RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPA FORSKNINGSADMINISTRASJON Følgende har vært medlemmer i arbeidsgruppen: Førsteamanuensis Andrew Kristiansen, Forskerforbundet Prodekan Tove Leming, AFL Prodekan Marie-Theres Federhofer, Hum. fak Rådgiver Elisabet Eriksen, Hum. fak Prodekan Hans-Kristian Hernes, SV-fak Kontorsjef Steinar Aas, SV-fak Stabsleder Helen Sagerup, SV-fak (leder) Gruppa har hatt tre møter: Torsdag 19. februar kl. 0900-1030 Torsdag 26. februar kl. 1215-1400 Tirsdag 3. mars kl. 1415 1530 Innledning: Forskningsadministrasjon er et felt med mange forskjellige typer arbeidsoppgaver, se tabell side 2. Disse kan grupperes i tre hovedkategorier: 1) Forvaltningsoppgaver Dette dreier seg i første rekke om forvaltning av phd-studier. Innenfor HSL-fakultetet vil det ved sammenslåingen dreie seg om cirka 180 studenter. 2) Intern forvaltning av UiT-saker Dette feltet dekker oppgaver knyttet til forskningspolitikk ved Universitetet i Tromsø. Det gjelder eksempelvis rapportering og oppfølging av styringssignaler samt prioriteringer ved fordeling av midler og stillinger (utenlandsstipend og overgangsstipend). 3) Tjenesteyting overfor forskergruppe og enkeltforskere Disse arbeidsoppgavene er knyttet til arbeid med søknader om ekstern finansiering av forskningsprosjekter og utvikling av forskningssamarbeid internt og eksternt. I dagens tre enheter blir arbeidsoppgaver tilknyttet gruppe 1) og 2) best ivaretatt innenfor tilgjengelige ressurser. Dette er oppgaver som ofte prioriteres på bekostning av arbeidsoppgaver i gruppe 3) som mer kan karakteriseres som oppgaver som bør gjøres. Oppgavene tilknyttet gruppe 3) blir derfor til tider, av ressursmessige årsaker, stemoderlig behandlet. Oppgavene i den siste gruppen er likevel viktige og er framhevet i ulike styringsdokumenter. Arbeidsgruppen foreslår derfor en økning på 1,2 stilling som i hovedsak knyttes til arbeidsoppgaver bistand til ekstern finansiering av forskning. Den foreslåtte økningen anses som beskjeden sett i forhold til Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning sin totale antall vitenskapelig tilsatte, cirka 250 vitenskapelige årsverk. 1
1. Tabell over hovedoppgaver og ressurser Hovedoppgaver /tjenesteområder Ph.d.-studiet/ førstelektorprogram/ toppkvalifisering 3 CEPIN - Ressurser Sv-fak (i antall stillinger) Ressurser Hum-fak Ressurser Afl Evt. overlapp 4,6 1 1 0,8 2 0,8 Inntil stillinger Evt. økt ressursbehov Inntil 1,75 stillinger Anslag over samlet ressursbehov fra 01.08 Inntil 7,6 stillinger 2,15 4 0,4 0,15 0,2 0,5 3,0 0,4 - - - -0,10 0,3 forskerskole Ph.d. i reiseliv - - - - 0,3 0,3 Intern forvaltning 5 0,85 0,3 0,2 0,35-1,0 Risikovurdering 0,35 - - - 0,05 0,4 FRIDA /forskdok. 0,45 0,15 0,15 0,15-0,6 Ekstern finansiering 0,25 0,15 0,30 0,1 1,4 2,0 NSD-oppgaver 0,15 - - - -0,15 - Kommentarer til tabellen: Det er ikke tatt hensyn til forskningsadministrativt arbeid som gjøres av dekanat, instituttleder og kontorsjef ved instituttene ved SVF og hum.fak. Ph.d.-studiet/ førstelektorprogrammet/ toppkvalifisering: Ph.d.: Arbeidsgruppen ser muligheten for rasjonalisering tilknyttet den annonserte revisjonen av ph.d.-forskrift og program. På den andre siden er det behov for å sette inn ekstra ressurser for tettere oppfølging av ph.d.-studenter, spesielt eksterne studenter. Førstelektorprogrammet: Programmet skal driftes av Avdeling for forskning og utvikling (FUA), men arbeidsgruppen ser behov for at fakultetet engasjerer seg i det faglige innholdet i programmet for å sikre ønsket innhold og faglig kvalitet. Dette vil nok innebære også økt behov for forskningsadministrasjon. Toppkvalifisering: Arbeidsgruppen ønsker å sette overgangen fra førstelektor/førsteamanuensis til dosent/professor på dagsorden, for eksempel pilotprosjektet SVF har skissert for oppfølging av unge forskere, spesielt kvinner i post.dok.-stillinger eller nytilsatte førsteamanuenser DocuLive: 200804368. Arbeidsgruppen er usikker på det 1 Her er ikke 1 stilling tilknyttet RHD og 0,4 stilling tilknyttet ph.d.-studiet i psykologi regnet inn. 2 AFL har ingen egne saksbehandlere med ansvar for forskningsadministrasjon. Arbeidsoppgavene gjøres i hovedsak av administrativ leder og dekanat, her anslått til 0,8 stilling. 3 Ph.d.-studiet: Drifting av utvalg, saksbehandling tilknyttet opptak, opplæringsdel, registrering i FS, innlevering av avhandlinger, disputas, veiledning av studenter og veiledere, arrangering av ph.d.-emner, kvalitetssikring av emner og ph.d.-studiet. Førstelektorprogrammet: Utlysning, opptak, oppfølging, økonomi, organisering av kurs og workshop og kvalitetssikring. 4 Det er ikke tatt hensyn til at Studieenheten ved SVF står for det praktiske arrangementet, inkludert kontakt med komiteen, tilknyttet disputas. 5 Saksbehandling av saker med forankring internt ved UiT, eksempler: Rekrutteringsstillinger, høringer, små driftsmidler, internasjonal symposium, utenlandsstipend, overgangsstipend, rapporteringer, koordinering av saker og videreutvikling av rutiner i administrasjonen. 2
administrative ressursbehovet en slik satsing vil medføre, men foreslår 0,3 stilling og anser dette som en start på en slik satsing og ber om at ressursbehovet må vurderes etter hvert som utformingen av satsingen tar form. Risikovurdering: Arbeidsgruppen ser det som viktig at risikovurderingen av forskningsprosjekter saksbehandles på fakultetsnivå, slik at vurderingen ikke skjer på samme nivå som forskningen. Dette har vært praktisert ved SVF, til forskjell fra hum.fak der risikovurderingen har vært ivaretatt av kontorsjefen ved Institutt for språkvitenskap og en person fra IT på fakultetet. Frida: Frida er foreslått som en felles database innenfor et nasjonalt system for forskningsinformasjon norsk vitenskapsindeks. Det er fokus på opplæring i bruk av Frida, forslag til tellende publiseringskanaler og kontroll av publikasjoner. Disse områdene må prioriteres i fremtiden. Frida blir et nytt verktøy for ansatte fra AFL og et jevnt sig av nye vitenskapelig ansatte. Utviklingsmulighetene innenfor systemet bør og tas i bruk: Profilering av forskere, forskergrupper, prosjekter m.m blir det viktig både for enkeltforskeren og institusjonen som helhet. Det samme gjelder rapporter rundt utenlandsopphold, forskningsterminer, arrangementer og annet som per i dag kan føres inn i og hentes ut av systemet. Det er naturlig at Forskningsadministrasjonen som kontrollorgan også påtar seg andre oppgaver i forbindelse med systemet. NSD-oppgaver: Arbeidsgruppen anser ikke formidling av data mellom NSD og forskeren som en forskningsadministrativ oppgave i det nye fakultetet. Dagens kommunikasjonsforhold (internett, e-post og CD-rom) gir muligheten for at formidling av datasett kan ivaretas av NSD ved at forskeren kommuniserer direkte med NSD. Arbeidsgruppen betrakter deltakelse i undervisning og forskning som aktivitet som bør forankres og ivaretas av relevante fagmiljø. Ekstern finansiering: Alle nåværende enheter ønsker å forsterke administrasjonen tilknyttet ekstern finansiering. Områder som anses som viktige: o Administrasjonen må være orientert og oppdatert om utlysninger o Kunne sette seg inn i utlysningstekster o Ha muligheten til å gjøre seg kjent med finansieringssystemer som for eksempel Norges forskningsråd, NordForsk og EU o Kunne gi anbefalinger om hvordan et prosjekt skal presenteres o Vite hvordan søknadsskjemaer skal fylles ut o Aktiv part i utarbeidelse av budsjetter o Tettere dialog med forskeren under kontraktsinngåelse o Tettere oppfølging underveis og i sluttrapporteringsfasen (spesielt på økonomisiden) Flere av disse oppgavene er nye og fakultetet må derfor ta sikte på at kompetansen på dette området heves og utvikles over tid. Dette gjelder eksempelvis arbeid med EU-finansierte prosjekter. 2. Forslag til organisatorisk løsning Arbeidsgruppen foreslår at det etableres en egen forskningsadministrativ enhet. Gruppen anser formidling og administrativ bistand til formidling som viktig, jamfør at formidling er en av universitetets tre viktige oppgaver. Hvis en slik funksjon legges til forskningsenheten bør dette være på grunn av at innholdet primært skal være 3
forskningsformidling. En slik forståelse vil kanskje være begrensende sett i forhold til et mer mangfold av formidlingsbehov det nye fakultetet vil stå overfor. Arbeidsgruppen foreslår derfor at det heller opprettes en/flere stilling(er) i en eventuell direktørstab som kan ivareta formidling/bistand til formidling på flere områder som for eksempel forskningsformidling, studentrekruttering, oppdatering av internettsider, intern kommunikasjon og så videre. 3. Forslag til overordnet arbeidsdeling vis a vis nivå 3 Arbeidsgruppen synes det er vanskelig å svare helt kategorisk på valg av de fem skisserte modellene. Bakgrunnen for dette er den store variasjonen i arbeidsoppgaver som skisseres for forskningsenheten. På den ene siden har enheten ansvar for forvaltning av ph.d.-studiet, på den andre siden har enheten en mer koordinerende rolle ved for eksempel intern forvaltning av UiT-saker. I begge tilfellene må oppgavene i en sløyfe om instituttene for faglige innspill og i noen tilfeller vil instituttadministrasjonen i tillegg yte service for faglig ansatte og studenter. En tredje variant er for eksempel ved ekstern finansiering der enheten på den ene siden vil yte rådgivning og service overfor institutt, forskergrupper og enkeltforskere og på den andre side i tillegg vil utøve en kontrollfunksjon på vegne av fakultetet/uit. Med denne problematikken som et bakteppe har arbeidsgruppen falt ned på følgende modell for delegasjonsgrad: Sentralisering med delegering av utøvende oppgaver Feltene innenfor tjenesteområdet er delt mellom fakultetsnivået og administrasjonen på institutt/senternivå. Fellesadministrasjonen har ansvar for koordinering, rådgiving og overordnede beslutninger, mens instituttene/sentrene har ansvar for service, daglig drift med mer. Følgende arbeidsoppgaver ligger i skjæringspunktet med instituttadministrasjonen: Underliggende punkter må også ses i sammenheng med kommentarer til tabellen (under punkt 1) som også sier noe om forholdet mellom enheter på fakultetsnivået og forholdet til instituttenes administrasjon. Arbeidsgruppen ser det som viktig at instituttene har en vitenskapelig tilsatt som har det faglige overordnede ansvar for forskningssaker ved instituttet. Arbeidsgruppen ønsker ikke å foregripe den planlagte prosessen og vil derfor ikke gi noen klar anbefalt løsning. Vi ser også at valg av organisatorisk løsning kanskje vil variere grunnet størrelsesmessig variasjon mellom instituttene. Mulige løsninger kan være at instituttleder har hele ansvaret, nestleder forskning, delt ansvar mellom instituttleder og andre for eksempel en nestleder, ph.d.- koordinator eller en vitenskapelig tilsatt med ansvar for ekstern finansiering. Ekstern finansiering: Arbeidsgruppen understreker viktigheten av at satsingen på økt ekstern finansiering av forskning også må forankres i fagmiljøene; Instituttleder/ nestleder/ forskergrupper og kontorsjef/ instituttets økonomiansvarlig. Arrangering av disputas: Arbeidsgruppen foreslår at arbeidsoppgavene tilknyttet det praktiske arrangementet og kontakt med bedømmelseskomiteen tilknyttet reisen ivaretas av instituttet, jf. etablert arbeidsdeling mellom forskningsenheten og studieenheten ved SVF i dag. Begrunnelse for forslaget er forankret i instituttadministrasjonens nærhet til fagmiljø og den som er administrativ leder for bedømmelseskomiteen. 4
Emner: Arbeidsgruppen foreslår at det bør være et samarbeid mellom forskningsadministrasjonen og instituttadministrasjonen tilknyttet arrangering av fagspesifikke emner. Begrunnelse for forslaget er forankret i instituttadministrasjonens nærhet til fagmiljø. Bistand til arrangering av workshop, konferanser og liknende er ofte etterspurt av fagmiljø/forskergrupper. Arbeidsgruppen foreslår at slike arbeidsoppgaver tillegges instituttadministrasjonen på grunn av nærhet til fagmiljøet. RHD: Arbeidsgruppen foreslår at stillingen med arbeidsoppgaver tilknyttet RHD lokaliseres ved Institutt for historie og religionsvitenskap. Grunnen til dette er at disse arbeidsoppgavene i dag gjøres av en person i full stilling. Disse oppgavene er særegent for RHD og vil i all hovedsak kun ha betydning for Institutt for historie og religionsvitenskap. CASTL har i dag 1,5 stilling (en kontorsjef og 0,5 stilling som førstekonsulent). I tillegg jobber førstekonsulenten med to ekstern finansierte prosjekter tilsvarende 0,5 stilling. Arbeidsgruppen foreslår at dette videreføres som i dag. NorAforsk skal fra 1. august 2009 inkluderes i Institutt for lærerutdanning og pedagogikk. NorAforsk har i dag 0,5 administrativ stilling. Arbeidsgruppen foreslår at stillingen legges til instituttadministrasjonen. 4. Forslag til overordnet arbeidsdeling vis a vis andre enheter i fakultetsadm. Personalenhet: Arbeidsgruppen foreslår at saksbehandling av forskningstermin tillegges en personalenhet som har oversikt over og tilgang til all tilgjengelig bakgrunnsinformasjon som kreves for saksbehandling. For å få en enhetlig saksbehandling foreslår arbeidsgruppen at personalenheten også er ansvarlig for saksbehandling tilknyttet rapportering etter endt forskningstermin. Arbeidsgruppen foreslår at oppdatering av permisjoner/sykemeldinger til ansatte ph.d.- studenter registreres i FS av personalenheten. Økonomienhet: Arbeidsgruppen viser til viktige arbeidsoppgaver tilknyttet ekstern finansiering som er skissert under punkt 1. For å løse disse oppgavene er det viktig å etablere en klar arbeidsdeling mellom forskningsadministrasjon og økonomiadministrasjon, og samtidig etablere et nært samarbeid mellom enhetene. IT: I dag har forskningsenheten ved SVF ansvaret for lisensene for hele UiT for programvarene SPSS og Mapinfo. Arbeidsgruppen foreslår at disse oppgavene bør overføres til en IT-enhet ved fakultetet eller ved UiT sentralt (Orakel). Begrunnelsen for dette er at lisensansvar og distribusjon av IT-programvarer ikke defineres som forskningsadministrative arbeidsoppgaver. 5
Prodekan forskning: Arbeidsgruppen ønsker å understreke viktigheten av å ha en vitenskapelig tilsatt, for eksempel prodekan forskning, som har det fagpolitiske ansvaret for forskningsfeltet ved fakultetet. Erfaringene fra de tre eksisterende enheter er udelt positive til denne funksjonen. For det første er fokuset på forskning blitt mer synlig i hverdagen. Dette kan komme av at prodekanen har ansvaret for å sette slike saker på dagsorden og at forskningssaker slipper å konkurrere om oppmerksomhet med undervisnings- og personalsaker. For det andre er en slik fagpolitisk ressurs nødvendig for å etablere effektive forskningsadministrative rutiner som for eksempel muligheten til å behandle saker på fullmakt, foreta prioriteringer og faglige vurderinger på fakultetsnivå. 6