Side 1 av 16 ÅPEN INNKJØPSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAG Lyngen kommune inviterer til innkjøpskonkurranse for Inn på tunet Avtaleperiode: 01.09.2009 31.08.2012 (2013) Tilbudsfrist: 17. juli 2009 kl. 14.30.
Side 2 av 16 1. KONKURRANSEVILKÅR 1.1 Generelt Konkurransen er kunngjort i Doffin-database (Database for Offentlig Innkjøp) og ved henvisningsannonse i lokalpressen. Alternative tilbud aksepteres ikke. Konkurransegrunnlaget blir kun utarbeidet på norsk. Tilbudet og alle tilhørende dokumenter som inngår i tilbyders besvarelse skal være utarbeidet på norsk. Type konkurranse: Åpen tilbudskonkurranse, anskaffelsesforskriftens DEL I og II. Avtaleperiode: 01.09.2009 01.09.2012 (+ 1 år) Tilbudsfristen (siste frist for innlevering av tilbudet) er satt til 17. juli 2009 kl. 14.30. Tilbudet skal være kommet oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyders ansvar å sørge for og forsikre seg om at tilbudet kommer fram innen denne fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Vedståelsesfrist: Tilbyder må stå ved sitt tilbud til 01.10.2009. Tilbudsåpning: Det vil være lukket tilbudsåpning første virkedag etter tilbudsfristen. Tilbudet skal være skriftlig, sendes/leveres i lukket forsendelse/konvolutt og skal være tydelig merket med: "Innkjøpskonkurranse Inn på tunet Tilbudet skal leveres til: Lyngen kommune, servicekontoret, Kjosveien 12, Lyngseidet Tilbudet kan også sendes i posten til: Lyngen kommune, servicekontoret, Kjosveien 12, 9060 Lyngseidet Dersom tilbudet sendes i posten, må det sendes i god tid, se under "tilbudsfristen" foran. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 1.2 Konkurransen gjelder Lyngen kommune ønsker å inngå avtaler på arbeids- og aktivitetstilbudet Inn på tunet. Avtalene vil ha en varighet på 3 år fra 01.09.2009, med opsjon for kommunen til å forlenge avtalen med ytterligere 1 år. Kommunen forbeholder seg generelt retten til å la andre kommunale eller samarbeidende enheter/institusjoner/bedrifter som de kommunale barnehagene, NAV og ASVO slutte seg til avtalene på samme vilkår som de øvrige. Innenfor avtaleperioden vil det bli inngått nærmere spesifisert og ytterligere tidsbegrensede avtaler med de(n) som antas som leverandør avhengig av oppdragsgivers behov og rammebetingelser til enhver tid. 1.3 Tjenesten, innhold og forventet omfang Tjenesten skal gi et tilrettelagt tilbud på gårdsbruk for enkeltbrukere og/eller grupper av brukere innenfor grunnskolene psykiatri- og/eller rusomsorgen
Side 3 av 16 barnevernet barnehagene Aktuelle aktiviteter og arbeidsoppgaver på gården kan være: Stell av dyr. Vedlikehold av fjøs. Vedlikehold av bygg, som maling og renhold. Dyrke og stelle grønnsakshage matlaging av egendyrkede grønnskaper. Hesteridning. Turgåing. Felles måltider. Skogsarbeid/vedproduksjon. Muligheter for å at enkelte kan drive med skolearbeid/lekser. Innholdet i Oksvik skoles pedagogiske plan "Gårdshjulet" For omfanget (timeantall, antall personer osv.) vises det til "Kravspesifikasjon" i vedlegg 1. Det som der er oppgitt, er estimert basert på antall brukere, antatt behov slik oppdragsgiver ser det i dag. Volumet vil imidlertid være avhengig av oppdragsgivers budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer. Det stipulerte tjenestebehovet som er oppgitt, må betraktes som veiledende og gir en kjøpsrett, men ikke kjøpsplikt. 1.4 Kontraktsverdi Årlig kontraktsverdi anslås til ca. kr 670 000 (eks. mva) totalt for alle tjenestene. Stipulert samlet kontraktsverdi inklusive opsjon på forlengelse utgjør dermed ca. kr 2 680 000 (eks. mva). Beløpene angitt ovenfor er veiledende, basert siste tidligere års kostnader og justert i forhold til framtidige behov så langt disse er mulig å forutsi. Disse innebærer ikke noen forpliktelse for oppdragsgiver eller noen rettighet for leverandøren. Det tas forbehold om endringer i volum som følge av endrede økonomiske rammevilkår og kommunal aktivitet. 2. KONKURRANSEREGLER 2.1 Regler for konkurransen Konkurransen er regulert i lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999, med tilhørende forskrift. Det forsettes at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlige innkjøp. Informasjon om regelverket er å finne på fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider http://odin.dep.no/fad 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlaget baseres på prosedyren åpen tilbudskonkurranse, jf. lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, med tilhørende forskrift fastsatt ved kgl. res. av 7. april 2006 nr. 402 del I og II. 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Database for Offentlig Innkjøp (DOFFIN). 2.4 Oppdragsgivers kontaktperson/tilleggsopplysninger Kontaktpersoner hos oppdragsgiver er konsulent Ingunn Skredderhaug, tlf. 77 70 13 86, e-post ingunn.skredderhaug@lyngen.kommune.no.
Side 4 av 16 Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om tilleggsopplysninger inntil en uke før utløpet av innleveringsfristen. Henvendelsen skal skje skriftlig og svaret på henvendelsen vil bli anonymisert og distribuert til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Den som laster ned konkurransegrunnlaget fra internett og ønsker å gi tilbud, må derfor gi beskjed til kommunens kontaktperson. 2.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted etter utløpet av innleveringsfristen. Tilbydere har ikke anledning til å være til stede under tilbudsåpningen. 2.6 Befaring Det vil bli foretatt befaring hos de kvalifiserte tilbydere. 2.7 Vederlag mm Tilbydere har ikke krav på noen form for godtgjørelse i anledning tilbudsinngivelsen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 2.8 Forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan også forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Saklig grunn kan være at det oppdragsgiver finner at pristilbudene ligger så høyt at det ikke vil være økonomisk forsvarlig å tilby brukerne denne type tjenester og/eller at det ikke finnes budsjettmessig dekning. 3. KVALIFIKASJONS- OG DOKUMENTASJONSKRAV Definisjon: absolutte minstekrav for at leverandøren skal kunne delta i konkurransen. Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud som ikke oppfyller disse obligatoriske dokumentasjons- og kvalifikasjonskravene. Alle dokumentasjoner det her settes krav om, må være innkommet før innleveringsfristens utløp dvs. følge tilbudet som vedlegg. Dersom tilbyder baserer seg på bruk av underleverandør, må det dokumenteres at samtlige krav er oppfylt også for disse foretakenes vedkommende. 3.1 Skatteattester Tilbyder må vedlegge skatteattester som bekrefter at alle skatter og merverdiavgift er innbetalt. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.2 Erklæring om virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetssystem (HMS) Tilbyder skal vedlegge egenerklæring som bekrefter at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 3). 3.3 Organisering og juridisk stilling Krav: For å sikre klarhet i organisering og ansvarsforhold skal tilbyder tilfredsstille offentlige krav til registrering i bransje- eller foretaksregister. Dokumentasjon: Alle tilbydere og evt. underleverandører skal vedlegge attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det land hvor firmaet er etablert. 3.4 Økonomisk og finansiell kapasitet Krav: Det kreves at tilbyder har god økonomisk soliditet.
Side 5 av 16 Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge - foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som relaterer seg til foretakets regnskapstall - foretakets 2 siste årsregnskap med noter og revisors kommentarer. For virksomheter/tilbydere som ikke har hatt drift de siste tre år kreves det at det blir gitt en egen redegjørelse med dokumentasjon, til bruk ved oppdragsgivers vurdering av om tilbyderen er kvalifisert. 3.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Tilbyder må inneha tilstrekkelig kompetanse til å kunne oppfylle oppdraget. Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge - en kort beskrivelse av gården, lokaliteter og de aktiviteter som tilbys - en kort beskrivelse av tilbyders personell og serviceapparat/logistikk - dokumentasjon på at gården og det området som skal brukes til aktivitetene oppfyller arbeidsmiljølovens krav - opplysninger om/referanser fra tidligere "Inn på tunet"-samarbeid - en kort beskrivelse om kapasiteten til å oppfylle oppdrage 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1 Formkrav Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse. Tilbudsbrevet skal være datert og undertegnet av en juridisk ansvarlig person. 4.2 Tilbyders kontaktperson Tilbyder skal oppgi navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse på en person som skal kunne kontaktes i anledning av tilbudsinngivelsen. Oppdragsgiver vil benytte e-post ved henvendelser vedrørende tilbudet og gjennomføring av konkurransen. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Mulighet til å gi tilbud på deler av oppdraget Det bes om tilbud på deler av oppdraget spesifisert slik: Eidebakken skole, Oksvik skole, Lenangen skole, Psykiatri/rus, hhv indre og ytre Lyngen Barnevern, Barnehagene, hhv indre og ytre Lyngen. Tilbudene som velges må være lokalisert i rimelig nærhet av den enkelte bruker eller brukergruppe. For å beskrive hva/hvilke deler av tjenesten tilbudet gjelder for, må tilbyder gi opplysninger som framgår av kravspesifikasjonen vedlegg 1, se også vedlegg 3. 4.5 Tilbakekalling av tilbud Innleverte tilbud kan skriftlig tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp.
Side 6 av 16 5. TILDELINGSKRITERIER Definisjon: Kriterier som det legges vekt på ved tildeling av kontrakt. 5.1 Oversikt tildelingskriterier Kommunen vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier: Konsept 60 % Pris 40 % Kriteriene er listet opp i prioritert rekkefølge. 5.2 Forklaring tildelingskriteriene. 5.2.1 Konsept Med konseptet menes leverandørens tilbudte opplegg vurdert ut i fra innhold, kvalitet og kapasitet i dette. Oppdragsgiver er opptatt av at aktivitetstilbudet skal være mest mulig stimulerende, interessant og tilrettelagt for de behov og utfordringer som de ulike typer brukere har, se beskrivelse i kravspesifikasjonen (vedlegg 1). 5.2.2 Pris Lavest pris gis maks poengsum på kriteriet og de øvrige tilbydere trekkes forholdsmessig, tilsvarende den prosentvise forskjellen i pris. 6. KONTRAKTSVILKÅR Det vil bli inngått avtale med en eller flere tilbydere på hele eller deler av de tjenestene som etterspørres for hele avtaleperioden. Med de(n) tilbyder(e) som blir antatt, vil det innenfor avtaleperioden bli inngått nærmere tidsbegrensede, maks halvårlige, avtaler for den enkelte tjeneste og/eller bruker/brukergruppe. Denne avtalen vil ha 1 måneds gjensidig oppsigelsesfrist i tilfelle behovet for tjenesten endres eller tilsvarende. 6.1 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandør plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren står overfor oppdragsgiver ansvarlig for at ovennevnte krav også etterleves hos eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til egne ansatte og ansatte hos eventuelle underleverandører som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom leverandøren ikke innen 10 virkedager framlegger dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår eller unnlater å etterleve klausulens krav til lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt, eller ev. holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende kr 300 pr dag inntil det er dokumentert at forholdene er brakt i orden. 6.2 FNs barnekonvensjon og ILO-konvensjoner nr. 138 og 94 Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon og ILO-konvensjoner nr. 138 og 94.
Side 7 av 16 Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det likevel har vært benyttet ulovlig barnearbeid, er partene enige om at dette kan være å anse som vesentlig mislighold av kontrakten. 6.3 Politiattest Den/de som blir antatt for avtaleinngåelse når det gjelder tilbud som omfatter tjenester til barn, må framlegge politiattest innen to uker fra varsel om antakelse er mottatt. Politiattesten må ikke være eldre enn 3 måneder og skal gjelde alle som arbeider på gården og som får med barna å gjøre. 6.3 Forholdet til tredjemann Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter avtalen til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part. I denne anledning anses kommunen, kommunalt eide selskaper og selskaper/stiftelser som får sine vesentligste økonomiske bidrag fra kommunen som en enhet. 7. FORBEHOLD 7.1 Forbehold fra tilbyder, evt. avvisning Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget må dette framgå i klartekst i tilbudet. Det må uttrykkelig angis hvilke punkt i konkurransegrunnlaget forbeholdet gjelder. Uklarheter, forbehold og andre avvik fra konkurransegrunnlaget kan føre til at oppdragsgiver i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser får plikt til å avvise tilbudet. Dette gjelder blant annet tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene og forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Tilbydere som tar forbehold bør derfor til i størst mulig grad prissette forbehold som kan tenkes å ha prismessige konsekvenser. 8. VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester Vedlegg 3: Opplysningsskjema for deler av tjenestene Vedlegg 4: Skjema HMS-egenerklæring Vedlegg 5: Vurderingsskjema befaring av aktuelle gårder
Side 8 av 16 Vedlegg 1 KRAVSPESIFIKASJON 1. Innledning Tilbudet skal gi de opplysninger som kreves i konkurransegrunnlaget. Herunder vises det til konkurransegrunnlagets pkt. 5.2.1 hvor det fremgår at "konsept" er det ene tildelingskriteriet tilbudene vil bli vurdert ut fra. I de følgende punktene 2.1 til og med 2.8 spesifiseres dette nærmere. Punkt 3 til 8 er som informasjon og presisering å regne. 2. Om konseptet 2.1. Lokalisering Tilbudet må være lokalisert i rimelig nærhet av den enkelte kommunale enhet eller bruker/brukergruppe slik at det ikke er nødvendig å bruke for lang tid på å reise fram og tilbake. Om skyss er nødvendig, må kostnadene til dette inngå i tilbudet. Det forutsettes da at tilbyder har den nødvendige konsesjon for transport av bruker(ne). Aktiviteter og arbeidsoppgaver som er på gården skal spesifiseres i tilbudet. 2.2 Omfang Tilbyder skal oppgi kapasitetstak i tilbudet. Det vil si hvor mange brukere tilbyder kan ta i mot pr. dag samtidig. 2.3 Rutiner ved sykdom og ferieavvikling Tilbyder skal gi en beskrivelse av hvordan sykdom/ferieavvikling og annet fravær håndteres. Vikarer skal oppgis i tilbudsbrevet og skal godkjennes av kommunen. Med de brukergruppene det her er snakk om, er det viktig med kontinuitet og faste rutiner. Håndtering av fravær på tilbyder er derfor viktig og vil vektlegges i evalueringen. 2.4 Rapporteringsrutiner Tilbyder skal ha et system for rapportering til kjøper ved avvik og uønskede hendelser. Bl.a. skal det avvikles faste evalueringsmøter mellom tilbyder og kjøper. 2.5 Lokaler og utstyr Tilbyder skal holde alt nødvendig verneutstyr, nødvendig arbeidstøy, utstyr, inventar og materiell som skal brukes i forbindelse med aktiviteter knyttet opp til tilbudet, men ikke fritt skolemateriell for elever. Tilbyder har ansvar for renhold og vedlikehold av lokaler og skal ha rutiner for regelmessig vask av felleslokaler/rom. 2.6 Krav til gården Tilbyder er ansvarlig for at bygninger, maskiner og annet utstyr er sikret på forsvarlig måte i henhold til gjeldende lovverk. Det er tilbyders ansvar å sette seg inn i dette lovverket. Tilbyder forplikter seg også til å verne brukerne mot særlige farer, mot støy og kjemikalier med riktig verneutstyr. Det er da ikke tenkt at brukeren skal holdes unna slike ting mer enn lover og forskrifter krever, for da forsvinner intensjonen med tilbudet. Tilstanden og fasilitetene til gården vil være med i evalueringen av tilbudet. Med dette menes bl.a. ryddighet på gården, tilstanden på bygningsmassen og generelt hvor godt gården er egnet til den tilbudte bruken. Det vises her til kravspesifikasjonen i vedlegg 1 og vurderingsskjema i vedlegg 5.
Side 9 av 16 2.7 Krav til gården Som et ledd i evalueringen vil det gjennomføres en befaring av de kvalifiserte tilbyderne med utgangspunkt i det vurderingsskjema som framgår av konkurransegrunnlagets vedlegg 5. Befaringen vil også være en kontroll i forhold til de opplysningene og dokumentasjoner som ligger i det enkelte tilbud. De som blir vurdert vil få kopi av alle vurderingene som gjøres under befaringen. 2.8 Spesielle behov for de resp. enheter/tjenester 2.8.1 Spesielt for grunnskolens behov Tjenestebehovet ved den enkelte skole er slik: Eidebakken skole: inntil 9-12 14 timer pr uke for enkeltelever Oksvik skole: inntil 3,5 timer pr uke for enkeltelever inntil 100 timer fordelt over skoleåret med klasser/grupper Lenangen: inntil 18 timer pr uke fordelt på 4 dager Reisetida må ikke overstige 20 minutter hver veg. Tilbyder må kunne ta i mot elevene på dager og tidspunkt som passer skolene. Tilbyder må ha lokaler som egner seg for å samle større grupper til felles gjennomgang når klasser/grupper møter iht. planen. Toalett- og hygieneforhold må dekke skolenes behov når klasser møter. For gårdsbruk som tar i mot enkeltelever kan det være et fortrinn med pedagogisk kompetanse. Tilbyder må forplikte seg til å samarbeide med skolen om rapporteringer og oppgaver eleven(e) skal gjøre på gården. For Oksvik skole må tilbudet dekke skolens lokale læreplan "Gårdshjulet" (kan fås ved henvendelse til kommunens servicekontor), herunder mulighet for å dyrke planter om våren og sommeren. 2.8.2 Spesielt for brukere med psyk. lidelser og/eller rusproblemer Det tas sikte på at tilbudet skal tilrettelegges for 3 6 personer hver dag, 3 5 dager i uken. Antallet avpasses i forhold til den enkeltes funksjonsnivå og hvor mye den enkelte benytter tilbudet. Tilbyder skal oppgi kapasitetstak i tilbudet, det vil si hvor mange brukere tilbyder kan ta i mot samtidig pr. dag. Det er viktig at tjenesten tilpasses brukerens spesielle behov for læring og mestring gjennom et samarbeid mellom tilbyder, bruker og oppdragsgiver. Hver av brukerne skal kunne undertegne en avtale med tilbyder (i tillegg til den avtalen som vil bli inngått mellom oppdragsgiver og tilbyder). Denne avtalen kan sies opp av bruker og tilbyder med en frist på 1 uke. 2.8.3 Spesielt for barnevernstjenesten Tilbud om helgeavlastning (individuelt) og evt. fritidstilbud i form av ridning (individuelt eller i gruppe). Barneverntjenesten utarbeider tiltaksplan i samarbeid med foreldrene for det enkelte barn. I tiltaksplanen fremkommer målsettingene for tiltaket samt barnets/ungdommens spesielle behov. Oppdragsgiver har ansvar for at barnets/ungdommens spesielle behov blir ivaretatt. Tiltaksplanen evalueres jevnlig, og på evalueringene deltar både foreldre, barn/ungdom og oppdragstakeren. 3. Kommunens tildeling av tjenesten til brukerne Vedtak om tildeling av Innpå tunet -tjenester til den enkelte bruker/brukergruppe fattes av den enkelte enhetsleder eller tjenesteansvarlige på vegne av administrasjonssjefen (i kommunens arbeids- og delegeringsreglement).
Side 10 av 16 I tillegg skal, der det er riktig og hensiktsmessig, hver av brukerne undertegne en avtale med tilbyder. Denne avtalen kan sies opp av bruker og tilbyder med en frist på 1 uke. 4. Ansvar og rollefordeling Kommunen og/eller evt. samarbeidspartnere (NAV, ASVO o.lign.), har det faglige ansvaret ovenfor brukerne. I tillegg har hver bruker en primærkontakt som kan kontaktes ved behov. Tilbyder skal fungere som en arbeidsleder og tilrettelegger. Tilbyder er også ansvarlig for planlegging av aktuelle arbeidsoppgaver og aktiviteter. Det er viktig at tilbyder gjør dette i samarbeid med oppdragsgiver/brukerne. 5. Forsikringsansvar Det forutsettes at tilbyder for egen regning tegner/har tegnet nødvendige ting- og ansvarsforsikring. 7. Taushetsplikt Tilbyder har taushetsplikt i hht. forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og andre særlover i forhold til opplysninger som fremkommer om den enkelte bruker og må undertegne taushetserklæring. Dette gjelder alle som har tilknytning til tjenesten. Brudd på taushetsplikten kan medføre straff og heving av kontrakt med øyeblikkelig virkning. 8. Evalueringsmøter Tjenesten skal evalueres for å se at den fungere som tiltenkt. Dette vil bl.a. vil skje ved at kommunen innkaller de tilbydere det er inngått avtale med til et evalueringsmøte én gang i året.
Side 11 av 16 Lyngen kommune Vedlegg 2 ALMINNELIGE BETINGELSER FOR KJØP AV TJENESTER Disse alminnelige betingelser gjelder for kjøp av tjenester til Lyngen kommune. Kjøper er kommunen. Leverandør er den adressat som tjenesten er stilet til og avtale er inngått med. Eventuelle avvikende betingelser er uten virkning for utførelsen av tjenesten med mindre Lyngen kommune skriftlig har godtatt dem. 1. Utførelse av oppdraget 1.1 Tjenesteyter skal utføre oppdraget i henhold til avtalen, inkludert disse alminnelige betingelser. 1.2 Tjenesteyter skal følge de til enhver tid gjeldende lovregler og bestemmelser relevant for utførelsen av oppdraget, samt innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med oppdraget. I nødvendig utstrekning vil kjøper bistå tjenesteyter med slike søknader. Tjenesteyter skal på oppfordring fra kjøper fremvise dokumentasjon på at nødvendige tillatelser, inkludert dispensasjoner etter Sysselsettingslovens regler om privat arbeidsformidling, er gitt. 1.3 Tjenesteyter skal utføre oppdraget i henhold til anerkjent teknikk og utførelse etter de til enhver gjeldende bransjenormer. 1.4 Dersom kjøper etter at avtale er inngått angir krav til materiell, utstyr, konstruksjonsvalg, metoder, retningslinjer el. skal tjenesteyter umiddelbart skriftlig informere kjøper om sine eventuelle reservasjoner til dette. 1.5 Tjenesteyter skal ikke overlate oppdraget, eller deler av det, til underleverandører, uten etter kjøpers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke tjenesteyter for noen forpliktelse etter avtalen. 1.6 Tjenesteyter skal umiddelbart varsle kjøper dersom det viser seg at oppdraget ikke kan påbegynnes, gjennomføres eller avsluttes i samsvar med avtalen. 1.7 Dersom tjenesteyter i hht. avtalen skal overleveres til kjøper skriftlig sluttrapport, eller andre resultater eller tjenester, er dette å betrakte som del av leveransen. 1.8 Når tjenesteyter anser oppdraget som avsluttet skal kjøper varsles snarest mulig. Etter mottak av slikt varsel, vil kjøper skriftlig bekrefte om oppdraget skal aksepteres som avsluttet. Dersom kjøper ikke aksepterer oppdraget som avsluttet, skal kjøper innen rimelig tid etter mottak av tjenesteyters varsel, meddele tjenesteyter årsaken til dette. 2. Personell 2.1 Kjøper skal ikke anses som arbeidsgiver for tjenesteyters personell, selv om slikt personell skal utføre oppdraget eller deler av dette i samarbeid med kjøpers organisasjon på kjøpers virksomhetssted. 2.2 Tjenesteyters personell kan ikke trekkes tilbake eller erstattes uten at kjøpers skriftlige godkjennelse på forhånd er innhentet. 2.3 Dersom kjøper eller tjenesteyter finner at tjenesteyters personell opptrer i strid med pkt. 1.1, herunder pkt. 1.2 eller 3.1, eller er uegnet til å utføre oppdraget, skal dette øyeblikkelig utskiftes på tjenesteyters bekostning. 2.4 Tjenesteyter skal øyeblikkelig varsle kjøper om enhver eksisterende eller mulig interessekonflikt i forbindelse med oppdraget. 3. Sikkerhet og kvalitetssikring 3.1 Tjenesteyter skal følge kjøpers gjeldende regler for sikkerhet og arbeidsforhold. Kjøper skal gjøre tjenesteyter kjent med de bestemmelser som til enhver tid skal gjelde for oppdraget. 3.2 Tjenesteyter skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenestens art. Tjenesteyter er forpliktet til å være behjelpelig med å foreta kontroll av kvalitetssikringssystemet når kjøper ber om det. Kjøper kan forlange fremlagt prøveprotokoll, materialsertifikater, beregninger ol. 4. Revisjon Kjøper eller den kjøper oppnevner som revisor, skal ha rett til å foreta revisjon av tjenesteyters regnskap i den utstrekning det er nødvendig å kontrollere tjenesteyters fakturering. Tjenesteyter skal vederlagsfritt yte rimelig assistanse ved slik revisjon. Kjøpers revisjonsrett løper i 2 år etter utløpet av det året kjøper mottar sluttfakturaen for oppdraget. 5. Betaling 5.1 Kjøper skal betale tjenesteyter i samsvar med de betingelser som fremgår av avtalen. Dersom det er avtalt en total kostnadsramme for oppdraget, representerer dette tjenesteyters maksimale samlede krav på vederlag med mindre kjøper skriftlig har godkjent ytterligere vederlag.
Side 12 av 16 5.2 Tjenesteyter skal innen 90 dager etter oppdragets avslutning sende faktura for sluttoppgjør. Denne sluttfaktura skal dekke alle tjenesteyters krav til kjøper i forbindelse med utførelse av oppdraget. 5.3 Kjøper vil betale godkjent fakturabeløp 30 dager etter utløpet av den måned hvor tjenesteyter har meddelt kjøper at tjenesten, eller avtalt del av den, er utført, dog ikke tidligere enn 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Utbetaling skjer under forutsetning av at signert ordrebekreftelse er mottatt av kjøper. 5.4 Alle fakturaer skal være påført bestillingsnummer samt evt. andre referanser som kjøper krever. Fakturaen skal klart angi hva beløpet gjelder. Kjøper har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene. 5.5 Kjøper kan tilbakeholde omtvistet eller udokumentert beløp, men skal da underrette tjenesteyter om hvilket beløp som tilbakeholdes og grunnen til dette. Etter at kjøper har mottatt tilfredsstillende forklaring eller dokumentasjon, vil beløpet bli betalt ved første ordinære betalingstermin. 5.6 Dersom hele eller deler av oppdraget utføres av utenlandsk statsborger og/eller utenlandsk firma, har kjøper rett til å holde tilbake utbetalingen(e) inntil tjenesteyter enten har dokumentert at pliktig skatteinnbetaling har funnet sted, eller tjenesteyter har stilt fullgod sikkerhet for slik innbetaling: Kjøper kan alltid kreve regress hos tjenesteyter for det ansvar kjøper påføres som følge av at tjenesteyter har unnlatt å foreta pliktig skatteinnbetaling. 6. Rettigheter til resultater 6.1 Dersom ikke annet er avtalt får kjøper eiendomsrett til resultatene av oppdraget etter hvert som det utføres. Alle rapporter, tegninger, spesifikasjoner og lignende dokumenter samt dataprogrammer, som utarbeides som følge av tjenesteyters arbeid under avtalen, inngår som del av oppdragets resultater. 6.2 Tjenesteyter har rett til å bruke resultater av generell art i sin egen virksomhet. 7. Endringer - kansellering 7.1 Kjøper har rett til å foreskrive endringer av enhver art i tjenesteyters ytelser. Kjøper kan likevel ikke kreve utføre kvantitets- eller tidsmessige endringer som går utover det partene med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått. 7.2 Oppdager tjenesteyter behov for endringer som nevnt ovenfor, Skal kjøper varsles om dette så snart som mulig. Eventuelle endringer skal være skriftlig godkjent av kjøper før de iverksettes. 7.3 Tjenesteyter skal godskrives for dette merarbeid som pådras ved iverksettelsen av slike endringer. Dersom ikke annet er avtalt, skal dette skje i samsvar med det kostnads- og fortjenestenivå som det tidligere avtalte arbeidsomfang er basert på. Er ikke det tidligere avtalte arbeidsomfang relevant for vurderingen av tillegget for merarbeidet, skal vurderingen baseres på hva som er en rimelig verdi for tilsvarende ytelser. Medfører endringene reduksjon i tjenesteyters ytelser, skal kjøper på samme måte godskrives dette. 7.4 Dersom partene er uenige om det beløp som skal godskrives eller fratrekkes kjøpesummen som følge av slike endringer, skal tjenesteyter likevel iverksette endringen uten å avvente den endelige løsningen av tvisten. 7.5 Kjøper kan til enhver tid uten varsel utsette hele eller deler av oppdraget. Umiddelbart etter slik utsettelse, skal tjenesteyter meddele kjøper hvilke virkninger utsettelsen kan få på gjennomføringen av oppdraget. Hvis utsettelsesperioden varer utover 90 dager, har tjenesteyter rett til å si opp avtalen ved å gi skriftlig varsel til kjøper. 7.6 Kjøper har til enhver tid rett til å si opp avtalen. Tjenesteyter er ikke berettiget til noe vederlag på grunn av en slik oppsigelse. Kjøper skal dog dekke dokumenterte og nødvendige kostnader oppstått i forbindelse med en hensiktsmessig avvikling av oppdraget. 8. Kontraktsbrudd og følger av kontraktbrudd 8.1 Tjenesteyter plikter for egen regning straks å rette feil som påvises ved tjenesteyters utføring av oppdraget eller i resultatene i inntil 2 år etter at kjøper skriftlig har akseptert oppdraget som avsluttet. Hvis tjenesteyter ikke retter påviste feil innen rimelig tid etter kjøpers varsel, kan kjøper enten kreve prisavslag, foreta de nødvendige utbedringer selv, eller engasjere en tredjepart. Tjenesteyter skal dekke kostnader forbundet med utbedringen, forutsatt at oppdragsgiver har handlet på riktig måte. 8.2 Dersom en avtalt tidsfrist for ferdigstillelse overskrides, skal tjenesteyter betale 0,2 % av den i avtalen angitte betaling for oppdraget for hver kalenderdag fristen overskrides, begrenset oppad til 10 % av det samme beløp. Konvensjonalboten kan fratrekkes i tjenesteyters tilgodehavender hos kjøper. Har resultatene slike mangler at de ikke er egnet til bruk for sitt formål, likestilles dette med forsinkelse. 8.3 Dersom tjenesteyter har utvist uaktsomhet, kan kjøper, i stedet for konvensjonalbot, kreve erstatning for det tap han lider ved forsinkelsen 8.4 Dersom tjenesteyter misligholder noen av sine forpliktelser i forbindelse med oppdraget, kan kjøper kreve at tjenesteyter straks tar de nødvendige skritt for å oppfylle sine forpliktelser. Dersom dette ikke blir gjort innen rimelig frist fastsatt av kjøper, kan kjøper si opp avtalen. Kjøper kan i begge tilfelle kreve erstatning for alle merkostnader som kjøper påføres som følge av kontraktsbruddet. 8.5 Dersom tjenesteyter misligholder sine forpliktelser vesentlig, kan kjøper si opp avtalen umiddelbart og kreve erstatning som i foregående avsnitt.
Side 13 av 16 9. Forsikring 9.1 Tjenesteyter skal for egen regning tegne og opprettholde en ansvarsforsikring tilpasset tjenesteyters virksomhet, som dekker tap eller skade på person eller gods med et ansvarsbeløp som tilfredsstiller Kjøpers krav. Med mindre annet er avtalt, skal ansvarsbeløpet være på minst NOK 3 millioner for hvert skadetilfelle. 9.2 Tjenesteyter skal sørge for at forsikringsselskapet frafaller regress mot kjøper og at kjøper varsles direkte fra forsikringsselskapet dersom vilkårene endres eller forsikringen ble oppsagt eller utløper. Videre skal tjenesteyter sørge for at forsikringen er av en slik art at den er gyldig i minst en måned etter at kjøper har fått varsel som beskrevet i forrige setning. 9.3 Tjenesteyter skal på anmodning fremskaffe kopi av forsikringspolisen eller attest om forsikringsdekningen for oppdraget. Tjenesteyter skal dessuten på anmodning fremskaffe erklæring fra forsikringsselskapet hvor det fremgår i at vilkårene i punkt 9.2 er oppfylt. 10. Reklame Tjenesteyter må innhente forhåndsgodkjennelse fra kjøper dersom tjenesteyter for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon utover å oppgi leveransen av tjenesten som generell referanse. 11. Dokumentrang Dersom bestillingsdokumentene inneholder bestemmelser som står i motsetning til hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: - Bestillingsblankett, rekvisisjon e.l. - Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår for tjenester (dvs. dette dokument). - Eventuelle tekniske spesifikasjoner. - Eventuelle tegninger. Den videre dokumentrang er: - Tilbudsinnbydelsen med tilhørende tilbudsgrunnlag/forespørselen med tilhørende tilbudsgrunnlag. - Tilbudet. 12. Tvister Dersom det oppstår tvist om tolkninger eller rettsvirkningen av vilkårene, skal dette søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke fram skal saken avgjøres av ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftsbehandling. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann - og voldgiftsmennene i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmann, foretas oppnevnelse av Lyngen forliksråd/nord- Troms tingrett. For voldgiften gjelder ellers bestemmelsene i tvistemålslovens kapittel 32 om voldgift. Voldgiften avgjør tvisten med endelig og bindende virkning for begge parter. I tilfelle søksmål er Nord-Troms tingrett verneting for partene i kontrakten og garantistene, og varsel skal gis som for innenbygdsboende bestemt.
Side 14 av 16 Vedlegg 3 OPPLYSNINGSSKJEMA Vedr. prising. Tilbudet må oppgi hvilke(n) del(er) av tjenestene det gis tilbud på og prisspesifiseres slik: Eidebakken skole: o enkeltelever (pris pr time pr elev) Oksvik skole: o enkeltelever (pris pr time pr elev) o klasse/gruppe ("Gårdshjulet") Lenangen skole: o enkeltelever (pris pr time pr elev) o to elever samtidig (pris pr time for to) o klasse/gruppe Psykiatri/rus, o bruker som trenger tett oppfølging, pris pr. time hhv indre og ytre o mer selvstendig bruker, pris pr. time Lyngen o evt. tillegg pr. person i gruppe Barnevern: o helgeavlastningplass ett barn o helgeavlastningplass to eller flere (søsken) o fritidstilbud pris for individuell(e) enkelttime(r) o fritidstilbud pris for grupper (2 5 personer) Barnehagene, o pris for individuell enkelttime hhv indre og ytre Lyngen: o pris for dagsbesøk for hele grupper For øvrig. Pris eks. mva. Maks antall plasser Tilbudet må også gi en beskrivelse av: Hva slags type drift er det til vanlig på gården. Hva slags bygninger er det på gården. Om hele eller bare deler av gården, bygningene og driften er tenkt brukt til tjenesten. Hvordan er området rundt gården. Tilgjengelighet til friareal. De aktiviteter og (opp-)læringsområder som tilbys. "Undervisningslokaler", toalett- og hygieneforhold samt evt. nødvendig spiserom og fellesrom. For øvrig vises til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen når det gjelder hva tilbudet må inneholde.
Side 15 av 16 Vedlegg 4 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ fødselsnr Adresse Land * Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.
Side 16 av 16 Vedlegg 5 Vurderingsskjema befaring av aktuelle gårder. Motivasjon Hva er motivasjonen/grunn til at deres gård ønsker å drive med Inn på tunet? (kort svar) Hva slags erfaring har dere fra slik alternativ bruk av gården fra tidligere? Hva slags erfaring har dere med den type brukere det her er snakk om? Har dere tenkt gjennom hva slags egenskaper dere bør ha for å kunne lykkes med et slikt tilbud? Nevn noen viktige egenskaper. Presentasjon av gården og eventuelt den delen som skal brukes til tjenesten dersom det ikke er tenkt å bruke hele gården. Hva slags bygninger er det på gården? Hvordan er området rundt gården? Tilgjengelighet til friareal? Hva slags type drift er det til vanlig på gården? Presentasjon av tilbudet Visning av bygg som skal brukes: Vurdering. Visning av eventuelt forklaring av oppgaver som er aktuelle: Vurdering. Vise frem felleslokaler/rom. Toalett for brukeren Garderobe Felles spisested