MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Onsdag 12. desember 2018 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl. 0830 1310. Som medlemmer møtte: Asgeir Sveen (H), leder Reidun Gravdahl (Ap) Stein Knutsen (Ap) Kjersti Diesen Løken (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Odd Harry Haugen, nestleder (Frp) Som varamedlem møtte: Leif Petter Hansen (H), første vara for H/Frp/Sp Ellers møtte: Fra administrasjon: Rådmann Bjørn Fauchald (sakene 56-59) og assisterende rådmann Odd Arnvid Bollingmo (sakene 56-59). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein og forvaltningsrevisor Kari Robbestad (begge møtte under sak 61). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret, ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med leder Asgeir Sveen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 55/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.10.2018 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 24.10.2018 godkjennes. SAK NR. 56/2018 REGISTRERING AV PSYKISK UTVIKLINGSHEMMEDE I VESTRE TOTEN Rådmann Bjørn Fauchald orienterte om: Regelverket for registrering og innrapportering av psykisk utviklingshemmede 1
Sammenhengen mellom rapporteringen og beregningen av kommunens inntekter (rammetilskudd fra staten). Kommunens rutiner for registrering og rapportering av psykisk utviklingshemmede i Vestre Toten kommune. Årsaker til utviklingen i antall psykisk utviklingshemmede siste 10 år (reduksjon). Kommunens rolle i forbindelse med diagnosesetting og vergemål. 1. Med bakgrunn i presentasjonen har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har gode rutiner for registreringen og rapportering av psykisk utviklingshemmede. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunen har hatt en reduksjon av antall psykisk utviklingshemmede siste 10 år. Dette skyldes historiske forhold. 3. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen ikke er involvert i diagnosesetting. Dette gjøres primært av spesialhelsetjenesten. SAK NR. 57/2018 STATENS TILSKUDDSORDNING TIL SÆRLIG RESURSKREVENDE BRUKERE Rådmann Bjørn Fauchald orienterte og svarte på spørsmål. 1. Rådmannens presentasjon av tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester i kommunene, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget vil uttrykke bekymring for det økende misforholdet mellom pålagte oppgaver og statlig kompensasjon knyttet til ordningen. SAK NR. 58/2018 EFFEKTIVITET I KOMMUNALE TJENESTER: ANALYSER FOR 2016-2017 (RAPPORT FRA TEKNISK BEREGNINGSUTVALG) Rådmann Bjørn Fauchald og assisterende rådmann Odd Arnvid Bollingmo orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens kommentarer til effektivitetsanalysen til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at analysen viser at Vestre Toten kommune samlet har en effektivitetsscore for 2017 2
på 0,74. Dette indikerer at kommunen har et effektiviseringspotensial på ca. 26 %, dvs. at ressursbruken kan reduseres med ca. 26 % uten at produksjonen reduseres dersom kommunen blir like effektiv som de mest effektive kommunene innen de aktuelle tjenestene. Fordelt på sektorene viser rapporten følgende for Vestre Toten kommune (tall korrigert for bosettingsmønster): Sektor Score (2017-tall) Effektivitetspotensial Barnehage 0,89 11% Grunnskole 0,74 26 % Pleie- og omsorg 0,67 33 % Samlet 0,74 26 % 3. Med bakgrunn i rådmannens orientering i møtet synes beregnet effektivitetspotensiale innenfor Barnehage og Grunnskole forståelig ut fra valgt struktur i Vestre toten kommune (politisk beslutning). 4. Teoretisk beregnet effektivitetspotensial innenfor Pleie- og omsorg (33 %) er vanskeligere å forstå/forklare, da andre analyser trekker i retning av at kommunen får mye ut av pengene (jf. Agenda Kaupang-rapport 2014/2015 og KOSTRA-tall 2017). Rådmannen oppfordres til å foreta en nærmere analyse av det beregnede effektivitetspotensialet på 33 % innenfor sektoren. SAK NR. 59/2018 OPPFØLGING AV KOMMUNEBAROMETERET 2018 VESTRE TOTEN Rådmann Bjørn Fauchald og assisterende rådmann Odd Arnvid Bollingmo orienterte og svarte på spørsmål. Rådmannens gjennomgang og kommentarer til Kommunebarometeret 2018 for Vestre Toten kommune, tas til orientering. SAK NR. 60/2018 RAPPORT PR. 3. KVARTAL 2018 VESTRE TOTEN KOMMUNE 1. Rapport per 3. kvartal 2018 for Vestre Toten kommune tas til orientering. 2. Kontrollutvalget registrerer at prognosen pr. 31.12.2018 viser et samlet avvik på tjenesteområdene på minus 12 millioner. Dette er en forbedring fra minus 17,6 millioner ved siste rapportering. Signaler fra rådmannen gir grunnlag 3
for å tro at resultatet for ved årsslutt vil bli ytterligere forbedret. SAK NR. 61/2018 FORANALYSE: HORISONT MILJØPARK IKS Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein presenterte foranalysen og svarte på spørsmål. Forvaltningsrevisor Kari Robbestad orienterte om den delen av foranalysen som omhandlet selvkost. 1. Kontrollutvalget tar foranalysen til orientering, og ønsker å gå videre med planleggingen av et felles revisjonsprosjekt/selskapskontroll rettet mot de foreslåtte områdene i foranalysen: Kostnadseffektivitet Selvkost Kundetilfredshet/beredskap 2. Innlandet Revisjon IKS bes om å utarbeide en prosjektplan der man også inkluderer følgende tema: Arbeidskontrakter/etterlevelse av arbeidsmiljølov i datterselskapet Horisont Renovasjon AS. Felles eierstrategi og lovlighet av utbyttepolitikk. SAK NR. 62/2018 MØTEPLAN 2019 Møteplan for kontrollutvalget for 2019 fastsettes slik: Onsdag 13.02.2019 kl. 0830 Onsdag 20.03.2019 kl. 0830 Fredag 03.05.2019 kl. 0830 Mandag 17.06.2019 kl. 0830 Onsdag 28.08.2019 kl. 0830 Onsdag 09.10.2019 kl. 0830 Onsdag 11.12.2019 kl. 0830 SAK NR. 63/2018 INVITASJON TIL KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2019 Tre av kontrollutvalgets medlemmer tilbys å reise til Kontrollutvalgskonferansen 2019 den 30. 31. januar 2019. 4
Raufoss, 12. desember 2018. Asgeir Sveen Leder RETT UTSKRIFT: Raufoss, 12. desember 2018. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 13. FEBRUAR 2019 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Misligheter og korrupsjon: Risikovurderinger, arbeidet med etikk og korrupsjonsforbygging (KU-sak 25/18, KU-sak 07/17) Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 40/18) Prosjektplan selskapskontroll: Horisont Miljøpark IKS Kontrollutvalgskonferansen 2019 Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet 2018 Vurdering av felles revisjonsprosjekter i Gjøvikregionen (utsatt sak) Andre saker til oppfølging: Barneverntjenesten: Orientering om status, presentasjon av brukerundersøkelser og oppfølging av kommunebarometeret for 2018 (KU-sak 40/17, etter gjennomført brukerundersøkelse, KU-sak 48/18) fra møte 23/8-18) Orientering om sykefravær og sykefraværsoppfølging (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til rusmisbrukere oppfølging av tilsynsrapport fra 2015 (KU-sak 51/17) Informasjonssikkerhet og etterlevelse av personopplysningsloven (KU-sak 49/17) Ny kommunelov orientering om endringer (utsatt sak 24/10-18) Omstillingsprogrammet og videreføring (KU-sak 39/18) Vurdering av forundersøkelse: Bosetting og integrering av flyktninger (KU-sak 07/18, KU-sak 42/17 og KU-sak 50/16) Tilstandsrapport grunnskolen 2018 + vurdering av undersøkelser rettet mot mobbing i skolen (KU-sak 23/18, følges opp juni 2019). Årsrapport LEAN 2018 (KU-sak 38/18, sommer/høst 2019) TBU-rapport, analyse av Pleie og omsorg 33 % potensial (KU-sak 58/18) Årlige saker: Oppfølging av politiske vedtak årlig sak (KU-sak 22/17) Eksterne tilsynsrapporter årlig sak (KU-sak 51/17, muntlig avtale) Prissammenligning (benchmarking) av revisjonskostnader Kommunebarometeret evt. kostra-analyse Bestillinger (Innlandet Revisjon IKS): Prosjektplan Horisont Miljøpark IKS (KU-sak 61/18) 5