Horten kommune - noen demografiske særtrekk 2013, 2020 og 2040 + 12-15 mill kr per år Kilde: St. meld nr 12 (2012) Perspektivmeldingen, H.dir og SSB Kommunedata
Våre pasienter/brukere Inntegnet 281 pasienter/brukere av hjemmetjenester m/25 biler. Hvordan fordele bilene mellom pasientene og ordne leveringsrekkefølgen slik at: - Total kjørelengde blir kortest mulig, og samtidig økt - Forutsigbarhet og kontinuitet i tjenesteleveransene
Spider et optimeringsprogram som beskriver antall måter å sette opp en besøks rekkefølge på n-fakultet (n!) B A BC A CB B AC B CA C AB C BA 3! = 3 x 2 x 1 = 6 kjøremåter A C 4! = 4 x 3 x 2 x 1 = 24 kjøremåter 5! = 5 x 4 x 3 x 2 x 1 =120 kjøremåter osv HSHS SPIDER er en spin-off fra SINTEF
Interessent analyse
SPIDER uttesting siden 2012/2013 VISMA Bemanning/ skiftinfo CosDoc Alle grunndata på pasienter/oppdrag Etter planlegging i SPIDER kan arbeidslistene vises som i dag. Integrasjon med Mobil/Nettbrett/PDA 1 5 Oppgaver/Ordre: Kun info som er nødvendig for planlegging Plan Dvs oppdrag knyttes til pleier, inkludert rekkefølge 2 4 SPIDER Database 3 Arbeidsliste til pleier 6 7 Utføre oppgave Rapportere Nøkkeltall Kjøreplan sortert på pleier Kjøreplan vist i kart
Hovedplan for integrering: Versjon 1 2015 Ansatte på aktuell vakt (fødselsnr.) Arbeidstid Kompetanse SPIDER VISMA ressursstyring COSDOC Grunndata på pasienter/oppdrag. Etter planlegging i SPIDER. Arbeidsliste til ansatt. Som i dag, men besøk på tidspunkter Oppdrag: Navn(fødselsnr.) Adresse Ansvarspersoner Kompetansekrav Oppdragstid Tidsvindu Arbeidsliste: Knyttet til ansatt. Tidspunkter på oppdrag. Logisk rekkefølge. Utfører oppgave. Rapporterer. 1. Kontrollerer og sorterer etter kompetansekrav, geografi, tidsvindu og oppdragstid 2. Sjekker tidsvindu 3. Prioriterer ansvarsperson 1 (helsefagarbeider) 4. Prioriterer ansvarsperson 2 (ansvarlig sykepleier) 5. Finner annen ansatt m/rett kompetanse 6. Oppdrag med krav om 2 ansatte på samme klokkeslett Optimerer, finner rimeligste alternativ
Tjenestedesign når arbeidsplanlegging med Spider er innført 2015 TJENESTEREISE ARBEIDSPLANLEGGING TAR I MOT NY BRUKER STEG FOR INNBYGGEREN PASIENTFORLØP (EKS: KARI) Søker hjelp Mottar første besøk av hjemmesykepleieren Blir informert om det konkretetjenestetilbudet KONTAKTPUNKTER innbygger og kommunen) (mellom Papirsøknad, tlf, e-melding Personlig møte i hjemmet Personlig møte i hjemmet, tlf. Helseservice Oppretter og tildeler tjenester Sender melding for å bestille oppdrag ARBEIDSPROSESSER I KOMMUNEN Eksterne: lege, sykehus, legevakt Planlegger Sykepleier Legger inn Mottar medling fra førstegangsbesøk og TA/PK Iverksetter tjenester Helseservice i CosDoc, legger inn bruker i IKOS HELG: Iverksetter tjenester? HELG: Skriver i unntaksbok. Sender internmelding til planleggeren i CosDoc Legger inn oppdrag med antall besøk, tidsvindu, oppdragstid og kompetansekrav RUTINER (roller, oppgaver og ansvar) Oppgave - skriv inn navn på dagens rutiner, evt. manglende rutiner Gjennomføre første besøk: Gi info om tjenesten på generelt grunnlag, avklare forventninger og rutiner. Vurdere behovet for tjenester. Avdekke hva er viktig for pasienten. Justerer oppdragene med antall besøk, tidsvindu, oppdragstid og kompetansekrav Vurderer behov for andre Melder til planleggeren om oppgaver til ergo, fysio, lege, tjenestebehov muntlig eller samarbeidsmøter. Lager IPLOS gjennom internmelding i CosDoc og pleieplan. Informerer pasienten/ pårørende om det konkrete tjenestetilbudet Helsefagarbeider Gjennomføre første besøk: Gi info om tjenesten på Melder til planleggeren om generelt grunnlag, avklare forventninger og rutiner. tjenestebehov muntlig eller Vurdere behovet for tjenester. Avdekke hva er viktig for gjennom internmelding i CosDoc pasienten. Informerer pasienten/ pårørende om det konkrete tjenestetilbudet Alle ansatte TEKNOLOGI CosDoc CosDoc melding Tlf. CosDoc CosDoc IKOS CosDoc - oppdragene går automatisk til Spider CosDoc CosDoc RUTINER (roller, oppgaver og ansvar) Oppgave - skriv inn navn på dagens rutiner, evt. manglende rutiner
Hovedplan for integrering: Versjon 1 2015 Rutiner og oppskrifter Styrer planleggers oppgaver Styrer samarbeid, informasjonsoverføring ansatt planlegger Styrer handlinger sammen med holdninger! Stor grad av medarbeider involvering, opplæres i innsiktsarbeid! Gevinster! Lederbeslutninger og leders oppfølging.
Gevinster 2015 GEVINST Pasient får ofte besøk av ansvarspersoner: Tettere medisinskfaglig oppfølging Iverksette forebyggende tiltak Bedre observasjoner Mer lik fremgangsmåte i tjenesteutførelsen Økt pasienttilfredshet Økt personkontinuitet i hjemmet: Trygghet for pasienter Tettere oppfølging Q1 2016
Gevinster 2015 Tiltak for å realisere gevinsten Resultatindikatorer Hvordan gevinsten «omsettes» Pasient får ofte besøk av ansvarspersonene 1. Spider har fått "regler" som den følger. Primærkontakt velges først, deretter ansvarlig sykepleier. Overstyres av kompetansekrav på oppdraget. 2. Ansatte involveres i grunndata til arbeidsplanlegging for egne pasienter 3. Forbedre bruk av journal i CosDoc 1. Andel besøk av ansvarlig sykepleier av totale besøk per måned (CosDoc) 2. Andel besøk av primærkontakt av totale besøk per måned (CosDoc) Økt kvalitet ved at tjenesten til den enkelte pasient følges opp kontinuerlig, evalueres og forbedres. Pasienten opplever økt kontinuitet, trygghet og forutsigbarhet. Utvikle innsiktsarbeid som et arbeidsverktøy i daglig drift. Økt personkontinuitet i hjemmet 1. Spider har fått "regler" som den følger. 2. Spider "husker" ansatte som har vært hos pasient. 1. Antall hjelpere per pasient per måned (CosDoc) Bedre opplevelse av tjenesteyting til pasient.
Gevinster 2015 GEVINST Mer jevne ruter, mer kontinuitet og forutsigbarhet i hverdagen for ansatte Økt jobbtilfredshet/trivsel Følger opp egen praksis Godt samarbeid primær og sekundær og andre ansatte Q1 2016
Gevinster 2015 Tiltak for å realisere gevinsten Resultatindikatorer Hvordan gevinsten «omsettes» Mer jevne ruter, mer kontinuitet og forutsigbarhet i hverdagen for ansatte 1. Kjøreruter i Spider som gir rasjonell kjøring og fordeling av oppdrag etter kompetanse. 2. God opplæring av nøkkelpersonell, kontinuerlig dialog med ansatte om listene. 1. % fravær per måned (Visma Ressursstyring) 2. Resultater fra halvårlig medarbeiderundersøkelse (HKI) Bedre målrettet dialog og arbeidsmiljø. 3. Planlegger utfører arbeidsplanlegging som beskrevet og ivaretar at det avsettes tid til andre oppgaver.
Gevinster 2015 GEVINST Økt andel tid forbrukt på tjenesteyting Forbedret utnyttelse av tilgjengelige ressurser Mindre kjøring til pasientene: Innsparing på km Innsparing på kjøretid Første effekt - Q1 2016 Full effekt - 2017
Gevinster 2015 Tiltak for å realisere gevinsten Resultatindikatorer Hvordan gevinsten «omsettes» Økt andel tid forbrukt på tjenesteyting 1. Planlegger har fått god opplæring på verktøyet Spider og har forstått hvordan de utnytter funksjonene for best mulig ressursbruk på listene. 1. Gj.snittlig tjenestetid per liste (CosDoc) 2. Gj.snittlig oppdragstid/ pasient (CosDoc) Håndtere flere pasienter, eventuelt økt tjenesteomfang pr. pasient innenfor samme ressurs. 2. At ansatte har lojalitet til listene som leveres med Spider verktøyet. 3. Gj.snittlig antall oppdrag /pasient (CosDoc) Definere måltall for fremtidig økning av pasienter. 3. Etablert gode rutiner og regler for bytte av oppdrag. 4. Opprettholde dagens holdninger og rutiner for fastsettelse av oppdragstid. 4. Antall pasienter (CosDoc) 5. Antall dokumenterte bytter («Unntaksbok») Alle bytter dokumenteres og vurderes for forbedring av listene. Mindre kjøring til pasientene 1. Kjøreruter i Spider som gir rasjonell kjøring og fornuftig rekkefølge i forhold til adresser. 1. Totalt km kjørt på alle avdelinger per måned (Caradmin) Driftsavdelingen får reduserte kostnader på bilene.
Takk til hjemmetjenesten i Horten for positiv innsats, engasjerte deltakere og for at de fant tid til prosjektarbeide! Takk for oss!
2013 2014 2015 Forprosjekt Søknad Tilslag tilskudd Spekk Lage Test Integr. Planlagt oppstart Cosdoc 8.5 Oppstart 2/2 PB pilot 22/4 HS
Foreløpige nytteeffekter/gevinster SPIDER gir: Oversikt/kontroll Bedre utnyttelse av pleiere, færre kjørte km: (bekreftet av testene) Riktigere tidsbruk uten mer press på den enkelte medarbeider (bekreftet av testene) Mer rettferdige/jevne ruter. (bekreftet av testene) Adskillig mindre tid til planlegging og re-planlegging. Bedre kontroll med riktig kompetanse på riktig oppdrag, også ved fravær. Samlet (økonomisk) effektivitetsgevinst estimert til 10% tilsvarende årlig 10-15 mill kr i Horten