Søknad om fritak for instituttstyrer

FS-128/2013 Søknad om fritak for instituttstyrer Møtedato: 25. oktober 2013 Saksansvarlig: Jan Olav Aarflot Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot Vedlegg: 1. Søknad fra instituttlederne ved NVH 2. Utdrag fra sak 48/12: Styringsreglementet Forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner ordningen med ett felles instituttstyre for Institutt for basalfag og akvamedisin, Institutt for produksjonsdyrmedisin, Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi og Institutt for sports- og familiedyrmedisin for perioden 1.1.2014 31.12.2017. Fellesstyret forutsetter at en av instituttlederne er leder av instituttstyret, men slik at de øvrige tre instituttlederne i denne perioden skal ha møte- og talerett i instituttstyrets møter. Ordningen skal evalueres innen utgangen av 2015. Eventuelle forslag til endringer i denne ordningen fremmes for Fakultetsstyret. 22. oktober 2013 Jan Olav Aasbø sekretariatsleder 1

Bakgrunn Instituttlederne ved NVH har fremmet søknad om fritak for instituttstyrer innen veterinær- og dyrepleierutdanningen. I oversendelsen står det at «Instituttlederne har diskutert saken med sine ansatte/seksjonsledere/avdelingsledere, og det er bred enighet om at vi skal be Fellesstyret/Fakultetsstyret vurdere om det er behov for instituttstyrer for hvert enkelt institutt på veterinær- og dyrepleierutdanningen.» Det fremgår ikke av oversendelsen at saken har vært lagt frem for NVHs styre eller ledelse for øvrig. Styringsreglementet Styringsreglement for NMBU er behandlet i FS sak 06/12 og 48/12. Vedtakene fastsetter tre styringsnivåer: universitet, fakultet og institutt. Det fremgår av vedtak i sak 48/12 at det skal være instituttstyre: «Instituttstyret er instituttets øverste organ med hovedfokus på saker knyttet til drift og utvikling av kjernevirksomheten. Instituttstyret har ansvar for: a. Instituttets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets og fakultetets overordnede fagstrategiske prioriteringer. b. prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer c. saker av stor prinsipiell eller driftsmessig betydning.» Ansvaret er lagt til et kollegialt organ som også instituttleder skal forholde seg til, og være en del av (leder). Sammensetningen av instituttstyrene peker også i retning av at det skal være instituttstyrer. Det er blant annet forutsatt at det skal være 2 medlemmer med ekstern tilknytning, hvorav en utenom NMBU. Under Fellesstyrets behandling av sak 48/12 ble det åpnet for å søke om alternative løsninger: «Basismodellen innebærer at alle institutter har styrer. Det kan imidlertid søkes om alternative løsninger gjennom å fremme et begrunnet forslag til fakultetsstyret.» Vedtak i sak 48/12 kan neppe leses slik at det ikke skal være instituttstyre i det hele tatt. Hvorvidt alle instituttene skal ha eget instituttstyre, derimot, kan være gjenstand for vurdering. Den nærliggende forståelse av «alternative løsninger» må være at to eller flere institutter kan ha ett felles instituttstyre, med det ansvarsområde som tilligger styret. Det må i så fall avklares hvem av instituttlederne som skal være leder av instituttstyret. Instituttlederne peker på at instituttlederne har det ansvaret ved NVH som «instituttstyret etter reglementet skal ha». Instituttene har i dag ett overordnet styre for de fire instituttene ved NVH. En endring i styrings- og ledelsesmodell i samsvar med forslaget fra instituttlederne, vil få konsekvenser også på andre områder i forhold til blant annet dekanens oppgaver og ansvarsområde. 2

På felles IDF-møte den 18. september, henviste tjenestemannsorganisasjonene til søknaden fra instituttstyrerne. DNV NVH gjorde det under møtet klart at de ønsker ett uavhengig styre for hvert av de fire institutter. NITO ved NVH slutter seg til DNV om at en ønsker styre på instituttnivå, men tjenestemannsorganisasjonene har ikke hatt anledning til å diskutere eventuelle mellomløsninger som innebærer at to eller flere institutter har et felles instituttstyre. Personalreglementet For ordens skyld bør det nevnes at det i personalreglementets 14 er fastsatt oppnevningsprosedyre for medlemmer av instituttvise ansettelsesutvalg. Instituttleder inngår i ansettelsesutvalget, men det er instituttstyret som oppnevner vararepresentant for instituttlederen ved de instituttene som har styre, mens det er dekan som oppnevner for de instituttene som ikke har eget styre. Sekretariatet vil innledningsvis bemerke at fakultetsstyrene ikke trer i funksjon før 1.1.2014, slik at det er Fellesstyret som må avgjøre søknaden. Sekretariatet legger til grunn at det i utgangspunktet skal være instituttstyre for alle instituttene. Styringsreglementet åpner for at to eller flere institutter kan ha ett felles styre. Styreleder og påtroppende rektor har bedt prorektor ved NVH og instituttlederne legge frem et omforent alternativt forslag som kan fremmes overfor Fellesstyret. Prorektor og instituttlederne ved NVH har drøftet saken, og søknaden fremmes gjennom oppfølging av saksansvarlig. Det er enighet om å søke Fellesstyret om å kunne ha ett felles instituttstyre for Institutt for basalfag og akvamedisin, Institutt for produksjonsdyrmedisin, Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi og Institutt for sports- og familiedyrmedisin med ansvar for de to studieprogrammene veterinærmedisin og dyrepleie. En alternativ løsning som den omsøkte, vil kunne ivareta behovet for å se profesjonsutdanningen veterinærmedisin i sammenheng. Ett felles instituttstyre vil også kunne ivareta et samlet ansvar for strategier, studieprogram og ansettelser ved de fire instituttene (ett ansettelsesutvalg). Det legges til grunn at sammensetning av instituttstyret følger vedtatt styringsreglement, men slik at de øvrige tre instituttlederne har møte- og talerett i instituttstyrets møter. Det er enighet om å anbefale at denne ordningen blir en prøveordning for styreperioden 1.1.2014 31.12.2017 (tocampusperioden) men slik at ordningen evalueres og eventuelt endres etter to år. Det må avklares valgordning og valg av instituttleder (leder av instituttstyret). Sekretariatet slutter seg til forslaget og fremmer følgende forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner ordningen med ett felles instituttstyre for Institutt for basalfag og akvamedisin, Institutt for produksjonsdyrmedisin, Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi og Institutt for sports- og familiedyrmedisin for perioden 1.1.2014 31.12.2017. Fellesstyret forutsetter at en av instituttlederne er leder av instituttstyret, men slik at de øvrige tre instituttlederne i denne perioden skal ha møte- og talerett i instituttstyrets møter. Ordningen skal evalueres innen utgangen av 2015. Eventuelle forslag til endringer i denne ordningen fremmes for Fakultetsstyret. 3

Vedlegg 1: Søknad fra instituttlederne ved NVH Til: Fellesstyret/Fakultetsstyret Dato: 5. september 2013 Fra: Instituttlederne på NVH Ref.: Søknad om fritak for instituttstyrer innen veterinær- og dyrepleierutdanningen I styringsreglementet for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet er basismodellen at alle institutter har styrer. Det kan i henhold til reglementet imidlertid søkes om alternative løsninger gjennom å fremme et begrunnet forslag til fakultetsstyret. På UMB har hvert enkelt institutt et instituttstyre som øverste organ. Det er naturlig siden mange av instituttene på UMB er faglig og administrativt ansvarlige for hele bachelorog masterutdanningsprogrammer. NVHs institutter har et delt ansvar for veterinær- og dyrepleierutdanningen. Alle instituttene bidrar med sine delemner i de to studieprogrammene. Implementering av kvalitetssikrings-systemer, koordinering av faglige emner og annen samordning mellom instituttene på undervisningssiden bør behandles samlet for veterinær- og dyrepleierutdanningen, og ikke fordeles på fire distinkt forskjellige styrer. Samordningen av undervisning bør ligge til en felles fagansvarlig for veterinær- og dyrepleierutdanningene. Ansettelser av fast, vitenskapelig ansatte og utarbeidelse av fagstrategiske personalplaner på ett av de fire instituttene vil i mange tilfeller også berøre andre institutters faglige strategier og prioriteringer, slik at samordning mellom de fire instituttene også i ansettelsessaker vil være viktigere enn å løfte disse sakene inn i separate instituttstyrer. Et annet viktig moment er at regjeringen/kd har angitt de administrative utgiftene skal reduseres med 20 % etter sammenslåingen av UMB og NVH til NMBU. Etter vårt syn kan NMBU redusere betydelige administrative utgifter ved å redusere antallet instituttstyrer. Ved NVH har instituttleder i dag det ansvaret som instituttstyret etter reglementet skal ha. Etter vårt syn kan det ansvaret instituttstyrene skal ha i henhold til reglementet i hovedsak pålegges instituttlederne. Medbestemmelse for de ansatte på hvert institutt ivaretas gjennom regelmessige møter for instituttledelsen. Vi ønsker at Fellesstyret/Fakultetsstyret vurderer om det er behov for instituttstyrer for hvert enkelt institutt på veterinær- og dyrepleierutdanningen. Den foreslåtte alternative løsningen kan gjennomføres som en midlertidig løsning for 2 år, og kan da tas opp for revurdering. 4

Vedlegg 2: Utdrag fra styringsreglementet sak 48/12: Instituttstyret har 9 medlemmer og består av: - instituttleder (styreleder og sekretær for styret) - 3 vitenskapelige ansatte, inklusive midlertidig ansatte - 2 studenter - 1 teknisk-administrativt tilsatt - 2 medlemmer med ekstern tilknytning, hvorav en utenom NMBU Vararepresentanter velges/utpekes iht prosedyre beskrevet i valgreglementet. Instituttleder Fakultetsstyret tilsetter instituttleder etter innstilling fra et innstillingsutvalg ledet av dekan. ( mot to stemmer). Instituttlederen rapporterer til sitt styre i saker som inngår i styrets fullmakter og for øvrig til sin dekan (mot to stemmer). Instituttlederen skal: a. lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene b. forberede saker for instituttstyret, og iverksette instituttstyrets vedtak c. delta i fakultetets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp d. skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter e. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning f. sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift av virksomheten g. representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid h. legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved instituttet i. representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de ansattes medbestemmelse j. sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner k. forberede og saksbehandle alle tilsettingssaker for instituttet. Ref OPAD-2014 fremmer forslag til fullmakter i tilsettingssaker. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe og i rektors utvidede ledergruppe. Instituttet kan ha nestleder, som oppnevnes av instituttleder. Instituttlederen fastsetter oppgavene. 5