Referat fra møte i styringsgruppen Nye Kirkenes Sykehus Møtet ble avholdt 06.03.2012 kl. 11.30-14.00 Tilstede: Hans Petter Fundingsrud (HPF), administrerende direktør HFHF (leder) Harald Sunde (HS), medisinsk fagsjef HFHF Rita Jørgensen (RJ), klinikksjef Kirkenes HFHF Inger Lise Balandin (ILB), klinikksjef klinikk psykisk helsevern og rus HFHF Lill-Gunn Kivijervi (LGK), økonomisjef HFHF Tor-Arne Haug (TAH), Helse Nord RHF Evy Adamsen (EA), foretakstillitsvalgt NSF, HFHF Nina Danielsen (ND), brukerutvalgsmedlem, Helse Finnmarks brukerutvalg Bente Larssen (BL), rådmann Sør-Varanger kommune Mona Søndenå (MS), kommuneoverlege, Sør-Varanger kommune Frank Ingilæ (FI), ordfører Tana kommune Kommunikasjonssjef Ivar Greiner HFHF deltok via telematikk Øyvin Grongstad (ØG), prosjektansvarlig HFHF Svein Petter Raknes (SPR), Hospitalitet, prosjektleder Forfall: Gunn Bente Knutsen, foretaksverneombud HFHF Kari Marie Sannes, konserntillitsvalgt Helse Nord RHF Møtet startet med en presentasjonsrunde siden det var noen nye deltakere. 1. Referat fra forrige møte Det var følgende merknader til referatet: Ordfører i Tana var forhindret fra å møte på grunn av kort innkalling til første møte. Sak 3: Tredje prikkpunkt stemmer ikke begrepsmessig. Sykehusledelsen skal byttes ut med foretaksledelsen (det samme gjelder også i punkt 5). Tredje prikkpunkt stemmer heller ikke innholdsmessig: Det ble drøftet om det i planprosessen skal tas med en utredning om eventuell flytting av døgnplassene fra Tana. Det ble ikke konkret drøftet om plassene bør flyttes. Sak 5: Psykisk helse og rus skal endres til psykisk helsevern og rus. Referatet ble godkjent med disse merknadene.
2. Statusorientering fra prosjektansvarlig i HFHF ØG orienterte om status kvalitetssikring konseptfase (KSK), regulering, konsekvensutredning, risikovurdering og eventuelt søk etter eksplosiver i grunnen m.v. Følgende momenter ble fokusert: Det gjennomføres en KSK iht. den nye veilederen (dette var ikke en del av den veilederen som fantes under konseptfasen, men som nå inngår i den reviderte veilederen for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter). Holte Consulting er utførende. De skal være ferdig i månedsskiftet mars-april. Mer informasjon kommer i neste styringsgruppemøte (17.04). Rapporten skal, etter behandling i HFHF også oversendes til HOD (via Helse Nord RHF). Konsekvensutredning og reguleringsarbeid. Dette skal være ferdig til forprosjekt prosjektering starter ila. august (planlagt oppstart 27.08). Arbeidet går i samsvar med planen. Grunnundersøkelse ved Andrevann og risiko for eksplosiver: Henvendelsen om risikoanalyse er nå kommet til Forsvarsstaben. Forsvaret skal gjennomføre dette, og tidsskjemaet er ikke helt avklart. Det er foreløpig ikke klart om det blir begrenset til en ROS-analyse, eller som det blir et konkret søk etter eksplosiver i området. Informasjonen ble tatt til orientering. 3. Orientering fra oppstartmøte programmering Oppstartmøte for alle grupper samt møte 1 for overordnet tverrgående gruppe ble gjennomført 22.02.12. SPR orienterte. Følgende momenter ble fokusert: Godt oppmøte God tilbakemelding fra den felles oppstartsamlingen med alle gruppene Konkret og resultatrettet drøfting i overordnet tverrgående gruppe I første møte med overordnet tverrgående gruppe kom bl.a. følgende opp: o Beredskapslager to måneders forbruk. Avklare hvilke produkter. o Matforsyning, sammenheng med evt. samarbeid Sør-Varanger kommune om kjøkkentjenester. Det kom følgende merknader knyttet til orienteringen: Referatene fra medvirkningsgruppenes møter legges ved papirene til påfølgende møte i styringsgruppa. Det bør oppnevnes en brukerrepresentant i den overordnete tverrgående gruppa. Foretaksledelsen i samarbeid med brukerutvalget løser dette. Neste møte den overordnete tverrgående gruppa er 14.03.
BL pekte på at Sør-Varanger kommune ønsker felles kjøkkenløsning med sykehuset, og at dette bør bygges i tilknytning til sykehuset. Sør-Varanger kommune stiller med en person som ved behov kan delta i planprosessen. I Harstad er det en god samarbeidsmodell for matforsyning mellom kommunen og sykehuset. Det sammen gjelder i Tana. Dette er eksempler som det kan ses nærmere på. Referater fra medvirkningsgruppemøtene legges ved sakspapirene til styringsgruppa til orientering. Det arbeides med utgangspunkt i at det skal være felles kjøkkenløsning (matforsyning) for Sør-Varanger kommunes helsetjeneste/hjemmetjeneste og NKS. Informasjonen ble forøvrig tatt til orientering. 4. Etablering av en 7. medvirkningsgruppe (samhandling og Barents-samarbeid) SPR orienterte innledningsvis. Under drøftingen kom det fram følgende momenter: Det er en prosjektgruppe som allerede er i gang med en prosess knyttet til samhandling i Øst-Finnmark. Fra Tanas side er det ønskelig både å kunne ta imot ferdigbehandlede pasienter tidligere enn nå, og behandle flere lokalt. FI understreket også at det bl.a. kan være aktuelt med samarbeid over grensa til Finland mht. sykehustjenester. Men da må det selvsagt fullfinansieres. Sør-Varanger kommune ønsker å løse sine oppgaver i nært samspill med det nye sykehuset. Dvs. løsninger knyttet til samhandlingsreformen, korttidsplasser, intermediærplasser m.v. TAH pekte på planen i Narvik som en mulig modell og inspirasjonskilde. Samhandlingssida vil kunne bli konkret, mens Barents-samarbeidet trolig vil bli mer en utredningssak, som ikke i denne omgang vil få noen konkrete arealkonsekvenser (men det kan komme på et senere stadium). HS pekte på at områder på andre siden av grensa (i Finland) også har brukt primærhelsetjenesten. Men dette gjelder få personer. Men med rundt 400.000 grensepasseringer mot Russland per år, kan dette føre til økning, uten at vi i dag vet konkret hva det vil bety. LGK pekte på at kanskje kan Sør-Varanger kunne dekke opp ØH-funksjoner på kommune-nivå for flere kommuner? ØG orienterte om samhandlingsprosjektet i Øst-Finnmark. Signalet derfra var å vektlegge samspillet mellom dette prosjektet og prosjektet om Nye Kirkenes Sykehus. De vil gjerne delta med en representant i gruppa ved NKS. RJ understøttet dette, på bakgrunn av at hun også er involvert i dette arbeidet. HPF oppsummerte med forslag om å dele tilnærmingen i to:
1. Samarbeid mellom kommuner og sykehus (som er primærfokuset her). 2. Samarbeid mellom kommunene (hva bør hver enkelt kommune gjøre, hva må flere kommuner samarbeide om, og hva bør alle kommuner i Øst-Finnmark samarbeide om?). Barents-samarbeid har til nå hatt hovedfokus på: 1. Beredskap 2. Infeksjonsmedisin. Det ble opplyst at den Russiske befolkning som bor i Kirkenes-området drar i dag i stor grad til Russland for å få helsetjenester. Men dersom dette endrer seg, vil det kunne bety endringer i etterspørselen etter sykehustjenester. Det er ikke mulig å vite hvordan det utvikler seg, men NKS bør ha elastisiteten i prosjektet for å kunne møte denne utviklingen dersom den kommer, bl.a. dobling av kritiske kapasiteter i sykehuset. TAH minnet om at kanskje bør Oddvar Larsen inviteres til å delta i denne gruppa? 1. Det etableres en ny medvirkningsgruppe 7 med fokus på samhandlingsreformen og Barents-samarbeidet. 2. Det pågående samhandlingsprosjektet i Øst-Finnmark forespørres om deltakelse i gruppe 7 for planlegging av Nye Kirkenes Sykehus. 3. Kostnader til å gjennomføre dette utredningsarbeidet innarbeides i forprosjektbudsjettet (innenfor budsjettrammen), i første omgang bare knyttet til den utrednings- og programmeringsdelen som gjennomføres fram til sommeren 2012 (dvs. ikke kostnader til prosjektering). 4. Forslag til mandat fremmes i neste styringsgruppemøte. 5. Døgnplasser i Tana HPF innledet og pekte på at bakgrunnen for saken ligger i at Klinikk for psykisk helsevern og rus vurderer å samle døgnplassene på færre lokalisasjoner. Nytt sykehus, hensynet til framtidig rekruttering av spesielt lege- og psykologspesialister samt ny inntektsmodell i psykiatri med strammere økonomiske betingelser, rettferdiggjør denne typen vurdering. Under drøftingen kom det fram følgende momenter: FI mente at flytting av døgnplasser fra Tana til Nye Kirkenes Sykehus ikke skal tas med i planleggingen av nytt sykehus. Samhandlingsreformen knyttet til psykisk helsevern kommer senere, og dette spørsmålet bør derfor avventes. Planleggingen bør derfor heller omfatte utvidelsesmulighet som kan fange opp dette senere. FI understreket at han uansett ikke vil kunne støtte igangsetting av en slik utredning uten at det foreligger et styrevedtak fra HFHF sitt styre om dette. EA understreket at poenget nå er å få fram grunnlaget for en avklaring, dvs. å gjøre en utredning, men ikke trekke den endelige konklusjon om dette nå. Det bør gjøres senere på grunnlag av det som kommer fram i utredningen. EA mente også på at denne utredningen bør ses på som en del av planprosessen for det nye sykehuset.
MS pekte på behovet for nærhet mellom somatikk og psykiatri. Videre vil det i Kirkenes trolig være letter å rekruttere og stabilisere bemanning enn det er i Tana. ILB pekte på at antall plasser døgn- og poliklinikk reduseres allerede nå. Antall døgnplasser ligger nå ca. på nasjonal norm. Det er vanskelig å rekruttere og stabilisere bemanning med mange små enheter. Jansnes, Lakselv og Tana vil alle snart få et generasjonsskifte i bemanning, som blir krevende. Klinikken har konkludert med at klinikken må se på nye løsninger. ILB mente også at denne utredningen ikke bare kan gjøres av klinikken, den krever profesjonell bistand. RJ pekte på at det trolig bør etableres en egen gruppe for den delen av dette arbeidet som dreier seg om hva som taler for og imot en flytting til NKS. Selve programarbeidet dersom enheten legges til NKS kan den oppsatte gruppen dekke. ØG pekte på at det bør lages en konseptfase med alternativvurderinger for dette, for deretter å konkludere om denne funksjonen skal legges til Kirkenes. TAH pekte på at arbeidet bør ta utgangspunkt i hva som er best for pasientene, og det kan gjerne gjennomføres en uavhengig helsefaglig utredning knyttet til dette. Han understreket også at det fra Helse Nord RHF vil være et konkret ønske om at saker som dette blir utredet når det først planlegges et nytt sykehus. HPF oppsummerte at dette er spesialistdøgnplasser. Det skal fortsatt være tilbud innenfor psykisk helsevern og rus i kommunene. Det er en generell tendens fra døgn til dag, men det må finnes noen spesialiserte døgnplasser i når vi planlegger nytt bygg, bør slike legges med nærhet til somatikken. Denne saken har allerede vært drøftet i styret, om enn ikke som egen sak, og trenger derfor ikke nødvendigvis å komme tilbake dit for å begrunne en utredning slik det er snakk om her.men det er ikke noe til hinder for at det likevel legges fram en sak for styret om at utredning igangsettes (og en ny sak når utredningen foreligger). Styringsgruppeleder fremmet forslag om at utredningen gjennomføres, og at det parallelt legges fram en sak for HFHF-styret om at denne utredningen igangsettes. Forslaget fikk styringsgruppens støtte, med unntak av fra medlemmet fra Tana kommune. FI pekte på at han ikke kunne støtte denne konklusjonen, jf. tidligere innlegg, og han mente at en slik utredning ikke skal settes i gang nå, sekundært at den ikke igangsettes før det er behandlet som sak i styret for HFHF, og det kommer bestilling om utredning fra styret. 6. Organisasjonsutvikling i forprosjektfasen SPR orienterte. I forbindelse med programmeringen både i tilknytning til delfunksjonsprogram og romfunksjonsprogram vil det måtte gjøres mange vurderinger knyttet til organisering av pasientflyt, arbeidsflyt og arbeidsmåter. Ut fra dette anbefales det at organisasjonsutviklingen i denne fasen, dvs. videreføringen fra det som ble gjort i konseptfasen, gjennomføres som en integrert del av programmeringsprosessen. Det innebærer også at programrådgiverne bistår i dette arbeidet som en integrert del av programmeringen. Det lages et eget avsnitt i hvert delfunksjonsprogram, og i forprosjektrapporten som omhandler dette tema. Videre utarbeides det en plan for videre arbeid på dette området og for gevinstrealisering som en del av forprosjektrapporten.
Rådgiver har vurdert at dette vil medføre noe ekstra tidsbruk i programprosessen, men at dette er relativ begrenset når det kan gjennomføres integrert på denne måten. Det foreslås løst innenfor prosjektbudsjettet ved at det omdisponeres 750 timer fra 3. parts vurderinger og reserveposter til dette formålet. Videreføringen av organisasjonsutviklingen fra konseptfasen gjennomføres som en integrert del sammen med programmeringen i forprosjektfasen. 7. Oppdatert styringsdokument inkl. prosjektbudsjett SPR orienterte. Fram til sommeren vil de nye aktivitetene knyttet til ny medvikningsgruppe (gruppe 7) og utredning av eventuell flytting av døgnplasser for psykisk helsevern og rus fra Tana kreve begrenset med ressurser, og dermed kunne innarbeides i prosjektbudsjettet. Videre innarbeides kostnadene knyttet til OU-prosessen (jf. sak 6). Sør-Varanger kommune har stilt penger til rådighet for å kunne bidra til finansiering av arbeidet i gruppe 7. FI pekte på at det også kan bli aktuelt med medfinansiering fra for eksempel Tana, men dette vil trolig ikke være aktuelt i første omgang. Det må bli mer avklart hva innholdet i dette utredningsarbeidet blir. Styringsdokumentet godkjennes som grunnlag for videre arbeid, og prosjektbudsjettet oppdateres i tråd med konklusjonene ovenfor. Styringsdokumentet legges fram for revisjon når det skjer endringer i prosjektforutsetningene som innebærer endringer i styringsdokumentet. 8. Plan for informasjon, kommunikasjon og samfunnskontakt i forprosjektfasen Orientering ved kommunikasjonssjef Ivar Greiner. Følgende elementer ble bl.a. fokusert: IG har merket seg samhandlings-aspektet og organisasjonsutvikling som temaer som bør vektlegges. Det ble laget en skisse til kommunikasjonsplan allerede i 2009, og denne planen bygges det nå videre på. Det blir viktig å bruke prosjektet til å få ungdom til å komme tilbake til Kirkenes etter ferdig utdanning, og å få de som er i sykehuset til å fortsette. Presentasjonen legges ved referatet. ØG opplyste at det nå er lagt ut informasjon på intranett. FI pekte på behovet for å ta en ny runde med regionrådet om dette. Dette er allerede under planlegging fra HFHF sin side.
Det ble avslutningsvis pekt på at det kan være et poeng å tone ned fokuset på Øst-Finnmark, Kirkenes m.v., og heller se dette prosjektet som viktig for hele Finnmark og Nord-området. Det legges i neste omgang fram en egen sak for styringsgruppa om informasjon, kommunikasjon og samfunnskontakt. Saken ble tatt til orientering. Møteplan styringsgruppa 17.04 (11.30 14.00) 18.06 (11.30 14.00) 21.08 (11.30 14.00) Videre møter planlegges før sommerferien. Eventuelt Ingen saker. Neste møte: 17.04 kl. 11.30, Klinikk Kirkenes Svein Petter Raknes