Kontrollutvalget i Kvitsøy INNKALLES TIL MØTE 06. desember 2011 KL. 12.00 på Kommunehuset

ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 5 Kontrollutvalget i Kvitsøy INNKALLES TIL MØTE 06. desember 2011 KL. 12.00 på Kommunehuset SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 26/11 Kort gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområder/plan for videre gjennomgang 27/11 Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - framdriftsplan 28/11 Rapport forvaltningsrevisjon: Ansettelsesrutine på Kvitsøy 29/11 Bestilling forvaltningsrevisjon: Overholdelse av regelverk knyttet til selvkostområdet 30/11 Åpne møter i kontrollutvalget 31/11 Forslag til møteplan for 2012 32/11 Årsplan 2012 - for Kvitsøy kontrollutvalg 33/11 Statusoversikt kontrollutvalgets saker - desember 2011 EVENTUELT MELDINGER Det er ingen meldinger/referatsaker til dette møtet Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Kvitsøy, 28. november 2011 Rolf Skretting Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800028 : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 08.12.2011 26 /2011 KORT GJENNOMGANG AV KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG ANSARSOMRÅDER/PLAN FOR VIDERE GJENNOMGANG Bakgrunn: For de fleste av medlemmene i kontrollutvalget vil rollen som kontrollutvalgsmedlem være ny og ukjent. Sekretariatet vil derfor på dette møtet ha en kort gjennomgang av kontrollutvalgets viktigste oppgaver og arbeidsområde. I tillegg vil revisor ha en kort gjennomgang av hvem de er og hva de jobber med. Det inviteres til dialog med medlemmene ved disse gjennomgangene. Saksutredning: Erfaringer fra forrige periode viste at det ikke er gunstig med alt for mye informasjon på en gang på første møte. Det legges derfor opp til å ha litt informasjon om kontrollutvalgets oppgaver på alle møtene framover. I tillegg kan en komme tilbake til områder som kontrollutvalget måtte ønske å ha en ny gjennomgang av om ca. ett år. Det foreslås at man går gjennom ett tema på hvert møte framover knyttet til: 1. Kommunale regnskap hvor finnes den viktigste informasjonen? v/revisor 2. Hva er og hvordan gjennomføres forvaltningsrevisjon v/revisor 3. Habilitetsbestemmelser v/sekretariatet 4. Ny gjennomgang av kontrollutvalgets ansvar og oppgaver etter ca. ett år spesielle tema velges i samarbeid med utvalget. Underveis vil det også bli orientert om en del andre viktige områder som kontrollutvalget skal arbeide med framover, som planverket som skal utarbeides (se også egen sak), hva overordnet analyse er og hvilke kriterier kontrollutvalget skal benytte for utvelging av prosjekter. Kontrollutvalgets neste møte er normalt sett ikke før i april 2012. Sekretariatet vil anmode kontrollutvalget å vurdere å ha et ekstramøte i 2012 i januar/februar, slik at en del av opplæringen kan kanaliseres til dette møtet. Det arrangeres også årlige konferanser for medlemmer i kontrollutvalg. Lokalt arrangeres årlig en høstkonferanse i okt/nov på Sandnes, der alle kontrollutvalg i Rogaland blir invitert. Denne arrangeres noe seinere i år, den 8. desember. I tillegg arrangeres det årlig 2 store konferanser på Gardermoen. I månedsskiftet januar/- februar arrangerer Norges KommuneRevisorForbund (NKRF) sin kontrollutvalgskonferanse. Dette er en stor konferanse med over 500 deltakere fra hele landet, der både revisorer, kontrollutvalgsmedlemmer og sekretariater er med.. I tillegg arrangerer Forum for Kontroll 2

og Tilsyn (FKT) årlig en konferanse i juni. Denne er for kontrollutvalgsmedlemmer og sekretariat, og er mindre og litt rimeligere enn NKRF,s konferanse. Forrige kontrollutvalg gjennomførte en evalueringsrunde på de siste møtene. Oppsummering fra denne evalueringen er lagt ved. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar orienteringer fra sekretariat og revisor til etterretning. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å organisere nødvendig opplæring i tråd med det utvalget kom fram til på møtet. SANDNES, 28. november 2011 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Kontrollutvalgets evaluering av eget arbeid Saksliste Neste 3

Vedlegg: Kontrollutvalgets evaluering av eget arbeid i perioden Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Kvitsøy Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i perioden Arkivkode : E: 033 Saksnr. : 200800028 Opplæring av kontrollutvalget Opplæring av kontrollutvalget er viktig. Repetisjon bør vurderes dersom det er forfall på møtet hvor opplæringen finner sted. Repetisjon etter et år vil være en fordel. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Gjennomgangen med administrasjonen var nyttig. Spesielt som ny i kontrollutvalget gav dette en god innledning til arbeidet med planen for forvaltningsrevisjon. Rapporter om forvaltningsrevisjon er nyttige og samtidig lette å forholde seg til. Regnskap og internkontroll Kontrollutvalget stoler på revisjonens arbeid. Budsjett og budsjettoppfølging Kontrollutvalget kunne ønsket litt mer midler til kurs/opplæring og forvaltningsrevisjon. Rutinen med tertialvis oppfølging av budsjettet fungerer greit. Rapportering til kommunestyret Det er liten oppmerksomhet i kommunestyret om rapporter som kommer fra kontrollutvalget. Kanskje skyldes dette at kommunestyret kjenner litt forlite til kontrollutvalgets rolle og arbeid. Kontrollutvalget kunne tenke seg å få anledning til å presentere seg for kommunestyret, gjerne som en del av den generelle politikeropplæringen. Evaluering av samarbeid med kommunen Samarbeidet med administrasjonen har fungert godt. Så sant de ikke er forhindret, møter de når de blir invitert. Kontrollutvalget opplever at de får gode orienteringer og svar på spørsmål som de stiller. Evaluering av sekretariatets arbeid Saksdokumentene er greie. Saksframstillingen lette å lese og sette seg inn i. Evaluering av revisors arbeid Greie dokumenter, spesielt vil kontrollutvalget peke på rapporter om forvaltningsrevisjon og selskapskontroller. Generelt Tilbake 4

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800095 : E: 146 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 08.12.2011 27 /2011 NYE PLANER FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPS- KONTROLL - FRAMDRIFTSPLAN Bakgrunn: Forskriften 1 pålegger kontrollutvalget at det minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. En slik analyse er bestilt av tidligere kontrollutvalg, og vil foreligge på nyåret. Analysen utarbeides av revisor. Saksutredning: Det er viktig for kontrollutvalget å få innspill til aktuelle prosjekter som til slutt skal prioriteres i planen, både fra kommuneadministrasjonen og fra sentrale politikere. Det bør derfor utarbeides en plan for når kontrollutvalget ønsker å invitere disse inn til møte med utvalget, der de blir bedt om å komme med innspill til prosjekter som etter deres syn kan være aktuelle. Kontrollutvalget vil så se disse innspillene opp mot den overordnede analysen. På bakgrunn av analysen og mottatte innspill skal så kontrollutvalget til slutt prioritere hvilke prosjekter en ønsker å gjennomføre i den kommende perioden. De foreslåtte prosjektene skal vurderes ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger. Det foreslås at kontrollutvalget diskuterer en framdriftsplan for hvordan denne prosessen skal skje. Det innebærer: Ta stilling til hvordan en skal gjennomføre dialogen med politikerne Ta stilling til gjennomføring av dialog med kommuneadministrasjonen Tidspunkt for kontrollutvalgets endelige prioriteringer Vedta planen(frist innen utgangen av 2012) Oversendelse av planen til bystyret I Kvitsøy foregikk dette i forrige runde ved at kontrollutvalget inviterte administrasjonen og politikerne (ordfører og gruppelederne) til ordinært møte i utvalget i september. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget i denne runden inviterer administrasjonen til i møtet i mars. 11 Forskrift om kontrollutvalg 10 5

Videre bør med politikerne tas i møtet i juni, eventuelt avtales 1 time før et kommunestyremøte seinest før sommerferien. Til slutt vil det også komme innspill til prosjekter fra revisor og evt. fra sekretariatet. Kontrollutvalget bør sette opp en framdriftsplan for hvordan en ønsker å behandle denne saken. Det er selvsagt opp til kontrollutvalget å evt. endre på den foreslåtte framdriftsplanen. Når det gjelder plan for selskapskontroll blir behandlingen mindre omfattende. Sekretariatet vil som i forrige perioden legge fram et utkast til plan i møtet i april. Selve behandlingen av planen vil finne sted i to møtet i juni. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget vil behandle saken om ny Plan på forvaltningsrevisjon på følgende måte: Møte i des.: Møte i april: Planlegging møter med administrasjonen og politikerne Administrasjonen inviteres for å komme med innspill til planen. Utkast til plan for selskapskontroll legges fram. Møte i mai/juni: Det avtales et møte med ordfører og gruppelederne i ordinært møte (i juni), eventuelt i forkant av et kommunestyremøte Møte i juni: Møte i sept.: Møte i nov.: Revisor og evt. sekretariatet legger fram forslag til prosjekter. Plan for selskapskontroll vedtas Første utkast til plan presenteres for kontrollutvalget, som foretar sine prioriteringer og evt. vedtar planen Siste frist for kontrollutvalget for å vedta planen SANDNES, 28. november 2011 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 6

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201000085 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 06.12.2011 28 /2011 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON: ANSETTELSESRUTINE PÅ KVITSØY Bakgrunn Forvaltningsrevisjonen Ansettelsesrutine på Kvitsøy ble bestilt i møtet 18.11.2010 i tråd med gjeldende plan for forvaltningsrevisjon og vedtatte budsjettrammer. Formålet med å bestille forvaltningsrevisjonen var: å gjennomgå kommunens ansettelsesrutiner for å vurdere om disse er henhold til vedtatt reglement og innenfor gjeldende lovverk Bestillingen bygger på at følgende problemstillinger skal belyses i rapporten: Hvordan var prosessen rundt utarbeidelsen av kommunens ansettelsesreglement? Følger kommunen vedtatte prosedyrer i ansettelsessaker? Hvordan etterlever kommunen bestemmelsene i sentrale lover, regler og avtaler spesielt med tanke på bruk av midlertidige ansettelser og fortrinnsrett til fast ansettelse? Hvordan er samarbeidet mellom de ulike partene som er involvert ved ansettelser? Hvordan blir kravene til habilitet ivaretatt i ansettelsessaker? Saksutredning Rogaland Revisjon har utarbeidet rapporten som nå legges fram for kontrollutvalget og kommunestyret til behandling. Rapporten bygger på en gjennomgang av dokumenter fra kommunen samt intervju av nøkkelpersoner (ordfører, rådmann, 1 kommunalleder 3 avdelingsledere og to hovedtillitsvalgte). Revisjonen peker i sin rapport på at Kvitsøy som en liten kommune har en del utfordringer i forhold til å rekruttere medarbeidere, f. eks. ingeniører. Kommunen har stort antall deltidsstillinger, der mange av de som innehar stillingen ønsker å gå redusert. Men av de undersøkte ansettelsene ble 6 av 7 deltidsstillinger gitt til fast ansatte som ønsket å øke sin stillingsbrøk. Ansettelsesreglementet skiller gjelder ikke mellom midlertidige ansettelser og vikariat, selv om det er forskjellig regler for disse gruppene. En person som har vært midlertidig ansatt i 4 år har krav på fast jobb. I ansettelser der det er tale om fortrinnsrett, er det unntak i ansettelsesreglementet for utlysning og det er heller ikke intervjuutvalg. Men tillitsvalgte skal informeres. Revisjonen fant et avvik på forlengelse av midlertidig ansettelse hvor tillitsvalgte ikke var informert. Revisjonen peker på at ansettelsesreglementet ikke beskriver hva protokollen ved intervjuene bør inneholde, dette ville styrket det skriftlige dokumentasjonsgrunnlaget. Gjennomganen 7

viser også at det i 9 av 20 ansettelser mangler protokoll. Revisjonen anbefaler også at de vurderinger av habilitet som gjøres i intervjuutvalget, bør komme fram i protokollen. De tillitsvalgte er involvert i de fleste av de gjennomgåtte ansettelsessakene. Noen av de tillitsvalgte gir imidlertid uttrykk for et generelt ønske om å få ta del på et tidligere tidspunkt enn det om er praksis i dag. Kommunen har ikke inngått avtaler med de tillitsvalgte som regulerer hvem som skal stille som representant valgte når forbund kan være aktuelle. Revisjonen kommer i rapporten med følgende anbefalinger: I ansettelsessaker etterlever Kvitsøy kommune i det alt vesentligste bestemmelsene i sentrale lover og avtaler og kommunens eget ansettelsesreglement. Forbedringsmulighetene finnes først og fremst på disse områdene: o Ansettelsesreglementet bør bli mer presist når det gjelder skillet mellom vikariater og midlertidig arbeidsavtale, all den tid midlertidige arbeidsavtaler gir arbeidstaker visse rettigheter. o De tillitsvalgte bør involveres i flest mulig stadier av ansettelsesprosessen. o Avtaler mellom de tillitsvalgte og kommunen om hvem som skal delta ved ulike typer stillinger og stillingsnivåer kan med fordel utarbeides. o Protokollføringen bør bedres for å sikre informasjonen for ettertiden. o Habilitetsvurderinger bør tas med i protokollen. o Kommunen bør utarbeide søkerlister. Flere forhold tilsier dette: Tillitsvalgte har krav på utvidet søkerliste som grunnlag for sin uttalelse. Søkere som ber om det, har krav på å få utvidet søkerliste. Media har tilgang til enkel søkerliste og ønsker gjerne dette. Vi viser ellers til rapporten. I følge revisjonsforskriftens 8, 2 ledd skal administrasjonssjefen (rådmannen) gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som kommer fram i rapporten. Rådmannens syn skal også framgå av rapporten. Rådmannen peker i sin kommentar på at på en god måte rapporten oppsummerer særtrekkene ved ansettelser i en mindre kommune som Kvitsøy. Rådmannen peker på at kommunen har en og dialog med det tillitsvalgte og jobber målrettet mot å styrke og videreutvikle samarbeidet. Revisjonens pekte på at en midlertidig stilling var forlenget uten at tillitsvalgte var orientert (punkt 2.3.8). I følge rådmannen var det imidlertid tatt flere runder med tillitsvalgte i denne saken. Rådmannen peker også på at rapporten bygger på ansettelser i 2010 og første halvdel av 2011, og at kommunen har vedtatt nytt personalreglementet i juni 2011, og rapporten gir derfor ikke svar på hvordan det nye reglementet etterleves. Vi viser til rapporten hvor hele kommentaren til rådmannen er gjengitt.. En forvaltningsrevisjonsrapport skal systematisk følges opp for å sikre at forvaltningen setter i verk tiltak for å rette opp påviste avvik/svakheter. Kontrollutvalget må derfor sørge for at kommunestyrets vedtatte merknader til rapporten følges opp av rådmannen. Det anbefales at slik oppfølging skjer ca. 6 mnd. etter at rapporten er vedtatt av kommunestyret. I følge rundskriv H-02/06 skal kontrollutvalget innstille direkte til kommunestyret i forbindelse med behandling av forvaltningsrevisjonsrapport. 8

Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende VEDTAK: 1. Kommunestyret i Kvitsøy tar rapporten om forvaltningsrevisjonen Ansettelsesrutine på Kvitsøy til etterretning. 2. Rapporten oversendes til rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget får melding om hvordan kommunestyrets vedtak er fulgt opp ca 6 mnd etter kommunestyrets vedtak. SANDNES, 28. november 2011 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Rapport forvaltningsrevisjon: Ansettelsesrutine på Kvitsøy Saksliste Neste Forrige 9

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201100036 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 06.12.2011 29 /2011 BESTILLING FORVALTNINGSREVISJON: OVERHOLDELSE AV REGELVERK KNYTTET TIL SELVKOSTOMRÅDET Bakgrunn Etter gjeldende plan for forvaltningsrevisjon er det prosjektet Overholdelse av regelverk for selvkostområder (Selvkost), som står for tur. Det forrige kontrollutvalget behandlet på siste møtet en innledende sak om bestillingen, der de drøftet formål med revisjonen og problemstillinger de mente burde belyses. På bakgrunn av denne den drøftelsen har Rogaland Revisjon IKS laget et forslag til prosjektmandat som ligger til for denne bestillingen. Saksutredning Forslaget til prosjektmandat fra Rogaland Revisjon IKS bygger på kontrollutvalgets drøfting av formål og problemstillinger med noen mindre justeringer. Formålet med forvaltningsrevisjonen som bestilles er: Formålet med dette prosjektet er å vurdere hvordan kommunen overholder og praktiserer selvkostreglene på de områder hvor selvkost er aktuelt. Det fokuseres mest på tekniske gebyrer. Forvaltningsrevisjonen skal belyse følgende problemstillinger: Hvordan er gebyrregulativene for tjenestene utformet? Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? Blir alle henførbare kostnader belastet? Blir kostnader som ikke er henførbare belastet? Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med lover og regler? Har kommunen en tilfredsstillende oppfølging av selvkost? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost? Hvordan blir selvkostfond håndtert? Hvordan blir rapportering av selvkost håndtert Revisjonen har foreslått to problemstillinger som kontrollutvalgte ikke hadde med (markert med uthevet skrift). Begge problemstillingene er relevante og naturlige å ha med i prosjektet, vi viser her til revisjonens innledende drøfting av mandatet. Prosjektet har en ramme på 75 timer. Dette ligger innenfor kontrollutvalgets budsjettramme for forvaltningsrevisjon i 2012 Kontrollutvalget må ta stilling om bestillingen slik den er beskrevet i forslaget til prosjektmandat er dekkende. Dersom kontrollutvalget ser andre problemstillinger som bør tas med, er 10

det viktig å få disse fram nå, da rapporten som revisjonen utarbeider bygger på den bestillingen som kontrollutvalget gjør nå. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Kvitsøy bestiller prosjektet selvkost i tråd med framlagt forslag til prosjektmandat, med de endringene som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalget ber om at rapporten blir levert til siste møtet i 2012. SANDNES, 28. november 2011 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Forslag til prosjektmandat: Selvkost, fra Rogaland Revisjon IKS Saksprotokoll møte 15.09.11 sak 19/11: Bestilling av forvaltningsrevisjon: Selvkost - Innledende sak Saksliste Neste Forrige 11

Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Kvitsøy kommune Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Selvkost Utarbeidet dato/sign.: 04.11.2011/RE Gjennomgått dato/sign.: 15.11.2011/TK År: Side: 2011 1 av 2 Bakgrunn Kontrollutvalget ønsker å se nærmere på praktiseringen av selvkostreglene i kommunen. Selvkost omfatter særlig gebyrer på VAR-sektoren dvs. tjenestene vann, avløp og renovasjon. I tillegg kommer gebyrer for fysisk planlegging, dvs. plan- og byggesaker samt oppmåling. Dessuten feiing. Selvkostreglene gjelder alle kommunale betalingstjenester, dvs. også betaling for barnehager, SFO og pleie- og omsorg mv. Men på disse områdene er kommunenes gebyrer i hovedsak små i forhold til kostnadene. Dette medfører at kommunene normalt ligger godt under selvkost her. Dette gjelder også for Kvitsøy. For barnehager og sykehjem er det for øvrig hhv. maksimalsatser og tak for vederlagsberegningen. Utgangspunktet for vann og avløp er at brukerne av tjenestene bør bære kostnadene forbundet med tjenestene. Kommunen er imidlertid ikke pålagt full kostnadsdekning. Innenfor avfallsområdet (husholdningsrenovasjon) er det et lovmessig krav om full kostnadsdekning. For alle andre gebyrer er selvkost øvre ramme. Det er ganske vanlig i kommunene at det praktiseres full kostnadsdekning for VAR-gebyrer og feiing. Enkelte kommuner har etter hvert begynt å vurdere om de også skal ha full kostnadsdekning på de områdene det er mulig å ta gebyrer for fysisk planlegging. Dette kan de gjøre gjennom et prinsippvedtak (budsjettvedtak). Problemstillingene nedenfor bygger på kontrollutvalgets vedtak 15.09.11 om bestilling av prosjektmandatet. Formål Formålet med dette prosjektet er å vurdere hvordan kommunen overholder og praktiserer selvkostreglene på de områder hvor selvkost er aktuelt. Det fokuseres mest på tekniske gebyrer. Problemstillinger Forvaltningsrevisjonsprosjektet vil belyse følgende forhold: Hvordan er gebyrregulativene for tjenestene utformet? Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? o Blir alle henførbare kostnader belastet? o Blir kostnader som ikke er henførbare belastet? o Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med lover og regler? Har kommunen en tilfredsstillende oppfølging av selvkost? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost? Hvordan blir selvkostfond håndtert? Hvordan blir rapportering av selvkost håndtert? Inkludert i prosjektet er det en oversikt over utviklingen i kommunens gebyrer og en sammenligning av gebyrnivået med andre kommuner.

Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Kvitsøy kommune Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Selvkost Utarbeidet dato/sign.: 04.11.2011/RE Gjennomgått dato/sign.: 15.11.2011/TK År: Side: 2011 2 av 2 Prosjektet gjelder kun kommunen - dvs. ikke dens selskaper mv. Når det gjelder VAR-sektoren har kommunen satt ut tjenestene til IVAR. Feiing utføres av Brannvesenet Sør-Rogaland og oppmåling utføres av Aske Oppmåling. IVAR og Brannvesenet Sør-Rogaland er omfattet av de samme selvkostregler som kommunene. Private selskaper er ikke omfattet av selvkostregler, men her vil det forut for tildelingen av oppdraget være gjennomført en konkurranse i tråd med lov om offentlige anskaffelser Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. I dette prosjektet legges blant annet følgende kilder til grunn for utvikling av revisjonskriterier: Forurensningsforskriftens kapittel 16 om vann- og avløpsgebyrer Forurensningslovens kapittel 5 om avfall og avfallsgebyr Plan- og bygningslovens 33-1 om gebyrer for plan- og byggesaker Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) 32 om oppmålingsgebyr Brann- og eksplosjonsvernlovens 28 om gebyr for feiing KRD H-2140 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Kommunal regnskapsstandard KRS nr 6 Noter og årsberetning (foreløpig standard) Selvkostkravet gjelder gebyrer for hver enkelt tjeneste. Vi kan imidlertid dele dette opp enda mer, f.eks. til den enkelte abonnent eller sakstype. Dette er som regel ikke noe problem for kommunene når det gjelder VAR-gebyrer samt feiing. Disse gebyrene er i utgangspunktet basert på det faktiske forbruket av tjenestene (beregnet eller målt) og det er relativt få gebyrsatser i bruk. Gebyrer for plan-, bygge- og oppmålingssaker skal i prinsippet gå i selvkost pr. sak, men kommunene kan av praktiske årsaker forholde seg til en beregnet snittpris pr. sakstype. Metodevalg Tilnærmingen vil basere seg på gjennomgang av rutiner, regnskaper og dokumenter fra kommunen samt intervjuer. Selvkost innebærer at kommunen må foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Vi konsentrerer oss om kommunens rutiner og praksis for sist foreliggende regnskapsår, men hvor ev. senere endringer også kommenteres. Vi ser på utviklingen i gebyrene de tre siste år samt en sammenligning med andre kommuner for det siste året (iht. KOSTRA). Prosjektet utarbeides under ledelse av fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Det forutsettes et tett samarbeid med representanter for kommunen. Tidsanslag til prosjektplanlegging, kartlegging, analyser og rapportering er 75 timer.

Vedlegg: Saksprotokoll møte 15.09.11 sak 19/11 SAKSPROTOKOLL Arkivsak 201100036 Arkivkode E: 216 Saksbehandler Per Kåre Vatland Saksgang Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Kvitsøy 15.09.11 19/11 BESTILLING FORVALTNINGSREVISJON: OVERHOLDELSE AV REGELVERK FOR SELVKOSTOMRÅDER - INNLEDENDE SAK Kontrollutvalget i Kvitsøy 15.09.11 / Bestilling forvaltningsrevisjon: Overholdelse av regleverk for selvkostområder - innledende sak Kontrollutvalget drøftet formål og problemstillinger og ble enig om å bruke formuleringene i saken. Formål: Prosjektet skal se på hvordan kommunen overholder/praktiserer selvkostreglene på de områder hvor selvkost er aktuelt. Problemstillinger: Hvordan er gebyrregulativet for tjenestene utformet? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost på tjenester? Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? o Blir alle henførbare kostnader belastet tjenesten? o I hvor stor grad blir ikke direkte henførbare kostnader belastet tjenesten? o Blir brukerbetalingene beregnet i tråd med lover og regelverk? Hvordan blir selvkostfond for tjenestene håndtert? (Spesielt i forhold til områder som er overført til IVAR.) Har kommunen tilfredsstillende oppfølging av selvkost? (Kalkyler og selvkostregnskap). Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Kvitsøy ber Rogaland Revisjon IKS legge fram forslag til prosjektmandat innen 24. november slik at bestillingen kan behandles på siste møtet i år. 2. Prosjektmandatet skal bygge på følgende: a. Formål: Prosjektet skal se på hvordan kommunen overholder/praktiserer selvkostreglene på de områder hvor selvkost er aktuelt. b. Problemstillinger: Hvordan er gebyrregulativet for tjenestene utformet? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost på tjenester? 12

Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? Blir alle henførbare kostnader belastet tjenesten? I hvor stor grad blir ikke direkte henførbare kostnader belastet tjenesten? Blir brukerbetalingene beregnet i tråd med lover og regelverk? Hvordan blir selvkostfond for tjenestene håndtert? (Spesielt i forhold til områder som er overført til IVAR.) Har kommunen tilfredsstillende oppfølging av selvkost? (Kalkyler og selvkostregnskap) Sandnes, 22.09.11 Rett utskrift: Tilbake 13

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800066 : E: 047 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 08.12.2011 30 /2011 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Bakgrunn: Etter kommunelovens (KL) 77 nr 8, kan kontrollutvalget selv velge om de vil ha åpne eller lukkede møte: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Bestemmelsen viser til 31 nr 3 som lyder: Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Saksframstilling Mens andre folkevalgte organ i følge KL 31 nr 1 normalt holder sine møter for åpne dører, er utgangspunktet for kontrollutvalgene at utvalget selv bestemmer om møtene skal være åpne eller lukkede. Muligheten for åpne dører kom inn ved lovendring i desember 2003. Departementet har imidlertid nå hatt ute et høringsutkast til en lovendring på dette området, der det blir foreslått å endre denne bestemmelsen, slik at møtene i kontrollutvalget blir holdt for åpne dører på lik line med andre møter i kommunale utvalg. Inntil videre har kontrollutvalget likevel mulighet til å holde møtene for lukka dører. Dette har kontrollutvalget i Kvitsøy gjort fram til nå. Det nye kontrollutvalget bør likevel vurdere om man ønsker å fortsette med denne praksisen, eller om man vil gå over til å ha åpne møte. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat har ansvar for administrasjon av 17 kontrollutvalg her i Sør-Rogaland, og av disse har 9 utvalg pr. dags dato fatta vedtak om åpne møter. Som nevnt ovenfor er det bare kontrollutvalget selv som inntil videre kan bestemme at møtene skal være åpne. Det er ikke anledning til å veksle mellom å åpne eller lukkede møter fra gang til gang. Kontrollutvalget må velge et prinsipp som det holder seg til, der alle møtene enten er åpne eller lukkede. Selv om kontrollutvalget bestemmer seg for å ha åpne møter, vil likevel alle saker som er omfattes av lovbestemt taushetsplikt måtte behandles for lukkede dører, på linje med i andre kommunale utvalg. Ut frå vår erfaring er det få saker som etter loven må behandles for lukkede dører. Det finnes argumenter både for og mot at kontrollutvalget skal ha åpne møter. Argumenter for åpne møte kan være: Åpne møte gir større åpenhet om og innsyn i kontrollutvalgets virksomhet og rolle. Kontrollutvalget er kanskje et av de mest bortgjemte utvalgene i kommunen, og ved 14

å ha åpne møte kan en få både innbyggerne, politikerne og kommuneadministrasjonen til å bli mer oppmerksomme på utvalget og deres arbeid. Det kan gjøre pressen mer oppmerksomme på saker som blir tatt opp i utvalget, og dermed være med på å øke interessen for utvalgets arbeid, samt utvalgets status. Det kan være viktig for utvalget at omgivelsene ikke får inntrykk av at saker i kontrollutvalget er noe som går for seg i lukkede rom. Når det er saker som skal behandles for lukkede dører, vil er det naturlig at disse enten tas i slutten eller i begynnelsen av møtet. Å ha åpne møter er i tråd med prinsippa i den nye offentlighetsloven, og ikke minst i tråd med en tilrådning til lovendring fra KRD. Argumenter som tilsier at kontrollutvalget beholder dagens ordning, kan være: Hovedregelen i kommuneloven for kontrollutvalget er at utvalgets møter er lukkede, men at utvalget selv kan bestemme om de ønsker åpne møte. Åpne møte kan påvirke nødvendig dialog med administrasjonen/revisor. I tilsynsfunksjonen er denne dialogen svært viktig. Når det er mange tilhørere tilstede er det ikke alltid like lett å ha den åpenheten som man får i et lukket møte, og dette kan medføre at tilsynet blir mer utfordrende å gjennomføre. Oppsummering Som tidligere nevnt skal saker som er omfattet av lovpålagt taushetsplikt unntas på vanlig måte, og derfor behandles for lukkede dører. Tilsvarende vil også gjelde orienteringer fra administrasjonen eller revisor, når disse inneholder opplysninger som er omfattet av lovpålagt taushetsplikt. Etter sekretariatets mening er det tilstrekkelige unntaksbestemmelser i lovverket til å sikre at saker som ikke skal være offentlige derfor kan behandles i lukket møte. Som det går fram av innleiinga er det kontrollutvalget selv som bestemmer om utvalget skal ha åpne eller lukka møter. Saken blir derfor lagt fram uten forslag til vedtak. VEDTAK: Saken legges fram uten forslag til vedtak. SANDNES, 28. november 2011 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 15

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800028 : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 06.12.2011 31 /2011 FORSLAG TIL MØTEPLAN FOR 2012 Bakgrunn Forslaget til møteplan bygger på tidligere møtefrekvens på 4 møter pr år. I tillegg må det tas hensyn til kommunens møteplan i forbindelse med behandling av kommunens årsregnskap. Møtene er som tidligere lagt til torsdager, og møtetidspunkt er som tidligere kl. 12.00. Saksutredning Som nevnt har kontrollutvalget normalt 4 møter i året 2 om våren og 2 om høsten. På møtet i april skal kontrollutvalget behandle kommunens årsregnskap, og avgi en uttalelse om dette til kommunestyret. Denne skal være kjent av formannskapet før de avgir sin innstilling til kommunestyret. Dette møtet må derfor tilpasses kommunens møteplan. Vi har ikke fått endelig avklar dette med kommunen ennå, slik at datoen kan bli endret. Møtene har vært lagt til torsdager. Møtedatoer skal tilpasses 16. andre kontrollutvalg, slik at endring av dag eller datoer kan være vanskelig. Dersom kontrollutvalget likevel ønsker en annen ukedag vil vi forsøke så langt som mulig for å få dette til Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner følgende møteplan for 2012: Møte Tidspunkt Kommentar Torsdag 19. april kl. 08.30 Tilpasses møte i Fsk og Kst Torsdag 31. mai kl. 08.30 Torsdag 13. september kl. 08.30 Torsdag 22. november kl. 08.30 SANDNES, 28. november 2011 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 16

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800095 : E: 146 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 08.12.2011 32 /2011 ÅRSPLAN 2012 - FOR KVITSØY KONTROLLUTVALG Bakgrunn Kontrollutvalgets årsplan er en overordnet plan som dekker alle aktivitetene til kontrollutvalget i året som kommer. Planen er ikke lovpålagt, men er et styringsverktøy for kontrollutvalget, ved at den gir en oversikt over forventet aktivitet det neste året. Årsplanen inngår i kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret. Saksutredning Planen gir en kort oversikt over hvordan kommunens system for kontroll og tilsyn er satt sammen. Det finnes videre en oversikt over saksbehandlingen i utvalget. Siste del av planen tar for seg hvilke oppgaver kontrollutvalget forventer å arbeide med i året som kommer. Som vedlegg til planen ligger en oversikt over oppgaver fordelt ut over de ulike møtene, ut fra de opplysningene vi har nå. Men planen er ikke ufravikelig eller statisk. Underveis kan det komme endringer ved at saker kan bli forsinket ved at rapporter el. blir forsinket eller flyttet til senere møte på grunn av saksmengde. Det kan dukke opp saker undervis som kontrollutvalget velger å behandle. Som nevnt innledningsvis inngår årsplanen i kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret. Den vedtatte planen oversendes derfor kommunestyret til orientering Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar årsplanen 2012 med de endringene som kom fram i møtet 2. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. SANDNES, 28. november 2011 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Kvitsøy kontrollutvalg årsplan 2012 Saksliste Neste Forrige 17

Vedlegg: Årsplan 2012 - Kvitsøy kontrollutvalg 2012 KVITSØY KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2012 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS 01.12.2011 18

Innledning Kommunestyret har det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret velger et kontrollutvalg som har det løpende ansvar for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget har et vidt mandat og kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge dette kan defineres som kontroll eller tilsyn. Men det er to viktige avgrensninger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer. 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar i forhold til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget som til enhver tid dekker behovet. Kvitsøy kommune løste dette ved å gå inn i Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. Som revisor har kommunen valgt å være med i det interkommunale revisjonsselskapet, Rogaland Revisjon IKS. Kontrollutvalgets mål er å være en aktiv og troverdig samarbeidspartner, som er med på å bidra til god forvaltningspraksis i Kvitsøy kommune. Saksbehandling i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Kvitsøy har hittil valgt å ha lukkede møter, i tråd hovedreglen i kommuneloven. Kontrollutvalget ønsker å ha mest mulig åpenhet om saksbehandlingen i utvalget. Derfor blir innkallinger lagt ut på kommunens hjemmesider før møtene, og protokollen legges ut når den blir klar etter møtet. Innkalling og protokoll blir også sendt til ordfører og rådmann. Kontrollutvalget vedtar sin møteplan for kommende år i løpet av høsten. Møtene er tatt inn i kommunens møtekalender, og finnes på kommunens hjemmeside. Medlemmene blir innkalt til møte av kontrollutvalgssekretariatet i samråd med leder. Dagsorden forberedes i samarbeid mellom utvalgets leder og sekretariatet. Kontrollutvalgets oppgaver Oppgaver knyttet til regnskap og budsjett og internkontroll Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper er revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre uttale seg til kommunestyret om årsregnskapet. Formannskapet skal kjenne til uttalelsen før de avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalget sitt tilsyn omfatter bl.a: Følge med i revisors arbeid. Revisor rapporterer to ganger i året: Ved presentasjon av sin planlegging og oppsummeringen av arbeidet i årsoppgjørsnotatet. Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll. Følge med på kommunes økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen, ved å følge med i tertialrapporteringen. Behandling av kommunens og foretakets årsregnskap og revisjonsberetning. Følge opp eventuelle merknader fra revisor. Gå gjennom kommunens skatteregnskap, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skatteetatens kontrollavdeling. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at årlig det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. 19

Kontrollutvalget skal i løpet av 2012 utarbeide ny plan for forvaltningsrevisjon og vedta denne senest innen siste møtet i 2012. Planen skal oversendes til kommunestyret som skal godkjenne planen. Planen skal bygge på en overordnet analyse som ble bestilt av forrige kontrollutvalg våren 2011. Denne vil bli presentert for kontrollutvalget våren 2012. Det planlegges følgende oppgaver for kontrollutvalget i 2012: Bestille prosjekt ut fra gjeldende plan for forvaltningsrevisjon og gjeldende budsjett. o Tema må avklares Behandle rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner etter hvert som disse blir ferdige: o Overholdelse av regelverk knyttet til kommunens selvkostområder Følge opp rapporter etter behov ca et halvt år etter behandling i kommunestyret. o Tilsettingsrutiner Rapporter om forvaltningsrevisjon oversendes til kommunestyret, for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret i slike saker. Ved oppfølging av rapporter sendes meling til kommunestyret om dette. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med hvordan kommunens interesser i selskaper blir forvaltet (eierskapskontroll som er obligatorisk). Kontrollutvalget skal videre utarbeide plan for selskapskontroller i interkommunale selskaper (IKS) og heleide aksjeselskaper. 2 I tråd med planen skal kontrollutvalget bestille og behandle rapporter om slike kontroller. De aktuelle selskapene for selskapskontroll eies hovedsaklig sammen med andre kommuner. For å få en effektiv ressursutnyttelse og av hensyn til selskapene, har kontrollutvalgene laget en praksis der den største eieren som oftest tar initiativet til å initiere kontrollene. Kontrollutvalgets oppgaver på dette området er: Følge med i rådmannens arbeid med utarbeidelse av eierstrategi. Det er foreløpig ikke planlangt å bestille nye selskapskontroller i 2012. Kontrollutvalget har ingen selskapskontroller i bestilling, og derfor blir det trolig ikke rapporter som skal behandles i 2012. Følge opp selskapskontroller i tråd med kommunestyrets vedtak: o o Rogaland Revisjon IKS Brannvesenet Sør-Rogaland Rapporter om selskapskontroller videresendes til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret i disse sakene. Ved oppfølging sendes meling til kommunestyret om dette. Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget skal lage forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er kontrollutvalgets eget. Det utarbeides av kontrollutvalget selv, og det er bare kontrollutvalget selv som kan gjøre endringer i utvalgets eget forslag før den politiske budsjettbehandlingen. Kontrollutvalget opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordnet kommunestyret. Det er derfor av betydning for kommunestyret å være kjent med kontrollutvalgets 2 Departementet antar at selskaper organisert etter kommunelovens 27 som er selvstendige rettssubjekter, også faller inn under bestemmelsen. 20

vurdering av det økonomiske behov for kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge med til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver på området er: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for kommende år. Følge opp budsjett for inneværende år. Andre oppgaver som kontrollutvalget har planlagt Orienteringer om kommunens drift på de enkelte områdene som et ledd i tilsynet med kommunens aktiviteter På alle møtene i kontrollutvalget settes det følgende faste punkter: o o o o Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Meldinger Eventuelt Kvitsøy, den 1. desember 2010 Kvitsøy kontrollutvalg Rolf Skretting Leder av kontrollutvalget Vedlegg til årsplanen Oversikten viser kjente saker til behandling. Det kan bli endringer i løpet av året. Møte 1: 19. april 2012 1. Opplæring: Kommunale regnskaper hvor finnes den viktigste informasjonen 2. Årsregnskap og årsmelding 2011 med revisjonsberetning for kommunen 3. Årsrapport 2011 fra skatteoppkrever med kontrollbrev 4. Plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra administrasjonen 5. Kontrollutvalgets årsmelding 2011 6. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn 3. tertial 2011 7. Plan for selskapskontroll første gangs behandling 8. Statusoversikt kontrollutvalgets saker Møte 2: 31. mai 2012 1. Opplæring: Hva er og hvordan gjennomføres selskapskontroll 2. Orientering om kommunens tertialrapport 30.04.2012 3. Oppfølging selskapskontroll: Brannvesenet Sør-Rogaland IKS 4. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 1. tertial 2012 5. Revisors uavhengighet egenerklæring fra oppdragsansvarlig revisor. 6. Opplæring: Hva er og hvordan gjennomføres forvaltningsrevisjon 7. Plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra politikerne 8. Plan for selskapskontroll kontrollutvalget sin godkjenning av planen 9. Statusoversikt kontrollutvalgets saker 21

Møte 3: 13. september 2012 1. Opplæring: Habilitetsbestemmelser 2. Orientering om kommunens tertialrapport 1. tertial 2012 3. Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 4. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.07.12 5. Oppfølging av forvaltningsrevisjon: Tilsettingsrutiner 6. Forberedelse til bestilling forvaltningsrevisjon Tema må avklares 7. Kontrollutvalgets møteplan 2013 8. Plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra revisor 9. Plan for forvaltningsrevisjon kontrollutvalget sine vurderinger og prioriteringer 10. Statusoversikt kontrollutvalgets saker 11. Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2012 Møte 4: 22. november 2012 1. Orientering om budsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016 2. Orientering om kommunens tertialrapport pr 2. tertial 2012? 3. Rapport forvaltningsrevisjon: Overholdelse av regelverk på selvkostområder 4. Bestilling forvaltningsrevisjon Tema må avklares 5. Plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets godkjenning av planen 6. Kontrollutvalgets årsplan 2013 7. Statusoversikt kontrollutvalgets saker Tilbake 22

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800042 : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy 06.12.2011 33 /2011 STATUSOVERSIKT KONTROLLUTVALGETS SAKER - DESEMBER 2011 Bakgrunn Statusoversikt kontrollutvalgets saker er fast sak på alle møtene i kontrollutvalget. Oversikten er laget for at kontrollutvalget skal kunne holde oversikt over saker som går over flere møter. Saken er delt i tre hovedtyper: forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og andre saker. Den siste typen består av andre saker kontrollutvalget vil behandle, så som revisjonsmerknader, overordnet analyse og lignende. Oversikten er delt i tre tabeller. Første tabell følger saken fra bestilling rapporten legges fram for kontrollutvalget til behandling. Andre tabell følger saken fra kontrollutvalget sender denne videre til kommunestyret til kontrollutvalget har fulgt denne opp. Når saken er avsluttet legges den ned i tredje tabell slik at kontrollutvalget har oversikt hva som er behandlet i perioden. Oversikten som kontrollutvalget få denne gangen inneholder oversikt over saker som er avsluttet i hele forrige periode. Fra neste oversikt (i 2012) vil denne oversikten bare inneholde saker som dette kontrollutvalget arbeider med. Saksutredning I første tabellen finner vi en kolonne som heter Status/forventet ferdig. Her legger vi inn opplysninger fra revisjonen om når rapporten de forventer at rapporten skal bli ferdig. Revisor vil i tilknytning til denne saken orientere om framdriften på prosjektet. Alle bestillinger av prosjekter og kontroller som foretar skal være med bakgrunn i vedtatte planer. Gjeldende plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret 16.12.2008, og gjeldende plan forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret 16.12.2008 og oppdatert av kontrollutvalget 16.06.2010. Kontrollutvalget har i dette møtet behandlet i egne saker en rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon for levering i slutten av 2012 samt bestilt en ny forvaltningsrevisjon. Ut over dette har kontrollutvalget i bestilling overordnet analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon, som blir levert våren 2012. Kontrollutvalget har to rapporter om selskapskontroller som er videresendt kommunestyret for sluttbehandling. Disse er ikke behandlet ennå, men tidspunkt for oppfølging er stipulert ti til hhv. mai/juni og september neste år. Oppfølging av selskapskontroller skjer felles for alle kontrollutvalgene som har deltatt i kontrollen. 23

Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikt kontrollutvalgets saker desember 2012 til orientering. SANDNES, 28. november 2011 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Statusoversikt kontrollutvalgets saker november 2011 Saksliste Forrige 24

Vedlegg: Statusoversikt kontrollutvalgets saker - desember 2011 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Kvitsøy Arkivkode : E: 216 Saksnr. : 200800042 Statusoversikt kontrollutvalgets saker - desember 2011 Saker 3 fra bestilling til behandling i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner 1. Overholdelse av regelverk på selvkostområder Bestilt Avtalt tidsbruk Status/ Antatt ferdig Merknader 06.12.11 Bestilling behandles i møtet 06.12.11 2. Tilsettingsrutiner 18.11.10 100 timer 22.11.11 Rapport behandles i møtet 06.12.11 Selskapskontroller Andre saker 1. Overordnet analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon 2013-2016 26.05.11 30-40 timer 01.04.12 Saker under politisk behandling eller til oppfølging i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandlet i k.utv. Behandlet av/ dato Planlagt fulgt opp Merknader Selskapskontroller 1. Rogaland Revisjon 13.04.11 15.09.11 Sept. 2012 2. Brannvesenet Sør-Rogaland 18.11.10 15.09.11 Juni 2012 Andre saker til oppfølging 1. Avsluttede prosjekter26.05.11 Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandl. i K.utv. Behandlet av/ dato Fulgt opp dato 1. Habilitet 17.06.09 18.11.10 Kst. 14.12.10 26.05.11 2. Styringssystem for pengeflyten 18.09.07 22.04.09 Kst: 12.05.09 02.12.09 3. Anskaffelser i drift 12.12.06 18.12.07 Kst 31.03.08 17.06.09 4. Randaberg interkommunale PPT 20.09.06 19.06.07 Kst. 12.06.08 10.09.08 5. Overordnet analyse 18.09.07 10.09.08 Kst 16.12.08 Selskapskontroller 1. IVAR IKS 26.11.08 28.04.10 Kst. 11.05.10 13.04.11 2. Lyse Energi AS 26.03.07 16.04.08 Kst 16.12.08 Merknader Overordnet analyse: vedlegg til plan for forvaltningsrevisjon Eierstrategi ikke ferdig. Ventes klar innen utgangen av 2011 Andre saker til oppfølging 1. Revisjonens merknader til årsregnskapet 2010 13.04.11 15.09.11 Tilbake 3 Forhold vedrørende en sak, som blir behandlet i dette møtet er markert med kursiv 25

Rapporten ligger etter denne siden Rapport forvaltningsrevisjon: Ansettelsesrutiner på Kvitsøy Tilbake 26

Forsidefoto: Stock Exchng

Rogaland Revisjon IKS Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Innhold... 3 Rådmannens kommentar... 3 Rapporten... 5 1 Innledning... 6 1.1 Formål og problemstillinger... 6 1.2 Revisjonskriterier og metode... 6 2 Faktabeskrivelse... 8 2.1 Sentrale bestemmelser... 8 2.2 Nytt ansettelsesreglement... 8 2.3 Praksis på Kvitsøy... 9 2.4 Samarbeid med de tillitsvalgte... 16 2.5 Habilitet... 18 3 Vurderinger og anbefalinger... 19 Vedlegg... 21 Ansettelsesrutiner på Kvitsøy - 3 - Kvitsøy kommune

Rogaland Revisjon IKS Rådmannens kommentar datert 21.11.2011: I all hovedsak er dette en ryddig og god rapport. Det er positivt at revisjonen oppsummerer særtrekkene ved ansettelsessaker i en mindre kommune som Kvitsøy. Revisjonen har i dette prosjektet etterprøvd lovligheten og validiteten i det ansettelsesarbeidet som gjøres i kommunen, samtidig som revisjonen fremhever kommunens behov for en pragmatisk tilnærming for å finne gode løsninger ved ansettelser. I all hovedsak sier Revisjonen at lover og regler etterfølges, og når det gjelder punktene oppført som forbedringspotensialer, er jeg som rådmann i all hovedsak enig. Kommunen har i dag god dialog med de tillitsvalgte, og jobber målrettet med å styrke og videreutvikle samarbeidet mellom arbeidsgiver- og arbeidstakersiden, både på avdelingsnivå og på kommune-/overordnet nivå. I ansettelsessaker og andre personalsaker er de tillitsvalgte med i vurderinger/samtaler som gjøres i forkant av utlysninger. Ved helt kurante saker, kan det være at de kun informeres muntlig om hva som blir foretatt. De er med i intervjuutvalg, og har uttalerett her. De er også med i politisk behandling av saker som skal behandles i formannskap som partsammensatt utvalg mv. I rapportens side 11, uttrykker Revisjonen at tabellen (rutineoversikt ansettelser) gir inntrykk av at de tillitsvalgte er gitt en noe begrenset mulighet for medvirkning. Jeg vil understreke at denne tabellen kun viser til hvem som har ansvar i forhold til ansettelser. Det inkluderer ikke de ulike partenes medvirkning i prosessen. Ved at denne tabellen oppdateres noe mer i forhold til dette, vil de tillitsvalgtes medvirkning i ansettelsessaker i større grad bli synliggjort i personalhåndboken. Da det er få stillinger totalt i kommunen, har vi mindre fleksibilitet til at alle deltidsstillinger kan utvides til fulle stillinger. Det er et poeng å understreke at det i mange av deltidsstillingen i kommunen ikke er snakk om uønsket deltid, men stillinger der de ansatte selv gir uttrykk for ønske om å arbeide redusert. Særlig i barnehagen, der styrer har ønske om at flere skal arbeide 100 %, mens det er få tall av de ansatte som faktisk ønsker å gå fulltid. Under punkt 2.3.8, viser Revisjonen til at en midlertidig stilling ble forlenget utover seks måneder uten at de tillitsvalgte ble orientert. Den aktuelle stillingen var en prosjektstilling i Plan- og utvikling. I denne perioden hadde vi store utfordringer med rekruttering innen teknisk sektor og hadde etter flere runder, også med de tillitsvalgte, en nærmest blanko fullmakt til å gjøre det som måtte til for å sikre forsvarlig bemanning i avdelingen. Avslutningsvis vil jeg understreke at rapporten er utarbeidet på grunnlag av ansettelser gjort i 2010 og første halvdel av 2011. Nytt personalreglement ble vedtatt juni 2011, og rapporten kommer således noe tidlig for å kunne vurdere i hvor stor grad kommunen etterlever sitt interne reglement. Ansettelsesrutiner på Kvitsøy - 4 - Kvitsøy kommune