralt. I tillegg er det en del arbeidsoppgaver som tilfaller skolene og den som er IKT-ansvarlig. Det er laget en kortversjon av InnsIKT 2.0 avtalen som oppsummerer tjenestene og leveransene til skolene, og det vil være til stor nytte å sette seg inn i denne avtalen. Kortversjonen ligger tilgjengelig i Fronter: UDE - Fellesrom InnsIKT > Informasjon Tjenester og oppgaver som håndteres av IKT-ansvarlig: UDE Utdanningsetaten i Oslo. GPL Forkortelse for godkjent produktliste. Alle applikasjoner og alt IKT-utstyr som benyttes i InnsiKT 2.0 må være godkjent og oppført på GPL. Tanking En automatisert installasjon av InnsIKT-løsningen. Maskiner bør tankes med jevne mellomrom, helst en gang per år. Kat. A En datamaskin som er godkjent og tanket for InnsIKT-løsningen. Kat. B En datamaskin som ikke står på GPL eller av andre grunner ikke er tanket for InnsIKT-løsningen. Brukeren når løsningen via InnsIKT skrivebord. Tynn klient En datamaskin hvor alle prosesseringer skjer via server; i vår løsning via InnsIKT-skrivebord. En vanlig PC kan også brukes som en tynn klient. Halvtykk klient En datamaskin der noen programmer kjøres lokalt og andre via server. Multiframe Et verktøy for administrasjon av tynne klienter som bidrar til å forlenge levetiden til gamle maskiner. Driftsportal Verktøy for IKT-ansvarlige for å administrere InnsIKT-løsningen. Driftsportalen kan nås hjemmefra. SPOC Forkortelse for Single Point of Contact. CGIs ServiceDesk er «SPOC» for skolen. Det innebæ-rer at alle henvendelser som er relatert til InnsIKT rettes hit. Brukernavn og passord IKT-ansvarlig skal distribuere brukernavn og passord ved skolen. Det er viktig at sikkerhetsbestemmelsene relatert til passord følges. Tilganger IKT-ansvarlig må sørge for å gi nødvendige tilganger via Driftsportalen til skolens elever og lærere, herunder applikasjoner, skrivere, eksamensløsning, fjernaksess m.m. Lisenser IKT-ansvarlig må sørge for at skolen har oversikt over sine lisenser. Når skolen går til anskaffelse av nye lisenser (for applikasjoner på GPL) må IKT-ansvarlig påse at det sendes inn dokumentasjon til innsikt@ude.oslo.kommune.no. Applikasjonen vil deretter bli gjort tilgjengelig for skolen i Driftsportalen. Vi ber om at skolene kjøper lisenser med vedlikehold. Vi ønsker å ha muligheten til å oppdatere til nyeste versjon og å ha kun én versjon av hver applikasjon i InnsIKT-løsningen. Alle frikjøpte og ikke lisensbelagte applikasjoner ligger tilgjengelig for skolen i Driftsportalen. Når en elev slutter ved skolen må alle lisensbelagte applikasjoner fjernes fra maskinen før eleven overtar den. Eksamen og andre prøver UDE bestiller ekstra beredskap for skolenes datalinjer når det skal avholdes eksamen med bruk av IKT. Det anbefales at IKT-ansvarlig planlegger gjennomføringen av eksamen i god tid med hensyn til bruk av eksamensløsning, opprettelse av eksamensbrukere, lagringskapasitet m.m. Maskiner og klienter IKT-ansvarlig tanker Kat. A maskiner. For de som benytter Kat. B maskiner må operativsystem og antivirusprogram være oppdatert. På GPL finnes det en del tynne klienter som er godkjent for løsningen. Disse administreres av CGI. Dersom skolen ønsker å bruke andre tynne klienter må de selv ta ansvaret for å oppgradere klientene til riktig versjon. Multiframe kan installeres for å benytte gamle maskiner som tynne klienter. Tanking av disse startes på samme måte som ved tanking av Kat. A maskiner. IKT-ansvarlig må ha oppdatert oversikt over skolens IKT-utstyr, slik som maskinmodell, serienr./servicetag m.m. E-post / kalender Standard e-postklient er Fronter, men det er mulig å sette opp andre e-postklienter. Skriver / utskrift IKT-ansvarlig må sørge for at skrivere anskaffes i henhold til GPL. CGI vil bistå med å definere skriveren på InnsIKT-nettet. IKTansvarlig gir deretter tilganger og setter opp eventuelle kvoter for utskrift ved skolen. Det skal til enhver tid foreligge oppdatert oversikt over skolens skrivere. InnsIKT skrivebord (ISB) GPL vil gi oversikt over hvilke applikasjoner som er tilgjengelig for InnsIKT skrivebord. IKT-ansvarlig sørger for tilganger i Driftsportalen til brukere og klienter. Windows terminalserverløsning kan nås fra alle klienter; Mac, Linux, Kat. A, Kat. B og tynne klienter. Innkjøp og GPL Skolene er bundet til å anskaffe utstyr via rammeavtaler og samkjøpsavtaler for Oslo kommune. IKT-ansvarlig må påse at IKT-utstyr som skal benyttes i InnsIKT-løsningen står oppført på GPL. Gjeldende ramme- og samkjøpsavtaler ligger på Utviklings- og kompetanseetatens (UKEs) nettsider. Kunde-Tilfreds-Indeks (KTI) Fire ganger i året foretar CGI en kundeundersøkelse blant de IKTansvarlige. Denne danner grunnlag for feilrettinger og prioritering av endringer, og det forventes at IKT-ansvarlig besvarer henvendelsen hver gang. Det oppfordres til å bruke kommentarfeltene for å utdype besvarelsen, og da særlig dersom det er tjenester man ikke er fornøyd med. Resultater fra KTI-undersøkelser blir publisert på Infoportalen. Pålogging ved en annen skole En bruker skal kunne logge seg på ved hvilken som helst InnsIKTskole. IKT-ansvarlig legger til rette for bruk av lokale ressurser (f.eks skrivere) i Driftsportalen. Feilmeldinger Det forventes at IKT-ansvarlig melder inn feil og mangler i InnsIKT-løsningen. Dette er vesentlig for en mest mulig stabil drift for alle skolene. Det forventes også at IKT-ansvarlig gir tilbakemeldinger til CGI når de ber om respons. Applikasjoner Det finnes mange godkjente applikasjoner for InnsIKT-løsningen; både lisensbelagte, ikke lisensbelagte og frikjøpte. Sjekk GPL for å se om det finnes applikasjoner som dekker skolens bruksområde. Husk at applikasjoner som benyttes i InnsIKT-løsningen må være oppført på GPL. Dersom skolen mener at de har behov for andre applikasjoner, sendes det inn skjema for endrings ønske til innsikt@cgi.com. Endringskjema ligger på Infoportalen. Nye endringsønsker vil med jevne mellomrom vurderes av UDE og CGI.

Når det oppstår feil eller skolen trenger hjelp kan CGI kontaktes ved å... 1. Registrere saken i ServiceDesk Web 2. Fylle ut kontaktskjema som ligger i Infoportalen 3. Ringe tlf. 22 57 71 23 Åpningstiden er kl 07:00-16:00 for henvendelser via telefon 4. Sende e-post til innsikt@cgi.com Skolene må bidra til at saker som meldes til CGI får riktig kategori av hensyn til alvorlighetsgrad. Det må framgå tydelig for CGI hvor mange som er berørt og hvor kritisk feilen er for skolen Saken blir registrert og IKT-ansvarlig må sørge for å få oppgitt saksnummer. Dersom du ikke får hjelp eller det tar for lang tid, kan UDE sentralt bistå. Send da en e-post til innsikt@ude.oslo.kommune.no med saksnummer og hva saken gjelder, så vil UDE følge opp saken med CGI. Viktige informasjonskanaler: Infoportalen (CGIs portal) Infoportalen bør sjekkes daglig og ved eventuelle driftsproblemer. Her legges det fortløpende ut driftsmeldinger, informasjon om nedetid og feilsituasjoner. Her finner du brukerdokumentasjon for Driftsportalen, GPL, konfigurasjonsveiledninger, produktark og systemdokumentasjon. Det legges månedlig ut informasjon om påloggingstider. Videre finnes det informasjon om pågående endringer på løsningen og releasenotes publiseres ved release (normalt andre torsdag i hver måned). UDE - Fellesrom InnsIKT i Fronter Utdanningsetaten har valgt Fronter som felles læringsplattform for alle Osloskoler. I Fronter-rommet «UDE - Fellesrom InnsIKT» finnes informasjon som er rettet mot IKT-ansvarlige. I dette rommet legges det fortløpende ut informasjon og nyheter, samt veiledninger, informasjon om avtalen, referater m.m. Alle IKT-ansvarlige bør sette seg godt inn i det sidene innholder. Det er laget åpne forum hvor IKT-ansvarlige kan legge inn spørsmål, diskutere og utveksle tips og erfaringer seg i mellom. InnsIKT infoskriv InnsIKT infoskriv publiseres i slutten av hver måned med unntak av juli. Her informerer UDE om alle små og store nyheter som angår InnsIKT-skoler. Målgruppen for InnsIKT infoskriv er IKT-ansvarlig og rektor ved skolene. Allmøter Det arrangeres fire allmøter i året for IKT-ansvarlige ved skolene. UDE arrangerer møtet på begynnelsen av semesteret og CGI på slutten. Informasjon om møtene legges i Fronter. Nettverk Det benyttes felles løsning for tilknytning til kommunens nettverk (OK-MAN). Lokal infrastruktur har skolene selv ansvaret for. Dersom det er problemer eller skolen trenger bistand rundt dette, kontakt Telenor/Datametrix. All installasjon og feilretting på nettverk skal utføres av leverandør. Dersom det er planlagt nedetid ved skolen må dette varsles til innsikt@ude.oslo.kommune.no og innsikt@cgi.com Utstyr for trådløst og kablet nettverk skal anskaffes i henhold til godkjent produktliste. Dette er per i dag utvalgte modeller fra Cisco levert på kommunens gjeldende rammeavtale med Telenor/ Datametrix. Det anbefales å gjennomføre befaring med leverandør før større oppgraderinger av nettet. Dersom skolen har endret bruksmønster for trådløse nett i sine lokaler anbefales det ny befaring ved skolen. Kablet nett De fleste skoler har i dag mer enn god nok kapasitet i det kablede nettverket. Dette skyldes systematisk utbytting av gammelt utstyr og standardisering på nyere Cisco-utstyr som nå har pågått kontinuerlig siden 2007. Siden så mye av fokuset er på å bygge ut trådløs dekning, er det lurt å planlegge med at skolen har svitsjer med PoE (Power over Ethernet) tilgjengelig i de patcheskapene som skal gi nettverk og strøm til aksesspunktene via nettverkskabelen. Mange skoler benytter i dag såkalte power-injektorer for å injisere strøm inn i hver enkelt nettverkskabel og disse har dessverre ofte lavere levetid. I tillegg skaper de varmeutvikling og unødvendig rot i patcheskapene. PoE-svitsjer gir bedre oppetid og bedre muligheter for kontroll og overvåkning av aksesspunktene, samtidig som prisforskjellen nå er blitt marginal. Trådløst nett Trådløse nettverk har i stor grad tatt over for kablet nettverk på skolene. Det er derfor viktig å være klar over de begrensninger som ligger i denne teknologien når man jobber for å oppnå tilstrekkelig kapasitet og kvalitet i det trådløse nettverket. De fleste skolene har i dag trådløse aksesspunkter av typen Cisco Aironet 1131 og 1142. Aironet 1131 støtter standardene 802.11a/g mens 1142 i tillegg støtter den nyeste n-standarden. Trådløse nettverk er basert på «hub-teknologi», og kun én klient kan sende eller motta samtidig på samme frekvenskanal. På g/n-standarden (2,4 GHz) er det 3 uavhengige slike kanaler som kan benyttes. På a/n-standarden (5 GHz) er det 21 uavhengige kanaler. For å oppnå tilfredsstillende kapasitet anbefales det å planlegge med maksimum 15 samtidige brukere per aksesspunkt. Hvis et trådløst nettverk brukes fra en PC med svak dekning, vil dette redusere nettverkskapasiteten for alle andre brukere i området rundt dette aksesspunktet. Det er derfor viktig at aksesspunktene er i tilstrekkelig antall og står tett nok i områdene med flest brukere, slik at man unngår dette. For å se status på de trådløse aksesspunktene og fysisk plassering i bygg kan skolen få tilgang til Cisco NCS: https://skolelan-ncs01.ude.oslo.no/. Kontakt innsikt@ude.oslo.kommune.no for å få brukernavn/passord til dette systemet. Alle klienter må kobles til kablet nettverk når de skal tankes. Dette gjelder også enkelte applikasjoner jfr. GPL. Du kan lese mer om trådløst nettverk på Uninett ABC sine sider: Trådløse innendørs nett i skolen. Link http://www.uninettabc.no/anbefalinger/tradlosinnendors/

Utdanningsetaten Strømsveien 102 Pb 6127 Etterstad, 0602 Oslo Tlf: 02 180 Faks: 22 65 79 71 www.ude.oslo.kommune.no postmottak@ude.oslo.kommune.no Ny IKT-ansvarlig? UDE avholder jevnlige kurs for IKT-ansvarlige. Meld din interesse til innsikt@ude.oslo.kommune.no for å delta på neste kurs. Nyttige kontaktpunkter i tillegg til SPOC: Fronter: I Fronter-rommet «UDE - Fellesrom for fronteradministratorer» finnes informasjon og nyheter som angår Fronter, samt forum, veiledere og dokumentasjon. Dette rommet er beregnet for Fronteradministratorer. Utdanningsetatens brukerstøtte for fronteradministratorer: Brukerstøtteportal: Tilgjengelig for Fronteradministratorer Telefon: 21 04 48 80 Mikromarc: I Fronter-rommet «UDE - Skolebiblotek» finner informasjon om Mikromarc og rommet er beregnet for de som administrerer Mikromarc. Saker vedrørende personopplysninger: Saker knyttet til personopplysninger sendes utenom helpdesk-systemet. Henvendelsen skal sendes av rektor til: infosikkerhet-ikt@ude.oslo.kommune.no UDE helpdesk: Brukerstøtte på Administrasjonsnettet E-post: helpdesk@ude.oslo.kommune.no Telefon: 815 68 441 SATS brukerstøtte (SATS skole/sfo): Telefon: 815 68 451 E-post:sats.skole@ude.oslo.kommune.no Design og layout: Eva Foslund Niva. Illustrasjoner: Miksmaster Det er Bibits (Bibliotekenes IT-senter) som drifter Mikromarc. E-post: kundesenter@bibits.no Telefon: 22089895 WebFronter: I Fronter-rommet «UDE - Web» finnes informasjon for Webansvarlige. Support av WebFronter: support.ude@fronter.com Ønsker om forbedring av hjemmesidene sendes til web@ude.oslo.kommune.no SITS: Meld sak i USD eller send E-post til: helpdesk@ude.oslo.kommune.no Feilmelding nettverk: OKMAN portal benyttes til feilmelding: http://okmanportal.oslo.kommune.no Telefon: 67 11 43 35 E-post: okman.feil@telenor.com