Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1
NYHETER OG FORBEDRINGER Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 2
Oslo, september 2012 1. Sirkulasjon All informasjon i dette dokumentet kan endres uten varsel og innebærer ingen forpliktelse for produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og den aktuelle programvaren er beskyttet av opphavsrett og det uavhengige forliket om rett til bruk og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materialet tilhører Visma Software International AS. Eventuell kopiering eller gjengivelse av materialet i denne boken, herunder tekst, skjermbilder, ikoner eller metoder, er forbudt. Som del av den pågående utviklingen av systemet kan Visma Software AS endre sammensetningen av pakkene, modulene og funksjonene. Visma Software International AS fraskriver seg ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, unntatt det som står beskrevet i den gjeldende avtalen om rett til bruk og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn systemet lisensen gjelder for, er ulovlig og kan medføre granskning og erstatningskrav. Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 3
INNLEDNING Dette dokumentet inneholder en beskrivelse av endringene i Visma CRM versjon 7.70. MERK! Hvis du ikke har installert versjon 7.60, men oppgraderer fra versjon 7.55 eller eldre, kan du lese om endringene i versjon 7.60 på Infoline på menyen "Nyheter og forbedringer". Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese gjennom alle punktene før du begynner å bruke Visma CRM versjon 7.70. Da går du ikke glipp av de nye og forbedrede fremgangsmåtene som er nyttige for deg og din klient. Studer "Les dette før installasjon" før du begynner oppdateringen til ny versjon. Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 4
LES DETTE FØR INSTALLASJON Generell informasjon ERP-integreringskrav for Visma CRM 7.70 - Visma Business versjon 5.32. Når du oppgraderer, er det viktig å kjøre en fullstendig installasjon av programmet for integreringskonfigurasjon (SetupVsoLnk.exe). - Visma Global versjon 7.70 Tekniske krav - Microsoft SQL Server 2008 og 2012 - Merk at Visma CRM ikke støtter MS Office 2010 64-bit - Windows 2008 Server. - For optimal visning av skjermbildene i Visma CRM er minste skjermoppløsning 1280 x 1024. - Merk! Visma CRM inkluderer nå Microsoft Sql Express 2008 32-bit som valg i installasjonen. Installasjon/oppgradering - Når du oppgraderer fra 7.50 eller eldre, må du avinstallere Visma CRM fra Legg til/fjern programmer i Kontrollpanel, både på serveren og klientmaskinene. - Office 2007 SP2 er en forutsetning for Visma CRM 7.70 og må installeres hvis dette ikke er gjort. Dette er et krav for å bruke programtillegg i Outlook når du kjører MS Office 2007 - Databasen oppdateres når du logger på hos klienter første gang etter at den nye versjonen er installert. Det vil opprettes en unik veiledning for hver oppføring i alle tabellene i databasen. - Når oppgraderingen av databasen er fullført, vil det i noen versjoner kjøres konverteringsrutiner for å flytte/oppdatere klientdata. - Konverteringsprosedyren kan ta litt tid (avhenger av antall oppføringer) og må ikke avbrytes. - Siden databasen vil bli oppdatert, er det ikke mulig å installere en eldre versjonen av Visma CRM på nytt og kjøre den mot den oppgraderte databasen. Ta derfor en sikkerhetskopi av databasen FØR du installerer 7.70. NYHETER/FORBEDRINGER Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 5
Programtillegg for Office Endret lokasjon for konfigurasjonsfilen til CRM Addins i terminalservermiljø Det har vært et problem at vi har lagret AddInConfig på følgende måte: Dette var et problem spesielt i terminalserver miljøer med det resultat at brukeren måtte konfigurere innstillingene hver gang man logget seg på. Eksempel: C: \ brukere \ pål \ AppData \ Local \ Visma \ CRMOfficeAddins \ Config. Dette skapte problem ved innloging i terminalservermiljøer Nå er dette løst og formen er endret til: C: \ brukere \ pål \ AppData \ roaming \ Visma \ CRMOfficeAddins \ Config Eksportere e-post til kontaktperson som var slettet Tidligere var det mulighet for å koble e-post til kontakter som var merket slettet, dette er løst. Koble til prosjekt, potensielt salg, supportsak ved eksport av e-post. Ved eksport av e-post er det nå mulig å koble til Prosjekt, Potensielt salg og supportsak i "lagre element"-vinduet. Snarveier/funksjonstaster for fanene i Outlook eksport Hurtigsøk for å velge ønskede koblinger på linjen: Kontaktpersoner (Alt + k) Forbindelser (Alt + F) Medarbeidere (Alt + M) Prosjekter (Alt + P) Potensielt salg (Alt + O) Supportsaker (Alt + S) Eksportere E-post: Start eksport (Alt + E) Avbryt (Alt + Y) Koblinger til E-post: Legg til/fjerne koblinger (Alt + D) Kontaktpersoner (Alt + k) Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 6
Forbindelser (Alt + F) Medarbeidere (Alt + M) Prosjekter (Alt + P) Protensielt salg (Alt + T) Supportsaker (Alt + S) Gullkorn (Alt+G) Øvrige: Oppfølging dato (Alt + F) Oppfølgingstid (Alt + T) Kategori (Alt + A) Oppfølging dato (Alt + N) Oppfølgingstid (Alt + L) Kategori (Alt + A) I Outlook programtillegg er det blitt lagt sjekk på følgende elementer når du eksporterer e- post, dette for å unngå duplikater: Avsendere e-post, Tittel, Dato og klokkeslett. Hvis det oppdages duplikat på de ovennevnte kriterier så vil en meldingsboks orientere om at denne e-post har allerede blitt eksportert til Visma CRM, og be deg ta stilling til om du fortsatt ønsker å eksportere den? Visning i CRM etter Eksport av e-post. Når man eksporterer en e-post med flere mottakere vil de mottakere som ikke eksisterer i Visma CRM vises som ekstra tilkoblinger med type ekstern. (med mulighet for å fjerne tilkoblinger). Kundenummer vises på forbindelsen i tilknytningsbilde. Vi fremviser nå kundenummeret (business Connection no.) foran navnet til kunden i skjermbildet som viser knytningen til den e-post som eksporteres. Dette er også gjort i skjermbildet "Legg til / fjern tilkobling". Dette har vært et problem på den måte at det ikke har vært mulig for brukeren å se om Visma CRM har lagt denne e-post mot leverandør eller kunde. Original e-post ved videresendelse Det har vært et ønske at en eksport av e-post som ligger arkivert skal fremkomme identisk slik den var, slik at man kan være sikker på og delvis kunne dokumentere ved å videresende (med timestamp) at dette er sendt tidligere. Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 7
Løsningen vi har laget sikrer dette ved at vi nå lagrer e-posten når e-posten blir overført til "Sendte elementer"-mappen. Doble knytninger ved import til CRM fra Outlook Tidligere, når man la inn knytning på en forbindelse som allerede var knyttet opp fikk man en melding om at det allerede er foretatt en knytning. I Visma CRM ligger allikevel ikke knytningen på denne forbindelsen. Dette fordi øverste del av skjermbildet gjør en sjekk på avsenders e-post adresse. Dersom avsenders e-post adresse finnes i CRM på en rekord så blir rekorden automatisk koblet i den øverste dialogen. I nederste del så legges mottakere av e-posten som tilleggs knytninger (dersom denne e-post adressene finnes i CRM). Dette er nå løst. Søke for å opprette en ny kontakt fra Outlook programtillegg På alle steder hvor det er mulig å opprette en ny post og søke for å legge til forbindelser til denne posten så blir det feil når søke-dialogen fremkommer. Hvis bare én post fremkommer i søket så fungerer det, men hvis du skriver V i Visma og har mer enn én virksomhet med navn Visma, så vil dialogen vises, men det er ikke mulig å velge noen av dem. Forenkling av innregistrering av tid/klokkeslett. Eks: 8 gir standard utfylt verdi med 08:00:00 08:30 gir 08:30:00 Valideringskontroll for tid i Outlook Programtillegg Valideringskontroll for tid i Outlook programtillegg sikrer at riktig verdi dato og tid blir registrert. Oppfølging dato og tid i Outlook Programtillegg Nye kolonner er lagt til i "grid" med mulighet til å sette oppfølgingsdato og oppfølgingstid for hver e-post når den eksporteres fra Outlook til Visma CRM. Det vil da bli opprettet en «huskeliste» oppgave. Kartløsning Eksisterende kartløsning er erstattet med Google MAPs. Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 8
Visma Global Integrasjon Oppdater alle nøkkeltall for alle forbindelser Ved og Høyre-klikke i forbindelsestabellen så kan man nå oppdatere Økonomiske nøkkeltall for alle Kunder eller for markerte kunder i tabellen, på det tidspunkt man selv ønsker. Man trenger ikke vente på systemets neste satsvise oppdatering, men kan selv be om oppdatering når behovet er der. Brukeren vil få en melding om at oppdateringen er utført. Søke I tilbudsordre grid etter artikkelnummer Når man søker etter artikkel så har det vært ønske å kunne søke utfra en del av artikkelnummeret som i Visma Global. Visma Business Integrasjon Overførsel av tilbudsordre til Visma Business med blanke linjer Generelle rutiner Når man la inn et tilbud som starter med en blank linje så ville den ikke overføre ordren til Visma Business i det hele tatt. Hvis man la inn artikkelnummer på linje 1, men hoppet over linje 2 for å markere skille mellom ulike varetype/fritekst så er det kun første linje som kommer med på ordren inne Visma Business. De andre linjene kom ikke med. Dette gjaldt i konstellasjonen Visma Business versjon 5.31 med Visma CRM 7.60. Dette er nå løst. Feil vedr "Åpne original epost" i CRM Feilen gjaldt ved låsing av msg-fil ved bruk av knappen "Åpne original epost" i CRM. Når Outlook ligger åpen, går det greit å åpne en gang; men de neste gangene fikk man beskjed om at filen enten ikke finnes eller var i bruk. Det gikk heller ikke å åpne msg-filen direkte fra filområdet til CRM. Dersom man stenger Outlook, og åpner original epost igjen så gikk det greit. Sletting av e-post uten advarsel. Det har vært en utfordring at dersom en bruker sletter en knytning av en e-post mot en tabell, så forsvinner knytningene også mot alle de andre tabellene det er knytning. Dette har skjedd uten varsel. Nå løses dette ved at det fremkommer en dialogboks med avkrysning for hvilke av eksisterende knytninger som skal fjernes Rød farge på huskeliste oppfølgning I oppgavelisten så fremkom ikke forfalte oppgaver i riktig fargekode dersom oppgavene er fra linje 58 eller mer I søkeresultatet. Dette er løst. Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 9
Flytte fokus i forbindelsestabellen med piltastene Hvis man hadde forbindelses tabell åpnet samtidig med at man hadde side 3 aktiv så var det ikke mulig å bruke piltastene for å flytte mellom kundene med piltastene oppover/nedover. Markøren hopper da rett til aktivitetskategori. Kopier post rutinen var deaktivert Med "kopier post" funksjonen i Visma CRM ønsket man å kopiere data fra for eksempel en kunde til en annen forbindelse. Denne har dessverre vært deaktivert fra menyen men er fra versjon 7.70 igjen aktivert. Vesentlige grunndata fra kunde til leverandør etc. kan da igjen kopieres. PowerPoint (potx mal) virker ikke Dersom man importerte en PowerPoint mal (potx mal) gjennom Verktøy> firmainnstillingene> dokumentmaler og valgte samme mal for å opprette et dokument så fikk man feilmelding om at filen ikke lagres eller opprettes. Det er nå støtte for potx maltype. Potensielt salg med endringslogg Ny Potensielt salg rapport henter nå detaljer med informasjon fra endringsloggen. Bizweb og endring av kontaktperson Hvis man fjernet merket "oppdatere alle" i skjemaet for kontakter i Bizweb-veiviseren og sjekker av elementene for en kontaktperson. Valgte man deretter en ny kontaktperson så ble de samme sjekkboksene avhuket for denne kontaktperson. Dette er nå rettet. Når du skifter person blir ingenting sjekket dersom brukeren ikke har valgt noe. Bizweb integrasjon og valideringsregler Valideringer ble ikke utført på flere felter når forbindelsen ble opprettet og lagret fra Bizweb. Manglende søkefunksjonalitet ved knytning av fil Feilsituasjon når man valgte knytt inn fil når man står i forbindelse eller prosjekt. Søkefunksjonalitet (gult felt) er borte. Man får ikke benyttet F12 for å søke opp og knytte inn forbindelse. Dette er løst. Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 10
Sende e-post til mottaker som ikke er registrert fra tidligere i CRM Det er nå mulig å spesifisere og sende en e-post til en e-post mottaker som ikke allerede finnes i ditt Visma CRM. Drilldown i potensielt salg ble ikke kolonnene dimensjonert korrekt. I Drilldown potensielt salg ble ikke kolonnene dimensjonert korrekt horisontalt. For å auto justere kolonnene så kan du nå høyre klikke i grid og velge auto juster kolonnene. Kopierer fra eksisterende mal, feil extension Velger Ny mal og klikker på Kopier eksisterende mal. Hentet frem malen som skal kopieres og ga nytt mal filnavn. Filtype ble *.otx og ikke *.dotx. Kopirutinen kopierte kun de tre siste tegn i filtype (.dotx) slik at det blir.otx (malen ble dermed heller ikke tilgjengelig i etterkant). Tilbudsmal Word Ved overføring et tilbud til standard tibudsmal i Word så ble fritekst plassert under artikkelnummer. Dette er nå løst og kommer ved artikkelnavn. Feil på mal kode PCSXEvent_UniqueNo Når du benytter malkoden PCSXEvent_UniqueNo vil nummeret være identisk i dokumentet og det som vises i aktivitetsgridden på forbindelsen. Feil på tittel i tilbudsordren Feil oppstod når man bl.a. står på forbindelse og åpner et eksisterende tilbud fra tilbuds fanen. Deretter oppretter et nytt tilbud, så ble det nye tilbudet koblet til det samme potensielle salget som forrige tilbud som ble åpnet. Opprettelse av tilbud genererer en huskeliste aktivitet Når du avslutter et tilbud så ble "Neste oppfølging" automatisk satt til dagens dato og en huskeliste aktivitet ble opprettet med dagens dato og klokkeslett 08.00. Det blir nå ikke satt noen dato i feltet "Neste oppfølging". Må spesifikt sette dato og klokkeslett for at en huskeliste aktivitet skal opprettes. Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 11