Møtebok Tid Mandag 22. september 2014, kl. 08.00 Sted Rælingen rådhus, møterom Svingen Tilstede Torbjørn Øgle Rud, leder medlemmer Herbjørn Karlsen, nestleder Marianne Lappegård Yngve Halvorsen Anne Grethe Mathisen Tilstede varamedlemmer Forfall Andre Organisasjonssjef Bjørn Ivar Rindal, Rælingen kommune (under sak 24/2014) Forvaltningsrevisor Inger Berit Faller, Romerike Revisjon IKS Rådgiver, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Behandlede saker 23/2014 Referater 24/2014 Orienteringer ved administrasjonen 25/2014 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus 26/2014 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2015 27/2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring 28/2014 Orientering ved revisjonen 29/2014 Saker til oppfølging 30/2014 Eventuelt 31/2014 Avvikling av Nedre Romerike distriktsrevisjon Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten
23/2014 Referater 22.09.14 1. Skatteinngang mai, fra Skedsmo kemnerkontor 2. Skatteinngang juni, fra Skedsmo kemnerkontor (Det står mai på oversikten, men det er juni.) 3. Skatteinngang juli, fra Skedsmo kemnerkontor 4. Skatteinngang august, fra Skedsmo kemnerkontor Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 2
24/2014 Orienteringer ved administrasjonen 22.09.14 Det er bedt om to orienteringer fra administrasjonen: - Om handlingsplan HMS - Om arbeidet med sykefraværstiltak Organisasjonssjef Bjørn Ivar Rindal vil møte og orientere om disse sakene. Organisasjonssjef Rindal orienterte. Saken tas til orientering. 3
25/2014 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus 22.09.14 I kontrollutvalgets møte den 2. juni 2014 ble området psykisk helse og rus valgt som neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen har utarbeidet prosjektplan. Undersøkelsen legger opp til å besvare følgende to problemstillinger: 1. Hvilke tjenester og tilbud har kommunen til personer med psykiske og/eller ruslidelser og hvordan er disse organisert? (deskriptiv problemstilling) 2. I hvilken grad sikrer Rælingen kommune at pasienter/brukere med psykiske vansker/lidelser og /eller rusavhengighet får et helhetlig og koordinert tjenestetilbud? Det estimerte tidsforbruk er på ca. 400 timer. Endelig rapport legges frem for utvalget i april 2015. 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer. 3. Endelig rapport legges frem i april 2015. Forvaltningsrevisor Faller presenterte planen. 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer. 3. Endelig rapport legges frem i april 2015. Romerike Revisjon IKS 4
26/2014 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2015 22.09.14 1. Forslag til budsjett 2015 ROKUS IKS (behandles i representantskapet 23. september 2014) 2. Forslag til budsjett 2015 Romerike Revisjon IKS (behandles i representantskapet 25. september 2014) Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, jfr. kontrollutvalgsforskriftens 18: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Dette vil si budsjett for kontrollutvalgets egen virksomhet, for sekretærfunksjonen og revisjon. Kontrollutvalgets egen virksomhet Dette omfatter møtegodtgjørelse, møteutgifter, kurs og reisegodtgjørelse. Det er lagt til grunn samme antall møter som foregående år. Når det gjelder kurs er den sum som foreslås de utgifter man må påregne ved at alle utvalgsmedlemmene deltar på kontrollutvalgskonferansen. Sekretærfunksjonen Representantskapet i ROKUS behandler budsjettet den 23. september 2014. Forslaget her er styrets innstilling til representantskapet. Budsjettet har en total ramme på kr. 2 863 000,-. Kommunenes betaling for tjenesten utgjør samlet kr. 2 642 500,-. I budsjettforslaget er betalingen fra kommunene fordelt med 60% etter folketall og 40% er fordelt likt. 40 %-en blir justert etter medgått tid ved årsslutt. I forslag til revisjon av selskapsavtalen som ble vedtatt av representantskapet den 22. april 2014 er det foreslått 40 % på folketall og 60 % på medgått tid. Dette er til behandling i eierkommunene. Rælingens andel ut i fra ovennevnte fordeling utgjør kr. 182 038,-. Revisjonen Representantskapet i Romerike Revisjon behandler budsjettet den 25. september 2014. 5
I følge eieravtalen skal kommunene innbetale et årlig tilskudd og et ekstra driftstilskudd (oppstartstilskudd) de 4 første årene. Det årlige tilskudd består av en fast og en variabel del. Den faste del er beregnet ut i fra intervaller knyttet til den enkelte kommunes totale innbyggertall i dag. Det skal gjøres en vurdering av den faste del hvert 4. år basert på endringer i innbyggertallet. Den variable del beregnes ut fra folketallet i kommunen. Denne del justeres hvert 4. år der innbyggertallet legges til grunn. Budsjettet har en total ramme på kr. 24 175 436,-. Tilskudd fra kommunene utgjør kr. 22 845 340,-. Rælingens årlige tilskudd utgjør kr. 1 406 580,- og oppstartstilskuddet kr. 64 000,- i 2015. Samlet tilskudd blir kr. 1 470 580,-. Dersom det skulle bli noen endringer i budsjettene for ROKUS og Romerike Revisjon i forbindelse med representantskapsbehandlingen, vil kommunene bli informert om dette. Budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten blir etter dette slik: Tekst Budsjett 2014 Budsjett 2015 Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget 100 000 100 000 Abonnementer 3 000 3 000 Møteutgifter 2 000 2 000 Kurs 35 000 35 000 Pott til uforutsette oppgaver 30 000 0 Sum kontrollutvalget 170 000 140 000 Sekretærfunksjonen 174 000 183 000 Revisjonen 1 443 000 1 471 000 Totalt 1 787 000 1 794 000 1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr 1 794 000,- og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2015. 2. Forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til kommunestyret. 6
1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr 1 794 000,- og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2015. 2. Forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Rælingen kommune 7
27/2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring 22.09.14 Uavhengighetserklæring I følge revisjonsforskriftens 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget. Denne uavhengighetserklæring gjelder oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering tas til orientering. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering tas til orientering. 8
28/2014 Orientering ved revisjonen 22.09.14 Denne saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslista. (Ingen saker) 9
29/2014 Saker til oppfølging 22.09.14 1. Saker til oppfølging 2. Årshjul Det står to saker på lista for saker til oppfølging. Den ene behandles i dagens møte, og den andre er planlagt behandlet i møtet den 26. november 2014. Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 10
30/2014 Eventuelt 22.09.14 Ingen saker 11
31/2014 Avvikling av Nedre Romerike distriktsrevisjon 22.09.14 1. Kommunestyrets behandling av selskapsavtale og eieravtale for Romerike Revisjon IKS 2. Vedtekter for Nedre Romerike distriktsrevisjon Kommunene på Romerike vedtok høsten 2012 å opprette ett nytt felles interkommunalt revisjonsselskap som skulle erstatte daværende tre distriktsrevisjoner på Romerike. Det ble dermed forutsatt at alle de tidligere tre revisjonsselskaper skulle avvikles. Nye Romerike revisjon IKS (RRI) startet sin virksomhet fra 01.06.2014. Alle ansatte, all drift og driftsutstyr i Nedre Romerike distriktsrevisjon (NRD) ble fra dette tidspunkt overført RRI. Det betyr at det pr. dags dato ikke er drift i NRD. Selskapet styre består i dag av: Leder Torbjørn Øgle Rud Nestleder Asle Kjartan Johansen Arne Sømhovd Knut Sørheim Erik Bratlie Prosessen med å avvikle NRD starter opp ved at deltakerkommunene vedtar likelydende vedtak om å avvikle selskapet. NRD er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Etter loven må det legges til grunn at i de tilfeller der eierne er enige om oppløsning av selskapet kan dette skje når likelydende vedtak er fattet i alle fire kommunestyrer. Selskapets vedtekter datert 5. juni 1993 inneholder ingen nærmere regulering av hvordan oppløsning og oppgjøret etter selskapet skal foregå (regulerer kun uttreden fra en av deltakerne). Det er imidlertid ikke grunn til å tro at oppgjøret etter selskapet blir særlig komplisert. Aktiva som møbler, pc`er, faglitteratur m.m. er overført til RRI. Ut over bankbeholdning besitter ikke selskapet annen aktiva. Når regnskapet er revidert vil det skje et oppgjør mot kommunene. Det er grunn til å tro at selskapet blir avviklet med et overskudd. Siden selskapsavtalen ikke regulerer dette oppgjøret nærmere kan man falle tilbake på en fordelingsnøkkel som tilsvarer størrelse på årlige tilskudd fra den enkelte deltakerkommune; 12
Kommune Tilskudd Tilskudd i % og del av overskudd Nittedal 765 000 19,9 % Lørenskog 1 087 500 28,2 % Rælingen 574 583 14,9 % Skedsmo 1 427 500 37,0 % SUM 3 854 583 100% Det tas sikte på at selskapet skal være avviklet innen 01.01.2015. Deretter blir det sendt melding til Brønnøysundregistrene slik at selskapet kan blir slettet fra alle offentlige registre. Styret i selskapet vil være i funksjon og ivareta avviklingen inntil oppgjør mot deltakerkommunene er sluttført og avviklingen av selskapet i sin helhet er forestått. Nedre Romerike distriktsrevisjon avvikles i det virksomheten er overført Romerike revisjon IKS fra 01.06.2014. Et eventuelt overskudd etter avvikling fordeles forholdsmessig mellom deltakerkommunene etter størrelsen på det årlige tilskuddet den enkelte yter. Torbjørn Øgle Ruud ble erklært inhabil jfr. forvaltningslovens 6, første ledd, bokstav e, nr. 2. Nestleder Herbjørn Karlsen ledet møtet under denne saken. Nedre Romerike distriktsrevisjon avvikles i det virksomheten er overført Romerike revisjon IKS fra 01.06.2014. Et eventuelt overskudd etter avvikling fordeles forholdsmessig mellom deltakerkommunene etter størrelsen på det årlige tilskuddet den enkelte yter. Rælingen kommunestyre Dato: 22. september 2014 Underskrift Torbjørn Øgle Rud, leder Herbjørn Karlsen, nestleder 13