Seksjon for økonomi Rundskriv 15-2019 Til skolene Vår referanse: 2019/00239-15 Saksbehandler: Roald Kahrs Larsen Dato: 20. februar 2019 Gyldig til: Budsjett 2019 - tildeling, justering og rapportering - avregning 2018 - regler for avregning 2019. Rutiner for kontantsalg/elevkantine, innførsel av varer fra utlandet og anskaffelser av vekter, alarm og sikkerhetstjenester Dette rundskrivet omhandler budsjettildeling for 2019 basert på fag- og timetildelingen for 2018/2019 videreføring av aktivitetsnivået høsten 2018. Om bruk av det obligatoriske «lønnsarket», se nærmere under punkt 8 Økonomirapportering. 1 Overordnede prinsipper Budsjettet tildeles som en ramme, og er fordelt på relativt få enkeltposter som består av Lønn og Kjøp av varer og tjenester (unntatt bygg). For SFO er det også innlest et inntektsbudsjett. Skolene har selv anledning til å foreta en videre detaljering av budsjettet. Skolene kan etter eget valg omdisponere innenfor nettorammen med visse begrensninger omtalt i punktene 7.1 og 8, og vil bare måles på avvik i forhold til denne. 2 Særskilt om lærernormen Stortinget har vedtatt en lærertetthetsnorm for grunnskole gjeldende fra august 2018 «Tidlig innsats i skolen gjennom økt lærerinnsats på 1.-10. trinn». Formålet med ordningen er å sette kommunene i stand til å øke lærertettheten på 1.-10. trinn. Midlene er øremerket lærerstillinger til ordinær undervisning. Normen angir en øvre grense på gruppestørrelse 2 per hovedtrinn (gjennomsnittlig antall elever per beregnet ordinært undervisningsårsverk). For skoleåret 2018/2019 er øvre grense på 1.-4. trinn 16 elever, mens grensen på 5.-7. trinn og på 8.-10. trinn er 21 elever. Fra høsten 2019 skjerpes normkravene ytterligere til maksimalt 15 elever og 20 elever på hhv. småtrinnet og mellom- og ungdomstrinnet. Totalt sett har lærertetthetsnormen medført et behov for ytterligere 115 årsverk til ordinær undervisning. Om lag 61 av disse årsverkene ble skjevdelt til 38 skoler høsten 2018. Helårsvirkningen av de skjevdelte årsverkene er videreført våren 2019. For skoleåret 2019/2020 er det en målsetting om at de 115 årsverkene (61 årsverk fra høsten 2018 og ytterligere 54 årsverk fra høsten 2019) i størst mulig grad skal deles ut via elevfaktoren. Det gjenstår imidlertid fortsatt en del prinsipielle avklaringer før et endelig valg av løsning kan gjøres. Det tas sikte på å informere om hvordan Bergen kommune vil innrette seg etter lærertetthetsnormen for skoleåret 2019/2020 innen midten av mars, og senest i forbindelse med utsendingen av den foreløpige tildelingen for høsten 2019.
3 Retningslinjer ved håndtering av overtallighet blant morsmålslærere Ansvaret for tilsetting og håndtering av omstillings- og overtallighetsprosessene av morsmålslærere ligger hos rektor ved innføringsskoler. Overtallige morsmålslærere har i gjennomsnitt de tre siste årene utgjort 5-6 stillinger. For å finansiere omstillings- og overtallighetsprosessene vil det fra høsten 2019 bli foretatt et mindre nedtrekk i budsjettildelingsmodellen til alle skolene. Seksjon skole vil omtale dette nærmere i et eget rundskriv. 4 Budsjettmodell For budsjettåret 2019 vil årsbudsjettet bli lagt ut i henhold til Ressurstildelingsmodell til skolene jfr. byrådssakene 1190/04 og 1191/06. Budsjett for kjøp av varer og tjenester bygger også på ovennevnte ressurstildelingsmodell. Skolelokaler og skyss er budsjettert med utgangspunkt i regnskapstall 2018. Det er utarbeidet egen tildelingsmal/spesifikasjon for skolene. Denne vil bli sendt i egen e-post. 5 Bruk av arts- og tjenestekontoplan Det er viktig at ny arts- og tjenestekontoplan følges, jfr. Økonomihåndboken. Gjennom KOSTRA (kommune, stat rapportering) måles og sammenlignes Bergen kommune med de øvrige kommunene i landet. Vær derfor nøye med at alle utgifter og inntekter føres på rett art og tjeneste. Da flere justeringer vil bli foretatt med utgangspunkt i regnskapsførte beløp, jfr. punktene 7.1 og 8, forutsettes det at resultatenhetene har bokført utgiftene på riktig art og tjeneste. Det er resultatenhetenes regnskaper pr. justeringstidspunkt 31.12.19 som vil bli lagt til grunn for de endelige korrigeringer. Det vil ikke bli tatt hensyn til eventuelle feilføringer. 6 Nærmere om budsjettildelingen Det tildeles årsbudsjett til lønn, sosiale utgifter (arbeidsgiveravgift og pensjon), andre driftsutgifter og Inntekter. Lønnsbudsjettet er spesifisert på arter, mens driftsbudsjettene (kjøp av varer og tjenester), er innlest samlet på arten Andre driftsutgifter (112090). Regnskapsrelaterte budsjetter til husleie, kommunale avgifter eksklusiv renovasjon og skyss blir også innlest på arter. Dette gjelder også for tilsyn. Det vil ikke bli lagt ut budsjetter til energi da disse utgiftene er overført til EBE og håndtert sentralt. Dette gjelder alle kommunale bygg. Tildelte stillinger er konvertert til kronebudsjett ut i fra skolenes individuelle lønnsnivå pr. januar 2019 registrert i Agresso HR. Årsverk omvekslet til drift vil fremgå under Tilleggsopplysninger i egen tildelingsmal/spesifikasjon. Gjennomsnittslønn er beregnet ut fra alle stillinger i bruk pr. skole. Lokale funksjonstillegg lærere og personlige tillegg er inkludert. Det er beregnet snittlønn for følgende grupper: o Pedagogisk personale ekskl. ledere o Assistenter og fagarbeidere o Merkantile o Renholdere (se under Skolelokaler og utearealer) De siste årene har Bergen kommunes betydelige satsing på digitalisering gitt nye og bedre IT-verktøy og lagt til rette for små tidsbesparelser i hverdagen for kommunens
ansatte. Videre gis stadig mer informasjon digitalt, herunder gjennom bruk av SvarUt. Som en del av prosjektet Smart oppvekst har Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett i 2018 startet utrullingen av den nye sak- arkivløsningen BK360 til alle enheter innenfor barnehage, skole og pedagogisk psykologiske sentre (PPS). Utrullingen fullføres i 2019. Den nye løsningen gjør alle enheter digitale med hensyn til saksbehandling, deling og arkivering/oppbevaring av dokumenter. Med innføringen av nye digitale løsninger nevnt over, ligger det også en klar forventning om at utgiftene knyttet til blant annet porto, trykking og kopiering skal kunne reduseres fremover. Bystyret har derfor vedtatt et effektiviseringskrav for alle kommunale enheter knyttet til slike utgifter. For tjenesteområde skole utgjør kravet 2,3 millioner kroner. Ledergruppen i BBSI har vedtatt at effektiviseringskravet skal sees i sammenheng med den generelle priskompensasjonen på 1,5 % for 2019. Av den grunn er det ikke budsjettmessig inndekning for å prisjustere den tildeling som gis til andre driftsutgifter i 2019. 6.1 Tjeneste 20220 Vanlig grunnskoleundervisning Sentrale funksjonstillegg lærere (101090) er budsjettert med et grunnbeløp og elevbeløp. Vikarutgifter 2,5 %. Driftsbudsjettet er lagt inn som en samlet ufordelt sum på art 112090 og tildelt etter grunnbeløp og elevsatser. Budsjettet skal dekke alle driftsutgifter som gjelder undervisningen. I budsjettet inngår for eksempel utgifter til leirskoleopphold, utgifter til erkjentlighetsgaver og utgifter til elev/foresatte for reise til spesialskole i andre kommuner. 6.2 Tjeneste 21510 SFO Budsjettet for våren er beregnet etter antall barn i ordningene pr.1.9.2018. Det er budsjettert med inntekter for brukerbetaling SFO. Inntektskravet er for våren redusert med 12,5 % grunnet forventet nedgang i antall barn. Det vil bli gitt kompensasjon for moderasjonsordningene gjennom særskilte inntektsføringer (inntektsmoderasjon, søskenmoderasjon og moderasjon til barn av deltakere i introduksjonsprogrammet). Matpengesatsen i SFO utgjør 255 kroner per måned fra januar 2019. I tillegg til selve innkjøpet av mat til det daglige smøremåltidet, kan matpengene også sees i sammenheng med løpende tilretteleggingskostnader ved selve ordningen; dvs. kjøp av utstyr og rekvisita, samt de ansattressurser som må avsettes til forberedelse og gjennomføring av måltidet, og til opprydding i etterkant. 6.3 Tjeneste 22310 Skoleskyss For skoleskyss er det lagt inn et budsjett tilsvarende regnskapstall for 2018. 6.4 Tjeneste 22210 Skolelokaler og utearealer Det er budsjettert med lønn til renholdere etter tilbakemelding fra skolene om antall årsverk. Budsjett til faste godkjente leiekontrakter og kommunale avgifter eksklusiv renovasjon er spesifisert på arter. Budsjett til diverse byggrelaterte utgifter utgjør kr. 49.800 pr. årsverk renholdsstilling og tildelt samlet på art 112090 Andre driftsutgifter under tjeneste 22210. I denne rammen ligger også kjøp av parktjenester.
Budsjett til tilsynsvaktene vil bli lagt inn på lønnsartene 103030/109010/109910 Tilsynsvakter/Arbeidsgiveravgift. Tjenesten forutsettes videreført på samme nivå og omfang som tidligere (29 uker). Timepris kr. 370. Ekstra driftsutgifter som utløses av ferdigstilte tilbygg/påbygninger Det er avsatt midler sentralt til skolebygg som er blitt utvidet/påbygget eller får utvidelser/påbygg i løpet av året. Disse midlene vil bli fordelt i egne budsjettjusteringer. 7 Justeringer av budsjettet 7.1 Justeringer av budsjettet innenfor tildelt nettoramme: I henhold til økonomireglement og budsjettfullmakter er resultatenhetsleder gitt anledning til å foreta budsjettjusteringer mellom arter og tjenester. Økonomirådgiver vil bistå med hjelp til de skolene som ønsker ytterligere arts- og tjenestedetaljering av rammebudsjettet, eller dersom en ønsker å omdisponere mellom arter og tjenester. Det er en forutsetning at enhetens nettoramme ikke påvirkes av justeringene. Regnskapsrelaterte budsjetter som det vil bli korrigert for ved årsavslutningen, jfr. punkt 8, kan ikke omdisponeres. 7.2 Justeringer som medfører endring av nettorammen: Justeringer som medfører endring av budsjettrammen for den enkelte skole kan bare gjøres av byrådsavdelingen, enten som følge av administrativt vedtak med hjemmel i administrative fullmakter og instrukser eller som følge av vedtak av byråd eller bystyret. Eksempel på slike justeringer kan være tariffoppgjør, endring av elevtall nytt skoleår og fordeling av statlige prosjektmidler. For flytting til midlertidige bygg/lokaler gjelder egne regler. Hvis noen skoler har et forholdsvis stort avvik mellom elevtall innmeldt via Extens pr. 1. juli og GSI tellingen i oktober 2019, vil en vurdere å foreta budsjettjustering i forhold til endring i/dobbeltregistrering av elever. Det vil bli gitt skriftlig melding om alle budsjettjusteringer. De vil dessuten fremkomme på egne rapporter i Agresso. Når det gjelder elevressurser vil det kun bli foretatt budsjettjustering etter skriftlig vedtak i Fagavdelingen. Det er kun Fagavdelingen som behandler søknader om elevressurser. I henhold til gjeldende praksis skal skolen, så langt det lar seg gjøre, selv finne budsjettdekning innenfor tildelt ramme. Fagavdelingen vil være til hjelp og kunne gi råd og veiledning. Det stilles strenge krav i saksbehandlingen for tildeling av ekstramidler. Omfanget av justeringene vil bli tilpasset de budsjettmidler som i hvert enkelt tilfelle blir stilt til disposisjon for byrådsavdelingen. 7.3 Avregning 2018 overføring/trekk til 2019 - budsjettjustering Avregning 2018 overføring/trekk til 2019 vil bli foretatt med utgangspunkt i avsluttet regnskap i Agresso. Merforbruk (budsjett-trekk) og mindreforbruk (budsjettøkning) vil bli innlest på art 112090 Andre driftsutgifter. Det vil bli gitt skriftlig melding når budsjettjustering er gjennomført. 8 Økonomirapportering
Skolene tar etter hver månedsavslutning ut egen statusrapport og sender kvalifisert prognose til økonomirådgiver. Det er denne rapporten som vil bli lagt til grunn ved vurdering av skolens økonomi. Månedlige rapporteringsfrister framgår av «Rapporteringskalender 2019». For budsjettoppfølging på lønnsområdet er det utarbeidet et eget verktøy, «lønnsarket» som distribueres fra økonomirådgiver. Dette verktøyet skal nyttes. Skoleskyss på tjeneste 22310 er budsjettert med foregående års regnskapstall. Det samme er gjort når det gjelder følgende utgifter til byggdrift på tjeneste 22210: Faste godkjente leiekontrakter og kommunale avgifter eksklusiv renovasjon. Ved årets slutt vil budsjettene bli justert i samsvar med bokførte utgifter. Dette betyr at skolene ikke skal melde avvik på disse postene gjennom året. 9 Avregning og overføring av mer-/mindreutgifter til 2020 Retningslinjene for avregning og overføring av mer-/mindreutgifter videreføres. For 2019 vil følgende regler gjelde: Avsetning av ubrukte statlige prosjektmidler og elevpenger Ubrukte statlige midler og elevpenger til bruk for 2020 skal settes av til bundne driftsfond. Med henblikk på fremtidig rapportering og dokumentasjon i forbindelse med avsetning, må skolene ha en metode for å kunne identifisere bruken av henholdsvis kommunale og statlige midler. For avsetning til bundne driftsfond skal prosjektnummer nyttes. Avregning Med basis i eventuelle netto mer-/mindreutgifter som klarlegges etter årsavslutningen av regnskapet vil påfølgende års budsjett på de enkelte resultatenhetene bli styrket eller avkortet med inntil 1,5 % av den justerte budsjettrammen. For oppveksttunene vil dette være summen av justert barnehage- og skoleramme. 10 Rutiner kontantsalg Rutiner kontantsalg er publisert i Økonomihåndboken på Allmenningen. Det er også laget egne rutiner for elevkantiner, herunder «Elevkantiner uten kasseapparat» og «Elevkantiner med kantinekort». 11 Innførsel av varer fra utlandet Ved bestilling av varer fra utlandet skal Bergen kommunes organisasjonsnummer 964338531 alltid benyttes. På fraktbrev/tollpapirene som følger vareforsendelsen er det oppgitt et løpenummer. Når leverandørfaktura mottas skal denne registreres i Agresso med momskode 0. Bilagsnummeret må påføres fraktbrev/tollpapirene og skannes til postmottak Regnskap konsern. Regnskap konsern sørger deretter for at momsbehandlingen blir korrekt. 12 Anskaffelse av vekter, alarm og sikkerhetstjenester Bergen kommune har etablert dynamisk innkjøpsordning for anskaffelse av alle typer vekter, alarm og sikkerhetstjenester. Dynamisk innkjøpsordning (DPS) er en forhåndskvalifisering av leverandører innenfor de ulike områdene. Alle enheter må bruke denne ordningen når ny avtale skal inngås. Når inngåtte avtaler går mot avslutning skal Tore Dahl Knudsen i Seksjon for økonomi kontaktes tore.knudsen@bergen.kommune.no Trine Samuelsberg - kommunaldirektør Christian Hjemmen - Økonomisjef Dokumentet er godkjent elektronisk.