Ordinært årsmøte 2019 Tid: 18. mars 2019, klokken 18.00 Sted: Registrering fra 17.30 Kolben Kulturhus Strandliveien 1, Kolbotn
INNKALLING TIL ORDINÆRT ÅRSMØTE I BOLIGSAMEIET KOLBOTN HAGE Tid: 18. mars 2019, kl. 18.00 Registrering fra 17.30 Sted: Kolben Kulturhus Strandliveien 1, Kolbotn Konstituering Registrering av møtedeltakere og godkjenning av fullmakter Valg av møteleder og møtereferent Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av 1 sameier til å underskrive protokollen sammen med møteleder Følgende saker skal behandles 1. Styrets rapport for 2018 2. Årsregnskap og revisjonsberetning for 2018 3. Fastsettelse av styrets honorar for 2018 4. Budsjett 2019 5. Valg Oslo, 08.03.19 for styret i Boligsameiet Kolbotn Hage Marius Rise Forretningsfører ENQVIST EIENDOMSDRIFT AS Vedlegg: Årsrapport for 2018... side 2-4 Årsregnskap 2018 og budsjett 2019... side 5-10 Revisjonsberetning 2018... side 11-12 Vedlegg til sak 5... side 13 Fullmaktsskjema vedlegges ved utsendelse av innkalling. 1
STYRETS ÅRSRAPPORT FOR 2018 1. STYRET Styret har i perioden bestått av: Styreleder: Erik Enger valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Tron Nystad valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Torunn Fridell valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Arnljot Flaate valgt for 1 år til 2019 Styremedlem: Terez Hollo-Klausen valgt for 1 år til 2019 Varamedlem: Marilyn Håland valgt for 2 år til 2020 Varamedlem: John Erik Tønnessen valgt for 2 år til 2020 Styremedlemmer og varamedlemmer er valgt på konstituerende årsmøte avholdt 4. desember 2017. Tjenestetiden første året varer til ordinært årsmøte 2019. 2. GENERELT OM SAMEIET Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i samsvar med kontrakt utført av Enqvist Eiendomsdrift AS. Vår kontaktperson hos forretningsfører er Marius Rise. Sameiets revisor er HCA Revisjon AS. Eiendommen Boligsameiet Kolbotn Hage er et registrert boligsameie i Oppegård Kommune. Ifølge innsendt oppdelingsbegjæring består sameiet av 121 boligseksjoner. Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av eierseksjonsloven og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til beste for seksjonseierne. Selskapet eier tomten, gnr 40, bnr 269 i Oppegård Kommune. Forsikring Bygningsmassen er fullverdiforsikret i Gjensidige Forsikring med forsikringsnr. 87559523. Den enkelte seksjonseier må ha egen hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis selskapets forsikring skal benyttes, må seksjonseier straks melde skaden til Gjensidige på tlf. 03100 og til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved Kgl.res. 6 desember 1996 med virkning fra 1 januar 1997. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollvirksomhet. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved byggeanleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt slik tolkning. Boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre 2
eier, og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. Brannsikringsutstyr I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokkingsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Det er installert røykvarslere (minst to i hver leilighet) samt sprinklerhoder i hvert rom. Alle leiligheter er utstyrt med brannslokkingsapparat (pulverapparat). Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er til stede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, må eier sørge for at det byttes omgående. Ligningsoppgave for 2018 Oppgave over pliktig andel av sameiets inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld i henhold til den enkelte sameierbrøk, ble sendt samtlige seksjonseiere i februar 2019. I selvangivelsen for 2018, må hver enkelt påse at ligningsverdi av bolig er korrekt registrert. Boligens ligningsverdi kan beregnes i Skatteetatens boligkalkulator. 3. EIERSKIFTER Det har vært 13 eierskifter i 2018. 4. STYRETS ARBEID Styret har fra oppstart i 2017 og frem til ordinært årsmøte avholdt totalt 19 styremøter og sendt ut 22 informasjonsskriv samt en rekke meldinger. Varemedlemmene har deltatt på samtlige styremøter og for øvrig tatt aktivt del i styrets arbeid. Styrets arbeid har blant annet omfattet: - Aktiviteter knyttet til planlegging og informasjon i forbindelse med innflytting i 4 bygg - Engasjert vaktmesterselskap som forestår vask av fellesarealer, snøbrøyting, strøing samt vanning mv av plener på uteområder - En rekke befaringer i forbindelse med overtagelse av fellesområder ute og inne - Oppfølging mot entreprenør og utbygger i forbindelse med utbedring av påpekte feil og mangler. Dette arbeidet pågår fortsatt og det gjenstår også arbeider og utbedring av feil og mangler som skal utføres i første halvår 2019 - Gjennomført prosess knyttet til valg av produkter for utvendig solskjerming. - Administrert bestilling og oppsett av skilter til postkasser og dører - Gjennomført prosess knyttet til porttelefoner for å utnytte den teknologi som ligger i dette systemet (blir implementert i mars 2019) - Gjennomført prosess knyttet til klage på vedtak om utbygging av Kolbotn Skole, herunder engasjert advokat til å bistå sameiet - Sammen med naboer stilt oss bak skriv til Oppegård Kommune når det gjelder parkeringsareal, bygghøyder og grønne lunger i vårt nærområde - Gjennomført to ekstraordinære årsmøter med fastsettelse av beboerreglement samt vedtak for anskaffelse av møbler etc. til felles takterrasser og Villa Breskeskjær samt vedtak om ekstra sikringstiltak i boligsameiet - Opprettelse og oppfølging av komiteer for arbeid med Villa Breskeskjær, Sikringstiltak og garasjeanlegg/uteområder - Håndtert et betydelig antall forespørsler fra beboerne - Kontakt og melding av skader til Gjensidige Forsikringsselskap i forbindelse med innbrudd og skader i fellesarealer og leiligheter samt befaring og besiktigelse av skader - Inngått driftsavtaler med en rekke leverandører som gjelder våre tekniske anlegg - Arbeid med opprettelse og introduksjon av nettside 3
- Avholdt 14 kurs med beboerne om brannsikkerhet - Vi har hatt en rekke frivillige som har jobbet med garasjeanlegg, sikringstiltak samt møblering og utrusting av Villa Breskeskjær, herunder med forslag til regler for utleie og prisstruktur for utleie - Styret har satt meget stor pris på det arbeid som har vært utført av alle de som har jobbet i de ulike komiteene. Dette har sikret en god fremdrift i alle prosjekter 5. KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Generelt Resultatregnskapet for 2018 viser et overskudd på kr 1 467 051 mot et budsjettert overskudd på kr 738 7400. For øvrig vises til spesifikasjon i regnskapet og noter. Styret foreslår at årets resultat stort kr 1 467 051 overføres til annen egenkapital. Forutsetningen for fortsatt drift er tilstede, og regnskapet er satt opp under den forutsetning. Restanse andel felleskostnader Ved årsskiftet var det kr 43 421 i restanser på andel felleskostnader. Forskuddsbetalt andel felleskostnader var på kr 109 580. Purring blir foretatt ca. den 20 hver måned og styret har til enhver tid tilgang til oversikt restanser i styreportalen. 6. BUDSJETT 2019 Styret har utarbeidet budsjett for sameiet for 2019 som vedlegges innkallingen. Budsjettet forutsetter ingen endring av andel felleskostnader i 2019. Kabel-TV faktureres i henhold til faktisk kostnad. For nærmere detaljer viser vi til spesifikasjoner i regnskap og noter. *** Oppegård, 7. mars 2019 4
Resultatregnskap Boligsameiet Kolbotn Hage Note Driftsinntekt. og driftskostn. Andel felleskostnader 2a 1 736 191 2 700 000 0 2 700 000 Andre inntekter 2b 2 113 308 2 754 100 0 2 598 300 Sum driftsinntekter 3 849 499 5 454 100 0 5 298 300 Personalkostnader 3 0 136 900 0 342 300 Kommunale avgifter 277 101 864 600 0 500 000 Vedlikehold 4 377 841 935 000 0 1 523 000 Driftskostnader 5 1 288 490 2 237 200 0 2 415 316 Honorarer 6 118 837 165 000 0 205 000 Forsikring 203 026 307 000 0 350 000 Andre kostnader 7 117 387 70 000 0 57 500 Sum driftskostnader 2 382 682 4 715 700 0 5 393 116 Driftsresultat 1 466 817 738 400 0-94 816 Finansinntk. og finanskostn. Finansinntekter 8 341 0 0 0 Finanskostnader 9 107 0 0 0 Netto finansresultat 234 0 0 0 Årets resultat 1 467 051 738 400 0-94 816 Overføringer Overført annen egenkapital 1 467 051 0 0 0 Sum overføringer 1 467 051 0 0 0 5 Boligsam eiet Kolbotn Hage Org.nr. 920552536
Balanse Boligsameiet Kolbotn Hage Note 2018 2017 EIENDELER lnv. ansk. Villa Breskeskjær 10 13 397 0 Sum anleggsmidler 13 397 0 Omløpsmidler Kundefordringer 43 421 0 Andre fordringer 11 422 143 0 Bankinnskudd, kontanter o.l. 1 518 939 0 Sum omløpsmidler 1 984 503 0 Sum eiendeler 1 997 900 0 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Annen egenkapital 1 467 051 0 Sum egenkapital 12 1 467 051 0 Gjeld Kortsiktig gjeld Forskudd fra kunder 109 580 0 Le\ randørgjeld 185 641 0 Påløpte kostnader 13 235 628 0 Sum kortsiktig gjeld 530 849 0 Sum gjeld 530 849 0 Sum egenkapital og gjeld 1 997 900 0 6 Boligsameiet Kolbotn Hage Org.nr. 920552536
Noter til årsregnskapet Note 1 Regnskapsprinsipper Generelt Regnskapet er utarbeidet i overenstemmelse med regnskapsloven og god regnskapsskikk i Norge. Regnskapet bygger på historisk kost-prinsippet. Inntekter er inntektsført når de er opptjent. Kostnader sammenstilles med og kostnadsføres med tilhørende inntekt. Aktiverte driftsmidler avskrives over forventet økonomisk levetid. Regnskapsåret 2018 er sameiets første driftsår og regnskapet gjenspeiler 11 måneders drift. Regnskapet er satt opp basert på fortsatt drift. Vurderingsregler Kortsiktige fordringer/gjeld er vurdert til laveste/høyeste av pålydende og virkelig verdi. Note 2a Andel felleskostnader Ved fordeling av felleskostnader benytter man eierbrøk som er bruttoareal for leilighet multiplisert med 10. For en leilighet med et bruttoareal på 99 kvadratmeter benyttes en eierbrøk på 990. Total eierbrøk utgjør 109 835. Felleskostnader for 2017 er beregnet basert på stipulerte /budsjetterte kostnader. Felleskostnadene fremkommer som følger for en ordinær måned (etter overtagelse av alle leiligheter): - Alle ordinære driftskostnader 224 994 er fordelt etter eierbrøk - Andel renovasjon 18 479 er fordelt etter eierbrøk - Parkering 20 850 er fordelt med 150 per plass - Fjernvarme 109 835 er fordelt etter eierbrøk - Kabel-TV 36 179 er fordelt md 299 på hver - Samlet inntekt per måned 410 337 som faktureres seksjonseierne For 2018 er felleskostnader fakturert fra og med dato for overtagelse av leiligheter. Note 2b Andre inntekter Andel renovasjon 142 611 221 700 0 222 000 Parkering 163 286 217 800 0 250 000 Fjernvarme 847 561 1 318 100 0 1 320 000 Likviditetstilskudd 544 200 549 200 0 0 Kabel-TV 279 118 434 100 0 438 000 Ekstra boder 0 13 200 0 13 200 Andre inntekter 136 533 0 0 0 Viderefakt. kostnader 0 0 0 5 100 Kapitalinnkalling 0 0 0 200 000 Viderefakt. elbiler - forbruk 0 0 0 150 000 Sum 2 113 308 2 754 100 0 2 598 300 7
Note 3 Personalkostnader Styrehonorar 0 120 000 0 300 000 Arbeidsgiveravgift 0 16 900 0 42 300 Sum 0 136 900 0 342 300 Selskapet har ingen ansatte og har ikke plikt til å etablere OTP-ordning. Det er ikke gitt lån til ansatte eller styremedlemmer. Note 4 Vedlikehold Vedlikehold bygning utv. 0 100 000 0 25 000 Innkj. til Villa (aktiveres) 0 0 0 130 000 Innkjøp til takterr. 0 0 0 160 000 Vedlikehold utearealer, 25 918 100 000 0 75 000 Vedlikehold bygning innv. 9 857 0 0 25 000 Vedl. Villa Breskeskjær 0 70 000 0 5 000 Vedlikehold og drift heis 121 922 360 000 0 190 000 Vedl. nøkler, låser, skilt 114 392 30 000 0 10 000 Vedlikehold garasjeport 21 914 30 000 0 25 000 Vedlikehold VVS 52 081 0 0 75 000 Egenandel forsikring 20 000 0 0 30 000 Vedlikehold elektro 0 20 000 0 40 000 Vedlikehold garasjeanlegg 350 60 000 0 40 000 Vedlikehold ladeanlegg 0 0 0 100 000 Vedlikehold ventilasjon 0 25 000 0 330 000 Vedlikehold sikringstiltak 0 0 0 200 000 Brannsikkerhet, sprinkling 11 408 40 000 0 25 000 Vedlikehold 0 20 000 0 0 Vedlikehold vei 0 30 000 0 13 000 Diverse vedlikehold 0 50 000 0 25 000 Sum 377 841 935 000 0 1 523 000 *For ytterligere informasjon om kostnader til Villa Breskeskjær henvises det til note 10. Note 5 Driftskostnader Strøm fellesanlegg 63 365 100 000 0 100 000 Strøm elbilladere 0 0 0 40 000 Fjernvarme 752 341 1 318 100 0 1 300 000 Renhold 0 150 000 0 0 Matteleie 0 0 0 42 720 Annen renovasjon 0 30 000 0 5 000 Snebrøyting, strøing, m.m. 5 375 50 000 0 30 000 Vaktmestertjenester 236 658 150 000 0 457 596 Porto 1 161 5 000 0 2 000 Kabel-TV 229 589 434 100 0 438 000 Sum 1 288 490 2 237 200 0 2 415 316 8
Note 6 Honorarer Revisjon 0 15 000 0 15 000 Forretningsførsel 75 000 150 000 0 150 000 Ekstraarbeid 22 853 0 0 25 000 Honorar juridisk bistand 20 984 0 0 15 000 Sum 118 837 165 000 0 205 000 Revisors honorar gjelder i sin helhet revisjon av årsregnskap. Note 7 Andre kostnader Styre- og årsmøter 10 500 0 0 0 Dugnader, Tilstelninger 2 780 10 000 0 25 000 Bankomkostninger 4 118 10 000 0 7 500 Diverse kostnader 99 992 50 000 0 25 000 Øreavrunding -2 0 0 0 Sum 117 387 70 000 0 57 500 Note 8 Finansinntekter Bankrenter 341 0 0 0 Sum 341 0 0 0 Note 9 Finanskostnader Renter leverandører 107 0 0 0 Sum 107 0 0 0 Note 10 Investeringer og anskaffelser Villa Breskeskjær 2018 2017 Anskaffelseskost 01.01. 0 0 Tilgang Avgang 13 397 0 0 0 Anskaffelseskost 31.12. 13 397 0 Akkum. avskrivninger 31.12 0 0 Årets avskrivninger 0 0 Balanseført verdi 31.12. 13 397 0 Anskaffelsen gjelder investeringer og anskaffelser til Villa Breskeskjær, som er en frittstående villa på sameiets fellesareal. Investeringen i 2018 gjelder inventar, i 2019 er det planlagt ytterligere investeringer på inntil kr 130.000, jfr. Protokoll fra ekstraordinært årsmøte 30.10.2018. Aktiverte driftsmidler avskrives lineært over forventet økonomisk levetid, fra og med 2019. 9
Note 11 Andre fordringer Ref bilag 2008 - Gjelder KHH (vid.fakt 2019) 958 Dobbeltbetaling, ref. 2019 - (ref bilag 1015 - Reg Brreg) 2 250 Viderefakturert skilt, nøkler, fjernkontr. i 2019 136 533 Refusjon fra Get 2019 88 590 Ref bnr 1079 - Gjelder KHH - Viderefakt 2019 44 063 Sum fordringer 272 393 Forskuddsbetalt forsikring (periodisert kostnad) 35 625 Lei til Get forskuddsbetalt (periodisert kostnad 109 434 Abb. Brannalarm - periodisert kostnad 4 691 149 750 Sum andre fordringer 422 143 Note 12 Endring egenkapital 2018 2017 Egenkapital 01.01. 0 0 Tilført fra årets resultat 1 467 051 0 Egenkapital 31.12. 1 467 051 0 I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader. Regnskapet er satt opp under forutsetningen om fortsatt drift. Note 13 Påløpte kostnader Fjernvarme desember 165 460 Leie av Kolben Kulturhus 30.10.2018 (faktura kommer 2019) 10 500 Bistand med nabovarsel (faktura bokført 2019) 2 469 Strømforbruk, nettleie 2018, fakturert i 2019 37 199 Avsatt egenandel forsikring - innbrudd 2018 20 000 Sum påløpte kostnader 235 628 10
11
12
VEDLEGG TIL SAK 5 Styret har i perioden bestått av Styreleder: Erik Enger valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Tron Nystad valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Torunn Fridell valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Arnljot Flaate valgt for 1 år til 2019 Styremedlem: Terez Hollo-Klausen valgt for 1 år til 2019 Varamedlem: Marilyn Håland valgt for 2 år til 2020 Varamedlem: John Erik Tønnessen valgt for 2 år til 2020 Styremedlem Terez Hollo-Klausen er på valg og stiller ikke til gjenvalg. Styremedlem Arnljot Flaate er på valg og stiller til gjenvalg. Bjørg Bjøntegaard har sagt ja til å stille til valg som styremedlem. Torunn Gløtta har sagt ja til å stille til valg som styremedlem. Nye kandidater vil gi en kort presentasjon av seg selv på ordinært årsmøte. *** 13