Helse Sør-Øst RHF Postboks 404 2303 Hamar Telefon: 02411 Telefaks: 62 58 55 01 postmottak@helse-sorost.no Org.nr. 991 324 968 Sykehuset Telemark HF Ulefossveien 3710 Skien Vår referanse: Deres referanse: 12/01141-44 Saksbehandler: Jostein F. Jensen, +47 909 72 605 Dato: 30.04.2013 Årlig melding 2012 Sykehuset Telemark HF - innhenting av tilleggsopplysninger i forbindelse med godkjenning Det vises til årlig melding 2012 fra Sykehuset Telemark HF. Den årlige å meldingen er godkjent i helseforetakets styre og oversendt Helse Sør-Øst RHF innen fristen 1. mars 2013 i henhold til krav i oppdrag og bestilling 2012. I henhold til vedtekter for Sykehuset Telemark HF 6 skal det avholdes foretaksmøte innen utgangenn av juni måned hvert år for behandling av årsregnskap, årsberetning og årlig melding. I dette møtet blir den årlige meldingen endelig godkjent. Meldingen er gjennomgått i Helse Sør-Øst RHF og vurdert opp mot m de krav som er stilt til helseforetaket gjennom oppdrag og bestilling 2012. Det konkluderes med at godkjenning av den årlige meldingen er avhengig av at helseforetaket gir noen tilleggsopplysningerr i form av at nedenstående tilleggsspørsmål besvares. Tilleggsspørsmål til Sykehuset Telemark HF Med bakgrunn i Helse Sør-Øst RHFs vurdering av årlig melding 20122 fra Sykehuset Telemark HF, bes det om at helseforetaket gir kortfattede utfyllende/supplerende opplysninger om oppfølgingen av nedenstående målkrav forr 2012 (utdrag fra rapporteringen i årlig melding er tatt inn under hvert punkt). 1. Det fremkommer i årlig melding at helseforetaket styre i 2012 ikke i er forelagt en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket. Med bakgrunn i at dette er et viktig tiltak for f å sikre god styring og intern kontroll av virksomheten, ser Helse Sør-Øst RHF alvorlig på at dettee styringskravet ikke er oppfylt. Dett bes om en mer utfyllende redegjørelse for hvordan helseforetaket skal sikre at dette kravet uten unntak imøtekommes i 2013 og videre fremover. Minimum én gang per årr skal styret ha en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetakett med hensyn til risikovurdering, oppfølging avv internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionenn av privateide sykehus, etter avtale med Helse Sør-Øst RHF.
Dette er ikke utført i 2012, men planlegges for 2013. 2. I årlig melding angir helseforetaket at alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etterog videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, og ikke av legemiddelindustrien. Det anføres videre at ordinære spesialiseringsløp for leger og psykologer ikke betraktes som etter- og videreutdanning, og at dekning av slike kostnader følger av reguleringer i overenskomster. Med bakgrunn i dette bes helseforetaket klargjøre om det eventuelt finnes andre leverandører enn legemiddelindustrien som dekker utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning ved helseforetaket. Tilsvarende om utgifter til reise og opphold ved leger og psykologers etter- og videreutdanning dekkes av legemiddelindustrien eller andre leverandører. Helseforetaket skal sørge for at ansatte til enhver tid får tilstrekkelig opplæring til å sikre et kvalitativt godt og faglig forsvarlig tjenestetilbud. Alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, jf. Helse Sør-Østs etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt, pkt. 7.4. Unntak skal ikke lenger forekomme. Foretaket følger HSØs etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt. Alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, og ikke av legemiddelindustrien. Ordinære spesialiseringsløp for leger og psykologer er ikke etter- og videreutdanning, og dekning av slike kostnader følger av reguleringer i overenskomster. 3. I forhold til å redusere uønsket deltid ved helseforetaket beskrives hovedsakelig tiltak for å gi fast ansatte midlertidige tilsettingsforhold i tillegg til den faste stillingsbrøken. Det bes om en kortfattet tilbakemelding i forhold til helseforetakets arbeid for å redusere bruk av deltid. Helseforetaket skal videreføre det systematiske arbeidet for å redusere andelen deltidsansatte i tråd med foretakets vedtatte handlingsplan. Dette forutsetter at foretaket har hensiktsmessige prosedyrer i forhold til fortrinnsrett samt at permisjonsreglement og permisjonspraksis ikke medfører unødige deltidsstillinger. For øvrig må det arbeides aktivt med planlagte tiltak tilpasset de lokale årsaks bilder og forutsetninger. I februar mars 2012 ble det gjennomført kartlegging blant deltidsansatte for å identifisere alle med uønsket og ønsket deltid. Oversikter over personell med uønsket deltid er overført til de respektive linjeledere for videre oppfølging. I tillegg har vårt eget Vikarsenter fått disse oversiktene, slik at ansatte med uønsket deltid kan få tilbud om vikaroppdrag for å øke stillingsbrøken. Det er fremdeles store utfordringer for å nå dette målet. Foretaket har egne prosedyrer som ivaretar håndtering av fortrinnsrett og permisjon. Linjeledere har ansvar for å påse at permisjoner ikke forsterker deltidsutfordringen. 4. Felles nasjonal rapporteringsmatrise er innarbeidet i Helse Sør-Øst RHFs rapporteringspakke som skal benyttes av helseforetakene. Tilbakemeldingen i årlig melding kan oppfattes som at helseforetaket ikke rapporterer månedlig på disse parametrene som forutsatt. Det bes om en avklaring av dette. Foretaket skal dokumentere det løpende arbeidet ved månedlig rapportering basert på den felles nasjonale rapporteringsmatrise og de nye regionale rapporteringsrutiner som ble etablert i 2011. HSØ har ikke etablert rutiner for å følge opp felles nasjonale rapporteringsmatrise og de nye regionale rapporteringsrutiner, som ble etablert i 2011. Det er ikke forespurt månedlig rapportering på redusert bruk av deltid i 2012. Side 2 av 3
Det bes om at helseforetaket gir kortfattede besvarelser av tilleggsspørsmålene til Helse Sør-Øst RHF seinest 22. mai 2012. Vi ber om at svaret sendes på e-post til postmottak@helse-sosost.no. I foretaksmøtet i juni 2013 vil Helse Sør-Øst RHF godkjenne årlig melding, inkludert tilleggsopplysningene. Protokoll fra foretaksmøtet vil inneholde kommentarer og presiseringer fra Helse Sør-Øst RHF i forhold til helseforetakets arbeid med oppdragene for 2012. Med vennlig hilsen Helse Sør-Øst RHF Tore Robertsen direktør styre- og eieroppfølging Side 3 av 3
Direktøren Helse Sør-Øst RHF Postboks 404 2303 Hamar postmottak@helse-sosost.no Postadresse: Sentralbord: 35 00 35 00 Direkte linje: 35 00 32 14 Telefaks: 35 00 36 40 E-post: postmottak@sthf.no Deres ref.: 12/01141-44 Vår ref.: 2012/1929 Dato: 21. mai 2013 Årlig melding 2012 Sykehuset Telemark HF tilleggsopplysninger i forbindelse med godkjenning Sykehuset Telemark HF viser til Deres brev av 30. april 2013, hvor Helse Sør-Øst har gjennomgått den årlige meldingen og vurdert denne opp mot de krav som er stilt til helseforetaket gjennom oppdrag og bestilling 2012. I forbindelsen med gjennomgang av årlig melding har Helse Sør-Øst bedt om tilleggsopplysninger i form av besvarelse av fire tilleggsspørsmål, som Sykehuset Telemark HF har besvart nedenfor; 1. Det fremkommer i årlig melding at helseforetaket styre i 2012 ikke er forelagt en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket. Med bakgrunn i at dette er et viktig tiltak for å sikre god styring og intern kontroll av virksomheten, ser Helse Sør-Øst RHF alvorlig på at dette styringskravet ikke er oppfylt. Det bes om en mer utfyllende redegjørelse for hvordan helseforetaket skal sikre at dette kravet uten unntak imøtekommes i 2013 og videre fremover. Tilsyn og revisjoner er en viktig bærebjelke i sykehusets systematiske forbedringsarbeid og risikovurdering og det nedlegges et betydelig arbeid i forberedelser, gjennomføring og oppfølging av disse. Resultater av og tiltak etter eksterne tilsyn og revisjoner fremlegges og følges opp halvårlig av styret. Interne revisjoner følges opp tilsvarende, men en gang per år. Risikovurdering fremlegges for styret etter hvert tertial. Ledelsens gjennomgang (LGG) skal forelegges styret i Sykehuset Telemark HF minimum én årlig, første gang i 2013. Direktøren, i samarbeid med klinikksjefene og øvrig sykehusledelse skal risikovurdere status vedr. Oppdrag og bestilling 2013, herunder klinikksjefenes lederavtaler, i den hensikt å etablere tiltak for å sikre at oppdraget blir gjennomført. Det vil bli foretatt en vurdering av eksterne og interne tilsyn og omdømme, avvikssystemet og eventuelt andre forhold som utgjør en del av risikobildet. Handlingsplaner knyttet til de risikoområder som avdekkes vil utarbeides og følges opp. Ledelsens gjennomgang er en gjennomgang av den totale virksomheten og skal foretas på alle ledelsesnivåer i foretaket for å sikre at det er etablert tilstrekkelige systemer for god virksomhetsstyring. Det er et kontinuerlig arbeid å implementere styringssystemene og oppnå effekt av iverksatte korrigerende og forebyggende Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen
tiltak i hele virksomheten. Oppdateringer av risikobildet vil skje i månedlige dialogmøter med administrerende direktør og klinikksjefer og i månedlig møte med øvrig sykehusledelse. Tilsvarende vil oppdatering i den enkelte klinikk foretas månedlig i dialogmøter med klinikksjef og seksjonsledere og seksjonsledere og enhetsledere. LGG skal synliggjøre overfor styret de områder som på foretaksnivå vurderes å kreve særskilt oppfølging for å redusere risiko og/eller konsekvens. Det vil i tillegg bli gitt en gjennomgang av status på en del utvalgte områder. 2. I årlig melding angir helseforetaket at alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etterog videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, og ikke av legemiddelindustrien. Det anføres videre at ordinære spesialiseringsløp for leger og psykologer ikke betraktes som etter- og videreutdanning, og at dekning av slike kostnader følger av reguleringer i overenskomster. Med bakgrunn i dette bes helseforetaket klargjøre om det eventuelt finnes andre leverandører enn legemiddelindustrien som dekker utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning ved helseforetaket. Tilsvarende om utgifter til reise og opphold ved leger og psykologers etter- og videreutdanning dekkes av legemiddelindustrien eller andre leverandører. Foretaket følger HSØs etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt. Alle utgifter til reise og opphold i forbindelse med etter- og videreutdanning dekkes av arbeidsgiver eller de nasjonale utdanningsfond, og ikke av legemiddelindustrien. Ordinære spesialiseringsløp for leger og psykologer er ikke etter- og videreutdanning, og dekning av slike kostnader følger av reguleringer i overenskomster, og dermed dekkes dette enten av foretaket eller av den enkelte faggruppes fagorganisasjon. Verken legemiddelindustrien eller andre leverandører dekker utgifter til reise og opphold eller kursavgift ved videre og etterutdanning. 3. I forhold til å redusere uønsket deltid ved helseforetaket beskrives hovedsakelig tiltak for å gi fast ansatte midlertidige tilsettingsforhold i tillegg til den faste stillingsbrøken. Det bes om en kortfattet tilbakemelding i forhold til helseforetakets arbeid for å redusere bruk av deltid. I februar mars 2012 ble det gjennomført kartlegging blant deltidsansatte for å identifisere alle med uønsket og ønsket deltid. Oversikter over personell med uønsket deltid er overført til de respektive linjeledere for videre oppfølging. STHF har opprettet mulighet i Personalportalen for at ansatte som ønsker større stillingsbrøk kan registrere seg. Den enkelt ansatte må sørge for at opplysningene er à jour. Det er et linjeansvar å følge opp egne ansatte med rapportert uønsket deltid. Det er derfor linjelederne som primært sørger for å tilby egne ansatte (fast ansatte eller midlertidig ansatte) med uønsket deltid en høyere stillingsprosent. I tillegg har vårt eget Vikarsenter fått disse oversiktene. Her kan ansatte med uønsket deltid få tilbud om vikaroppdrag for å øke stillingsbrøken. Dermed får ansatte med uønsket deltid tilbud om økt stillingsbrøk, fast eller midlertidig. Dette betyr at mange blir ansatt som fast ansatt intern vikar (altså fast stilling). Dette bidrar til at personer med uønsket deltid får høyere stillingsprosent. Det har vært jevnlig dialogmøter med sykehusets tillitsvalgte for å høyne stillingsprosenten. Foretaket har egne prosedyrer som ivaretar håndtering av fortrinnsrett og permisjon. Linjeledere har ansvar for å påse at permisjoner ikke forsterker deltidsutfordringen. 4. Felles nasjonal rapporteringsmatrise er innarbeidet i Helse Sør-Øst RHFs rapporteringspakke som skal benyttes av helseforetakene. Tilbakemeldingen i årlig melding kan oppfattes som at Side 2 av 3
helseforetaket ikke rapporterer månedlig på disse parameterne som forutsatt. Det bes om en avklaring av dette. Sykehuset Telemark HF vil presisere at felles nasjonal rapporteringsmatrise, som er innarbeidet i Helse Sør-Øst RHFs rapporteringspakke benyttes av helseforetaket. Foretaket fyller hver måned ut parameterne i rapporteringspakken, som rapporteres til Helse Sør-Øst innen gjeldende frist. Samtidig med innsendelse av utfylt rapporteringspakke sendes også overordnede kommentarer. Dagen etter innsendelse av rapporteringspakken, den 8 virkedag, sender helseforetaket utfyllende kommentarer i henhold til månedlig rapporteringsmal til Helse Sør-Øst. I tillegg til månedlig rapportering foretas det tertialrapportering av noen normtall samt risikovurdering. Med vennlig hilsen Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Elektronisk kopi per e-post sendes til: Jostein Jensen, spesialrådgiver, Helse Sør-Øst RHF Tom Jørgensen, styreleder Sykehuset Telemark HF Side 3 av 3