FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 12. mars 2009 Møtetid: Kl. 1915 Møtested: Fosnes kommune, kommunehuset Dun De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/09 Referater 002/09 Orientering fra revisor 003/09 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret 004/09 005/09 006/09 Saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2008 Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1748-1/2008 Implementering av IA-avtalen Skatteoppkreverfunksjonen 2008 Eventuelt Steinkjer 3.3.2009 Arve Thorsen (sign.) leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon: 74 11 14 77 Mobil: 990 17 981 e-post: svein.myrvold@komsek.no
SAK 001/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 120309 Svein-Arne Myrvold 001/09 429-1748-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Referater 1. Kopi av brev til øk.sjefen fra KomRev Trøndelag IKS 17.12.2008 vedr. regnskapsavslutningen for 2008. 2. Meldinger om vedtak, k-styresakene 53/08 og 54/08. 3. Møte i representantskapet for KomSek Trøndelag IKS 16.1.2009. 4. Kontaktmøte med revisjonen vedr. Fosnes kommune 20.1.2009. 5. Kontrollutvalgskonferansen 2009. SAK 002/09 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 120309 Svein-Arne Myrvold 002/09 429-1748-5.3 Den gitte informasjon tas til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 2
SAK 003/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2008 TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget 120309 Svein-Arne Myrvold 003/09 429-1748-5.3 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2008. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til orientering. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport 2008 til Fosnes kommunestyre. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Saksopplysninger I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren, da denne har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2008 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. 3
Oppdragsansvarlig revisor har hatt anledning til å kommentere de punkter i forslaget til årsrapport som angår revisjonen. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2008. SAK 004/09 GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2008 Kontrollutvalget 120309 Svein-Arne Myrvold 004/09 429-1748-5.3 Kontrollutvalget tar rapporten Gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2008 til orientering. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2008. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Saksopplysninger Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter for formannskapet og kommunestyret i 2. halvår 2008. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vedtakene ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Revisjonen skal ikke vurdere om de politiske vedtakene er hensiktsmessig. Gjennomføringen er utført som et ledd i forvaltningsrevisjonen. Denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Vurderinger Viser til revisjonens vurderinger punkt 3.2.2 Vurdering i rapporten, Hovedkonklusjoner punkt 4, og Anbefalinger punkt 5. Saksbehandler slutter seg til disse punktene og viser for øvrig til den fremlagte rapporten. 4
SAK 005/09 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR. 1748-1/2008 IMPLEMENTERING AV IA-AVTALEN Kontrollutvalget 120309 Svein-Arne Myrvold 005/09 429-1748-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til de vurderinger og anbefalinger som fremkommer i rapporten. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1748-1/2008 oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten med revisors vurderinger og anbefalinger til orientering. 2. Kommunestyret ber administrasjonen merke seg revisors vurderinger og anbefalinger, og følge opp de forhold som er påpekt i rapporten. Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1748-1/2008 Implementering av IA-avtalen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. KU-sak 005/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008 2011. 2. Plandokument fra KomRev Trøndelag IKS (KomRev) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2006 2007. 3. Omprioriteringsvedtak KU-sak 010/07, i møte den 14.5.2007. 4. KU-sak 018/08, Oppstatsvedtak m/ Prosjektplan fra KomRev 30.1.2008 Evaluering av kommunen som IA-bedrift med fokus på sykefravær. 5. Arbeidsmiljøloven. 6. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 7. Forskrift om kontrollutvalg. 8. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 9. Kommuneloven. Saksfremstilling Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2006 2007 er utarbeidet av KomRev, og ble vedtatt av kontrollutvalget i møte den 30.11.2005 sak 022/05. Planen ble videre vedtatt av kommunestyret 23.1.2006, og kontrollutvalget ble delegert myndighet til å foreta rullering og endring av planen i planperioden. På kontrollutvalgets møte den 29.11.2006 ble det uformelt tatt opp å foreta en endring av planen. På møtet den 15.5.2007 ble det gjort omprioriteringsvedtak slik: 5
Kontrollutvalget ønsker å sette inn et nytt prosjekt som nr. 2 i de prioriterte prosjekter. Prosjektet går mot evaluering av ordningen med kommunen som IA-bedrift, og fokus på sykefraværet i kommunen, og årsaker til eventuell økning. Oppstartbrev forvaltningsrevisjon fra KomRev Trøndelag IKS ble send rådmannen i Fosnes den 7. januar 2008. Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget i møte den 9.9.2008, sak 018/08. KomRev har gjennomført prosjektet i 2008. Høringsutkast til Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1748-1/2008 er oversendt rådmannen i Fosnes, med kopi til KomSek Trøndelag IKS, mottatt på e-post 9.2.2009. Høringsfristen ble satt til 11. februar 2009. Endelig rapport med tilbakemelding fra administrasjonen i Fosnes kommune er mottatt fra KomRev 2. mars 2009. Høringssvaret er innarbeidet i rapporten, kap. 8. Fosnes kommune ble en IA-bedrift (inkluderende arbeidslivsvirksomhet) fra 1.9.2003. Stikkord som kan beskrive en IA-bedrift: Tettere dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker Oppfølgning fra arbeidsgiver under sykmelding gjennom samtaler Besøk av bedriftshelsetjenesten på arbeidsplassen Gjennomføre trivelstiltak på arbeidsplassen Seniortiltak Konflikthåndtering I gjennomføringen av prosjektet er det bla. benyttet samtaler med og spørsmål til både ledere og ansatte. Spørsmål til ansatte har bla. omhandlet om de har hatt samtale med sin leder om IA-arbeidet, og om de har hatt besøk av bedriftshelsetjenesten på sin arbeidsplass. Resultatene av spørreundersøkelsen finnes i rapportens kap. 5, tabell 1 8. Når det gjelder IA-avtalens innvirkning på sykefraværet, kan dette være noe uklart, da det har vært både økning og nedgang i perioden siden avtalen trådte i kraft. Målet for kommunen var å redusere sykefraværet med 20 % over en ikke angitt periode. Rapporten har en omfattende vurdering av IA-avtalen i kap. 6. Det vises til disse vurderingene uten nærmere kommentarer, samt til konklusjonen i kap. 7, som innledningsvis sier at IAarbeidet i Fosnes kommune kan gis større fokus. Revisors anbefalinger finnes i kap. 7.1. Saksbehandlers vurdering Det er forhold omtalt i rapporten som det er viktig å ha fokus på, og som krever oppfølgning fra administrasjonen, dersom det på sikt skal kunne oppnås en positiv effekt av IA-avtalen. Det er derfor saksbehandlers forslag at rapporten oversendes kommunestyret med kontrollutvalgets innstilling til vedtak. 6
SAK 006/09 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2008 Kontrollutvalget 120309 Svein-Arne Myrvold 006/09 429-1748-5.3 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Fosnes kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2) Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Fosnes kommune til orientering. 1. Skatteoppkreverens redegjørelse om Fosnes kommunes skatteregnskap for 2008. 2. Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Fosnes kommune av 10.2.2009 til Kommunestyret fra Skatteetaten v/ Skatt Midt-Norge. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til kommunene Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. 2. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten. Saksopplysninger Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Fosnes kommune Skatteregnskapet avgis overfor Skattedirektoratet. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i den enkelte kommune, men forutsetter at eventuelle anmerkninger og forbedringspunkter blir fulgt opp. Kontrollutvalget plikter imidlertid å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at funksjonen blir utøvd i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Skatteetaten gjennomfører løpende kontroll med skatteoppkrever. I forbindelse med denne kontrollen utarbeides det årlig en kontrollrapport som sendes til kommunestyret i den enkelte kommune, med gjenpart til kontrollutvalget. Ved denne kontrollrapporten får kommunestyret og kontrollutvalget en tilbakemelding mht. hvorledes skatteoppkreverfunksjonen er blitt ivaretatt og utført. Rapporten vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringspunkter. 7
Skatteetaten gir i sin rapport uttrykk for at regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentligste er i samsvar mer regelverket og er av tilstrekkelig kvalitet. Skatteetaten har ingen spesielle bemerkninger til ressurssituasjonen. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2008 Den totale skatteinngangen for året 2008 utgjorde kr. 32 965 215. Tilsvarende tall for 2007 var kr. 30 962 800. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Vurdering Da det verken i skatteoppkrevers rapport eller i skatteetatens rapport fremkommer forhold som må følges opp ut over den stedlige arbeidsgiverkontrollen, anses det tilstrekkelig at kontrollutvalget tar rapportene til orientering. Resultatet av utført kontroll gjengis i Skattetatens rapport punkt 3, og her kan kontrollutvalget spesielt legge merke til Skatte- og avgiftsinnkrevingen Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Arbeidsgiverkontroll Utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, retningslinjer og utføres i tilstrekkelig omfang. Redegjørelse og rapport oversendes kommunestyret til orientering. 8