Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Halden rådhus, møterom Gamle formannskapssalen 2. etg. Tidspunkt: 26.02.2019 kl. 18.00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød på telefon 900 867 40 eller på e-post: rona@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer kalles inn etter nærmere avtale. 18.02 2019 Leder, Torbjørn Østby (s) 1
Kontrollutvalget Haldens møte 26.02.2019 Sakliste PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte 04.12 2018 4 PS 19/3 Redegjørelse fra rådmannen om sammenhengen mellom eiendomsoverdragelser og egenkapitalinnskudd 10 PS 19/4 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i 2018 12 PS 19/5 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor - ØKR IKS. 15 PS 19/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 19 PS 19/7 Referater og meldinger 28 PS 19/8 Eventuelt 65 2
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 101 Løpenr.: 249646/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 26.02.2019 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges frem uten forslag til innstilling) Fredrikstad, 13.12.2018 3
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 102 Løpenr.: 249658/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 26.02.2019 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte 04.12 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte 04.12 2018, godkjennes Fredrikstad, 13.12.2018 Vedlegg Protokoll fra møte 04.12 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møte 04.12 2018, kan godkjennes 4
Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 04.12.2018, Tidspunkt: fra kl. 18.00 til kl. 19:20 Møtested: Rådhuset, møterom Gamle rådhus, møterom 1 Fra til saksnr.: 18/41 18/49 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder X Jan Moen (H), nestleder Meldt forfall Torhild Grimseth Huseby Rannveig Lade (R) X Eirik Milde (H) X Turid Eriksen (Ap) X Håvard Tafjord (H) Meldt forfall Arne Hornes Ellen Simensen (Ap) Meldt forfall Odd Riise Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7 Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Daglig leder Anita Aannerød og Rådgiver Bjørn Gulbrandsen Møtende fra ØKR IKS: Adm. Dir. Laila Nagelhus, forvaltningsrevisor Lena Longva Stavem og regnskapsrevisor Jostein Ek Møtende fra administrasjonen: Rådmann Roar Vevelstad og leder økonomiavdelingen Lars Hennum Hansen.. (leder, Torbjørn Østby). (medlem, Erik Milde) 5
Kontrollutvalget Haldens møte 04.12.2018 Sakliste PS 18/41 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/42 Godkjenning av protokoll fra møte 25.09 2018 PS 18/43 PS 18/44 PS 18/45 Prosjektplan "Investeringsprosjekters tidligfase" Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Refusjoner" Rådmannens statusrapportering vedr. "Revisjonsrapport - selvkost 2017". PS 18/46 Henvendelse til kontrollutvalget vedr. salg av Jacob Blochs gate 4. PS 18/47 Møteplan for 1. halvår 2019 PS 18/48 PS 18/49 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/41 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten forslag til innstilling Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. Kontrollutvalget Haldens vedtak 04.12.2018: Innkalling og saksliste godkjennes. PS 18/42 Godkjenning av protokoll fra møte 25.09 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte 25.09 2018, godkjennes Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Som innstillingen. Kontrollutvalget Haldens vedtak 04.12.2018: 1. Protokoll fra møte 25.09 2018, godkjennes. For å godkjenne dagens protokoll velges Torbjørn Østby og Eirik Milde. 6
PS 18/43 Prosjektplan "Investeringsprosjekters tidligfase" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Sekretariatets innstilling «Prosjektplan «Investeringsprosjekters tidligfase», godkjennes Kontrollutvalget Haldens vedtak 04.12.2018: 1. Prosjektplan «Investeringsprosjekters tidligfase», godkjennes. PS 18/44 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Refusjoner" Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner», samt rådmannens uttalelse til rapporten til orientering, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til orientering, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Etablere relevante skriftlige rutiner som samsvarer med praksis. Sikre at rutiner gjøres kjent og implementeres. Bestrebe seg på å sikre og oppbevare dokumentasjon av innrapporterte opplysninger. Påse at dokumentasjon og sporbarhet av alle bokførte opplysninger oppfyller bokføringsreglenes krav og at kravet om bruttoføring i forskrift om årsregnskap og årsberetning oppfylles. 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Revisjonen orienterte om rapportens konklusjoner og om anbefalinger. Utvalget stilte enkelte spørsmål som ble bevart. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Haldens vedtak 04.12.2018: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner», samt rådmannens uttalelse til rapporten til orientering, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 7
1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til orientering, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Etablere relevante skriftlige rutiner som samsvarer med praksis. Sikre at rutiner gjøres kjent og implementeres. Bestrebe seg på å sikre og oppbevare dokumentasjon av innrapporterte opplysninger. Påse at dokumentasjon og sporbarhet av alle bokførte opplysninger oppfyller bokføringsreglenes krav og at kravet om bruttoføring i forskrift om årsregnskap og årsberetning oppfylles. 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 18/45 Rådmannens statusrapportering vedr. "Revisjonsrapport - selvkost 2017" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens statusrapport vedrørende «Revisjonsrapport Oppsummering revisjon selvkost for 2017», tas til orientering. Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget ønsket også at statusrapporten skal sendes til kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget Haldens vedtak 04.12.2018: 1. Rådmannens statusrapport vedrørende «Revisjonsrapport Oppsummering revisjon selvkost for 2017», tas til orientering. 2. Statusrapporten sendes til kommunestyret til orientering. PS 18/46 Henvendelse til kontrollutvalget vedr. salg av Jacob Blochs gate 4. Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Kontrollutvalget drøftet saken og ble enige om å ikke ta denne saken videre. Kontrollutvalget Haldens vedtak 04.12.2018: Kontrollutvalget velger å ikke ta saken videre. 8
PS 18/47 Møteplan for 1. halvår 2019 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 26. februar 15. mai (regnskapsmøte) 18. juni Møtestart kl. 18.00 Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Haldens vedtak 04.12.2018: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 26. februar 15. mai (regnskapsmøte) 18. juni Møtestart kl. 18.00 PS 18/48 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Kontrollutvalget drøftet sakene. Spesielt var de opptatt av fylkesmannens tilsynsrapport. De ønsket en tilbakemelding fra rådmann når de avvik tilsynsrapporten viser er lukket. Vedtaket ble vedtatt mot en stemme (Rannveig Lade) Eirik Milde og Turid Eriksen skal dra på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse i januar 2019. Kontrollutvalget Haldens vedtak 04.12.2018: Referater og meldinger tas til orientering. Rådmann gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget når avvik tilsynsrapporten viser er lukket. PS 18/49 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling 04.12.2018: Kontrollutvalget ønsker en skriftlig redegjørelse fra rådmann om sammenhengen mellom eiendomsoverdragelser og egenkapitalinnskudd til sitt neste møte. 9
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/108 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 36091/2019 Klassering: 101-186 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 26.02.2019 19/3 Redegjørelse fra rådmannen om sammenhengen mellom eiendomsoverdragelser og egenkapitalinnskudd Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Fredrikstad, 18.02.2019 Vedlegg Rådmannens redegjørelse til kontrollutvalget, datert 15.02 2019 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 18/45, den 04.12 2018 Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet den 04.12 2018 en sak vedrørende spesifikk salg av eiendommen Jacob Blochs gate 4, som kommunestyret hadde behandlet høsten 2018. I kontrollutvalget møte ble utvalget enige om følgende vedtak: «Kontrollutvalget ønsker en skriftlig redegjørelse fra rådmann om sammenhengen mellom eiendomsoverdragelser og egenkapitalinnskudd til sitt neste møte.» Sekretariatet har mottatt rådmannens skriftlige redegjørelse den 15. februar 2019. Rådmannen vil være tilstede i kontrollutvalgets møte 26.02 2019. Vurdering Sekretariatet vurderer rådmannens redegjørelse å være i tråd med utvalgets vedtak. Det vises til redegjørelse i sin helhet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rådmannens redegjørelse til orientering. 10
Skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget Det vises til sak 18/49 under Eventuelt i møtet den 04.12.2018 hvor kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget ønsker en skriftlig redegjørelse fra rådmann om sammenhengen mellom eiendomsoverdragelser og egenkapitalinnskudd til sitt neste møte.» Helt generelt kan sies at det ikke er noe sammenheng mellom eiendomsoverdragelser og egenkapitalinnskudd. I det kommunale regnskapet skal egenkapitalinnskudd belastes kommunens investeringsregnskap. Innskuddet må finansieres av egenkapitalen. Egenkapital kan være likvide midler og anleggsmidler. Ser man tematikken i fht Holt sitt spørsmål, jf forrige møte, kan følgende tilføyes; Halden kommune har tidligere år benyttet seg av muligheten til å benytte eiendomsoverdragelser som egenkapitalinnskudd i Halden kommunale pensjonskasse. Dette som følge av pensjonskassens behov for tilføring av kapital, og som et alternativ til kapitalinnskudd i form av likvide midler. Tidlig på 2000-tallet ble det gjennomført flere slike eiendomsoverdragelser, og eiendommen som nevnes i denne saken var en av dem. I 2008 ble denne eiendommen klassifisert som en plassering i kollektivporteføljen og tilhører dermed pensjonistenes midler og ikke kassens midler. Når Halden kommune velger å kjøpe eiendommen tilbake er dette både juridisk og økonomisk å anse som en hvilken som helst annen eiendomsoverdragelse, og en eventuell verdiøkning som er skapt i selskapet i tiden fra anskaffelse til avhendelse, og sånn sett vil styrke egenkapitalen, kan ikke tilbakeføres til utgangspunktet for overdragelsen. I tillegg tilhørte den aktuelle eiendommen kollektivporteføljen i pensjonskassa, og har således ikke noe med egenkapitalen i pensjonskassa å gjøre. Dermed har transaksjonen som ble gjennomført når kommunen kjøpte tilbake eiendommen altså ikke medført en økning i pensjonskassens egenkapital. Forøvrig skal egenkapitalinnskudd til pensjonskassene føres i investeringsregnskapet uansett om det gjelder overføring av eiendom eller om transaksjonen er å anse som likvid. Kommuneloven gir ikke anledning til å lånefinansiere selve kapitalinnskuddet, men kommunens egenkapital i form av ubundne investeringsfond kan derimot benyttes som finansieringskilde. Regelverket rundt avskriving og nedskriving av anleggsmidler reguleres av lov/forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Dersom kommunens verdivurdering av ett anleggsmiddel medfører et behov for å nedskrive anleggsmiddelets verdi skal denne transaksjonen gjøres mot kapitalkontoen. Det er dermed ikke noe krav om at en nedskriving av anleggsverdier skal medføre ett tilsvarende ekstraordinært avdrag så fremt gjenstående løpetid for kommunens samlede gjeldsbyrde ikke overstiger den veide levertiden for anleggsmidlene. Halden 15.02.2019 Roar Vevelstad rådmann 11
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/110 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 31649/2019 Klassering: 101-188 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 26.02.2019 19/4 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering Fredrikstad, 12.02.2019 Vedlegg Østfold kommunerevisjon IKS: Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2018 31. desember 2018 Halden kommune, datert 08.02 2019 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11. Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i 2018. Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden 2018 2019. I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. I 2018 er det samlet planlagt med 700 timer. Revisjonen har levert 646 timer i 2018 og er innenfor konkurransegrunnlagets maksimalt angitte timer: 700. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 tas til orientering. 12
Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2018 31. desember 2018 Halden kommune Østfold kommunerevisjon IKS (Økr) utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Økrs forvaltningsrevisjonsoppgaver i kommunen er basert på vunnet konkurranse, med kontrakt inngått i januar 2017. Kontrakten gjelder 2017 2018 med opsjon 1 + 1 år. Konkurransegrunnlaget angir 700 timer som maksimalt antall timer. Det oppgitte antallet samsvarer med de årlige timene Økr tidligere år har benyttet til forvaltningsrevisjonsundersøkelser i kommunen. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2018: Timeforbruk 2017 1.halvår 2.halvår Totalt Max Avvik 2018 2018 2018 estimat Administrasjon 8 2 10 Overordnet analyse 33 6 6 50 11 Forebyggende psykisk helse 138 165 303 357,5 54,5 Refusjoner og tilskudd 23 289 302 330 28 Investeringsprosjekters tidligfase 0 25 25* 330 Sum 33 175 481 646 Merknader: Kolonnen «2017» viser hva som er rapportert i 2017 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Max estimat» angir max timeantall som ble estimert 1 i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Avvik» viser over- eller underforbruk i forhold til estimatet for de ferdigstilte prosjektene. *Ikke ferdigstilt Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er er faktisk påløpt per desember 2018. 1 Feilmargin på +/- 10 % er med i estimatet østfold kommunerevisjon iks 1 13
Overordnet analyse Analysen utarbeides i samarbeid med kontrollutvalget hvert andre år. Analysen for 2018-2019 ble utarbeidet i 2017 og sluttbehandlet i 2018. Analysen ble ferdigstilt med et positivt avvik i timeforbruket ift estimat: 11 timer. Forebyggende psykisk helse Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen ble lagt frem for kontrollutvalget 15. mars 2018 (PS 18/13), og vedtak var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten ble levert til kontrollutvalgets møte 25. september 2018, (PS 18/34). Prosjektet er levert med et mindreforbruk på 54,5 timer i forhold til max estimat og er innenfor feilmarginen på +/- 10 %. Refusjoner og tilskudd Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen ble vedtatt av kontrollutvalget 23.mai 2018 (PS 18/20), og vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten ble levert til kontrollutvalgsmøtet 4. desember 18/44. Prosjektet er levert med et mindreforbruk på 28 timer i forhold til max estimat og er innenfor feilmarginen på +/- 10 %. Investeringsprosjekters tidligfase Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen ble vedtatt av kontrollutvalget 4. desember 2018 (PS 18/43), og vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Revisjonen har startet planleggingen av prosjektet og har planlagt med oppstart av faktainnsamling våren 2019. Rapport er planlagt levert høsten 2019. Total leveranse I 2018 er det samlet planlagt med 700 timer. Revisjonen har levert 646 timer i 2018 og er innenfor konkurransegrunnlagets maksimalt angitte timer: 700. Andre forhold Økrs forvaltningsseksjon er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med inngående kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å benytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Økr påtar seg gjerne tilleggsoppdrag for deltakerkommunene. Rolvsøy 8. februar 2019 Lene Brudal Konstituert seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 2 14
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/113 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 18982/2019 Klassering: 101-192 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 26.02.2019 19/5 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor - ØKR IKS. Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor, tas til orientering Fredrikstad, 28.01.2019 Vedlegg Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor Lene Brudal, datert 28.01 2019 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Halden kommune har oppdragsansvarlig revisor (Lene Brudal) avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. 15
Til kontrollutvalget i Halden kommune Vurdering av uavhengighet for konst. seksjonsleder forvaltningsrevisjon Lene Brudal, i forhold til Halden kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Halden kommune, og oppdrag knyttet til Halden kommune gjennom ramme- og revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: www.okrev.no Telefon 69306950 telefaks 69306968 Bankkontonr. 1090.21.18964 Org.nr. 987 952 423 16
Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon, som kan komme i strid med rollen som oppdragsansvarlig revisor. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Halden kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Halden kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. 17
Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Halden kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Halden kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Halden kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, 28.01.2019 Lene Brudal (sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 18
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/76 Dokumentnr.: 21 Løpenr.: 249676/2018 Klassering: 101-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 26.02.2019 19/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering Fredrikstad, 12.02.2019 Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i kommunestyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2018 vedtas. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, tas til orientering. 19
Halden kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 20
Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september 1992. Ved lovendring av 12. desember 2003 ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra kommunestyret går to styringslinjer. Den ene går fra kommunestyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. betryggende måte ivaretas blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget i møtene informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til Kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til Kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding 2018-2 - 21
I 2018 har regnskapsrevisjonsarbeidet for Halden kommune blitt utført av Deloitte AS. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til de som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til kommunestyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Medlemmer 2015-2019 Torbjørn Østby, leder (AP) Jan Moen, nestleder (H) Ellen Simensen (AP) Turid Eriksen (AP) Eirik Milde (H) Håvard Tafjord (H) Rannveig Lade (R) Varamedlemmer 2015-2019 1. Odd Riise (AP) 2. Bente Guldbrandsen (AP) 3. Jan Magnar Hansen (AP) 1. Torill G. Husebye (SP) 2. Lars-Petter Lie (FrP) 3. Arne Hornæs (H) 4. Tove Kristin Fager (FrP) 5. Inge Richard Eeg (H) 1. Marit Eriksen (MDG) 2. Terje Johnsen (MDG) 3. Mons Hvattum (SV) Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har utført Sekretariatstjenesten i 2018. Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og sakskart er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: www.fredrikstad.kommune.no/okus, og kommunes hjemmeside. Kontrollutvalget i Halden kommune har i 2018 avholdt 6 møter. Til sammen har det behandlet i alt 49 saker. Statistikk for de fire siste årene: 2018 2017 2016 2015 møter 6 4 5 6 saker 49 40 44 41 Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Ordfører har også vært til stede i 2 av 6 møter i 2018. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakt med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2017 var kommunens administrasjon særskilt invitert til møtet for å redegjøre for årets regnskap og resultat. Rådmann har vært tilstede på hvert møte i 2018, og har orientert utvalget om følgende temaer/områder: Kommunens arbeid med arbeidslivskriminalitet. Forebyggende arbeid psykisk helse. Rutiner for å kalle inn varamedlemmer Kommunens tilgjengelighet for brukere og innbyggere. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) arrangerte en kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i februar 2018. Fra kontrollutvalget deltok Torbjørn Østby og Erik Milde. Kontrollutvalgets årsmelding 2018-3 - 22
Forum for kontroll og tilsyn (FKT) arrangerte en kontrollutvalgsskonferanse på Gardermoen i juni 2018, ingen fra kontrollutvalget deltok. Behandlede saker i 2018 Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonstrategi for regnskapsrevisjonen Forvaltningsrevisjonsplan for perioden 2018 2019. Budsjett for kontroll- og tilsyn 2019 Regnskapsrevisjon Uttalelse til kommunens regnskap for 2017 Kontrollutvalget har i 2018 avgitt en uttalelse til kommunestyret om Halden kommunes årsregnskap for 2017. Revisjonsberetningen for 2017 Resultatet av regnskapsrevisjonen rapporteres direkte fra revisjonen til bystyret gjennom revisjonsberetningen. I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte brev" og notater. Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Revisjonsrapport Oppsummering revisjon av selvkost for 2017. Revisjonens anbefalte i sin rapport fra 2017 at kommunens rutiner knyttet til selvkostområdet forbedres og utvikles videre i tråd med gjeldende regler på området. Det ble gitt seks punkter til forbedringer. Det er ikke etablert eget selvkostområde for slam, slik det er krav om. Kommunen har ikke tilstrekkelig oversikt over aldersfordelingen på selvkostfondene, og det ser ut som selvkostfond vann er for gammelt. Fordelingen av indirekte kostnader stemmer ikke helt med selvkostregnskap Det er fortsatt ikke beregnet rente på selvkostfondene; Feier, Oppmåling og Byggesak. Avskrivninger knyttet til selvkostområdet er ikke mulig å kontrollere i detalj, som følge av svak dokumentasjon av opprinnelig kostpris og beregningsformler som ikke var inkludert i oversikt avskrivninger. Selvkostregnskapet er utarbeidet ved hjelp av uttrekk fra Visma i kombinasjon av ulike Excel beregninger. Organiseringen medfører at det oppstår avvik mellom ulike beregninger og det endelige selvkostregnskapet. Organiseringen medfører også at det er tidkrevende å kontrollere for å være sikre på at selvkostregnskapene ikke er vesentlig feil. Kontrollutvalget tok rapporten til orientering og ba rådmannen om å gi utvalget en status på utførte tiltak i desember møte i 2018 Rådmannens statusrapportering selvkost 2017 I kontrollutvalgets møte desember 2018 redegjorde rådmannen skriftlig for tiltak for å forbedre de punktene revisjonen har konstatert. Kontrollutvalget tok rådmannens redegjørelse til orientering, og valgte i tillegg å oversende rådmannens redegjørelse til kommunestyret som orientering. Revisjonsbrev I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte revisjonsbrev" eller notater. Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Kontrollutvalget har i 2018 behandlet et revisjonsbrev. Kontrollutvalgets årsmelding 2018-4 - 23
Revisjonsrapport nr. 13 Revisjonsrapport nr. 13 viste til følgende områder og observasjoner i 2017: 1. Usikre forpliktelser 2. Brygga omsorgsboliger - bankkonto / juridisk eier 3. Brukerrettigheter i nettbanken 4. Svakheter på selvkostområder 5. Kvalitetssikring av attestasjoner 6. Etterlevelse av PBC-lister Revisjonen viste til revisjonsrapporten for detaljerte observasjoner og vurderinger, samt til rådmannens tilbakemelding på revisjonens vurderinger. Vedrørende punkt 4 i revisjonens rapport «Svakheter på selvkostområder» ble denne behandlet som en oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapport som kontrollutvalget behandlet i november 2017 og i kommunestyret 15.02 2018. Kontrollutvalget tok revisjonsrapport nr. 13, til etterretning. Kontrollutvalget ba rådmannen om å sørge for at revisjonens påpekninger blir fulgt aktivt opp, og at forholdene bringes i orden. Saken ble oversendt kommunestyret til orientering. Forvaltningsrevisjon I 2018 har kontrollutvalget behandlet følgende to forvaltningsrevisjonsrapporter. «Forebyggende arbeid psykisk helse» Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt i hvilken grad det er iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse, samt om det er etablert et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge i Halden kommune. Det fremkommer av rapporten at kommunen har utarbeidet en oversikt over helsetilstanden i befolkningen som blant annet inneholder fakta om de positive og negative faktorene som virker inn på befolkningens helsetilstand. Kommunen arbeider også med utarbeidelsen av en oppvekstplan. Kommunen har ikke utarbeidet egen temaplan for barn og unges psykiske helse. Det er revisjonens konklusjon at enhetens oppgave- og ansvarsfordeling fremkommer tydelig og er hensiktsmessig for tjenestene som skal leveres. Revisjonen er også av den formening at enheten i stor grad leverer tjenester i henhold til rapportens revisjonskriterier. Det er revisjonens konklusjon at enhetens henvisningspraksis er god, samt at tjenestene generelt sett fremstår som tilgjengelige med kort ventetid og publikumsvennlige åpningstider. Det er revisjonens konklusjon at flere av enhetens samarbeid fremstår som godt fungerende. Revisjonen vil spesielt fremheve samarbeidene med barnevernet, spesialisthelsetjenesten (BUPP), kommunens barnehager, PPT, skolene og NAV tjenesten på videregående skole. Samtidig fremkommer det at det ikke er utarbeidet et systematisk samarbeid med kommunalavdeling helse og omsorg og koordinerende fellestjenester. Det er også en uenighet mellom enhet helsestasjon og koordinerende fellestjenester omhandlende hvordan ansvaret med utarbeidelse av individuell plan skal gjennomføres. Kommunen har ikke utarbeidet skriftlig samarbeidsrutiner omhandlende samarbeid med kommunens fastleger og kommunelegen er ikke involvert i utarbeidelse av enhetens planverk. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderingene i rapporten anbefalte revisjon følgende: analysere enhetens ressurssituasjon opp mot tjenestene som skal leveres. Det er spesielt helsesøsterressursen på kommunens barneskoler som, for revisjonen, fremstår som lav. vurdere å utbedre det systematiske samarbeidet med flere av de interne og eksterne aktørene. Her nevnes spesielt: kommunalavdeling helse og omsorg, koordinerende fellestjenester, kommunens fastleger, Kontrollutvalgets årsmelding 2018-5 - 24
kommuneoverlege, NAV og skolene. Samarbeidsrutinene bør skriftligjøres. Kontrollutvalget tok forvaltningsrevisjons rapporten, samt rådmannens uttalelse til rapporten til orientering, og sluttet seg til revisjonens anbefalinger. Saken ble sendt kommunestyret til behandling. Kommunestyret behandlet rapporten den 11.10 2018. Kontrollutvalgets vedtak ble vedtatt, med et nytt punkt 3. «Refusjoner» Det finnes flere tilskuddsordninger som er tilgjengelig for kommunen, og disse gis på en rekke forskjellige grunnlag, til flere ulike formål. Det knyttes vilkår til bruk av tilskuddsmidler, og disse kan gå tapt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene for tildelingen. Videre innebærer god kvalitet på rapportering og oppfølging blant annet at kommunen skiller ut hvilke kostnader som er tilskudds berettiget. Revisjonen har i dette prosjektet jobbet ut fra følgende problemstillinger: 1. Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? 2. I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne tilskudd? 3. Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd? Det er vesentlig at kommunen har etablert skriftlige rutiner som omhandler alle trinn i forbindelse med refusjoner, herunder dokumentasjon. I tillegg til å bidra med å sikre at kommunen får inn midlene de har krav på, vil skriftlige rutiner knyttet til dokumentasjon gjøre oppfølging og arbeid med sporbarhet enklere. Revisjonen fant at kommunen har etablert rutiner på dette området, men gjennomgangen har avdekket svakheter, både i rutiner og praksis. På den ene siden beskriver de ansvarlige for prosjektene praksis som ikke er nedfelt i skriftlige rutiner. På den andre side er ingen prosjektansvarlige kjent med skriftlige rutiner som spesifikt omhandler dokumentasjon. Etter revisjonens vurdering har kommunen fokus på å holde seg oppdatert når det gjelder å søke relevante tilskuddsmidler, noe som gjenspeiles også i rutinene. Det er også positivt at det er fokus på å dele informasjon mellom kommunalavdelingene når det gjelder relevante tilskuddsordninger, og at ansatte som har erfaring med å skrive søknader bistår avdelinger ved behov. På den andre side fant revisjonen grunn til å bemerke at selv om rutinene i stor grad følges i praksis er det ikke alle prosjektansvarlige som er kjent med innhold i disse. Revisjonens kontroller tyder på at det arbeides godt med oppfølging, tilsyn og kontroll fra prosjektansvarlige. Dette er viktige forutsetninger for å igjen kunne sikre god kvalitet i den påfølgende rapporteringen på tilskudds- og refusjonsordninger. På den andre side fant revisjonen at kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder å kunne dokumentere tidligere innrapporterte data. For kontrollformål, bør kopi av innsendt rapportering sikres og oppbevares i tråd med bokføringslovens og tilhørende forskrifts bestemmelser. Med bakgrunn i revisjonens konklusjoner ble følgende anbefaling gitt: Etablere relevante skriftlige rutiner som samsvarer med praksis Sikre at rutiner gjøres kjent og implementeres Bestrebe seg på å sikre og oppbevare dokumentasjon av innrapporterte opplysninger. Påse at dokumentasjon og sporbarhet av alle bokførte opplysninger oppfyller bokføringsreglenes krav og at kravet om bruttoføring i forskrift om årsregnskap og årsberetning oppfylles. Kontrollutvalget tok forvaltningsrevisjons rapporten, samt rådmannens uttalelse til rapporten til orientering, og sluttet seg til revisjonens anbefalinger. Saken ble oversendt Kontrollutvalgets årsmelding 2018-6 - 25
kommunestyret til videre behandling. Saken forventes satt opp i februar 2019. Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjon gjennomført i 2017 Mottak av flykninger Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 02.05 2017 og i kommunestyret 18.05 2017. Kommunestyret tok rapporten til orientering, samt at rådmannen rapporterer sine tiltak til forbedringer til Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur og formannskapet. Rådmannen viser til i 2018 om flere orienteringer/referatsaker til formannskapet og hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur om temaet. Selvkost VAR Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 28.11 2017 og behandlet i kommunestyret februar 2018. Kommunestyret ba rådmannen og regnskapsrevisor om å rapporterer om sin oppfølging til kontrollutvalget når utvalget behandler årsregnskapet for 2017 i 2018. Oppfølgingen fremstår som eget punkt på side 4 i kontrollutvalgets årsmelding. Selskapskontroll Formålet med selskapskontroll fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). I henhold til plan for perioden 2016 2019 var Halden Byutvikling AS gjenstand for kontroll i 2017. I året 2018 har det ikke vært gjennomført eierskapskontroll. Henvendelser til kontrollutvalget Kontrollutvalget kan også behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver og om den skal prioriteres. Kontrollutvalget har ferdigbehandlet en henvendelse i 2018: Henvendelse til kontrollutvalget vedrørende salg av Jacob Blochs gate 4. Henvendelsen gjaldt en skriftlig henvendelse fra kommunestyrerepresentant. Henvendelsen gjelder en sak kommunestyret behandlet 11. oktober 2018. Det gjelder spesifikk salg av eiendommen Jacob Blochs gate 4. Spørsmålene knyttet til selve regnskapsføringen til avhendelsen/salg av eiendom opp mot regelverket på området. Vedkommende ba kontrollutvalget vurdere saken og gjennomgå hva regelverket tillater kan gjøres. Kontrollutvalget valgte ikke ta saken. Andre saker og informasjon Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Godkjenning av innkalling og sakslister Godkjenning av protokoller Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Revisors uavhengighetserklæringer (Deloitte AS og ØKR IKS) Orientering om drift av kontrollutvalgssekretariat Prosjektplan «Forebyggende arbeid og psykisk helse». Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd». Prosjektplan «Investeringsprosjekters tidligfase» Deloitte AS og ØKR IKS videreføring av revisjonsavtaler med 1 år. Saker som kontrollutvalget har fått informasjon om: Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets saker Skatteetaten - Kontrollrapport 2017 Tilsynsrapport NAV Kontrollutvalgets årsmelding 2018-7 - 26
Invitasjon til FKT kontrollutvalgsskonferanse 4 5. juni 2019 (Kristiansand) NKRF: Resultat av kvalitetskontroll med ØKR IKS Sekretariatstjenesten: Halden kommune har tidligere valgt å konkurranse- utsette revisjonstjenesten og sekretariatstjenesten (vedtak i kommunestyret i 2009). I møte i mai 2017 vedtok kontrollutvalget om å anbefale kommunestyret å sikre sine sekretariatstjenester gjennom deltakelse i ØKUS. Kommunestyret var enig med kontrollutvalget og vedtok kontrollutvalgets innstilling. Halden kommune blir tatt opp som medeier fra 1. januar 2018. Kontrollutvalgsmedlem Jan Moen er valgt inn som kommunens representant i styret. Sum regnskap for 2018 er avsluttet med et mindreforbruk på kr. 272 716.- sett i henhold til budsjett for 2018. Størst avvik i 2018 er godtgjørelse medlemmer. Grunnen er godtgjørelse til leder er kostnadsplassert på annet område. I tillegg har KU avsatt kr. 100 000.- til ad hoc oppgaver som ikke er benyttet. Det er noe merforbruk på regnskapsrevisjon og noe mindreforbruk på forvaltningsrevisjon. Kostnader til kontroll- og tilsyn 2018 Vedlagt finner du oppdatert tabell: Godtgjørelse til medlemmer m.m. Regnskapsrevisjon Deloitte AS Forvaltningsrevisjon ØKR IKS Fast andel som eier av ØKR Sekretariatet - ØKUS Regnskap 2018 Budsjett 2018 338 586,- 602 650.- 672 561 615 000.- 638 785,- 705 000.- 247 352,- 247 350.- 264 000,- 264 000,- Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte 26. februar 2019. Torbjørn Østby (s) Kontrollutvalgets leder Kontrollutvalgets årsmelding 2018-8 - 27
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/112 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 36185/2019 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 26.02.2019 19/7 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 18.02.2019 Vedlegg Saksprotokoll kommunestyre sak 5/2019, den 14. februar 2019 Behandling av forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner». Kontrollrapport 2018 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Halden kommune., datert 15.02 2019. Kommunal- og moderniseringsdepartementet, januar 2019 - Høringsnotat om ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering. 28
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 033 2015/5266-103 15.01.2019 Lars Vidar Hennum Hansen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 2019/5 14.02.2019 Utsendte vedlegg 1 Særutskrift FR rapport Refusjon og tilskudd 2 Forvaltningsrapport - Refusjoner og tilskudd - Halden kommune Medsaksbehandlere Oversendt sak fra kontrollutvalget - Forvaltningsrapport refusjoner Kontrollutvalget anbefaler følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Refusjoner» til orientering, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalingene som fremkommer av rapporten. Herunder: - Etablere relevante skriftlige rutiner som samsvarer med praksis - Sikre at rutiner gjøres kjent og implementeres - Bestrebe seg på å sikre og oppbevare dokumentasjon av innrapporterte opplysninger - Påse at dokumentasjon og sporbarhet av alle bokførte opplysninger oppfyller bokføringsreglenes krav og at kravet om bruttoføring i forskrift om årsregnskap og årsberetning oppfylles. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmannen selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser forøvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjonen blir fulgt opp. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Roar Vevelstad> Saksprotokoll i Kommunestyret - 14.02.2019 Behandling: Eirik Milde (H) fremmet kontrollutvalgets innstilling. 29
Ved voteringen ble kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: 3. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Refusjoner» til orientering, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalingene som fremkommer av rapporten. Herunder: - Etablere relevante skriftlige rutiner som samsvarer med praksis - Sikre at rutiner gjøres kjent og implementeres - Bestrebe seg på å sikre og oppbevare dokumentasjon av innrapporterte opplysninger - Påse at dokumentasjon og sporbarhet av alle bokførte opplysninger oppfyller bokføringsreglenes krav og at kravet om bruttoføring i forskrift om årsregnskap og årsberetning oppfylles. 4. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmannen selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser forøvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjonen blir fulgt opp. 30
Vår dato Din dato Saksbehandler 15. februar 2019 Trond Svenningsen 800 80 000 Din referanse Telefon John Arne Jenssen skatteetaten.no 945 37 387 970 70 217 Org. nr: Vår referanse Postadresse 974761076 2019/5273174 Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO Kommunestyret i Halden kommune postmottak@halden.kommune.no Kontrollrapport 2018 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Halden kommune 1. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreveren Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven og "Instruks for skatteoppkrevere" av 8. april 2014. Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne. Det betyr at skattekontoret: plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål gjennom mål- og resultatstyring søker å legge til rette for best mulig resultater utfører kontroll av skatteoppkreveren Grunnlaget for skattekontorets styring av skatteoppkreverne er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1. januar 2014. Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 16. mai 2018. Formålet med kontrollen er å avklare: om skatteoppkreveren har en tilfredsstillende intern kontroll for utførelsen av sine gjøremål om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av årsrapport og årsregnskap er i samsvar med gjeldende regelverk om utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene er i samsvar med gjeldende regelverk om utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i samsvar med gjeldende regelverk 2. Om skatteoppkreverkontoret Skatteoppkreverkontoret omfatter fra 1. juli 2017 kommunene Halden og Aremark. Sum årsverk i henhold til skatteoppkreverens årsrapporter: Antall årsverk 2018 Antall årsverk 2017 Antall årsverk 2016 6,5 6,5 6,5 Antall årsverk for 2017 og 2018 er samlet for Halden og Aremark. 31
Skatteoppkreveren opplyser i sin årsrapport at bemanningen gjennom 2018 generelt har vært for lav. Skatteoppkreveren opplyser videre at 2 årsverk på arbeidsgiverkontroll er lite, og viser til de utfordringene de står overfor blant annet når det gjelder arbeidsmarkedskriminalitet. 3. Måloppnåelse Skatte- og avgiftsinngang Skatteoppkreverens frist for avleggelse av årsregnskapet og årsrapporten er 20. januar 2019. Skattekontoret har mottatt disse innen fastsatt frist. Årsregnskapet for Halden kommune viser per 31. desember 2018 en skatte- og avgiftsinngang 1 til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr 3 242 421 175 og utestående restanser 2 på kr 99 007 939, herav berostilte krav på kr 1 482 282. Innkrevingsresultater Tabellen viser innkrevingsresultatene per 31. desember 2018 for Halden kommune. Resultatkrav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav for regionen 2018 (i %) Restskatt personlige skattytere 2016 94,00 95,59 94,70 95,62 Forskuddstrekk 2017 99,90 99,89 99,87 99,96 Forskuddsskatt personlige skattytere 2017 98,70 98,97 98,73 99,30 Forskuddsskatt upersonlige skattytere 2017 99,90 99,94 99,80 99,96 Restskatt upersonlige skattytere 2016 99,50 99,42 99,75 98,05 Arbeidsgiveravgift 2017 99,90 99,74 99,70 99,85 Resultater for arbeidsgiverkontrollen Resultater for skatteoppkreverkontoret per 31. desember 2018 viser følgende i henhold til skatteoppkreverens resultatrapportering: Antall arbeidsgivere i kommunen/ kontrollordningen Minstekrav antall kontroller (5 % av arbeidsgiverne) Antall utførte kontroller i 2018 Utført kontroll 2018 (i %) Utført kontroll 2017 (i %) Utført kontroll 2018 region (i %) 1 099 55 45 4,1 4,2 4,7 Tallene er samlet for Halden og Aremark. Arbeidsgiverkontrollen utføres ikke i et tilstrekkelig antall da det er utført 4,1 % kontroller mot et krav på 5 %. 4. Skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne i regionen utføres i henhold til en årlig plan, hvor behovet for kontroll av områdene skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll vurderes overordnet for hver skatteoppkrever. Samtlige områder vil derfor nødvendigvis ikke bli kontrollert hvert år. Skattekontoret har for 2018 gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for området skatteregnskap. 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene 2 Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav Side 2 / 4 32
Skattekontoret har for 2018 også gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene innkreving og skatteregnskap avholdt 28. og 29. november 2018. Rapport er sendt skatteoppkreveren 17. desember 2018. Skatteoppkreveren har gitt tilbakemelding på rapporten 21. desember 2018. Skatteoppkreverens overordnede internkontroll Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, anser vi at skatteoppkreverens overordnede interne kontroll i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av årsregnskap På grunnlag av kontrollene som skattekontoret har gjennomført, har vi gitt følgende pålegg: Skatteoppkreveren må sørge for å saksbehandle manuelt endrede bankkonti i henhold til retningslinjer. Ut over gitte pålegg anser vi at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av årsregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkreving På grunnlag av kontrollene som skattekontoret har gjennomført, har vi gitt følgende pålegg: Skatteoppkreveren må sørge for å behandle/innvilge betalingsavtaler i samsvar med retningslinje for lempning av skatte- og avgiftskrav av hensyn til det offentlige som kreditor, samt iverksette nødvendige interne kontrolltiltak for å ivareta saksbehandlingen av betalingsavtaler. Ut over gitte pålegg anser vi at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Vennlig hilsen Cathrine Sjong Bakken seksjonssjef Divisjon innkreving Erik Lindberg Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer For fremtidige henvendelser til Skatteetaten om oppfølgingen av skatteoppkreverne, kan disse rettes til oppfolging-skatteoppkrever@skatteetaten.no for skatteregnskaps- og innkrevingsområdet og SKOstyringAGK@skatteetaten.no for arbeidsgiverkontrollområdet. Side 3 / 4 33
Kopi til: Skatteoppkreveren for Halden kommune Kontrollutvalget for Halden kommune Rådmann/administrasjonssjef for Halden kommune Riksrevisjonen Side 4 / 4 34