DIGITAL STRATEGI FOR SOLA KOMMUNE 2018-2021 Vi digitaliserer for å levere bedre tjenester og en mer effektiv oppgaveløsning
Denne digitale strategien er et overordnet retningsgivende styringsdokument som gjelder for alle tjenesteområder og stab. Den beskriver hvilke mål, satsningsområder og prinsipper som skal legges til grunn for alt vårt digitaliseringsarbeid- både internt og eksternt. Vi digitaliserer for å oppnå: 1. Økt tilgjengelighet Digitale løsninger gir større åpenhet og tilgjengelighet. Innbyggere, lag og foreninger og næringsliv skal ha mulighet til å benytte digitale løsninger for å betjene seg selv, og til å føre en digital dialog med kommunen. 3. Bedre samhandling med våre innbyggere Digitale løsninger og verktøy skal brukes for å gjøre det enklere for innbyggere i Sola kommune å medvirke i utviklingen av nye planer og tjenestetilbud. Digitale førstevalg skal sikre rask og sikker samhandling både internt og eksternt. 2. Effektiv bruk av våre ressurser Digitale verktøy skal gi gode tjenester, høy produktivitet og effektiv ressursbruk. Digitale verktøy skal legge til rette for at kommunens ansatte kan jobbe smartere ved å gjøre arbeidsprosesser enklere. Tjenesteproduksjon skal der det er hensiktsmessig baseres på digitale verktøy. 2
Hva er digitalisering for oss? Digitalisering handler om å bruke teknologi til å forenkle, fornye og forbedre. Det handler om å tilby målrettede tjenester som er enkle å bruke, og som samtidig er effektive, sikre og pålitelige. Stortingsmelding 27 Digital agenda for Norge 2015-2016, sier at digitalt førstevalg er en nasjonal målsetting. Meldingen er tydelig på at digitalisering skal føre til en brukerrettet og effektiv offentlig forvaltning, og at det skal tilføre økt verdiskaping og deltakelse for alle. Men digitalisering handler ikke alene om å finne de teknologiske løsningene som gjør at vi kan arbeide på nye måter. Digitalisering handler like mye om å endre en arbeidsprosess, avlære en vane og mestre helt nye arbeidsformer. Digitalisering handler derfor i sum like mye om endringsarbeid som teknologi, og det krever at vi har kunnskap og oppmerksomhet på begge disse elementene. For Sola kommune blir digitalisering et viktig verktøy i organisasjonens øvrige arbeid med en forenkling-, forbedring-, og fornying. Ved å digitalisere arbeidsprosesser skal vi i framtiden kunne levere gode tjenestetilbud ved bruk av færre ressurser, og det skal gi oss bedre og mer effektive arbeidsprosesser. Samtidig krever digitalisering at kommunen har tilstrekkelig med kunnskap og kompetanse til å utnytte og utforske disse mulighetene. Det krever også at det finnes gjennomføringsevne og en tydelig bevissthet om gevinstrealisering som følge av digitaliseringsarbeidet. Arbeidet med digital strategi Utarbeidelse av digital strategi for Sola kommune er ledet av en intern arbeidsgruppe med representanter fra ulike tjenesteområder og stab. Arbeidsgruppen har i tillegg hatt hjelp og rådgiving av en referansegruppe bestående av 22 ansatte fra ulike deler av tjenesteområdene, rådmannens stab, hovedtillitsvalgt og hovedverneombud. For å kartlegge nå- situasjon for digitalisering i organisasjonen, ble det gjennomført to swot- analyser tidlig høst 2017. Swot- analysen pekte på områder hvor vi har våre styrker, svakheter, muligheter og utfordringer, og resultatet fra analysene utgjorde et viktig grunnlaget for den videre kartleggingen av satsningsområder. Referansegruppen og arbeidsgruppen gjennomførte en felles workshop vinter 2017 for å identifisere og enes om hvilke satsningsområder organisasjonen skal ha i digitaliseringsarbeidet de neste årene. Forslag til strategien ble sendt til uttalelse i referansegruppen for innspill og korrigering før endelig ferdigstillelse. 3
DIGITALE SATSNINGSOMRÅDER Satsningsområder 4
Digital dialog og selvbetjening Hva koster henvendelser til det offentlige? I dag foregår mye av kontakten mellom kommunen og omgivelsene i kjente og tradisjonelle kanaler som telefon, e- post, skjemaer, brev eller besøk. Framtidens innbyggerkontakt handler om å finne digitale muligheter som gjør at innbyggerne kan løse flere av oppgavene på egenhånd, og at behovet for direkte kontakt med kommunen reduseres. Sola kommune har i dag flere digitale selvbetjeningsløsninger. Eksempler er fullelektroniske skjema, meld feil og nye innsynsløsninger. Per februar 2018 har Sola kommune 61 elektroniske søknadsskjema på hjemmesiden, noe som utgjør 91 prosent av alle skjemaene som ligger tilgjengelig for innbyggerne på nettsiden. Digitale skjema gjør det enklere for innbyggere å sende skjema til kommunen, og det reduserer arbeid og tid i det interne mottaket. Kontaktpunkt Brev eller e- post Personlig frammøte Telefon Kostnad 110 kroner 80 kroner 40 kroner Mål Tiltak Selvbetjening 3 kroner Innbyggerne skal som hovedregel kunne betjene seg selv når og hvor det passer dem. - Alle skjema skal være fullelektroniske med mulighet for digital signering. Kilde: Digital agenda for Norge Kommunen skal ikke innhente opplysninger om innbygger flere ganger enn nødvendig. På bakgrunn av innhentet informasjon skal kommunen forutse innbyggerens «livsløp», og proaktivt tilby/tildele innbyggerne de tjenestene de har rett på. - Min Side: Vi skal ha én innlogging for hver innbygger der de finner sine opplysninger og dokumenter, som for eksempel informasjon knyttet til skole, eiendom, faktura etc. - Vi skal utforske mulighetene for at saksbehandling kan være automatisk. Digital dialog skal være hovedregel for innbyggerkontakt der det er mulig. - Sikre integrasjon mellom våre interne systemer slik at de snakker sammen. - Bookingløsninger på nettsiden hvor innbyggere for eksempel kan booke tid med saksbehandler, leie av kommunale bygg eller reservere treningstider i en hall. 5
Lene er trener for datterens håndballag. I forbindelse med en vennskapelig håndballturnering de skal arrangere for lag i regionen, vil de leie en hall av kommunen. Inne på hjemmesiden til kommunen finner Lene frem oversikten over alle lokalene kommunen har tilgjengelig for leie, og velger den hallen de ønsker å bruke. En kalender viser oversiktlig hvilke tidspunkter som er opptatte og hvilke som er ledige. Heldigvis ser det ut til at denne hallen, hvor de trener til vanlig, er ledig den helgen de har planlagt turneringen. Lene markerer de to dagene i kalenderen, fyller inn informasjon om laget og hva de skal bruke hallen til, og sender reservasjonen inn via nettsiden. Hun kan med en gang se at dagene har blitt markert i kalenderen. Neste dag får Lene en oppdatering på mail som bekrefter at de får leie hallen til turneringen. 6
Digital arbeidshverdag Sola kommune skal jobbe for at flere administrative arbeidsoppgaver automatiseres slik at informasjonen legger seg inn i våre systemer uten manuell behandling eller må gå igjennom unødig mange ledd. Samtidig må vi jobbe videre med å utvikle interne digitale verktøy som stimulerer til økt samhandling og kunnskapsdeling på tvers i organisasjonen. Digital kompetanse er de ferdigheter, kunnskaper, kreativitet og holdninger som er nødvendig for å kunne ta i bruk digitale verktøy. For å nå målene vi har i digitaliseringsarbeidet, er det viktig at vi har den nødvendige kompetansen og kapasiteten. Opplæring og informasjon er derfor viktige forutsetninger for å kunne ta i bruk nye, digitale løsninger. Mål Tiltak SvarUt SvarUt er en løsning for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format. Etter innføring av nytt saks- og arkivsystem i Sola kommune juni 2017, har antall sendinger via SvarUt gått opp med 42 prosent. På samme tid er kostnader knyttet til utsending av brevpost redusert med 15 prosent. Det ligger imidlertid fremdeles et stort potensialet i SvarUt- løsningen som organisasjonen skal jobbe videre med. Ved bruk av digitale verktøy og prosesser skal mer av den tid ansatte bruker på rutineoppgaver kunne overføres til kjerneoppgaver. Vi har kompetanse til å ta i bruk digitale verktøy i utvikling av arbeidsprosesser og tjenester Vi har digitale løsninger som stimulerer til samhandling og kunnskapsdeling på tvers i organisasjonen. - Tilby opplæring og kurs til ledere og ansatte for å styrke digital kompetanse. - Alle interne skjemaer/søknader skal gjøres fullelektroniske (ende- til- ende-løsning). - Interne administrative arbeidsoppgaver automatiseres der det er mulig. - Integrasjon mellom våre interne systemer slik at de snakker bedre sammen. - Interne kurs og opplæring skal gis i form av e- læring 7
Karsten har sin første arbeidsuke som hjelpepleier på et av kommunens sykehjem. Som nyansatt skal Karsten gjennom en rekke introduksjoner til kommunens reglement, rutiner og elektroniske systemer. Han får automatisk tilsendt e-post med lenke til flere interaktive kurs. Hvert kurs er delt opp i flere korte leksjoner på opptil 5 minutter. Når han er ferdig med en leksjon, vil han få tilsendt en ny etter noen dager. Han har også mulighet til å gå tilbake i tidligere leksjoner å repetere. Karstens leder får beskjed når Karsten har gjennomført alle kursene. Slike korte kurs gjør at Karsten automatisk får tilbud om den opplæringen han trenger allerede første arbeidsuke, og slipper å vente til det arrangeres felleskurs for alle nyansatte. Det betyr også at han kan få kurs som er tilpasset akkurat hans behov, og han slipper samtidig å bryte opp kjerneoppgavene på arbeidsplassen over en lengre tidsperiode for å delta i klasseromsundervisning. 8
Innbyggerinvolvering og digital medvirkning Å utvikle tjenester sammen med innbyggere i Sola, er noe vi skal gjøre mer av i årene framover. Innbyggernes kunnskap, kompetanse, holdninger og ideer er noe vi skal bruke både før, under og etter vi setter i gang nye planer og utvikler nye tjenester. Digitale løsninger og verktøy skal brukes for å gjøre det enklere for innbyggere i Sola kommune å medvirke. Tradisjonelt foregår medvirkning gjennom innspill som sendes på e- post, deles i folkemøter eller gjennom direkte kontakt med kommunen. Vi skal framover legge til rette for at medvirkning også kan være interaktiv, og skje gjennom elektroniske delingskanaler. Det kan for eksempel være gjennom e- dialog, ved bruk av dataspill, sosiale medier eller andre former for elektronisk kommunikasjon. Det er også et mål i dette arbeidet at innbyggere i Sola har kompetanse til å benytte de digitale løsningene som tilbys, og at det legges til rette for gode veiledningstilbud. God kompetanse på digital kommunikasjon En stor overvekt av norske innbyggere oppgir i SSBs undersøkelser fra 2017 å ha god eller svært god kompetanse og erfaring med digital kommunikasjon og digital oppgaveløsning: 90 prosent av nordmenn mellom 16 og 79 år bruker internett daglig. 80 prosent av det norske folk oppgir å ha få problemer med å delta i kommunikasjon via nettbaserte løsninger (sende e-post, sosiale medier, digital dialog etc.) og 72 prosent oppgir å håndtere digitale oppgaver (selvbetjeningsløsninger) via nett på en god måte. Mål Innbyggere i Sola skal bruke kommunens digitale løsninger. Vi skal legge til rette for interaktiv dialog mellom innbyggerne og kommunen. Digitale offentlige tjenester skal være i tråd med brukernes ønsker og behov, enkle å bruke og tilgjengelige. Tiltak - Interaktiv plattform for innspill og spørsmål om planer og prosesser, som for eksempel dataspill eller dialogplattformer. - Direkteoverføring av kommunestyremøter. - Legge til rette for et veiledningstilbud i bruk av digitale verktøy og tjenester for innbyggere som trenger det. 3 prosent av nordmennene oppgir å ha mangelfulle eller ingen digitale kommunikasjonsferdigheter SSB, 2017: IKT i norske husholdninger 9
Prinsipper for digitalisering 1. Vi skal prioritere digitale førstevalg: nettbaserte tjenester er hovedregelen for vår kommunikasjon med innbyggerne. Trenger vi informasjon fra våre innbyggere skal dette kunne gis oss digitalt. 2. All digitalisering skal være brukervennlig: Digitale løsninger skal være enkle og intuitive å bruke. Vi skal derfor til en hver tid i utviklingen ha fokus på klart språk, veiledningstjenester, automatisk innhenting av personinformasjon der dette er mulig og gjenbruk av informasjon. 3. Brukerinvolvering i all digital utvikling: For at en tjenestene skal oppleves som nyttig av brukerne, må utviklingen av tjenesten være basert på en grundig forståelse av brukernes behov. Med brukere menes både innbyggere, ansatte, frivillig sektor og offentlige og private virksomheter. 4. Vi skal ivareta godt personvern og ha informasjonssikkerhet i all digital utvikling: Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Personvern og informasjonssikkerhet skal følges opp gjennom god internkontroll 5. Vi skal i all digitaliseringsarbeid jobbe målrettet med gevinstrealisering: Ingen digitaliseringsprosjekter settes i gang uten at det er avklart hvor gevinstene ligger, når disse hentes ut og hvordan de omsettes. 10
Ansvar og veien videre Digitalisering er ikke det samme som å ta i bruk nye IT- systemer. Teknologi er bare løsningen i et forenklings-, forbedrings- eller fornyingsarbeid. Digitalisering handler mer om å endre en arbeidsrutine eller en arbeidsprosess. Det handler om å endre en vane. Nettopp derfor er det viktig at ansvaret for å utforske, teste og gjennomføre digitaliseringsprosjekter eies av hver enkelt virksomhet. I Sola kommune skal vi ha ansatte og ledere som våger å stille spørsmålet «kan denne prosessen utføres digitalt?», og vi skal være en arbeidsplass som har kompetanse til å kartlegge gevinstene, har innsikt i teknologiske løsninger og som forstå implementeringsarbeidet som ligger bak et mulig «ja». I Sola kommune har vi følgende ansvarsmodell i digitaliseringsarbeidet: Virksomhetene og lederansvar: For å lykkes med digitalisering kreves det at overordnede satsninger og mål i strategien operasjonaliseres og konkretiseres i alle enheter. Ansvaret for å identifisere muligheter, gjennomføring og implementering av digitaliseringen ligger i tjenesteområdene selv og i virksomhetene. Våre ledere skal ha kompetanse og kunnskap til å være ambassadører og pådrivere for fornying, forenkling og forbedring gjennom digitalisering. IKT- forum: Hvert tjenesteområde har eget IKT- forum. Foraene har ansvar for å bistå tjenesteområdet i anskaffelse, sikre god gjennomføring av digitaliseringsprosesser og koordinere digitaliseringsprosjekt på tvers i organisasjonen der det er hensiktsmessig. Digitaliseringsrådgiver: Som en del av kommunens utviklingsarbeidet og digitaliseringsarbeid vil personal og organisasjon ha en digital rådgiver som arbeider tett sammen med det øvrige organisasjonsutviklingsarbeidet og IKT. Denne ressursen er en pådriver, rådgiver og initiativtaker i kommunens digitaliseringsarbeid, og har samtidig en rolle i den regionale ressursgruppen for digitalisering og et bindeledd mellom kommunen og dette nettverket. Denne ressursen er også, sammen med IKT, ansvarlig for mottak og implementering av de store nasjonale felleskomponentene. 11