Møteprotokoll Aust-Agder kontrollutvalg Dato: 23.01.2019 kl. 9:00 Sted: Fylkeshuset, møterom Rore Arkivsak: 19/00136 Til stede: Maiken Messel (leder), Maren Smith Gahrsen, Per Åge Nilsen, Arne Guldbrandsen, Jacob Handegard Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Fylkesrådmann John G. Bergh sak 1/19 Rektor Nils Inge Øyna sak 1/19 Rådgiver Bent Sørensen på sak 1/19 Hovedrevisor Arne Kjell Tellefsen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 1/19 19/00136-1 Godkjenning av møteinnkalling 23.01.2019 3 Møteprotokoll 1/19 19/00136-2 Godkjenning av protokoll fra møtet 05.12.2018 4 Saker til behandling 1
1/19 19/00261-1 2/19 19/02537-1 Økonomirutiner for den eksterne anleggsdriften ved Sam Eyde videregående skole Avsluttet byggeregnskap: Vinkelbygget - Grooseveien -(Gamle HIA) 5 6 3/19 19/02539-1 Avsluttet byggeregnskap Ny kantine Arendal vgs. Tyholmen 7 4/19 19/02540-1 Avsluttet byggeregnskap: Kjøp og ombygging av skolebygg - Setesdal videregående skole 8 5/19 19/02542-1 Avsluttet Byggeregnskap: fv. 420 Biesletta 9 6/19 19/02543-1 7/19 19/02544-1 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 256 Morhomvegen-Valtjønn, fortau Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 402 Stormyr-Birkeland gangog sykkelveg 10 11 8/19 19/02545-1 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 409 Marisberg rundkjøring 12 9/19 19/02547-1 10/19 18/13225-2 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 420 Maxisområdet overvannsanlegg Prosjektplan forvaltningsrevisjon Voksenopplæring videregående skole 13 14 11/19 19/00159-1 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2019 15 12/19 19/00277-1 Aust-Agder kontrollutvalg årsmelding 2018 16 13/19 19/00149-1 Orientering fra revisor 23.01.2019 17 14/19 19/00150-1 Referatsaker 23.01.2019 18 15/19 19/00151-1 Eventuelt 23.01.2019 19 16/19 19/02519-2 Orientering - valg av revisor for Agder fylkeskommune 2020 20 Arendal, 23.01.2019 Maiken Messel Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av møteinnkalling 23.01.2019 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 1/19 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 05.12.2018 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 1/19 Protokollen fra møtet 05.12.2018 godkjennes. Protokollen fra møtet 05.12.2018 godkjennes. 4
Saker til behandling 1/19 Økonomirutiner for den eksterne anleggsdriften ved Sam Eyde videregående skole 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 1/19 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Fylkesrådmann John G. Bergh, rektor Nils Inge Øyna og rådgiver Bent Sørensen redegjorde oppfølgingen av revisors anbefaling. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget er tilfreds med at arbeidet med kvalitetshåndbok er i gang og at revisor vil bidra med kvalitetssikring. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget er tilfreds med at arbeidet med kvalitetshåndbok er i gang og at revisor vil bidra med kvalitetssikring. 5
2/19 Avsluttet byggeregnskap: Vinkelbygget - Grooseveien -(Gamle HIA) 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 2/19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Vinkelbygger Grooseveien. Kostnadsrammen er på kr. 6 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 5 884 087. Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Vinkelbygger Grooseveien. Kostnadsrammen er på kr. 6 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 5 884 087. 6
3/19 Avsluttet byggeregnskap Ny kantine Arendal vgs. Tyholmen 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 3/19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Ny kantine Arendal vgs. - Tyholmen. Kostnadsrammen er på kr. 3 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 3 836 086. Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Ny kantine Arendal vgs. - Tyholmen. Kostnadsrammen er på kr. 3 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 3 836 086. 7
4/19 Avsluttet byggeregnskap: Kjøp og ombygging av skolebygg - Setesdal videregående skole 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 4/19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for kjøp og ombygging av skolebygg - Setesdal videregående skole. Kostnadsrammen er på kr. 11 638 025. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 11 711 829. Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for kjøp og ombygging av skolebygg - Setesdal videregående skole. Kostnadsrammen er på kr. 11 638 025. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 11 711 829. 8
5/19 Avsluttet Byggeregnskap: fv. 420 Biesletta 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 5/19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for fv. 420 Biesletta. Kostnadsrammen er på kr. 20,5 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 22 083 941. Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for fv. 420 Biesletta. Kostnadsrammen er på kr. 20,5 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 22 083 941. 9
6/19 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 256 Morhomvegen-Valtjønn, fortau 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 6/19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 256 Morhomvegen-Valtjønn, fortau. Det var ikke en vedtatt totalramme for prosjektet, men Areal og transportplanutvalget i Kristiandsandsregionen (ATP) har bevilget et tilskudd på kr. 1,6 mill.. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 1 876 621. Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 256 Morhomvegen-Valtjønn, fortau. Det var ikke en vedtatt totalramme for prosjektet, men Areal og transportplanutvalget i Kristiandsandsregionen (ATP) har bevilget et tilskudd på kr. 1,6 mill.. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 1 876 621. 10
7/19 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 402 Stormyr-Birkeland gang- og sykkelveg 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 7/19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 402 Stormyr-Birkeland gangog sykkelveg. Kostnadsrammen er på kr. 131 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 120 981 937. Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 402 Stormyr-Birkeland gangog sykkelveg. Kostnadsrammen er på kr. 131 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 120 981 937. 11
8/19 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 409 Marisberg rundkjøring 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 8/19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 409 Marisberg rundkjøring. Det er ikke vedtatt totalramme for prosjektet, som er utført av Aust-Agder fylkeskommune for Arendal Eiendom KF. Foretaket har dekket nettoutgiftene som utgjør 11 921 476. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 14 543 917. Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 409 Marisberg rundkjøring. Det er ikke vedtatt totalramme for prosjektet, som er utført av Aust-Agder fylkeskommune for Arendal Eiendom KF. Foretaket har dekket nettoutgiftene som utgjør 11 921 476. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 14 543 917. 12
9/19 Avsluttet byggeregnskap: Fylkesveg 420 Maxisområdet overvannsanlegg 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 9/19 Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 420 Maxisområdet overvannsanlegg. Kostnadsrammen er på kr. 3,0 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 3 000 499. Kontrollutvalget gikk igjennom saken. Kontrollutvalget har fått forelagt byggeregnskap for Fylkesveg 420 Maxisområdet overvannsanlegg. Kostnadsrammen er på kr. 3,0 mill. Prosjektet ble avsluttet høsten 2018 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 3 000 499. 13
10/19 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Voksenopplæring videregående skole 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 10/19 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen som den foreligger og ber revisjonen starte prosjektet. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om fremgangen i prosjektet underveis. Per Åge Nilsen ba om å få sin habilitet vurdert og fratredde under behandlingen av dette (4 voterende). Kontrollutvalget diskuterte saken og vedtok enstemmig at Per Åge Nilsen var habil til å behandle saken. Per Åge Nilsen tredde inn igjen etter avstemmingen (5 voterende). Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonen om voksenopplæringen i videregående skole. Kontrollutvalget diskuterte prosjektplanen med revisor. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen som den foreligger ber revisjonen starte prosjektet. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om fremgangen i prosjektet underveis. 14
11/19 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2019 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 11/19 Kontrollutvalget tar revisors uavhengighetserklæringer til orientering. Daglig leder og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om uavhengighetserklæringene. Kontrollutvalget tar revisors uavhengighetserklæringer til orientering. 15
12/19 Aust-Agder kontrollutvalg årsmelding 2018 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 12/19 Kontrollutvalget innstiller til fylkestinget: Fylkestinget tar Aust-Agder kontrollutvalg sin årsmelding for 2018 til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom årsmeldingen og kom med enkelte endringer som ble gjort i møtet. Kontrollutvalget innstiller til fylkestinget: Fylkestinget tar Aust-Agder kontrollutvalg sin årsmelding for 2018 til orientering. 16
13/19 Orientering fra revisor 23.01.2019 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 13/19 Saken tas til orientering. Hovedrevisor Arne Kjell Tellefsen orienterte om den løpende revisjonen. Revisor vil snart starte revisjonen av årsregnskapet for 2018. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om at selskapskontrollrapporten i Vigo IKS muligens til kommer neste møte. Saken tas til orientering. 17
14/19 Referatsaker 23.01.2019 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 14/19 Saken tas til orientering. - Det er ønskelig å få til et fellesmøte med Vest-Agder kontrollutvalg i slutten av februar. Sekretariatet koordinerer dette med kontrollutvalget i Vest-Agder. Saken tas til orientering. 18
15/19 Eventuelt 23.01.2019 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 15/19 Ingen saker 19
16/19 Orientering - valg av revisor for Agder fylkeskommune 2020 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 16/19 Saken tas til orientering. Sekretariatet orienterte kort om bakgrunnen for saken. Daglig leder i Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke orienterte om diskusjoner mellom eierne av selskapene og utviklingen i saken. Saken tas til orientering. 20