1 Presentasjon for NARMA tirsdag 27. november 2012 Hvorfor kan jeg ikke utføre mine oppgaver uten dyktige forskningsadministrative medarbeidere? Prorektor forskning Kari Melby, NTNU
2 Mine erfaringer bygger på Prodekan for forskning på HF-fakultetet 2005-2009 Prorektor for forskning 2009- Har lært meg å samarbeid med administrasjon for å realisere min politikk. Stimulerende, kreativt, motiverende!
3 Forskningsadministrasjon Skal fremme forsking Byr på et mangfold av oppgaver Foregår på ulike nivå i universitetet En forskningsadministrator legger til rette for og støtter opp om forskning der den utføres deltar i utforming av strategier og implementering av dem, dvs. realiserer ledelsens mål
4 Strukturerende og strategiske virkemidler 4 eksempler: SFF (Senter for fremragende forskning) ERC-stipend Tematiske satsingsområder Forskningsinfrastruktur
5 Utlysning Prekvalifisering Full søknad Strukturerende grep: ledelsen må ha eierskap til prosessen. Suksesskriterier og formelle krav gjennomgås grundig. Arbeidskrevende prosess hvem er virkemidlet egnet for? Avtale tidsplan med konkrete milepæler. NTNU: Forankrer prosessen i rektoratet Sentral administrativ koordinator Referansegruppe dekan/prodekannivå en leder Leder av referansegruppe, administrativ koordinator, prorektor utgjør et team Kvalitetssikring og strategisk forankring
6 Utlysning Prekvalifisering Full søknad Fakultetene identifiserer egne søkere + vurderer modenhet for virkemidlet. Referansegruppen sjekker eventuelle overlapp. Obligatorisk felles oppstartsmøte. Bruker etablerte senterledere til erfaringsutveksling og informasjon. Administrativ støtteapparat sentralt og på fakultetene samarbeider Krav om ledelsesforankring (dekan/instituttleder). Bistand fra ekstern konsulent enten møte eller pr e-post. Søknadene godkjennes av dekanus. Rutiner etableres. Søker mottar evalueringen med mulighet for å gi kommentarer.
7 Utlysning Prekvalifisering Full søknad Resultat fra prekvalifiseringen mottas Finalistene samles til et felles oppstartsmøte og følges tett opp Finalistene anbefales å benytte ekstern konsulent. Milepæler avtales for å unngå unødvendig stress Alle godkjenninger og egenandeler avklares i god tid slik at søker kan konsentrere seg om den vitenskapelige delen. Full søknad sendes inn strategisk forankret i egen institusjon Avgjørelsen faller etablering av nye senter krever god administrativ oppfølging.
8 ERC som eksempel: Administrasjonens rolle Hvordan kan forskningsadministrasjonen utgjøre en forskjell i en ekstremt kompetitiv vitenskapelig konkurranse? Utvikle en tydelig institusjonell strategi og et institusjonelt ambisjonsnivå Etablere en prosess for å informere, identifisere og motivere aktuelle søkere på kort og lang sikt (i dialog med faglige ledere og på bakgrunn av resultater fra andre søknadsløp, evalueringer og kvalitetsindekser) Utvikle og etablere gode støtteordninger i søknadsprosess og i prosjektfase (panel reviews, incentivordning, frikjøp osv) Etablere langsiktige virkemidler som bygger kvalitet: For å lykkes i ERC (og ellers) er en langsiktig institusjonell forpliktelse til å investere i utvikling av excellence nødvendig (toppforskerprogram, mentorordninger osv)
9 ERC som eksempel: Kompetansekrav Teknisk innsikt i ERC som instrument (utlysninger, søknadsformat, budsjetter osv) Konseptuell forståelse av ERC (hva er frontier research, hva er high-risk-highgain prosjekter og hvor novel må ideen være) Erfaringssamling (lese søknader og evalueringer, lytte til andres erfaringer, delta på arenaer der ERC diskuteres og omsette dette i institusjonell kunnskap) Forståelse av søkermiljøenes behov (hva er gode støtteordninger, hva kan gjøre en forskjell mhp institusjonell tilrettelegging) Løpende dialog med nasjonale og europeiske aktører (underliggende politiske vurderinger, strategisk utvikling ) Strategisk evne (aggregere kunnskap og erfaringer med ERC og omsette dette i strategiske institusjonelle initiativer)
10 Etablering av nye tematiske satsningsområder prosess: Intern forankring: Styret, rektorat, dekaner Saksunderlag: Forskningspolitiske føringer, nasjonale kunnskapsbehov, globale utfordringer Eksterne eksempler: Hva gjør de andre? NTNUs styrke: Prosess, dokumentasjon Valg av tema: Prosess, forankring Implementering: Profilering, organisering, ressurser, lederoppfølging etc.
11 Forskningsinfrastruktur Vitenskapelig utstyr og infrastruktur er essensielt for moderne forskning og følgelig strategisk viktig Anskaffelse og drift av infrastruktur kjennetegnes ved Stor konkurranse og vanskelige interne prioriteringer Betydelige investerings- og driftskostnader Kompliserte anskaffelsesprosesser Juridiske og økonomiske utfordringer m h t eierskap og bruk Prosessene krever administrativ støtte på alle nivå og på flere fagområder
12 Eksempel: INFRA-prosessen Utlysning Evaluering Tildeling Etablering Drift Behovsanalyser Prosjektskisser Fakultetsprioritering NTNUevaluering Tilråding Søknadsutvikling Budsjett Partneravtaler NTNUevaluering Prioritering Søknad Kontraktsforhandling NFR Budsjett Konsortieavtaler Anbud og innkjøp Driftsmodell Organisering Styring og ledelse Rapportering Reinvestering Administrativ støtte
13 NTNUs interne utstyrsmidler Prosess Strategiske utstyrsplaner Utlysning og søknad Evaluering og prioritering; tildeling Anskaffelsesprosess Rapportering og oppfølging F-stabens oppgaver Planlegge og foreta utlysning Tilrettelegge søknadsprosess Kvalitetssikre søknader, delta i evaluering Gi Rektor råd om prioritering Skrive tildelingsbrev, fastsette vilkår Følge opp anskaffelsene i samarbeid med Innkjøp Følge opp prosjektene, endringer
14 Jeg forventer at forskningsadministrativt ansatte: har analytisk evne, kapasitet og ambisjoner og utnytter kilder til kunnskap om oss selv godt (DBH, NIFU, NFR, etc.) holder seg forskningspolitisk oppdatert i forhold til KD, NFR, EU etc. deltar i relevante nasjonale og internasjonale fora er orientert om forskningspolitiske debatter i «Forskning», «Forskerforum», «Forskningspolitikk» og lignende
15 Jeg ønsker NARMA lykke til med konferansen og håper at det kan bli en verdifull møteplass for forskningsadministratorer framover!