Vær oppmerksom på at skjermbildene som vises i vår guide kan avvike fra de faktiske skjermbildene du vil bruke i Business Online, da vi stadig oppdaterer våre online tjenester. Generelt Med kortmodulen i Business Online kan du: Se liste over alle kortholdere i din bedrift Se korttransaksjoner 12 måneder tilbake i tid Sperre kort Eksportere liste til Excel Bestille og re-bestille PIN Endre bruksgrenser Se liste over kortavtaler Bestille nye kort Se oversikt over bestilte kort Modulen finner du under Kort i toppmenyen i Business Online Kort Administrasjon Det er ulike administrasjonsrettigheter i modulen Fullmakt Beskrivelse Spørrefullmakt Med «spørrefullmakt» kan du: se detalj opplysninger på det enkelte kort se korttransaksjoner, (å se korttransaksjoner krever i tillegg en kontofullmakt) bruker kan i tillegg se kortavtaler, og detaljene på den enkelte kortavtale, se konto og fakturastatus Fullmakt for å Med fullmakt til å «opprette» kan du opprette bestille nye kort re-bestille kort sperre eller slette kort bestille og re-bestille PIN endre beløpsgrense på kort og for uttak av kontanter i minibank se transaksjoner og transaksjonshistorikk 12 mnd tilbake i tid Fullmakt for å Med fullmakt til å «godkjenne» kan du godkjenne Godkjenne endringer i beløpsgrenser Godkjenne bestilling av nye kort
Hvis du vil se korttransaksjoner for de enkelte kort, må det opprettes spørrefullmakt til kontoen som kortet er knyttet til. Med fullmakt til å «opprette» og/eller godkjenne kan du gjøre dette enten: alene eller to i felleskap (innlagt endring krever godkjennelse av en annen bruker) Kortoversikt Du finner kortoversikt i toppmenyen under fanen for «Kort» I skjermbildet «Kortoversikt» kan du velge den konto (kortavtale), som du ønsker å se de tilknyttede kortene på: Du har også muligheten for å velge å se alle konti (kortavtaler), slik at du får vist alle kort, som er tilknyttet de konti du har spørrefullmakt til: Under «Andre søkekriterier» kan du gjøre listen mindre ved å søke på f.eks.: kortholder medarbeider- id kortnummer
Søket behøver ikke å være presist. Du kan for eksempel søke på kortholders fornavn, for eksempel «Per». Du vil da få opp alle kortholdere som starter på «Per». Når du klikker på den enkelte kolonneoverskrift, sorteres listen alfabetisk, i dato orden eller etter beløp. Du kan også eksportere listen til et regneark. Hvis du gjør dette, vil listen inneholde flere kolonner, enn du kan se på skjermen, for eksempel kolonner med avtalehaver og kortholders adresse. Kort detaljer Detaljer om det enkelte kort i listen finner du ved å klikke på funksjonsmenyen og velg så ønsket alternativ. Avhengig av status på kort og den fullmakt som er tildelt, så vil noen eller alle alternativ som vises nedenfor være tilgjenglige: I fanen for «Detaljer» vil det fremkomme opplysninger om kortholder, kortavtale samt status for kortet. Under fanen for «Beløpsgrense» fremkommer kredittramme for kortet, bruksgrenser samt disponibelt beløp i kortet. Under fanen «Tilleggstjenester» vil det fremkomme eventuell tilleggstjenester tilknyttet korttypen, som for eksempel reise- og avbestillingsforsikring, Priority Pass etc. Endring av beløpsgrense Er bruker tildelt fullmakt til å opprette/godkjenne, kan du endre beløpsgrenser via valget Beløpsgrense i funksjonsmenyen og oppdater beløpsgrense i skjermbildet. (Gjelder kun for kort med firmaheftelse). Endringen krever en etterfølgende godkjenning. Sperre kort Du kan sperre et kort ved å velge «Sperr kort» i funksjonsmenyen eller når du er inne i skjermbildet for kortdetaljer. For å få sperret kortet må de spørsmål som fremkommer på siden besvares. Kortet sperres permanent og kan ikke reaktiveres. Har kortholder behov for nytt kort, kan du i etterkant re-bestille kortet, hvis du ikke ønsker at det skal utgå. Kortet vil for eksempel utgå hvis det angis at medarbeider ikke skal ha mulighet til å bruke kortet videre.
Rebestille kort Du kan re-bestille nytt kort og PIN. Det tar normalt 8-10 arbeidsdager, fra du bestiller kortet, til kortholder mottar dette. Hvis du velger ekspresslevering og re-bestiller kortet innen kl. 13.00 CET, vil kortholder kunne motta kortet tidligst dagen etter. Det vil bli belastet et gebyr for å få levert kortet ekspress. Vi leverer kortet til den adresse, som fremkommer i skjermbildet. Hvis du bestiller en ny PIN kode til kortet, sender vi denne til kortholders adresse. Det er ikke mulig å sende PIN-koden ekspress, så kortholder vil motta PIN-kode 3-5 dager etter at vi har mottatt din bestilling. Vær oppmerksom på, at kortholder fortsatt kan benytte sitt gamle kort (hvis det ikke er sperret) inntil det nye kortet er tatt i bruk. Bestill PIN kode Du kan re-bestille PIN eller bestille ny PIN. Vi sender alltid PIN til kortholders adresse. Bestilles ny PIN-kode, sender vi også et nytt kort til den adresse som fremkommer i skjermbildet. Det må velges eksplisitt om kortet skal leveres ekspress. Velges ekspresslevering og kortet re-bestilles innen kl. 13.00 CET, vil kortholder motta kortet tidligst dagen etter. Det vil bli belastet et gebyr for å få levert kortet ekspress. Transaksjoner Her gis du mulighet til å søke på korttransaksjoner for en spesifisert periode. Som utgangspunkt kommer transaksjoner for siste fakturaperiode opp. Tilleggstjenester Skjermbildet viser detaljer av eventuelle tilleggstjenester knyttet til konto/kort. Kortavtale Administrasjon Har du som bruker fått tilgang til «Kortavtale administrasjon» får du innsyn i bedriftens kortavtaler.via funksjonsmenyen «Oversikt kortavtaler» finner du ytterligere opplysninger om den enkelte avtale som, kontostatus, saldo, kredittlimit, årlig forbruk osv. Har bedriften flere avtaler velges den kortavtale som det ønskes å se detaljer på, ved å velge bedrift/avtale i Drop down-menyen.
Klikker man i tillegg i de individuelle kolonners heading så vil listen sorteres alfabetisk eller på beløp. Listen kan eksporteres til Excel hvis ønskelig Detaljer kortavtale Opplysninger om avtale gir informasjon om bedrift og type og antall kort tilknyttet avtalen Konto- og Faktura status Konto og fakturastatus gir deg informasjon om saldo, kreditlimit og avtalte fakturabetingelser
Bestill nye kort Du kan bestille nye firmakort (kreditt- og debetkort) for bedriftens ansatte ved å gå inn via «Bestill nytt kort» i funksjonsmenyen, bestillingen gjøres i 4 trinn: velg ønsket kortavtale som nye kort skal tilknyttes, fylle inn etterspurt informasjon om kortholder velg korttype elektronisk signatur NB!: Kun nye kort bestilles via dette menyalternativet. Skal det bestilles et erstatningskort bør du benytte funksjonen «Rebestill» kort som beskrevet tidligere i denne guiden. Trinn 1 Avtale og samtykke Velg den avtale kortet skal tilknyttes, og huk av for at medarbeider har samtykket i oversendelse av bestilling. Trinn 2 Informasjon om kortholder Velg ønsket måte for å oversende informasjon om kortbestillingen til banken. Du kan enten registrere opplysningene direkte på skjermen, (anbefales hvis det er få bestillinger). Registrer informasjon om kortholder, alle felt merket * må fylles ut for at kortbestillingen skal bli godkjent.
eller du kan velge å bestille kort til flere nye ansatte ved å fylle ut Excel ark, klikk på vedlagte for tilgang til Excel mal. Excel-fil lagres i CSV-format og lastes så opp. Excel-malen viser i første rad alle felt som kan fylles inn for den enkelte kortholder. Felt markert * må fylles inn, hvis informasjon mangler i et av disse feltene vil ikke bestillingen kunne gjennomføres. Regnearket lagres som en CSV-fil før du henter det inn og overfører det til kortmodulen i Business Online.
Trinn 3 Tildel ønsket korttype Du vil nå se en oversikt over de ansatte du har innsendt opplysninger om, og du skal nå knytte den enkelte kortholder til ønsket korttype via «Tildel kort»: Velg korttype, ønske om eventuell ekspresslevering og angi beløpsgrense. Velg deretter de medarbeidere som skal ha tildelt kort, velg en og en eller huk av i boksen på venstre side for personnummer hvis alle skal ha samme type kort og vilkår. Når du tildeler kort i en fil, vil alle kortholdere som finnes i filen vises i en tabell. Den enkelte kortholder kan deretter tildeles et kort ved å: Velg korttype via Drop down -meny Angi beløpsgrense Merk av i boksen til venstre for kortholder Klikk på «Tildel Kort» knappen Ønsket korttype og beløpsgrenser vises deretter i tabellen.
Trinn 4: Elektronisk signatur Godkjenn kortbestillingen med din elektroniske signatur. Det vil deretter fremkomme en bekreftelse på at banken har mottatt bestillingen. Hvis du ikke kan godkjenne bestillingen alene, skal den godkjennes av en kollega med fullmakt til å godkjenne før vi kan sette kort i bestilling. Oversikt Kortbestillinger Du kan se status på kortbestillinger i skjermbildet «Bestilte kort» som du finner via funksjonsmenyen. Listen viser status på utestående bestillinger, så snart bestillingen er prosessert vil den forsvinne fra listen. Du kan se status på den enkelte bestilling ved å klikke på piltast til venstre for den enkelte bestilling.
Et bestilt kort kan ha følgende status: Status Mangler godkjenning Kort er bestilt, men bestilling er ikke godkjent Mangler 2. godkjenning Kortet er bestilt og godkjent av bestiller, men mangler 2. godkjennelse Godkjent Kortbestilling har blitt godkjent av kortsystem Sendt for utføring Kortet er til produksjon Kan ikke produseres Kort kan ikke leveres pga. feil i innsendte opplysninger. Kontroller, korriger opplysningene og send bestilling på nytt. Kan ikke fullføres Kortnummer du har valgt å gjenbruke for PIN-kode kan ikke benyttes. Lag ny bestilling og velg et annet kortnummer som du ønsker å gjenbruke PIN eller bestill et kort med ny PIN Hvis en kortbestilling er opprettet og denne ikke er godkjent innen 24 timer, så vil en notifikasjon sendes per e-post, med melding om at kortbestilling mangler godkjennelse. Det er en forutsetning av en e-post adresse er registrert under Bruker informasjon i Business Online Godkjenn Endringer Du kan se detaljer på kort bestillingene via «Kortendringer til godkjenning» i funksjonsmenyen. Klikk på piltast ved siden av den enkelte kortholder for å se ytterligere detaljer. Videre er det mulig via funksjonsmeny å slette kortbestillinger. Dette gjelder bestillinger som mangler godkjennelse eller kortbestillinger som ikke kan godkjennes. Hvis en kortbestilling er i prosess «godkjennelse» eller «mangler 2. godkjenning» og du finner en feil i bestillingen, kan du gjøre de nødvendige endringer før bestillingen endelig godkjennes.
Hjelp Du kan få ytterligere hjelp til å fylle ut de enkelt felt på siden. Klikk på spørsmålstegnet øverst i høyre hjørne av skjermbildet, og velg det emnet du vil vite mere om.