Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT TIL PUBLISERING ARBEIDSGRUPPE ØKONOMI 1. FEBRUAR 2017
Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen... 2 2 Mandat... 2 2.1 Fellesmandat... 2 3 Status... 3 3.1 Arbeidsgruppe overordnet økonomi og budsjett... 3 3.2 Regnskap... 3 3.3 Lønn... 3 3.4 Anskaffelser... 3 3.5 Internkontroll... 4 1
1 MEDLEMMER AV ARBEIDSGRUPPEN Her settes kun navn på undergruppeledere. Navn medlem Leder av Virksomhet Kommune Janne Visnes Melgaard Økonomigruppa samlet Økonomi Holmestrand Janne Visnes Melgaard Overordnet økonomi og budsjett Økonomi Holmestrand Erik Berg Regnskap Økonomi Hof Gunhilde Arntzen Lønn Økonomi Hof Morten Jakobsen Internkontroll Økonomi Holmestrand Morten Jakobsen Anskaffelser Økonomi Holmestrand 2 MANDAT 2.1 Fellesmandat Den administrative organisering av «nye» Holmestrand kommune skal være på plass fra 1.1.18. på en slik måte at inkludering av Sande kommune er nødvendig ivaretatt. Dette betyr at det skal legges opp til at prosjektet trekkes ut i tid slik at sammenslåingen i størst mulig grad skjer i en sammenhengende prosess fram mot 1.1.20, men likevel slik at «nye» Holmestrand (Hof og Holmestrand) framstår som en velfungerende kommune fra 1.1.18. Overordnet ledelse, rådmann og kommunalsjefer skal være på plass, og de områder kommunalsjefene skal ha ansvar for skal være klare. Samarbeidsløsninger med Sande om for eksempel felles ledelse kan være aktuell løsning i noen tilfeller. Tjenesteområdene skal være organisert i hensiktsmessige enheter, slik at også Sande forutsettes som del av den felles kommunen fra 1.1.20. Dette kan bety midlertidige overgangsløsninger inntil sluttdato for prosjektet 1.1.20. Samarbeidsløsninger på ulike områder med andre kommuner skal være avklart, herunder lokalisering av de ulike tjenesteområder og evt. vertskommunesamarbeid. Ansattes rettigheter på alle nivå, skal ivaretas i arbeidet med å løse utfordringer av personalmessig karakter ved dannelsen av ny organisasjon. Synergieffekter, heri effektiviseringsgevinster, ved sammenslåingen skal synliggjøres, samtidig som tjenestekvaliteten overfor kommunens felles innbyggere skal søkes opprettholdt, og i enkelte tilfeller forbedres. IKT- infrastruktur og fagsystemer skal være samordnet, og sammenslåingen skal søke utvikling og forbedring av digitale løsninger for den kommunale organisasjon, og overfor innbyggerne. Føringene gitt gjennom den politiske plattformen for kommunesammenslåingen, som framkommer i vedlegget til søknaden om kommunesammenslåing for Hof og Holmestrand, og den nye plattformen som inkluderer Sande, skal ivaretas. 2
De enkelte undergruppenes eget mandat finnes i statusrapportene. 3 STATUS 3.1 Arbeidsgruppe overordnet økonomi og budsjett Arbeidsgruppa for overordnet økonomi og budsjett hadde årets siste møte 19.12.2016 i Holmestrand rådhus. Statusrapport 4 er oppdatert i forhold til at det er lagt inn nye elementer i fremdriftsplanen. Gruppen har også begynt å skrive på kapittelet om digitalisering, der det er kommet på bordet noen ideer om utforming og presentasjon av økonomiavdelingens viktigste dokumenter, samt at det er satt inn sjekkliste i forhold til digitalisering (jfr. Difi). Arbeidsgruppen Overordnet økonomi tok initiativ til et møte 2. desember der også undergruppene regnskap og lønn deltok, for å samkjøre de ulike kontoplanene. Det er også tilføyd ytterligere opplysninger under punkt 4.2, da det anses at Sande i dag besitter noe mer kompetanse på finansområdet enn det som er tilfellet med Hof og Holmestrand alene. Det er avtalt møte med Asker kommune medio februar for å få innblikk i hvordan de innfører digitale virksomhetsplaner som del av økonomi-/handlingsplan. 3.2 Regnskap Arbeidsgruppen er kommet godt på vei med rapporten som omhandler områdene som må være på plass til vi er ny kommune og har jobbet mye med kontoplan og dimensjoner. Fagleder på regnskap fra Sande har vært med i gruppen fra 13. oktober. 3.3 Lønn Samarbeidet med Sande er startet. Sande har to ansatte fra lønn med i arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen har gjennomgått registrene Fraværskoder, Ansattkategori, Stillingstype, Sluttårsak og Stillingskategori-årstimetall. Lønnartregisteret er under arbeid. Arbeidsgruppen har ikke fått informasjon ang. nytt turnusprogram og forsystem skole med tanke på vikartimer. Hva er status på dette? 3.4 Anskaffelser Arbeidsgruppen har dessverre ikke hatt kapasitet til å fullt ut skrive om hele rapporten. Foreliggende statusrapport er derfor i stor grad teksten fra forrige rapportering, men med Sande sine innspill og kommentarer i rødt (kun i fullversjonen av statusrapporten). Til neste rapportering vil teksten omarbeides til en felles rapportering der alle de tre kommunenes representanter er omforent om innholdet i rapporten. 3
3.5 Internkontroll Innretning av internkontroll er nødvendig å avklare tidlig i prosessen. Leder av arbeidsgruppa har på oppdrag fra deltakerne orientert prosjektleder for kommunesammenslåingen om strategien som er etablert i Holmestrand kommune. Holmestrand kommune jobber med å etablere risikostyring som en integrert del av virksomhetsstyringen. Virksomhetsstyringen er en variant av BM. 4