Protokoll Årsmøte I Buvasstølan sti- og løypelang, lørdag den 28. mars 2015 kl. 15.35 16.00 Engene Fjellstue 0. Åpning/konstituering Styreleder Osmund Ueland ønsket velkommen, og ba om forslag til møteleder. Osmund Ueland ble valgt til møteleder. Randi Runa S. Flesland ble valgt som referent. Randi Gudvor Skulason og Gro Skulason ble valgt til å undertegne protokollen sammen med møteleder. 33 personer deltok. Se vedlagte liste som er samme som ble brukt under årsmøte for Veglaget. Årsmøtet godkjente innkalling og dagsorden. 1. Årsmelding Møteleder vise til Årsberetning og fremhevet resultater gjennom foreningens første hele driftsår 2014: Foreningens store dugnadsinnsats, helhetlig tenkning og handling, gir kraft til å påvirke kommune/nesbyen Turist og Næringsservice NTN/DNT Drammen og Omegen, Gjensidigestiftelsen, næringsliv og andre det søkes midler fra. Foreningen har nå ryddede stier og løyper godt skiltet. Noe løypeskilting gjenstår til våren. 4. oktober 2014 arrangementet, med ordførerens åpning av Skiltprosjektet, ble en stor milepæl for foreningen og samarbeidet i Nes Østmark. Foreningen har skaffet nyere løypemaskin og hatt svært god standard på løypene gjennom sesongen. Positiv utvikling i arbeidet med Et løft for Nes Østmark gir også utvidet tilbud til hyttene i eget område og nærområdet når det gjelder stier og løyper. Våre tre naboforeninger har fått penger av Nes kommune/buskerud fylkeskommune og Gjensidigestiftelsen til skilting slik BSLL fikk i 2014. Gjensidigestiftelsen ga BSLL kr. 160.000,- til oppgradering av Vassfarstien (klopper og arrangement) Vassfarstien planlegges åpnet 15. august etter at den er skiltet, klopper og broer på plass. Det legges opp til busstilbud fra Nes og langs Vassfarvegen, hvor en busses ut og går tilbake, og med offisiell markering ved rasteplass ved Langevatn i etterkant. Eventyrløypa planlegges ferdig ryddet, stein og røtter fjernes, og den blir nivellert til stor løypemaskin fra sesongen 2015/2016. Kjøring med den nye løypemaskin
fra grensen til Gol til grensen til Flå inngår i opplegget. Offisiell åpning planlegges i Påsken 2016. Kommunen har gitt Nes Østmark kr. 40.000,- til kjøring av Eventyrløypa i 2015. Dette fordeles mellom de 4 foreningene avhengig av hvem som kjører Eventyrløypa. BSLL har på vegne av Nes Østmark søkt kommunen om midler over 4 år til Et løft for Nes Østmark. Dette forventes avklart i april. Det arbeides for å få til overnattingstilbud på Bekkjeset med leid DNT hytte der fra åpningen av Vassfarstien. Det blir åpen fiskekonkurranse i samarbeid med Nes Østmark fiskeforening gjennom sesongen. Annonseres medio mai. Samarbeidet med Røde Kors gjennom arrangementet Barn og snø 21. februar, og appelsiner ved Skjøhovd på skjærtorsdag ble informert om. Hugarhaugrennet ble fremhevet som en flott tradisjon som må tas vare på og videreutvikles, og møteleder ba om forslag til personer som vil være med i ledelsen av dette fremover. Møteleder fremhevet til slutt løypekjørerne, som gjør en flott jobb til glede for alle, og som nå vil få en liten årlig kompensasjon fra foreningen og for kjøring av Eventyrløypa og løyper for Nes Østmark sti og løypelag. Møteleder delte ut en liten oppmerksomhet til Torodd, Finn Arve og Nub Arild (ikke tilstede). Møteleder delte også ut en liten oppmerksomhet til Kikkan og Svanhild fordi de åpner opp Engene Fjellstue for foreningen. Møteleder minnet til slutt om viktige milepæler/dugnader i 2015: 23. mai: Dugnad for alle: utlegging av klopper og bygging av broer 15. august: Åpning av Vassfarstien 22. og 23. august: Maskindugnad på Eventyrløypa 3. oktober: Dugnad for alle Det legges opp til sosialt samvær i tilknytning til dugnadene 23. mai og 3. oktober. Spørsmål/kommentar: Årsmøtet hadde ingen spørsmål til Årsberetningen, og ga applaus til utviklingen. Årsmøtet tok Årsberetningen for 2014 til etterretning. 2. Årsregnskap Møteleder refererte beholdningen pr 1.01. 2014 på kr. 58.673,- og 01.01.2015 på kr. 54.878,32. Utgiftene gjennom året har vært på kr. 744.358,94 og inntektene 740.757,32. Regnskapet er gjennomgått og funnet i orden av regnskapsmann Kjell Bergtun og styreleder Osmund Ueland. Store prosjekter som er gjennomført ble nevnt: Skiltprosjekt 143.000 Løypemaskin kr. 500.000
Solgt Andelsbrev for kr. 292.000 Fått Sponsorinntekter på kr. 95.000 Medlemskontingent mottatt kr. 103.000 Åpning av skiltprosjekt 4. oktober med arrangement med kostnader og inntekter rundt kr 15.000 Årsmøtet hadde ingen spørsmål eller kommentarer til Årsregnskapet. Årsmøtet godkjente foreningens årsregnskap for 2014. 3. Behandling av innkomne forsalg: 3.1 Nytt serviceanlegg plassering, plan for det videre arbeid og finansiering (fra styret) Møteleder presenterte styret arbeidet med forslag til et serviceanlegg for å kunne ta vare på foreningens løypemaskin. Styret har sett på utforming og alternative plasseringer av bygget. Bygget planlegges med en etasje, med ytter- mål på ca 8 x10 m. Bygningen må være fullt isolert med varmekilde (se teknisk utrustning). Dette gir plass til en stor maskin og to scootere i hoved hallen, et teknisk rom og et lite hvilerom/kontor. Det er ønskelig med hovedport i enden, men også en port på siden. Det har vært arbeidet med flere aktuelle plasseringer, og det er flere forhold som er av betydning ved valg av plassering. o Kort vei for de fleste som deltar i kjøring etc. o Plassering i forhold til løyper o Minst mulig inngrep i natur/terreng o Synlighet og mulighet for profilering, og redusert innbrudds fare o Grunnforhold o Enkel tilgjengelighet for lastebil Aktuelle plasseringer: Alternativ 1 Dagens plassering evt. nærmere Snuplassen gbnr. 70/8: Grunneier Ivar Guttorm Lie Alt. 1b: Delvis på/inntil Snuplassen Alternativ 2 Ved Valdreslivegen, inntil p- plass for Valdreslie gbnr. 77/9: Grunneier Nes kommune Alterntiv 3 På areal tilrettelagt for parkeringsplass Engene Fjellstue gbnr. 80/69: Grunneier Birgit Engene og Knut Idar Engene
Alternativ 4 Midlertidig plassering i isolert nytt uthus på privat hyttetomt Tomas Hansen Teknisk utrustning 3000 l diesel tank utenfor Honda aggregat Solcelleanlegg Batterilader (25 AH) Walas ovn på diesel med fjernstyring ring hytta varm Vedovn Acu- dren renne under maskinen Det søkes å få til en finansiering gjennom dugnadsarbeid og leveranser fra dagens samarbeidspartnere til svært gunstige priser, og salg av andelsbrev. Det er mange ressurspersoner, og mye kompetanse i grenda, og foreningen håper at bygget delvis kan settes opp på dugnad av grendas egne folk. I og med at dugnadsinnsatsen har vært stor det siste året, og at en fortsatt ikke har avsluttet arbeidet med stiene og løypene kan det være gunstig å avvente selve bygge- start. Forberedelser med å tegne bygget, definere innhold, skaffe tomt, og byggetillatelse og finansieringsplan bør gjøres snarest mulig. Lokalisering i området snuplass/dages plassering, anbefales. Årsmøtet fikk se tegninger utarbeidet av Erik Øynebråten, og årsmøtet ble oppfordret til å drøfte prosjektet og gi tilbakemelding på innhold, kostnadsramme, finansieringsplan, og hva som bør kunne legges til grunn av dugnadsinnsats. Som grunnlag for diskusjon og finansiering, må det påregnes en kostnad for anlegget i størrelsesorden maks kr. 500.000,-. De tekniske anleggene vil det være mulig å oppnå større rabatter/sponsoravtale på, men dette er ikke forhandlet enda. Foreningen må også være villig til å gi reklameplass på anlegget for å få ned kostnadene. Foreningen vil når årets sponsorbidrag er innbetalt i april (kr 70.000,- ) ha en beholdning på investeringskontoen på ca kr. 160.000,-. I tillegg håper man på salg av andelsbrev i 2015 fra nr 101 til 150, som kan gi kr. 150.000,- eller mer. Videre må en kunne regne med noe tilskudd fra naboforeninger i Nes Østmark til anlegget, under forutsetning av at BSLL kjører større deler av Eventyrløypa. Kr. 50.000,- kan også tas fra driftsbudsjettet for 2016. Deler av eventuelle tilskudd fra Nes kommune til Et løft for Nes Østmark må også kunne brukes til denne opprustning. Styret vil også søke aktuelle stiftelser om bidrag til finansiering av prosjektet. Bygget må etter styrets vurdering gis en fin utforming med villmarks panel. Dialogen med naboene er i gang, og så langt er det bare møtt positive kommentarer. En av de berørte naboene har en enda ikke fått kontakt med. Spørsmål og kommentarer: Roar Sandbekk sa seg villig til å kalkulere anlegget og lage et grunnlag for samtaler med aktuelle sponsorer/bidragsytere. Årsmøtet hadde ingen innvendinger til styrets arbeid.
Årsmøtet gir styret fullmakt til å arbeide videre med de fremlagte planer på realisering av nytt serviceanlegg med øvre kostnadsramme på kr. 500.000,-. Byggetillatelse, innhold i bygget, og finansiering søkes sikret innen 31. desember 2015. I det tilfelle at byggetillatelse og tilfredsstillende finansiering foreligger tidligere, har styret fullmakt til å starte grunnarbeidene da. Målsettingen er å kunne åpne et nytt serviceanlegg høsten 2016. 3.2 Andelsbrev som bidrag til finansiering ut over kontingent og andre inntekter Styret foreslår å invitere hytteeiere i området, og andre interesserte til å tegne andelsbrev som bidrag til bygging av serviceanlegg for løypemaskinen. Andelsbrevene foreslås pålydende kr. 3 000,- som ved finansiering av ny løypemaskin. Forslag til andelsbrev ble presentert for årsmøtet. Det er styrets vurdering at et stort antall hytteeiere ønsker å bidra til utviklingen på en slik måte. De som bidrar, vil bli takket på foreningens nettsider, men beløp fra hver enkelt blir ikke oppgitt. Styremedlem Erik E. Engebretsen, som også er styreleder for Nes Østmark sti og løypeforening, viste til at de nylig hadde fått inn penger fra en familie i Hamburg, som ville kjøpe andelsbrev, og at den foreningen nå oppfordret sine medlemmer til å bidra med andelsbrev i dette serviceanlegg, som også hele Nes Østmark vil ha glede av. (etter at møte var hevet ble det under det sosiale arrangement solgt 17 andelsbrev) Årsmøtet stiller seg positivt til styrets arbeid med å sikre best mulig finansiering av et serviceanlegg som ivaretar behov for oppvarming og mulighet for å utføre service på løypemaskinen, samt et hvilerom som ivaretar behovet for å kunne gjøre nødvendig kontorarbeid. Årsmøtet oppfordrer alle hytteeierne og andre som har lyst og anledning til å bidra gjennom å kjøpe andelsbrev. 4. Fastsette kontingent 2016. Styret foreslår å opprettholde kr. 1000,- som kontingent for 2016. Årsmøte i 2014 gjorde følgende vedtak: Årsmøte fastsatte medlemskontingenten til kr 1000,- for 2014, og kr. 1000,- for 2015. Kontingenten for 2014 faktureres rett etter årsmøte 12. april og betales innen 15. mai. Kontingenten for 2015 betales innen 15. februar 2015. Årsmøtet slutter seg til at kontingenten settes til kr. 1000 også i 2016 i samsvar med styrets forslag. Kontingenten betales innen 15. februar 2016.
5. Budsjett 2015 Møteleder gjennomgikk styrets forslag til budsjett for 2015. Utgifter: Drift av løypemaskin Premier skirenn Løypeskilt Nettsider/informasjon Porto/kopiering/kontorrekvisita Sittebenker/bord Brøyting av parkering ved Langevatnsbekken Løypekjøring Avsetning til investeringer i serviceanlegg/maskin Sum utgifter 30.000,00 7.000,00 15.000,00 16.000,00 10.000,00 4.000,00 5000,00 20.000,00 50.000,00 157.000,00 Inntekter: Medlemskontingent, 110 medlemmer à kr. 1000,- kr. 110.000,00 Tilskudd fra Nes kommune kr 20.000,00 Tilskudd fra Nes Østmark sti- og løypeforening kr 25.000,00 Overskudd skirenn/loddsalg kr. 5.000,00 Sum inntekter kr.160.000,00 Overskudd kr. 3.000,00 Investeringer Styrets ambisjon er å anskaffe nytt serviceanlegg til den nye løypemaskinen, og også løpende vurdere oppgradering av løypemaskin. Med budsjett 2015 vil BSLL har følgende på investeringskonto pr 1. mai 2015 : 1. Beholdning 1.01.2015 kr 43.000,- (investeringskonto) 2. Avsetning fra årets budsjett kr. 50.000,- 3. Sponsorinnbetaling i april kr. 70.000,- Til sammen kr. kr. 163.000,- Midlene på investeringskonto inngår ikke i foreningens driftsbudsjett. Årsmøtet godkjente foreningens budsjett for 2015 med kostnader på kr. 157.000,- og inntekter på kr. 160.000,-
6. Valg Torodd Brenna presenterte valgkomiteens forslag. Valgkomiteen bestå av Geir Sandanbråten, Leif A. Lie og Torodd Brenna. Årsmøte godkjente alle innstillingene fra valgkomiteen slik: a) Som leder for ett år ble valgt Osmund Ueland (leder) b) Som styremedlem for 2 år ble valgt Kai Hansen c) Til å gjennomgå foreningens regnskap for 2015 ble valgt Fanny Seppola 3540 Nesbyen d) Som valgkomite på 3 personer for ett år ble valgt: Geir Sandanbråten, Leif A. Lie og Torodd Brenna (leder) Osmund Ueland takket for tilliten og gjenvalget. Oslo, 10. april 2015. Osmund Ueland Randi Gudvor Skulasjon Gro Skulasjon Sign Sign Sign Randi Runa Flesland Referent Vedlegg: Deltakerliste Praktiske opplysninger: Innbetaling av medlemskontigent og andelsbrev til konto: 2351.74.43700 Mobil og epost til styreleder Osmund Ueland: 41 65 60 01, osmund.ueland@lederfokus.no Mobil til øvrige styremedlemmer: se nettsiden Epost til foreningen: post@buvatn.no Nettside: www.buvatn.no