Møte dato/tid Tirsdag 05. februar 2019, kl. 09.00-11.00 Møtested Møterom «Skogshorn», Kommunehuset i Hemsedal Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Behandlet saker 01-04/2019 Leder: Arnt Skansen Nestleder: Randi Larsen Flaget Medlem: Torstein Tuv Konst. daglig leder Dagny Thon Hovrud, Kommunerevisjon IKS Ordfører Oddvar Grøthe, under orienteringer og sak 02+03/2019 Rådmann Jan Olav Helling Hanne Heen Wengen SAKSKART Saker til behandling: 01/2019 Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid utsatt i møte 04.12.2018 02/2019 Overordnet analyse 03/2019 Regionrådet i Hallingdal 04/2019 Kontrollutvalgets årsmelding 2018 Drøftings- og orienteringssaker: 1. 1. Brev fra Kommunerevisjon, vedr. praksisendring ift revisjonsberetning Innkallingen og sakslisten: K-utvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Orientering fra ordfører: Ordfører hadde ingen spesielle saker/tema å orientere om. Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte kort om bl.a.: Regnskapsavslutning. Arbeidet er i rute. Budsjettprosessen Budsjettarbeidet for neste år er startet. Prosessen med å bedre driftsresultatet med 6 mill. fra 2020 er i gang. Skoleutbygging Skoleutbygging og plassering skal opp i kommunestyret 07.02.2019. Administrasjonen har utredet de to ulike plasseringene. 1
Sak 01/2019 Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid utsatt i møte 04.12.2018 Dokumenter: «Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid», Fellesmøtets versjon av 05.09.2018 Rådmannens forslag til reglement for kontrollutvalget i Hemsedal Saksopplysninger (utdrag fra retningslinjedokumentet) Dokumentet beskriver retningslinjer for samarbeid mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjon i Hallingdal og Valdres. Retningslinjene beskriver den praksis som er drøftet og utviklet over tid, siste gang i felles kontrollutvalgsmøter ved inngangen til 2018. Formålet med dokumentet er at alle aktørene skal ha felles forståelse av arbeidsdelingen, herunder kommunestyrene som øverste ansvarlige for kontroll- og tilsynsarbeidet og som eiere av revisjonsselskapet. Det er viktig at alle aktørene, herunder ordfører og rådmann, bidrar til at kontroll- og tilsynsarbeidet kan gjennomføres på en aktiv og kritisk måte. Innspill fra kontroll- og tilsynsorganene skal møtes positivt og konstruktivt, slik at kontroll- og tilsynsarbeidet kan bidra til forbedringer i kommunen. For å sikre at kontroll- og tilsynsorganene fungerer godt krever det gjensidig respekt, ansvarlighet og god rolleforståelse hos både kommunestyre, kontrollutvalg, revisjon og rådmann. Aller parter har ansvar for dette, og ved opplevd avvik skal det tas opp med øvrige parter. Kontroll- og tilsynsarbeidet er regulert i kommunelovens (koml.) 77 og 78, i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (ku-forskriften) og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (revisjonsforskriften). Retningslinjene var oppe til drøfting i kontrollutvalgenes fellesmøte 05.09.2018, hvor utgangspunktet var versjonen til k-utvalget i Ål, behandlet 12.06.2018. Dokumentet ble gjennomgått pkt. for pkt. og noen endringer ble foretatt. Dette dokumentet ligger til grunn for behandlingen i møtet. Rådmannen har hatt retningslinjene, både originalutkastet og fellesmøtets versjon, til uttale. I møte 01.10.2018 var saken, 14/2018, oppe til behandling i kontrollutvalget, hvor rådmannen, etter å ha hatt retningslinjene til uttale, orienterte om at han hadde utarbeidet et eget forslag til reglement som sin tilbakemelding på uttale. Utgangspunktet for rådmannens forslag til reglement hadde vært retningslinjene til k-utvalgenes arbeid og reglementet for kontrollutvalget i Flå kommune. K-utvalget ønsket å bruke bedre tid til å sette seg inn i rådmannens forslag, og vedtok å utsette saken til neste møte. I møte 04.12.2018, hvor saken var satt opp til behandling, deltok ikke et fulltallig k-utvalg, deltakende medlemmer ønsket et fulltallig utvalg til å behandle saken og saken ble vedtatt utsatt til første møte i 2019. 2
I møtet: K-utvalget gjennomgår og drøfter Retningslinjene for k-utvalgenes arbeid og rådmannens forslag til reglement. Forslag til vedtak: Behandling/vurdering i møtet: Kontrollutvalget drøftet de to ulike alternativene; «Retningslinjer for k-utvalgenes arbeid», fellesmøtets versjon av 05.09.2018 og rådmannens forslag til reglement. K-utvalget valgte å gå videre med retningslinjene som en veiledning for k-utvalgsmedlemmer i Hemsedal kommune. Kontrollutvalget anså det som hensiktsmessig med et kortfattet dokument med informasjon om k-utvalgsarbeidet, som et tillegg til lov og forskrift, samt Kontrollutvalgsboka. Spesielt med henblikk på nyvalgte medlemmer gir retningslinjene et lettfattelig og kort innblikk i k-utvalgsarbeidet. Kontrollutvalget foretok noen endringer i teksten, samt endret tittelen til «Veiledning for kontrollutvalgets arbeid i Hemsedal». Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget vedtar «Veiledning for kontrollutvalgets arbeid i Hemsedal» til intern bruk i utvalget. Sak 02/2019 Overordnet analyse Dokumenter: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter, som dokumenteres i en overordnet analyse. Sittende kontrollutvalg bør utarbeide en overordnet analyse i 2019, som kan ligge til grunn for k-utvalget sitt arbeid med «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll», i neste valgperiode 2019-2023. 3
Forslag til vedtak: Kontrollutvalget bestiller overordnet analyse for Hemsedal kommune fra Kommunerevisjon IKS Analysen utarbeides som grunnlag for Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2020-2023. Utarbeidet overordnet analyse behandles på sittende k-utvalg sitt siste møte i perioden august/september. Behandling/vurdering i møtet: Konst. daglig leder Dagny Thon Hovrud orienterte kort om analysen, som er grunnlag for utarbeidelse av Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget drøftet om sittende utvalg bør starte utarbeidelse av overordnet analyse. Sittende utvalg har en erfaring, som et nytt utvalg nødvendigvis ikke innehar, som bør utnyttes ifm analysen. Samt at det er tidsbesparende for det nye utvalget at arbeidet er påbegynt. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS starte arbeidet med overordnet analyse for Hemsedal kommune våren 2019, slik at sittende kontrollutvalg kan gi sine innspill til denne. Analysen utarbeides som grunnlag for Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2020-2023 som kontrollutvalget, som velges høsten 2019, skal legge frem. Sak 03/2019 Regionrådet i Hallingdal Dokumenter: - Saksopplysninger til sak 07/19 i Regionrådets møte 01.02.2018 Saksopplysninger Utarbeidet av Kommunerevisjon IKS på bestilling fra sekretariat: Kontrollutvalgene i Hallingdal har både samlet og i det enkelte utvalg drøftet mulige forvaltningsrevisjoner/selskapskontroller av interkommunale selskaper og samarbeidsområder, og ønsker i den forbindelse å invitere slike selskaper og samarbeid til felles kontrollutvalgsmøter i Hallingdal for å få mer informasjon om virksomhetene. I fellesmøtet for kontrollutvalgene i Hallingdal 10.01.2019 var Regionrådet i Hallingdal, ved daglig leder Knut Arne Gurigard og regionsordfører Oddvar Grøthe, invitert for å presentere Regionrådet og dets oppgaver og rutiner, herunder organisering, økonomistyring (regnskapsføring og rapporteringsrutiner), prosjektstyring/rapportering og samarbeidsavtaler/vedtekter. De orienterte bl.a. om: - Formelt regionalt samarbeid i Hallingdal startet så tidlig som i 1952. - Fra 1973 hadde Hallingdal en regionplan. - I dag er 95% av norske kommuner med i et regionråd. - Skal være en samarbeids- og interesseorganisasjon som skal arbeide for å utvikle regionen i positiv retning. 4
- Regionrådet arbeider for å utvikle regionen med særlig vekt på noen prioriterte satsningsområder (Strategisk plan for Hallingdal). - Rådet ivaretar interessene til regionen overfor fylke, stat og andre organ på region-, fylke- og riksplan. - Har en partnerskapsavtale med fylkeskommunen. - Det er Hallingtinget som trekker de store linjene, vedtar budsjetter og handlingsplaner mv. - Hallingtinget innkaller det til møter i iht. frister i vedtektene. - Innkalling og saksliste til Regionrådet sendes ut med en ukes varsel. - Saker til Regionrådet skal som hovedregel sendes ut en uke før de skal behandles, men av og til oppstår det saker som må behandles/drøftes raskt. Det kan følgelig være vanskelig å rekke å drøfte saker i kommunene før de skal opp i Regionrådet. - Regionrådet legger informasjon, møteinnkallinger og møtebøker ut på sine nettsider. - Regionrådet bruker vesentlige ressurser på prosjekter som er finansiert av eksterne aktører. Slike prosjekter skal være relatert til Regionrådets hovedoppgaver, som oftest er det tiltak som er nedfelt i Strategisk plan for Hallingdal. Møtedeltagerne var engasjerte og stilte mange spørsmål til Gurigard og Grøthe underveis i presentasjonen. Flere sa at de kjente lite til Regionrådets virksomhet, og at de blir svar skyldig når de som kommunepolitikere blir spurt av innbyggere om saker som har vært oppe i Regionrådet. Det kom frem i møtet at det er ulik kunnskap i kommunene om Regionrådets oppgaver/virksomhet og i hvilken grad kommunestyret er informert om de saker Regionrådet involverer seg i. Møtedeltagerne hadde en meningsutveksling vedrørende hensiktsmessigheten av å gjennomføre en forvaltningsrevisjon av Regionrådet. Vurderinger: Regionrådet har tatt tak i de utfordringene rundt informasjon og involvering fra kommunestyrene som ble drøftet i fellesmøtet for kontrollutvalgene 10.01.2019. Til Regionrådsmøtet fredag 01.02.2019 er det utarbeidet en sak, jf. vedlegg, hvis formål er å bedre både informasjon til, og involvering fra, kommunestyrene i Regionrådets arbeid. Tiltakene som foreslås her synes å møte de utfordringene som ble påpekt i møtet 10.01.2019. Videre er det slik at Regionrådet er i dag organisert iht. Kommunelovens 27. Gjennom ny kommunelov, som for en stor del trer i kraft fra valget i 2019, faller denne organisasjonsformen bort. Det kommer i stedet en ny organisasjonsform for regionråd. Regionrådet må følgelig gjøre endringer i den formelle organiseringen i løpet av en fireårsperiode. Denne endringen kan være en anledning for Regionrådet til å gjennomføre en drøfting i alle kommunestyrene i Hallingdal for å sikre at formål og aktiviteter er godt forankret i alle kommunestyrene, og til å etablere en informasjonsrutine som sikrer at alle kommunestyrene er oppdatert på Regionrådets virksomhet. Når det gjelder den administrative delen av Regionrådet, er dette regnskapsmessig en del av Ål kommune. Regnskapet til Regionrådet revideres imidlertid særskilt av Kommunerevisjon IKS. 5
Revisjonen utarbeider også en rekke særattestasjoner for bruk av midler til prosjekter som er finansiert eksternt. Slike attestasjoner kreves ofte av det organet som stiller prosjektmidler til rådighet. Som en del av den ordinære regnskapsrevisjonen utarbeider Kommunerevisjon IKS en rapport som oppsummerer hva som er gjennomgått og hvilke problemstillinger som er tatt opp med administrasjonen. Denne rapporten vil kunne legges frem for kontrollutvalgene. Rapporten vil eksempelvis omfatte områder som internkontroll, prosjektregnskaper, reiseregninger og representasjon. Selv om det ikke er en del av ordinær regnskapsrevisjonen kan også revisjonen gjennomgå årsrapporten for å vurdere informasjonsinnholdet. En litt utvidet regnskapsrevisjon og rapport fra denne vil kunne dekke de områder som kontrollutvalget er interessert i. Anbefalinger: Ettersom Regionrådet er i ferd med å møte de utfordringene som er påpekt rundt informasjon til og involvering fra kommunestyrene synes det lite hensiktsmessig å iverksette en forvaltningsrevisjon nå. Når det gjelder den administrative delen av Regionrådets virksomhet kan det være hensiktsmessig at kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS om å legge frem en rapport fra regnskapsrevisjonen for 2018 hvor ovenstående tema, herunder årsmelding, blir omtalt. Selv om Regionrådet formelt er en del av Ål kommune vil en slik regnskapsrapport være offentlig og således kan den legges frem også for de andre kontrollutvalgene i Hallingdal. Dersom ovenstående ikke gir de resultater kontrollutvalgene ønsker eller svar på de spørsmål kontrollutvalget har, kan det eventuelt bes om en forvaltningsrevisjon på et senere tidspunkt. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget anmoder Kommunerevisjon IKS å fremlegge en rapport fra en utvidet regnskapsrevisjon av Regionrådet i Hallingdal for 2018, til kontrollutvalget når denne foreligger. Behandling/vurdering i møtet: Konst. daglig leder Dagny Thon Hovrud orienterte kort om bl.a. følgende: Bestillingen av saksutredning fra kontrollutvalget i Hemsedal. Hun har vært i dialog med daglig leder Knut Arne Gurigard, hvor i hovedsak informasjon var tema. Kommunerevisjon IKS utarbeider regnskapsrapport for Regionrådet ifm med revisjon, denne kan utvides og oversendes til k-utvalgene. Ordføreren orienterte kort om bl.a.: Regionrådet har tatt tak i endringer ifm informasjon til politikerne. Nå blir innkalling og saksliste sendt direkte til alle kommunestyrerepresentanter. Strategisk plan er et styringsdokument for Regionrådet, som skal forankres i kommunestyrene og administrasjonene i Hallingdal. 6
Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget anmoder Kommunerevisjon IKS å fremlegge en rapport fra en utvidet regnskapsrevisjon av Regionrådet i Hallingdal for 2018, til kontrollutvalget når denne foreligger. Sak 04/2019 Kontrollutvalgets årsmelding 2018 Dokumenter: Utkast til årsmelding 2018 Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet har utarbeidet forslag til årsmelding 2018, som utgangspunkt for gjennomgang i møtet. I møtet: K-utvalget gjennomgår og drøfter utkastet og foretar evnt. endringer. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 datert, 05. februar 2019, som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2018 til orientering. Behandling/vurdering i møtet: Kontrollutvalget gjennomgikk utkastet til årsmelding for 2018 og foretok noen endringer i teksten. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget vedtar sin årsmelding for 2018. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, datert, 05. februar 2019, oversendes som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2018 til orientering. 7
Drøftings-/orienteringssaker: 1. Brev fra Kommunerevisjon IKS Informasjonsbrev, datert 16.01.2019, om praksisendring ift plikt til å avgi revisjonsberetning innen 15. april. Konst. daglig leder Dagny Thon Hovrud orienterte om endringene ifm revisjonens plikt til å avgi revisjonsberetning innen 15. april. Annet: Protokoll fra møtet 04.12.2018 ble formelt godkjent og signert Neste møte: 08.04.2019 Hemsedal, 05.02.2019 Arnt Skansen Randi Larsen Flaget Torstein Tuv leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Hemsedal kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 8