REFERAT Møte: Samordningsforum, kommune- og regionreformene Dato: 5. november 2018 kl. 12.00-13.45 Til stede: Kartverket: Bernt Audun Strømsli og Wenche Rognås Utdanningsdirektoratet: Hans Egil Rygge og Sissel Naalsund SSB: Andreas Rønning Posten: Frode Wold Statens vegvesen: Ines Ulimoen og John Lyngstad Helsedirektoratet: Helle Crawfurd Mattilsynet: Hilde Husebye Auberg NAV: Harald Falsen Valgdirektoratet: Andreas Børwick Brønnøysundregistrene/Enhetsregisteret: Solrun Hoem Skattedirektoratet/Folkeregisteret: Brage Urstad, Roar Sellevoll og Torunn Robøle Difi: Endre Grøtnes KMD: Stein Ove Pettersen Referent: Kopi til: Inger M. Kristiansen (Kartverket) Den norske kirke: Anders Backer-Grøndahl Eide Arkivverket: Petur Kristjansson KS: Hallvard Hoen Dir. for e-helse: Jon-Torgeir Lunke Riksantikvaren: Christer Vinje Gimse Agenda Sak 23/2018 Sak 24/2018 Sak 25/2018 Sak 26/2018 Sak 27/2018 Sak 28/2018 Sak 29/2018 Referat fra forrige møte Sak 30/2018 Møteplan 2019 Sak 31/2018 Status og nytt fra alle deltagende etater/ aktører (runde rundt bordet) Utvidet statusinformasjon fra KMD Status/informasjon fra Kartverket på matrikkelutvikling/marty Resultat fra brukerundersøkelse IKT-status i kommunene Workshop 4. desember. Informasjon om innhold og diskusjon rundt deltagelse. Info om workshop. Dataflyt fra nasjonale felleskomponenter, med hovedfokus på årsskifte 2018/2019 Eventuelt - 1 -
Innledning Møteleder og teknisk koordinator for kommune- og regionreformene i Kartverket, Bernt Audun Strømsli, ønsket velkommen og innledet møtet med en gjennomgang av agenda. Ingen merknader til innkalling/agenda. Ingen meldte saker til eventuelt. Deretter ble det holdt en kort presentasjonsrunde. Sak 23/2018 Referat fra forrige møte. Det var ingen kommentarer til referatet. Referatet fra møtet 3. september ble godkjent uten merknader. Sak 24/2018 Status/Runde rundt bordet: Brønnøysundregistrene/Enhetsregisteret: Forberedelse til 2020, tidsplaner og avhengigheter Posten: Forberedelse 2020, mal for registrering av endringer i adresser. Statens vegvesen: Godt i gang med forberedelser til 2020, men mest fokus på 2019 akkurat nå. Valgdirektoratet: Samarbeider med Skattedirektoratet og Kartverket. Stor test av valgmanntallet neste uke. Helsedirektoratet: Jobber med fastlegeløsningen. Utdanningsdirektoratet: Greit forberedt, men har noen spørsmål i forhold til fylkesmannsembetet som slås sammen fra 01.01.2019. Utfordringer i forhold til egne systemer og tilgang til historiske data. Hvem skal ha tilgang til hva. Skal de nye fylkesmannsembetene ha tilgang til alle historiske data, eller kun den delen de hadde tilgang i den tidligere organiseringen (tidligere fylke). Mattilsynet: Ikke noe nytt, siden forrige møte. NAV: Omorganisering og regionalisering i år. Kommunene neste år. SSB: I ferd med å utarbeide informasjonsskriv til alle berørte parter for reformene. Difi: Difi har fått ett oppdrag fra KMD knyttet til regionreformen, der de skal se på inndeling av statlige etater i forhold til ny regioninndeling. - 2 -
Sak 25/2018 Utvidet statusinformasjon fra KMD v/stein Ove Pettersen. Kristelig folkeparti sitt retningsvalg medfører at en legger til grunn at regionstrukturen blir som vedtatt. Narvik har saksøkt staten vedr. deling av Tysfjord. Grensen, slik den er vedtatt ligger for 2020. Dersom søksmål vinner frem vil eventuelle endringer skje via grensejustering etter 2020. Pr. nå ligger det 9 grensejusteringer som skal behandles, ganske trykk på at vedtak vil fastsettes før jul. Høring vedr. endring av inndelingsloven skal fattes av stortinget, ikke regjeringen som nå. Teknisk koordinator Bernt Audun Strømsli kommenterte at mange sammenslåingskommuner synes å ønske videreføring av organisasjonsnummer til en av sammenslåingskommunene. Det ser ut til at mange kommuner ikke imøtekommer de statlige aktørene sine sterke ønsker om å opprette nytt organisasjonsnummer for de nye kommunene som oppstår. Sak 26/2018 Status/informasjon fra Kartverket på matrikkelutvikling/marty ved Prosjektleder Wenche Rognås, se vedlagte presentasjon i pdf-format. Rognås gikk gjennom endringene som skal skje ved nyttår 2018/2019 og 2019/2020. Kartverket er godt i rute i forhold til endringene kommende nyttårshelg, og også det som kommer neste år. Videre gikk Rognås gjennom justert fremdriftsplan for test og produksjonsetting av Marty nå i 2018. Det arbeides for å etablere testmiljø for eksterne brukere i slutten av november. Videre er det planlagt en intern fullskalatest i Kartverket primo 2019. Denne vil danne grunnlag for vedtak om når matrikkel og grunnbok skal tas ned i desember 2019. Skattedirektoratet ved Folkeregisteret ønsker tilgang til data fra fullskalatesten tidlig, vår 2019. Kartverket vil ta opp dette med sin interne IT-avdeling. De hadde også spørsmål i forhold til ny administrativ inndeling av Svalbard, som trer i kraft kommende nyttår. Da oppstår en ny kretstype Svalbardområde, nummer 2100 som vil omfatte hele Spitsbergen, Hopen og Bjørnøya. Skattedirektoratet/Folkeregisteret ønsker ett eget teknisk møte med Kartverket i sakens anledning. Posten nevnte at de i forbindelse med kommunegrensejustering mellom Birkenes og Evje og Hornnes pr. 01.01.2019 har registrert at det eksisterer en blindveg, som går fra den ene siden av kommunegrensen inn i den andre og tilbake igjen. De informerte at de må «mikke» til denne ved å tillegge en egen adressekode for denne vegen i den ene kommunen. Rognås orienterte om at det i løpet av kort tid vil bli sendt ut en skriftlig henvendelse vedr. uthenting av data og hvilken form som ønskes fra de ulike etatene, Jason-fil som kan benyttes etter nyttår, Matrikkelens endringslogg eller Marty. Posten stilte spørsmål til om det er mulig å kjøre endring av adressekode via prefix (fra parameterfilene) tidligere, juni 2019, i stedet for via Marty før nyttår. Dette for å minske mengden data ved kjøring i desember 2019. Rognås tvilte på at dette vil bli gjort, men lovte å ta saken opp til vurdering. Både Posten, NAV og Statens vegvesen ønsker tekniske møter med Kartverket. Dette i tillegg til Skattedirektoratet/Folkeregisteret. - 3 -
Sak 27/2018 Teknisk koordinator i Kartverket, Bernt Audun Strømsli orienterte om resultatet fra brukerundersøkelse IKT, utført av Kantar TNS. Se vedlagte presentasjon i pdfformat, samt artikkel om brukerundersøkelsen. Det er sendt ut to ulike brukerundersøkelsen, en til kommuner som omfattes av kommunesammenslåing i undersøkelsen kalt K-kommuner og en til kommuner som kun omfattes av regionreformen (fylkessammenslåing. Disse er i rapporten omtalt som F-kommuner. Undersøkelsen ble for «K-kommuner» sendt rådmenn/prosjektledere, for «F-kommuner» sendt til postmottak, med info om ønsket videresending til IKT-personell eller rådmann. Svarene som er mottatt er godt nok grunnlag for vurdering av trender og viser at «K-kommunene» har en plan og oversikt over arbeidet som må utføres i forbindelse med kommunesammenslåingene. Når det gjelder «F-kommunene» har mindre oversikt og er ikke i gang. Når det gjelder kartlegging, så ser en at «K-kommunen» har utført en kartlegging av sine løsninger, det er det langt færre av «F-kommunene» som har gjort. «K-kommunene» har oversikt over sine fagsystemer, og mange av dem vil videreføre de fagsystemer som benyttes i dag. Ofte er det regionale samarbeid, slik at kommuner som slås sammen har de samme fagsystemene. Men, de må bygge ny struktur gjennom en ny organisasjon. Utfordringsbildet er kapasitet, tid, oppgavefordeling og økonomi, basert på at det arbeides med dagens oppgaver parallelt med ny organisering. Oppsummert er teknisk koordinator trygg på at «Kkommunene» vil komme i mål. Når det gjelder «F-kommunene» er det for mange som ikke er i gang enda. Kartverket, KS og KMD arbeider for å kommunisere viktigheten av å komme i gang. Posten stilte spørsmål om det finnes arenaer for møter innen ulike fagfelt. Til det er svaret nei, men at Kartkontorene gjennomfører oppfølging av kommunene. Sak 28/2018 Kartverket, KS og Difi inviterer til Work-Shop for de 43 nye kommunene som oppstår gjennom kommunesammenslåing pr. 01.01.2020, den 4. desember. Denne avholdes hos KS i Haakon VII`s gate 9. KMD, ved Statssekretær Paul Chaffey, vil åpne samlingen. På formiddagen vil det bli holdt korte innlegg fra Asker kommune, Tieto og EVRY. Ettermiddagen vil bli benyttet til Work-Shop. Sammen med utsendelse av møtereferatet sendes innbydelse til Work-Shopen slik at deltagerne i Samordningsforum også kan delta hvis ønskelig. Det tas forbehold om stor pågang, og da må kommunene prioriteres. Sak 29/2018 Teknisk koordinator Bernt Audun Strømsli orienterte om status for dataflyt fra nasjonale felleskomponenter 2018 2020. Helsedirektoratet, e-helse, Skattedirektoratet/Folkeregisteret Brønnøysundregistrene/ Enhetsregisteret og Kartverket kartlegger dataflyten. Hvor starter flyten, hva hentes, hvordan går dataflyten er sentrale deler i en slik kartlegging. Det må også sees på hvor det er kritiske punkt, er det kritisk før nyttår etter nyttår? Unison tilbakemelding: Oppdaterte data tilgjengelig så snart som mulig 1. januar. - 4 -
Hvor og når kommuniseres endringer? Hvordan vil informasjon bli gjort tilgjengelig, via e-post, nettsider? Kartverket vil i stor grad også benytte media. Når tidspunkt for når matrikkel og grunnbok skal tas ned neste år er avgjort, må tidspunkt kommuniseres tydelig. Utarbeidelse av rapport vedr. dataflyt fra nasjonale felleskomponenter vil startes opp innen kort tid. NAV stilte spørsmål i forhold til informasjon til «Hvermansen». Det vil bli gjort fra kommunene som informerer sine innbyggere. Sak 30/2018 Møteplan for 2019 ble diskutert. Skal samme møtehyppighet beholdes, eller skal det avholdes flere møter i Samordningsforum? Videre, skal det avholdes også tekniske møter mellom de ordinære møtene i Samordningsforum? Deltagerne ga uttrykk for at hvis flere hadde samme behov så bør felles tekniske møter avholdes. NAV foreslo at det kan avholdes oppstartsmøte med begge parter. Det ble også gitt uttrykk for at det er bedre å ha satt opp møter i kalenderen, for så å avlyse hvis det ikke er nyheter/behov for møtet. Det ble derfor bestemt at følgende intervall settes av for møter i 2019: - Januar - Mars - Mai/juni - September - Oktober - November - Desember Sak 31/2018 Det ble ikke meldt inn saker til eventuelt. - 5 -