NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Mandag 26.januar 2009 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, Lissrommet De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/09 Orientering fra administrasjonen 002/09 Referatsaker 003/09 Kontrollutvalgets årsrapport 2008 til kommunestyret 004/09 Praksis for tilleggssaker til kommunestyremøtene Eventuelt Steinkjer, 19.01.2009 Anne Lise Grøndal leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 41 68 99 12
SAK 001/09 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 26.01.2009 Per Helge Genberg 001/09 425-1740-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 2. Med bakgrunn i erfaring fra tidligere år, minner kontrollutvalget om at kommuneregnskapet må avgis innen fristen. Vedlegg Ingen Saksopplysninger Rådmann Geir Staldvik vil orientere om status for arbeidet med årsregnskapet for 2008. SAK 002/09 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 26.01.2009 Per Helge Genberg 002/09 425-1740-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Namsskogan kommune 2 KomSek Trøndelag Melding om politisk vedtak plan for forvaltningsrevisjon Orientering til kommuner i Indre Namdal Hvem kan utføre selskapskontroll? SAK 003/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2008 TIL KOMMUNESTYRET
Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 26.01.2009 Per Helge Genberg 003/09 425-1740-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til Namsskogan kommunestyre Ikke trykte dokument (Ingen) Saksopplysninger I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. For enkeltsaker er det over tid etablert en fast praksis for dette. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid. Oppdragsansvarlig revisor har hatt anledning til å kommentere de revisjonsrelaterte punktene i årsrapporten. Namsskogan kommune Kontrollutvalget
Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte 26.01.2009 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 6 1 KONTROLLUTVALGET... 6 1.1 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR... 6 1.2 KONTROLLUTVALGETS REGLEMENT... 7 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE... 7 2. 1 KOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER... 7 2.2 SELSKAPER MED KOMMUNALT EIERSKAP... 7 3 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM... 7 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET... 7 3.2 BEFARING/TILSYNSBESØK... 7 3.3 INFORMASJON TIL KOMMUNESTYRET... 7 4 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2008... 8 4.1 MØTER... 8 4.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER... 8 4.3 FORVALTNINGSREVISJON... 8 4.4 SELSKAPSKONTROLL... 8 4.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 8 4.6 TILSYN MED REVISJONEN... 8 4.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON... 8 5 AVSLUTNING... 9 6 VEDLEGG... 10 6.1 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2008... 10
INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret skal påse at de kommunale regnskaper revideres på en betryggende måte. ( 76 i kommuneloven) Kommunestyret velger et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. ( 77, 1. setning, i kommuneloven) Kommunestyret i Namsskogan valgte i møte 03.10.2007 et kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden 2007 2011. Faste medlemmer Varamedlemmer Leder Anne Lise Grøndal 1. Inger Johanne Bjørhusdal Nestleder Frode Mellingen 2. Anita Klingen Medlem Tor Bjørhusdal 3. Aud Trones Tor Bjørhusdal og Anita Klingen har mistet valgbarheten til kontrollutvalget pga. tilsettingsforhold til Namsskogan kommune. I møte 23.09.2008 valgte kommunestyret nytt kontrollutvalg, der Arvid Bergli er nytt medlem og Thorbjørn Iversen nytt 2.varamedlem. Fra og med valgperioden 2007-2011 er det lovfestet at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer ( 77 nr. 1 i kommuneloven). Kontrollutvalgets leder Anne Lise Grøndal sitter i kommunestyret. 1 KONTROLLUTVALGET 1.1 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. (Forskrift om kontrollutvalg 4.) Kontrollutvalget skal se til at disse tre hovedoppgavene blir gjennomført: Regnskapsrevisjon - påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte Forvaltningsrevisjon - påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger Selskapskontroll - påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper
Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. 1.2 KONTROLLUTVALGETS REGLEMENT Arbeidsområdet for kontrollutvalget er regulert av: Kommunelovens 76 til 81 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE 2. 1 KOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER Kontrollutvalgets oppgaver omfatter alle kommunens forvaltningsområder. 2.2 SELSKAPER MED KOMMUNALT EIERSKAP Kontrollutvalget skal se til at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, inkl. interkommunale selskaper og i aksjeselskaper. Utvalget har full innsynsrett i selskaper som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. I selskaper der det også er private eierinteresser har kontrollutvalget ikke den samme innsynsretten - så fremt dette ikke er vedtektsfestet i det enkelte selskap. 3 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i utvalget holdes for lukkede dører. (Se KL 77, nr 8 og forskrift om kontrollutvalg 19.) Dersom utvalget likevel velger å holde møtet for åpne dører, skal dørene lukkes under behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 3.2 BEFARING/TILSYNSBESØK Kontrollutvalget har ikke gjennomført besøk/tilsynsbesøk i 2008. 3.3 INFORMASJON TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget rapporterer årlig om sin virksomhet til kommunestyret, jf. kontrollutvalgets årsrapport for 2007. Kontrollutvalget vurderer presentere. hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å
4 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2008 4.1 MØTER I 2008 har kontrollutvalget holdt 7 møter og behandlet 28 saker, se vedlegg 1. Tilsvarende tall for 2007 var 3 møter og 15 saker. Alle møter i utvalget er holdt for lukkede dører, se pkt. 4.1. 4.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen går til kommunestyret, men kopi skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir sin innstilling til kommunestyret, jfr. forskr. 7. I møte 18.06.2008 ga kontrollutvalget uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap med revisjonsberetning (sak 15/08) og kommunens årsmelding for 2007 (sak 16/08). 4.3 FORVALTNINGSREVISJON Det er ikke gjennomført noe eget forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2008. KomRev Trøndelag IKS har på vegne av kontrollutvalget gjennomført en overordnet analyse som har dannet grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011. Planen er vedtatt av kontrollutvalget 18.06.2008, sak 18/08, og av kommunestyret 11.11.2008, sak 93/08. 4.4 SELSKAPSKONTROLL Ingen selskapskontroll er gjennomført i 2008. Plan for selskapskontroll 2008 2011 er utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS, vedtatt av kontrollutvalget 08.09.2008, sak 21/08, og av kommunestyret 14.10.2008, sak 84/08. 4.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Revisjonen gjennomgår jevnlig møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet. Hensikten med revisjonens gjennomgang av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. 4.6 TILSYN MED REVISJONEN Gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen fører utvalget tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. denne ble forelagt kontrollutvalget i møte 08.09.2008, sak 023/08. 4.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Disse har møtt og orientert kontrollutvalget i møte: Rådmann Geir Staldvik 10.03 under sak 005/08 Personalsjef Trond Smalås 10.03 under sak 005/08
Rådmann Geir Staldvik 05.05 under sak 013/08 Rådmann Geir Staldvik 18.06 Personalsjef Trond Smalås 11.11 under sak 025/08 Kommunens administrasjon har orientert om aktuelle forhold ved driften av kommunen. 5 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor en viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn kontrollutvalget utøver. I 2008 har kontrollutvalget bedt om en del orienteringer og utredninger fra administrasjonen, både muntlige og skriftlige. Disse er stort sett besvart tilfredsstillende og innen rimelig tid. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at utvalget ser nærmere på. Namsskogan, 26.01.2009 Anne Lise Grøndal Frode Mellingen Arvid Bergli leder nestleder medlem
6 VEDLEGG 6.1 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2008 Møteda Saksn to r. 07.01 001 002 003 004 10.03 005 006 007 008 009 21.04 010 011 012 05.05 013 011 014 18.06 015 016 017 018 019 020 08.09 021 022 023 024 10.11 025 026 027 028 Sakstittel Årsplan/møteplan for kontrollutvalget 2008 Overornda analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 Plan for selskapskontroll 2008-2011 Referater Orientering angående kommunen som IA-bedrift Referatsaker Kontrollutvalgets årsrapport til kommunestyret De kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper Status for revisjonsarbeidet U.off. Henvendelse til kontrollutvalget U.off. De kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper del 2 Referatsaker Oppfølging av sak 010/07 i kontrollutvalget Diverse forhold i Namsskogan kommune De kommunale økjonomi- og regnskapsprinsipper del 2, utsatt fra møte 21.04.08 Referatsaker Årsregnskap for 2007 Årsmelding for 2007 Kontrollrapport 2007 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 Plan for selskapskontroll 2008-2011 Referatsaker Plan for selskapskontroll 2008-2011 Referatsaker Revisjon 2008 Forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namsskogan kommune Orientering fra administrasjonen Referatsaker Orientering fra revisjonen Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2009
SAK 004/09 PRAKSIS FOR TILLEGGSSAKER TIL KOMMUNESTYRET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 26.01.09 Per Helge Genberg 004/09 425-1740-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Namsskogan kommune begrense omfanget av tilleggssaker som blir lagt fram direkte på kommunestyremøtene. En slik hastebehandling bør bare skje i spesielle tilfeller. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: I året 2008 ble 9 saker lagt fram til politisk behandling i Namsskogan kommunestyre uten å ha vært satt opp på den ordinære saklisten, utredet og sendt ut med innkallingen til møtet. Dette er ikke et stort omfang, men kontrollutvalget ønsker å rette oppmerksomheten mot den prinsipielle siden. I utgangspunktet skal alle saker som behandles i kommunestyremøtene være utredet og utsendt i rimelig tid, slik at både de folkevalgte sjøl og innbyggerne får mulighet til å gjøre seg kjent med innholdet før møtet. Kommuneloven er klar på dette; 32, 2. pkt.: Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. 32, 3. pkt.: Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. 23, 2. pkt.: Administrasjonnsjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, Vurdering: Det er kommunestyret sjøl som avgjør om en ekstrasak skal tillates tatt opp i møtet, jfr. kommunelovens 34, 1.pkt.: (Folkevalgt organ) kan også treffe vedtak i sak som ikke er
oppført på saklisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette. I visse, spesielle tilfeller må det være legitimt å legge en sak fram i møtet og be om politisk behandling, men dette bør være et klart unntak. En slik behandlingsmåte kan svekke beslutningsgrunnlaget og frata den enkelte innbygger muligheten til å orientere seg om saken og evt. være til stede som tilhører.