Hvordan jobbe med nye søknader i HR Manager Talent Recruiter Hanne Bråthen
Innhold Hvordan jobbe med nye søknader.... 1 Prosjektoversikt... 1 Hvordan jobbe med mottatte søknader... 3 Kandidatlisten... 3 Kandidatprofil... 3 Screening... 4 Notater... 4 Kommunikasjon... 4 Søknader... 5 Kalenderavtaler... 5 Verktøyboksen... Error! Bookmark not defined. Filtrere kandidatlisten... 8 Verktøyboks... Error! Bookmark not defined. E-postmaler... 5 Endre status... 7 Kandidatdatabase... Error! Bookmark not defined. Ansettelse... 8 Hvordan jobbe med nye søknader. Prosjektoversikt Den første siden i systemet er en prosjektoversikt. Denne siden viser en liste over alle dine rekrutteringsprosjekt som du har tilgang til å se. For å se mottatte søknader (kandidater), kan du klikke på prosjektnavnet. Side 1 av 9
Avhengig av hvilken tilgang du har i systemet så kan det variere hvilke moduler du ser i menyen til venstre. Om du vil gå tilbake til prosjektoversikten fra en annen side i systemet, klikk på knappen Hjem øverst til venstre i menyen. Oversikten har følgende kolonner (overskrifter): ID: Alle prosjekter får en unik prosjekt ID Prosjektnavn: dette er navnet på stillingen. Du klikker på prosjektnavnet for å komme inn i kandidatlisten og se på søkerne som har kommet inn. Avdeling: hvilken avdeling prosjektet er opprettet i Prosjektleder: Dette er det samme som Leder i ansettelseskomite og dette er hvem som har opprettet prosjektet. Etablert: Datoen prosjektet ble opprettet. Søknadsfrist: prosjektets søknadsfrist som er satt. Antall søkere: antall søkere i prosjektet. Tallet som står i parentes (1) er antall nye søkere som er kommet inn siden du logget inn sist. Status: Dette er statuser som inngår i arbeidsflyt, der du kan se hvor mange kandidater som har ulike statuser i systemet og få en oversikt over hvor i prosessen kandidaten har kommet. Statusene har 4 farger: o Sort: Det er ingen kandidater i prosjektet o Rød: Det har kommet inn kandidater, men kandidatene har status «Søknadsmottak» og arbeidet med kandidatene er ikke påbegynt. o Gult: en eller flere kandidater har endret status fra «søknadsmottak» og gått videre i rekrutteringsprosessen. o Grønn: En eller flere kandidater har blitt ansatt. Side 2 av 9
Publisert: Her kan du se om en annonse er publisert eller avpublisert, og ved å holde musepeker over kan du se hvilke medier annonsen er publisert til. Hvordan jobbe med mottatte søknader Etter at du har klikket på navnet på et prosjekt i prosjektoversikten, kommer du inn i kandidatlisten. Her ser du en liste over alle kandidatene som har søkt denne stillingen. Kandidatlisten Her er oversikten over alle søkerne til stillingen. Du kan klikke på kolonnene for å sortere kandidaten, etter f.eks. Etternavn. Klikker du to ganger på kolonnen endrer du sorteringen. Det finnes et antall ikoner som vises automatisk på kandidaten. Dette er søknadsteksten til kandidaten og du kan enten holde musepekeren over ikonet for å lese teksten, eller klikke på ikonet for å åpne brevet. CV ikonet. Klikk på ikonet for å åpne dokumentet Dette ikonet indikerer at kandidaten har søkt flere stillinger i DSB. Hold musepekeren over for å se hvilke stillinger. Dette betyr at søkeren er intern Kandidatprofil For å se kandidatens søknader må du klikke på kandidatens Fornavn eller Etternavn i kandidatlisten. Da kommer du inn i profilen til den valgte kandidaten. Her har du en del fanekort du kan klikke på for å få frem informasjon om kandidaten. Avhengig av hvilken rolle du har i systemet så kan du se opp til Side 3 av 9
7 fanekort. Personalia: Dette gjenspeiler det kandidaten fylte inn i søknadsskjema. Her kan du gjøre endringer om ønskelig, og du kan bla. legge ikoner osv. Om en kandidat har blitt ansatt, krysser du av i ruten Ansatt. All informasjon som er fylt ut her kan du søke etter i kandidatdatabasen, ved et senere tidspunkt. CV/Vedlegg: Her finner du dokumenter kandidaten har lastet opp i søknadsskjema. Søknadstekst: Dette er søknadsteksten eller et vedlagt dokument. Notater: her kan du skrive inn notater om kandidaten. Om du har skrevet et notat om kandidaten, vises dette som et ikon i kandidatlisten. Det siste notatet kan du lese i kandidatlisten ved å sette musepekeren over ikonet. Kommunikasjon: Her er alle e-poster som er sendt til og fra kandidaten. Søknader: Informasjon om hvilke søknader kandidater har gjort tidligere Kalenderavtale: her kan du se hvilke avtaler som er booket med kandidaten. Screening Her vil dere se screeningresultat hvis dette er koblet til søknadsskjema. Notater Du kan legge til notat som vil vises i kandidatlisten. Her kan dere enten hente et skjema som er opprettet eller dere kan skrive inn teksten i tekstfeltet til høyre og klikke Lagre. Alle notater som er opprettet blir lagret på hver enkelt kandidat. Kommunikasjon Her vil dere finne alle e-poster som er sendt til kandidaten, samt svar som er sendt tilbake fra kandidaten. Side 4 av 9
Søknader Her vil dere finne alle tidligere stilinger som kandidaten har søkt i bedriften. Kalenderavtaler Om det er gjort avtaler, slik som intervju, samtaler eller andre møter, vil dere finne dette her. Behandle kandidater Som en del av søknadsbehandlingen kan dere gjøre en del handlinger kandidatene. Dette gjør du ved å klikke på tannhjulet til venstre for kandidaten i listen og velger det du ønsker å gjøre. Fra tannhjulet kan du bla: Legge til notat: Dette vises på kandidaten i kandidatlisten Legg til ikon: Du kan legge til et eller flere ikoner som vises i kandidatlisten. Ikonet vises i kandidatlisten. Legg til rangering: Du kan legge til en rangering som vises i kolonnen Rangering. Legge til status: Dette er en status som viser hvilken status kandidaten innehar i rekrutteringsprosessen. Dette vises under kolonnen Status. Det er mulig å endre statusen manuelt her. Kandidatinformasjon: Her kan du finne snarveier til de ulike fanekortene i kandidatprofilen. E-postmaler Disse finner du lengst nede til høyre i kandidatlisten. Her kan du sende standardiserte e-postmaler til en eller flere kandidater. Du kan til og med velge om du ønsker å sende e-posten ved et senere tidspunkt. Velger du å sende e-post til flere kandidater samtidig, kommer de ikke til å se øvrige e-postadresser du har sendt e-posten til. Når du sender en e-postmal endres statusen på kandidaten automatisk til den status som e- postmalen er koblet til. Se kolonnen Status i kandidatlisten. Du vil alltid få en forhåndsvisning av eposten før den sendes. Side 5 av 9
Notèr at e-postmalen Takk for søknaden (Auto) sendes automatisk til alle kandidater etter at de har sendt inn søknaden. Verktøyboksen Avhengig av din brukerrolle så kan du utføre en del handlinger fra Verktøyboksen. Send e-post til kandidater: Du kan her sende en direktemail utenom e-postmalene som er til venstre i kandidatlisten. Skriv ut kandidatinfo: Du kan her skrive ut en del dokumenter fra kandidaten. bla. CV, søknader, andre vedlegg, personalia. Eksporter kandidatliste: Du kan gjøre en eksport av kandidatlisten til Excel, pdf Send kandidatinfo pr.e-post: Du kan sende kandidatdokumenter, bla. CV, søknader til en ønsket mottaker. Om du ønsker å utføre noen av handlingene i verktøyboksen, må du krysse av i ruten til venstre for kandidaten(e) før du utfører ønsket handling. Avhengig av hvilken brukerrolle du har så er det ikke sikkert du har tilgang til alle valgene i Verktøyboksen. Side 6 av 9
Endre status og/eller status på flere kandidater samtidig. Om du ønsker å endre status og/eller rangering på flere kandidater samtidig kan du gjøre det. Denne muligheten finner du nede til høyre under e-postmaler. Her kan du: - Endre status manuelt på flere kandidater samtidig (avslag søknad, innbydelse til intervju osv) - Endre rangering manuelt på flere kandidater samtidig. Informasjonen for status vises i kolonnene i kandidatlisten. Når du endrer status manuelt i nedtrekkslisten på kandidaten, sendes ingen e-postmal til kandidaten. Ønsker du å sende en e- postmal til kandidaten, må du gjøre dette manuelt ved å markere kandidaten og trykk Rediger og Send på e-postmalen du vil sende. Statusendringen vises kun internt i systemet og endres i kolonnen Status. Kandidater som har fått avslag Alle søkere som har fått avslag skjules fra kandidatlisten, og for å få dem frem så setter du en hake i boksen «Vis kandidater som har fått avslag» Side 7 av 9
Filtrere kandidatlisten Du kan filtrere kandidatlisten slik at den viser kun de kandidatene som oppfyller visse kriterier. For å definere hvilke kriterier, klikk på knappen Filtrer kandidatliste, som vises under kandidatlisten. Du blir da inn i kandidatdatabasen for dette prosjektet. Eksempler på søkekriterier: alle kandidater mellom 25-35 år som har utdannelse innenfor området økonomi. Ansettelse Når dere har funnet en eller flere av kandidatene som dere ønsker å gå videre med i ansettelsesprosess så kan dere markere en eller flere kandidater som ansatt. Det gjøres ved å bruke statusen «Tilbud akseptert». Fra tannhjulet i kandidatlisten, velg Legg til status Ansettelse Tilbud akseptert. Side 8 av 9
Når et prosjekt er avsluttet Når en kandidat har akseptert et tilbud og øvrige kandidater har fått svar, er prosjektet avsluttet. Da kan du deaktivere prosjektet slik at de havner under Inaktive prosjekter. Dette gjør du under innstilinger for et prosjekt fra prosjekslisten. For å komme fra kandidatlisten og tilbake til prosjektlisten, klikk på Hjem fra menyen til venstre. Klikk på hjulet til venstre, velg Aktiver/deaktiver prosjekt - Deaktiver NB! Det er ikke mulig å deaktivere et prosjekt som er publisert, dvs. knappen Publisert er grønn! Side 9 av 9