Visma Business AutoCollect 3.3.4 NYHETER
1 Visma Business AutoCollect 3.3.4 Nyheter fra 3.2.8 til 3.3.4 Endringer på avtalekortet 2 Endringer under Admin-info på avtalekortet 2 Oppsett Avregning MVA 3 Oppdatert bokføring av merverdiavgift på inkassooppgjør 3 Autooverføring 4 Definisjon av bilagsarter for innbetalinger 5 Innbetalinger gjennom Visma.net AutoPay (AutoPay 4) og krediteringer fra Webfaktura. 6 Sett sperre på bunter som må korrigeres før oppdatering 6 Slik slår du av automatisk oppdatering av bunt Webfaktura 7 Slik slår du av automatisk oppdatering av bunt Visma.net AutoPay 8 Varslinger hvis automatisk oppdatering av bunt for inngående betalinger ikke er slått av 9 Matching av poster i AutoCollect 10 Ikke mulig å oppheve matching på poster som er sendt via AutoCollect 10 Oppdatert post-mot-post matching 10 Matching av bilag ført med 199 rapporteres ikke til Visma Financial Solutions 10 AutoCollect søker nå etter motreferanse ved import 10 Purreforslaget 11 Ny fane i purreforslaget 11 Mulighet til å jobbe i Visma Business selv om purreforslaget er åpnet 11 Mer informasjon på returdata fra Visma Financial Solutions 12 Historikk på Saksnummer Innfordring 12 Ikke mulig å fjerne Status Innfordring 12 Flytting av AutoCollect installasjonssted (Dataavsenderbytte) 13 GDPR 13 Kontaktinformasjon 13
Endringer på avtalekortet 2 Endringer under Admin-info på avtalekortet Det er nå mulig å legge inn også telefonnummer til regnskapsfører og kunde under første fane i avtalekortet. Til høyre for kontaktinformasjonen kan du også definere hvem som skal motta hvilken informasjon fra Visma Financial Solutions. Følgende avkrysninger settes: 1. Kontaktperson vedrørende Fakturaforespørsler 2. Mottaker av remitteringsrapport 3. Mottaker av oppdragsbekreftelse 4. Mottaker av inkassoliste 5. Tilgang på web
Oppsett Avregning MVA 3 Avtalebildet i AutoCollect er endret slik at man definerer inn om en klient er MVA-pliktig eller ikke. For klienter som er MVA-pliktige legger man inn Pliktig MVA kode og MVA kode kjøp utenfor Avgiftsområdet Oppdatert bokføring av merverdiavgift på inkassooppgjør Dette betyr at bruttobeløpet inklusiv MVA nå bokføres til debet på den konto som er oppgitt i feltet «Konto for inkassoomkostninger» i avtalebildet. Inngående avgiftskode høy sats hentes så fra et nytt felt i avtalebildet som heter «Pliktig MVA-kode». Deretter krediteres samme konto med beløp eksklusiv MVA og med den avgiftskode som er registrert i enda et nytt felt i avtalebildet, nemlig «MVA-kode ved kjøp utenfor avgiftsområdet». Her skal ny standard avgiftskode 7 benyttes. Denne koden ble innført i forbindelse med endringene i MVA-loven i 2017. Netto forskjell på disse to posteringene blir da selve MVA-beløpet og gir samme resultat som tidligere. Nå vises imidlertid grunnlag og avgift på forskriftsmessig måte.
4 Eksempel på bunt som kommer inn i bilagsregistrering ifm inkassooppgjør fra Visma Financial Solutions. Autooverføring Tidligere måttte man slå av Autoverføring dersom man benyttet tjenester som; Ekstra saksinfo fra Visma Business. Visma Financial Solutions mottok ikke nødvendig informasjon fra Visma Business. Klienter med purreflyt - Betalingspåminnelse uten gebyr. Visma Financial Solutions mottok ikke nødvendig informasjon fra Visma Business. Flere enn 5 klienter på Autooverføring. Visma Financial Solutions fikk ikke alltid over alle sendte oppdrag. Dette er nå korrigert og det er mulig å sette på hake for Autooverføring på disse klientene igjen.
5
Definisjon av bilagsarter for innbetalinger 6 Avtalebildet i AutoCollect er endret slik at man definerer de bilagsarter som skal oppfattes som innbetalinger i AutoCollect på samme måte som vi også har for å faktura og kreditnota. Ved oppgradering vil følgende standardverdier bli lagt inn: 1, 3, 9, 10. Dersom du har andre bilagsarter eller flere bilagsarter som benyttes ved innbetaling og som AutoCollect skal ta tak i, må disse etter-registreres i avtalebildet på hver enkelt klient.
Innbetalinger gjennom Visma.net AutoPay (AutoPay 4) og krediteringer fra Webfaktura. Hvis Webfaktura eller Visma.net AutoPay settes opp med automatisk oppdatering av bunt, er det ikke mulig for Visma AutoCollect å fange opp innbetalinger og kreditnota som er referert mot faktura. Det medfører da at slike hendelser ikke blir rapportert til Visma Financial Solutions. Dette er nå løst slik at AutoCollect tar over ansvaret for buntoppdateringen på vegne av Webfaktura og Visma.net. Autopay. Det vil på denne måten fange opp innbetalingene på samme måte som i AutoPay3. For at dette skal fungere må følgende gjøres: 1. Slå av den automatiske buntoppdateringen i Webfaktura og i Visma.net AutoPay 2. Kryss av i avtalekortet for at AutoCollect skal Oppdatere fremmede bunter 3. Sett inn hvilken opprinnelse disse buntene har - default settes 8 og 7 AutoCollect vil da starte å søke etter bunter fra Webfaktura og Visma.net AutoPay og oppdatere dem. Denne prosessen gjøres hvert 15. minutt. Det vil derfor ta maksimalt 15 minutter fra en bunt er generert i et av disse to systemer til den blir oppdatert. Unntak om buntene er sperret eller med differanse. Sett sperre på bunter som må korrigeres før oppdatering Vi gjør oppmerksom på at dersom det er bunter med mangler, som dere ønsker å korrigere før oppdatering, så må dere sette sperre på disse, slik at AutoCollect ikke oppdaterer disse før dere er ferdige med å korrigere.
Slik slår du av automatisk oppdatering av bunt Webfaktura 8 Ta vekk hake på Automatisk oppdatering av bunt. og trykk Lagre.
Slik slår du av automatisk oppdatering av bunt Visma.net AutoPay 9 Ta vekk hake på Automatisk oppdatering av bunt for inngående betalinger fra Visma.net AutoPay og trykk OK.
Varslinger hvis automatisk oppdatering av bunt for inngående betalinger ikke er slått av Dersom klienten er satt opp med AutoCollect, og du haker av for automatisk buntoppdatering på Visma.net Autopay vil du få følgende feilmelding: 10 Du vil også få en feilmelding når purre-/inkassoforslaget hentes opp, slik: Dette for å hindre at automatisk oppdatering av inngående bunter er slått på, da AutoCollect ikke vil få beskjed om innbetalinger.
Matching av poster i AutoCollect 11 Ikke mulig å oppheve matching på poster som er sendt via AutoCollect Det var tidligere mulig å unmatche poster som var sendt inn via AutoCollect. Dette førte til feilmeldinger når disse igjen skulle matches og systemet ville rapportere innbetalinger på faktura som allerede var oppgjort hos Visma Financial Solutions. Dette er ikke lenger mulig. Det vil være låst for å oppheve matching for poster som er sendt via AutoCollect. Oppdatert post-mot-post matching I eldre versjoner av Visma Business AutoCollect fikk man feilmelding og beskjed om at det ikke var mulig å matche post-mot-post dersom kreditposten var høyere enn faktura og hvis du forsøkte å matche flere poster mot en post. Det er nå åpnet for matching post-mot-post uansett beløp på kreditpost, samt å matche flere poster mot en post. Matching av bilag ført med 199 rapporteres ikke til Visma Financial Solutions Bilagsart 199 brukes til korrigeringer og tapsføringer som ikke skal fanges opp av Visma Financial Solutions. Det er nå oppgradert slik at bilagsart 199 aldri vil bli rapportert videre til Visma Financial Solutions, uansett om den matches i bilagsregistrering eller via post-mot-post. AutoCollect søker nå etter motreferanse ved import Buntoppdatering i AutoCollect benyttet tidligere Kundenummer på bilagslinjen i tillegg til Motref for å sjekke om innbetalingen gjaldt en AutoCollect-sak. Dette medførte problemer med bilagslinjer som ble importert fra fremmede systemer der kundenummer ikke var en del av importen. Innbetalingene ble derfor ikke fanget opp hvis de ikke inneholdt kundenummer. Dette er nå endret slik at Motref. benyttes til oppslaget. I tillegg blir det sjekket om kundenummer matcher en av de tre feltene Kundenummer, Kredit konto eller Debet konto.
Purreforslaget 12 Ny fane i purreforslaget Det har kommet en ny fane i purreforslaget: Poster som ikke kan behandles. Under denne fanen har du oversikt over alle åpne fakturaer som ikke kommer opp i fanen Nye poster klare for Purring/Inkasso. Det står også spesifisert hvorfor de ikke er med på purreforslaget. Hvis det er noen fakturaer du ønsker å purre, men du ikke finner under riktig fane kan du sjekke her for å se grunnen til dette. Hvis kunden mangler postnummer eller sted på kundekortet vil ikke faktura komme opp i purreforslaget, men finnes under denne fanen. Mulighet til å jobbe i Visma Business selv om purreforslaget er åpnet Tidligere var Visma Business låst i bakgrunnen hvis man hadde åpnet purreforslaget i forgrunnen. Det er nå mulig å arbeide i Visma Business selv om du har purreforslaget fra Visma Business AutoCollect åpent. Purreforslaget vil minimeres og legges som et eget vindu som kan hentes opp igjen etter at endringer i Visma Business er gjort.
13 Mer informasjon på returdata fra Visma Financial Solutions Historikk på Saksnummer Innfordring Hvis du dobbeltklikker på Saksnummer Innfordring vil du nå få mer informasjon enn i tidligere versjoner. Det er kommet et nytt felt hvor alle statusendringer som er gjort på aktuell post er listet opp, med dato og tid for endringen. Ikke mulig å fjerne Status Innfordring Hvis posten som er sendt inn via AutoCollect har fått saksnummer i retur fra Visma Financial Solutions, vil Stats innfordring ikke være mulig å fjerne.
Flytting av AutoCollect installasjonssted (Dataavsenderbytte) 14 Dersom en Visma Business klientdatabase som benytter AutoCollect er flytter til en annen AutoCollect installasjon, så må ny kobling mellom Visma Business klienten og AutoCollect sentralen etableres for alle de faktura som er under behandling via AutoCollect. Ny logikk er derfor innført for opprette nye koblinger mellom åpne poster i Visma Business og tilsvarende poster i AutoCollect sentralbase. Når man oppretter et nytt avtalekort i AutoCollect sjekker systemet automatisk om det finnes åpne kundeposter i aktuell Visma Business klient som kan ha koblinger mot AutoCollect. Dersom AutoCollect finner åpne poster som er merket med en AutoCollect status i feltet «Status innfordring» vil du automatisk få opp en ny knapp i Avtalebildet der du kan velge å opprette saker i lokal AutoCollect database. Disse sakene bli så synkronisert til AutoCollect sentralen og der automatisk knyttet til de samme postene som allerede ligger i sentralen, men mot en annen dataavsender. GDPR Denne versjonen er GDPR kompatibel. Persondata eldre enn 1 år anonymiseres nå i AutoCollect sin database. Dette vil ikke påvirke det som vises av AutoCollect data i Visma Business. I tillegg slettes det en del temporære data i AutoCollect databasen eldre enn 1 år. I tillegg er det gjort endringer for robusthet og logging. Kontaktinformasjon Kundesupport.support.vfs.no@visma.com Tlf. 815 51 845