Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen - 28. jan. 2008 kl 13.30-15.30, sted aud H2

1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen - 28. jan. 2008 kl 13.30-15.30, sted aud H2 Attestanter for var.lønn og reiseregninger (med ledere) Sentral lønnstjeneste Prosessleder - lønn Prosjektleder Paga-innføring Prosjektleder LØF-lønn

2 Agenda : LØF-lønnsprosessen og desentral registrering i PAGA-web Attestant-rollen, UTFORDRINGER: --- Erfaringer med oppstart av PAGA-web-brukere Avgrensninger i bilagsbehandling/ -registrering desentralt og sentralt Brukertilgang til PAGA-web Oppfølging av skriftlig fullmaktstildeling som attestant og BDM Arbeidskontakt/avtaler, krav og rutiner mv - Status på økonomihåndbok - Lønnsinfo - Faglig oppdatering, rutiner mv Møte- og kursplan, våren-08 (høst-08) Eventuelt

3 LØF-lønnsprosessen og oppstart av desentral registrering i PAGA-web Plan - 2008

4 Status lønnsprosessen Designet nye prosesser for fastlønn og variabel lønn og reiser Innplassering i roller som attestanter, både for variabel lønn/reiser og fastlønn Kompetanseheving og opplæring innenfor grunnleggende regnskap og lønn er startet Innføring av nytt lønnssystem, PAGA, fra oktober 2007 Etablering av faglig nettverk innenfor hhv. fastlønn og variabel lønn/reise er gjennomført Planlegging av desentral registrering i gang Og med det innføring av de nye lønnsprosessene

5 Hovedtiltak 2008 PAGA-web Desentral registrering i PAGAweb Implementeringsplan for 2008 Sentraladministrasjonen er så vidt i gang allerede, UBiT fra neste uke SVT-fakultetet er pilotfakultet og skal starte med desentral registrering medio februar Ytterligere 3 fakultet og 2 enheter på før sommeren AB medio mars HF og NT medio april VM og teknisk avdeling før sommeren Øvrige fakultet kobles på etter sommeren (IME, IVT og DMF) Oppstartsprosess med hvert fakultet Planleggingsmøte, fellesmøte med brukere, opplæring, statusmøter mv Bistand fra lønnstjenesten frem til første lønnskjøring Alle ansatte får tilgang til PAGAweb sent høst 2008 Elektronisk lønnsslipp Registrering av reiseregning, overtidsliste etc direkte i PAGAweb

6 Attestant for variabel lønn og reiseregnigner Utfordringer i rollen -

7 Oppstart PAGA-web - Erfaringer - Personalavd-S-adm som testbruker, - oppstart forrige uke - Registreringsadgang til elektroniske skjema (nyansettelse endringer permisjoner) - Registreringskontroller i skjemaene - Registreringsrutiner, etablering av felles forståelse av prosesser innen personal og lønn (felles mål). - Prosessflyten fra PAGA-web til PAGA2.0. - Tilleggsopplysninger registreres ved Lønnstjenesten - Kontrollrutiner ved sentral Lønnstjeneste

8 Alternativer i behandling- / registrering av lønnsbilag 1. Desentral behandling- og registrering i PAGA-web / Sentral kontroll/utbetaling PAGA 2.0 2. Desentral manuell behandling- / Sentral registrering/kontroll/utbetaling i PAGA 2.0

9 Avgrensning alt 1- Desentral behandling- og registrering / sentral behandling/kontroll/utbetaling Gjelder følgende bilagstyper ( se unntak pkt 2) : Nytilsatte Endringer i person- og lønnsopplysninger Avgang Timer, overtid, mv. Reiser Fravær

10 Avgrensning alt 2 - Desentral behandling- og sentral registrering/utbetaling Følgende bilag skal behandles manuelt som i dag og oversendes for registrering og utbetaling ved sentral Lønnstjeneste: UTENLANDSKE MEDARBEIDERE (se egen avgrensning) FORSKUDD / LØNNSLÅN REISEFORSKUDD ENDRING AV PERSON-/FØDSELSNR TILSKUDD eks. OPPGJØR FORSKERTERMIN OPPGAVEPLIKTIGE GODTJØRELSER /-NATURALYTELSER SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE

11 Avgrensning ved registrering av utenlandske medarbeidere - Forhold knyttet til utenlandske arbeidsavtaler og som må registreres ved sentral Lønnstjeneste: Utenlandsk adresse Utenlandsk bankkonto (variabel lønn) Arbeidet utføres i hjemlandet, - helt eller delvis Forskuddsutbetaling i påvente av id-nr, hvor det vedlegges foreløpig tiltredelsesmelding. Nytilsetting når forskudd er anvist/utbetalt

12 Brukertilgang til Paga-web Tilgang til systemet Definerte roller i systemet knyttet til NTNUs organisasjonsregister Brukerstøtte / Systemadm. Påloggingsrutiner nå og senere Automatisk avlogging etter 30 min. inaktivitet NB! Org.enhetene må planlegge avvikling av ferie/fravær for rolleinnehaverne og systemilgang i PAGA-web

13 Oppfølging skriftlig fullmaktstildeling av roller -Attestant fastlønn - Attestant variabel lønn og reiseregninger

14 Oppfølging av skriftlig fullmaktstildeling Vår organisasjonsstruktur - k. sted Oppdatert pr 01.01.2008 http://www.ntnu.no/adm/okonomi/kontering Iverksettelse av Btb-prosessen nyttig forarbeid for iverksetting av lønnsprosessen Gjennomgang av organisasjonsstruktur pr enhet / fakultet Ansvarlig leder Delegering av ansvar og myndighet til andre ledere / stedfortredere Godkjenningsgrupper Attestanter Lønn FL og VL Bestillere

15 BDM og attestasjon Retningslinjer og skjemaer http://www.ntnu.no/adm/okonomi/instrukser Skjemaer http://www.ntnu.no/adm/okonomi/skjema Register for BDM / attestasjon i hht gjeldende org.struktur og k.steder fra 1.1.2008 erstatter dagens anvisningsprotokoll http://www.ntnu.no/adm/okonomi/kontering

16 Status fullmaktstildeling Gjennomgang fullmakter / tildeling av nye koordineres med Btb-prosessen framover Stort sett på plass for attestanter lønn kvalitetssikres Ferdig: DMF Ubit Videre pr.rekkefølge for gjennomgang Sentraladministrasjonen VM Teknisk avdeling SVT HF videre i hht plan for iverksetting av BtB og PagaWeb

17 Arbeidskontrakt i ny lønnsprosess Krav til skriftlighet tidspunkt for å lage kontrakten

18 Ny fastlønnsprosess

19 Ny variabellønn og reiseregningsprosess (alt 1)

20 Arbeidsmiljølovens krav (1) 14-5. Krav om skriftlig arbeidsavtale (1) Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Arbeidsgiver skal utforme et utkast til arbeidsavtale i samsvar med 14-6. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen representant både ved utarbeidelse og ved endringer i arbeidsavtalen. (2) I arbeidsforhold med en samlet varighet av mer enn en måned skal skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet begynte. (3) I arbeidsforhold med kortere varighet enn en måned eller ved utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale.

21 Arbeidsmiljølovens krav (2) Som hovedregel skal alle tilsettingsforhold være faste tilsettinger. Unntak gjelder for særskilte situasjoner, så som vikar, rekrutteringsstillinger, prof. II, osv. Mangler kontrakt er arbeidsforholdet i utgangspunktet å anse som fast - NTNU får bevisbyrden med å påvise at dette er et midlertidig arbeidsforhold.

22 Arbeidsmiljølovens krav (3) 14-6. Minimumskrav til innholdet i den skriftlige avtalen (1) Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, herunder: a) partenes identitet b) arbeidsplassen c) en beskrivelse av arbeidet eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori, d) tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse, e) forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig, f) eventuelle prøvetidsbestemmelser, g) arbeidstakerens rett til ferie og feriepenger og reglene for fastsettelse av ferietidspunktet, h) arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister, i) den gjeldende eller avtalte lønn ved arbeidsforholdets begynnelse j) lengde og plassering av den avtalte daglige og ukentlige arbeidstid, k) lengde av pauser l) avtale om særlig arbeidstidsordning m) opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet. (2) Informasjon nevnt i første ledd bokstavene g til k kan gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler som regulerer disse forholdene.

23 Tjenestemannslovens krav 5.Tilsetting av tjenestemenn. (5). Den tilsatte skal gis skriftlig underretning om tilsettingen. Underretningen skal gi opplysning om særlige vilkår som måtte være fastsatt. Ved midlertidig tilsetting skal underretningen dessuten inneholde opplysning om varighet eller om hvilket oppdrag som skal utføres.

24 LØF-prosessens krav Registrering av fastlønn Registreringa fastlønn gjøres på grunnlag av arbeidsavtalen => Arbeidskontrakt må foreligge før registrering kan gjøres Registrering av timelønn, honorar mv Attestant for variabellønn skal gjøre en kontroll om timelisten er i samsvar med den underliggende arbeidsavtalen => Arbeidskontrakt må foreligge før timeliste kan registreres

25 Hvordan lette arbeidet med kontraktskriving Vitenskapelige Tiltak? Tekn/administrative Tiltak? Utdanningsstillinger Tiltak? For forelesere, hjelpelærere, øvingslærere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 prosent av full stilling, eksamenssensorer og eksamensinspektører som ikke omfattes av Tjenestemannsloven Tiltak?

26 Status Økonomihåndbok

27 Økonomihåndbok Målsetting Sikre en mer effektiv og ensartet økonomistyring på NTNU. Sørge for at det er like rutiner for definerte økonomiprosesser ved NTNU. Sørge for at informasjon om eksisterende rutiner er lett tilgjenglige for brukerne. Bidra til at en større andel av de totale ressursene i økonomifunksjonen brukes til økonomistyring. Leveranser Tilgjengelig for innplasserte roller i februar 2008 BtB, Prosjektprosess og Lønnsprosess Presenteres på nettverksmøter Teknisk presentasjon Oppdatering og ajourføring fortløpende Struktur på annen informasjon ila første halvår

28 Lønnsinformasjon - faglig L 1/2008 - Ekstra skattetrekk Automatisk slettet pr 31.12. Ansatte må melde om oppstart av ekstratrekk hvert år. L 2/2008 Opphør av manuelle meldinger til NAV- AAregisteret Utbetaling ved sjekk Må avtales på forhånd! Felles rutine for arkivering av lønnsbilag og reiseregninger. Tilleggsavtaler om naturalytelser (mobil, bredbånd mv) håndtering og arkivering

29 Lønnsinformasjon - faglig AA-registeret. All rapportering skal skje via lønnssystemet. Ingen manuelle rapporteringer til NAV- AAregisteret.

30 Lønnsinformasjon - faglig PM 2007-14 Administrative bestemmelser endring i satser fra 1. januar 2008: (for lønnsområdet: se pkt 10.12.2 og 10.14.2 i SPH) - Pensjonistavlønning kr 145,- pr time - Styrer, råd og utvalg. - Leder: kr 410,- pr time - Øvrige medlemmer: kr 310,- pr time - Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste, - inntil kr 1.370,- pr dag ved dokumentert tap, og inntil kr 550,- pr dag ved sannsynliggjort tap.

31 Lønnsinformasjon - faglig PM 2007-16 Særavtale for reiser innenlands og utenlands for statens regning. Endringer av satser for kostgodtgjørelse og nattillegg fra 1. januar 2008, se vedlegg i PM Endrede skatteregler for tjenestereiser fra 1. januar 2008.

32 Lønnsinformasjon - faglig L 3 / 2008 jfr PM 2007-16 Endrede skatteregler for tjenestereiser fra 1. januar 2008. UTLAND - Krav om at utgifter til overnatting legitimeres med regning fra overnattingsstedet. - Ulegitimerte satser utbetales som tidligere. Er det en differanse i arb.takers favør mellom fremlagt hotellregning og den ulegitimerte satsen, SKAL differansen innberettes som lønn og beregnes arb.giv.avg. - Hvis regning ikke foreligger (overnattet hos familie, venner) SKAL hele det ulegitimerte nattillegget innberettes som lønn og beregnes arb.giv.avg.

33 Lønnsinformasjon - faglig L 3 / 2008 jfr PM 2007-16 Endrede skatteregler for tjenestereiser fra 1. januar 2008. INNLAND (i Norge) - Her beholdes den trekkfrie ulegitimerte satsen på kr 400,- (uendret) - For den ulegitimerte satsen på kr 700 (ved overnatting på hotell) gjelder samme endringer som for utland, dvs. her må det legges ved regning, og en positiv differanse SKAL innberettes som lønn, og beregne arb.giv.avg. - Hvis hotellregningen overstiger kr 700,- blir det ingen endring i forhold til 2007.

34 Lønnsinformasjon - faglig L 3 /2008 Endring i forskuddstrekksatser fra 1. januar 2008. - KOSTGODTGJØRING Ulegitimert kostgodtgjørelse kan utbetales trekkfritt tilsvarende skattedirektoratets forskuddssatser. Utbetaling av ulegitimerte satser krever at arbeidstaker fortløpende leverer korrekt utfylte reiseregninger. Satsene gjelder både inn- og utland: kr 269 pr. døgn ved overnatting på hybel/brakke uten kokemuligheter. kr 174 pr. døgn ved overnatting på hybel/brakke med kokemuligheter. Se forøvrig Skatt på Reiser

35 Møte- og kursinnhold vår-08 16.01.08 Nettverksmøte attestanter fastlønn (FL) 28.01.08 Regnskapskurs- lønnposteringer (VLR) (Fastlønn kan også delta) NB! PÅMELDINGSFRIST 23.01. 28.01.08 (Nettverksmøte VL) 05.02.08 Kurs for hele lønnsprosessen (FL+VLR) NB! PÅMELDINGFRIST 25.01. - Grunnleggende formelle bestemmelser innenfor lønnsbehandling. - Hvordan arbeidsgiver skal behandle forskjellige lønnsytelser, - behandlingsregler i forhold til skatteplikt, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og lønnsinnberetning.

36 Møte- og kursinnhold vår-08 forts. 26.02.08 (Nettverksmøte VLR) - Taushetsplikten (Særavtale om lønns- og personalregistre) - Rutiner for variable godtgjørelser/naturalytelser, reiser mv - Lønnsjustering - var.lønn - Generell lønnsberegning var.lønn - Økonomihåndboka - introduksjon 27.02.08 Nettverksmøte attestanter fastlønn (FL) - Taushetsplikten (Særavtale om lønns- og personalregistre) - Feriebrev 2008, feriedageberegning. - Lønnsoppgjør (- sentrale og lokale), håndtering - Generell lønnsberegning (tekn.system) - Korrigering og registrering av pensjonsdata til Statens pensjonskasse. - Økonomihåndboka - introduksjon

37 Møte- og kursinnhold vår-08 forts. April? Pensjonsrapportering Tilgang til medlemsdata / Bruker-møte med Statens pensjonskasse (FL) 08.-09.04.08 (NB! endret fra 15.-16.04.08) Kurs i bestemmelser om reise og andre godtgjørelser (VLR) 21.05.08 Nettverksmøte for hele lønnsprosessen (FL+VLR) - Feriepenge- / feriedageberegning Feriepengeoppgjør JUNIlønn - Lønnsjusteringsoppgjør

38 Møte- og kursinnhold høst-08 - Utenlandske medarbeidere bestemmelser, interne rutiner mv. (FL+VLR) - Registrering av fravær, ferie PAGA-web - Rutiner for trygderefusjoner PAGA - Økonomihåndboka, rutinegjennomgang

39 Eventuelt: Referat og foiler blir tilsendt etter møtet