Robotic Process Automation (RPA) Teknologien, mulighetsrommet og en status ved UiO per 1. April 2019
Hva er Robotic Process Automation (RPA?)
Robotics er ikke kunstig intelligens Maskinlæring Algoritmer som gjør datamaskiner i stand å lære fra og utvikle atferd basert på empiriske data. Gjenkjenning av mønstre Robotics Utfører repetitive og regelbaserte prosesser Programmeres til å utføre spesifikke oppgaver Er ikke selvlærende Gjør kun det den er bedt om å gjøre 03.04.2019 4
Hva roboter gjør best 03.04.2019 5
Fordeler med RPA 24/7-drift Uavbrutt ytelse ingen køer ved topper Forbedret internkontroll Unngår menneskelig svindel, og enkelt å gjennomføre kontroll- og etterlevelsessjekker Kostnadsreduksjon Netto reduksjon for hver automatisert prosess er typisk 30-60% Skalerbarhet Kapasitet kan økes uten lang oppbyggingsfase Økt hastighet Gjennomløpstid reduseres med typisk opp til 80% Kort tilbakebetalingstid Implementeringskostnader for RPA betales ofte tilbake på < 12 måneder $ Verdifullt arbeid Medarbeidere kaster ikke bort tiden på rutineoppgaver Kvalitetsforbedring Unngår menneskelige feil og fokusere på avvik 03.04.2019 6
Hva kan automatiseres? Er prosessen regelbasert? Er prosessen standardisert og klart definert? Har prosessen digital og strukturert input? Gjøres mange (manuelle) feil? Er det stort volum? Er det en tidkrevende prosess? 03.04.2019 7
Status i dag UiO har 4 prosesser i produksjon: Klage på karakter/formell feil på eksamen Har kjørt 2500 saker (Estimeres til 500 timer spart i året) Digital Sykemelding har kjørt 470 saker (Estimeres til 800 timer spart i året) Publisering i DUO Vitenarkiv steg 1 av 4 : har kjørt 4700 saker (Når alle stegene er robotisert estimeres 1000 timer i året spart. I tillegg kommer en stor backlog av saker.) DUO steg 2 av 4 Duplikatsjekk har kjørt 4700 saker 600 duplikater identifisert Prosesser som produksjonssettes før påske OA leverandøropprettelse 400 timer i året OA Prosjektopprettelse 400 timer i året Prosesser under utredning «Si fra»-appen til UiO, ikke stor timebesparelse, men viktig med kvalitetskontroll Politiattest for opptak til studier (Kan muligens også leveres til UH-Sektoren) DUO steg 3 og 4 7-8 ulike prosesser som involverer nettskjema og sensitive opplysninger rundt studier, som tilrettelegging på eksamen, fritak for obligatorisk undervisning Mål om minst 10 prosesser i produksjon i løpet av 2. tertial 2019
Automatisering av Nettskjema til ephorte F Ø R 6000 Saksbehandler mottar nettskjema på e-post Åpner ephorte og starter import av e- post Leser e-post og henter relevant informasjon Registrerer informasjon i ephorte Saker hoper seg opp i peak-perioder Importerer e- post i ephorte saker 5 minutter pr sak E T T E R Roboten jobber mellom alle systemene, importerer e-postene i ephorte og avlaster under peak-perioder Importerer e- post i ephorte Tid spart: 500 timer pr år
Fagsystemer Noen har noe sånt.. 10
03.04.2019 11 Vi gjør det litt mer omfattende
ROS-analyse DPIA-vurdering Godkjenning av utviklingsstart med juss og IT-sikkerhet Godkjenning av produksjonssetting med juss og IT-Sikkerhet Beslutning med systemeiere/prosesseier om prod-settingsdato og kommunikasjonsplan Massivt flytskjema med momenter som.. 03.04.2019 12
Hva med en sektorløsning? UiO leverer Active Directory føderasjonen UH-AD. Der har vi Terminalservere som saksbehandlere innen studieadministrasjon benytter Tilganger til FS-databaser Flere andre felles systemer Et miljø og en infrastruktur det er realistisk å koble RPA-løsningen vår inn i UiO har nå begynt å jobbe med politiattest og ser at denne er mulig å tilby til sektoren som en fellesløsning Vi tror at det også finnes andre interessante prosesser Ta kontakt om det er interesse med: Anders Vinger https://www.usit.uio.no/om/organisasjon/bnt/kd/ansatte/avinger/index.html 03.04.2019 13