Mamut Kunnskapsserie, nr. 6-2004 Mamut Business Software HVORDAN VELGE ØKONOMI- OG INFORMASJONSSYSTEM? EN GUIDE FOR SMÅ OG MELLOMSTORE VIRKSOMHETER Mamut Enterprise Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med 1 50 ansatte
HVORDAN VELGE ØKONOMI- OG INFORMASJONSSYSTEM? EN GUIDE FOR SMÅ OG MELLOMSTORE VIRKSOMHETER UTGITT I MAMUT KUNNSKAPSSERIE I 2003 1 ÅRSAVSLUTNINGSHEFTE ENKLERE ÅRSAVSLUTNING MED MAMUT DATAX SOFTWARE 2 HVORDAN VELGE ØKONOMI- OG INFORMASJONSSYSTEM? EN GUIDE FOR SMÅ OG MELLOMSTORE VIRKSOMHETER 3 BILAGSREGISTRERING EFFEKTIV BILAGSREGISTRERING MED MAMUT BUSINESS SOFTWARE 4 INSTALLASJONSVEILEDNING OPPDATERING FRA VERSJON 6.0/6.1 5 INSTALLASJONSVEILEDNING OPPDATERING FRA VERSJON 7.0
4 INNLEDNING INNHOLD Hvordan velge økonomi- og informasjonssystem? 1 INNLEDNING...3 1.1 1.2 Hva er et informasjonssystem?...3 Hvorfor er et informasjonssystem viktig for virksomheten?....3 2...3 3...4 3.1 Standardiserte systemer...4 4...5 4.1 Kapasitet og begrensninger i systemet...5 4.2 Teknologi...5 4.3 Kvalitet...5 4.4 Implementering og brukervennlighet...5 4.5 Tidspunkt for bytte av system...5 5...6 6...7 6.1 Vil leverandøren overleve?....7 6.2 Leverandørens evne til å følge opp....7 6.3 Er din nye leverandør en egnet partner?....7 7...8 8 SJEKKLISTE VED VALG AV NYTT ØKONOMI- OG INFORMASJONSSYSTEM...9
INNLEDNING 5 1 INNLEDNING En rekke faktorer må vurderes når man skal bytte ut virksomhetens eksisterende økonomi- og informasjonssystem eller anskaffe system for første gang. Noen av faktorene vi skal ta opp er: Hvilket behov har virksomheten? Hva er viktig å vite om leverandøren av systemet? Hvilke pris- og kostnadsvurderinger bør gjøres? Hvordan påvirkes bedriften av begrensninger i systemet? 1.1 Hva er et informasjonssystem? Informasjonssystemet er selve livsnerven i virksomheten. Ofte betegnes dette også som et ERP-system (Enterprise Resource Plannning). Gjennom informasjonssystemet skal du oppnå fullstendig kontroll over alle prosesser og transaksjoner. Eksempler er regnskap, ordre, faktura, innkjøp, prosjekt, kundeoppfølging (CRM), lønn og e-handel. Du skal også gjennom det samme systemet kunne integrere systemet mot eventuelt nødvendige tredjepartsløsninger, for eksempel kasse, strekkodeleser og håndholdte PCer. 1.2 Hvorfor er et informasjonssystem viktig for virksomheten? De fleste som arbeider i en bedrift har erfart hvor vanskelig det er å finne frem til den rette informasjonen til riktig tid. Ofte finnes opplysningene, men de er bortgjemt eller vanskelig tilgjengelig grunnet manglende organisering. De fleste er klar over problemet, men vegrer seg likevel for å investere i et effektivt informasjonssystem. Den viktigste begrunnelsen for dette er oppfatninger rundt kostnader forbundet med innkjøp, vedlikehold og opplæring. Velger virksomheten å investere i et nytt informasjonssystem er det en forutsetning at dette kan bidra til at virksomheten: Får økt effektivitet gjennom enklere og forbedrede rutiner Får økt salg til nye og eksisterende kunder fordi systemet gjør virksomheten i stand til å følge opp raskere, mer effektivt og i henhold til den enkelte kundens spesifikke behov Får reduserte kostnader gjennom bedre styring, oversikt og rutiner 2 Når virksomheten skal anskaffe nytt informasjonssystem er det viktig å ha god kunnskap om hvilke behov virksomheten har nå, samt hvilke behov som kan oppstå i fremtiden. Denne situasjonsanalysen er et viktig redskap for å kunne kommunisere effektivt med potensielle leverandører av økonomisystemet. Noen momenter man bør vurdere ved en behovsanalyse: Hvilke behov eksisterer i virksomheten i dag? Hvilke behov har ansatte og virksomheten i dag? Snakk med ansatte i alle avdelinger og på alle nivåer for å få en oversikt over virksomhetens samlede behov og hvor det kan høstes fordeler i form av økt effektivitet. Hvilke behov dekkes ikke i eksisterende løsning? Dekker ikke dagens løsning virksomhetens funksjonelle behov? Gir ikke dagens løsning gode nok rapporter? Er dagens løsning døende på grunn av gammel teknologi? Har man et system fra en leverandør som ikke lenger vil vedlikeholde systemet? Hvilke behov vil oppstå for virksomheten i fremtiden? Det er viktig å prøve å anslå hvilke behov som kan dukke opp i virksomheten i fremtiden, samt hvilke behov virksomheten har som kan gi bedre vilkår for bedriften hvis de blir dekket. Dette gjør at man kan velge et system som dekker disse behovene, og/eller et system som er enkelt skalerbart slik at det kan vokse i takt med bedriftens vekst. Spørsmål man kan stille seg er blant annet om virksomheten vil begynne å markedsføre og selge på Internett, vil man begynne å føre lønn selv, vil man utvide virksomheten med en serviceavdeling, vil virksomheten begynne å selge varer i utlandet, og vil man begynne å føre regnskapet selv? Hvordan er kompetansenivået i virksomheten? Hvilken kompetanse innehar virksomhetens ansatte angående bruk av PC og programvare? Dette er viktig å få kartlagt når behovet for kurs og opplæring skal kartlegges. Hvordan er virksomhetens infrastruktur? Nye systemer kan kreve nye PCer og ny server. Graden av fornyelse kan imidlertid variere mye mellom hvilke systemer du velger. Noen systemer har høye krav til maskinvare mens andre har mer moderate krav. Samme vurderinger bør gjøres på virksomhetens programvare og operativsystem. Disse momentene vil samlet bidra til økt lønnsomhet for virksomheten og bidrar til at valget av informasjonssystem er meget viktig. I denne guiden kan du selv sette opp en mer detaljert behovsanalyse. Dette kan du lese mer om på side 9.
6 INNLEDNING 3 I prinsippet finnes det to valg: Standardsystemer eller komponentbaserte systemer. Innen begge kategorier foregår det en rask utvikling til virksomhetenes beste. En trend er imidlertid at standardiserte systemer utvikler seg til å bli langt mer omfattende og fleksible enn hva tilfellet var for kun få år tilbake. Dette har ført til at stadig større bedrifter med omfattende krav velger et standardisert system fremfor et komponentbasert system. Imidlertid bør virksomheten gjøre en grundig vurdering med henhold til hva slags type system man ønsker: Vil man satse på et standardisert system eller velge et system med komponenter som kan skreddersys virksomhetens rutiner? Bør man velge ett eller flere systemer for å dekke sine behov? 3.1 Standardiserte systemer FORDELER SAMMENLIGNET MED SKREDDERSYDDE KOMPONENTSYSTEMER: Ofte rimeligere i innkjøp, implementering og drift enn skreddersydde løsninger da man blant annet unngår konsulenthonorarer ved tilpasninger Integrasjonen mellom for eksempel CRM, Internett og regnskapsmodulene er standardiserte og utprøvet. Dette bidrar til færre dobbeltregistreringer og muligheter for feilføringer Ofte enklere og rimeligere å utvide med ekstra funksjonalitet og ekstra brukere Ofte enklere og mer effektive rutiner ved oppdateringer til nye versjoner Man henvender seg kun til én leverandør hvis det oppstår spørsmål om systemet Ofte behov for mindre opplæring da brukergrensesnittet fra modul til modul er utviklet fra samme utgangspunkt og med samme visjon Ofte enklere å estimere totale utgifter ved innkjøp, implementering, eierskap og drift Standardiserte løsninger fører til at virksomheten må gjennomgå interne rutiner for å tilpasse seg til systemet. Dette bidrar ofte til en effektivitetsgevinst Enklere implementeringsprosesser vil kunne redusere omfanget av intern motstand blant de ansatte ULEMPER SAMMENLIGNET MED SKREDDERSYDDE KOMPONENTSYSTEMER: Kan ha mindre dekkende funksjonalitet enn skreddersydde komponentsystemer da disse er mer fleksible med tanke på å tilfredsstille eksisterende rutiner i virksomheten Virksomheter som satser på et standardisert system må i enkelte tilfeller tilpasse sine rutiner til hvordan systemet er bygget opp - ikke omvendt Man kan i noen tilfeller få flere moduler og funksjonalitet og et mer omfattende system enn man ønsker per dags dato
INNLEDNING 7 4 4.1 Kapasitet og begrensninger i systemet I tillegg til hvilke behov virksomheten har og hvilken funksjonalitet systemene har er det viktig at det er kraftig nok til å håndtere bedriftens datamengder i dag og i fremtiden. Spørsmål virksomheten bør stille seg er er blant annet; Bruker systemet en åpen databaseløsning eller har leverandøren utviklet sin egen? Hvor gode er import/eksportmuligheten fra/til andre applikasjoner? Er produktet stabilt med store datamengder? Hvor mange kan bruke systemet samtidig Er det begrensninger på antall kunder, produkter, bilag, transaksjoner, lagringsplass på nettserver og så videre? Velg et informasjonssystem uten begrensninger på antall bilag, antall kunder, antall firmaer/klienter, antall fakturaer eller på megabytes lagringsplass i databasen. Virksomheten må kunne vokse med informasjonssystemet uten å bruke betydelige summer på oppgraderinger. Disse spørsmålene besvares enklest ved å estimere datamengden i overskuelig fremtid og legge dette frem for leverandøren. 4.2 Teknologi Bruker bedriften ett eller flere DOS-systemer er det mange fordeler ved å oppgradere til et nytt system. Det er sannsynlig at ditt system da er utdøende og ikke lenger støttes av leverandøren. Dagens Windows-grensesnitt har en atskillig lavere brukerterskel og et brukervennlig, raskt grensesnitt - noe som reduserer behovet for opplæring. Windows-baserte informasjonssystemer er generelt også rimelige og enkle å vedlikeholde. Noen informasjonssystemer tilbys med støtte for flere plattformer; som Unix, OS/2, Windows, Linux, Mini-/Stormaskin. Spørsmålet er om det lønner seg å betale for at leverandøren støtter en eller flere nedad-gående plattformer. Samtidig risikerer man at den plattformen man selv bruker nedprioriteres. Man må også ta med i vurderingen hvor godt integrert systemet er med Microsofts Office-pakke. Verktøyene i denne pakken benyttes i større eller mindre grad av de aller fleste virksomheter. For å arbeide mest mulig effektivt må du sørge for at denne er en integrert del av informasjonssystemet. For å hjelpe deg å få en oversikt over din virksomhets infrastruktur kan du bruke tabellen på side 13. 4.3 Kvalitet En rekke av punktene i dette informasjonsheftet berører selvsagt kvalitet. Men det er likevel flere momenter man bør søke å få svar på. Hvor grundig testet er systemet, og har også eksterne testfasiliteter deltatt i dette? Bærer informasjonssystemet sertifiseringslogoer eller andre kvalitetsstempler? Hvor mange virksomheter benytter systemet i dag? Finnes det referansekunder? Dette er viktige spørsmål å stille for å sikre et kvalitetsprodukt. 4.4 Implementering og brukervennlighet Kortest mulig implementeringstid (installasjon, konvertering og opplæring) er viktig for å holde kostnader nede og effektiviteten oppe. Følgende momenter må derfor kartlegges: Hvor god og omfattende er dokumentasjonen? Hvor omfattende er installasjonsprosedyren (kan man gjøre dette selv, eller må virksomheten ha bistand fra konsulenter)? Hvilke tilbud finnes innen opplæring (kurssenter, bedriftsinterne kurs, kurs på CD-ROM, og så videre)? Hvordan er tilgangen til brukerstøtte i implementeringsfasen? Er dette inkludert i pakken eller en tilleggstjeneste? Kan leverandøren tilby en implementeringsguide? Husk at det er viktig å gjøre seg deg opp en mening om brukervennligheten i systemet. Er prosedyrene intuitive og konsistente? Legg vekt på å velge et system som er anerkjent for sin brukervennlighet. 4.5 Tidspunkt for bytte av system De fleste tror at det kun er på begynnelsen av året at man kan bytte regnskapsprosedyrer og/eller installere et nytt informasjonssystem i virksomheten. Dette er tilfellet for noen bedrifter, men for mange er det heller motsatt. Mange virksomheter foretrekker faktisk å bytte system i løpet av kalenderåret. Det er da mulig å velge en rolig periode hvis man har sesongvariasjon, et terminoppgjør eller bruke sommeren når de fleste har bedre tid og ledige ressurser. Man legger da inn ferdig konverterte data fra det gamle systemet og har også tid til å sjekke resultatet mot data fra det gamle systemet.
8 INNLEDNING 5 Etter å ha evaluert de ulike leverandørene og systemene, basert på punktene ovenfor og vedlagte sjekklister (se side 10 og utover), sitter man gjerne igjen med et begrenset antall systemer å velge mellom. Ved innhenting av tilbud er det viktig å innhente priser og spesifikasjoner på følgende momenter: 1 Sørg for å få oppgitt Total Cost Of Ownership (TCO), altså den totale prisen det koster å kjøpe inn og drifte systemet. Dette må hentes inn ikke bare for det første året, men også for år 2, år 3 og så videre. 6 Sjekk nøye hva som ligger av begrensninger i systemet. Det kan bli unødvendig dyrt hvis leverandøren har begrensninger på antall bilag, antall transaksjoner eller på mengde lagringsplass i databasen. 2 Få en full oversikt over hva du faktisk får inkludert av moduler/ funksjonalitet i systemet du kjøper. Det kan oppstå misforståelser hvis det innkjøpte systemet ikke inneholder det samme som ble vist under demonstrasjonen av systemet. 3 Sjekk at database er inkludert i prisen. Noen leverandører tar ekstra betalt for f.eks. en SQL database som systemet krever for å fungere. 4 Ved utvidelse av systemet i fremtiden lønner det seg å få en oversikt over kostnaden ved utvidelse av systemet. Mange leverandører opererer med en stor mengde tilleggsmoduler som det er vanskelig å orientere seg i. Husk å få en komplett prisliste over disse før du bestemmer deg for system. Hva koster for eksempel moduler for kundeoppfølging og e-handel? På sikt kan det også bli aktuelt med flere brukere. Hva koster det å koble disse til systemet? 5 Sjekk hva som ligger i leverandørens support- og vedlikeholdsavtale. Noen leverandører deler opp vedlikehold og support i to separate fakturaer med forskjellig innhold. Må du betale for oppdateringer med ny funksjonalitet? Må du betale for nye brukermanualer? Inneholder supportavtalen fri tilgang til supportavdeling per telefon eller blir dette fakturert i tillegg? Ut fra et kostnadsmessig (TCO) synspunkt er det mer fornuftig å sammenligne leverandørens support- og vedlikeholdsavtaler enn det er å sammenligne systemene og lisensprisingen av disse. 7 Hvis virksomheten ønsker installasjon av forhandler er det viktig å sjekke hva som er inkludert i installasjonen. Krever systemets oppsett bistand fra konsulent samt konfigurering av databasen og rapporter kan dette føre til en overraskende faktura. 8 Hvis virksomheten ønsker å investere i for eksempel en nettside og e-handelsmodul er det viktig å kartlegge om man må investere i ny infrastruktur. Noen leverandører krever at du har egen webserver ved kjøp av nettside/e-handelsmodul, noe som både er dyrt og tidkrevende å sette opp. 9 Hvis virksomheten ønsker å konvertere gamle data, få spesifisert hvor mye leverandøren fakturerer for å konvertere data fra virksomhetens eksisterende system. 10 Få en oversikt over hva som kreves av kurs og opplæring i forbindelse med implementeringen.
INNLEDNING 9 6 6.1 Vil leverandøren overleve? I dag finnes det en rekke leverandører av integrerte økonomisystemer i det norske markedet. Noen har vært i markedet i mange år, andre er nyopprettede selskaper. Det er alltid vanskelig å vurdere hva som er en god og hva som er en dårlig leverandør. Å velge feil leverandør kan få fatale følger for driften. Velger du derimot riktig leverandør vil du kunne oppleve gode synergieffekter med tanke på fremtidig drift. Nedenfor har vi stilt opp noen spørsmål som du alltid bør stille leverandøren: Hvor mange virksomheter benytter systemet aktivt? Hvilke forhandlere har leverandøren? Hvordan er eierstrukturen? Hvordan er virksomhetens økonomiske situasjon? Benytter leverandøren anerkjent og utprøvd teknologi? Hvilke store kjente partnere har leverandøren? Hvilke resultater er oppnådd i uavhengige produkttester? Hvilke objektive logoer har systemet oppnådd? (For eksempel Certified for Windows XP.) I tillegg bør du alltid gjøre en selvstendig vurdering av hvilken markedsposisjon selskapet har. Legg vekt på dine egne følelser vedrørende hvor ofte, og hva, du har lest om selskapet, om du har lagt merke til deres annonser/kampanjer og så videre. Spør også alltid etter referanseinstallasjoner da dette er din sjanse til selv å høre hvordan brukere av systemet opplever dette. 6.2 Leverandørens evne til å følge opp Noen leverandører selger systemet, og sier deretter takk for seg. Undersøk derfor alltid hvilke rutiner leverandøren har med tanke på oppfølging etter kjøp. Dette kan være enkle ting som at din kontaktperson med jevne mellomrom tar kontakt for å få status eller hvor tilgjengelig leverandøren er. Øvrige ting du bør danne deg et bilde av er: Hvor flink er leverandøren til å informere om for eksempel nyheter og oppdateringer? Hvilket faglig nivå holder de du skal forholde deg til hos leverandøren? Hvilken kultur har leverandøren? Er din virksomhet en bedrift med mellom 1-50 ansatte bør du henvende deg til en leverandør som har dette som kjerneområde. Denne type leverandør vil kjenne dine behov langt bedre enn en organisasjon som har spesialisert seg på å levere løsninger til langt større bedrifter, men som har noen produkter som også passer for mindre selskaper. I slike tilfeller er det store sjanser for at din virksomhet neppe får den oppfølgingen den har krav på. 6.3 Er din nye leverandør en egnet partner? Du bør se på i hvilken grad leverandøren stiller opp for deg når det gjelder ekstratjenester og kundeservice. Her er noen spørsmål du kan stille: Hvilke rutiner har leverandøren rundt oppdateringer av programvaren? Får du jevnlig fritt tilsendt oppdateringer med ny funksjonalitet og støtte for regelendringer? Hvilke muligheter har du eller dine medarbeidere til å gå på kurs? Tilbyr leverandøren kurs i det området som din virksomhet befinner seg? Hvor ofte arrangeres det kurs? Alternativt eller som tillegg - eksisterer det interaktiv opplæring via CD-ROM? Hvilke typer tjenester tilbys via support/brukerstøtte? Finnes det for eksempel en artikkelbase på Internett som gir deg svar på alle typer spørsmål til alle døgnets tider? Tilbys det fri telefonsupport? Er det lang ventetid på telefon? Er leverandøren også en kunnskapsformidler som kan hjelpe deg, via dokumentasjon, fagbøker og kunnskapshefter, med dine daglige arbeidsoppgaver så vel som med spesielle hendelser som årsavslutning og kjøring av lønns- og trekkoppgaver? I hvilken grad kan leverandøren hjelpe deg når det gjelder rabatterte priser på nødvendige produkter som for eksempel Microsoft Windows og Microsoft Office? Kan leverandøren levere plass på webserver til ditt nettsted samt e-mail, slik at du kun forholder deg til én leverandør? Du bør anskaffe ditt nye system hos en leverandør som har din type virksomhet som hovedsatsningsområde.
10 INNLEDNING 7 Som en oppsummering kan vi gi følgende tips: 11 tips ved valg av nytt økonomi- og informasjonssystem 1 Sørg for at du får samlet hele verdikjeden i din bedrift i samme system 2 Sørg for å kartlegge alle daglige rutiner i din virksomhet. Ha som målsetning at det nye systemet skal effektivisere driften 3 Sørg for å velge en leverandør som kjenner kulturen i det markedet din virksomhet opererer 4 Velg et system som har en fornuftig faktor mellom pris og ytelse i forhold til tilsvarende systemer 5 Velg en leverandør som er forberedt på fremtiden 6 Velg en leverandør som kan tilby et spekter av tilleggstjenester og kan fungere som en støttende partner for virksomheten 7 Velg en standardløsning fremfor en løsning som krever tilpasning av eksterne konsulenter 8 Gjør nøye vurderinger med hensyn til datasikkerhet og hvilke krav som stilles til infrastruktur 9 Sørg for at ditt nye system fungerer 100% med markedsledende produkter som Microsoft Office og Microsoft Windows 10 Legg vekt på hva det virkelig koster å eie systemet over en lengre driftsperiode (Total Cost of Ownership (TCO)) 11 Legg vekt på brukervennlighet og kort implementeringstid
INNLEDNING 11 8 SJEKKLISTE VED VALG AV NYTT ØKONOMI- OG INFORMASJONSSYSTEM Mamut har utarbeidet sjekklister som tar for seg ulike momenter en virksomhet bør vurdere ved valg av nytt system Få oversikt og prioriter virksomhetens behov Vi har utarbeidet en guide som hjelper din virksomhet å få oversikt over nåværende og fremtidige behov. Denne finner du på side 10 i heftet. Vurder deretter virksomhetens behov opp mot hvilken funksjonalitet de ulike leverandørene kan levere. Vurder leverandørene På side 7 i dette heftet har vi tatt for oss en del momenter som er viktig å vurdere når man skal velge en leverandør av virksomhetens informasjonssystem. Innhent tilbud Når du sitter igjen med en liste over behov og et utvalg aktuelle leverandører må du innhente tilbud på løsningen. På side 6 i heftet har vi tatt opp momenter du bør vurdere når du innhenter tilbud. Vi har også utarbeidet en mal med viktige momenter til tilbudsrundene. Se side 14. Plan for implementering, installering og opplæring Når virksomheten har vurdert sine behov, ulike leverandører og de ulike pristilbudene, få da leverandøren til å sette opp en plan for innføringen av systemet ut fra hvilke behov virksomheten har.
12 INNLEDNING KARTLEGG VIRKSOMHETENS BEHOV GENERELT OM VIRKSOMHETEN Virksomheten. Her beskrives virksomheten generelt Bransje Antall ansatte Avdelinger Organisasjonsstruktur Omsetning Markedet. Her beskrives markedet virksomheten opererer i Segmenter i markedet Særtrekk for bransjen Markedspotensiale (antall kunder) Markedsposisjon til virksomheten Virksomhetens produkter (kort beskrivelse) Konkurrenter Konkurrerende produkter Typiske salg i bransjen (størrelsesorden, leveringstid osv) Omsetning i bransjen Kunder/leverandører. Her beskrives kundene Hva kjennetegner en typisk kunde? Hvor mange kunder har virksomheten? Andel nysalg og andel gjenkjøp Hva slags service og support tilbys kundene? Hva utløser salgene (kjennetegn)? Hvor mange virksomheter benytter systemet aktivt? Hvilke forhandlere har leverandøren? Leverandørens eierstruktur og økonomiske situasjon? Benytter leverandøren anerkjent og utprøvd teknologi? Hvilke partnere har leverandøren? Hvilke resultater er oppnådd i uavhengige produkttester? Hvilke sertifiseringslogoer har systemet oppnådd? Leverandørens evne til å informere om f.eks oppdateringer? Hvilket faglig nivå holder leverandøren? Hvilken kultur har leverandøren? Hvilke rutiner har leverandøren rundt oppdateringer av systemet? Leverandørens kurstilbud? Hvilke typer tjenester tilbys via support/brukerstøtte? Leverandørens evne som kunnskapsformidler Leverer leverandøren også plass på nettserver og e-mail? Kan leverandøren tilby deg tilleggsprodukter? BESKRIVELSE VURDERING AV LEVERANDØRENE BESKRIVELSE Fortsettes neste side
INNLEDNING 13 DETALJERTE BEHOV OG OPPGAVER I VIRKSOMHETEN Sentralbord Marked Salg Kundeservice Ordrebehandling OPPGAVER/FUNKSJONER Betjene og videreformidle kontakter Utsendelse av informasjon Vedlikehold av kundebase Andre oppgaver Prosjekt/kampanje oppfølging Annonsering Masseutsendelser (DM) Segmentering/klassifisering av kundebase Rapporter/analyse Budsjett Vedlikehold av nettsted og nettbutikk Andre oppgaver Oppfølging leads pr telefon/møter Presentere løsning/produkt Korrespondanse (brev, faks, e-mail) Tilbudsutsendelse Behandling av kontrakt/ordre/anbud Prosjekt/kampanjeoppfølging Oppfølging forespørsler nettsted Rapporter/analyse Salgsbudsjett Delegere leads til selgere/avdelinger Rabatt/DB oppfølging Oppfølging selgere/avdelinger Integrasjon PDA/håndholdt PC Andre oppgaver Serviceoppdrag (ute/inne) Informasjonsformidling Support/brukerstøtte Reklamasjon/garanti oppfølging Saksbehandling Oppfølging av kunder (gjenkjøp/mersalg) Registrering av timer Rapporter/analyse Andre oppgaver Ordrebehandling Fakturering Oppfølging av bestillinger i nettbutikk Repeterende/samle/kjede fakturering Fakturakopi Kreditering Restordrebehandling Akonto/prosjektfakturering Rapporter/analyse Kredittsjekk av kunder Valuta/Euro Kassesalg Andre oppgaver Eier(e) av oppg. Behov i dag Ikke behov Fremtidig behov Kommentarer Fortsettes neste side
14 INNLEDNING DETALJERTE BEHOV OG OPPGAVER I VIRKSOMHETEN Logistikk/Innkjøp Økonomi/Regnskap Personal/Lønn Daglig Leder IT-ansvarlig OPPGAVER/FUNKSJONER Pakking/forsendelse Innkjøp Varemottak Strekkoder Produktoppdateringer Prisjusteringer/rabatter Mulighet for flerlager Struktur/komponentvarer Varetellinger Lagerstatuser Rapporter/analyser Andre oppgaver Bilagsregistering Inn- og utbetalinger Avdeling/prosjektregnskap Hovedbokoppslag Valuta/Euro Konsernregnskap Purring Renteberegning Remittering Factoring Inkasso Rapporter/analyse Oppdatering på lover/regler/avgifter Budsjett Termin/årsoppjør Kredittsjekk Andre oppgaver Vedlikehold av ansatteregister Ferie/fravær Avlønning Feriepenger Lønns- og trekkoppgaver Rapporter/statistikker/analyse Avganger/ansettelser Oppdatering på lover/regler/satser Andre oppgaver Styrearbeid Oppfølging ansatte/avdelinger/prosjekter Inntekstsanalyser Kostnadsanalyser Rapporter/analyser Andre oppgaver Sikkerhet (antivirus, brannmur, etc) Sikkerhetskopiering Administrasjon av: Eier(e) av oppg. Behov i dag Ikke behov Fremtidig behov Kommentarer - Hardware/Software (brukeroppsett, tilgangskontroller, etc.)
INNLEDNING 15 VIRKSOMHETENS HARDWARE OG SOFTWARE HARDWARE Nettverk Nettverkskort Hub/switch Router Server Dedikert server Prosessor Minne Ledig harddiskplass Arbeidstasjoner Prosessor Minne Ledig harddiskplass SOFTWARE Eier Eier Dagens spesifikasjon Dagens spesifikasjon Anbefalt spesifikasjon 100 Mbit kort Min. 100 Mbit Ja Min. 400 MHz Min. 256 MB Min. 500 MB Min. 166 MHz Min. 64 MB Min. 100 MB Anbefalt spesifikasjon Server Operativsystem Eksisterende database Backupløsning Sikkerhet/virus Brannmur Internett E-mail Arbeidstasjoner Operativsystem Office Pakke Internett E-mail Virus Øvrig programvare Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows Exchange Microsoft Windows XP Pro Microsoft Office XP Nyeste versjon Microsoft Outlook Symantec VIRKSOMHETENS SYSTEMER OG PRISER I DAG CRM Regnskap/økonomi Lønn/personal Prosjekt/timereg. MPS Logistikk Nettsted/e-handel Annet Navn Antall brukere Svakheter/mangler i dag Årlig pris
16 INNLEDNING INNHENT TILBUD MAL FOR INNHENTING AV TILBUD PÅ NYTT ØKONOMI- OG INFORMASJONSSYSTEM INNHOLD FUNKSJONALITET i=inkl. i basisløsn. T=Tilleggsmodul Hvis tilleggsmodul angi pris Kommentarer Internett & e-handel CRM Salgsstøtte Logistikk/lager Applikasjon til å opprette nettsted og nettbutikk Lagringsplass på webserver Behov for egen websever Domenenavn Påkrevd linjekapasitet Webstatistikk Kredittkort støtte/sikker handel (Secure server - SSL) Krever konsulent for å sette opp løsning Automatisk overføring av ordre og forespørsler til CRM/økonomisystem Database/antall produkter i nettbutikk Kundeoppfølging (CRM) Modul for integrasjon mellom CRM og økonomisystem Produktregister integrert med øk.system, tilbudsmodul og nettbutikk Tilbud (med overføring til ordre) Prosjektstyring Kobling mot Microsoft Outlook: Logging av både inngående og utgående e-mail mot kontakt Dokumenthåndtering, integrert med Microsoft Office 2003/XP/2000 Automatisk overføring av leads/forespørsler/ordre fra nettsiden Aktiviteter/dagbok (tid og ressursplanlegging) Ordre & Faktura Utvidet ordre/faktura (Kontant-, samle-, kjedefakturering, faste ordre, avdragsfakturering) Fakturakopi ecustomer Internett-tilgang for kunder til sine ordre Rabattregister, prisavtaler Oppdatering av prisfiler fra leverandør Salgsbudsjett efaktura Salgsstatistikk Serviceordre/servicefaktura Serienummerhåndtering Kasseløsning Valuta & Euro Innkjøpsfunksjonalitet Logistikk/lagerstyring FIFO/LIFO håndtering Strukturvare/komponentvare Flerlager/multilager Valuta & Euro Fortsettes neste side
INNLEDNING 17 MAL FOR INNHENTING AV TILBUD PÅ NYTT ØKONOMI- OG INFORMASJONSSYSTEM INNHOLD FUNKSJONALITET I=inkl. i basisløsn. T=Tilleggsmodul Hvis tilleggsmodul angi pris Kommentarer Regnskap Personal & Lønn Rapporter System 1.) Sum Tilleggsmoduler 2.) Priser Software, Basisversjon 3.) Årlig vedlikehold/ Support 4.) Implementering Regnskap (bilagsregistrering & hovedbok) Prosjekt/avdeling for regnskap, reskontro og faktura Kundereskontro Leverandørreskontro Purring/inkasso Remittering Budsjett Rentefakturering Valuta & Euro Analyse/rapporter Personalmodul, informasjon om medarbeideren Lønnsavregning med automatisk overføring til regnskap Timeregistrering/timeregnskap Operasjonelle rapporter ferdig definert Editering av rapporter Ledelsrapporter/analyseverktøy Mulighet for flerbruker, nettverksmodul Passord/brukerrettigheter Postnummerregister, postdistrikt, kommune, fylke Pris database, enbrukerløsning/flerbrukerløsning Pris på utvidelse av database/antall transaksjoner Antall klienter/firmaer Basisversjon (første bruker) Ekstra brukere (tilleggsbrukere) Database Nettverksmodul Dokumentasjon Brukerhåndbøker Andre tillegg Vedlikeholdsavtale Oppdateringer Supportavtale Tillegg for utsendelse av nye versjoner/oppdateringer Tillegg for telefonsupport Andre tillegg Installasjon Oppsett av program/database/rapporter Konvertering Opplæring Andre tillegg Total pris innkjøp: (Sum 1 + Sum 2 + Sum 3 + Sum 4) Total pris per påfølgende år: (Sum 3) Sum 1. Sum 2. Sum 3. Sum 4. Kommentarer
18 INNLEDNING TA KONTAKT FOR MER INFORMASJON Mamut vil til enhver tid kunne bistå deg og din virksomhet i valget av nytt økonomisystem. Vi hjelper deg å finne den løsningen som passer virksomheten best. 20 000 Små og mellomstore virksomheter med ulike behov benytter aktivt en løsning i serien Mamut Business Software, noe som gjenspeiler vår ekspertise i å forenkle hverdagen for enheter i dette markedet. Her vil du finne mer informasjon: Internett: www.mamut.com Telefon 23 20 35 50 E-mail: info@mamut.com Vi ser frem til å høre fra deg!
Din lokale forhandler: Mamut ASA, Pilestredet 75c Boks 5205 Majorstuen, 0302 Oslo Telefon: 23 20 35 00 Faks: 23 20 35 01 info@mamut.com www.mamut.com Mamut er en ledende leverandør av økonomi-, CRM- og Internettløsninger til små og mellomstore virksomheter, selvstendig næringsdrivende, foreninger og privatpersoner i Nord-Europa. Mamut tilbyr komplette og brukervennlige løsninger til markedets beste forhold mellom pris og ytelse. Selskapet har mottatt en rekke utmerkelser for sin produktportefølje og mer enn 75.000 brukere forenkler hverdagen med Mamut. Ytterligere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på www.mamut.com. Mamut tar forbehold om eventuelle feil. Copyright 2004 Mamut. Alle rettigheter. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.