Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 KVINESDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/12 Dato: 11.10.2012 kl 13.00-15.00 Sted: Møterom Feda Tilstede: Svein Bøgwald, leder Malin Stokkeland Åse Tønnessen Sæbø Svein Arne Jerstad Ronny Røiseland Dessuten møtte: Revisjonssjef Irene Loka Revisor Veronica Andresen Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen MØTEBOK Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Sak 14/12 Godkjenning av møtebok Sak 15/12 Plan for forvaltningsrevisjon Sak 16/12 Budsjett for kontroll og tilsyn for 2013 Referatsaker: Kopi av klage på vedtak Engasjementsbrev fra revisjonen Uavhengighetserklæring fra forvaltningsrevisor Møtebok fra Fast post: Orientering fra revisor. Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Kvinesdal 11.10.2012.. Svein Bøgwald Leder Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Utskrift er sendt pr. post til: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. 2. og 3. varamedlem Sendes elektronisk til: Kvinesdal kommune (videresendes derfra til ordfører, rådmann og Anne Lise Gullestad) Revisjonen Agder 2
Møtebok 11.10.2012 Kvinesdal kontrollutvalg SAK 14/12 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 23.08.2012 godkjennes. SAK 15/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre følgende vedtak: Kommunestyret slutter seg til den fremlagte Plan for forvaltningsrevisjon for Kvinesdal kommune 2012-2015. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 15/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Kvinesdal kommune 2012-2015 Overordnet analyse Kvinesdal kommune, utarbeidet av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn for saken: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: 3
Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 30. januar 2012 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I møte den 23. august 2012 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. I den overordnede analysen har revisjonen trukket frem områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 for Kvinesdal kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: o Gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til kommunens bruk av spesialundervisning o Gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt om Kvinesdal kommune følger retningslinjene for beregning av selvkost o Evaluere barnevernstjenesten etter omorganisering. Er formålet med samarbeid nådd? o Vurdere om kommunen har systemer for å sette i verk og følge opp tiltak for å sikre en høy etisk standard, og i hvilken grad etikk blir arbeidet med ute i organisasjonen o Undersøke barnehagenes arbeid for å unngå mobbing Kontrollutvalget vil i løpet av planperioden prøve å få gjennomført flest mulig prosjekt innenfor de budsjettrammer som blir gitt av kommunestyret. Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til den fremlagte Plan for forvaltningsrevisjon for Kvinesdal kommune 2012-2015. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. 4
SAK 16/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2013 på kr. 887.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 16/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, representantskapet sak 13/12 2., styret sak 07/12 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i behandlet budsjettet i møte 13.09.2012 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 104.000 i 2012 til kr. 109.000 i 2013. Kommunerevisjonens budsjettforslag Sekretariatet har mottatt vedtatt budsjett for 2013 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kvinesdal kommune sin andel av budsjettet til revisjonsdistriktet økes med om lag 4 % til kr. 708.000. Dette er antatt ressursbruk. Den endelige årsavregningen gjøres etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Denne posten er lik fjorårets budsjett. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2013 5
Vedtatt budsjett for for 2013 Budsjettforslag 2013 Vedtatt budsjett 2012 Vedtatt budsjett 2011 Tilskudd til Kr. 708.000 Kr. 681.000 Kr. 660.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 109.000 Kr. 104.000 Kr. 98.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 70.000 Kr. 70.000 Kr. 70.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 887.000 Kr. 855.000 Kr 828.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2013 på kr. 887.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. NY SAK 17/12 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I KVINESDALSKOLEN Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Mobbing i Kvinesdalskolen i tråd med fremlagt prosjektplan. Dette medfører en ekstra kostnad på ca. kr 150.000 i forhold til budsjettforslaget for 2013, jfr. sak 16/12. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Prosjektplan ble fremlagt i møtet. Revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: Hvordan arbeider skolene i Kvinesdal med å bekjempe mobbing? Det vil være fokus på følgende områder: Tiltak for å forebygge, oppdage og håndtere mobbing Andre forhold ved skolene som påvirker mobbing Prosjektet avgrenses til å omfatte tre av kommunens seks grunnskoler Prosjektet gjennomføres innenfor et timeforbruk på 400 timer, og rapport fra prosjektet legges frem innen 1. februar 2013. 6
Referatsaker Kopi av klage til Fylkesmannen i Vest-Agder på vedtak i kontrollutvalget tas til etterretning. Følgende saker ble referert og tatt til orientering: Engasjementsbrev fra revisjonen Uavhengighetserklæring fra revisor Møtebok fra Eventuelt Neste møte er etter møteplanen 22. november 2012. 7