Innkalling til sameiermøte

1 Åstadtunet Boligsameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Åstadtunet Boligsameie avholdes torsdag 26. mars 2015 kl. 18:30 på Billingstad skole, Billingstadveien 58, 1396 Billingstad Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Det er ikke fremmet forslag til behandling på sameiermøtet. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 2 år C) Valg av valgkomité Asker, 2. mars 2015 Styret i Åstadtunet Boligsameie Eivind Hauger-Johannessen/s/ Leif Johansen/s/ Jan Vesterkjær/s/

2 Åstadtunet Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Eivind Hauger-Johannessen Åstadryggen 10 Styremedlem Leif Johansen Åstadryggen 6 Styremedlem Jan Vesterkjær Åstadryggen 6 Varamedlem Anne Brandsnes Åstadryggen 10 Varamedlem Lise Strid Åstadryggen 4 Valgkomiteen Baard Syrrist, leder Åstadryggen 4 Reidar Arnold Brattberg Åstadryggen 2 Marianne Glomstad Lind Åstadryggen 4 Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Åstadtunet Boligsameie Sameiet består av 50 seksjoner, hvorav 48 boligseksjoner og 2 næringsseksjoner. Næringsseksjonene består av parkeringsplasser i sameiets garasjeanlegg. Åstadtunet Boligsameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 991123563, og ligger i Asker kommune med følgende adresser: Åstadryggen 2 Åstadryggen 4 Åstadryggen 6 Åstadryggen 8 Åstadryggen 10 Alle med postadresse 1396 Billingstad. Gårds- og bruksnummer: 35 / 45. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Åstadtunet Boligsameie har ingen ansatte. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

3 Åstadtunet Boligsameie Forsikring Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Tryg forsikring med polisenummer 3557828. Forsikringssummen for bygningsmassen var i 2014 kr 224 701 400,-. Mer om forsikring er å finne på sameiets hjemmeside. Brannsikringsutstyr Det er installert røykvarsler i alle leiligheter og i fellesarealer som er tilknyttet brannmelderanlegg inngangspartiet til Åstadryggen 10. Brannmelderanlegget er ikke knyttet til brannvesenet. Mer om brannsikkerhet er å finne på sameiets hjemmeside. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996. Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsvirksomhet, lekeplasser, elektrisk anlegg og gassanlegg. Boligselskapet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har å gjøre med helse-, miljø- og sikkerhet i selskapets regi. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS som Sameiet har sluttet seg til. Kabel-TV og bredbånd Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Mer om disse tjenestene er å finne på sameiets hjemmeside. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.

4 Åstadtunet Boligsameie STYRETS ARBEID Styret har hatt 11 møter i 2014, 8 av disse siden forrige ordinære sameiermøtet. Varamedlemmer har deltatt i styrets arbeid på lik linje med styremedlemmer. Styrets arbeid har i stor grad bestått i å videreføre arbeidet fra året før med å følge opp vedlikeholdsavtaler, få rettet på mangler som avdekkes, videreutvikle fellesarealer og følge opp løpende saker innen Sameiet. Sameierne er i løpet av 2014 blitt holdt orientert om Styrets arbeid gjennom 4 informasjonsbrev, samt noen meldinger om enkeltsaker. Disse sendes elektronisk til alle beboere som har oppgitt e-post adresse, hvilket er de aller fleste. Av vesentlige saker som er behandlet av Styret kan nevnes: Helse, miljø og sikkerhet. Planlagt kontroll og vedlikehold er gjennomført av brannalarmsystemet, ventilasjon i garasjene, trykksettingsvifter i oppgangene, takene på alle bygg, gassanlegget, elektrisk anlegg, garasjeporter og heisene. Det er gjennomført to vernerunder av fellesanlegg (inne og ute) siden forrige sameiermøte. Det ble ikke avdekket vesentlige avvik. Det vil i 2015 bli planlagt med noe malearbeider i oppgangene der malingen er slitt. Brannalarmanlegg. I forbindelse med årskontroll av brannalarmanlegget i oktober ble det også foretatt en brannøvelse i alle oppgangene. Det er utarbeidet en evakueringsplan som er fordelt til én sameier i hver oppgang. Planen ble sist ajourført i mai. Gassanlegg. Gassregnskapet for 2013-2014 ble gjort opp pr. 30. april hvor summen av innbetalt a-konto var omtrent tilsvarende kostnadene. Det ble således valgt å videreføre a-konto beløp på kr. 100,- pr. mnd. Årlig service av gassanlegget og gassinstallasjoner i leilighetene ble foretatt av ØkoEnergi i september. Det ble foretatt systematisk tilstandskontroll av gassanlegget i november. Dette er en overordnet kontroll av dokumentasjon og anlegg som anbefales utført hvert annet år og som ble foretatt av AGA Inspeksjon. Det ble kun påpekt to mindre avvik. Heiser. Det har vært 11 heisstanser i løpet av året, en av disse med person i heisen, som kom seg raskt ut. Det var forskjellige årsaker til heisstansene og de ble raskt utbedret av sameiets heistekniker. I hver oppgang er det én som har fått opplæring i å nødkjøre og åpne heisene ved eventuell stans (se hjemmesiden). Heisene blir kontrollert og vedlikeholdt fire ganger i året. Sameiet har også en avtale med alarmsentral som overvåker heistelefonene 24 timer i døgnet. Hvert annet år blir heisene kontrollert av Norsk Heiskontroll. Slik kontroll skal gjennomføres igjen mot slutten av 2015.

5 Åstadtunet Boligsameie Elektrisk anlegg. Det elektriske fellesanlegget ble kontrollert av elektriker i mai. Dette utføres hvert tredje år. I mellomliggende år besørger Styret for egenkontroll ut fra skjemaer som ble utarbeidet av leverandøren av anlegget. Det er til nå montert 2 ladestasjoner for el-bil i garasjeanleggene. Det gjøres for eiers egen regning. Veidekke. Selv om reklamasjonsperioden på 5 år etter overtakelse utløp ved årsskifte 2011/2012 har likevel Veidekke Entreprenør AS påtatt seg noen utbedringer i løpet av året og i noen tilfeller påvirket underleverandører til å gjøre det samme. Dette har i hovedsak knyttet seg til vannlekkasjer. Vaktmester. Styret er fortsatt meget tilfreds med tjenestene som Asker og Bærum Vaktmesterkompani AS leverer, både sommer som vinter. Dette inkluderer gangvask som jevnlig blir kontrollert og hvor Styret får rapport om hvordan utførelsen er vurdert. De få gangene det har vært noe å utsette på rengjøringen er dette omgående blitt rettet på. Utearealer. Staudebedet foran Åstadryggen 2 og 4 ble erstattet med plen da bedet var så befengt med ugress at det var vanskelig å holde det i orden. Ellers ble det plantet noen busker der disse ikke hadde overlevd vinteren. For øvrig ble busker trimmet, plener klippet og bed luket av våre gartnere. Vedlikehold. Metallstolper på en del balkonger der malingen hadde flasset av ble utbedret. Tak over pergolaer og vindskjerming av balkonger. Asker kommune innvilget rammesøknad om å montere tak over pergolaer og vindskjerming i november 2011. I løpet av året er det montert vindskjerming i 2 leiligheter, slik at det nå er totalt 15 leiligheter som har slik skjerming. Tak over pergolaer er montert i 4 leiligheter. Den innvilgede rammesøknaden var gyldig i 3 år og utløp således i november 2014. Hjemmeside. Sameiets hjemmeside http://aastadtunet.herborvi.no er blitt videreutviklet og inneholder mye nyttig informasjon. Billingstad Vel. Sameiet er innmeldt i Billingstad Vel. Sosiale arrangementer. Den årlige rekefesten ble gjennomført 11. juni i strålende vær med stor deltakelse. Tenning av juletreet på tunet ble foretatt 8. desember, også her med god deltakelse. En stor takk til Aslaug og Sigvart Farnes som igjen ga oss et flott tre.

6 Åstadtunet Boligsameie ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Årsregnskapet består av Resultatregnskap og Balanse, og Styret mener dette gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2014 var til sammen kr 1 558 442,-. Andre inntekter ikke budsjettert består av kr 3 000,- som er innbetaling fra sameiere til dekning av kostnader sameiet hadde for byggesøknad til Asker kommune vedrørende tak over pergolaer og vindskjerming. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 1 443 048,- mot budsjett kr 1 434 566,-. Budsjettoverskridelser var i hovedsak drift og vedlikehold av heiser med kr 26 924,- grunnet mange driftsstanser, og drift og vedlikehold av bygninger med kr 18 103,- for utbedring av vannskade fra tak i Åstadryggen 10. Konsulenthonorar til Buskerud Takstsenter på kr 6 000,- var knyttet til denne vannskaden. Disse overskridelsen ble mer enn oppveiet ved at kostnadene for elektrisk kraft ble kr 41 708,- mindre enn budsjettert, og at drift og vedlikehold av det elektriske anlegget var problemfritt og ble kr 15 424,- rimeligere enn budsjettert. Resultat Årets driftsresultat var kr 115 394,-. Større bygningsmessig vedlikehold er ekstraordinære kostnader som ikke budsjetteres som ordinær drift. I 2014 utgjorde disse kostnadene bare kr. 5 000,- (se note 8) og dekket sluttføring av beising av trerekkverk fra året før. Holdes denne posten utenom ble det ordinære driftsresultatet kr 120 394,- mot budsjett kr 120 874,-. Årets resultat (driftsresultat pluss finansinntekter) på kr 128 926,- foreslås overført til egenkapital slik at denne blir kr 664 615. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 Åstadtunet Boligsameie BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret frem budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Styret sikter inn mot et årsresultat på mellom kr 100 000,- og kr 150 000,- for å kunne bygge opp reserver til fremtidig vedlikehold, samt kunne møte uforutsette hendelser. Felleskostnader Under hensyntagen til forventet prisstigning på varer og tjenester som sameiet anskaffer ble det ansett nødvendig å øke felleskostnadene og kostnadene for varmt vann med ca. 4 % fra 1. januar 2015. Felleskostnadene for kabel-tv ble også økt med ca. 4 % fra 1. januar 2015 for å dekke tjenestene fra Canal Digital. Kommunale avgifter til Asker kommune Renovasjonsavgiften i 2015 forblir på samme nivå som siden 2011. Vann og avløpsavgiften vil bli økt med ca. 20 % fra 2014, men dette vil først få effekt på vårt regnskap i 2016. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2014. Forsikring På slutten av 2014 ble det innhentet tilbud på forsikring fra fire selskaper. Dette resulterte i videreføring av forsikringen hos Tryg forsikring, men premien for 2015 ble redusert med kr. 8.371,- i forhold til 2014. Større vedlikeholdsarbeider Det har siden innflytting vært mye problemer med garasjeporten under Åstadryggen 10. Denne var ikke dimensjonert for det store antallet ut- og innpasseringer til denne garasjen. Porten er blitt erstattet med en skyveport som er bedre tilpasset bruken. Dette vil beløpe seg til noe over kr 40 000,-. Det tas sikte på å få malt enkelte partier i oppgangene som er blitt slitt. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2015) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Asker, 2. mars 2015 Styret i Åstadtunet Boligsameie Eivind Hauger-Johannessen/s/ Leif Johansen/s/ Jan Vesterkjær/s/

10 Åstadtunet Boligsameie RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2014 2013 2014 2015 Innkrevde felleskostnader 2 1 555 440 1 480 152 1 555 440 1 614 000 Andre inntekter 3 3 002 2 000 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 558 442 1 482 152 1 555 440 1 614 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-9 870-9 870-9 870-14 100 Styrehonorar 5-70 000-70 000-70 000-100 000 Revisjonshonorar 6-7 271-8 620-9 000-9 000 Forretningsførerhonorar -81 760-78 993-81 878-85 560 Konsulenthonorar 7-7 670-1 610-3 000-3 000 Kontingenter -350-350 -350-350 Drift og vedlikehold 8-233 896-308 206-181 603-198 900 Forsikringer -92 557-92 891-92 557-84 186 Kommunale avgifter 9-226 304-219 840-226 328-221 864 Energi/fyring -207 682-218 952-249 390-249 558 Kabel-/TV-anlegg -193 126-182 086-191 550-201 046 Andre driftskostnader 10-312 562-287 284-319 040-323 858 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 443 048-1 478 701-1 434 566-1 491 422 DRIFTSRESULTAT 115 394 3 451 120 874 122 578 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 13 532 13 094 14 620 18 850 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 13 532 13 094 14 620 18 850 ÅRSRESULTAT 128 926 16 545 135 494 141 428 Overføringer: Til opptjent egenkapital 128 926 16 545

11 Åstadtunet Boligsameie BALANSE EIENDELER Note 2014 2013 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 64 2 412 Brenselsregnskap 12 73 796 18 547 Driftskonto i OBOS-banken 149 386 202 634 Sparekonto i OBOS-banken 624 937 436 987 SUM OMLØPSMIDLER 848 183 660 579 SUM EIENDELER 848 183 660 579 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 664 615 535 689 SUM EGENKAPITAL 664 615 535 689 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 25 130 29 212 Leverandørgjeld 158 438 95 367 Annen kortsiktig gjeld 0 311 SUM KORTSIKTIG GJELD 183 568 124 890 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 848 183 660 579 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Asker, 2. mars 2015, STYRET FOR ÅSTADTUNET BOLIGSAMEIE EIVIND HAUGER-JOHANNESSEN/s/ LEIF JOHANSEN/S JAN VESTERKJÆR/s/

... 12 Åstadtunet Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie 87 600 Brensel 179 808 Felleskostnader 1 096 224 Kabel-TV 191 808 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 555 440 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Korrigeringer på reskontro 2 Innbetaling andel av byggesøknad, tre sameiere 3 000 SUM ANDRE INNTEKTER 3 002

13 Åstadtunet Boligsameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -9 870 SUM PERSONALKOSTNADER -9 870 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr 70 000. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 7 271. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS -1 670 Buskerud Takstsenter -6 000 SUM KONSULENTHONORAR -7 670 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Malerarbeid v/malerhuset AS -5 000 SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD -5 000 Drift/vedlikehold bygninger -30 103 Drift/vedlikehold VVS -15 362 Drift/vedlikehold elektro -4 576 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -29 938 Drift/vedlikehold heisanlegg -113 494 Drift/vedlikehold brannsikring -8 652 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -26 772 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -233 896 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -126 522 Renovasjonsavgift -99 782 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -226 304

14 Åstadtunet Boligsameie NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -500 Driftsmateriell -873 Lyspærer og sikringer -8 921 Vaktmestertjenester -105 412 Renhold ved firmaer -129 128 Snørydding/gressklipping -46 281 Trykksaker -1 403 Aviser, tidsskrifter, faglitteratur -705 Andre kontorkostnader -6 323 Porto -3 242 Gaver -620 Bankgebyr -1 845 Velferdskostnader -7 310 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -312 562 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 522 Renter av sparekonto i OBOS-banken 12 950 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 60 SUM FINANSINNTEKTER 13 532 NOTE: 12 BRENSELSREGNSKAP Rep./vedlikehold -25 375 Administrasjon vedr. gassavregning -2 150 Gassbeholdning -76 564 Diverse -3 307 Innbetalt a-konto, kategori gass 33 600 SUM BRENSELSREGNSKAP -73 796

15 Åstadtunet Boligsameie GODTGJØRELSE TIL STYRET Godtgjørelse til det sittende styret foreslås satt til kr 100 000,-.

16 Åstadtunet Boligsameie VALG AV TILLITSVALGTE Åstadtunet Boligsameie Valgkomiteen Til Årsmøtet 2015 Innstilling fra Valgkomiteen: Etter valgene på årsmøtet 2014 fikk styret og valgkomiteen slik sammensetning: Styret: Eivind Hauger Johannessen (leder) (Sist valgt for to år i 2013) Leif Johansen (medlem) (Sist valgt for to år i 2014) Jan Vesterkjær (medlem) (Sist valgt for to år i 2014) Lise Strid (varamedlem) (Sist valgt for to år i 2013) Anne Brandsnes (varamedlem) (Sist valgt for to år i 2014) Valgkomiteen (alle valgt for ett år): Baard Syrrist (leder) Marianne Glomstad Lind (medlem) Reidar Brattberg (medlem), Etter dette fremgår det at styremedlem/-leder Eivind Hauger-Johannessen og varamedlem Lise Strid er på valg i 2015. Vedtektene fastsetter at styrets medlemmer velges for 2 år. Valget skjer ved alminnelig flertall. Etter vedtektene skal styrets leder velges særskilt. På denne bakgrunn innstiller valgkomiteen enstemmig på følgende valg på årsmøtet 2015: Som styreleder for to år Som varamedlem for to år Eivind Hauger-Johannessen (gjenvalg) Lise Strid (gjenvalg) Billingstad 18.01.15 For Valgkomiteen Baard Syrrist (sign.) Styret foreslår følgende valgkomité valgt for ett år: Baard Syrrist (leder) Marianne Glomstad Lind (medlem) Tore Bolstad (medlem)