1 ECO Archive... 3 2 Informasjon... 3 3 Hovedadministrasjonsmenyen... 3 4 Lokasjonstreet... 4 5 Jobbe i ECO Archive... 4 6 Lokasjoner...

Brukermanual

1 ECO Archive... 3 2 Informasjon... 3 3 Hovedadministrasjonsmenyen... 3 4 Lokasjonstreet... 4 5 Jobbe i ECO Archive... 4 6 Lokasjoner... 5 7 Søke etter produkter... 6 8 Administrasjon av produkter... 7 9 Risikovurdering... 8 10 Setningsbibliotek... 9 10.1 Standardsetninger i modulene... 10 11 Verneblad... 10 12 Intern versjon av Sikkerhetsdatabladet... 10 13 Registrere mengdeendringer... 11 14 Abonnement... 11 15 Brukere... 12 15.1 Brukerrettigheter... 12 16 Rapporter... 13 17 Oppstrøms rapportering... 14 18 Innstillinger... 14 19 Firmainnstillinger... 14 20 Målinger... 15 21 Arbeidsplassbeskrivelse... 16 22 Produktinformasjon... 17 23 ADR/RID... 17 24 Etiketter... 17 25 Dokumenter... 19 26 Struktur II... 20 27 Beredskapsbeskrivelse... 20 28 Eksponering (ECO Exposure)... 21 29 Forslag til ECOonline... 23 30 ECO Local Publisher... 23 30.1 Firmaoversikt... 23 30.2 Standardsetninger... 23 30.3 Komponenter... 24 30.4 Teknisk informasjon... 24 2

1 ECO Archive ECO Archive er et verktøy for å holde orden på stoffkartoteket og utarbeide Sikkerhetsdatablad. Brukermanualen gir en generell innføring i hvordan man jobber i ECO Archive, og en oversikt over de forskjellige elementene i systemet. OBS! Innholdet i de enkelte Administrasjonsmenyene vil variere etter som hvilke brukerrettigheter man har. For hjelp til å jobbe i det enkelte bildet i ECO Archive klikker man på i tittellinjen på det aktuelle bildet. 2 Informasjon Dette bildet vises når man åpner systemet, eller når man klikker på firmanavnet i den blå linje over Administrasjonsmenyen. Informasjon Viser informasjon fra ECOonline. Her kan man også legge bedriftsintern informasjon. Systemoversikt Oversikt over antall kjøpte og brukte lisenser. Lisensinnehaver Informasjon om lisensinnehaveren. Regelverk Velg Regelverk og klikk på Vis produkter for liste over hvilke produkter som omfattes av valgte regelverk. Tiltaksliste Viser liste over alle tiltak (se Risikovurdering) som er registret i virksomheten. Risikorapport Viser oversikt over antall sikkerhetsdatablad totalt, og antall risikovuderte i alle lokasjoner. Under samme fane får man også en rapport over Eksponeringsscenarioene som er registrert. 3 Hovedadministrasjonsmenyen Hovedadministrasjonsmenyen i ECO Archive er utgangspunktet for å bevege seg rundt i systemet. Lokalt søk Gir tilgang til enkelt og avansert søk etter Sikkerhetsdatablad som er knyttet til en lokasjon i stoffkartoteket. Gir tilgang til oversikt over og kjøring av rapporter som er laget. Gir tilgang til diverse søkekriterier tilknyttet Eksponeringer. Globalt søk Gir tilgang til enkelt og avansert søk i alle tilgjengelige publiserte Sikkerhetsdatablad. Disse kan ligge i ECO Center, Local Publisher eller ECO Plus (tilleggstjeneste som holdes oppdatert av ECOonline AS). Lokasjoner Opprette og administrere lokasjoner. Eksponering Registrere eksponeringer på eksponerte arbeidstakere. Tiltaksliste Viser liste over tiltak som er opprettet under Risikovurdering. Setningsbibliotek Gir tilgang til å opprette standardsetninger, som kan oversettes til andre språk, i de forskjellige moduler i systemet. Rapporter Opprette rapporter og oversikt over rapporter. Brukere Opprette nye brukere. Redigere brukerrettigheter. Gi ECO support tilgang til systemet. Opprette roller til bruk i Beredskaps-beskrivelsen. SDS forespørsler (Tidligere ECO Plus forespørsler) Viser liste over sendte SDS forespørsler. Forslag til ECOonline Gir tilgang til å sende inn forbedringsforslag og feilmeldinger til ECOonline. Oppstrøms rapportering Viser antall Sikkerhetsdatablad med/uten valgt produktgruppe. Viser liste over leverandører for elektronisk/manuell oppstrøms rapportering. Abonnement Gir tilgang til å abonnere på en automatisk e-post-melding, fra de leverandører som tilbyr denne tjenesten, hver gang et Sikkerhetsdatablad er revidert. Innstillinger Endre personlige innstillinger. Velge egendefinerte kolonner i lokasjonsvisningen. Firmainnstillinger Opprette egendefinerte felt til bruk i lokasjonsvisningen og rapportgeneratoren. Opprette dokumentbetegnelse for dokumenter som ønskes tilknyttet et Sikkerhetsdatablad. Opprette egendefinerte beredskapssymboler. Opprette egendefinerte produktgrupper. Administrere informasjon Gir tilgang til å legge bedriftsintern informasjon i Informasjonsfeltet. (Se punkt 2 Informasjon) Brukermanual Viser brukermanualen for ECO Archive. 3

ECO Local Publisher Gir tilgang til å opprette Sikkerhetsdatablad. Firmaoversikt Gir tilgang til å legge inn firmainformasjon for det firma det skal lages Sikkerhetsdatablad for. Standardsetninger Gir tilgang til å opprette standardsetninger til bruk i Sikkerhetsdatabladene. Komponenter Gir tilgang til å opprette komponenter til bruk i Sikkerhetsdatabladene. Teknisk informasjon Opprette/redigere Teknisk dokument (TKD) og Forvaltning-, Drift- og Vedlikehold (FDV), og oversikt over eksisterende dokumenter. 4 Lokasjonstreet Lokasjonstreet viser de lokasjoner med underlokasjoner man har opprettet. Lokasjonene vises med valgt symbol. Klikk på lokasjonsnavnet for å vise lokasjonen med tilhørende Sikkerhetsdatablad i øverste høyre vindu. Struktur I viser den reelle oppbyggingen av lokasjonsstrukturen. Struktur II viser alternativ oppbygging av lokasjonsstruktur for bruk til utarbeidelse av Beredskapsbeskrivelse (se denne). Denne fanen vises bare dersom det er opprettet lokasjoner i Struktur II, og for de brukere som har rettigheter til å se den. 5 Jobbe i ECO Archive Tilgangen til de enkelte menyene i ECO Archive er standardisert, slik at man møter de samme ikonene gjennom hele systemet. Tittellinjen Gir tilgang til å opprette et nytt element, eller tilgang til de forskjellige arbeidsoppgaver man kan utføre for det aktuelle element. Gir tilgang til å vise resultatet i PDF. Viser hjelpetekster til det aktuelle bildet. Administrasjonsmeny utfor det enkelte element gir tilgang til de forskjellige arbeidsoppgaver man kan utføre for det aktuelle element. Vises resultatet i kolonnen med blå skrift, kan man klikke på det enkelte element for å åpne det. 4

6 Lokasjoner Det første man må gjøre i ECO Archive er å opprette lokasjoner for å kunne legge inn produkter i disse. Klikk på Lokasjoner i Hovedadministrasjonsmenyen for følgende bilde (for Struktur II se under denne): Klikk på i tittellinjen og velg Opprett ny lokasjon. Fyll inn aktuell informasjon i bildet som kommer opp og Bekreft. Den nye lokasjonen vil nå vises i Lokasjonstreet. Geografisk plassering - Ved opprettelse/redigering av lokasjon er det mulig å legge inn lokasjonens koordinater. Klikk på for å få opp et kart. Skriv inn lokasjonens adresse og klikk Søk. Klikk og koordinatene vil legge seg inn i lokasjonsbeskrivelsen. Ved å klikke etter at koordinatene er lagt inn, vil det vises kart med lokasjonens plassering. Koordinatene kan også skrives inn direkte. Lokasjonsbeskrivelse Ved å krysse av for Opprett utvidet lokasjonsbeskrivelse får man opp et skjema med muligheter til å legge inn mer detaljert informasjon om lokasjonen. Laboratorieklassifisering Ved å velge Lokasjonstype Laboratorie under opprettelse/redigering av lokasjon, vil man, ved å velge Utvidet lokasjonsbeskrivelse, få anledning til å klassifisere laboratoriet i forhold til kjemikalienes farlighet og hvilke mengder som brukes. Legge til produkter Klikk på lokasjonen i Lokasjonstreet for følgende bilde: Velg fanen Produkter i bildet og klikk på Her søkes etter de produkter man ønsker å legge inn. Blå bakgrunn viser Sikkerhetsdatablad fra ECO Center, rød fra ECO Plus, hvit fra Local Publisher, gul Intern versjon. I søkeresultatet velges utfor aktuelt produkt for å legge produktet til lokasjonen. Man kan også legge til produkter via Lokalt søk Avansert søk. Ved å velge får man muligheten til å - legge inn produktinformasjon på produktet før det legges i lokasjonen - legge produktet til Local Publisher for å lage en Intern versjon dersom databladet er i en Forkortet versjon. - abonnere på en automatisk e-post-melding, fra de leverandører som tilbyr denne tjenesten, hver ganget Sikkerhetsdatablad er revidert. - erstatte produkter i ECO Archive med dette produktet. Kopier / flytt flere produkter til annen lokasjon Dette valget fra menyen gir anledning til å kopiere/flytte flere eller alle produkter til en annen lokasjon. Når man flytter kan man velge å legge produktene under Utgåtte produkter i lokasjonen man flytter fra. (Vær obs på at opplysningene i stoffkartoteket skal tas vare på i 10 år.) i tittellinjen. Velg Legg til produkt for følgende bilde i feltet nedenfor: Slett eller sett flere produkter som utgått Dette valget fra menyen gir anledning til å slette eller sette som utgått flere eller alle produkter i lokasjonen. (Vær obs på at opplysningene i stoffkartoteket skal tas vare på i 10 år.) 5

7 Søke etter produkter Søke etter produkter via Lokalt søk eller Globalt søk i Hovedadministrasjonsmenyen. Lokalt søk - søker etter Sikkerhetsdatablad som er knyttet til en lokasjon i stoffkartoteket. Globalt søk - søker i alle tilgjengelige publiserte Sikkerhetsdatablad. Disse kan ligge i ECO Center, Local Publisher eller ECO Plus (tilleggstjeneste som holdes oppdatert av ECOonline AS). Dersom man ikke finner produktet kan man sende en forspørsel til leverandøren for innleggelse av databladet Blå bakgrunn viser Sikkerhetsdatablad fra ECO Center, rød fra ECO Plus, hvit fra Local Publisher, gul Intern versjon. I søkeresultatet velges utfor aktuelt produkt for å legge produktet til lokasjonen. Ved å velge får man muligheten til å Legg produkt til en lokasjon med produktinformasjon Gjør det mulig å registrere informasjon i Lokal produktinformasjon før produktet legges til lokasjonen. Legg til Local Publisher som Intern versjon Dersom sikkerhetsdatabladet er en Forkortet versjon (ECO Any Link og ECO Plus-versjoner) kan man nå legge en Intern versjon i Local Publisher. I den Interne versjonen kan brukeren legge inn informasjon i de felt som ikke er fylt ut av leverandøren. Abonner på denne Gjør det mulig å abonnere på en automatisk e-post-melding, fra de leverandører som tilbyr denne tjenesten, hver gang et Sikkerhetsdatablad er revidert. Erstatt produkter i ECO Archive med dette produkt Gir tilgang til å erstatte et produkt med valgte i alle lokasjoner. Erstatter ikke produkter under fanen Utgåtte produkter. Man velger selv om produktene som skal erstattes skal flyttes til fanen Utgåtte produkter. (Vær obs på at opplysningene i stoffkartoteket skal tas vare på i 10 år.) Forespør SDS hos leverandør Dersom man ikke finner produktet kan man sende en forespørsel til leverandør for innleggelse av databladet i ECO Center ved å klikke på lenken «Trykk her for å forespørre leverandøren for innleggelse av Sikkerhetsdatabladet». Fyll ut mest mulig informasjon i skjemaet «SDS-forspørsel til leverandør» som da vises. Klikk på for å få en liste over leverandører som er registrert i ECOonline. Dersom leverandøren ikke er registrert, må man selv fylle inn firmanavn og e-mail. Velg Godkjenner Velg den personen i firmaet som skal godkjenne forespørselen og sende den videre til leverandøren. Godkjennere er default systemadministratorer. Ut over dette kan det gis godkjenner-rettigheter til andre brukere ved å opprette en Gruppe under Brukere i Hovedadministrasjonsmenyen. SDS forespørsler i Hovedadministrasjonsmenyen viser liste over sendte forespørsler. Blå bakgrunn i listen viser at forespørselen er besvart. Administrasjonsmenyen for den enkelte forespørsel gir mulighet til å sende purring på forespørselen. 6

8 Administrasjon av produkter Ved å klikke på utfor det enkelte produkt, får man opp Administrasjonsmenyen for produktet. Vis utvidet informasjon Gir informasjon om Risikovurdering, Målinger, Arbeidsplassbeskrivelse og Utvidet lokalsjonsbeskrivelse. (Se bildet nedenfor.) Registrer ny måling Gir tilgang til å registrere nye målinger av forurensning i arbeidsatmosfæren. Legg til beredskapskategori Gir tilgang til å legge til ikoner til Beredskapsbeskrivelsen. Registrer endring av mengde Gir tilgang til å legge inn mengdeendringer. Legg til Local Publisher som Intern versjon Vises dersom Sikkerhetsdatabladet er en Forkortet versjon. Gir tilgang til å legge inn utfyllende informasjon i en intern versjon av databladet. Rediger produktinformasjon Gir tilgang til å redigere Lokal og Global produktinformasjon. Risikovurdering Gir tilgang til å risikovurdere produktet i lokasjonen. Risikovurder produktet Gir tilgang til å risikovurdere produktets iboende egenskaper. Kopier / flytt produktet Gir tilgang til å kopiere eller flytte produktet til en annen lokasjon. Slett eller sett produkt som utgått Gir tilgang til å slette produkt. Dersom det settes som Utgått vil det bli flyttet under fanen Utgåtte produkter. Ved å klikke på Vis utvidet informasjon åpnes følgende bilde i det nederste vinduet: Her vises oppsummering av Risikovurdering, resultatet av Målinger av forurensning i arbeidsatmosfæren, Arbeidsplassbeskrivelsen og Utvidet lokasjonsbeskrivelse. Ved å klikke i tittellinjen og velge Vis totalrapport for produktet i denne lokasjonen, får man en PDF som viser resultatet for alle de 4 fanene i bildet. 7

9 Risikovurdering Vise risikovurderingen Klikk utfor det aktuelle kjemikaliet og velg Vis utvidet informasjon i Administrasjonsmenyen, eller klikk på en av risiko-symbolene for det aktuelle kjemikaliet. Følgende bilde vises i feltet under: Dersom risikovurdering er opprettet, vil denne vises. For å opprette/redigere risikovurderingen, klikk i tittellinjen og velg Opprett eller Rediger risikovurdering. Du får valget om risikovurderingen skal foretas i henhold til gammel Standard merking eller CLP. Gjennomfør risikovurderingen ved å fylle inn informasjon i de forskjellige vinduene. Oppsummering Viser resultatet av risikovurderingen og grunnlaget for denne. De historiske versjonene av risikovurderingen vises øverst i bildet. Overstyring Gir anledning til å overstyre resultatet av risikovurderingen. Eksponeringsscenario Her registreres om det er mottatt Eksponeringsscenario og hvilken handling dette eventuelt krever. Tiltaksliste Gir anledning til å registrere tiltak man ønsker å iverksette for produktet. Oversikt over registrerte tiltak for hele virksomheten vises ved å velge Tiltaksliste i Hovedadministrasjonsmenyen. Oversikt over tiltak for den enkelte lokasjon vises ved å velge fanen Tiltaksliste for lokasjonen. Substitusjon Gir anledning til å registrere informasjon om vurderingen til substitusjon. Rapport Her skrives rapporten etter avsluttet risikovurdering. Total oversikt over risikovurdering Ved å velge fanen Risikorapport (se pkt. 2 Informasjon) får man en oversikt over antall sikkerhetsdatablad totalt, og antall risikovurderte i alle lokasjoner. Under samme fane får man også en rapport over Eksponeringsscenarioene som er registrert. 8

10 Setningsbibliotek Setningsbiblioteket gjør det mulig å opprette standardsetninger for de forskjellige moduler i systemet. Standardsetningene kan oversettes til de språk man har kjøpt språkmoduler for. Velg Setningsbibliotek i Hovedadministrasjonsmenyen for følgende bilde: Søk i standardsetninger gir tilgang til å søke på ord i det totale setningsbiblioteket som er opprettet. Søkeresultatet viser setning og hvilke moduler og felt den er brukt i. Moduler Viser hvor mange standardsetninger som er opprettet i den enkelte modul. Ved å klikke på modulnavnet vises tekstfeltene i modulen som det kan opprettes standardsetninger i. Siste endringer Ved å klikke på datoen får man en historisk oversikt over setningen. Ved å klikke på setningen vises den i de språk den er opprettet i. Opprett standardsetning Klikk på ønsket modul. Klikk så på ønsket felt i det nye bildet som vises. Følgende bilde vises: Klikk i tittellinjen for å opprette ny standardsetning. utfor eksisterende standardsetning gir mulighet til å Endre og Slette setningen. Setninger som slettes fjernes fra dokumentet de er brukt i, men blir liggende i systemet og kan hentes opp igjen. utfor Fritekst-setning gir mulighet til å oppgradere friteksten til standardsetning. utfor eksisterende standardsetning viser hvilke språk setningen er opprettet i. Oversette setninger Ved å klikke på en standardsetning får man opp liste over hvilke språk som er tilgjengelige. Klikk utfor ønsket språk for følgende bilde: Google translate foreslår en oversettelse. Dersom man ønsker å velge denne klikker man på annen tekst, skrives denne i tekstfeltet.. Ønsker man en 9

10.1 Standardsetninger i modulene Tekst som tidligere er lagt inn i tekstfelt i modulene, vil nå vises som fritekst. gir mulighet til å opprette standardsetninger enten ved å velge å gjøre hele friteksten om til standsetning, eller lage ny standardsetning. vises dersom det er opprettet standardsetninger for dette feltet. Friteksten kan da byttes ut med standardtekster. Det første tekstfeltet viser tilgjengelige standardsetninger i dette feltet. Ønskede standardsetninger flyttes ned i tekstfeltet nedenfor. gir mulighet til å opprette ny standardsetning til dette feltet. gir mulighet til å endre en merket standardsetning. Setningen vil bli endret alle steder den er brukt. vil vise et nytt tekstfelt nedenfor. Her er det mulig å legge inn fritekst. Det er ikke mulig å kombinere fritekst og standardsetninger i samme felt. Arbeidsplassbeskrivelse, egendefinerte verneblad, beredskapsbeskrivelse og utvidet lokasjonsbeskrivelse har fått «språkvelgere» som gjør at modulene kan vises på alle språk man har tilgang til. 11 Verneblad Vernebladet genereres automatisk ut fra informasjonen i Sikkerhetsdatabladet. Ved å klikke ikonet i tittellinjen for Sikkerhetsdatabladet får man åpnet Vernebladet i PDF. Egendefinert verneblad For å kunne lage egendefinerte Verneblad må det krysses av for dette under Firmainnstillinger (se denne) i Hovedadministrasjonsmenyen. Når man deretter klikker på ikonet får man valget mellom å åpne det originale vernebladet eller å opprette et egendefinert verneblad. I det egendefinerte vernebladet kan man så legge til informasjon i de forskjellige feltene. Dersom egendefinert verneblad er opprettet vises status Aktiv. Dersom databladet er revidert etter at egendefinert verneblad er opprettet vises status Bør kontrolleres/aktiv. QR-kode i Verneblad Det opprettes automatisk en QR-kode for Sikkerhetsdatabladet i Vernebladet. Under Firmainnstillinger kan man velge om QR-koden skal vises og plasseringen av den. For egendefinerte verneblad må dette velges for hvert enkelt verneblad. Farge/font i Verneblad Under Firmainnstillinger kan man velge farge/font i vernebladene. For egendefinerte verneblad må dette velges for hvert enkelt verneblad. Masseutskrift av Verneblad Ved å velge fanen Masseutskrift i visningen for den enkelte lokasjon, får man anledning til å skrive ut alle verneblad i lokasjonen i en operasjon. Under Innstillinger (se denne) i Hovedadministrasjonsmenyen og fanen Annet, kan man redusere bakgrunnsfargen for vernebladene for å redusere forbruket av toner. 12 Intern versjon av Sikkerhetsdatabladet Fra Sikkerhetsdatablad som ligger i systemet - enten i ECO Center, på Lokalt søk eller i en Lokasjon - som Forkortet versjon (ECO Any Link og ECO Plus-versjoner) kan man nå legge en Intern versjon i Local Publisher. I den Interne versjonen kan brukeren legge inn informasjon i de felt som ikke er fylt ut av leverandøren. Dette er blant annet aktuelt for å få fullstendige Verneblad, kunne legge inn egne synonymer og lage rapporter. Informasjon kan kun legges inn i de felt som ikke er fylt ut av leverandøren. Når internversjonen publiseres erstatter den leverandørens originale forkortede versjon i lokasjonene. Dersom leverandøren oppdaterer sin versjon med opplysninger i felt som er fylt ut av brukeren, vil leverandørens opplysninger overskrive brukerens. 10

13 Registrere mengdeendringer Gir tilgang til å registrere mengdeendringer for et produkt i en bestemt lokasjon. Dersom registrering av mengdeendringer skal gi et riktig bilde av den til enhver tid eksisterende mengde av et produkt, må man ved overgang til å registrere mengdeendringer sørge for å legge inn riktig eksisterende mengde av produktet i de enkelte lokasjonene. Dette gjøres ved å velge Rediger produktinformasjon i administrasjonsmenyen for produktet. For å kunne registrere mengdeendringer må dette velges under Firmainnstillinger i Hovedadministrasjonsmenyen. Klikk utfor aktuelt produkt og velg Registrer endring av mengde for å registrer en mengdeendring. Klikk i tittellinjen og velg Vis rapport for mengderegistrering for å vise mengdeendringene for alle produkter i lokasjonen. Den til enhver tid gjeldende mengde for et kjemikalie vises under Produktinformasjon. Klikk på Kjemikaliets navn for å vise Produktinformasjon i feltet under: Klikk i tittellinjen og velg Vis rapport for mengderegistrering for liste over mengdeendringer for dette kjemikaliet. Velg Rediger produktinformasjon for å Nullstille mengden av et produkt i valgte lokasjon. 14 Abonnement Abonnement gir tilgang til å abonnere på en automatisk e-post-melding fra de leverandører som tilbyr denne tjenesten, hver gang et Sikkerhetsdatablad er revidert. Man kan også abonnere på e-post-melding når leverandøren kommer med et nytt produkt. 11

15 Brukere Viser oversikt over brukere med tilhørende lisenstype. Grupper Gir tilgang til å opprette grupper av brukere med tilhørende rettigheter. Roller Gir tilgang til å opprette roller til bruk i Beredskapsbeskrivelsen. Opprette ny bruker klikk i tittellinjen. Velg Opprett ny bruker. Klikk utfor aktuell bruker for å redigere brukerinformasjon eller deaktivere/slette bruker. ECO Support klikk i linjen Deaktiverte brukere for å gi ECO Support tilgang til systemet for et visst tidsrom. Grupper Klikk i tittellinjen og velg Opprett ny gruppe for å opprette grupper. management_write Denne gruppen ligger inne som default med rettighetene til Les og skriv brukerne. Vis gruppe Viser gruppens medlemmer og rettigheter. Rediger gruppe Gir mulighet til å legge til og slette medlemmer fra gruppen. Rediger gruppens rettigheter Gir anledning til å legge til og fjerne rettigheter fra gruppen. Reset gruppen rettigheter Setter gruppens rettigheter tilbake til default-rettighetene. 15.1 Brukerrettigheter Brukerne har kun tilgang til informasjon som er knyttet til den/de lokasjoner, med underlokasjoner, som brukeren har blitt tildelt. Dette medfører blant annet - at Lokalt søk kun viser produktene i de lokasjoner man er knyttet til. - at Rapporter kun viser resultater for de lokasjoner man er knyttet til. Systemadministrator Har alle rettigheter til å opprette, redigere og slette i systemet. Har rettighet til å opprette nye brukere på alle nivåer. Administrator Har alle rettigheter til å opprette, redigere og slette i den lokasjonen, og dens underlokasjoner, han er knyttet til. Har rettighet til å opprette brukere på lavere nivå enn seg selv på de samme lokasjoner. Lokalt søk viser bare produktene i de lokasjoner man er knyttet til. Rapporter viser kun resultater for de lokasjoner man er knyttet til. Har ikke tilgang til: - Firmainnstillinger - Redigere arbeidsplassbeskrivelse - Opprette utvidet lokasjonsbeskrivelse Les og skriv Har rettigheter til å opprette, redigere og slette produkter i den lokasjonen, og dens underlokasjoner, han er knyttet til. Har rettighet til å opprette lokasjoner. Har ikke tilgang til: - Brukere - Slette lokasjoner - Opprette/redigere beredskapsbeskrivelse. 12

Les Kun enkelt lokalt søk. Kun anledning til å se på informasjonen for den lokasjonen, og dens underlokasjoner, han er knyttet til. Har ikke tilgang til - Redigere, slette - Rapporter 16 Rapporter Opprette ny rapport - Klikk i tittellinjen. Velg Opprett ny rapport. Klikk utfor aktuell rapport for å kjøre rapporten, vise rapportinformasjon, redigere, kopiere eller slette rapporten. Favoritter ved å klikke på stjernen foran rapportnavnet kan man legge rapporten i en liste over Favoritter. Listen er relatert til den enkelte bruker. Opprett ny rapport Rapportnavn må fylles i. Rapport fra lokasjonsstruktur lager rapport på all informasjon i stoffkartoteket. Rapport fra arbeidskopier tar også med arbeidskopier (ECO Local Publisher). Rapport fra egne komponenter lager rapport fra publiserte, egne komponenter. Informasjonen må hentes fra Sikkerhetsdatablad-feltene i rapportgeneratoren. Rapport fra internversjoner lager rapport fra publiserte internversjoner. I Administrasjonsmenyen til venstre har man følgende valg: Visningsfelt Her velges de felt (max 30) som skal vises i rapporten. Opsjoner for visningsfelt Her velger man opsjoner (kolonnebredde/posisjon) for de enkelte visningsfelt. Visning og sortering Her velges hvordan rapporten skal vises og hvilket felt den skal sorteres etter. Søkefelt Her velges det/de felt man ønsker å søke på når man skal kjøre rapporten. Opsjoner for søkefelt - Her kan man legge inn en standardverdi i søkefeltene. For å åpne en rapport klikk på rapportnavnet, eller klikk Lokalt søk i Hovedadministrasjonsmenyen og velg fanen Rapporter i bildet som kommer opp. Klikk på rapportnavnet for å åpne rapporten. XML rapporter For å lage XML rapporter må Systemadministrator kontakte ECOonline for å få rettigheten. Deretter kan han tildele rettigheten til andre brukere ved å opprette Grupper under Brukere i Hovedadministrasjonsmenyen. Når man kjører en rapport vil XML-ikonet vises i tittellinjen for rapporten når denne er ferdig. 13

17 Oppstrøms rapportering I henhold til REACH-forskriften skal brukere av kjemikalier rapportere kjemikaliets produktgruppe i virksomheten til kjemikalieleverandøren. Oppstrøms rapportering Gir tilgang til å lage rapporter til leverandørene over produktgruppene for de enkelte kjemikaliene. Angi bruksområde Klikk utfor aktuelt kjemikalie i lokasjonen og velg Rediger produktinformasjon i Administrasjonsmenyen. Velg ønsket Produktgruppe i bildet for Rediger produktinformasjon. 18 Innstillinger Publisher Standardsetninger/ Komponenter som skal vises - Viser hvilke standardsetninger og komponenter som vises når man jobber i Sikkerhetsdatabladet. Merk. ECO Language Module er kun tilgjengelig for de som har kjøpt lisens for modulen. Dato i listing av Sikkerhetsdatablad Gir tilgang til å velge hvilken dato som vises i oversikten over Sikkerhetsdatabladene laget i ECO Local Publisher. Personlig Gir tilgang til å endre personlige opplysninger: navn, e-post adresse og passord. Annet Verneblad - Reduser bakgrunnsfargen på verneblad. Reduserer bl.a. forbruket av toner og blekk ved utskrift. Etiketter Benytte Brady etikettskriver bør krysses av dersom man skal lage etiketter på Termoskriver. Lokasjon - egendefinert visning Gir tilgang til å velge 3 egendefinerte kolonner som vises ved valg av Egendefinert visning av produkter i en lokasjon. I tillegg til de forhånds-definerte tekstene i nedtrekkslisten, kan det lages 5 egen-definerte tekster. Disse lages under Firmainnstillinger i Hovedmenyen. Verdien til de egendefinerte tekstene legges inn i Lokal eller Global produktinformasjon. Søk Standard visning per side Her velger man hvor mange søkeresultater som skal vises per side ved Globalt og Lokalt søk. 19 Firmainnstillinger Oppsett Produktinformasjon - egendefinerte felt Tittel-feltene som fylles ut her, vises når man velger Rediger Produktinformasjon for det enkelte Sikkerhetsdatablad, både i i Lokal og Global produktinformasjon. Under Innstillinger i Hovedadministrasjonsmenyen - fanen Annet - vises feltene i nedtrekkslisten for Lokasjon - egendefinert visning. Feltene vises også i Rapportgeneratoren, Produktinformasjon - mengde Registreringsform Gir tilgang til å registrere mengde som en fast verdi (Angitt), eller fortløpende å registrere endringer i mengde (Inn / Ut). ECO Archive Innstillinger Tilgangs kontroll Ved å krysse av for denne, åpnes det for å logge inn som leserbruker kun med firma-id, via ECOonlines hjemmeside. Verneblad Ved å krysse av Egendefinert verneblad får man tilgang til å redigere Vernebladet som automatisk genereres ut fra informasjonen i sikkerhetsdatabladet. 14

Dokumenter Under fanen Dokumenter kan det opprettes dokumentbetegnelser for dokumenter som skal knyttes til det enkelte Sikkerhetsdatablad. Beredskap Under fanen Beredskap kan det legges til beredskapssymboler til bruk i Beredskapsbeskrivelsen (se denne). Egendefinert produktgruppe Gir anledning til å opprette egendefinerte produktgrupper som kan legges inn i Global produktinformasjon. Svarteliste Her kan man lage en svarteliste over R- og H/EUH-setninger, CAS-nr., EC-nr. og Indeksnummer for å få en oversikt over datablad som inneholder disse. CAS-nr., EC-nr. og Indeksnummer sjekkes også mot komponentene i sikkerhetsdatabladet. Funksjonen blir aktivert i Risikovurderingen etter at man har registrert eventuelle R-/H/EUHsetninger. Datablad som inneholder disse setningene vil vises i fanen Regelverk for den enkelte lokasjon. For å vise svartelistede produkter for hele virksomheten velges fanen Regelverk under visningen Informasjon (se denne). 20 Målinger Det er mulig å registrere målinger av forurensningene i arbeidsatmosfæren i systemet. Velg Registrer ny måling i Administrasjonsmenyen for følgende bilde: Trykk for å opprette homogen gruppe. For å opprette flere homogene grupper i lokasjonen må man velge fanen Lokasjon i det øverste bilde. Klikk tittellinjen og velg Opprett/rediger homogene grupper. i 15

Dersom homogen gruppe er opprettet velges igjen Registrer ny måling i Administrasjonsmenyen for følgende bilde: Når man velger Homogen gruppe vises det automatisk hvor mange personer og hvor mange målinger det skal foretas. Når man velger Komponent vises komponentens adm.norm automatisk. Dersom bedriften har fastsatt en strengere adm.norm kan denne legges inn i Egendefinert norm. Når måleresultatet er lagt inn og bekreftet, vises resultatet under fanen Målinger med når neste måling skal foretas, eventuelt om tiltak må iverksettes: Hva som er foretatt av målinger i den enkelte lokasjon vises ved å velge Målinger produkter eller Målinger - komponenter i visningsalternativene for produktene i den enkelte lokasjon. 21 Arbeidsplassbeskrivelse Arbeidsplassbeskrivelsen opprettes for et bestemt kjemikalie i en bestemt lokasjon. Klikk på Kjemikaliets navn i lokasjonen for følgende bilde: Dersom arbeidsplassbeskrivelse er opprettet, vil Sikkerhetsdatabladet vises, og Arbeidsplassbeskrivelsen er lagt til i enden av databladet. For å redigere arbeidsplassbeskrivelse, klikk i tittellinjen og velg Rediger arbeidsplassbeskrivelse. 16

22 Produktinformasjon Klikk utfor aktuelt kjemikalie (se illustrasjon under Risikovurdering) for å redigere Produktinformasjon, og velg Rediger produktinformasjon for følgende bilde: Produktinformasjonen er delt opp i Lokal produktinformasjon som gjelder informasjonen knyttet til produktet i lokasjonen, og Global produktinformasjonen som gjelder generell informasjon om produktet i virksomheten. Synonymer Under fanen Synonymer kan man legge inn egne synonymer for kjemikaliet. Disse synonymer vil vises i Produktinformasjonen, og de vil være søkbare under Kjemikaliets navn i Lokalt søk. Regelverk Under fanen Regelverk kan man velge regelverk som er knyttet til produktet. Vise Produktinformasjon Klikk på kjemikalienavnet og fanen Produktinformasjon i bildet som vises i feltet nedenfor. Ved å klikke på i i tittellinjen får en anledning til å redigere produktinformasjonen, risikovurderingen og knytte opp dokumenter mot produket. 23 ADR/RID Klikk på Kjemikaliets navn i lokasjonen for å få frem følgende bilde: Velg språk og Bekreft for å åpne det nye standarddokumentet i ønsket språk. Dokumentet skal benyttes i det språk sjåføren forstår. 24 Etiketter Etikett-modulen vises som fane når man klikker på kjemikalienavnet i en lokasjon. Etikett på papirskriver Her kan man velge mellom 4 forskjellige etikett-størrelser eller etikett på rull. For å opprette egendefinert mal for etikett klikk på i tittellinjen og velg Legg til mal for etikett. Med egendefinert mal kan man tilpasse marger og avstanden mellom etikettene til den lokale skriver. Dessuten kan man velge størrelsen på teksten og faresymbolene. 17

Etikett på termoskriver Etikett på termoskriver betinger at man har en termoskriver. Etikettene er tilpasset utskrift på Brady-skriver. Velg dette i Hovedadministrasjonsmenyen Innstillinger fanen Annet. Det ligger inne 3 etikettstørrelser med plass til inntil 4 farepiktogrammer. GTIN-nummeret vises dersom det er lagt inn i sikkerhetsdatabladet. Dersom databladet finnes i flere språk, kan man velge om det skal vises flere språk på samme etikett. Ved å bekrefte valgene vises følgende bilde: Ved å klikke på et element får man opp en grønn boks. Da kan elementet flyttes rundt. Ved å høyreklikke i elementet får man opp en redigeringsboks der man kan endre høyden og bredden på teksten, skråstille den, dreie den og endre skrifttype og størrelse. Det er også mulig å endre teksten. QR-kode Her kan man velge mellom 3 størrelser på QR-etiketten. Når dette er valgt, får man følgende bilde: Ved å velge felt kun fra Lokasjonsinfo vises dette og liste over alle datablad og verneblad i lokasjonen. Tar man med felt fra Produktinformasjon vises kun dette databladet og tilhørende verneblad. 18

Velg Forhåndsvisning nederst til venstre for å se resultatet. 25 Dokumenter Det kan knyttes opp dokumenter mot det enkelte Sikkerhetsdatablad. Først må det opprettes en Dokumentbetegnelse under Firmainnstillinger (se denne) i Hovedadministrasjonsmenyen. Selve dokumentet knyttes opp via Administrasjonsmenyen for Produktinformasjonen Vis dokumenter. I det neste bildet klikker man på i tittellinjen og Rediger tilknyttede dokumenter for å knytte et dokument opp mot Sikkerhetsdatabladet. Tilknyttede dokumenter vil være tilgjengelige for Sikkerhetsdatabladet i alle lokasjoner det er registret. 19

26 Struktur II I tillegg til den eksisterende lokasjonsstrukturen Struktur I - er det mulig å bygge opp en alternativ lokasjonsstruktur Struktur II. I denne strukturen kan flere lokasjoner fra Struktur I slås sammen til en lokasjon. Dette kan blant annet være aktuelt ved opprettelse av Risikovurdering og Beredskapsbeskrivelse (se disse). Lokasjoner til Struktur II opprettes ved å klikke Lokasjoner i Hovedadministrasjonsmenyen og velge fanen Struktur II i bildet som vises i feltet nederst til høyre. Det kan ikke legges produkter til lokasjoner i Struktur II. Produktene vises i Struktur II ved at lokasjoner i Struktur I kobles til lokasjoner i Struktur II: Klikk i tittellinjen og velg Rediger lokasjon. I bildet som vises i feltet under velges det fra nedtrekkslisten for Koble til Struktur II hvilken lokasjon det skal kobles til. Flere lokasjoner i Struktur I kan kobles til samme lokasjon i Struktur II, men en lokasjon i Struktur I kan ikke kobles til flere lokasjoner i Struktur II. Endringer i produktregistreringen i en lokasjon i Struktur I vil automatisk vises i Struktur II. 27 Beredskapsbeskrivelse Beredskapsbeskrivelsen gir tilgang til å beskrive tiltak ved forskjellige beredskapssituasjoner. Beredskapsbeskrivelsen kan blant annet settes opp utenfor lokasjonen som informasjon til innsatspersonell. Beredskapsbeskrivelse opprettes ved å velge fanen Lokasjon og klikke utfor Beredskapsbeskrivelse nederst i bildet. Bredskapsbeskrivelsen vises ved å trykke på teksten Beredskapsbeskrivelse. Beredskapsrapport viser mengden av de forskjellige farekategoriene som er registrert i lokasjonen. Produkter det ikke er registrert mengde for, vil ikke vises. Denne visningen er kun tilgjengelig for brukere med Systemadministratorlisens. Struktur II alternativ lokasjonsstruktur I forbindelse med opprettelsen av Beredskapsbeskrivelse kan det være hensiktsmessig å bygge opp en ny lokasjonsstruktur Struktur II (se denne) - der for eksempel flere lokasjoner kan slås sammen til en. Dersom man ikke ønsker å opprette en ny lokasjonsstruktur, kan Beredskapsbeskrivelsen knyttes til eksisterende lokasjonsstruktur. Opprette Beredskapsbeskrivelse For å kunne opprette Beredskapsbeskrivelse må det først registreres hvem som er Romansvarlig/Verneombud/Ansvarlig enhet for den enkelte lokasjon. Klikk på Brukere i Hovedadministrasjonsmenyen og velg fanen Roller: 20

Klikk i tittellinjen for å opprette ny rolle. Klikk utfor aktuell rolle for redigere eller slette rolle. Rollen vil være tilgjengelig i valgt lokasjon og dennes underlokasjoner. Beredskapskategori Beredskapskategorien for det enkelte produkt opprettes/redigeres ved å klikke utfor produktet i en lokasjon og velge Opprett/rediger beredskapskategori. Beredskapskategorien for dette produktet vil da være opprettet/redigert for alle lokasjoner det finnes i. De ferdigdefinerte beredskapskategoriene følger ADR-merkingen. Egendefinerte beredskapssymbol opprettes under Firmainnstillinger i Hovedadministrasjonsmenyen. Velg fanen Beredskap, klikk beredskapssymbol. tittellinjen og velg Legg til Artikkel (Gruppe 4) datablad For å kunne registrere andre produkter enn kjemikalier i forbindelse med Beredskapsbeskrivelsen, kan det opprettes et Gruppe 4 datablad i ECO Local Publisher. Se ovenfor for å opprette beredskapskategorier for disse produktene. 28 Eksponering (ECO Exposure) Arbeidsgiver er pliktig til å føre et register over arbeidstakere som blir eksponert for farlige kjemikalier. Opplysninger om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i minst 60 år etter at eksponeringen er avsluttet. ECO Exposure gir arbeidsgiver mulighet for å føre et register over arbeidstakere som, ut fra opplysningene i Sikkerhetsdatabladet, er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, samt arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. ECO Exposure kan også benyttes til å registrere eksponeringer av biologiske faktorer (bakterier, virus, sopp m.m.) asbest, ioniserende stråling og farlige kjemikalier knyttet til bergverksarbeide. Når skal det registreres eksponeringer? Dersom det, etter at det er foretatt risikovurdering av et produkt, vises ikonet etter produktet i produktoversikten, skal det registreres eksponeringsinformasjon for arbeidstakere som eksponeres for produktet. Rettigheter til å jobbe med eksponeringer For å kunne jobbe med eksponeringer må det opprettes brukere med slike rettigheter, enten ved at det opprettes nye brukere, eller at bruker-informasjonen for allerede eksisterende brukere redigeres. 21