IBX eorder Admin Bruksanvisning

IBX eorder Admin Bruksanvisning Manuell Revisjon: 12.2 Date: 29. MARS 2012 Language: Norwegian

Dokumentkontroll Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse Alle 19.01.2011 Oppdatering av mal 2.2 18.04.2011 La til mulighet for å legge til kommentarer Alle 29.03.2012 Endrede prosedyrer for å vise nye konfigurasjoner IBX Forretningsdokumenter 1

Innholdsfortegnelse 1. Logg inn... 5 2. IBX eorder... 7 2.1 Arbeidsflyter... 7 2.2 Søk produkter... 8 2.3 Mine bestillinger... 12 2.4 Kjøperoppsett... 21 2.5 Behandle bestillinger... 24 2.6 Handlekurv/bestillingsdetaljer... 26 2.7 Håndtering av brukergrensesnitt... 28 2.8 Skriv ut bestillinger eller handlekurv... 30 IBX Forretningsdokumenter 2

Innholdsfortegnelse, Figur Figur 1: Logg inn... 5 Figur 2: IBX eorder... 6 Figur 3: IBX ebestillings side... 7 Figur 4: eorder - Søk produkter... 8 Figur 5: Søk produkter... 8 Figur 6: Lag en handlekurv... 9 Figur 7: Sjekk ut handlekurvene til eorder... 9 Figur 8: Side for forberedelse av handlevogn... 10 Figur 9: Siden for handlevogn bekreftelse... 10 Figur 10: Kanseller handlekurv... 11 Figur 11: Menyen til Søk Produkter... 12 Figur 12: Statuser for handlekurver... 12 Figur 13: Detaljer for handlekurv... 13 Figur 14: Kanseller handlekurv... 13 Figur 15: Kanseller handlekurv - Bekreftelse... 13 Figur 16: Endring av godkjenneren... 14 Figur 17: Endring av godkjenner Send melding... 14 Figur 18: Handlevognsiden... 15 Figur 19: Bestillingsdetaljer... 15 Figur 20: Detaljer til bestilling... 16 Figur 21: Bekreft levering... 16 Figur 20: Avbryt bestilling... 17 Figur 23: Endring av godkjenner... 17 Figur 24: Endring av godkjenner Send melding... 18 Figur 25: Vis bestillingssvar... 19 Figur 26: Detaljer på bestillingssvar... 19 Figur 27: Detaljer av endret bestilling... 20 Figur 28: Legg godkjenner... 21 Figur 29: Fakturaadresser... 21 Figur 30: Slett adresse... 22 Figur 31: Angi adresse... 22 Figur 32: Send til adresser... 23 Figur 33: Slett adresse... 23 IBX Forretningsdokumenter 3

Figur 34: Angi adresse... 23 Figur 35: Søk etter bestillinger... 24 Figur 36: Laste ned rapport... 25 Figur 37: Side for bestillingsdetaljer... 26 Figur 38: Håndtering av brukergrensesnitt... 28 Figur 39: Brukergrensesnittspråk... 28 Figur 40: Brukerprofil... 28 Figur 41: Endre profil... 29 Figur 42: Skriv ut bestilling... 30 IBX Forretningsdokumenter 4

1. Logg inn Følg disse trinnene for å logge inn på eorder-nettstedet: Gå til www.ibxnordic.net Velg ønsket språk fra rullegardinmenyen. Skriv inn User, Organization, og Password og klikk Log In-knappen. Alle feltene er obligatoriske. Bruker-IDer og passordet er personlig og organisasjonens ID-en er samme i hele selskapet. Kontakt organisasjonsadministrator for ytterligere assistanse. Figur 1: Logg inn Home siden vises på skjermen etter en vellykket innlogging. Hyperkoblingen under Administration sender deg til modulen som lar deg utføre administrative og profilkonfigurasjonsoppgaver. Klikk Shop for products and services-lenken under What do you want to do? delen for å åpne eorder å lage handlekurver og administrere bestillinger. IBX Forretningsdokumenter 5

Figur 2: IBX eorder IBX Forretningsdokumenter 6

2. IBX eorder IBX eorder brukes til å opprette handlekurver og administrere bestillinger. IBX eorder er integrert med IBX Søkemotor som lar kjøpere søke etter produkter i salgskataloger og opprette handlekurver som skal sendes for godkjenning til IBX eorder. Figur 3: IBX ebestillings side MERK: En e-postmelding sendes for å varsle enhver endring i statusen til handlekurver eller bestillinger. 2.1 Arbeidsflyter De ulike arbeidsflytene for kjøperen i eorder er: Søkemotor o Søk etter produkt o Opprett en handlekurv o Sjekk ut handlekurven Mine bestillinger o Opprett en handlekurv o Kanseller handlekurv o Gå gjennom og send handlekurv til godkjenning o Avbryt bestilling o Bekreft levering o Vis detaljer for handlekurv o Vis bestillingsdetaljer o Vis bestillingssvar o Send endret bestilling til godkjenning Behandle bestillinger o Søk etter bestillinger o Last ned rapporter Kjøperoppsett o Legg til godkjenner o Oppsettinformasjon til organisasjon IBX Forretningsdokumenter 7

2.2 Søk produkter Klikk på Søk produkter-fanen for å søke etter produkter som skal kjøpes. Dette navigerer til siden Søkemotor for å søke og legge de valgte produktene i en handlekurv. 2.2.1 Søkemotor Søk Produkter Figur 4: eorder - Søk produkter Hvis du ønsker å finne et produkt i IBX Søkemotoren, bruk følgende metoder: Hurtigsøk - Skriv inn ett eller flere søkeord og klikk Søk. Avansert søk - Legg til ytterligere informasjon for å avgrense søket eller søke kun i visse attributter. Søk etter Kategori - Søk i en produktkategori, uavhengig av leverandør eller katalog. Søk etter Leverandør - Søk i produktkatalogen etter en bestemt leverandør. Figur 5: Søk produkter IBX Forretningsdokumenter 8

Lag en handlekurv Legg til de valgte produktene i Shopping Cart ved å klikke på -ikonet i resultatlisten, eller på -ikonet i detaljert informasjon om produktet. Figur 6: Lag en handlekurv Antall produkter i handlekurven vises øverst på siden. Figur 7: Sjekk ut handlekurvene til eorder Klikk Express Checkout-lenken å overføre produkter i handlekurven fra søkesiden til eorder. Se IBX Search Engine - User Manual for mer informasjon om hvordan søkemotoren skal brukes. IBX Forretningsdokumenter 9

2.2.2 Forbered handlekurven Den valgte handlekurven overføres til eorder-systemet når man klikker på Checkout-knappen. Foreta følgende trinn for å forberede handlekurven: 1. Fyll inn informasjon i felt merket med symbolet *. 2. Fyll inn feltet Tilleggskommentarer for å gi leverandøren mer informasjon. Dette trinnet er ikke obligatorisk. 3. Klikk på Kontroller og send handlekurv til godkjenning.. Figur 8: Side for forberedelse av handlevogn 4. Dette åpner siden for Shopping Cart Confirmation. 5. Klikk Send Shopping Cart For Approval button som vist. Figur 9: Siden for handlevogn bekreftelse IBX Forretningsdokumenter10

Kanseller handlekurv For å avbryte handlevognen, klikk på avbryt handlevogn på siden for handlevognforberedelse. Figur 10: Kanseller handlekurv IBX Forretningsdokumenter11

2.3 Mine bestillinger Denne kategorien viser statusen til handlekurver og bestillinger. 2.3.1 Handlekurver De handlevognene som er sendt til godkjenning vises under fanen mine bestillinger Statuser for handlekurver Figur 11: Menyen til Søk Produkter Ulike statuser under godkjenning av Shopping Carts og deres betydning er: Venter på godkjenning - Handlekurven sendes til godkjenning. Sending pågår - Denne statusen brukes for en bestilling når en godkjenner har sendt et bestillingssvar. Godkjent - Handlekurven godkjennes og bestillingen sendes til leverandøren. Avvist av godkjenner - Handlekurven avvises av godkjenner. Kansellert - Bestillingen har blitt kansellert. Status feltet vises som på siden for handlevogner. Figur 12: Statuser for handlekurver IBX Forretningsdokumenter12

Detaljer for handlekurv Klikk på Handlevognnummer -lenken for å se detaljene for en handlekurv. Kanseller handlekurv Figur 13: Detaljer for handlekurv Klikk på Kanseller handlekurv-knappen på detaljsiden for handlekurven for å kansellere en handlevogn. MERK: Handlekurver med status Awaiting Approval kan kanselleres. Figur 14: Kanseller handlekurv Et bekreftelsesvindu åpnes. Klikk Ja for å bekrefte. Figur 15: Kanseller handlekurv - Bekreftelse Statusen til den avbrutte vognen endres til kansalert. IBX Forretningsdokumenter13

Endre godkjenneren av handlekurv Klikk Change Approver knappen i siden med detaljer om handlekurven for å endre godkjenneren og velge en ny godkjenner.. MERK: Kun handlekurver som er i Awaiting Approval-statusen kan endre godkjenner. Figur 16: Endring av godkjenneren Change Approver-vinduet åpnes. Velg ny godkjenner fra Approver-rullegardinmenyen og klikk Send Notification-knappen for å sende en ny e-post til den aktuelle godkjenneren av handlekurven. MERK: Når den nye meldingen sendes ut, vil den forrige ikke lenger bli gyldig, hvis brukeren klikker hyperkoblingen i den gamle e-posten, vil meldingen dukke opp. Figur 17: Endring av godkjenner Send melding IBX Forretningsdokumenter14

2.3.2 Bestillinger Bestillingene for handlevognene vises under fanen Mine bestillinger. Bestillingsstatus Figur 18: Handlevognsiden Ulike statuser under godkjenning av Orders og deres betydning er: Sending pågår - Når bestillingen er sendt til godkjenning. Sendt - Bestillingen godkjennes eller endres og sendes til leverandøren. Levert - Leveringsprosessen for bestillingen er fullført. Avvist av godkjenner - Bestillingen er avvist. Venter godkjenning - Bestillingen er opprettet av rekvirent og sendt til godkjenning Bekreftet av leverandør - Leverandørorganisasjonen har sendt et bestillingssvar. Endret av leverandør - Leverandør har sendt et svar på en endringsordre. Avvist av leverandør - Bestillingen aksepteres ikke av leverandøren. Delvis levert - Minst én god kvittering er registrert for bestillingen, men leveringsprosessen er likevel ikke ferdig. Kansellert - Bestillingen er kansellert. Status viser bestillingsstatusen. Figur 19: Bestillingsdetaljer IBX Forretningsdokumenter15

Detaljer til bestilling Ved å klikke på særlig vil Order Number og Order Details åpnes for den aktuelle handlekurven. Bekreft levering Figur 20: Detaljer til bestilling Klikk på Confirm Delivery-knappen på siden Bestillingsdetaljer hvis du ønsker å bekrefte en bestilling. Figur 21: Bekreft levering IBX Forretningsdokumenter16

Avbryt bestilling Klikk på Avbryt bestilling -knappen for å kansellere en bestilling Figur 22: Avbryt bestilling Endring av godkjenner Klikk Change Approver knappen i Order Details siden for å endre godkjenneren og velge en ny Godkjenner. MERK: Kun ordrer som er i Awaiting Approval-status kan endre godkjenneren. Figur 23: Endring av godkjenner IBX Forretningsdokumenter17

Change Approver-vinduet åpnes. Velg ny godkjenner fra Approver-rullegardinmenyen og klikk Send Notification-knappen for å sende en ny e-post til den aktuelle godkjenneren av handlekurven. MERK: Når den nye meldingen sendes ut, vil den forrige ikke lenger bli gyldig, hvis brukeren klikker hyperkoblingen i den gamle e-posten, vil meldingen dukke opp. Figur 24: Endring av godkjenner Send melding IBX Forretningsdokumenter18

2.3.3 Endret bestilling MERK: Changed Order kan opprettes kun for de ordrene som er i Changed by vendor-status. For å opprette en endret bestilling, gjør følgende: 1. Klikk View Order Response knappen i Order Details-side. Figur 25: Vis bestillingssvar 2. Order Response Details siden åpnes. 3. Klikk Send changed order for approval knappen. Figur 26: Detaljer på bestillingssvar 4. Changed Order Details siden åpnes. 5. Velg en ny godkjenner fra Approver rullegardinmenyen, hvis nødvendig. 6. Hvis nødvendig, endre meldingen i Message to Approver tekstboksen. IBX Forretningsdokumenter19

Figur 27: Detaljer av endret bestilling 7. Klikk Send changed order for approval-knappen. IBX Forretningsdokumenter20

2.4 Kjøperoppsett Denne kategorien brukes til å utføre følgende handlinger: Se konfigurerte e-postdomener Legge til/fjerne godkjennere for bestilling Vis Fakturaadresser Vis Send til adresser Legge til/fjerne godkjenner Click Add Approver button to add an approver. Skriv inn navnet og e-postadressen i pop-upvinduet og trykk på Ok-knappen. Klikk på Remove-knappen for den valgte brukeren hvis du ønsker å fjerne en godkjenner fra listen. Figur 28: Legg godkjenner Fakturaadresser Denne kategorien inneholder alle Fakturaadresser. Figur 29: Fakturaadresser For å fjerne en adresse fra listen, klikk Remove-knappen. Delete Address-vindu åpnes. IBX Forretningsdokumenter21

For å fortsette fjerningen, klikk Yes-knappen. Figur 30: Slett adresse For å legge til en ny adresse på listen, klikk Add new knappen nederst på Bill To Address siden. Figur 31: Angi adresse Define Address vindu åpnes. Fyll ut alle feltene og klikk Save for å legge til adressen. MERK: Alle feltene er obligatoriske. IBX Forretningsdokumenter22

Send til adresser Denne kategorien inneholder alle Ship To addresses separat. Figur 32: Send til adresser For å fjerne en adresse fra listen, klikk Remove-knappen. Delete Address-vindu åpnes. For å fortsette fjerningen, klikk Yes knappen. Figur 33: Slett adresse Å legge til en ny adresse på listen, klikk Add new knappen nederst på Bill To Address siden. Figur 34: Angi adresse Define Address vindu åpnes. Fyll ut alle feltene og klikk Save for å legge til adressen. MERK: Alle feltene med *-symbolet indikerer obligatoriske felt. IBX Forretningsdokumenter23

2.5 Behandle bestillinger Denne kategorien brukes til å utføre følgende handlinger: Søk etter bestillinger Laste ned søkelisten som en Excel-eller CSV-fil. Søk etter bestillinger Bruk følgende søkealternativer for bestillinger: Søk etter dato: Velg From- og To- dato og klikk på Search-knappen. Bestillingsnummer: Fyll inn Order Number i tekstboksen og klikk på Search -knappen. Status: Velg avmerkingsboksen for ønsket status og klikk på søkeknappen. MERK: Det er mulig å søke ved hjelp av flere statusvalg. Leverandør: Fyll ut Vendor-tekstboksen, og klikk på Search -knappen for å søke etter bestillinger fra en bestemt leverandør. Rekvirent: Fyll ut Requisitioner-tekstboksen, og klikk på Search-knappen for å søke etter bestillinger fra en bestemt rekvirent. Figur 35: Søk etter bestillinger IBX Forretningsdokumenter24

Laste ned rapport Last ned søkeresultatlisten over bestillinger ved å klikke på Excel- eller CSV-lenkene som finnes nederst på søkeresultatsiden. Figur 36: Laste ned rapport IBX Forretningsdokumenter25

2.6 Handlekurv/bestillingsdetaljer Ulike ord og deres betydninger som brukes på Order Details-skjermen er: Handlekurvnr. - En unik ID for handlevognen Opprettet på - Opprettelsesdato for handlekurv Status - Den siste statusen for handlekurv Godkjenner - Navn på godkjenner Godkjenningsdato - Dato da handlevognen godkjennes Kontokode - Kontokoden til kjøperen som brukes for bestillingen Kostnadssted - Kostnadssted for kjøperen som skal brukes for bestillingen Regningen til - Adresse hvor fakturaen sendes Leveranse til- Leveringsadresse Melding til godkjenner - Melding sendt til godkjenneren etter oppretting av handlekurven Produktnavn - Kort beskrivelse av produktet Leverandør - Navnet på leverandøren som du bestiller fra Leverandørens produktnummer - Leverandørens delnummer Ledetid - Den beregnede leveringstiden Prisenhet kvantum - Enheten for produktet Totalpris - Totalprisen for handlekurven i brukerens valuta Totalpris/katalogvaluta - Totalprisen for handlekurven i katalogens valuta. Siden Bestillingsdetaljer består av alle de ovennevnte opplysningene. Figur 37: Side for bestillingsdetaljer IBX Forretningsdokumenter26

2.6.1 E-postmeldinger E-postmeldinger sendes for å varsle en statusendring for handlevogner og bestillinger. Alle e- postmeldinger sendes fra IBX SD Support Global (support@ibxgroup.com). 1. En e-postmelding med forespørsel om godkjenning sendes til godkjenning med emnet: IBX - Godkjenn handlekurv IBXxxxxxx 2. En e-postmelding med forespørsel om kjøpsgodkjenning sendes til godkjenning med emnet: IBX - Godkjenn innkjøpsbestilling IBXxxxxxx-x 3. En e-post med informasjon om avvist bestilling sendes til brukeren med emnet: IBX - Endret bestilling IBXxxxxxx-x avvises 4. En e-post med informasjon om godkjent bestilling sendes til kjøperen med emnet: IBX - Endret bestilling IBXxxxxxx-x godkjennes 5. En e-post med informasjon om godkjent handlekurv sendes til kjøperen med emnet: IBX - Handlekurv IBXxxxxxx godkjennes 6. En e-post med informasjon om avvist handlekurv sendes til brukeren med emnet: IBX - Handlekurv IBXxxxxxx avvises 7. En e-postmelding med bestillingssvar sendes til brukeren med emnet: IBX - Mottatt bestillingsvar for bestilling IBXxxxxxx-x IBX Forretningsdokumenter27

2.7 Håndtering av brukergrensesnitt Naviger gjennom alle sidene på eorder ved å klikke på lenker til toppmenyen. Klikk på Shopping Cart Number eller Order Number for å se detaljer. 2.7.1 Brukergrensesnittspråk Figur 38: Håndtering av brukergrensesnitt Select a Language fra Language rullegardinmenyen på Logg inn eller startsiden som vist. Figur 39: Brukergrensesnittspråk Klikk på User ID-lenken på toppen av eorder-siden for å endre brukerprofilen. Figur 40: Brukerprofil IBX Forretningsdokumenter28

Modify My Profile vindu åpnes. Gjør endringene og klikk Submit knappen for å sende endringer. Figur 41: Endre profil IBX Forretningsdokumenter29

2.8 Skriv ut bestillinger eller handlekurv Alle bestillinger og handlekurver kan skrives ut i html-format ved hjelp av utskriftsfunksjonen i nettleseren. En utskrevet bestilling brukes til å se den detaljerte informasjonen på Order / Shopping Cart Details-siden, som for eksempel Status og Delivery Address. Hvis bestillingen inneholder et e-skjema, vil informasjonen på e-skjemaet skrives ut på siste side. Figur 42: Skriv ut bestilling 2.8.1 Skriv ut én bestilling eller handlekurv 1. Velg Order Details/Shopping Cart Details. 2. Bruk funksjonaliteten i nettleseren. - SLUTTEN PÅ DOKUMENTET - IBX Forretningsdokumenter30