Eksamensnummer 287652 287745 287841 Prosessrapport Siri, Johanne og Cathrine Bachelor i interiørarkitektur
Innholdsfortegnelse Innledning...s.4 Oppstart og planlegging.. s.4 Situasjoner...s.5 Teori....s.6 Refleksjoner....s.6 Tiltak...s.8 Konklusjon..s.9 Litteraturliste.s.10 3
Prosessrapport Denne rapporten tar for seg våre refleksjoner rundt samarbeidet med prosjektteamet og teorienene vi har tatt i bruk, samt det vi har fått ut av emnet i form av erfaringer. Vi vil først ta for oss oppstartsfasen og planleggingen av gruppearbeidet, for så å ta for oss situasjoner som oppsto i teamet. Videre vil vi redegjøre for teoribruk og reflektere rundt samarbeidet. Oppstart og planlegging Før vi samlet oss i prosjektteamet gikk vi gjennom oppgaven i plenum og definerte begrepene gruppe og team. Vi diskuterte hva det vil si å være i en gruppe og det å ha et felles ansvar for oppgaven. Forelesere gikk igjennom hva som kjennetegnes ved et godt og et dårlig samarbeid, og vi fikk tenkt over hva vi selv kunne gjøre for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Vi startet oppgaven med å samles i prosjektteamet. Vår første oppgave sammen var å skrive en samarbeidsavtale som skulle inneholde punkter som forsikret oss et godt samarbeid. Utfordringen var at vi startet arbeidet med kun fire personer, hvorav vår gruppe var fulltallig og kun én fra journalistikk klassen kom. Vi tror dette skyltes at de ikke hadde lest på fremdriftsplanen, hvor det stod spesifisert at det skulle være gruppearbeid denne dagen. Uten halvparten av gruppen tilstede, kunne vi ikke ta for mange beslutninger der og da, og ble nødt til å jobbe med avtalen i to dager. Det viste seg at det å bruke god tid på å sette grenser og definere ambisjonsnivået, gjorde det lettere å jobbe effektivt med oppgaven. Vi var motivert både av personlige grunner og som en gruppe, og vi ble tidlig enige om at vi ønsket å gå for den beste karakteren. Vi ble ferdige med det praktiske arbeidet (alt uten om prosess- og prosjektrapport) allerede fredag 2.oktober. 4
Situasjoner Da vi startet samarbeidet i prosjektteamet, ble det klart at det var et av teammedlemmene fra interiør som kom til å være opptatt som studentinstruktør i Kreativ Metode i 1.klasse. Det var litt delte meninger om dette var negativt, eller om det ikke spilte noen rolle. Det skulle vise seg at dette skulle bli en positiv ting for gruppen. Ved å få en skikkelig oppfriskning av faget, fikk vi inspirasjon til mange av de kreative metodene og det ble lettere å reflektere rundt disse. Vi har hatt noen få utfordringer som har vært fremtredende gjennom hele oppgaven, og det har vært journalistgruppens fravær og fokuserte tilbaketrekning. Verken vi eller noen fra de andre gruppene har tatt opp denne utfordringen med gruppen fra journalistikk, fordi vi har forstått det slik at de ikke klarer å finne sin plass i teamet og trekker seg unna grunnet det. Vi (gruppene fra grafisk og interiør) har også måttet anstrenge oss for å se journalistikk-klassens plass i emnet fremfor for eksempel kreativ markedskommunikasjon. På tross av dette har vi i felleskap klart å finne gode, betydningsfulle oppgaver til alle. I løpet av oppgaven har vi hatt mindre utfordringer/bagateller som at vi brukte lengre tid enn nødvendig på å definere problemstillingen, men det oppsto aldri noen diskusjoner grunnet dette da det bare dreiet seg om medlemmenes ulike definisjoner av en problemstilling. Innad i eksamensgruppen har vi følt på at vi har vært heldige med teamet, da vi har pratet med andre team hvor samarbeidet ikke har fungert så bra. En annen situasjon har vært i forbindelse med en øvingsoppgave vi fikk utdelt av Fredrik og Lene. I denne oppgaven skulle vi gi hverandre karakter på ulike områder. Eksempler på dette kan være "Bidrar mye til gruppen", "Tar initiativ", "Er tilbakeholden og anonym i teamet". Det hele gruppen la merke til, var at alle på interiør og grafisk fikk gode resultater fra resten av medlemmene i teamet, mens journalistene kom dårligere ut. Dette var noe de reagerte på, men ingen andre i gruppen tenkte over fordi det var realiteten. Journalistene skrev på sin blogg at de følte seg "som en byrde", og ikke kunne bidra på lik linje som oss andre. Dette tok vi opp dagen etter da hele gruppen var samlet. Vi ble da enige om at det er bedre å ta opp ting direkte med de det gjelder og med en gang. Det vil føre til mindre misforståelser og bedre samarbeid når ingen bærer nag mot andre. 5
Teori Kreativ problemløsning er en helt ordinær prosess i idéutviklingsarbeidet for oss på interiør og grafisk design. Dette er en form for problemløsning som bygger på andre typer prosesser enn de rasjonelle og analytiske metodene som journalistene bruker. Dette gjorde at vi brukte litt tid i begynnelsen av prosjektarbeidet på å forklare hvorfor vi måtte gjennom en idéutviklings- og idébearbeidingsprosess (Kaufmann 2011, 58). Vi opplevde at journalistene tilnærmet seg prosessen med et åpent sinn, og vi kunne betrygge de med at de skulle få bruke sine egne metoder i den delen av prosjektet som det var naturlig at journalistene tok. Vi hadde hver morgen i uke 40 og 41 morgenmøter hvor vi snakket om hva vi skulle gjøre i løpet av dagen. Her har vi også oppdatert hverandre på hva vi har gjort på oppgaven siden vi gikk hjem dagen før. Dette har vært nyttig for samarbeidet og miljøet i gruppen. (Gynnild 2005,117) Vi har hatt utfordringer med gruppen fra journalistikk, hvor de har opptrådd innesluttet og ofte dratt hjem for å jobbe alene. Vi i interiørgruppen har opplevd disse studentene som alt for selvstendige for denne oppgaven. (Gynnhild 2005,168) Som følge av dette, ble vi enige om at vi i det videre samarbeidet med prosjektrapporten skulle innføre planlagte skifter. Dette var for at alle skulle ha noe å holde på med, og ingen skulle sitte og lure på hva de andre holdt på med. Vi opplevde også fra tid til annen emosjonell dissonans i forhold til journalistene. Vi forventet at journalistene skulle være mer frempå og effektive, men opplevde heller at de brukte veldig lang tid på enkle arbeidsoppgaver. I sammenheng med dette opplevde vi også busy-trikset, der medlemmer sa at de jobbet med én ting over lengre tid. Refleksjoner Vi har i ettertid forstått viktigheten av å definere rammer for samarbeidet og oppgaven. Teamet og gruppens beste avgjørelse var å bestemme tid for oppmøte og møtested, slik at alle gruppene hele tiden satt i samme rom. (Wheeler 2015, 53) Etter flere samtaler med andre team som ikke har hatt en slik rutine, har vi sett nytteverdien av å hele tiden ha mulighet til å samarbeide på tvers av gruppene rundt et bord, og ikke på sosiale medier eller i hver våre rom. 6
Da vi nærmet oss et sluttresultat i slutten av uke 40, avtalte vi å møtes to timer senere for så å sette oss på forskjellige rom da vi hadde behov for skolens datarom. Dette gjorde umiddelbart noe med teamets kommunikasjon og evne til å samarbeide. Dette tok alle gruppene alvorlig og bestemte seg for å møtes til originalt avtalt sted og tid dagen etter. Det største problemet med teamet og gruppa er at vi ikke har hatt noen ordentlige problemer. Vi har ikke fått testet ut hvordan man skal løse større utfordringer i teamet, fordi vi har samarbeidet bra og har hatt samme ambisjonsnivå fra starten av. Det er som å lære å kjøre bil, man vet at man skal passe seg for elgen men ingen vet hvordan en reagerer før elgen står der. Vi la merke til hvem av gruppene som har hatt kreativ metode, og hvilken gruppe som ikke har hatt det. Teamet brukte lenger tid på de kreative metodene enn det vi er vant til, fordi vi i tillegg måtte forklare det til journalistene som ikke har hatt dette emnet. Det oppsto ingen problemer rundt dette, annet enn at de hadde mindre forståelse for hvorfor det var viktig å ha en teori bak metoder for idéutvikling. Samtidig føler vi også at pensum for dette emnet egner seg mer for journaliststudentene, ikke for interiør og grafisk design. På grunn av slike situasjoner og selve oppgaven har vi merket at arbeidsfordelingen har blitt ujevn. Journalistene har ikke kunnet bidra så mye til utstillingen, som har vært hoveddelen i oppgaven. Også da vi skulle skrive prosjektrapporten merket vi tendenser til ujevn fordeling av oppgavene. For oss interiørstudenter var det naturlig å skrive om det visuelle og om utstillingen. For grafikerne ble det naturlig å skrive om skjermene og innholdet i utstillingen. Da var det få, men viktige punkter igjen som ble fordelt til journalistene. Vi ser nå at vi burde inkludert og "lært" journalistene mer om våre områder og det vi lagde til utstillingen. På denne måten ville de også klart å skrive om utstillingen i prosjektrapporten. I samarbeidsavtalen ble vi enige om å inkludere og støtte hverandre igjennom eksamensperioden. Det man må gjøre på egenhånd er å involvere og engasjere seg selv. På mange måter kan dette være en utfordring i nye store grupper, men dersom man ikke tar noe ansvar for seg selv er det lett å falle utenfor. Dersom vi hadde gått dypere inn i journalistenes forhold til prosjektet, og fått de til å se hva vi gjorde når vi jobbet, ville muligens journalistene også fått et større eierskap til hele prosjektet. 7
Tiltak Det beste tiltaket vi gjorde for å sørge for et godt samarbeid i gruppen og teamet var å lage en forståelig timeplan for uke 40 og 41, samt en fremdriftsplan for hver enkelt dag. Vi lagde også en egen timeplan over fravær, slik at vi visste hvem som skulle være tilstede og ikke. (Schwarz 2002, 97) Dette gjorde medlemmene sikre på hvor og når de skulle møte opp og hva som skulle gjøres til en hver tid, og vi opplevde lettere flow som vi lærte om i emnet Kreativ metode. (Johnson og Johnson 2014,7) Medlemmer som ikke møtte opp til riktig tid ble dømt til "kakestraff". Det er viktig for oss å spesifisere at det aldri ble noe kake fra de som kom sent, kun fra et av medlemmene som ville ta med kake for kosens skyld. Det ble heller lett for medlemmer i teamet å ta med noe enklere som sjokolade, brus eller annet godteri. Vi opplevde dette som greit, med tanke på at vi som en helhet hadde kommet så langt og jobbet så effektivt som vi gjorde. Hadde vi ligget langt etter, hadde vi måttet vært strengere. Da vi og gruppene fra grafisk satt i et annet rom og jobbet grunnet behov for dataprogram, merket vi at vi mistet kontakten med journalistene. Det å jobbe på forskjellige steder gikk ut over samarbeidet og vår flow, samt vår forståelsen for hva som skulle gjøres (Kaufmann 2011, 93). Vi prøvde å samles, men merket at journalistene brukte "Busy-trikset" for å unngå jobb og tilbakemeldinger. Dette endret vi ved å avtale og møtes til vanlig tid (08.00) på vanlig sted i Tollbugata resten av perioden. I dette emnet har vi vært veldig avhengig av de andre gruppenes egenskaper og kunnskaper rundt de forskjellige oppgavene, spesielt grafisk design. Vi på interiørgruppen hadde ikke klart å skape det gruppene fra grafisk design har gjort så bra. (Hjertø 2013, 31) Et annet tiltak vi innførte den siste uken, var planlagte skifter i form av innsjekk i gruppen. Her gikk en og en gjennom hva den enkelte gjorde/skulle gjøre. Dette førte til effektivisering av arbeidet og mer kontroll. Vi innførte dette tiltaket etter usikkerhet og dårlig arbeidsmoral. Innsjekken skapte et lite press på lik linje som en deadline. (Gynhild 2009, 195) Det som var viktig for oss var å få bekreftelse underveis i arbeidet. Fredrik var mye 8
opptatt så vi måtte forhøre oss med andre lærere. Vi søkte derfor lærere som var tilgjengelige og interesserte i å gi oss en god veiledning. Dette viste seg å være en fordel da vi fikk inn lærere som var objektive til oppgaven og ikke skal være med å sensurere. Dersom Fredrik og Lene hadde fått et stort innblikk i oppgaven og sett filmen ville de muligens ikke reagert på samme måte som vi ønsker når de skal sensurere oppgaven. Tilbakemeldingene vi fikk var positive og inspirerte oss til å gå videre med utstillingen. De hadde også gode tips som vi tok med oss videre i prosessen. Konklusjon Vi har blitt enige i teamet og i gruppen om at vi både har samarbeidet svært bra fra starten, og løst eventuelle utfordringer på en god måte. Det tok tid før vi turte å ta opp ting som skurret i teamet, og vi har blitt nødt til selv å innse at vi ikke har turt å ta opp ting der og da og at det beste er å ikke drøye utfordringene. Vi er fornøyde med gruppen vi fikk og føler at vi har lært flere ting vi kan ta med oss videre i andre samarbeid og i arbeidslivet. 9
Litteraturliste Gynnild, Astrid 2009. Kreativ under press 4.opplag. Kristiansand: IJ-forlaget Hjertø, Kjell B 2013. Team. 1. Opplag. Fagbokforlaget Johnson, David W og Frank P. Johnson 2014. Joining together- Group theory and group skills. 11. Opplag. Harlow: Pearson Education Limited. Kaufmann, Geir 2011. Hva er KREATIVITET 3.opplag. Oslo: Universitetsforlaget Schwarz, Roger 2002. The skilled faciliator. San Fransisco. Jossey-Bass. Wheelan, Susan 2015. Creating effective teams. A guide for members and leaders. 5. Opplag. California. SAGE Publications. 10