Interimsstyret Møte nr. 05 Protokoll Tirsdag 27.11.2018 kl. 1700-2100, Idrettens Hus Telemark, Skien Interimsstyre: Per-Eivind Johansen, leder Geir Berge Nordtveit, nestleder Bjørn Walle, styremedlem Dag Nielsen, styremedlem Trude Tansø, styremedlem Øyvind Gonsholt, ansattes representant Camilla Nilsen, ansattes representant Vestfold IK Telemark IK Vestfold IK Telemark IK Vestfold IK Telemark IK Vestfold IK Adm.: Sondre Fjelldalen, Prosjektleder og Org.sjef Telemark IK Lisbeth Danielsen, Konstituert Org.sjef Vestfold IK Forfall: Veslemøy Wåle, styremedlem Telemark IK Inviterte: Skien Fritidspark (sak nr. 45) Re Motorsport og OCC (sak nr. 45) Sakliste Sak 38/2018: Godkjennelse av protokoll fra møte nr. 4 13.09.2018 Sak 39/2018: Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Sak 40/2018: NIF valgkomité kandidater til Idrettsstyret, komitéer og utvalg Sak 41/2018: Moderniseringsprosjektet norsk idrett høringsuttale VIK og TIK Sak 42/2018: Høring ny anleggspolitikk høringsuttale VIK og TIK Sak 43/2018: Sak 44/2018: Sak 45/2018: Dialogmøter særidretter og idrettsråd (Telemark) høsten 2018 - rapporter Valgkomité VTIK fremdriftsplan valgkomitéens arbeid NM-veka 2020 og 2021 Sak 46/2018: Sak 47/2018: Møteplan Interimsstyre 2019 Orientering-/diskusjonssaker Sak 48/2018: Oppgradering av ventilasjonsanlegget på Idrettens Hus i Sandefjord Side 1 av 10
Sak 38/2018: Godkjennelse av protokoll fra møte nr. 4 13.09.2018 Protokoll fra Interimsstyremøte 04-13.09.2018 lagt i prosjektrommet. Merknad fra Trude Tansø om at forfall var meldt inn på forhånd lagt inn Protokoll fra interimsstyremøte 04-13.09.2018 godkjennes Protokoll fra interimsstyremøte 04-13.09.2018 godkjennes Sak 39/2018: Informasjon fra møter i fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Fellesnemda har avholdt møter 25.september, 16.-17.oktober og 27.november siden sist interimsstyremøte. Temakomité kultur, idrett og folkehelse har avholdt møte 28.september og 23.november, hvor Vestfold og Telemark idrettskrets var representert v/leder Per-Eivind Johansen og nestleder Geir Berge Nordtveit på sistnevnte møte. Viser for øvrig til fylkeskommunenes felles nettside med møteplan og tilgjengelige saksdokumenter https://vtfylke.no/moter/ Tas til orientering. Tatt til orientering Side 2 av 10
Sak 40/2018: NIF valgkomité kandidater til Idrettsstyret, komitéer og utvalg Valgkomiteen i Norges idrettsforbund har startet sitt arbeid frem mot Idrettstinget 2019. Følgende informasjon er sendt til særforbund og idrettskretser; Forslag på kandidater til Idrettsstyret og lovbestemte komiteer og utvalg til Idrettstinget i 2019 Det vises til tidligere melding om forslag til kandidater til Idrettsstyret og lovbestemte komiteer og utvalg, datert 10. september. Idrettstinget avholdes på Lillehammer 24. 26 mai 2019. For å lykkes er vi avhengig av innspill på kandidater fra organisasjonen. I henhold til instruks for valgkomiteen skal organisasjonen bli orientert om hvilke personer som ønsker gjenvalg av de som i dag sitter i tingvalgte verv. Denne oversikten er vedlagt. Alle personer som blir foreslått til valgkomiteen må ha sagt seg villig før de foreslås. Ved nominasjon av kandidater skal vedlagte link benyttes. https://forms.office.com/pages/responsepage.aspx?id=mtopxiqrduoiqbb3ie97zq96wsecwipa qemu6pbynsxum1lovfjsv0vvsunhtdy1sfexrvjlvfpsmi4u Der fremgår det hvilke opplysninger om kandidatene vi ønsker. Valgkomiteen ber om forslag til kandidater innen 10. desember. Innstilling fra valgkomiteen til Idrettstinget vil foreligge én måned før Tinget. Det er avtalt mellom Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets at man tar en intern diskusjon på aktuelle kandidater fra de respektive idrettskretsene. Aktuelle kandidater bringes så inn til diskusjon i Interimsstyret som innstiller på hvilke kandidat fra hver idrettskrets man ønsker å gå videre med, da i form av et intervju av/samtale med disse, og at Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets lander på en kandidat man vil støtte opp kandidaturet til i denne videre prosessen frem til Idrettstinget i 2019. Ingen Det innkalles inntil fire aktuelle kandidater til intervju/samtale (to fra Telemark og to fra Vestfold). En oppnevnt komité bestående av Per-Eivind Johansen, Trude Tansø, Geir Berge Nordtveit og Dag Nielsen representerer Interimsstyret i disse intervjuene. Komiteen får fullmakt til å beslutte hvem felles kandidat som nomineres til Idrettsstyret. Før formell innsendelse av nomineringen forankres beslutningen i de respektive idrettskretsstyrene. Side 3 av 10
Sak 41/2018: Moderniseringsprosjektet norsk idrett høringsuttale VIK og TIK Høringsforslag for modernisering av norsk idrett, etter innspill og justeringer fra samrådsmøtene, foreligger per 26.oktober 2018 etter behandling og vedtak i Idrettsstyret 25.oktober 2018. Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets avholdt onsdag 14.november 2018 et «Informasjon- og innspillmøte» for idrettsråd, særkretser, regioner og idrettslag. Målet med møtet var som følger; a) Gi organisasjonsleddene informasjon om bakgrunn for moderniseringsprosessen b) Presentere og tydeliggjøre forslagene i høringen c) Innhente synspunkter og innspill til idrettskretsenes høringssvar Følgende tidsplan gjelder videre for prosessen i NIF; 09.des: Svarfrist høringsforslag 14.jan: Idrettsstyrets behandling 11.mar: Saken oversendes Idrettstinget 26.mai: Idrettstinget fatter vedtak Moderniseringen av norsk idrett vil ha betydning for fremtiden, og det er naturlig at saken og idrettskretsenes høringssvar bygger på diskusjon med forslag til innstilling og vedtak i Interimsstyremøte, som endelig vedtas av de respektive idrettskretser før høringssvaret sendes NIF innen fristen 9.desember 2018. Erfaringene fra hva som er avdekket i hele prosessen frem mot høringsforslaget som foreligger, oppsummeringen av det gjennomførte informasjon- og innspillmøte, og foreløpig forslag til høringsuttale fra de respektive idrettskretsene legges til grunn for diskusjon. Ingen Interimsstyret slutter seg til hovedtrekkene av synspunkter og refleksjoner om moderniseringsprosessen av norsk idrett, som er fremstår like fra begge idrettskretsenes side, og innstiller på at idrettskretsene utformer sine individuelle høringssvar. Side 4 av 10
Sak 42/2018: Høring ny anleggspolitikk høringsuttale VIK og TIK Idrettsstyret inviterer særforbund og idrettskretser til å gi innspill til forslag til ny anleggspolitikk. Tidsplan: Høringsperiode: 26. oktober - 17. desember 2018 o Høringssvarene sendes til nifhoringer@idrettsforbundet.no innen 17. desember 2018 o Høringsmøte i organisasjonen: Det inviteres til et skypemøte 27. november kl. 17-18.00 der organisasjonen kan stille spørsmål til forslag til ny anleggspolitikk. o Invitasjon sendes via kalenderinnkalling til alle særforbundspresidenter og idrettskretsledere. For å være godt forberedt til møtet, bes det om at dere sender spørsmål / saker dere ønsker belyst innen to dager før møtet til nifhoringer@idrettsforbundet.no Forslag til ny anleggspolitikk ligger også på NIFs hjemmeside under temasiden anlegg https://www.idrettsforbundet.no/tema/anlegg/ Idrettsstyret vil gjennomgå alle høringsinnspill og vedta ny anleggspolitikk 24. januar 2018 De anleggspolitiske målene vil bli behandlet på Idrettstinget 2019 Norsk idretts fremtidige overordnede anleggspolitikk vil ha betydning for fremtidige Vestfold og Telemark idrettskrets. De enkelte idrettskretsenes foreløpige forslag til høringsuttaler diskuteres. Aktuelle innspill som vurderes viktig og ikke er tatt med i de respektive forslagene, innarbeides og legges frem som grunnlag for de endelige høringsinnspill for vedtak i de respektive idrettskretsene. Innspill som vurderes viktig og felles for Vestfold og Telemark innarbeides i de respektive høringsuttalene som innstilling til vedtak i de enkelte idrettskretser Innspill som vurderes viktig og felles for Vestfold og Telemark innarbeides i de respektive høringsuttalene som innstilling til vedtak i de enkelte idrettskretser. Meningsytring som har kommet vedrørende forslaget til ny anleggspolitikk, om at svømmehaller skal ut av spillemiddelordning, kommenteres med at en forutsetning da må være at kravet om tilrettelegging for trening- og konkurransesvømming ivaretas som i dag. (Jf. KUD - Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet) Side 5 av 10
Sak 43/2018: Dialogmøter særidretter og idrettsråd (Telemark) høsten 2018 - rapporter Det er siden interimstyremøte 13.09.2018 gjennomført et dialogmøte med særidrettene om regionaliseringsprosessen mellom Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets. I tillegg er det gjennomførte regionale møter for idrettsrådene i Telemark (i samarbeid med Telemark fylkeskommune). Vestfold idrettskrets har tidligere gjennomført et dialogmøte med sine organisasjonsledd i forbindelse med idrettskretstinget i april 2018. Oppsummeringen av dialogmøtene legges frem i form av enkle rapporter. Interimsstyret vurderer rapporten fra dialogmøtet med særidrettene, og godkjenner denne for offentliggjøring med eventuelle innspill til endringer og/eller tillegg. Rapport fra dialogmøte med særidrettene 18.september 2018 godkjennes og offentliggjøres Rapport fra dialogmøte med særidrettene 18.september 2018 godkjennes og offentliggjøres Sak 44/2018: Valgkomité VTIK fremdriftsplan valgkomitéens arbeid Jf. interimsstyremøte 31.05.2018 ble følgende vedtatt; Valgkomiteene tilskrives og anmodes om å komme sammen i et felles møte. Valgkomiteene konstituerer seg selv med leder og nestleder fra hver av kretsene. Prosjektleder har vært i muntlig kontakt med de respektive ledere av valgkomiteene i Vestfold og Telemark, og orientert om at forslag til plan for valgkomiteens arbeid vil legges frem og vedtas av interimsstyret. Plan for valgkomiteens arbeid godkjennes og sendes ledere av valgkomiteen til Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets med tilhørende vedlegg innen 1.desember 2018 Plan for valgkomiteens arbeid godkjennes og sendes ledere av valgkomiteen til Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets med tilhørende vedlegg innen 1.desember 2018. Side 6 av 10
Sak 45/2018: NM-veka 2020 og 2021 NIF og NRK sendte 25.10.2018 ut en åpen invitasjon om å søke NM-veka 2020 og 2021. Søknadsfrist 10. desember. https://www.idrettsforbundet.no/nyhet/idrettsforbundet-og-nrk-soker-arrangorer-av-nm-veka-i- 2020-og-2021/ Norges idrettsforbund, NRK og Norsk Tipping skapte konseptet NM-veka som for første gang ble arrangert i Stavangerregionen i august 2018. 1400 deltagere fra 24 idretter deltok under den fem dager lange idrettsfesten som ble sendt direkte på NRK. I 2019 arrangeres NM-veka i uke 26 (26.-30. juni). For sommer 2020 er også uke 26 satt som arrangøruke. På sikt er det ønskelig å ha faste uker for NM-veka både sommer og vinter. Endelig dato for NM-veka 2021 (vinter og sommer) er ikke satt. Idrettskretser, idrettsråd, idrettslag, byer, destinasjonsselskap, kommuner og fylkeskommuner er alle velkomne til å søke om å være vertskapsarrangør. Vertsbyen skal ha ansvar for den lokale gjennomføringen av NM-veka. De forpliktelsene en vertsby påtar seg skal løses gjennom bruk av vertsbyens egne midler, og/eller gjennom avtaler med relevante samarbeidspartnere som fylkeskommune, kommunen, lokalt næringsliv mm. Det kreves en kortfattet søknad med begrunnelse på hvorfor dere ønsker å være arrangørsted for NMveka. Det er en forutsetning for søknaden at de oppgaver og kostnader som ligger i kravspesifikasjonen innfris. I Telemark har det kommet et konkret initiativ om å være vertskap og arrangør for NM-veka. Et samme initiativ har kommet i Vestfold. Etter dialog med Rogaland idrettskrets, med deres erfaringene fra årets arrangement, er og vil idrettskretsen være en sentral aktør med sitt engasjement og støtte for arrangementet. Vestfold og Telemark idrettskrets v/interimsstyret må ta stilling til sin rolle og støtte til aktuelle søkere som har kommet på banen. De konkrete initiativene fra Telemark og Vestfold gis mulighet til å presentere sin konsepter og status for arbeidet så langt Ingen Side 7 av 10
Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets støtter søknadene fra Tønsberg og Grenland som arrangører av NM-veka i 2020 og 2021. Kompetansemessig vil et positivt tilsagn fra NRK/NIF være et betydelig løft for idretten i den nye regionen Vestfold og Telemark. Sak 46/2018: Møteplan Interimsstyre 2019 Jf. interimstyremøte 13.09.2018 sin diskusjon om struktur på saker som krever behandling og vedtak i Interimsstyret for Vestfold og Telemark idrettskrets, som innstilling til vedtak og før behandling i de respektive idrettskretsstyrer, som igjen krever samkjøring av styremøtene i de enkelte idrettskretser. Møteplan for Interimsstyre 2019 legges opp etter hvordan møteplan for de respektive idrettskretsenes styremøter. Organisasjonssjefene samordner forslag til plan for styremøter 2019 som vedtas i den enkelte idrettskretser. Leder og prosjektleder vil ut fra det følge opp og vurderer et utgangspunkt for antall interimsstyremøter og datoer for disse i 2019. Møteplan for Interimsstyre 2019 legges opp etter hvordan møteplan for de respektive idrettskretsenes styremøter. Organisasjonssjefene samordner forslag til plan for styremøter 2019 som vedtas i den enkelte idrettskretser. Leder og prosjektleder vil ut fra det følge opp og vurderer et utgangspunkt for antall interimsstyremøter og datoer for disse i 2019. Side 8 av 10
Sak 47/2018: Orientering-/diskusjonssaker OLT Sørøst - Arbeidsgruppearbeid regional toppidrettsmodell 2020 Administrativ oppfølging og fremdrift VTIK - felles administrative møter - individuelle samtaler - planarbeid; felles anleggsplan- og handlingsplan Dato for konstituerende idrettskrets ting i 2019 VTIK Tatt til orientering. Konstituerende idrettskretsting korrigert til lørdag 23.november 2019. Sak 48/2018: Oppgradering av ventilasjonsanlegget på Idrettens Hus i Sandefjord Ventilasjonsanlegget på Idrettens Hus i Sandefjord har i flere tiår vært moden for oppgradering. Det mangler helt kjøling, noe som innebærer veldig krevende arbeidsforhold når det er varme dager. Temperaturene har på varme dager ofte kommet opp i langt over 30 grader og i noen tilfeller tett opp mot 40 grader. I sommer var det ekstra krevende og det ble uutholdelige arbeidsforhold i lange tider. I tillegg brukes det på vinteren uforholdsmessig mye strøm til oppvarming, som skjer med panelovner på kontorer og møterom. Styret i Vestfold idrettskrets vedtok tidligere i år at det skulle innhentes tilbud for å løse denne utfordringen. VIK har foreløpig mottatt et tilbud med en løsning som er ny og både vil gi oss kjølingen og varmen vi trenger. Løsningen krever kun mindre bygningsmessige endringer i 2. etasje. I 1. etasje kreves det ingen bygningsmessige endringer. Hvert kontor og møterom utstyres med en varmepumpe. Løsningen vil sørge for betydelige reduksjon av strømutgifter på vinteren, men noe høyere strømkostnader på sommeren. Alt i alt forventes det en redusert kostnad i strømforbruk. Varmen/kjølingen kan styres på hvert kontor og sentralt. Side 9 av 10
Innhentet pristilbud er på kr. 2 076. Det jobbes med å innhente enda et tilbud for sammenligning av priser. Kretsen trenger ikke ta opp lån for å betale en slik oppgradering, men på grunn av regnskapsbestemmelsen, vil det bli en avskrivning på oppgraderingen, og dermed en regnskapsmessig kostnad også ut over 2020. Styret i Vestfold idrettskrets ber om interimsstyrets tilslutning til at Vestfold idrettskrets kan investere i oppgradering av ventilasjonsanlegget på Idrettens Hus i Sandefjord. Ingen Interimsstyret gir tilslutning til at Vestfold idrettskrets kan investere i oppgradering av ventilasjonsanlegg på Idrettens Hus Vestfold. Skien, 28.11.2018 Per-Eivind Johansen Leder Geir Berge Nordtveit Nestleder Bjørn Walle Styremedlem Dag Nielsen Styremedlem Trude Tansø Styremedlem Veslemøy Wåle Styremedlem Camilla Nilsen Styremedlem - ansattrepr Øyvind Gonsholt Styremedlem ansattrepr Sondre Fjelldalen Prosjektleder Organisasjonssjef TIK Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef VIK Side 10 av 10