Internmelding 2012-015V Saksnummer: 10/4358-16 Dato: 31.05.2012 Rutiner, oppgaver og ansvar for asylsaker i 48-timersprosedyren 1. Innledning 2. Registrering av og varsling om asylsøkere i 48-timersprosedyren 2.1. Registrering av asylsøknader for asylsøkere når søknaden skal behandles etter 48-timersprosedyren 2.2. Varsling fra PU til UDIs ankomstenhet, og fra ankomstenheten til Torshov 3. Saken tas ut av prosedyren 3.1. Hvem avgjør om saken skal tas ut av prosedyren? 3.2. Når skal en sak tas ut av prosedyren? 3.3. Hva må gjøres om en sak tas ut av prosedyren? 3.3.1. Varsling av involverte parter 3.3.2. Registrering i DUF 4. Planlegging av logistikk 4.1. Logistikk vedrørende intervju 4.1.1. Intervju samme dag som ankomst eller påfølgende dag? 4.1.2. Planlegging av intervju samme dag 4.1.3. Planlegging av intervju neste dag 4.2. Logistikk for vedtaksdagen 5. Prosedyreplan og registrering i KOST 6. Booke intervju i KOST 6.1. Fremgangsmåte for booking av intervju i KOST 7. Tildeling av advokat i DUF 8. Utfylling av tolkeoppdragsskjemaet 9. NOAS informasjonssamtale med asylsøkeren før intervju 10. Intervju av asylsøkeren 10.1. Hvem gjennomfører asylintervjuet? 10.2. Intervju i UDIs lokaler 10.3. Rutiner og registreringer i DUF ved gjennomføring av intervju 10.4. Intervju utenfor UDIs lokaler 11. Vedtak og følgebrev - rutiner og registreringer i DUF 11.1. Underretning 11.2. Lag forhåndsvarsel om utvisning 11.3. Oversending av vedtaket 11.4. Kryptert e-post til advokaten 12. Mottak av klage og eventuell begjæring om utsatt iverksettelse 13. Begjæring om utsatt iverksettelse 13.1. Registrering i DUF og korrespondanse 14. Dersom det ikke begjæres utsatt iverksettelse 1
15. Vedtak om utvisning fattes og sendes ut sammen med beslutningen om utsatt iverksettelse 16. Klagebehandling 17. Plikter for saksbehandler på 48-timer/beredskapsvakten 17.1. Beredskapsvakt for helg 18. Statistikk 1. Innledning Dette vedlegget til internmeldingen for 48-timer inneholder detaljerte rutiner vedrørende saksbehandling, logistikk og registreringer i datasystemer for medarbeidere som jobber med 48-timersprosedyren. Flere enheter i UDI og Politiets utlendingsenhet har oppgaver i prosedyren. UDIs ankomstenhet har ansvar for å utføre alle logistiske oppgaver. Torshov har ansvar for landporteføljen til alle land som omfattes av 48-timersordningen, intervjuer og fatter vedtak på ukedagene og følger opp klagesaker. I helgene er det saksbehandlere fra beredskapslisten for saker i hurtigprosedyre som har ansvar for intervjuing av søkerne og vedtaksfatting. Hvilke land som inngår i 48-timersprosedyren reguleres av RS 2011-030V1. 2. Registrering av og varsling om asylsøkere i 48- timersprosedyren 2.1. Registrering av asylsøknader for asylsøkere når søknaden skal behandles etter 48-timersprosedyren Det er Politiets utlendingsenhet som registrerer søknader om beskyttelse med prosedyrekoden for 48-timersprosedyren i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF), når saken faller inn under 48-timersprosedyren. 2.2. Varsling fra PU til UDIs ankomstenhet, og fra ankomstenheten til Torshov Når en asylsøker som skal behandles i 48-timersprosedyren ankommer, varsler politiets utlendingsenhet ankomstenheten om dette på ankomstenhetens vakttelefon. Se telefonnummeret i vedlegget. Følgende informasjon oppgis: Antall søkere Antall barn og deres alder Søkerens opprinnelsesland og etnisitet. Dette er særlig viktig når søkeren har israelsk pass, en del av disse er etniske palestinere og skal ikke få saken behandlet i 48-timersprosedyren Registreringstidspunktet Andre relevante opplysninger Etter at ankomstenheten er informert, må ansvarlige i ankomstenheten umiddelbart sende e-post til ASYL-Torshovenheten og videreformidle overnevnte informasjon fra PU til alle i den ansvarlige asylenheten (Torshov). 2
3. Saken tas ut av prosedyren 3.1. Hvem avgjør om saken skal tas ut av prosedyren? Det er den vedtaksenheten i ASA som har ansvar for landporteføljen til 48-timer som beslutter om en asylsøknad skal tas ut av 48-timersprosedyren. Dersom medarbeideren i ankomstenheten vurderer det slik at søknaden bør tas ut av prosedyren, må dette meddeles vedtaksenheten med en kort begrunnelse. 3.2. Når skal en sak tas ut av prosedyren? En sak tas ut av prosedyren dersom: Den skal behandles av dublinenheten. Som hovedregel er 48-timerssaker unntatt dublinbehandling, jf. RS 2010-086, men vi følger politiets anbefalinger i dette. Konsulter politiets utlendingsenhet for avgjørelse/anbefaling dersom søkeren er fra Moldova eller Ukraina. 48-timerssøkere med Eurodac-treff i Hellas skal uansett ikke returneres dit. Søknaden blir trukket. Andre årsaker til at søkere vurderes tatt ut av prosedyren kan være fysisk eller psykisk helsetilstand (søkeren er for syk til å intervjues), at søkeren har ektefelle eller samboer som faller inn under normalsaksprosedyren (NS) eller treukersprosedyren (3U), mistanke om menneskehandel, anførsler som ikke er åpenbart grunnløse, etc. 3.3. Hva må gjøres om en sak tas ut av prosedyren? 3.3.1. Varsling av involverte parter Dersom saken blir tatt ut av prosedyren, skal logistiker i ankomstenheten gi de involverte partene beskjed. Dette gjelder advokaten, tolken (hvis allerede tildelt og booket), Region- og mottaksavdelingen og transport/vektere (dersom bestilt til vedtaksdag). Dersom tolken får beskjed om avlysningen mindre enn 24 timer før oppdraget skal han/hun ha betaling for to timer. Fylkesmannen i Oslo og Akershus skal betale tolken for vedtaksdagen ved avlyst vedtaksforkynning. Skriv ut vanlig tolkeoppdragsskjema fra KOST. Skriv avlysning, stemple med UDI-stempel, signér og gi til tolken. 3.3.2. Registrering i DUF Hvis en søknad tas ut av prosedyren skal ankomstenheten umiddelbart endre prosedyrekoden i DUF, eller sørge for at dette blir gjort. Det samme gjelder dersom saken henlegges. Saken skal ikke lenger stå oppført som en 48-timerssak. Ankomstenheten skal også oppdatere 48-timerslisten på K-disken, slik at det fremgår at saken er tatt ut av prosedyren. Dette skal gjøres straks saken blir tatt ut av prosedyren. 3
4. Planlegging av logistikk Ankomstenheten planlegger logistikk for saker som inngår i 48-timersprosedyren. 4.1. Logistikk vedrørende intervju 4.1.1. Intervju samme dag som ankomst eller påfølgende dag? Ankomstenheten vurderer om intervjuet skal avvikles samme dag eller påfølgende dag, når det ankommer en asylsøker som skal behandles i 48-timersprosedyren. I vurderingen må ankomstenheten ta hensyn til følgende: Prosedyren (intervju, vedtak og effektuering av vedtak) må være ferdig innen 48 timer. Timene regnes fra det tidspunktet registreringen hos Politiets Utlendingsenhet (PU) er ferdig, dvs. det klokkeslettet PU har skrevet i registreringsskjemaet, til beslutningen om utsatt iverksettelse tas av saksbehandler. Tolketilgangen: Dersom det er umulig å få tak i tolk til samme dag må intervjuet utsettes til tolk er tilgjengelig. Hvor lenge søkeren har sittet i Christian Krohgs gate under registreringen. Det er ikke hensiktsmessig å intervjue en utslitt søker. Søkere med barn bør ikke holdes i Christian Krohgs gate lenger enn nødvendig. Om vi rekker å få gjennomført intervjuet før kl.20:00 Husk at det også skal settes av tid til informasjonssamtale med Norsk Organisasjon for Asylsøkere (NOAS) før intervjuet. Hvis intervjuet skal gjennomføres neste dag må logistiker i ankomstenheten vurdere om det er mest hensiktsmessig å booke intervjuet samme dag, eller om det holder å booke intervjuet neste dag. Dette må vurderes i forhold til ankomster, tolketilgang, andre arbeidsoppgaver osv. 4.1.2. Planlegging av intervju samme dag Følgende oppgaver skal ankomstenheten gjøre: Bestille tolk til asylintervjuet Hvis du ikke får tak i noen av tolkene i KOST kan du bruke tolkeportalen (www.tolkeportalen.no) Tolkene i www.tolkeportalen.no tolker ikke vanligvis for Utlendingsdirektoratet(UDI) og må derfor fylle ut et registreringsskjema og en tolkeavtale før oppdrag. Disse leveres til enheten SPRÅK. Skjemaene for tolker fra tolkeportalen finnes på K:\1 Ankomstenheten\48t. Gi NOAS beskjed om at det har kommet en søknad fra en asylsøker som skal behandles etter 48-timersprosedyren, og som trenger informasjonssamtale. Bestill tolk til NOAS-samtalen. Tolken skal betales av NOAS for den tiden samtalen tar. NOAS har egne timelister for tolken. Tolken stemples inn i KOST når informasjonssamtalen er ferdig. Sett opp prosedyreplan: KOST/hovedrutiner/48-timersprosedyre/generer prosedyreplan. Når du generer prosedyreplan kommer det automatisk opp tider, disse må tilpasses. Sett av 3 timer fra vedtak til begjæring om utsatt iverksettelse og 1 time fra begjæring om utsatt iverksettelse til ja/nei til utsatt iverksettelse. Hvis KOST ikke fungerer kan du lage en prosedyreplan manuelt. Malen finnes på K:\1 Ankomstenheten\48t. Prosedyreplan sendes saksbehandleren som skal fatte vedtak. 4
Dersom det er ankommet flere søkere må prosedyreplanen tilpasses dette. Det finnes et eget tidsfordelingsskjema på K:\1 Ankomstenheten\48t. 4.1.3. Planlegging av intervju neste dag Bookes av logistikkansvarlige i ankomstenheten. Dersom det er ankommet flere søkere må logistikkansvarlige tilpasse prosedyreplanen i forhold til dette. Tidsfordelingsskjema i Ankomstenhetens mappe på K-disk benyttes til dette. Logistikkansvarlig i ankomstenheten kan utsette booking av tolk til vedtaksdagen og varslingen av advokaten til intervjuet er gjennomført, hvis det finnes indikasjon på at saken kan trekkes. 4.2. Logistikk for vedtaksdagen Planlegging av logistikk kan gjøres når intervjuet er gjennomført. Dette gjelder særlig dersom det er sannsynlig at saken trekkes. Vurder selv hva som er best tidsbruk i den aktuelle saken, men husk at det er lettere å få tak i advokat til vedtaksdagen hvis du ringer innenfor kontortid. Vedtakstidspunktet er normalt klokken 1100, men kan være et annet tidspunkt. Sjekk prosedyreplanen. Følgende oppgaver skal logistikkansvarlig i ankomstenheten gjøre: Booke tolk til vedtaksdagen. Dette kan gjøres mens du ringer tolker for å booke intervju. I noen tilfeller, for eksempel hvis det er mulig at søkeren kan trekke søknaden, er det best å vente med å bestille tolk for vedtaksdagen til etter intervjuet. En av advokatene som har vakt må få beskjed om å møte for vedtaksforkynning. Advokatturnusen finner du på KOST Hovedrutiner advokatturnus. Sjekk at det er haket av for at advokaten er i 48- timersordningen. Kvinnelig advokat bestilles til kvinnelige søkere dersom det er mulig. Tildele advokaten i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker(duf) og lage tolkegodtgjøringsskjema i KOST. Bestille transport til søkeren. Returtransport kan bestilles når advokatsamtalen er over. Sørge for at det finnes et ledig kontor hvor advokaten kan ha samtale med søkeren Sette frem pc-ene som vi har tilgjengelig for advokatsamtaler. Advokaten skal ha kopi av registreringsskjemaet, intervjurapporten, tildelingsbrevet og tolkegodtgjøringsskjemaet. Tolken som brukes på vedtaksdagen skal godtgjøres av Fylkesmannen. Vi må likevel skrive ut tolkegodtgjøringsskjemaet fra KOST. Dersom søkeren klager, skal klagen videreformidles til og behandles av den ansvarlige vedtaksenheten i ASA for klagesaker i 48t (Torshov). Advokaten kan selv sende klagen via kryptert e-post eller vi kan videresende dokumentet for advokaten. 5
5. Prosedyreplan og registrering i KOST Logistiker i ankomstenheten setter opp prosedyreplan for saker som inngår i 48- timersprosedyren. Det gjøres på følgende måte: Åpne 48-t bildet i KOST (Hovedrutiner 48-t prosedyre) Følgende skjermbilde kommer på skjermen: Velg en søker av gangen ved å sette markøren i feltet til venstre foran Fknr og klikk på generer prosedyreplan. KOST generer datoer og tidspunkter automatisk. Legg inn korrekte datoer/tidspunkter. Husk 48 timer fra klokkeslettet som er notert som ferdig registrert i registreringsskjemaet til beslutning om utsatt iverksettelse, og 3 timer fra forkynning til begjæring om utsatt iverksettelse. Pass på ektefellers klokkeslett, de kan være ferdig registrert på ulike tidspunkt og da må det tas hensyn til det tidligste tidspunktet slik at fristene overholdes i alle sakene. 6. Booke intervju i KOST Det er logistiker i ankomstenhetens oppgave å booke og registrere intervjuet i KOST. 6
6.1. Fremgangsmåte for booking av intervju i KOST Bookingen starter med Asylsøkerbildet i KOST. Når man åpner Asylsøkerbildet kan man skrive ønsket DUF-nummer direkte i det øverste feltet til venstre og trykke på ENTER. Dersom man allerede har vært i Asylsøkerbildet må man starte alle søk ved å angi søk (nederste linje til venstre), skrive ønsket FK-nummer, reg. nummer eller evt. fødselsdato i et av de relevante feltene, og utføre søk (andre felt fra venstre i den nederste linjen). Feltet for unntatt behandling skal brukes når saken av diverse årsaker ikke skal bookes til intervju. Disse årsakene kan enten velges manuelt, eller er direkte overført til feltet via DUF. Dersom en sak er unntatt for behandling, skal den ikke lenger dukke opp i 48-timersbildet. Det kan være lurt å bruke dette feltet hvis det for eksempel er mange medfølgende barn som ikke skal høres da blir 48-timersbildet mer oversiktlig og lettere å jobbe med. Husk å skrive en merknad i mors eller fars prosedyreplan om medfølgende barn som ikke får egen prosedyreplan. Fortsett i språkfanen nederst til venstre: (kun nødvendig dersom søker er lagt inn manuelt i KOST eller språk ikke er overført fra DUF) Kost-språk brukes for å registrere manuelt språket/ene som søkeren snakker. Informasjon om hvilke/t språk søkeren snakker finner man ofte i registreringsskjemaet eller eventuelt i egenerklæringsskjemaet. Der velger man M eller F for morsmål og fremmedspråk, og et av språkene fra listen ved siden av. Tolk bestilles på bakgrunn av ønsket intervjuspråk i registreringsskjemaet. 7
I merknadsfeltene som gjelder asylsaken og asylsøkeren skal man skrive opplysninger som kan være relevante for andre i ankomstenheten å vite, og informasjon til intervjueren eller informasjon knyttet til gjennomføring av asylintervjuet. Opplysningene som legges inn må være i henhold til Personopplysningsloven. Opplysninger som ikke har relevans for asylintervjuet skal ikke registreres i dette feltet. All informasjon skal avsluttes med dato og initialene. Når alt er sjekket skal selve intervjuet registreres. Ved å dobbeltklikke på Intervju (nederste linje, høyre) i asylsøkerbildet får man spørsmål om man ønsker å booke et intervju eller ikke, dersom søkeren tidligere ikke har vært intervjuet (se a nede). Hvis man svarer ja åpnes det et Intervjubilde, og en booking blir automatisk registrert. En del data overføres automatisk til dette bildet, inkludert personalia, nasjonalitet, FKnr og bosted. Saken forsvinner fra bookinglistene. Intervjudato kommer opp automatisk (en uke i forveien), men man kan overkjøre den og velge dato fritt enten ved å skrive direkte i dato-feltet, eller ved å klikke på pilen ved siden av, slik at man får opp en tidskalender. 8
Varigheten på 48-timersintervjuer varierer veldig, men sett av 2 timer. Tolken får uansett betalt for tolketiden, det viktigste er riktig oppstartstidspunkt (Husk at NOAS betaler tolken selv). Man velger språk på grunnlag av ønsket intervjuspråk i registreringsskjemaet. Tolk velges ut fra kvalifikasjoner og retningslinjer gitt av enheten Språk. De best kvalifiserte tolkene kommer øverst på listen. Tolkens telefonnummer dukker opp i feltet ved siden av, og ved å dobbeltklikke på telefonnummeret får man opp i tolkens personbilde. Her får man tolkens personalia og kontaktinfo og diverse opplysninger som kan hjelpe bookeren til å finne den best egnede tolken for oppdraget. Tolken skal ved oppringing få oppgitt intervjudato- og sted, språk (for de tolkene som tolker på flere språk), oppmøtetidspunkt, og søkerens nasjonalitet og antall saker. Dersom det foreligger spesielle forhold som kan påvirke tolkens arbeid må tolken informeres om dette når oppdraget bestilles. Tolken skal kun gis informasjon som er nødvendig for at han eller hun skal kunne gjennomføre oppdraget. Man skal alltid tildele kvinnelige tolker til kvinnelige søkere dersom det er mulig, særlig ved mistanke om voldtekt, overgrep og lignende. Dersom tolken takker ja til oppdraget, skal ruten foran navnet på tolken i intervjubildet krysses av. Dette betyr at oppdraget er bekreftet. 9
Rom skal velges ut fra listen for det aktuelle intervjustedet. Intervju skjer fortrinnsvis i CKgt. 32, men det kan også bookes rom andre steder som Hammersborg torg eller Calmeyers gate om ankomstene er store. (H kommer foran romnummer for intervjurommene på Hammersborg torg.) 7. Tildeling av advokat i DUF Ankomstenheten tildeler advokat på følgende måte: Gå inn på Verktøy og velg Advokattildeling klikk på legg til ny person (alt+n) for å legge til den aktuelle søkeren. Søk opp den aktuelle søkeren og klikk på velg. Søkeren blir lagt til i oppgaveboksen. Legg til prosedyrekode ved å trykke på rediger sakskategori. Marker søkeren/søkerne du vil tildele advokat til og marker den valgte advokat og klikk på Koble advokat til valgte personer. Hvis du får spørsmål om å registrere returadresse svarer du nei. Marker søkeren (er det flere søkere må de markeres en etter en for generering av brev) og klikk på generer brev til advokat. Velg riktig tildelingsbrev (48t), gjør evt. endringer i dokumentet. Klikk på lagre og lukk. Send tildelingsbrevet til advokaten via kryptert e-post Klikk på skriv ut alle brev. (må gjøres selv om brevet er sendt via e-post, trinnet er obligatorisk i DUF) Klikk på oppdater registrerte advokater, vent til søkeren forsvinner fra bildet og klikk OK for å avslutte. Gå inn i advokatturnusen i KOST og fyll inn antall saker. NB! Kun voksne søkere! 8. Utfylling av tolkeoppdragsskjemaet Logistiker i ankomstenheten fyller ut dette tolkeoppdragsskjemaet slik: Åpne 48-timersbildet 10
Velg Ny advokatsamtale, legg inn advokat, tidspunkt for vedtaksforkynning (3 timer) og tolk. Dobbeltklikk på søkerens navn i listen til høyre for å få søkeren opp i advokatsamtalelisten. Trykk på Tolkeoppdragsskjema. Skriv ut. 9. NOAS informasjonssamtale med asylsøkeren før intervju NOAS bruker tolker fra UDIs tolkepool, men skal betale tolkene fra eget budsjett og har egne timelister. NOAS timelister for tolker ligger på K-disken og kan hentes frem for NOAS-personell dersom de har glemt å ta det med seg. Se i mappen på K-disk (K:\1 Ankomstenheten\48t). Ankomstenheten skal ha vist informasjonsfilmen til asylsøkeren før den NOASansatte kommer. All informasjon til søkeren fra NOAS foregår i ankomstenhetens lokaler. 10. Intervju av asylsøkeren 10.1. Hvem gjennomfører asylintervjuet? Hovedsakelig er det Torshovenheten (ukedager) eller bakvakt (helg) som gjennomfører intervjuene i denne prosedyren. 10.2. Intervju i UDIs lokaler Intervjuene foregår i Christian Krohgts gate 32, i tilgjengelige rom i 1. etasje. Hør med ansatte i ankomstenheten hvilke(t) rom som kan benyttes. 11
Så sant medarbeiderens adgangskort (det femsifrede nummeret) er lagt inn i systemet, skal man komme seg inn i CKgt. Ved problemer kan man ringe ankomstenhetens vakttelefon (se vedlegg) eller ringe på døren. Dersom det dukker opp flere enn to søkere om gangen, kan det være behov for å benytte også andre intervjulokaler, som Hammersborg Torg eller Calmeyers gate. Dette bookes og gis beskjed om av logistiker i ankomstenheten. 10.3. Rutiner og registreringer i DUF ved gjennomføring av intervju Gå til arbeidsprosesser, velg ASA/OPA enkeltsaker, deretter UDI gjennomfører asylintervju. Velg riktig intervjumal (250 Voksen- normal sak eller 251 Medfølgende barn). Marker intervjumalen, trykk på legg konseptet til listen (alt+n). Åpne intervjukonseptet ved å velge Åpne word med valgt konsept (alt+w) Trykk på lagreknappen med jevne mellomrom underveis i intervjuet da er det større sjanse for å redde konseptet hvis DUF krasjer. Sett dokumentet i vedtaksstil før du avslutter. Skriv ut to eksemplarer. Søkeren skal undertegne/sette initialer på hver side på den ene, som legges i 0-dok. Søkeren kan få den andre som kopi dersom hun/han ønsker det. Velg lagre og lukk for å avslutte. Merk intervjumalen og trykk merk intervjumalen som ferdig (grønn hake). Når dette er gjort kan du ikke gjøre endringer i intervjurapporten. Fordel oppgaven i DUF til B1. Hvis DUF er nede finner du intervjumalene her: K:\1 Ankomstenheten\48t Intervjueren skal gi advokaten en kopi av intervjurapporten, registreringsskjemaet og vedtaket på vedtaksdagen. 12
10.4. Intervju utenfor UDIs lokaler Det kan i sjeldne tilfeller være at asylintervjuet må gjøres utenfor UDIs lokaler, for eksempel hvis søkeren er fengslet eller ved andre omstendigheter. Rutiner ved intervju utenfor UDIs lokaler: o Original og kopi legges i saksmappen o Kopi til advokat med advokatbrev, sendes med søkeren o Kopi til søkeren o Kopi til politiets utlendingsenhet Ekspeder saken til B1 etter endt intervju Kopier eventuelt intervjuet over i DUF ved retur til kontoret. 11. Vedtak og følgebrev - rutiner og registreringer i DUF Vedtak fattes av B1 ev. av bakvakt ved behov. Fremgangsmåten i DUF: Bestem vedtak: o Samme koder som i vanlige avslagssaker Tillatelse: MOTFLYKT Innvandringsgrunn: FLUKTASYLAVSLAG Vedtakshjemmel: utl 28 2 Velg konsept: edok utl 28 2-avslag asyl o Se kontorrutinene for detaljer om utforming av vedtak i ordinære saker og åpenbart grunnløse saker. Ordet åpenbart skal med i vedtakets vurdering av utl 28 1 b og nedenfor når man vurderer utl 73. Fjern alle avsnitt som har med uttransportering å gjøre dersom søkeren er EU/EØS borger og ikke er bortvist. Fjern alle avsnitt om bortfall av botilbud under punkt 8.1 i vedtaket. Boks 8.1 tømmes/slettes. På grunn av returdirektivet skal følgende inn i vedtaket: (gjelder kun 3. landsborgere, dvs. ikke EU/EØS-borgere) Nick 2318 settes inn i boks 4.2 (om konsekvenser for søkeren). Fjern ev. opprinnelig avsnittet om klageadgang. Hvis DUF er nede: Vedtaket sendes ut på vanlig måte, se punkt 11.3. Lagre alle dokumenter i saken, og gjør registreringen i DUF senere. Vedtaksteksten kopieres inn i beredskapsmalen. Registrer vedtak (hovedvedtak) Registrer flere vedtak (tilleggsvedtak) bortvisning eller forlat 13
o NB! Hvis søkeren er EØS/EU borger kan søkeren kun bortvises hvis han/hun mangler pass eller godkjent reisedokument, jf. utl. 57 (eventuelt i tilfelle sinnslidelse, narkomani osv, se forskriften 195). Ellers registreres søkeren må forlate riket. Se vedlegg nr. 4 til utlendingsforskriften om hvilke dokumenter som er godkjent som reisedokument for EØS/EU borgere. o Tilleggsvedtak, utfallsak, BORTVISASYLSØKEINNR eller FORLAT Hjemmel ved bortvisning, to alternativer: utf 5-3 første ledd, mangler godkjent reisedokument eller nødvendig visum utf 5-3 annet ledd, mangler slik tillatelse som er nevnt i utl kap 2, dvs. har reisedokument, visum eller er visumfri men har søkt om asyl. Hjemmel ved forlat: utl 55 Hopp over trinnet Oversending for tildeling av advokat Registrer utgående korrespondanse (vedtaket + følgebrev/forside) Postklienten åpner seg med vinduet for postregistrering, med søkerens DUFnr og navn ferdig utfylt. Vedtaket skal være åpnet i PDF-vinduet til høyre, og er allerede lagt inn som vedlegg til korrespondansen. Velg mottaker: Gjeldende advokat Registreringstype: Korr.ut / Beskyttelse korrespondanse ut Medium: E-post - Trykk på det grønne plusstegnet for å legge til advokaten som mottaker. Lage følgebrev med frister til advokat Så skal oversendelsesbrevet legges til. Klikk på Dokumentproduksjon øverst til høyre, og deretter Dokumentproduksjon-knappen. Du får opp et nytt vindu, der du må velge følgende: Språk: Norsk Dokumenttype: Beskyttelse - utgående dokument / Oversendelsesbrev Klikk OK, og edok åpner seg, med gjeldende advokat ferdigutfylt som mottaker. 14
Brevets innhold fylles inn i felt 11.6: o Favoritt 2490 o Sett inn dato og klokkeslett for frist for begjæring om utsatt iverksettelse: 3 timer (klokkeslett med kolon, eks. 14:00). o Sett inn dato for klagefrist (3 uker frem i tid) Lagre og lukk for å gå tilbake til Postregistrering. Oversendelsesbrevet skal nå vises i PDF-vinduet til høyre. (Hvis det ikke vises kan du trykke på knappen Åpne dokument i eget vindu kontrollere at det er i orden, og i så fall gå videre som normalt.) for å Viktig! Du må klikke på venstrepilen for å legge til oversendelsesbrevet i korrespondansen. (Du vil få en blinkende rød pil som sier at hoveddokumentet (oversendelsesbrevet) mangler, hvis du prøver å ferdigstille korrespondansen uten å ha lagt til oversendelsesbrevet). Etter dette skal du ha to dokumenter i tabellen et hoveddokument (oversendelsesbrevet) og et vedlegg (vedtaket): Klikk på Legg til registrering, og deretter Fullfør arkivering og avslutt. Du kommer så tilbake til DUF. 15
Sjekk i dokumentlista at det er registrert en ny utgående korrespondanse ( Mail ut: Gjeldende advokat ). 11.1. Underretning Start trinnet Underrett om vedtak, som åpner en ny arbeidsprosess Husk å registrere underretning også for medfølgende barn. Velg/Se vedtak o Marker begge vedtakene. Klikk OK. o Vil du fortsette? Svar Ja. Sett frister o Utreisefrist, ikke skriv noe o Klagefrist, tre uker o Frist for begjæring om utsatt iverksettelse.: 3 timer (klokkeslett med kolon, eks. 14:00) Korrespondanse o Det er ikke nødvendig å sende korrespondanse her, da det er gjort i vedtaksprosessen. Registrer underretning o Personlig fremmøte trykk nei o Mottaker endres til advokatens navn (ellers vil det se ut i DUF som om søkeren har fått avslaget direkte tilsendt) o Klikk OK Avslutt arbeidsprosessen 11.2. Lag forhåndsvarsel om utvisning Fristen for å komme med kommentarer settes lik fristen for å begjære utsatt iverksettelse. Bruk edok-konsept Forhåndsvarsel og sett inn nick 2860. Det er ikke aktuelt med innmelding i SIS pga. manglende hjemmel i returdirektivtilfellene. 16
Forhåndsvarselet skal adresseres til advokaten og han/hun bes om å informere søkeren. Eventuelle kommentarer til forhåndsvarselet sendes UDI. Forhåndsvarselet sendes ut sammen med vedtaket. 11.3. Oversending av vedtaket Vedtaket og forhåndsvarsel skal sendes advokaten på kryptert e-post: Vedtak og forhåndsvarsel kan i tillegg også leveres til advokaten av logistiker i CKgate om advokaten sitter i CKgate, i henhold til prosedyreplan. Prosedyreplan kan fravikes hvis advokat har kommet med tilleggsinformasjon. I tilfeller hvor det er flere vedtak som sendes ut samtidig kan en sette lengre frist for utsatt iverksettelse. Vedtak/forhåndsvarsel kan i utgangspunktet bare sendes/leveres ut frem til kl. 16 fordi advokatvakten kun jobber frem til kl. 19. 11.4. Kryptert e-post til advokaten Vi sender ut en kryptert e-post til advokaten. Denne sendes for at advokaten skal kunne sende klagen til oss kryptert, ved å svare på vår melding. Dette gjøres uansett, også selv om advokaten sier at hun/han skal behandle klagen i UDIs lokaler. Det er ikke nødvendig for saksbehandleren å legge ved saksdokumentene, da advokaten får disse av logistiker i ankomstenheten. Advokatens e-postadresse er registrert i DUF, under fanen Sak. Trykk på forstørrelsesglasset ved advokatens navn for å få opp e-postadressen. Alle advokater som står på vaktlisten for åpenbart grunnløse saker skal være operative på kryptert e-post. E-posten skal ha e-postadresse Asylenhet Torshov (tidligere Asylenhet A1, så se bort fra denne detalj i bildet nedenunder) som avsender i fra-feltet. Hvis du ikke har et fra-felt, trykk på Alternativer og huk av for Fra. Hvis du ikke har tilgang til enhetens e-post, se dokumentet Tilgang til annen mailboks, som ligger i 48- timersmappen på K-disken. Emne: Secure: Kryptert e-post for klagebehandling, DUF XXXXXX-XXX/initialer Meldingstekst: Vennligst svar på denne meldingen og legg ved klagen for å sende denne med kryptert e-post. Legg til i meldingsteksten: Dersom klagen leveres via logistiker i UDIs ankomstenhet, kan du se bort fra denne e-posten. 17
Viktig: Husk å få med ordet Secure: i emnefeltet, ellers blir meldingen sendt uten kryptering Emnefeltet er ikke kryptert, og skal derfor ikke inneholde søkerens navn Hvis advokaten har spørsmål om hvordan kryptert e-post fungerer, viser vi til oppskriften som ligger på internett: http://www.udi.no/upload/intro_kryptert_epost_advokater.pdf Link til denne ligger også i den ukrypterte delen av e-posten advokaten mottar. 12. Mottak av klage og eventuell begjæring om utsatt iverksettelse Sjekk innboksen til Asylenhet Torshov for å se om det kommer kryptert e-post fra advokaten. (Svaret fra advokaten kommer ikke til din egen innboks). * Hvis du ikke har tilgang til enhetens e-post, se dokumentet Tilgang til annen mailboks, som ligger i 48tmappen på K-disk. Svarmeldingen fra advokaten skal inneholde generell informasjon om kryptert e-post, og et vedlegg som heter securedoc.html. Dobbeltklikk på vedlegget og velg Åpne. Du kommer så til en nettside der du må skrive inn det gjeldende passordet for å åpne den krypterte meldingen. Hør med ansvarshavende for 48-timersprosedyren om hva passordet er til enhver tid, da dette kan endre seg. NB! Hvis passordet blir avvist to ganger, må du spørre noen om du har fått riktig passord! Kontoen kan bli låst hvis det legges inn feil passord tre ganger. Hvis det er mulig å lese meldingen fra advokaten uten å skrive passord, betyr det at advokaten har sendt meldingen uten kryptering. Advokaten bør i så fall få beskjed om dette, slik at han kan gjøre det riktig neste gang. 18
Advokaten har enten skrevet klagen direkte inn i den krypterte e-posten, eller lagt den som et vedlegg. Når klagen kommer inn på kryptert e-post skal klagen enten som vedlegg eller e- post registreres i DUF og lagres, etter vanlig prosedyre som ellers er i esak. NB! Hvis det bare er sendt inn kun begjæring om utsatt iverksettelse, skal den registreres som vanlig inn-korrespondanse, ikke som klage. 13. Begjæring om utsatt iverksettelse Det er saksbehandler som behandler slike begjæringer. 13.1. Registrering i DUF og korrespondanse Klage/begjæring skal normalt mottas elektronisk fra advokaten, og registreres i postklienten av saksbehandleren selv ved å tilknytte fil (se brukerveiledningens kapittel 3). Se kapittel 10 i brukerveiledningen for mer informasjon om klagebehandling. Etter at innsendt klage og begjæring om utsatt iverksettelse fra advokaten er lagret og registrert inn: Arbeidsprosessen UDI forbereder klagebehandling, dersom klage og utsatt iverksettelse har kommet inn samtidig. Arbeidsprosessen UDI utsatt iverksettelse dersom det KUN er sendt inn utsatt iverksettelse. o Registrer nei til utsatt iverksettelse Se brukerveiledningens kapittel 10d om utsatt iverksettelse besluttet særskilt. Bruk edok-malen Prosessdokumenter Sett inn nick 20048. Beslutning om nei til utsatt iverksetting skal alltid undertegnes/godkjennes elektronisk av to personer. Registrer KORU Politiets utlendingsenhet (ikke KORU til adv). Send tverretatlig melding til PU via postklienten: Nei til utsatt iverksettelse. PU kan selv hente ut beslutningen fra DUF. 19
Saksbehandler følger opp den videre klagebehandlingen. 14. Dersom det ikke begjæres utsatt iverksettelse Send tverretatlig melding til PU: Vedtaket kan iverksettes, da det ikke er mottatt begjæring om utsatt iverksettelse innen fristen. Bruk registreringstype melding. 15. Vedtak om utvisning fattes og sendes ut sammen med beslutningen om utsatt iverksettelse Hjemmelen for utvisning er utlendingsloven 66 annet ledd bokstav b. Innreiseforbudet settes til 1 år. Følg brukerveiledningens kapittel 13 om utvisning for detaljert beskrivelse. Sett inn nick 2801 (om at vedtaket ikke kan iverksettes før det foreligger endelig vedtak i asylsaken) i boks 4.2 i vedtaket Eksempelvedtak ligger i 48t-mappen i Ankomstenhetens mappe på K-disk. - Sendes med kryptert e-post til advokat med oversendelsesbrev. - Send tverretatlig melding til PU om at det er fattet vedtak om utvising. - Det er ikke SIS-innmelding i 48-timerssaker/returdirektivsaker. 20
Oversendelsesbrev: Oversendelsesbrevet opprettes i postklienten i forbindelse med trinnet Opprett utgående korresopndanse/saksoverføring. Nick 2859 settes inn som innhold i dokumentet. Utvisningsvedtaket og oversendelsesbrevet sendes advokaten per kryptert e-post samtidig som at PU får beskjed om utsatt iverksettelse (via e-post). 16. Klagebehandling Klagesaken følges opp av saksbehandler. Selve klagebehandlingen foregår som i alle andre saker. Det er ikke noe særskilt i klagebehandlingen i 48-timerssakene. 17. Plikter for saksbehandler på 48-timer/beredskapsvakten Beredskapsvaktene skal være tilgjengelige den helgen de har vakt, og logistiker i ankomstenheten skal kunne kontakte dem direkte ved behov for bistand, enten per e-post eller per telefon. 17.1. Beredskapsvakt for helg Bistår med intervjuing og vedtaksfatting ved behov. Vedtak kan fattes / ferdiggjøres samme dag som intervjuet, men disse kan ikke sendes ut eller registreres før dagen etter. 18. Statistikk Saken registreres i statistikken på excelskjemaet i 48-timersmappen på K:\1 Ankomstenheten\48t. o Saksbehandler fører saken inn i statistikken. Det er viktig å føre inn alle klokkeslett. Oppstartstidspunktet vil normalt gjelde fra politiets utlendingsenhet er ferdig med registreringen og har gitt beskjed til UDI. Se prosedyreplanen. o Saksbehandler har et spesielt ansvar for å kontrollere at saken og tidspunkter er riktig ført i statistikkskjemaet. Dersom vedtakets innhold er interessant og har relevans for behandling av fremtidige saker, kan vedtaket kopieres og settes inn i perm på postrommet. Personalia slettes. Ved etterregistrering: Bruk dagens dato, men skriv tydelig i merknadsfeltet når vedtaket er skrevet. Kontakt: Asylavdelingens fagstab/førstelinjen/ansvarlig landenhet 21
Nyttige telefonnumre og e-postadresser Instans Telefon E-post Annet UDI/Ankomstenheten Vakttelefon: 40 70 58 11 _asyl_ank@udi.no Gunhild Bigset - Ankomstenheten: Hammersborg torg: (om intervjuing der) UDI/For advokater som skal sende klage: Ansvarlige i Torshovenheten: UDI/Enhetsleder på Torshov: Grete Aalstad Buch Tonje Sommerset 93 06 28 16 fasttelefon: 23 35 19 74 Grete Aalstad Buch Tonje Sommerset Krisetelefon: 926 89 199 924 17 119 gbi@udi.no asylenhettorshov@udi. no gabu@udi.no tbs@udi.no gabu@udi.no UDI/Områdeleder i Asylavdelingens område B: Kirsten Myhre Sikkerhetssjefen i UDI Krisetelefon: 98 24 29 41 kme@udi.no iel@udi.no UDI/Region- og mottaksavdelingen/ Transittenheten NOAS 98 24 29 52 transitt@udi.no Kveld/helg: 46 45 23 06 Refstad asylmottak 40 48 72 73 40 47 68 36 45 29 89 00 Persontransport 40 61 69 87 G4S hovedkontor G4S i Christian Krohgsgt. 02468 94 50 76 17 Oslo politidistrikt 22 66 90 50 22