Medlemsoppfølging NorNet as Postboks 510, 2057 Jessheim : 22 67 04 70 Epost: post@nor-net.no Internettsider på www.nor-net.no E-Post: post@nor-net.no 1996-2006 NorNet Rev: Mars 2006 Medlemsoppfølging 1
INNLEDNING Medlemsoppfølgingens konsept for brukerveiledning Brukerveiledningen er basert på et tredelt prinsipp, bestående av følgende elementer: 1 Brukerhåndbok 2 Ledetekster på feltnivå 3 Hjelpesystem på skjermen Elementene inneholder forskjellige typer informasjon som utfyller hverandre. Brukerhåndbok Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese denne boken. Vi viser deg skjermbilder og menyer med en kortfattet beskrivelse av de enkelte valg. Ledetekster på feltnivå På en del felter og knapper vil du kunne få opp informasjon ved å la musepekeren gå til feltet. INSTALLASJON Det er ingen installasjon av denne modulen. Det er kun endring av lisensfilen som aktiviserer den. KOMME IGANG Før programmet tas i bruk må NorTrim for Windows være installert. Legge inn mulig kunde Sende oppfølgingsbrev 1 og 2 Overføre til medlem Rapporter Statistikker Vi skal først se på menyvalgene og verktøylinjen i hovedbilde. herfra når du alle funksjoner og moduler i hele systemet. Hjelpesystem på internett Anbefalt fremgangsmåte for å komme igang: 1 Les gjennom brukerhåndboken 2 Lisensfilen må evt. endres. 3 Bli kjent med programmets hovedfunksjoner 4 Registrer mulig kunde fra Kortleserbilde 5 Registrer mulig kunde fra hovedmeny BRUKERSTØTTE 63 97 35 12 VEDLIKEHOLDSAVTALE Vedlikeholdsavtalen er frivillig. Avtalen gir deg flg. fordeler: Løpende oppdateringer av programmet Forbedringer og nye funksjoner Ajourført dokumentasjon Brukerstøtte i samsvar med vedlikeholdskontrakt 2 Kundeoppfølging
Vertøylinjen Verktøylinjen er en samling hurtigknapper som bringer deg til forskjellige skjermbilder eller menyer i programmet. Knappene kan kun nås med mus og du klikker med venstre musetast for å aktivisere knappen. Valgene på menylinjen kan nåes med tastaturet BrevFlette - Meny for brevfletting Brevmeny - Meny for oppfølgingsbrev Utskrifter - Utskriftsmeny Gjestetrening - Oversiktsbilde for mulige medlemmer Overføre - Overfør alle som er merket til medlem Statistikk - Statistikkmeny Oppfølging - Medlemsoppfølging Avslutte - Avslutte programmet Menylinje Menylinjen finner du på linjen over hurtgknappene. Valgene kan nås ved å klikke på venstre museknapp (valget markeres med farge). Dersom valget fører til ytterligere valgmuligheter åpnes disse og velges på samme måte. Ekspertbruk: Du kan nå Statistikkmeny gjennom å holde Alt-tasten nede og trykke V-tasten (Vis). Da får du opp det samme bilde som du ser til venstre. Hurtigtaster er merket med en understrekning av den bokstav som skal trykkes i tillegg til Alt-tasten. (Eks.: Brevmeny). Mange steder i programmet er dette i bruk, og for erfarne brukere vil dette være raskere enn å flytte musen til stadighet. Medlemsoppfølging 3
Aktiviteter (Oversiktsbilde) Fra menyvalget Vis Aktivitet kommer du til dette bilde. Herfra kan du Legge inn ny Endre Slette med knappene til høyre i bilde. Forklaring til felter i bilde: Feltene settes av statistikk. Medlem: Antall som har tegnet medlemskap på denne aktiviteten. Ikkemedl: Antall som ikke har tegnet medlemskap på denne aktiviteten. Dato: Datoen når statistikken er kjørt. 4 Kundeoppfølging
Aktiviteter (Endringsbilde) Fra oversiktsbilde kommer du hit og kan redigere informasjon. De felter som er grået ut settes av programmet. Medlemsoppfølging 5
GJESTETRENING Knapper i skjermbilde Overfør til medlem - Overføre alle som er merket til medlemsregisteret. (Kun de som ikke tidligere er overført) Gjestetrening (søkebilde) Her kan du søke frem til riktig person for videre bearbeiding av dennes data. Du kan søke på navn og nummer. Forklaring til felter i bilde: Overført: Her står datoen for overførsel til medlemsregisteret. Blank betyr at det ikke er tegnet medlemskap, eller at den ikke er overført ennå. Brv1: Skal ha oppfølgingsbrev 1 dersom det står en grønn V i denne kollonne. Brv2: Skal ha oppfølgingsbrev 2 dersom det står en grønn V i denne kollonne. 6 Kundeoppfølging
Mulig medlem (Endre Grunndata) Dersom du dobbelklikker på merket rad i oversiktsbilde, eller du trykker på Endringsknappen, får du opp dette bilde for redigering av grunndata. Fyll inn mest mulig p.g.a. statistikk og at dataene senere kan overføres til medlemsregisteret dersom medlemskap tegnes. Forklaring til felter i bilde: Resepsjonist: Rulletekst som viser alle som er regsistrert i tabellen over instruktører. Velg med piltast eller høyre knapp i feltet. Første besøk på: Rulletekst som viser Aeorobic Spinning Squash eller annet som er registrert under aktivitet. Velg som i feltet over. Tegnet medlemsskap: Sett hake dersom det ble tegnet medlemskap med engang etter første besøket. Tildele medlemsnr.: Tast inn det nummer du vil at denne skal ha i medlemsregisteret. Benyttes kun ved forhåndsnummererte medlemskap. Medlemsoppfølging 7
Mulig kunde (Endre Oppfølgingsdata) Dersom du klikker på fanen merket Oppfølging, får du opp dette bilde for redigering av data. Sett hake på de aktuelle steder i skjermbilde for senere oppfølging av personen. Haker for sending av brev 1 og 2 fjernes automatisk ved tegning av medlemskap. 8 Kundeoppfølging
Oppfølgingsbrev 1 og 2 Menyen for brevfletting åpnes ved å trykke knappen Brev på verktøylinjen eller Vis Brevfletting fra menylinjen. Til deg som kjører i nettverk! Du må lage flettefilen på samme maskinen som du skal sende brevet fra. Målet med kundeoppfølgingen er at det skal tegnes medlemsskap! For å nå målet lages det to oppfølgingsbrev som sendes ut etter besøk på senteret. For at det skal sendes brev må det hakes av for dette. Det må heller ikke være sendt brev tidligere. Brev sendes heller ikke dersom det hakes av for medlemsskap. Brevene lages i Word eller annen tekstbehandling. Eventuele ferdigtrykte brosjyrer kan brukes og benytte etiketter fra systemet. Det følger med to brevmaler som ligger i DOCS mappen under NorTrim Brevene heter henholdsvis Brev1.doc og Brev2.doc. Du må selv forfatte den teksten du ønsker, men feltene som er laget må være med. Funksjonene i brevfletting og hvordan dette gjøres faller utenfor hensikten med denne boken, du må se i brukermanualen for det tekstbehandlingsprogrammet som benyttes. Programmet lager fil som heter C:\FLETTE.TXT. Filen er i Windows-format med ;-semikolon som skilletegn Eksemplet er tatt utgangspunkt i at det benyttes Word for Windows. Medlemsoppfølging 9
Statistikk Menyen for statistikk åpnes ved å trykke knappen Stat på verktøylinjen eller Vis Statistikk fra menylinjen. Kun medlem: Dersom denne hakes av gjelder statistikken bare for de som har tegnet medlemsskap. Nye data: Data tas vare på mellom hver kjøring av statistikk. Dersom du vil friske opp dataene fordi disse er for gamle, trykker du denne knappen. Rapport: Viser en utskrift av datagrunnlaget for statistikken. Alder: Viser aldersstatistikk Aktiviteter: Viser statistikk for hver aktivitet Kjønn: Viser fordelingen mellom Menn/Kvinner 10 Kundeoppfølging
Utskrifter Menyen for utskrifter åpnes ved å trykke knappen Utskr på verktøylinjen eller Vis Utskrifter fra menylinjen. Aktivitet (nye data): Du kan ta ut utskrifter over aktiviteter med treffprosent. Aktivitet: Oversikt over de aktiviteter som er registrert. Brev 1: Oppfølgingsbrev 1 sendt i perioden Brev 2: Oppfølgingsbrev 2 sendt i perioden Medlem i perioden: Oversikt over hvem som tegnet medlemskap i perioden Skal tegne medlemskap: Oversikt over hvem som er haket av, men som ennå ikke har tegnet medlemskap. Kundeoppfølging i perioden: Oversikt over hvem som skal følges opp i perioden Utskriftene kan tas ut på skjerm og skriver. Medlemsoppfølging 11
MEDLEMSOPPFØLGING Oppfølging av medlemmer (søkebilde) Her kan du søke frem til riktig person for videre behandling. Fargekoder: Grønn - har trent den siste tiden. Gul - er i ferd med å dabbe av på treningen. Rød - er i faresonen for å avslutte trening. Blå - lenge siden siste besøk. Hvit - har ikke registrert besøk ennå. Du kan selv stille inn antall dager for Grønn/Gul og Rød Velg Fil --> Innstilling fra menylinjen. Lyser Grønn dersom trent de siste 20 dager Lyser Gul dersom trent fra 21 dager til 40 dager. Lyser Rød dersom det er mer enn 60 dager siden siste besøk. 12 Kundeoppfølging
Oppfølging av medlemmer (redigeringsbilde) Informasjonen vises i medlemsbilde også. Du kan ta ut utskrift. Medlemsoppfølging 13
Masseutsendelse av brev. Eksempel: Det skal sendes ut et likelydende brev til alle aktive medlemmer 1) Trykk knappen Brevmeny. Trykk knappen Se Brevtekster Brevet hentes fra ferdig mal eller lages som en ny fast mal med et nytt tekstnummer. Vi skal benytte tekst nr 81 i dette tilfellet. Ovenfor vises brevteksten og til høyre vises et felt som kommer nederst til høyre på brevet. 14 Kundeoppfølging
2) Alle aktive må selekteres fra NorTrim. (Knappen Utskrift og deretter Aktive) I menyen under foretas utvalgskriteriene. Her er valgt alle. Det viktigste valget er at det settes hake for at rapporten skal etterbehandles Når du har gjort ditt utvalg, trykker du OK knappen og kommer til Etterbehandlingsmenyen. Her trykke du Start Medlemsoppfølging. Medlemsoppfølging 15
3) Utskrift av brevet. Medlemsoppfølgings-modulen startes automatisk. Dersom ikke Brevmenyen under vises ved oppstart trykker du Brevmeny på verktøylinjen og deretter Velge brev Trykk 3 - Fra etikett-tabellen og velg deretter brevtekst 81. Valg: Med Hilsen: Her kan du overstyre med din egen hilsen tekst. Ikke Logo: Sett hake dersom du ikke vil ha Logo på brevet (ferdigtrykket brevark) Epost Filter: Sett hake dersom de med epost adresse ikke skal ha dette brevet. SMS filter: Sett hake dersom de med Mobiltelefon ikke skal ha dette brevet. Vise ved oppstart: Sett hake dersom du ønsket at denne menyen skal være aktiv ved oppstart av programmet. 16 Kundeoppfølging
REPETERENDE OPPFØLGING Medlemmer kan følges opp etter regler som senteret selv bestemmer REGEL: Fra og med dag 1 skal nye medlemmer følges opp hver dag av salgsperson i 7 dager. Medlemsoppfølging 17
REPETERENDE OPPFØLGING Helligdager og evt. Dager hvor senteret holder lukket. Disse dager vil det ikke genereres oppfølging 18 Kundeoppfølging