ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 4 Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 31. august 2009 Kl. 08.30 i Formannskapssalen SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 14/09 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 15/09 Budsjett 2010 kontroll og tilsyn - Kontrollutvalgets budsjettforslag 16/09 Revisors uavhengighet 17/09 Budsjettkontroll kontroll og tilsyn pr 31.07.09 18/09 Oversikt over status prosjekter og kontroller EVENTUELT MELDINGER Periode: 20. oktober 2009-31. august 2009 Nr. Referatsakstittel 3/09 Sekretariatets brukerundersøkelse 2009 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e- post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Strand, 24. august 2009 Jens Petter Thoresen Leder av kontrollutvalget Sekretariatet
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800059 : E: 144 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 31.08.2009 14 /2009 RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008-2011 Bakgrunn Kontrollutvalget har etter kommunelovens 77, nr 4 og forskrift om kontrollutvalg 10, ansvar for å lage plan for forvaltningsrevisjon. Denne skal lages minimum en gang pr valgperiode, men kommunestyret kan bestemme at planen skal utarbeides oftere. Kommunestyret i Strand vedtok planen for forvaltningsrevisjon i møtet 15.10.08. Samtidig vedtok kommunestyret å delegere til kontrollutvalget å oppdatere/rullere planen i perioden, jfr. forskriftens 10. Oppdatert plan oversendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget ba i møtet 08.06.09 om å få en sak om rullering av plan til møtet i august. Som vedlegg til saken ligger gjeldene plan for forvaltningsrevisjon. Saksframstilling Planen for forvaltningsrevisjon skal iht. forskriftens baseres på en overordnet analyse. Denne ble utarbeidet av revisor. I tillegg gjorde kontrollutvalget sien egne vurderinger av hvilke områder hvor de mente det var risiko for vesentlige avvik. I tillegg ble både kommunens administrasjon og sentrale politikere invitert til å komme med innspill til planen. Alle innspillene er oppsummert i vedlegg 1. til planen. I planen er det foretatt et utvalg av hvilke områder kontrollutvalget ville satse på inndelt i prioriterte og uprioriterte områder: Prioriterte områder: 1. Pleie og omsorg 2. Barnehage 3. Skole Uprioritert områder: anskaffelser salg og fakturering Cash management IKT Personalpolitikk. Kontrollutvalget bestilte i november prosjektet kvalitet i Pleie og omsorg, dette forventes levert til møtet 30.11.09. På de to andre områdene er det ikke foretatt bestilling ennå. Det har heller ikke vært gjennomført forvaltningsrevisjoner på disse områdene i perioden 2004 2009. 2
Hvor omfattende rulleringen skal være i denne omgang er opp til kontrollutvalget. Men siden planen er relativ fersk er det naturlig at utvalget i denne runden bare foretar en ny gjennomgang og prioritering av de innspill som kom fram da planen ble laget. Sekretariatet har derfor ikke invitert administrasjon eller politikere til dette møtet. Det vil være mer naturlig når en tar opp planen til ny vurdering om et år. I den vurderingen kontrollutvalget nå foretar er det naturlig at de både går gjennom de områder som er tatt inn i planen så vel som at en ser om andre innspill skal tas inn i planen. F.eks. ble det i møtet 08.06.09 nevnt at eiendomsforvaltning kunne være et aktuelt område. Dette område er nevnt både i den overordnede analyse og av administrasjonen. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget velger å endre plan for forvaltningsrevisjon slik at følgende prosjekter og fokusområder blir prioritert i planperioden: a. I prioritert rekkefølge: 1. 2. 3. 4. b. I uprioritert rekkefølge 2. Sekretariatet oppdaterer planen og sender den over til kommunestyret til orientering. SANDNES, 13.08.2009 Rådgiver Vedlegg: 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011. 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800091 : E: 151 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 31.08.2009 15 /2009 BUDSJETT 2010 KONTROLL OG TILSYN KONTROLLUTVALGETS BUDSJETTFORSLAG Bakgrunn Kontrollutvalget har et lovpålagt ( 18 i forskrift om kontrollutvalg) ansvar for å utarbeide budsjettforslaget for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Da kontrollutvalget kun er underlagt kommunestyret, skal kontrollutvalgets budsjettvedtak i henhold til forskriften legges fram for kommunestyret i forbindelse med at kommunens samlede budsjett for 2010 skal vedtas. Budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget blir derfor å se på som en avdeling med budsjettansvar for eget budsjett. Dette innebærer også et ansvar for regnskap og regnskapsoppfølging. Saksutredning Forskriften pålegger kommunen å ha en forsvarlig revisjonsordning og et uavhengig sekretariat. Budsjettforslaget omfatter derfor lovpålagte oppgaver. Budsjettforslaget er delt inn i 3 hovedpunkter; kontrollutvalgtes egne utgifter, utgifter til kjøp av sekretariatstjenester og til revisjon. Revisors budsjettforslag Strand kommune er medlem av og kjøper sine revisjonstjenester fra det interkommunale selskapet Rogaland Revisjon IKS. Sekretariatet har mottatt forslag til budsjett fra revisor. Budsjettet er behandlet av selskapets styre. Budsjettforslaget i et IKS skal også behandles i representantskapet. For Rogaland Revisjon IKS del vil dette skje i sep./okt. 2009. Revisors budsjett omfatter i grove trekk utgifter til vanlig regnskapsrevisjon, attestasjoner, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i henhold til planer vedtatt av kommunestyret, samt oppmøte i kontrollutvalget. Det vises til eget vedlegg fra revisor for oversikt over hva som er forventet brukt til de forskjellige formålene. Revisor viderefører samme timetall i budsjettet for 2010 som for 2009. Men revisjonen øker timesatsen i 2010 med kr 50,- til kr 650,-, etter at denne har stått uendret siden 2008. 4
Sekretariatets budsjettforslag Strand komme er medlem av det interkommunale samarbeidet Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS, og kjøper sine sekretariatstjenester herfra. Sekretariatet sitt budsjett med fordeling av grunnbeløp til kommunene ble godkjent av styret den 21. august 2009. Sekretariatets budsjett omfatter ansvar for all saksutredning til utvalget. I tillegg kommer ordinært sekretariatsarbeid, møter, arkivering og alt øvrig arbeid knyttet til kontrollutvalgets virksomhet. Kommunen betaler iflg. godkjent avtale et fast grunnbeløp for dette arbeidet. Det påløper ingen ekstrautgifter ut over grunnbeløpet ved ordinær møtevirksomhet. Grunnbeløpet er for 2009 økt ubetydelig, med en økning på ca. 2,5 % for Strands del. Kontrollutvalgets samlede budsjettforslag Det legges fram et samlet budsjettforslag for kontroll og tilsyn gruppert på de kontoarter som er benyttet i kommunens budsjett, se vedlegg. Det er dette forskriften legger opp til når det, som nevnt innledningsvis, pålegges kontrollutvalget å utarbeide forslag til budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet (jfr. merknad til forskriften, vedlegg 1 til rskr H- 15/04.) Budsjettet for kontrollutvalgets utgifter er en videreføring av budsjettet for i fjor, med bare mindre justeringer. Det forutsettes at administrasjonen eventuelt justerer opp godtgjørelse til politikere. Som det framgår av kontrollutvalgets budsjettforslag, foreslår kontrollutvalget en samlet budsjettramme på kr 840.000,- for 2010. Dette er en økning på kr 54.100 i forhold til vedtatt budsjett i 2009. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tilrår et samlet budsjett på kr 840.000,- ekskl. mva for kontroll og tilsynsarbeidet for 2010. SANDNES, 24.08.2009 Rådgiver Vedlegg: 1. Kontrollutvalgets budsjettforsalg for kontroll og tilsynsarbeidet 2010 2. Revisors budsjettforslag med budsjettforutsetninger 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800037 : E: 026 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 31.08.2009 16 /2009 REVISORS UAVHENGIGHET Bakgrunn Som det også går fram av vedlagte brev fra revisor, skal det årlig og ellers ved behov avgis en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget når det gjelder oppdragsansvarlig revisors uavhengighet (Forskrift om revisjon 15). Det skal også iflg. 12 i samme forskrift rapporteres til kontrollutvalget at oppdragsansvarlig revisor skal: 1. ha ført en hederlig vandel, 2. være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller, og 3. være myndig. Saksframstilling Sekretariatet har mottatt vedlagte erklæring fra revisor, som er en egenerklæring om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet ( 15) i forhold til Strand kommune. Iflg. kommentarer til forskrift om revisjon (vedlegg 2 til Rundskriv H-15/04) gjelder kravet til uavhengighet og objektivitet både revisor og dennes medarbeidere, men bestemmelsen om dokumentasjon gjelder som nevnt i erklæringen bare oppdragsansvarlig revisor. Det er også nevnt i samme vedlegg til rundskrivet at oppdragsansvarlig revisor som et minimum skal avgi en årlig skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet. Det vises ellers til den vedlagte erklæringen. Sekretariatet kan ikke se at denne inneholder momenter som skulle kunne stille tvil om revisors uavhengighet i forhold til Strand kommune. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Strand tar den framlagte uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig revisor i Strand kommune til etterretning. 6
SANDNES, 18.08.2009 Rådgiver Vedlegg: 1. Revisors uavhengighetserklæring fra Rogaland Revisjon IKS 7
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800210 : E: 212 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 31.08.2009 17 /2009 BUDSJETTKONTROLL KONTROLL OG TILSYN PR 31.07.09 Bakgrunn Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg, ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. I dette ligger også et ansvar for å følge opp eget budsjett gjennom året. Derfor utarbeides oppfølgingsrapporten, denne gang pr 31.07.09. Budsjettoppfølgingsrapporten bygger på innhentede opplysninger fra kommunens regnskap (vedlegg 1), samt timeoppfølgingsrapport som Rogaland Revisjon IKS har oversendt (vedlegg 2). Saksframstilling Rapporten pr 31.07.09 viser et samlet forbruk på kr 485.954,- som utgjør 61,8 % av årsbudsjettet. Hvis forbruket hadde vært jevnt fordelt, skulle forbruket ligget omtrent på 58,33 % ved utgangen av juli. Utgifter til kontrollutvalget utgjør pr 31.07.09 kr 48.890 som er 45,5 % av årsbudsjettet. Største delen av budsjettet (72,71 %) er knyttet til møtegodtgjørelse til politikere. Med like mange møter vår og høst skal ca 50 % av denne posten være brukt. Reelt er det brukt 56,52, som skyldes at det ikke er budsjettet med tapt arbeidsfortjeneste. Når det gjelder andre driftsutgifter er det kun brukt 2,61 %. En årsak til dette er at det ble satt av midler til kurs (kr 10.000 til kursutgifter og kr 5.000 til reiseutgifter), som ikke er benyttet ennå. Ut fra sekretariatets vurdering bør budsjettet for kontrollutvalget holde for 2009. Utgifter til sekretariatet utgjør i følge rapporten 63.864,- som er 53,2 % av årsbudsjettet. Sekretariatet har fakturert to tertial til kommunen, men har også tilbakebetalt kr 16.136 som er Strand sin andel av overskudd for 2008, samt renter på innskutt kapital. Det vil derfor bli et mindreforbruk på sekretariatstjenester på årsbasis på kr 16.136 eller 13,44 %. Utgifter til revisjonen utgjør pr 31.07.09 kr 376.200,- som er 66,6 % av årsbudsjettet. Da har vi holdt utenfor 9.600,- som gjelder tjenester rådmannen har kjøpt fra revisjonen, og som rådmannen må dekke innen sitt budsjett. Rogaland Revisjon IKS kommenterer sitt forbruk som følger: Forbruk 2009: Årsoppgjøret 2008 er sluttført og det er utført 3 av 6 mva komp attestasjoner. Interimsrevisjonen er så vidt startet. Budsjett regnskapsrevisjon er stram siden ny versjon ERV ikke hadde de nødvendige og hensiktmessige rapporter. Dette forventes å være på plass fra 3. termin 2009. Det er også en del svakheter i intern kontrollen å følge opp. På forvaltningsrevisjon er etikk ferdig mens kvalitet i pleie- og omsorg er under arbeid. Ingen selskapskontroll er bestilt. 8
Ved behandlingen av tertialrapporten 1. tertial, ba kontrollutvalget kommunestyret om en tilleggs bevilgning på kr 90.000,-. Vedtaket er oversendt til kommunestyret men er ikke behandlet der ennå. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar budsjettoppfølging kontroll og tilsyn Strand kommune pr 31.07.09 til etterretning. SANDNES, 20.08.2009 Rådgiver Vedlegg: 1. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.07.09. 2. Timeoppfølging pr 31.07.09 fra Rogaland Revisjon IKS. 9
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800046 : E: 216 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand 31.08.2009 17 /2009 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER Bakgrunn Oversikt over status prosjekter og kontroller skal være et verktøy for kontrollutvalget slik at de kan følge bestillinger fram til rapporten er ferdig sluttbehandlet/fulgt opp. Oversikten blir oppdatert til hvert møte. Saksframstilling Kontrollutvalget har en rapport i bestilling som forventes levert til møtet i slutten av november. Videre er det to rapporter som skal følges opp en i oktober og en i november. Kontrollutvalget har i dette møtet behandlet oppdatering/rullering av plan for forvaltningsrevisjon. Det legges opp til at sak om bestilling av nytt prosjekt i neste møtet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar oversikt over status prosjekter og kontroller aug. 09 til orientering. SANDNES, 14.08.2009 Rådgiver Vedlegg: 1. Oversikt over status prosjekter og kontroller aug. 09 10
MELDINGER Periode: 20. oktober 2009-31. august 2009 Nr. Referatsakstittel 3/09 Sekretariatets brukerundersøkelse 2009 11