Universitetsdirektøren Arkivref: 2013/2 IBA006 Dato: 18.09.2013 MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Møteleder/referent: UNIVERSITETSSTYRET Rektor Anne Husebekk/ass.universitetsdirektør Britt Elin Steinveg Møtedato: 24. oktober 2013 kl 09.30 15.15 Til stede: Styret: Rektor Anne Husebekk Ekst. styremedlem Herbjørg Valvåg Ekst. styremedlem Anita Andersen Stenhaug Vitensk.ansatt Curt Rice Vitensk.ansatt Tove Størdahl Vitensk.ansatt Bjørn Hersoug Midl. vitensk.ansatt Rannveig Grøm Sæle Tekn/adm ansatt Kjersti Dahle Student Daniel Sørdahl Student Christoffer Sommerstad Student Isabell Pettersen Vikan Rektorat: Prorektor Wenche Jacobsen Prorektor Kenneth Ruud Viserektor Sveinung Eikeland (fra kl 11.00) Administrasjonen: Universitetsdirektør Lasse Lønnum Ass. universitetsdirektør Britt Elin Steinveg Fung. kommunikasjonsdir. Mona Solbakk Personaldirektør Odd Arne Paulsen på sakene 53-13, 59-13, 60 13 og sak 62-13 Økonomidirektør Eli M. Pedersen på sakene 63-13 og 64-13 FoU-direktør Pål Vegar Storeheier på sakene 57-13 og 58-13 Forfall: Ekst. styremedlem Tord Lien (vara meldte forfall) Ekst. styremedlem Arvid Jensen (vara meldte forfall) 24.10.2013 Britt Elin Steinveg Ass. universitetsdirektør britt.elin.steinveg@uit.no 77 64 49 89 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Saksliste Saksnr Arkivref. Tittel/beskrivelse. Sak S 53-13 2013/5375 Oppnevning av likestillingsutvalg (utsatt fra møte 19.9.2013) Sak S 56-13 2013/2 Referatsaker Sak S 57-13 2013/3515 Innspill til langtidsplan for forskning og høyere utdanning Sak S 58-13 2013/4111 Revisjon av førstelektorprogrammet Sak S 59-13 2010/6534 Midlertidighet ved UiT Norges arktiske universitet Sak S 60-13 2013/5035 Arbeidsmiljøundersøkelse ved UiT Norges arktisk universitet Sak S 61-13 2011/4574 Oppnevning av nytt Råd for samarbeid med arbeidslivet (RSA) Sak S 62-13 2013/2985 Organisasjonsendringer ved Universitetsbiblioteket Sak S 63-13 2012/5774 Budsjettforslag for 2015 - Statsingsforslag utenfor rammen Sak S 64-13 2013/872 Egenfinansiering av planlagte byggesaker Orienteringssaker 1. 2013/2023 Møtedatoer for universitetsstyret i 2014 2. 2012/5774 Regnskap for 2. tertial for UiT og HiF 3. 2013/3889 Orientering fra arbeidet med vurdering av finansieringen av universitet og høyskoler 4. 2012/5774 Orientering om statsbudsjettet for 2014 5. 2013/2651 Opptakstallene 2013 6. 2012/5774 Intern økonomioppfølging pr. 2 tertial 2013 for UiT og HiF 7. Strategiprosessen I tillegg til de skriftlige orienteringssakene, ble det gitt en muntlig orientering om følgende saker: Avtalen inngått mellom SINTEF og UiT Situasjonen i NORUT Status i arbeidet med innføring av intranett, bl a som internt kommunikasjonsverktøy Orientering om situasjonen med fasadeutglidning ved Farmasibygget Orientering om utskiftning av ekstern representant i universitetsstyret og permisjonssøknad fra ekstern styreleder ved Finnmarksfakultetet Før møte ble satt ble det gitt en orientering om aktiviteten ved Finnmarksfakultetet ved dekan Trine Glad. SAK S 53-13 OPPNEVNING AV LIKESTILLINGSUTVALG (Arkivref.: 2013/4852) Innstilling til vedtak, endra i møtet: 1. Universitetsstyret oppnevner følgende medlemmer til likestillingsutvalg ved UiT Norges arktiske universitet: Svandis Benediktsdottir, NTNU (ekstern) Yngve Engkvist, Finnmarksfakultetet Petter Gjerpe, stipendiat Daniel Høgsand Hermansen, student Hanne Haavind, professor II ved Kvinnforsk Inger Johanne Lurås, NT-fak Torill Nustad, NTL UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Kenneth Ruud, prorektor forskning og utvikling Johan Schimanski, HSL-fak Olaf Styrvold, BFE-fak 2. Kenneth Ruud oppnevnes til utvalgets leder. 3. Utvalget oppnevnes for perioden fram til 31.7.2017. 4. Universitetsstyret slutter seg til universitetsdirektørens framlagte forslag til mandat for likestillingsutvalget. 5. Rektor får fullmakt til å oppnevne eventuelle nye medlemmer i perioden dersom noen fratrer. Studentrepresentanten Daniel Sørdahl fremmet forslag om å utvide utvalget med en studentrepresentant pga 20% regelen. Innstillingen med tilleggspunktet ble enstemmig vedtatt. SAK S 56-13 REFERATSAKER TIL STYRETS MØTE 24.10.2013 (Arkivref.: 2013/2) 1. Møtebok/referat fra universitetsstyrets møte 19.9.2013 2. Saker behandlet på fullmakt i tidsrommet 9.9. 14.10. 2013 3. Fakultet for naturvitenskap og teknologi - referat fra fakultetsstyremøte 9.9.2013 4. Tromsø Museum referat fra museumsstyremøte 23.9.2013 5. Arbeidsmiljøutvalget referat fra møte 17.9.2013 6. Læringsmiljøutvalget referat fra møte 19.9.2013 Referatsakene tas til etterretning. SAK S 57-13 INNSPILL FRA UIT NORGES ARKTISKE UNIVERSITET TIL ARBEIDET MED LANGTIDSPLANEN FOR FORSKNING OG HØYERE UTDANNING (Arkivref.: 2013/3515) 1. Universitetsstyret vedtar Innspill til Regjeringens langtidsplan for forskning og høyere utdanning med de endringer som framkom under møtet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
SAK S 58-13 REVISJON AV FØRSTELEKTORPROGRAMMET VED UIT NORGES ARKTISKE UNIVERSITET (Arkivref.: 2013/4111) 1. Universitetsstyret viderefører førstelektorprogrammet med ti plasser og en ramme på 2 650 000 kr per år. 2. Forslag til reviderte retningslinjer for førstelektorprogrammet godkjennes. 3. Innen 2019 skal det vurderes hvilke karriereveier og hvilke tiltak UiT skal satse videre på for å sikre tilstrekkelig førstestillingskompetanse i alle fagmiljøer. Representanten Tove Størdahl fremmet forslag om endret punkt 1: Universitetsstyret viderefører førstelektorprogrammet med 15 plasser. Representanten Bjørn Hersoug fremmet forslag om endret punkt 3: Innen 2017 skal det vurderes hvilke karriereveier og hvilke tiltak UiT skal satse videre på for å sikre tilstrekkelig førstestillingskompetanse i alle fagmiljøer Universitetsdirektøren trakk sin innstilling til vedtak. Endringsforslagene ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Universitetsstyret viderefører førstelektorprogrammet med 15 plasser. 2. Forslag til reviderte retningslinjer for førstelektorprogrammet godkjennes. 3. Innen 2017 skal det vurderes hvilke karriereveier og hvilke tiltak UiT skal satse videre på for å sikre tilstrekkelig førstestillingskompetanse i alle fagmiljøer. SAK S 59-13 BRUK AV MIDLERTIDIG TILSETTING VED UIT (Arkivref.: 2010/6534) 1. Universitetsstyret tar den framlagte statusrapport per 20.9.2013 for bruk av midlertidig tilsetting ved Universitetet i Tromsø til orientering. 2. Universitetsstyret slutter seg til den foreslåtte handlingsplan med skisserte tiltak for å redusere bruken av midlertidig tilsetting ved institusjonen, med de kommentarer som framkom i møtet. 3. Universitetsstyret forutsetter at universitetsledelsen og de enkelte enheter ved UiT Norges arktiske universitet sørger for god oppfølging av den vedtatte handlingsplanen for midlertidig tilsetting ved institusjonen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
4. Universitetsstyret ber fakultetsstyrene om å fastsette konkrete handlingsplaner for reduksjon av midlertidig tilsetting ved avdelingene innen 31.12.2013. Fakultetenes handlingsplaner skal oversendes universitetsdirektøren for godkjenning. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK S 60-13 ARBEIDSMILJØUNDERSØKELSE VED UIT NORGES ARKTISKE UNIVERSITET (Arkivref.: 2013/5035) 1. Universitetsstyret vedtar å gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse i 2014 og gir tilslutning til valg av verktøyet ARK/KIWEST. 2. Universitetsstyret slutter seg til foreslått tidsplan og opplegg for undersøkelsen. 3. Universitetsstyret forutsetter at det settes av tilstrekkelig ressurser lokalt og sentralt til å gjennomføre og følge opp undersøkelsen, og at undersøkelsen prioriteres av ledelsen på alle nivå i institusjonen. Representanten Bjørn Hersoug fremmet forslag om nytt punkt 2: Arbeidsmiljøundersøkelsen utsettes til høsten 2014. Representanten Curt Rice fremmet nytt forslag til punkt 2: Universitetsstyret gir universitetsledelsen fullmakt til å bestemme tidsplan og opplegg for undersøkelsen. Avstemming: Bjørn Hersoug sitt forslag til nytt punkt 2 falt mot to stemmer. Curt Rice sitt forslag ble vedtatt mot to stemmer. Endelig vedtak 1. Universitetsstyret ber administrasjonen gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse i 2014 og gir tilslutning til valg av verktøyet ARK/KIWEST. 2. Universitetsstyret gir universitetsledelsen fullmakt til å bestemme tidsplan og opplegg for undersøkelsen. 3. Universitetsstyret forutsetter at det settes av tilstrekkelig ressurser lokalt og sentralt til å gjennomføre og følge opp undersøkelsen, og at undersøkelsen prioriteres av ledelsen på alle nivå i institusjonen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5
SAK 61-13 OPPNEVNING AV NYTT RÅD FOR SAMARBEID MED ARBEIDSLIVET (RSA) (Arkivref.: 2011/4874) 1. UiT Norges arktiske universitet oppnevner et nytt Råd for samarbeid med arbeidslivet (RSA) slik det fremgår i saksfremlegget: Representant (er) fra: Næringsforum Nord (NHO og LO) KS Nord-Norge Kunnskapsparken Helgeland Næringsforening/industriforening Sametinget Helse Nord Regionråd Troms Regionråd Finnmark Tromsø Kommune Alta kommune Innovasjon Norge (Troms el Finnmark) Sektor interesseorganisasjon interesseorganisasjon kompetansemiljø privat sektor 2. Rådet oppnevnes for en periode med funksjonstid fra 01.11.2013 fram til 31.12.2015. Saken sendes tilbake for ny behandling. SAK S 62-13 ORGANISASJONSENDRINGER VED UNIVERSITETSBIBLIOTEKET (Arkivref.: 2013/2985) 1. Universitetsstyret godkjenner forslaget om ny organisasjonsmodell for Universitetsbiblioteket. 2. Universitetsstyret gir rektor fullmakt til å fastsette navn på de nyopprettede avdelingene ved Universitetsbiblioteket. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK S 63-13 SATSTINGSFORSLAG UTENFOR RAMMEN 2015 (Arkivref.:2012/5774) Universitetsdirektøren fremmet forslag til vedtak under møtet: Universitetsstyret vedtar direktørens innstilling til satsingsforslag utenfor rammen 2015, med de endringer som fremkom på møtet. Direktørens forslag ble enstemmig vedtatt. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6
SAK S 64-13 EGENFINANSIERING AV PLANLAGTE BYGGESAKER (Arkivref.:2013/872) Innstilling til vedtak 1. Universitetsstyret godkjenner byggestart for modulbygg på campus, innenfor den kostnadsrammen som fremkommer i saken. 2. Modulbygget finansieres innenfor universitetets eksisterende budsjettramme. Intern omfordeling skal skje gjennom økning av fremtidig budsjettrammer til Felles infrastruktur stedkode 27, med tilsvarende rammekutt for fakultetene/enhetene. 3. Universitetsstyret ber universitetsdirektøren legge fram sak om finansiering av resterende byggeplaner i styremøte 28. november, med forslag til tidsramme for den interne omfordeling. Bjørn Hersoug fremmet forslag til nytt vedtak i to punkter: 1. Universitetsstyret godkjenner byggestart for modulbygg på campus, og ber universitetsdirektøren utarbeide kostnadsoverslag. 2. Universitetsstyret ber universitetsdirektøren legge fram sak om finansiering av resterende byggeplaner i styremøte 28. november, med forslag til kostnadsfordeling og betalingsprinsipper. Universitetsdirektøren trakk sitt forslag til vedtak Bjørn Hersoug sitt forslag ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Universitetsstyret godkjenner byggestart for modulbygg på campus, og ber universitetsdirektøren utarbeide kostnadsoverslag. 2. Universitetsstyret ber universitetsdirektøren legge fram sak om finansiering av resterende byggeplaner i styremøte 28. november, med forslag til kostnadsfordeling og betalingsprinsipper. MØTER I UNIVERSITETSSTYRET 2013-2014 Torsdag 28. november 2013 Torsdag 13. februar 2014, Hammerfest Torsdag 13. mars 2014, Tromsø Torsdag 8. mai 2014, Kirkenes Torsdag 19. juni 2014, Tromsø Torsdag 25. september 2014, Alta Tirsdag 28. (ettermiddag) tom 30. oktober, styreseminar og styremøte i Umeå Torsdag 11. desember 2014, Tromsø UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7