Juridisk avdeling Akershus fylkeskommune Postboks 1200 Sentrum 0107 Oslo Besøksadresse: Tordenskiolds gate 12, Oslo Postadresse: c/o Fylkesmannen i Østfold, Postboks 325, 1502 MOSS Telefon 22 00 35 00 fmoapostmottak@fylkesmannen.no www.fmoa.no Organisasjonsnummer NO 974 761 319 Deres ref.: 2016/8292-37/126088/2018 EMNE 410 Deres dato: 07.08.2018 Vår ref.: 2018/8021-3 FM-J Saksbehandler: Karin Sand Oftedal Direktetelefon: 22 00 37 40 Dato: 03.09.2018 Fylkesmannens vedtak i klagesak - Akershus fylkeskommune - Rud videregående - Innsyn i årsaken til utlyst arbeidsstilling Fylkesmannen viser til oversendelsen fra Akershus fylkeskommune datert 07.08.2018. Saken gjelder anmodning om innsyn i årsaken til utlyst stilling ved Rud videregående skole. Sakens bakgrunn Ørvar Sigfusson ba den 16.06.2018 om innsyn i dokumenter som «forklarer stillings utlysning hos Akershus fylkeskommune (Ref. nr. 2251170704). Det vi er ute etter er dokumenter som er om årsaken til at vedkommende stilling utlyses i sin tid.» Akershus fylkeskommune besvarte innsynshenvendelsen i e-post 16.06.2018. Det ble vist til at innsynsbegjæringen er den samme som er mottatt og behandlet av fylkeskommunen tidligere. Ørvar Sigfusson påklaget vedtaket i e-post 21.06.2018. Det anføres at fylkeskommunen ikke har sagt noe om grunnlaget for avslaget, og vises til bestemmelsen om merinnsyn. I e-post 29.06.2018 svarte Akershus fylkeskommune at grunnlaget for avslaget fremgår i fylkeskommunens vedtak datert 14.11.2017 og 09.04.2018. Vedtakene ble stedfestet i Fylkesmannens vedtak datert 12.02.2018 og 25.04.2018. I e-postene 09.07.2018 og 22.07.2018 opprettholder Sigfusson klagen. Fra e-post 09.07.2018 siteres følgende: «Denne innsynshenvendelsen er ikke den samme og den som var sendt inn fra for, langt ifra. Denne saken dreier seg kun om årsak til utlyst stilling og kun det. Det spørsmålet har aldri vært besvart.» Akershus fylkeskommune har gjennomgått klagen, men ikke funnet grunnlag til å ta den til følge. Saken er derfor oversendt Fylkesmannen for endelig behandling, jf. offentleglova (offl.) 32.
Side 2 av 2 Fylkesmannen ser slik på saken Hovedregelen etter offl. er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, med mindre det finnes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet, jf. offl. 3. Ørvar Sigfusson har bedt om innsyn i årsaken til at Akershus fylkeskommune utlyste stilling ved Rud videregående skole med referanse 2251170704. Akershus fylkeskommune har opplyst om at alle dokumentene de har tilknyttet den utlyste stillingen er registrert i sakene 2016/8292, 2016/17870 og 2014/17893. Fylkeskommunen har tidligere behandlet innsynskrav fra Ørvar Sigfusson i de aktuelle dokumentene i vedtak datert 14.11.2017 og 09.04.2018. Vedtakene ble påklaget av Sigfusson, og i Fylkesmannens vedtak 12.02.2018 og 25.04.2018 stadfestet vi fylkeskommunens vedtak. Vi viser til våre vedtak. I tiden etter Fylkesmannens vedtak har det ifølge fylkeskommunen kommet til 15 dokumenter på sak 2016/8292. Dokumentene er oversendt Fylkesmannen og gjennomgått her. Dokumentene omfatter korrespondanse mellom Ørvar Sigfusson og fylkeskommunen vedrørende innsynskrav. Slik Fylkesmannen ser det, er ikke de 15 dokumentene omfattet av det aktuelle innsynskravet vedrørende årsaken til stillingsutlysning. Fylkesmannen legger til grunn at det ikke finnes andre dokumenter hos fylkeskommunen vedrørende årsaken til stillingsutlysningen. Fylkesmannen viser derfor til de tidligere vedtak herfra av 12.02.2018 (2017/35646-4) og 25.04.2018 (2017/35646-17), som vedlegges. Klagen er ikke tatt til følge. Konklusjon Akershus fylkeskommunes vedtak stadfestes. Fylkesmannens vedtak er endelig. Med hilsen Odd Meldal fung. avdelingsdirektør Karin Sand Oftedal seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent. Vedlegg 1 Fylkesmannens vedtak i klagesak - Akershus fylkeskommune - krav om innsyn til Mimes brønn 2 Fylkesmannens vedtak i klagesak om avslag på innsyn - Akershus fylkeskommune - offentlig søkerliste for utlyst stilling Kopi: Ørvar Sigfusson
Juridisk avdeling Akershus fylkeskommune Postboks 1200 Sentrum 0107 Oslo Tordenskiolds gate 12 Postboks 8111 Dep, 0032 OSLO Telefon 22 00 35 00 fmoapostmottak@fylkesmannen.no www.fmoa.no Organisasjonsnummer NO 974 761 319 Deres ref.: 2016/8292 Deres dato: 18.04.2018 Vår ref.: 2017/35646-17 FM-J Saksbehandler: Karin Sand Oftedal Direktetelefon: 22 00 37 40 Dato: 25.04.2018 Fylkesmannens vedtak i klagesak - Akershus fylkeskommune - krav om innsyn til Mimes brønn Fylkesmannen viser til oversendelsen fra Akershus fylkeskommune datert 18.04.2018. Saken gjelder klage over måten fylkeskommunen har besørget innsyn på. Sakens bakgrunn Ørvar Sigfusson begjærte den 17.03.2018 innsyn i «dokumenter som har med utlyst arbeidsstilling av Akershus fylkeskommune Ref nr.: 2251170704. Dvs. alle dokumenter som tilkommer i forkant, underveis og i etterkant av gjennomført stillings utlysning.» Sigfusson ba om at dokumentene ble sendt til mimesbronn.no. Da fylkeskommunen unnlot å besvare innsynsbegjæringen innen 5 dager, sendte Sigfusson en klage 29.03.2018. Akershus fylkeskommune besvarte innsynshenvendelsen i vedtak 09.04.2018. Når det gjaldt de etterspurte dokumentene i saken som forelå på tidspunktet for Sigfussons tidligere innsynsbegjæring den 06.11.2017, ble det vist til fylkeskommunens tidligere vedtak 14.11.2017 og Fylkesmannens stadfestelse i vedtak 28.11.2017. For de dokumentene som har kommet til etter Sigfussons opprinnelige innsynsbegjæring, innvilget fylkeskommunen innsyn. Samtlige dokumenter ble oversendt klagers private e-post. Sigfusson påklaget vedtaket i to e-poster den 09.04.2018. Klagen går på måten innsyn ble gitt på. Akershus fylkeskommune tok ikke klagen til følge i oversendelsen til Fylkesmannen den 18.04.2018. Fylkesmannen forutsetter at partene er kjent med sakens dokumenter og gir derfor ikke ytterligere saksreferat. I henhold til offentleglova (offl.) 32 er Fylkesmannen klageinstans for vedtak fattet av kommunalt eller fylkeskommunalt organ.
Side 2 av 3 Fylkesmannen ser slik på saken Hovedregelen etter offl. er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, med mindre det finnes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet, jf. offl. 3. I foreliggende sak har klager fått innsyn i samtlige dokumenter som var registrert i saken etter hans opprinnelige innsynsbegjæring 06.11.2017. Innsyn ble gitt til hans private e-post. Sigfusson har påklaget måten innsyn er gitt på, da han ønsker at dokumentene skal sendes til en e-postadresse tilknyttet mimesbronn.no. Dokumenter som blir sendt til denne e-postadressen blir etter det opplyste automatisk publisert på nettsiden. Fylkesmannen viser til vårt tidligere vedtak i saken datert 12.02.2018 under avsnittet «Innsyn til mimesbronn.no». Som det fremgår av vedtaket vil det etter offl. 32 første ledd første punktum være rett til å klage på «avgjerder etter denne lova», noe som først og fremst vil være avslag på krav om innsyn og avvisning av et slikt krav. Av Justis- og beredskapsdepartementets rundskriv «Rettleiar til offentleglova» (veilederen) pkt. 10 fremgår det imidlertid at det også vil være anledning til å klage på måten innsyn blir gitt på. Som eksempel vises det tilfeller der man blir nektet kopi av et dokument eller får avslag på krav om utskrift eller lignende. Offl. 30 regulerer hvordan organet skal gi innsyn. Bestemmelsens første ledd første og andre punktum lyder slik: «Organet fastset ut frå omsynet til forsvarlig saksbehandling korleis eit dokument skal gjerast kjent. Det kan krevjast papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet.» Bestemmelsen innebærer at det i utgangspunktet er organet selv som avgjør hvordan innsyn skal gis. Den som krever innsyn har imidlertid bare rett til å få papirkopi eller elektronisk kopi, jf. offl. 30 første ledd andre punktum. Når det gjelder publisering av dokumenter, følger det av offl. 10 tredje ledd første punktum at virksomheter som er omfattet av offentleglova kan gjøre dokumenter tilgjengelige for allmennheten på internett. Unntak for dette er opplysninger som er underlagt taushetsplikt. I medhold av bestemmelsen er det i offentlegforskrifta 7 andre ledd fastsatt at også noen andre opplysninger enn de som er underlagt taushetsplikt ikke skal offentliggjøres på internett. Dette gjelder bl.a. sensitive personopplysninger, fødselsnummer/personnummer og opplysninger om lønn til fysiske personer. Bestemmelsene i offl. 10 tredje ledd første punktum og offentlegforskrifta 7 første ledd klargjør likevel at det anledning til slik offentliggjøring, jf. ordet «kan». Det er med andre ord opp til den enkelte virksomhet å fastsette i hvilken grad denne muligheten skal brukes. Akershus fylkeskommune har gitt innsyn i samtlige dokumenter til klagers private e-postadresse. I vedtak 09.04.2018 opplyser fylkeskommunen om at dokumentene også kan sendes til klagers postadresse dersom det er ønskelig. Fylkeskommunen ønsker imidlertid ikke å sende dokumentene til mimesbronn.no. Hvis klager ønsker å publisere de etterspurte dokumentene, mener fylkeskommunen at han må besørge dette selv.
Side 3 av 3 Fylkesmannen slutter seg til Akershus fylkeskommunes vurdering av at det er organet selv som avgjør hvordan innsyn skal gis. Selv om det i dette tilfellet er snakk om dokumenter som fylkeskommunen har gitt innsyn i, mener Fylkesmannen at det er forskjell på å gi innsyn i dokumentene og å publisere dokumentene. Fylkeskommunen har gitt innsyn ved å oversende dokumentene på e-post, i tillegg til at de har gitt klager mulighet til å få en fysisk utskrift. Slik Fylkesmannen ser det har fylkeskommunen gitt innsyn i tråd med forsvarlig saksbehandling, jf. offl. 30 første ledd første punktum Vi finner derfor ikke grunnlag for å overprøve måten fylkeskommunen har gitt innsyn på. Klagen er ikke tatt til følge. Konklusjon: ******* Akershus fylkeskommunes vedtak 09.04.2018 stadfestes. Fylkesmannens vedtak er endelig. En kopi av dette vedtak er sendt klager. Med hilsen Eva Kjøllesdal seniorrådgiver Karin Sand Oftedal seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent. Kopi til: Ørvar Sigfussjon
Juridisk avdeling Akershus fylkeskommune Postboks 1200 Sentrum 0107 Oslo Tordenskiolds gate 12 Postboks 8111 Dep, 0032 OSLO Telefon 22 00 35 00 fmoapostmottak@fylkesmannen.no www.fmoa.no Organisasjonsnummer NO 974 761 319 Deres ref.: 2016/17870 Deres dato: 28.11.2017 Vår ref.: 2017/35646-4 FM-J Saksbehandler: Karin Sand Oftedal Direktetelefon: 22 00 37 40 Dato: 12.02.2018 Fylkesmannens vedtak i klagesak om avslag på innsyn - Akershus fylkeskommune - offentlig søkerliste for utlyst stilling Fylkesmannen viser til oversendelsen fra Akershus fylkeskommune datert 28.11.2017. Saken gjelder delvis avslag på innsyn i korrespondanse mellom fylkeskommunens kontor og Rud videregående skole i en tilsettingssak. Sakens bakgrunn I e-post 19.10.2017 begjærte Ørvar Sigfùsson innsyn i offentlig søkerliste til stilling med referanse 2251170704. Akershus fylkeskommune innvilget innsyn den 30.10.2017, men ikke til mimesbronn.no slik Ørvar Sigfùsson ønsket. I e-post av 06.11.2017 påklager Sigfùsson måten innsyn ble gitt på. I tillegg ble det bedt om innsyn i «all kommunikasjon mellom fylkeskommunens kontor og Rud vgs, også innom fylkeskommunen og innom Rud vgs. Det vil si E-poster, notater, telefon kontakt (referat), brev og alt som har med kommunikasjon i saken å gjøre». Akershus fylkeskommune har i svar av 13.11.2017 vist til at de fleste dokumentene i saken inneholder taushetsbelagte opplysninger. Fylkeskommunen fattet vedtak om delvis avslag den 14.11.2017. Ørvar Sigfùsson påklaget fylkeskommunens vedtak i e-post av 24.11.2017. I e-poster fra Ørvar Sigfùsson av 18.11.2017 og 01.12.2017 er det videre klaget på måten fylkeskommunens har gitt delvis innsyn. Det er bedt om at innsyn gis til mimesbronn.no. Akershus fylkeskommune tok ikke klagen til følge, og oversendte saken til Fylkesmannen for endelig avgjørelse i brev av 28.11.2017. Ørvar Sigfùsson etterlyste Fylkesmannens behandling av saken i e-post av 09.01.2018. Fylkesmannen besvarte henvendelsen i e-post 11.01.2018.
Side 2 av 12 I brev til Akershus fylkeskommune datert 11.01.2018 ba Fylkesmannen om å få oversendt dokumentene som fylkeskommunen har avslått innsyn i, samt at fylkeskommunen ga en utdypende begrunnelse for sitt avslag. Akershus fylkeskommune besvarte henvendelsen i brev datert 18.01.2018. I e-post av 25.01.2018 ba Fylkesmannen om en ytterligere klargjøring på enkelte punkter. Fylkeskommunen besvarte henvendelsen i e-post av 31.01.2018. Ørvar Sigfùsson kommenterte fylkeskommunens redegjørelser i e-post den 01.02.2018. I e-post av 05.02.2018 ba Fylkesmannen om informasjon knyttet til enkelte dokumenter. Fylkeskommunen besvarte henvendelsen i e-post av 08.02.2018. Fylkesmannen forutsetter at partene er kjent med sakens dokumenter og gir derfor ikke ytterligere saksreferat. I henhold til offentleglova (offl.) 32 er Fylkesmannen klageinstans for vedtak fattet av kommunalt eller fylkeskommunalt organ. Fylkesmannen ser slik på saken Innledning Hovedregelen etter offl. er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, med mindre det finnes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet, jf. offl. 3. Saken gjelder innsyn i offentlig søkerliste til stilling med referanse 2251170704, samt «all kommunikasjon mellom fylkeskommunens kontor og Rud vgs, også innom fylkeskommunen og innom Rud vgs. Det vil si E-poster, notater, telefon kontakt (referat), brev og alt som har med kommunikasjon i saken å gjøre», jf. innsynskravet av 06.11.2017. Akershus fylkeskommune har i brev datert 18.01.2018 opplyst om at innsynskravet omfatter dokumenter i tre saker: 2016/8292 «Klage Krav om innsyn i søkerliste til stilling Referansenummer 225117070704» 2016/17870 «Utlysning av midlertidig stilling Rud vgs høsten 2014» 2014/17893 «Undervisningsstilling innen skade/billakkering Rud videregående skole» Fylkeskommunen ga innsyn i offentlig søkerliste den 30.10.2017. Innsyn ble imidlertid gitt til klagers e-postadresse, og ikke til mimesbronn.no slik klager ønsker. Fylkeskommunen har videre unntatt enkelte dokumenter og deler av dokumenter i de to sistnevnte sakene. Fylkesmannen vil i det følgende foreta en vurdering av dokumentene fylkeskommunen har avslått innsyn i etter reglene i offentleglova. Til slutt vil vi foreta en vurdering av måten innsyn er gitt på. Avslag på innsyn 1. Sak 2016/17870, dokument 1
Side 3 av 12 Dokument 1 er et notat fra en ansatt i HR- avdelingen i fylkesadministrasjonen til leder og to kollegaer. Fylkeskommunen har unntatt dokumentet i sin helhet under henvisning til offl. 14. Bestemmelsens første ledd lyder slik: «Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing». Fylkesmannen bemerker at det er et vilkår for unntak etter offl. 14 at det aktuelle dokumentet er utarbeidet av organet selv, til organets interne saksforberedelse. Vilkåret anses oppfylt i det foreliggende tilfellet da dokument 1 er utarbeidet av Akershus fylkeskommune som ledd i deres forberedelse av saken. Det er videre et vilkår i offl. 14 første ledd at dokumentet må være internt, noe som innebærer at det som hovedregel ikke kan være sendt ut av organet. Fylkesmannen vurderer at vilkåret er oppfylt for det aktuelle dokumentet da det ikke fremgår at det er sendt ut av fylkeskommunen. Fylkesmannen slutter seg etter dette til fylkeskommunens konklusjon om at dokumentet omfattes av unntaksadgangen i offl. 14 første ledd. Etter off. 14 kan det gjøres unntak for innsyn i hele dokumentet. Bestemmelsen gir organet en anledning, men ikke en plikt til å unnta dokumentet fra offentlighet. Det skal derfor foretas en merinnsynsvurdering etter bestemmelsen i offl. 11. Ved vurderingen av om det skal gis merinnsyn, skal det på den ene siden vurderes om de hensynene som begrunner den aktuelle unntaksbestemmelsen gjør seg gjeldende i det aktuelle tilfellet. Dersom de ikke gjør det, bør det gis innsyn. Og selv om slike hensyn gjør seg gjeldende, må disse vurderes opp mot formålsbestemmelsen i lovens 1. Det må tas stilling til om de hensynene som taler for innsyn, veier tyngre enn behovet for unntak i denne konkrete saken. Fylkeskommunen har ikke utvist merinnsyn for det aktuelle dokumentet. Det er vist til at fylkeskommunens ansatte har behov for å kunne fremlegge og diskutere saker med leder/ kollegaer uten hensyn til at dette kan bli offentliggjort. Formålet med unntaksbestemmelsene for interne dokumenter er å gi forvaltningen en viss mulighet til fortrolig og uformell diskusjon i forkant av en beslutning. Etter en gjennomgang av det aktuelle dokumentet har ikke Fylkesmannen funnet grunn til å overprøve fylkeskommunens vurdering av merinnsyn i saken. 1.1 Vedlegg 14 og 15 til dokument 1 Akershus fylkeskommune har videre unntatt vedlegg 14 og 15 til dokument 1 fra innsyn. Vedlegg 14 er en e-post fra en rådgiver i HR-avdelingen i fylkeskommunen sendt til rektor ved Rud videregående skole, mens vedlegg 15 er svaret fra rektor. Fylkeskommunen har unntatt dokumentene under henvisning til offl. 14 jf. 16 tredje ledd. Fra fylkeskommunens vurdering i brev datert 18.01.2018 gjengis følgende:
Side 4 av 12 «Fylkeskommunen vurderer vedlegg 14 og 15 til dokument 1 som organinterne dokumenter i sak der administrasjonssjefen gjennomfører kontrolltiltak ovenfor en enhet, jf. offentleglova 14. jf. 16 tredje ledd. Det vises her til det generelle behovet fylkeskommunen har for å gjennomføre slike tiltak uten at korrespondansen offentliggjøres. Dersom enkelt dokumenter som inngår i en større sammenheng utgis, kan dokumentene gi et feilaktig bilde og bl.a. medføre at ansatte bli eksponert på en uheldig måte. Det fremgår for øvrig av veilederen til offentleglova at det kan legges vekt på mere langsiktige skadevirkninger av å gi innsyn, som for eksempel å beskytte avgjørelsesprosesser i forvaltningen. For øvrig inneholder deler av vedlegg 15 enkelte taushetsbelagte opplysninger om en tidligere ansatt i fylkeskommunen, jf. forvaltningsloven 13 første ledd.» Fylkeskommunen har som nevnt vist til offl. 14 jf. 16 tredje ledd som hjemmel for å avslå innsyn i dokumentene. For å kunne avslå et innsynskrav med hjemmel i offl. 14 første ledd er det avgjørende at dokumentet er utarbeidet av, og til bruk i, ett og samme organ. Dersom dokumentet sendes ut av organet kan ikke bestemmelsen lenger anvendes. Offl. 14 første ledd angir ikke selv hva som må anses som ett og samme organ. Det beror på en konkret vurdering. Utgangspunktet er at en organisasjon som fremstår som en selvstendighet enhet må regnes som ett organ. Et avgjørende spørsmål blir etter dette om Akershus fylkeskommune sentralt og Rud videregående skole anses som ett organ i relasjon til offl. 14 første ledd. For kommuner og fylkeskommuner må vurderingen av hvorvidt dokumentet er utvekslet i ett og samme organ ses i sammenheng med offl. 16. Bestemmelsen fastsetter generelt at en rekke interne dokumenter som blir utarbeidet i kommuner og fylkeskommuner likevel ikke kan unntas offentlighet. Bestemmelsens tredje ledd første og andre punktum lyder slik: «Unntaket i 14 gjeld heller ikkje for dokument frå eller til ei kommunal eller fylkeskommunal eining på område der einingane har sjølvstendig avgjerdsrett. Unntaket i 14 gjeld likevel for dokument i saker der administrasjonssjefen eller kommunerådet gjennomfører kontrolltiltak overfor ei eining, og for utkast til vedtak og innstillingar som blir lagde fram for administrasjonssjefen eller kommunerådet før det blir gjort vedtak, eller før ei innstilling blir lagd fram for eit folkevalt organ.» Fra forarbeidene til bestemmelsen i Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 139 gjengis videre følgende: «Kommunar og fylkeskommunar vil ha ei rekkje institusjonar, for eksempel sjukeheim og skolar. Også slike einingar skal reknast som eigne organ i høve til lovutkastet 14 når det gjeld korrespondanse som vedkjem saker der institusjonane har fått delegert avgjerdsrett.» Slik Fylkesmannen ser det vil de videregående skolene i Akershus fremstår som selvstendige enheter som ikke kan anses som samme organ som fylkeskommunen sentralt. Det fremgår av sakens dokumenter at det er skolen som selv foretar ansettelser, og at den derfor har stor grad av selvstendighet knyttet til dette. Vedlegg 14 og 15 til dokument 1 gjelder begge ansettelsessaken, og Fylkesmannen legger derfor til grunn at dette er et område der skolen har selvstendig avgjørelsesmyndighet, jf. offl. 16 tredje ledd første punktum.
Side 5 av 12 Akershus fylkeskommune har vist til at offl. 16 tredje ledd andre punktum kommer til anvendelse da dokumentene gjelder en sak der administrasjonssjefen gjennomfører kontrolltiltak ovenfor en enhet. Bestemmelsen er nærmere omtalt i Justis- og beredskapsdepartementets rundskriv «Rettleiar til offentleglova» (veilederen) pkt. 7.4.3.3: «I offentleglova 16 tredje ledd andre og tredje punktum er det fastsett avgrensingar av regelen i tredje ledd fyrste punktum om at unntaket i 14 ikkje gjeld for dokument frå eller til ei kommunal eller fylkeskommunal eining på område der eininga har sjølvstendig avgjerdsrett. Bakgrunnen for dette er at det i visse sakstypar vil gjelde eit behov for fortruleg korrespondanse mellom administrasjonssjefen eller ansvarleg kommuneråd eller fylkesråd og dei underliggjande einingane. Etter offentleglova 16 tredje ledd andre punktum gjeld for det fyrste unntaket i 14 likevel i saker der administrasjonssjefen eller kommunerådet eller fylkesrådet gjennomfører kontrolltiltak overfor ei eining, sjølv om kontrollen gjeld eit saksområde der eininga har sjølvstendig avgjerdsrett. Denne føresegna omfattar berre saker om kontrolltiltak i medhald av kommunelova 23 nr. 2 andre punktum. For korrespondanse som gjeld generell oppfølging av eininga frå administrasjonssjefen si side, vil dermed ikkje unntaket i offentleglova 14 gjelde, dersom oppfølginga gjeld saksområde der den aktuelle eininga har sjølvstendig avgjerdsrett.» Fylkesmannen siterer videre følgende fra forarbeidene til bestemmelsen 1 : «I tredje ledd andre punktum er det fastsett to unntak frå regelen i tredje ledd første punktum om at unntaket for organinterne dokument ikkje gjeld for dokument som blir sende frå og til ei eining i kommunar og fylkeskommunar. Bakgrunnen for dette er at det i visse typar saker vil gjelde eit særleg behov for fortrulegheit for korrespondanse mellom administrasjonssjefen eller kommunerådet og dei underliggjande einingane. Eit liknande forslag var med i lovutkastet frå utvalsfleirtalet. Etter andre punktum vil for det første unntaket i 14 ikkje gjelde i saker der administrasjonssjefen eller kommunerådet gjennomfører kontrolltiltak overfor ei eining. Føresegna omfattar ikkje saker som gjeld den generelle oppfølginga frå administrasjonssjefen av verksemdsområda, men tek berre sikte på kontrolltiltak i medhald av kommunelova 23 nr. 2 andre punktum. For at det skal kunne gjerast unntak for dokument i slike saker etter 14, må sjølvsagt vilkåra i denne paragrafen vere oppfylte.» Det følger av kommuneloven 23 nr. 2 andre punktum at «[a]dministrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» I forarbeidene til bestemmelsen 2 fremgår det at alle fylkeskommunalt ansatte opptrer på administrasjonssjefens vegne i den utstrekning ikke noe annet er bestemt i særlov. I foreliggende tilfelle gjelder dokumentene korrespondanse mellom en ansatt i HR-avdelingen i 1 Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 139 2 Ot.prp. nr. 42 (1991-1992) s. 277
Side 6 av 12 fylkeskommunen sentralt og rektor ved Rud videregående skole. Korrespondansen omhandler den konkrete ansettelsessaken, og kan således ikke anses som generell oppfølgning. Fylkesmannen finner etter en konkret vurdering å kunne slutte oss til fylkeskommunens vurdering av at dokumentene gjelder administrasjonssjefens kontrolltiltak ovenfor skolen, jf. offl. 16 tredje ledd andre punktum. Vi er videre av den vurdering at de øvrige vilkårene i offl. 14 første ledd er oppfylt, da dokumentene er utarbeidet av fylkeskommunen til deres interne saksforberedelse. Det fremgår ikke at dokumentene er oversendt andre. Vedlegg 14 og 15 til dokument 1 kan etter dette unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 14 første ledd. Fylkesmannen slutter oss videre til fylkeskommunens merinnsynsvurdering. 1.2 Vedlegg 4 til dokument 1 Når det gjelder vedlegg 4 til dokument 1, har fylkeskommunen uttalt at dokumentet inneholder forslag til arbeidsavtale og at de etter en nærmere vurdering er kommet til at det kan gis innsyn i dette dokumentet. Av hoveddokumentet (dokument 1) fremgår det at vedlegg 4 består av et tilbudsbrev datert 19.09.2014, samt en arbeidsavtale for en navngitt ansatt. Vedlagt tilbudsbrevet fulgte et personalinfo-skjema. I e-post av 05.02.2018 ba Fylkesmannen om å få opplyst om fylkeskommunen har avslått innsyn i enkelte av dokumentene i vedlegg 4. Fylkeskommunen opplyser i e-post av 08.02.2018 at de etter en nærmere vurdering har kommet til at det kan gis innsyn i alle dokumentene som utgjør vedlegg 4. Da det er gitt innsyn i vedlegg 4, faller dokumentene utenfor Fylkesmannen behandling i foreliggende sak. 2. Sak 2016/17870, dokument 10 Dokument 10 inneholder e-post korrespondanse mellom advokat og rådgiver i fylkeskommunen. Akershus fylkeskommune har unntatt dokumentene fra innsyn med hjemmel i offl. 14 første ledd. Fylkesmannen finner å kunne slutte seg til fylkeskommunens vurdering på dette punkt. E-postene er utarbeidet av Akershus fylkeskommune, og Fylkesmannen legger til grunn at dokumentene er utarbeidet underveis i saksprosessen for fylkeskommunens interne saksforberedelse. Dokumentene anses ikke for å være sendt ut av organet. Fylkesmannen legger etter dette til grunn at e-postene kan unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 14 første ledd om interne dokumenter. Bestemmelsen i offl. 14 gir organet en anledning, men ikke en plikt til å unnta dokumentet fra innsyn. Det skal derfor foretas en merinnsynsvurdering etter bestemmelsen i offl. 11.
Side 7 av 12 Fylkeskommunen har i brev datert 18.01.2018 uttalt at det ikke bør gis merinnsyn, da fylkeskommunens ansatte har behov for å kunne korrespondere med kollegaer uten hensyn til at dette kan bli offentliggjort. Fylkesmannen kan etter en konkret vurdering ikke se at det er grunnlag for å utøve merinnsyn verken helt eller delvis i e-postene. Slik vi ser det har fylkeskommunen påvist et reelt og saklig behov for å unnta dokumentene fra innsyn. 3. Sak 2016/17870, dokument 12 Dokument 12 er etter det opplyste likelydende dokument 1 i samme sak, og det vises til vurderingen i pkt. 1 over. 4. Sak 2016/17870, dokument 14 og 15 Dokument 14 og 15 inneholder e-post korrespondanse mellom rektor ved Rud videregående skole og advokat i fylkeskommunen. Fylkeskommunen har behandlet e-postene samlet. Fylkesmannen har merket seg at enkelte e-poster som følger i dokument 15 er sendt til og fra Ørvar Sigfùsson. Vi legger til grunn at klager allerede har innsyn i disse dokumentene. Dokumentene faller derfor utenfor Fylkesmannens behandling i foreliggende sak. Dersom klager likevel ønsker innsyn i e-postene som er sendt til/fra ham selv, ber vi Akershus fylkeskommune besørge innsyn. Når det gjelder de øvrige e-postene i dokument 14 og 15, har fylkeskommunen vist til offl. 15 andre og tredje ledd som hjemmel for å unnta dem fra innsyn. Bestemmelsene lyder slik: «Det kan gjerast unntak for delar av dokument som inneheld råd om og vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak, og som organet har innhenta til bruk for den interne saksførebuinga si, når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka. Unntaket i pargrafen her gjeld tilsvarande for dokument om innhenting av dokument som er nemnde i første og andre ledd, og innkallingar til og referat frå møte mellom overordna og underordna organ, mellom departement og mellom eit organ og nokon som gir råd eller vurderingar som er nemnde i andre ledd.» Et vilkår etter offl. 15 andre ledd er at unntak må være påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken. I veilederen pkt. 7.3.4.3 er vilkåret nærmere omtalt slik: «Innsyn kan berre nektast etter offentleglova 15 andre ledd når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka. Det er altså ikkje berre mottakarorganet sine interesser det kan leggjast vekt på i denne vurderinga, men òg interessene til andre offentlege verksemder som saka har eller kan få verknader for. At unntak må vere «påkravd» er eit nokså strengt krav. Dette inneber at det må vere ei nokolunde reell fare for at innsyn vil føre til skade av eit visst omfang på dei aktuelle interessene. Unntaket vil fyrst og fremst kunne vareta behovet for å gjere unntak for råd
Side 8 av 12 og vurderingar som eit offentleg organ innhentar i samband med at det er involvert i forhandlingar eller tvistar. Dette vilkåret inneber at det ikkje vil vere kurant å bruke dette unntaket i saker av meir generell art, eller i saker som gjeld tradisjonell myndigheitsutøving.» Fylkesmannen finner å kunne slutte seg til fylkeskommunens vurdering av at dokumentene som er sendt fra advokaten inneholder råd og vurderinger om hvordan skolen bør stille seg i saken. Dokumentene inneholder juridiske vurderinger og forslag til svar på henvendelser skolen har fått. Dokumentene som er sendt fra rektor, må samtidig sies å gjelde innhenting av slike råd og vurderinger. Skadevilkåret anses dermed oppfylt. Fylkesmannen er videre av den oppfatning av at vilkåret om at unntak må være påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretaking av det offentliges interesser i saken er oppfylt. Vi viser til at det er snakk om juridiske råd fra en advokat som er innhentet til bruk i skolen interne saksforberedelse. Offl. 15 andre ledd gir kun hjemmel til å unnta de delene av hvert dokument som inneholder råd og vurderinger av hvordan kommunen bør stille seg i saken. Etter en gjennomgang av de aktuelle dokumentene, er Fylkesmannen av den vurdering at de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av hvert dokument, både når det gjelder omfang og innhold. Det kan derfor gjøres unntak for resten av dokumentet i medhold av offl. 12 bokstav c. Det skal videre foretas en merinnsynsvurdering etter offl. 11 for de delene av dokumentene som unntas etter offl. 15 andre ledd og offl. 12 bokstav c. Fylkesmannen kan imidlertid ikke se at det gjør seg gjeldende offentlige hensyn som tilsier at det skal gis innsyn i disse opplysningene. Det vises til byrådsavdelingens vurdering av merinnsyn i brev datert 18.01.2018 som Fylkesmannen slutter seg til. 5. Sak 2016/17870, dokument 17 Akershus fylkeskommune har gitt delvis innsyn i dokument 17 ved å gi innsyn i e-poster som er sendt til/fra Ørvar Sigfùsson. De delene av dokument 17 som fylkeskommunen har avslått innsyn i gjelder e- postkorrespondanse mellom advokat og rådgiver i fylkeskommunen, og mellom HR-avdelingen sentralt og rektor ved Rud videregående skole. Når det gjelder e-postkorrespondansen mellom advokat og rådgiver i fylkeskommunen sentralt, har fylkeskommunen vist til offl. 15 som hjemmel for å unnta dokumentene. Slik Fylkesmannen ser det vil det være mer nærliggende å vurdere dokumentene etter offl. 14 første ledd. Vi viser til vår vurdering over i punkt 1.1. Slik Fylkesmannen ser det er e-postkorrespondansen mellom advokat og rådgiver i sentraladministrasjonen utarbeidet av organet selv, og til organets interne saksforberedelse. Dokumentene er utarbeidet av Akershus fylkeskommune som ledd i deres forberedelse av saken. Det er videre et vilkår i offl. 14 første ledd at dokumentet må være internt, noe som innebærer at det som hovedregel ikke kan være sendt ut av organet. Fylkesmannen vurderer at vilkåret er oppfylt for e-postkorrespondansen da det ikke fremgår at de er sendt ut av fylkeskommunen.
Side 9 av 12 Fylkesmannen er etter dette av den oppfatning at dokumentene omfattes av unntaksadgangen i offl. 14 første ledd. Fylkeskommunen har videre unntatt e-postkorrespondansen mellom HR-avdelingen sentral og rektor ved Rud videregående skole. Som hjemmel for unntak fra innsyn er det vist til offl. 14, jf. 16 tredje ledd. Fylkesmannen viser til vår vurdering i punkt 1.1 over, og slutter oss til fylkeskommunens vurdering av at e-postkorrespondansen mellom HR-avdelingen sentralt og rektor kan unntas etter offl. 14 første ledd jf. 16 tredje ledd andre punktum. Offl. 14 første ledd gir organet en anledning, men ikke en plikt til å unnta dokumentene fra offentlighet. Det skal derfor foretas en merinnsynsvurdering etter bestemmelsen i offl. 11. Etter en gjennomgang av de aktuelle e-postene har ikke Fylkesmannen funnet grunn til å overprøve fylkeskommunens vurdering av merinnsyn i saken. 6. Sak 2016/17870, dokument 18 Fylkeskommunen har i brev datert 18.01.2018 opplyst om enkelte opplysninger i dokument 18 er unntatt fra innsyn under henvisning til offl. 14 jf. 16 tredje ledd. Merinnsyn er ikke gitt ut fra fylkesrådmannens generelle behov for å gjennomføre kontroll med virksomheter uten at korrespondansen offentliggjøres, jf. begrunnelsen under punkt 1. I e-post av 31.01.2018 har fylkeskommunen redegjort for hvilke opplysninger i dokument 18 som er unntatt fra innsyn. Fra e-posten gjengis følgende: «Når det gjelder hvilke opplysninger i dokument 18 i sak 2016/17870 som etter fylkeskommunens vurdering kan unntas offentlighet etter offentleglova 14 jf. 16 tredje ledd, er dette opplysningene som fremkommer i følgende e-post korrespondanse: e-post av 10. oktober 2017 fra Natasha Kjølås-Larsen til Lill Harriet Koi e-post utveksling mellom Lill Harriet Koi og Rune Ludvik Eriksen 10. oktober 2017 (epostene inngår i oppfølgingen av henvendelse fra Natasha Kjølås-Larsen 10. oktober 2017) e-post av 11. oktober 2017 fra Rune Ludvik Eriksen til Lill Harriet Koi, videresendt til Natasha Kjølås-Larsen 13. Oktober 2017 (e-postene inngår i oppfølging av henvendelse fra Natasha Kjølås-Larsen 10. oktober 2017) e-post 13.10.2017 fra Natasha Kjølås-Larsen til Renate Støa er også et dokument som inngår i fylkesadministrasjonens kontroll av om skolen har forholdt seg til gjeldende regelverk for utlysning av ledige stillinger. Denne e-posten kan etter fylkeskommunens syn forøvrig også unntas offentlighet med hjemmel i offentleglova 15, annet ledd jf. tredje ledd.» Fylkesmannen avgrenser derfor vår vurdering til de overnevnte dokumentene. Dokumentene er e-poster sendt mellom ansatte i fylkeskommunen sentralt og ansatte ved Rud videregående skole. Fylkesmannen viser til vurderingen over i punkt 1.1. Etter en gjennomgang av de nevnte e- postene i dokument 18, slutter Fylkesmannen seg til fylkeskommunens vurdering av at
Side 10 av 12 dokumentene gjelder administrasjonssjefens kontrolltiltak ovenfor skolen, jf. offl. 16 tredje ledd andre punktum. Vi anser videre at de øvrige vilkårene i offl. 14 første ledd er oppfylt. De aktuelle e-postene i dokument 18 kan etter dette unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 14 første ledd. Akershus fylkeskommune har ikke utvist merinnsyn for de aktuelle dokumentene under henvisning til fylkesrådmannens generelle behov for å gjennomføre kontroll med virksomheter uten at korrespondansen offentliggjøres. Det er vist til at dersom enkelt dokumenter som inngår i en større sammenheng utgis, kan dokumentene gi et feilaktig bilde og bl.a. medføre at ansatte bli eksponert på en uheldig måte. Fylkeskommunen har videre lagt vekt på de mer langsiktige skadevirkninger av å gi innsyn, som for eksempel å beskytte avgjørelsesprosesser i forvaltningen. Fylkesmannen viser til fylkeskommunens merinnsynsvurdering, og slutter oss til denne. 7. Sak 2014/17893, dokument 2 og 6 Dokumentene er søknadsbrev og CV fra de to øvrige søkerne til undervisningsstilling innen skade/billakkering ved Rud videregående skole. Fylkeskommunen har unntatt dokumentene i medhold av offl. 25 og forvaltningsforskriften 18. Det er vist til at stillingen ble trukket i den aktuelle saken. Slik Fylkesmannen ser det må klager anses som part i ansettelsessaken, da han var en av tre søkere til den utlyste stillingen. Dette standpunktet kan ikke anses endret ved at stillingen senere ble trukket. Reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven (fvl.) kommer dermed til anvendelse for dokumentene i ansettelsessaken. Fylkesmannen bemerker at klager tidligere har fått innsyn i utvidet søkerliste til stillingen, jf. forvaltningsforskriften 15. Det følger av forvaltningsforskriften 14 første ledd at saker om tilsetting i den offentlige forvaltningen er unntatt reglene om dokumentinnsyn i forvaltningsloven 18. En part har med de begrensninger som følger av fvl. 19 rett til å gjøre seg kjent med dokumenter i saker om tilsetting etter forskriftens 15 til 19. Forvaltningsforskriften 17 lyder slik: «En part i en sak om tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med søknadene fra søkere som er innstilt til eller tilsatt i stillingen, og vedlegg til disse søknadene. En part har også rett til å gjøre seg kjent med deler av dokumenter som inneholder faktiske opplysninger om søkere som er blitt innstilt, og om den søker som er tilsatt i stillingen. Slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgjørelsen.» Akershus fylkeskommune har opplyst om at den aktuelle stillingen ble trukket, og at ingen av søkerne ble innstilt eller tilsatt. Da ingen av søkerne ble innstilt eller tilsatt i stillingen som klager søkte på, vil ikke klager ha rett til innsyn i søknadsbrevene eller CVene etter forskriftens 17. Fylkesmannen opprettholder etter dette fylkeskommunens avslag på innsyn i dokument 2 og 6 i sak 2014/17893.
Side 11 av 12 Fylkesmannen kan etter en konkret vurdering ikke se at det er grunnlag for å utøve merinnsyn i dokumentene etter fvl. 18 andre ledd. Innsyn til mimesbronn.no Akershus fylkeskommune har gitt innsyn i en rekke dokumenter omfattet av innsynskravet. I e- post av 06.11.2017 påklager Sigfùsson måten innsyn er gitt på. Klager ønsker at innsyn skal gis til en e-postadresse tilknyttet mimesbronn.no. Dokumenter som blir sendt til denne e- postadressen blir etter det opplyste automatisk publisert på nettsiden. Akershus fylkeskommune har ikke ønsket å sende dokumenter til e-postadressen tilknyttet mimesbronn.no. I fylkeskommunens brev datert 18.01.2018 uttales det at «[d]okumentene i overnevnte saker inneholder taushetsbelagt informasjon om Sigfùsson, jf. forvaltningsloven 13 første ledd. Utvidet offentlig søkerliste inneholder også taushetsbelagte opplysninger om øvrige søkere. Sigfusson har imidlertid partsinnsyn i medhold av forvaltingsloven 18. Som følge av at dokumentene inneholder taushetsbelagte opplysninger og ut fra hensynet til forsvarlig saksbehandling, jf. offentleglova 30, oversendte fylkeskommunen imidlertid ikke dokumentene til mimesbronn.no.» I e-post fra Ørvar Sigfússon av 01.02.2018 opplyses det om at han aldri har bedt om at utvidet søkerliste blir sendt til mimesbronn.no. Klager har kun ønsket at offentlig søkerliste skal sendes dit. Når det gjelder fylkeskommunens henvisning til at dokumentene inneholder taushetsbelagte opplysninger om Sigfússon, viser klager til at da vil være helt naturlig at han får fullstendig innsyn i disse dokumentene. Klager opplyser om at han også er interessert i å få informasjon om hvem som har bidratt med informasjon i saken, og hvem som har hatt tilgang til og lest de taushetsbelagte opplysningene om ham. Slik Fylkesmannen forstår det, gjelder fylkeskommunens henvisning til dokumenter i saken som inneholder taushetsbelagte opplysninger om Sigfússon etter fvl. 13 første ledd nr. 1, kun de dokumentene som klager har fått innsyn i. Vi viser til at Akershus fylkeskommune ikke har avslått partsinnsyn i de dokumentene Fylkesmannen har fått oversendt til overprøving av innsynsspørsmålet. En avgjørelse om å gi innsyn kan ikke påklages, jf. offl. 32 første ledd andre punktum. Etter offl. 32 første ledd første punktum har man rett til å klage på «avgjerder etter denne lova», noe som i første og fremst vil være avslag på krav om innsyn og avvising av et slikt krav. Av veilederen pkt. 10 fremgår det imidlertid at det også vil være anledning til å klage på måten innsyn blir gitt på. Som eksempel vises det tilfeller der man blir nektet kopi av et dokument eller får avslag på krav om utskrift eller lignende. I offl. 30 heter det at «[o]rganet fastset ut frå omsynet til forsvarlig saksbehandling korleis eit dokument skal gjerast kjent.» Dette innebærer at det i utgangspunktet er organet selv som avgjør hvordan innsyn skal gis. Fylkesmannen legger til grunn at klager kun ønsker at offentlig søkerliste sendes til mimesbronn.no. Slik vi ser det er det dermed ikke spørsmål om å publisere taushetsbelagte opplysninger etter fvl. 13 første ledd nr. 1.
Side 12 av 12 Fylkesmannen slutter seg til Akershus fylkeskommunes vurdering av at det er organet selv som avgjør hvordan innsyn skal gis. Selv om det i dette tilfellet er snakk om et offentlig dokument, mener Fylkesmannen at det er forskjell på å gi innsyn i dokumentet og å publisere dokumentet. Fylkeskommunen har gitt innsyn ved å oversende dokumentet på e-post, i tillegg til at de har gitt klager mulighet til å få en fysisk utskrift av dokumentet. Slik Fylkesmannen ser det har fylkeskommunen gitt innsyn i tråd med forsvarlig saksbehandling. Vi finner derfor ikke grunnlag for å overprøve måten fylkeskommunen har gitt innsyn på. Klagen er etter dette ikke tatt til følge. Konklusjon: ******** Akershus fylkeskommunes vedtak datert 14.11.2017 stadfestes. Fylkesmannens vedtak er endelig. En kopi av dette brev er sendt klager. Med hilsen Eva Kjøllesdal seniorrådgiver Karin Sand Oftedal seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent. Kopi til: Ørvar Sigfùsson