MØTEPROTOKOLL Skedsmo kontrollutvalg Dato: 05.09.2016 kl. 16:00 Sted: Formannskapssalen, Skedsmo rådhus Arkivsak: 15/00008 Tilstede: Ikke møtt: Andre: Protokollfører: Trine Wollum, leder Øyvind Skaarer, nestleder Kaveh Abdali Kjell Tore Wirum Elin Garcia Avdelingssjef Barn og familier Ragnhild Ottestad og Barnevernsleder Bente Nederberg møtte under sak 37. Avdelingssjef Eiendomsavdelingen Hans Magnar Tokvam møtte under sak 38. Fra Romerike revisjon møtte daglig leder Nina Neset under sakene 37, 40, 41, 43, 44 og 45. Advokat Øyvind S. Førde møtte under sak 40, 41,43, 44 og 45. Forvaltningsrevisor Hanne Tømte var tilstede under alle sakene. Daglig leder i Rokus, Mona Moengen Sakene ble behandlet i en annen rekkefølge enn oppsatt. SAKSKART Side Saker til behandling 37/16 15/00244-7 Orientering fra barnevernet i Skedsmo kommune 3 38/16 15/00244-8 39/16 15/00250-17 40/16 16/00043-5 41/16 16/00029-8 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Eiendomsforvaltning, eiendomsstrategi, drift og vedlikehold Plan for forvaltningsrevisjon for Skedsmo kommune 2016-2020 Overordnet analyse og Plan for selskapskontroll 2016 2020 Henvendelse til kontrollutvalget - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 4 5 6 7 1
42/16 16/00049-4 Høringsuttalelse til ny kommunelov 8 43/16 16/00049-3 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 9 44/16 16/00084-2 45/16 16/00032-12 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet Orientering fra revisor 10 11 46/16 16/00033-8 Referater 12 47/16 15/00218-14 Eventuelt 13 Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet ble hevet kl. 20.00 Skedsmo, 5.9.2016 Trine Wollum Leder 2
Saker til behandling 37/16 Orientering fra barnevernet i Skedsmo kommune 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 37/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Barnevernleder Bente Nederberg ga utvalget en orientering om barnevernet og svarte på utvalgets spørsmål. Avdelingssjef Barn og familier Ragnhild Ottestad var også tilstede under behandlingen av saken Kontrollutvalget tar saken til orientering. 3
38/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Eiendomsforvaltning, eiendomsstrategi, drift og vedlikehold 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 38/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering, og avslutter med dette sin oppfølging av revisjonsrapporten. Avdelingsleder i Eiendomsavdelingen Hans Magnar Tokvam la frem kommunens arbeid med oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten. Alle kommunens bygg (også leide) er nå lagt inn i vedlikeholdssystemet Facilit Kontrollutvalget tar saken til orientering, og avslutter med dette sin oppfølging av revisjonsrapporten. 4
39/16 Plan for forvaltningsrevisjon for Skedsmo kommune 2016-2020 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 39/16 Plan for forvaltningsrevisjon for Skedsmo kommune 2016 2020 vedtas med de endringer som fremkom i møtet. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget foretok en endelig prioritering av prosjektene og kom for øvrig med innspill til planen. Planen rettes i henhold til dette før oversendelse til kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon for Skedsmo kommune 2016 2020 vedtas. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. 5
40/16 Overordnet analyse og Plan for selskapskontroll 2016 2020 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 40/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for Skedsmo kommune 2016 2020 vedtas med de endringer som fremkom i møtet. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2016 2020. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. Sekretær la frem saken. Romerike revisjon kom med sine innspill. Kontrollutvalget kommer tilbake til saken i neste møte.. 6
41/16 Henvendelse til kontrollutvalget Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 41/16 Møtet ble lukket under henvisning til at opplysningene i saken er taushetsbelagte i henhold til offentlighetsloven Offl 13. Kontrollutvalget ber Romerike revisjon gå inn i henvendelsen og gi utvalget en oversikt over hvilke problemstillinger som faller inn under utvalgets ansvarsområde og mandat til neste møte. 7
42/16 Høringsuttalelse til ny kommunelov 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 42/16 Saken ble lagt frem uten innstilling. Sekretær la frem utkast til høringsuttalelse. Kjell Tore Wirum la frem et tillegg til uttalelse fra kontrollutvalget. De to innspillene sys sammen. Sekretær bearbeider høringsutkastet i tråd med kontrollutvalgets drøfting og oversender det til rådmannen med henstilling om at det innarbeides i kommunens høringsuttalelse. 8
43/16 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 43/16 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Skedsmo kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2017. Budsjett 2017 Godtgjørelser kontrollutvalget 140 000 Abonnementer 3 000 Møteutgifter 5 000 Kurs 35 000 Sum kontrollutvalget 183 000 Sekretærfunksjonen 351 000 Revisjonen 3 564 000 Totalt 4 098 000 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Skedsmo kommune 2017. Sekretær orienterte om budsjettforslaget og svarte på utvalgets spørsmål. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Skedsmo kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2017. Budsjett 2017 Godtgjørelser kontrollutvalget 140 000 Abonnementer 3 000 Møteutgifter 5 000 Kurs 35 000 Sum kontrollutvalget 183 000 Sekretærfunksjonen 351 000 Revisjonen 3 564 000 Totalt 4 098 000 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Skedsmo kommune 2017. 9
44/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 44/16 Oppdragsansvarlig revisorers egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Oppdragsansvarlig revisorers egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 10
45/16 Orientering fra revisor 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 45/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Revisor orienterte om det løpende revisjonsarbeidet. Det vil bli lagt frem en plan for r arbeidet med regnskapsrevisjon i løpet av høsten. Videre ble det orientert om fremdriften i arbeidet med selskapskontroll på NRBR. Det vil bli lagt frem en rapport på revisors ressursbruk i Skedsmo i neste møte. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 11
46/16 Referater 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 46/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 12
47/16 Eventuelt 1 Skedsmo kontrollutvalg 05.09.2016 47/16 Ingen vedtak. Ingen saker. Ingen vedtak. 13
14