PROTOKOLL Styremøte Buvasstølan sti- og løypelag

Transkript

1 PROTOKOLL Styremøte Buvasstølan sti- og løypelag Møte: Lørdag den 23. mai 2015 Sted: Buvatn (hytta til Torodd og Astrid Brenna) Tid: Tilstede: Vigdis Skovdahl, Liv Marit Engene, Sjur Bidne, Tomas Hansen, Kai Hansen og Osmund Ueland. Økonomiansvarlig Astrid Brenna deltok også i møte. Ikke tilstede: Erik Engebretsen 11/15 Godkjenning av innkalling Styret godkjente innkallingen. 12/15 Godkjenning av dagsorden Styret godkjente dagsorden 13/15 Godkjenning av protokoll fra styremøte 21. februar 2015 Styret godkjente protokollen fra styremøte 21. februar /15 Driftsutvikling, medlemmer, andelsbrev, sponsorer og annet Kort status fra de ulike komiteer/grupper og andre fokusområder: Løypekjøring/maskin/serviceanlegg: En meget god sesong for foreningen når det gjelder løypekjøring. Topp kvalitet med ny maskin og godt mannskap. Det forplikter å videreføre. Forslag til å sette et navn på Løypemaskinen har ikke fått noen særlig respons fra styret. Bør avklares, det samme gjelder salg av reklame på maskinen. Merkegruppa: Skilt for merking av løyper er under bestilling for montering på forsommeren. Viktig med god samordning av skilt og tavler med våre naboer begge veier. Ryddegruppa: Meget godt fremmøte på dagens dugnad, hvor det ble bygge broer, og ryddet løyper på Buvatn. Gjenstår til 3. Oktober, eller for grupper som tar et ansvar før: noen mindre broer på Buvatn, komplettering av broer på Bekkjeset, omlegging av sti på Nystølen, montering av løypeskilt, utlegging av klopper, og utsetting av merkestaur.

2 Hugarhaugrennet Rekord oppslutning i år. Trenger å finne ny leder etter Christian Jahr som ikke har anledning til å følge opp, og erstatning også for Bråten. Servering av varm drikke, pølser og annet i startområde neste gang, er under utvikling. Vi kan gjøre med ut av rennet. Også beskrive historien. Styret ba Astrid søke å finne personer, gjerne med barn, som kan ta på seg ansvaret for å utvikle Hugarhaugrennet. Arrangementskomiteen: Komiteen trekkes inn i de arrangement som er fastlagt. Informasjon/kommunikasjon/media/nettsider: Nettsidene, med ny hovedstruktur fungerer godt. Fokus er på Stier og løyper, Vær og føre, Aktiviteter og Om oss. Der gjenstår enda noe arbeid rundt presentasjon av kart og stier og løyper. Frode har vært en viktig ressurs i omstruktureringen. Nå arbeides det med å lage forslag til nettside for Nes Østmark, se samarbeid Nes Østmark under. Nyhetsbrev sendes ut ved naturlige milepeler. Målrettet interessentgruppe og aktuelle medier er på fordelingslisten. Vi har nå 247 likere på Face book. Meldingen om samarbeidet med Mørch Foto er sett av 3500 personer, Rekorden før var 750 seere. DNT hadde lovet oppslag om skiltprosjektet senvinter, og dette ble også tatt opp i møte med DNTs generalsekretær nå den 13. mai. Illustrasjonsskisse på Et løft for Nes Østmark med Eventyrløypa og Vassfarstien er det enighet med de tre andre foreningen å ferdigstille i løpet av Skissen er tenkt brukt i markedsføringen av Nes Østmark. Tas i naturlig forlengelse av arbeidet med å klarlegge hvor Eventyrløypa og andre stier og løyper skal gå. Styret ba om at salg av Andelsbrev markedsføres på nettsiden. Medlemsutviklingen: Vi er nå 110 medlemmer, som er forutsetningene i vedtatt budsjett. Det er flott. Andelsbrev: Det er solgt 97 Andelsbrev av de gamle. Av ny 2015 serie på Andelsbrev fra 101 til 200 er det solgt 30 stk. Salget av Andelsbrev bør opp med ytterligere 30 I løpet av året. Parkeringsplass/rasteplass ved Langevatnsbekken - brøyting Vassfarvegen har gitt oss et tilskudd til opparbeidelse av plassen på kr. 5000,-. Brøyting for kommende sesong må vurderes gjennom å videreføre en avtale med Leif Lie. Styret mente at en burde spørre om ikke Leif Lie kunne sponse denne brøytingen. Kartpakke til samtlige hytter Kartpakken, i rivesikkert papir, oppdateres til høsten som en Nes Østmark kart når våre naboer er ferdige med sine skiltporsjekter og nye stier og løyper er lagt inn. Det inngår I prosjektet Et løft for Nes Østmark. Status I arbeidet med en KARTBUFF å selge til alle hytter ble gjennomgått. Vigdis følger dette opp viderer.

3 Gjensidigestiftelsen Den store uttellingen fra Gjensidigestiftelsen, og den gode dialog som er etablert, gjør at Nes Østmark må vurdere å søke om midler også til høsten. Prosjekt må vurderes sammen med de tre øvrige foreningene. DNBs Sparebankstiftelse Det må vurderes å søke Sparebankstiftelsen en gang til om penger til nytt serviceanlegg. Frist 15. September. Styret mente en måtte søke å få til et samarbeid med Røde Kors rundt søknaden. Sparebank 1 stiftelsen Det må vurderes å søke også denne stiftelsen etter midler til Et løft for Nes Østmark. Nes kommune tilskudd til kjøring av Eventyrløypa Kommunens løypetilskudd på kr ,- til de to gjennomgangsløypende, ble fordelt slik at 40 % eller kr ,- gikk til Nes Østmark. Fordelingen mellom de 4 foreningene ble mellom styrelederne avtalt til kr ,- på hvor for den tilbakelagte sesong. BSLL fikk kr ,- av disse ut fra at en kjørte Eventyrløypa også for Nes Østmark sti og løypeforening. Styreleder har i all kommunikasjon med rådmann og politikere sagt at noe annet enn 50 % til oss er uakseptabelt, men for å få en avklaring er det kommunisert at denne fordeling legges til grunn for denne sesong, og så blir det en mer faktabasert fordeling neste sesong ut fra antall km hull I de to gjennomgående løypene. Nes kommunes tilskudd til Et løft for Nes Østmark i 2015 og tre år til. Endelig er saken avklart og Nes Østmark fikk den 12. mai innvilget kr ,- i I saksfremlegget heter det: Buvasstølan sti- og løypelag (BSLL) har på vegne av de 4 hytteforeningene i Nes Østmark fremmet en søknad om et økonomisk tilskudd fra Nes kommune på kr ,- for årene 2015 og 2016, samt et tilskudd på kr ,- for årene 2017 og Til sammen søkes det om tilskudd på kr ,-. Tilskuddet er ment å være en del av finansieringen av prosjektet «Et løft for Nes Østmark». Bakgrunnen for søknaden er at selv med en fortsatt massiv dugnadsinnsats, står BSLL/Nes Østmark overfor betydelige kostnader de nærmeste år for å få gjennomføre Et løft for Nes Østmark. Eksempel på eksterne kostnadselementer: Diesel og flere dagers maskinleie (redusert pris) for flere gravemaskiner for planering av Eventyrløypa (fjerning av stein og røtter med mer). Materialinnkjøp for broer over bekker for Eventyrløypa og Vassfarstien. Noe oppgradering av overnattingshytte, og hytteleie på Bekkjeset for å kunne tilby overnatting for de som går fra Fønhus- koia til Gol og motsatt (i samarbeid med DNT). Få hytta inn i DNT katalogen. Etablering av serviceanlegg for å kunne ta godt vare på, og huse den nyere løypemaskinen som er anskaffet (løsning må også avklares med kommunen). Fornyelse av løypemaskin for å komme opp på forsvarlig fremtidig driftsnivå. En viss ekstra betaling av maskinkjører i en etableringsfase. Utvikling av informasjonsmateriell og markedsføring av nye tilbud i Nes Østmark. Utvikle kartmateriell for sommer og vintertilbudene, og gjøre de lett tilgjengelig. Arrangementskostnader i tilknytning til nye tilbud.

4 Det er veldig positivt av kommunen nå har gjort slikt vedtak. Det må følges opp at avtalen videreføres de kommende tre år. NTN samarbeid rundt informasjon/markedsføring Gjenstående punkter fra hva vi ble enige om 20. november 2014.: 1. NTN presentere Eventyrløypa og Hallingsdalsløypa som egne valg på sine nettsider 2. Markering av åpning av Vassfarstien planlegges i august. Nes Østmark ønsker samarbeid med NTN og kommunen om dette. Lang og kort tur presenteres. Busstilbud en vei fra rasteplass ved Langevatnsbekken settes opp gratis. Åpning og servering etter fullført tur. NTN ba BSLL søke å få leget historien om Vassfarstien. 3. NTNs sommerkatalog planlegges ferdig til mai, og input fra BSLL/Nes Østmark ønsker til mars - turer og bilder 4. Nes Østmark må også komme inn på Vandreturer i regi av DNT ved neste oppdatering 5. NTN og BSLL/Nes Østmark må samarbeide med kommunen for at kommunen raskest mulig skal få oppdatert sine kart med stier og løyper Punktene følges opp overfor NTN. Samarbeidspartnere Samarbeidspartneren holdes godt informert om viktige hendelser gjennom egne utsendelser/nyhetsbrev. Disse har nå fått en fin eksponering på tavler og på vår nettside. Alle har innbetalt til sammen kr ,- som var 2015 delen av den to års avtalen som ble inngått. Det sjekkes nå ut holdningen hos sponsorene til å være med i en ny to års avtale. Dette søkes avklart til høsten. Samarbeid med våre 3 naboforeninger Våre naboer har fått skiltpenger nå i 2015 og planleggingen er i gang. Trase for Eventyrløypa fra Fisketjern og gjennom Thoen marka er under avklaring. Naboforeningen forbereder nå rydding av Eventyrløypa til 4,5 meter bredde og nivellering med maskin hvor nødvendig. Skilting og tavler samordnes mellom de 4 foreningene. Kjøring av Eventyrløypa og felles nettside for Nes Østmark, se egen sak. Overnattingshytte på Bekkjeset i regi av DNT Det tar noe mer tid å avklare leieforholdet, grunnet sykdom hos utleier. DNT er oppdatert og positiv til løsningen. Dette er også et av tiltakene kommunen nå har gitt tilskudd til. Fiskekonkurranse sesongen 2015 i samarbeid med Nes Østmark fiskeforening Samarbeidsprosjekt med Nes Østmark fiskeforening skal kommuniseres ut nå. Styreleder lager invitasjon og få den ut på nett, Face book og plakater. Sesonkonkurranse: Hvem fikk den største fisken på stang i Nes Østmark i 2015? De som deltar i konkurransen melder inn bilde av fisken med lengde vist med målband sammen med bildet. Dette sende på mail til post@buvatn.no BSLL sørger for oppdatering på nettsiden status i konkurransen. 1. premie: fiskeutstyr for kr. 2000,- 2. premie: fiskeutstyr for kr. 1000,- 3. premie: fiskeutstyr for kr. 500,-

5 Bli kjent med Nes Østmark (kr ,- fra prosjektet Friluftslivets år 2015) Liv Marit er prosjektleder Turprogram for små og store (høsten 2015) med felles samlingspunkt. Åpning av Vassfarstien 15. august 2015 (kr ,- fra Gjensidigestiftelsen til klopper og arrangement) Utkast til invitasjon er utarbeidet, og den kan kommuniseres så snart person til å åpne er fastlagt. Generalsekretæren i DNT, Nils Øveraas, åpner og deltar på turen. Bjørnar Bilberg er assisterende prosjektleder for arrangementet, Osmund er prosjektleder, og Erik, Vigdis og Liv Marit er ressurspersoner å trekke på. Følgende må være på plass til åpningen: 1. Ferdig skiltet sti (Erik) 2. Bygge siste bro (Erik) 3. Klopper lagt ut (Erik) 4. Kart oppdatert og trykket til gjestene (Liv Marit/Erik) 5. Stien må være topp presentert på UT.no (Liv Marit) 6. Vassfarstien bør få en egen presentasjon på nettsiden, som publiseres med bilder fra Mørch Foto 7. Særlige inviterte. 8. Annonsering og bussing av folk til å gå Vassfarstien den dagen 9. Kulturinnslag og orienteringer 10. Servering og annet Eventyrløypa planert med maskiner i 2015 (maskindugnad 22. og 23. august) Helgen 22. og 23. august er det Maskindugnad for nivellering av Eventyrløypa fra Gol grensen til Fisketjern og inn til Thoen marka. Hovedjobb er å fjerne stein og røtter og nivellere best mulig. I forbindelse med denne operasjon kan det bli nødvendig med enkelt mindre omlegginger av løypa for å sikre at tyngre maskin kan ta seg frem for selve ryddejobben. Dette er et meget viktig arbeid og en del av det vi nå har fått penger fra Nes kommune til å gjøre. Viktig at vi her gir Eventyrløypa en standard som gjøre at den kan kjøres med lite snø, kjøres raskt og skånsom for maskinen. Følgende maskiner er avklart: 1. Bernt Stuvebakken tar fra Langevatnsbekken til Hugarhaug 2. Tomas Hansen en maskin må til Fisketjern og ta derfra til Thoen marka 3. Sjur Bidne en maskin må til Bekkjeset fra Gol siden 4. Stian Brenna hvilken del? 5. Finn Arve Skjellerud må evt låne maskin hvilken del? 6. Gunnar Lundstuen fra Nes Østmark tar fra Langevatn til Fisketjern 7. Tølleiv Skulason er forespurt, men kan ikke garantere den helgen Det må etableres en felles standard før arbeidene igangsettes. Det må lages en plan for arbeidet i god tid før, slik at de enkelte maskinkjørerne får god informasjon på forhand og kan forberede seg. Befaring med hver maskinkjører god til i forkant. Arbeidet med å innhente grunneiertillatelser er igangsatt, og de første har sagt ja. Tilsvarende jobb er nå under planlegging for Thoen marka og Lie marka til kommende sesong. Års kalender 2015 med status i andre hovedaktivitetene Aktivitetene er dekket I øvrige punkter. Styret tok, med de gitte kommentarer, driftsorienteringen til etterretning. 15/14 Økonomisk oversikt pr 15. mai

6 Den økonomiske utviklingen er i tråd med budsjett. Kr ,- på driftskonto, og da er ikke tilskudd fra Nes Østmark sti og løypeforening på kr ,- til løypekjøring/løypemaskin/serviceanlegg betalt. Gjensidigestiftelsen har betalt tilskuddet på kr ,- til oppgradering av Vassfarstien. Innkjøp av klopper og transport av disse er betalt. Det samme er materialer til broer. Utgifter I forbindelse med åpning av Vassfarstien er ikke belastet. Løypeskilt er i bestilling, men ikke belastes budsjett. På Investeringskonto har foreningen nå kr ,- til serviceanlegget. Tilskudd fra Nes kommune på kr ,- til Et løft for Nes Østmark, kommer inn på konto snart, og noe av dette går til å dekke materialer som er kjøpt inn til broer. Enkel økonomisk oversikt ble ettersendt styret, og gjennomgått i møte. Videre finansiering av serviceanlegg baseres på: Kr ,- i nysalg av Andelsbrev (noe usikkerhet) Kr ,- fra driftsbudsjett 2016 Kr ,- mars 2016 fra mulig forlengelse av alle sponsoravtaler (noe usikkerhet) Kr ,- fra tilskuddet fra Nes kommune i 2015 og 2016 samlet (kr ,- hver av årene) Økonomien i foreningen må kunne betegnes som god. Foreningen må også nå begynne å sette av penger til årlig nedskrivning av verdien på løypemaskin, slik at en har råd til å fornye og oppgradere. Forslag til vedtak: Styret tar økonomisk status pr 15. mai til etterretning. 16/15 Fullføring av prosjektet nyere løypemaskin/nytt serviceanlegg Styreleder fungerer som prosjektleder for bygget. Forhåndskonferanse med kommunen er gjennomført. Oppføringen av serviceanlegget er nå klarert med Buskerud fylkeskommune, ettersom låven som nabo er fredet. Fylkeskommunen anbefaler at dagens garasje rives så snart ny er bygget, og det skal den jo. Da kommer låven til sin rett. Alle naboer har akseptert bygget, og det innhentes nå underskrifter fra disse før innsendelse av byggemelding. 3 gjenboere, er etter råd fra kommunen kontaktet, og en av de ha meldt positivt tilbake. De to ande purres opp de nærmeste dagene. Byggemelding uten ansvarsrett leveres inn første uken i juni, og kommunen har lovet en ukes behandlingstid. Der må lages en privatrettslig avtale med Ivar Guttorm Lie, og styret må diskuter og ta stilling til hovedtrekkene i slik avtal. Dialogen med Ivar Guttorm om dette er i gang. Det er avtalt befaring lørdag 23. mai kl for å avklare endelig plassering av anlegget. Ivar Guttorm og Erik Øynebråten deltar. Finn Arve Skjellerud er invitert med for å få grunnlag for å gi en pris på utgraving og masse til bunnplate. Roar Sandbekk, som har lovet å kalkulere bygget, deltar også på befaringen, sammen med Sjur og undertegnede. Styret vil få oversendt kalkyle så snart den foreligger. Den blir grunnlaget for å begynne å tenke sponsorpakker. Dialogen med Hallingdal VVS om diseltank, aggregat, solsell og Walas er i gang. Etter presentasjonen for Årsmøte er det kommet frem gjennom Ole Henrik og Sjur at løypemaskinene i fremtiden blir en meter lenger. Det er innhentet pris på materialer I bunnplate, inkl kassetter fra Maxbo og Montèr. Pris på betong er også under innhenting. Det er tatt opp med Sjur om han og svigersønn kan ta ansvar for å støpe bunnplaten. Det planlegges å grave ut og støpe bunnplaten nå til høsten, slik at bygging kan starte så fort snøen går våren 2016.

7 Styret er tilfreds med utviklingen i prosjektet, og tar status i arbeidet til etterretning. 17/15 Avtale mellom de fire foreningene i Nes Østmark kjøring av Eventyrløypa og felles nettside Det foreslås at det inngås en avtale mellom de 4 foreningen i Nes Østmark på at BSLL tar på seg kjøringen av Eventyrløypa fra grensen til Gol til grensen mot Flå, de kommende 4 sesonger. Kjøringen gjelder alle helger fra tilstrekkelig snø, og gjennom de to vinterferiene og Påskeferien. Løypa kjøres normalt opp fredag kveld, med mindre der er slikt snøvær at dette ikke er hensiktsmessig før lørdag morgen. På returen fra Flå kjøres en sløyfe gjennom Liemark som ekstra bonus for å unngå å kjøre samme spor tilbake. Gjennom Thoenmarka kjøres samme spor tilbake, og fra Fisketjern kjøres sløyfe innom Trytehol tilbake til Buvatn som sist sesong. Planen er tatt opp med løypekjørerne ved Torodd, og han forankrer planen med sine. Behov for å øke bemanningen vurderes. Det er hensiktsmessig å ha en reservemaskin for Eventyrløypa, og slik avtale søker inngått med annen maskin langs løypa. Her er nå to eldre maskiner langs løypa, en i Nes Østmark sti og løypeforening, og en I Liemarka. Det vurderes som viktig å ha en ansvarlig organisasjon med ansvaret for å holde standard på Eventyrløypa nå i en innarbeidingsperiode. Det må legges til grunn at kommunen fremover vil gi et tilskudd til å kjøre to gjennomgående løyper i kommunen, Eventyrløypa og Hallingdalsløypa. Slikt tilskudd vil da gå til Nes Østmark, ved den forening som kjører og har kostnadene. Det foreslås også at det lages en nettside for Nes Østmark, hvor alle sponsorene som BSLL har i dag, presenteres som sponsorer for Nes Østmark. Inntektene går til prosjektet Et løft for Nes Østmark, herunder oppgradering av løypemaskin og nytt serviceanlegg. Maxbo og Montèr har nå gått med på å gi de rabattordninger de har gitt til BSLL, til alle 450 hyttene I Nes Østmark. Slik nettside for Nes Østmark, vil også gi sponsorene god eksponering overfor alle hyttene. Prosessen sammen med de tre øvrige foreninger er i gang. Liemarka Vel vil da legge ned sin nettside. Nes Østmark sti og løypeforening og Thoen marka har ikke nettsider I dag, og støtte også planen. Nettsiden til BSLL opprettholdes. Det må vurderes å montere et par web- kamera langs Eventyrløypa på veien til Flå grense. Domenet er kjøpt. Kostnader med å etablere nettsiden kan dekkes inn av tilskudd fra Nes kommune til Et løft for Nes Østmark. Kostnadene med drift må de 4 foreningen dele. Styrets kommentar: Det bør anskaffes satellitt- telefon til løypemaskinen fra neste sesong Viktig med god ordning for å kunne rekvirere en løypemaskin ekstra til Eventyrløypa i spesielle situasjoner. Betinger rundt dette må avtales og være på samme nivå som for BSLL. Viktig å avklare hvor maskinen fra Nes Østmark veksler med maskin fra Søråsen og Vassfaret Forslag til vedtak: Styret godkjenner rammen for avtale hvor BSLL tar ansvar for kjøring av Eventyrløypa de kommende fire sesonger. Styret godkjenner at det opprettes felles nettside for Nes Østmark og at BSLL om nødvendig tar på seg et ansvar for å drifte denne sammen med Booking Technology AS, som har utviklet nettsiden til BSLL. Kostnadene med drifting deles mellom foreningene.

8 18/15 Strategi Utkast til oppdatert Strategi var utsendt i saksunderlaget, og ble gjennomgått i møte. Den inkluderer siste utvikling etter årsmøte og tilskudd fra Nes kommune. Viktigs nå er at styret er enig I Nåsituasjon, Mål og Handlinger I grove trekk, så kan noen finpusse etter møte. Dokumentet trenger en oppgradering når det gjelder presentasjon og innhold. Samarbeid over kommunegrensene må inn i dokumentet. Vigdis og Liv Marit tok på seg dette. Styret godkjente, med de gitte kommentarer, Strategi for perioden /15 Eventuelt Der forelå ikke andre saker til behandling. Neste styremøte avtales senere. Buvatn, 23. mai Vigdis Skovdahl Erik Engebretsen Sjur Bidne Tomas Hansen (sett) Kai Hansen Osmund Ueland Liv Marit Engene