Slik bruker du tida bedre 2016 1
2016 Miniforetak AS Send gjerne denne guiden til andre, eller del den i sosiale medier men pass på ikke å endre noe av innholdet før du gjør det. miniforetak.no 2
Evnen og viljen til å bruke tidsressursen på best mulig måte er kanskje den enkeltfaktoren som i størst grad skiller mellom den som lykkes og den som ikke lykkes. Suksessfulle foretak og personer utfører bedre enn sine konkurrenter. Brian Moran har sagt at Det store hinderet mellom deg og det livet du er i stand til å leve er mangel på effektiv og bestemt utførelse. Det er de viktige oppgavene han snakker om. Nøkkelen er å verdsette de viktige oppgavene høyere enn ditt eget behag. Eksempel: Du vet at du må ringe til kunden/arrangøren for å få til et salg, men gjør det ikke, fordi du verdsetter ditt eget behag høyere enn den viktige oppgaven. Mange bedrifter bruker i dag langt over 50 prosent av alt de tjener på å kjøpe tid (i form av lønn og andre lønnskostnader, tjenestekjøp osv.). Likevel er bevisstheten rundt bruken av tidsressursen ofte laber. I de minste foretakene kommer ikke dette alltid like godt frem, fordi eieren ofte gjør det aller meste selv, uten å bevilge seg mer lønn/del av overskuddet. Dette vises ikke i regnskapene, men er en lite 3
bærekraftig måte å drive foretak på. Det ligger en ulmende risiko der for at det ender i utbrenthet, konkurs og på bar bakke. Dessuten er det et eksempel på at det kanskje heller er snakk om en hobby. Hvis ambisjonen med å drive egen bedrift er å ha god nok inntekt og mulighet for fritid og ferie, må du rette søkelyset mot hvordan du selv bruker tidsressursen. Det er det som er nøkkelen til suksess, og ikke hva andre gjør eller bestemmer. Det er opp til deg. Alle slags oppgaver krever vår oppmerksomhet, enten de er viktige eller ikke, og plutselig har en hel dag gått uten at vi har gjort noe særlig. Selv om vi har holdt på hele dagen med det. Vi tror vi er supereffektive, men er det ikke. Rydd unna de unyttige gjøremålene hvis du vil bedre økonomien i bedriften din, og overlat noen oppgaver til andre. Dette kan du lese og lære mer om i dette e-heftet. 4
Slik kan du bedre tidsbruken Av: Paal Stavrum Til tross for at tida er uvurderlig, er det mange som lar dagen styre seg selv. De tilfredsstiller behovene som dukker opp etter hvert, og bruker den tida som trengs på oppgavene, uten å reflektere kostnaden/tidsbruken. De har ingen intensjon for tidsbruken. Dette er en reaktiv måte å arbeide på, som ikke gir deg muligheten til å utføre på beste måte. Du har sikkert kjent den ubehagelige følelsen selv: Når du gjør noe av lavere verdi, for å unngå den mer ubehagelige men viktige oppgaven som ligger foran deg. Da prokrastinerer du, eller på bedre norsk: Du utsetter. Når du har en intensjon med tidsbruken, bruker du den dyrebare ressursen bedre på aktiviteter med høyere verdi. Det er mange måter å ta tak i sin egen tidsbruk på. Her er ett forslag: 1. Finn eller lag et system for å holde styr på oppgavene. 2. Rydd unna/fjern alle oppgaver hverken du eller andre trenger å gjøre for at virksomheten skal ha fremgang. Vær streng med deg selv. 3. Se på hvilke oppgaver andre kan gjøre bedre, mer effektivt og billigere enn deg selv. Overlat dem til de andre. 5
4. Del oppgavetypene inn i to grupper: De få viktige (som gjør at du tjener penger) og de mange oppgavene som er mindre viktige (men som må gjøres). NB! Start alltid arbeidsdagen med de få viktige oppgavene. Det er da du kan arbeide proaktivt. 1. Rydd unna Vær streng med deg selv, og stryk oppgaver og gjøremål som ikke har noen betydning for at ditt foretak skal ha fremgang og bedre inntjening. 2. Overlat til andre Ha som mål at du selv skal drive mest mulig med produktivt arbeid det som gir resultater. Dette er antakelig stort sett det du synes er absolutt mest givende og interessant å holde på med. Var det ikke derfor du ønsket å holde på med dette? Hovedmålet var neppe å administrere og bokføre. Bokføring og regnskap er et område du må tenke nøye gjennom om du skal bruke tid på. Hvis du har null interesse for tall og regnskap, bør du overlate dette til fagfolk. Samtidig kan det være lurt å fakturere selv. Det finnes flere gode løsninger for dette i dag. Da får du i tillegg bra oversikt over utviklingen i foretaket ditt. Hvis du mener at du kan ta regnskapsjobben selv, er det ikke noe i veien for det. Regnskapsprogrammene blir mer og mer automatisert, 6
slik at det er lettere for ikke-økonomer å gjøre dette arbeidet selv enn det var tidligere. NB! Sjekk gjerne vår samarbeidspartner Fiken hvis du er ute etter et lettforståelig nettbasert regnskapsprogram. Salg er også et vanskelig område for de fleste små foretak. De fleste har verdens beste produkt (vare eller tjeneste), men mange har for lite energi og gjennomføringskraft til å få produktene skikkelig ut i markedet. Hvis du skjeler til din egen tidsverdi, bør du derfor vurdere om det kan være lurt å engasjere noen til å selge det du produserer. Såkalt outsourcing. NB! Forutsetningen for at outsourcing skal fungere, er at du faktisk bruker den frigjorte tiden på oppgaver som gjør at du øker dine inntekter mer enn kostnadene øker. Hvis du bruker den frigjorte tiden på å sitte i godstolen kommer du skjevt ut. 3. Del inn i oppgavetyper Starter du arbeidsdagen med å sjekke e-post, facebook og andre sosiale medier? Hvis dette ikke er aktiviteter som ikke har noen særlig betydning for din drift, har du gitt deg selv en dårlig start på dagen. Tenk på hvordan unyttige aktiviteter ødelegger tidsverdien din. Finn ut når på døgnet du arbeider mest kreativt og produktivt. Sett av disse tidsrommene til det produktive/kreative arbeidet. Hvis du roter bort denne tiden på unyttige gjøremål, gir du dine konkurrenter et klart konkurransefortrinn. 7
Rutiner Gode rutiner og bevissthet rundt tidsbruk er avgjørende hvis du skal lykkes med egen virksomhet. Her er noen helt grunnleggende råd: Én oppgave om gangen Øv deg på å skille mellom arbeid og fritid, og øv deg på å konsentrere deg om én og én oppgave. Hvis din situasjon gir rom for det, anbefaler jeg også at du deler opp dagene etter type arbeidsoppgaver. Ulike typer arbeidsoppgaver krever ulike måter å tenke på. Eksempel: Hvis du sitter fordypet i en kreativ prosess, vil det kreve lang tid å komme tilbake til den hvis du blir utsatt for en liten forstyrrelse. Hvis du driver med forefallende administrativt arbeid, vi ikke en slik forstyrrelse ha så stor negativ betydning. Bilagshåndtering Bruker du penger på noe i virksomheten må du sørge for å ta vare på bilagene. De er verdipapirer. Gjør store samleinnkjøp hvis mulig. Dette reduserer antall bilag, og luker ut småbeløpene som gjør regnskapsføringa unødvendig kostbar. 8
Sett bilagene i en perm eller i ei digital mappe straks. Ikke la dem flyte rundt på skrivepulten eller bli liggende i lommeboka. Lag bilag også hvis du setter penger inn eller tar penger ut når du driver enkeltpersonforetak. Du har stor frihet til å flytte på pengene når du driver ENK, men det kan også skape unødvendig forvirring for regnskapsføreren. Eksempel på hvordan du kan dele inn bilagspermen: Inngående fakturaer og bilag (kronologisk) Utgående fakturaer (etter nummer) Kontoutskrifter og andre bankbilag (kronologisk) Jo bedre orden du har i bilagene, desto billigere blir regnskapsføringa. Gjør avtale med regnskapsføreren om hvor ofte de skal leveres. Noen foretrekker månedlig levering, mens andre leverer per tomånederstermin (i forbindelse med momsoppgjørene). Hvis du har få bilag (færre enn 600), holder det i prinsippet å bokføre én gang per år. Er du i tillegg momspliktig må du eventuelt søke om årlig momsoppgjør for å kunne gjøre det. 9
Er du klar for å ta din bedrift noen steg videre? Klikk her for å finne ut mer Guiden du nettopp har lest, dekker bare litt av det du kan ha bruk for som driver eller eier av en liten bedrift eller som rådgiver for de minste bedriftene. Vi har lagt til rette, forenklet innhold og gjort offentlige tekster mer forståelige for de minste bedriftene siden 2005. Nå tar vi det enda lenger. Kanskje du er interessert i å ta del i dette, og høste av erfaringene vi og andre gründere har gjort. Hva om du kunne bli oppdatert på hva som er de viktigste lovbestemmelsene og reglene for de minste bedriftene? Hva om du fikk tilgang til nettkurs, opplæringsvideoer, skjemamaler, tipsartikler og annen hjelp skreddersydd for de minste bedriftene? Hva om du kunne være med på å bygge et kraftfullt nettverk av gründere, etablerere, næringsdrivende og bedriftseiere som alle arbeider mot de samme målene som deg? Vi vil gjerne vise deg Miniforetak PLUSS. Det er den største satsinga vi har gjort overfor de minste bedriftene i Norge. Klikk her for å se hva Miniforetak PLUSS kan gjøre for din bedrift. 10