SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 14/1169 Saksnr.: Utvalg Møtedato Valgstyret 19.08.2015 OPPTELLING AV STEMMESEDLER FORHÅNDSSTEMMER OG VALGTINGSTEMMER KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET 2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret godkjenner bruk av stemmeseddelkonvolutt ved forhåndsstemming på rom/boliger tilknyttet institusjon og ved ambulerende stemmegivning. 2. Valgstyret tar stilling til tvilsomme stemmegivninger og avgjør om en forhåndsstemme skal forkastes. 3. Valgstyret prøver forhåndsstemmegivninger i de tilfeller det har vært behov for å benytte stemmeseddelkonvolutt i forbindelse med beredskapsprosedyre og/eller ambulerende stemmegivning. 4. Valgstyret holder 20 forhåndsstemmegivninger utenfor den foreløpige opptellingen og blander disse med evt. forhåndsstemmegivninger som kommer inn fra andre kommuner etter at den foreløpige opptellingen har begynt (Valgforskriftens 37). 5. Opptelling av valgtingstemmer foregår samlet hos valgstyret for samtlige stemmesteder i kommunen. 6. Opptellingen foretas av valgstyret og administrativ valgorganisasjon. Bakgrunn Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD), har det overordnede ansvar for gjennomføring av valg i Norge. Departementet administrerer også valgloven med forskrifter. Kommunene og fylkeskommunene har ansvar for gjennomføringen av valget i kommuner og fylkeskommuner. Gjennomføringen av valg i Norge er preget av høy tillit og det er et sentralt mål for departementet å bidra til at denne tilliten opprettholdes.
De siste årene har departementets oppgaver og ansvar økt betraktelig som følge av utvikling og innføring av et elektronisk valgadministrasjonssystem (EVA) som alle landets kommuner og fylkeskommuner benytter ved valggjennomføring. Dette systemet ble for første gang tatt i bruk av alle ved stortingsvalget i 2013. Valglovens kap. 10 m/forskrifter gir regler for prøving og opptelling av stemmesedler. Det må skilles på prøving av stemmegivningen og prøving og opptelling av stemmesedler. Prøving av forhåndsstemmegivninger er delegert til valgstyrets leder (sak 5/15 i valgstyret). I Rakkestad har det vært praksis at også en politiker fra opposisjon deltar sammen med det antall fra administrasjonen som anses som nødvendig. Valgstyrets sekretær skal delta i prøvingen. I Valgforskriftens 35 står det at det skal være to personer tilstede ved åpning av stemmegivninger. Hjemmel Valglovens kap. 10. Valgforskriften. Andre faktaopplysninger Programvaren EVA Admin består av flere moduler som hjelper kommunene og fylkeskommunene i sin administrative gjennomføring av valg. De viktigste modulene i EVA Admin omfatter modul for innlegging av grunnlagsdata, behandling av listeforslag, manntallshåndtering, registrering av stemmegivninger, opptellingsmodul, modul for valgoppgjør og kandidatkåring, samt rapportmodul. Kommunene er selv ansvarlige for innlegging av grunnlagsdata i systemet. Dette er informasjon om den lokale valggjennomføringen som kommunene har kunnskap om. Departementet kvalitetssikrer at kommunene og fylkeskommunene legger inn nødvendig informasjon. Videre har EVA egen skanningmodul, denne ble første gang benyttet ved Stortingsvalget i 2013. Rakkestad kommune hadde ikke maskinell opptelling i 2013 og vil derfor benytte denne modulen for første gang i 2015. Forhåndsstemmer Etter endring i valgforskriften godkjennes («prøves») også forhåndsstemmegivninger idet velgeren legger stemmeseddelen i urnen. På samme måte godkjennes stemmegivninger på valgtinget idet velger legger stemmeseddelen i urnen. Forhåndsstemmegivninger fra personer manntallsført i Rakkestad kommune avlagt i en annen kommune kommer til kommunen i posten. Stemmeseddelen ligger i en stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkortet ligger i en omslagskonvolutt. Før personen avkrysses i manntallet må stemmegivningen godkjennes. Dette gjøres ved at det kontrolleres om stemmen er avgitt i rett tid, til rett stemmemottaker og at vedkommende er manntallsført i Rakkestad kommune. Dersom stemmegivningen er avgitt etter de krav som settes i valglovens 10-1, krysses velgeren av i manntallet og stemmegivningen er godkjent. Dersom lovens krav ikke er oppfylt, må stemmegivningen forkastes. Selve stemmeseddelen er på dette tidspunkt ennå ikke prøvet. Hvis stemmegivningen forkastes, blir det imidlertid aldri aktuelt å prøve stemmeseddelen.
For å ivareta prinsippet om hemmelig valg, er det i valgforskriftens 37 bestemt at valgstyret skal holde et visst antall forhåndsstemmegivninger utenfor den foreløpige opptellingen. Dette antallet (20 stk) legges til side og blandes med forhåndsstemmer som evt. mottas fra andre kommuner på valgdagen (innen kl. 21.00 mandag 14. september). Bruk av stemmeseddelkonvolutt i «særlige tilfeller» (forhåndsstemmer) EVA benyttes også ved gjennomføringen av forhåndsstemmegivningen. Hovedregelen om at velgere innenbygds skal legge stemmeseddelen rett i urnen skal kun fravikes i særlige tilfeller. Det skal i så fall gjøres en grundig vurdering av valgstyret. I Rakkestad foregår forhåndsstemmegivninger på Servicekontoret, i Biblioteket og på Skautun. Alle stedene har on-line tilknytning og velgerne kan forhåndsstemme på ordinær måte. Unntaket fra hovedregelen vil kunne være ved «ambulerende stemmegivning» - hvor stemmemottakere reiser hjem til velgeren og mottar stemmegivningen der. På samme måte kan det være aktuelt å motta stemmer på pasientrom/leiligheter på Skautun den dagen forhåndsstemmegivningen foregår der. Imidlertid skal dette være avtalt og er aktuelt kun i unntakstilfeller. Ved ambulerende stemmegivninger og på pasientrom er det ikke gitt at det oppnås tilstrekkelig on-line-tilknytning for å registrere i EVA. Valgstyret bes derfor om å vurdere om stemmeseddelkonvolutt kan benyttes ved de tilfellene. Stemmegivningene må godkjennes av valgstyret i etterkant. Slike stemmegivninger anses ikke som kurante og er ikke delegert. I tilfeller der stemmeseddelkonvolutt benyttes, legges også stemmegivningen i urne av velger. Beredskap ved forhåndsstemmegivningen Valgsystemet gir automatisk avkryssing i manntall og genererer ellers opplysninger som benyttes i rapporteringer på valgnatten og til slutt blir en del av valgstyrets møteprotokoll. I tilfelle strømbrudd, systemsvikt eller andre driftsforstyrrelser i løpet av forhåndsstemmeperioden er det utarbeidet en enkel beredskapsplan. Planen innebærer at stemmesedler legges i stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkort legges i omslagskonvolutt merket «Beredskap». Disse stemmegivningene må godkjennes av valgstyret i etterkant. Slike stemmegivninger anses ikke som kurante og er ikke delegert. Valgtingstemmer Som nevnt har EVA egen skanningmodul, denne ble første gang benyttet ved Stortingsvalget i 2013. Rakkestad kommune hadde ikke maskinell opptelling i 2013 og vil derfor benytte denne modulen for første gang i 2015. EVA skanning er ikke nettbasert, men installeres og settes opp på et sett av lokale datamaskiner der det skal benyttes, for Rakkestad har leverandøren vurdert at det er tilstrekkelig med én PC og én skanner basert på antall stemmeberettigede i kommunen. I tillegg uføres den påfølgende maskinelle fortolkningen av skannede stemmesedler også lokalt.
Det gjennomføres ikke en manuell telling på partifordeling i forkant av skanning av stemmesedler. Stemmestyrene gjennomfører kun en manuell urnetelling av antall stemmesedler i hver krets, før forseglede urner med stemmesedler leveres til Valgstyret. Samtidig skiller stemmestyrene stemmesedler til kommunestyrevalget og fylkestingsvalget. Både foreløpig og endelig telling foregår maskinelt og legges direkte inn valgsystemet for rapportering til SSB og føring av valgstyrets protokoll. Opptellingen består av 5 opptellingskategorier Forhåndsstemmegivning ordinære Sent innkomne forhåndsstemmer/lagt til side. Valgtingstemmer ordinære. Stemmer i særskilt omslag. Fremmedstemmer. Opptelling og godkjenning MÅ skje i riktig rekkefølge: 1. Urnetelling. 2. Godkjenning av urnetelling. 3. Registrere foreløpig telleresultat (skanning I). 4. Godkjenne foreløpig telling. 5. Registrere endelig telleresultat (skanning II). 6. Godkjenne endelig telling. 7. Registrere eventuelle godkjente tvilsomme sedler. 8. Gokjenne eller forkaste tvilsomme sedler. Skanningsenteret har tilknyttet 10 valgfunksjonærer inklusive valgansvarlig. 2 av disse vil i fellesskap fylle rollene i EVA som skanningoperatør, verifiseringsoperatør og jobbstyringsoperatør, med tillegg av 2 avløsere for verifisering av stemmesedler. Valgoppgjøret for kommunestyrevalget gjennomføres i sin helhet før det startes med Fylkestingsvalget. Administrativ valgorganisasjon Rådmannen har oppnevnt følgende personer til administrativ valgorganisasjon: 1. May-Britt Lunde Nordli 2. Ranveig Hansen 3. Jorun Dybvik 4. Øyvind Bentsen 5. Kåre Kristiansen 6. Steffen Tjerbo 7. Åshild Brødremoen 8. Hanne Uttisrud Harlem
9. Unni Østby Sveen 10. Anna Blanka Wanecka Disse deltar ved mottak av valgurner, klargjøring og gjennomføring av maskinell opptelling. I tillegg deltar følgende personer, helt eller delvis, som valgfunksjonærer på stemmestedene: Sentrum krets (3 bord) Kirkeng krets (1 bord) 1. Hanne Uttisrud Harlem (søndag) 1. Birgit Holt 2. Anne-Grete Tollefsen (mandag) 2. Kirsti Engedahl 3. Eva Løken 3. Vigdis Lind 4. Birgit Bush Iversen 5. Ragnhild Opstad 6. Nina Ringsby 7. Lene Ruggli 8. Kate Brattås 9. Marit Gjerberg (søndag) 10. Åshild Brødremoen (mandag) 11. Ann Iren Madsen 12. Lena Mari Larsen 13. Steffen Tjerbo Vara/avløser: Kåre Kristiansen, Anna Blanka Wanecka, Marie Schie Lisether. Ovenevnte i samarbeid med og under ledelse av - stemmestyrene på det enkelte stemmested. Oppbevaring av stemmesedler og manntall Både forhåndsstemmer (før og etter prøving) og stemmer avgitt på valgting oppbevares i forseglet urne på sikkert sted. På kvelden søndag 13. september teller stemmestyret på det enkelte stemmested opp antall mottatte stemmesedler og antall kryss i manntallet, noterer det i stemmestyrets protokoll og bringer protokoll, stemmesedler og avkrysningsmanntall til Rådhuset for sikker oppbevaring. Manntallet hentes igjen mandag morgen og alt bringes tilbake til rådhuset etter at valglokalet er stengt mandag kveld. Både forsegling og åpning av urner må skje i påsyn av minst to personer. Valgstyrets møtebok Valgstyrets møtebok skal sikre etterprøvbarheten for at valget i kommunen er skjedd i henhold til regelverket. Møteboken er en rapport som kjøres ut fra EVA som viser alle stemmegivningstall og stemmeseddeltall som ligger i EVA for kommunen. Boken fylles ut ved at man skanner inn stemmegivninger, foretar opptellinger og valgoppgjør i EVA. Dette hentes ut i selve møteboken. Valgoppgjør For å kunne foreta valgoppgjør, må alle opptellingskategorier være ferdig opptalt og foreslått forkastede stemmesedler må være ferdig behandlet og satt til valgoppgjør. EVA gir
til en hver tid en oversikt på status for opptellingen. Til slutt kan det tas ut egne rapporter som viser kandidatkåringer og mandat. Administrasjonens vurdering Saken legges først og fremst fram som en orientering til Valgstyret. Formelt sett kreves det kun vedtak om bruk av stemmeseddelkonvolutt ved ambulerende forhåndsstemmegivning og stemmegivning på helse- og sosialinstitusjon. Andre forhold rundt prøving og opptelling av stemmesedler er delegert valgstyrets leder og/eller styres av valgforskriften. For ordens skyld nedfelles også andre forhold i forslag til vedtak. Valgstyret vil bli innkalt til møter ved evt. behov for godkjenning av stemmegivninger i forbindelse med beredskap og/eller ambulerende stemmegivninger. Også andre forhold kan tilsi behov for møte i valgstyre før valgdagen 14. september.