Møteinnkalling Kåfjord Administrasjonsutvalg Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 24.01.2014 Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 71 90 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune Olderdalen, 17.01.2014 For Bjørn Inge Mo (s.) Ordfører Silje-Renate Pedersen e.f. Sekretær
Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr RS 1/14 Avtale om bruk av egen bil 2012/3373 RS 2/14 Avtale om bruk av egen bil 2010/1703 PS 1/14 Delegerte vedtak - perioden 11.12.2013-31.12.2013 PS 2/14 Høring : Retningslinjer for bruk av Kåfjord kommune sine nettsider og "Vær varsom plakat for bruk av sosiale medier" 2012/747 2014/67
RS 1/14 Avtale om bruk av egen bil RS 2/14 Avtale om bruk av egen bil
GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2014/67-4 Arkiv: Saksbehandler: Inger Åsli Dato: 14.01.2014 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 2/14 Kåfjord Administrasjonsutvalg 24.01.2014 Høring : Retningslinjer for bruk av Kåfjord kommune sine nettsider og "Vær varsom plakat for bruk av sosiale medier Henvisning til lovverk: Vedlegg 1 Vær varsom plakat for bruk av sosiale medier 2 Retningslinjer for bruk av Kåfjord kommune sine nettsider Rådmannens innstilling 1. Rådmannens innstilling for (i) Retningslinjer for Kåfjord kommune sine nettsider og (ii) Vær varsom plakat for bruk av sosiale medier vedtas som forelagt. 2. Retningslinjene og Vær varsom plakaten gjøres kjent for ansatte av nærmeste overordnede. 3. Rådmannen har ansvaret for implementering av disse. Saksopplysninger I oktober 2013 ble det nedsatt en arbeidsgruppe som jobber med en mer brukervennlig hjemmeside for Kåfjord kommune. Gruppa har bestått av Silje-Renate Pedersen, Einar Eriksen og Inger M. Åsli. Hovedstruktur og layout har i hovedsak blitt bevart, da dette har sammenheng med den opprinnelige planen i Nordtromssamarbeidet. Det er imidlertid satt opp nye menyer, samt at siden er gjort enklere ved å sette opp fast informasjon og flat struktur. Det er gjort med tanke på å forbedre informasjonen på våre sider, i tillegg til å øke brukervennligheten både for våre brukere og oss selv. I tilknytning til arbeidet med forbedring og forenkling av våre nettsider, har vi i tillegg laget forslag til følgende: (i) Retningslinjer for Kåfjord kommunes nettsider og (ii) Vær varsom plakat for bruk av sosiale medier. Bakgrunnen for dette er at nettet er en viktig arena for både
informasjon om kommunale tjenester, og at nettet også åpner opp for å legge til rette for samhandling og dialog med våre brukere. I tillegg har vi aspektet med at sosiale medier (Facebook, twitter, mobiltelefon m.m.) er blitt en del av vår hverdag, jobb og privat, på en måte det ikke har vært tidligere. Denne utviklingen skaper utfordringer som det er viktig å ha en bevissthet omkring. Retningslinjene for kommunens nettsider og Vær varsom ble sendt på høring via mail 22.november 2013 til alle ansatte, fagforbund v. hovedtillitsvalgte og Hovedverneombud. Det ble påpekt at den enkelte leder måtte påse at høringsforslagene ble gjort kjent for sine. Høringsfristen ble satt til 3.januar 2014. Da høringsfristen gikk ut hadde vi fått 1 stk. tilbakemelding. Vurdering Tilbakemeldingen som kom inn tok opp viktigheten av å kunne etablere to-veis dialog gjennom hjemmesidene, også for publisering av artikler. Det er viktig at hjemmesidene er dynamiske og åpner for dialog gjennom å bruke svarskjema, gir muligheter for at brukere skal kunne komme med innspill/dialog til artikler, også eks ved høringer. Poenget er sentralt. Det er ofte slik at nettet i all hovedsak brukes som en arena for kommunal tjenesteinformasjon, og ikke i så stor grad knyttes opp mot mulighetene som en arena for dialog og meningsutveksling med brukerne av forvaltningen. Dette punktet er tatt med i Retningslinjer for Kåfjord kommune sine nettsider, som vist markert med merknader. Det er kun på foreslåtte retningslinjer at korrigeringer og tillegg er gjort. Forslag til Vær varsom plakat for sosiale medier er uendret. Tillegg Retningslinjer, under innledning: Nettet som arena er viktig som informasjonskanal, men åpner også opp for å legge til rette for samhandling og dialog med innbyggerne. Tillegg retningslinjer, eget avsnitt: Artikler Hver enkelt forfatter er ansvarlig for å følge opp sine nyhetsartikler, inkludert kommentarfelt og andre henvendelser. I den forbindelse minner vi om Kåfjord kommune sin Vær varsom plakat for sosiale medier. Henvisning til Vær varsom plakat for bruk av sosiale medier er flytta under punktet vedr. oppfølging av artikler.
Bruk av sosiale medier Vær-varsom-plakat for ansatte i Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune Sosiale medier er en del av vår hverdag, ikke bare på fritiden, men også i arbeidstiden, gjennom pc, nettbrett og mobiltelefon. Twitter, Facebook, blogger og andre nettsamfunn- og steder har forandret skillet mellom arbeid og privatliv, både for ansatte og arbeidsgivere. Bruk av sosiale medier har nytteverdi for offentlig virksomheter. Samtidig som sosiale medier gir økte muligheter for kommunikasjon med innbyggere og brukere av ulike tjenester, følger det en del utfordringer med denne utviklingen. I sosiale medier er du synlig for mange. Det du ytrer på nett, blir værende på nett og kan spre seg langt utenfor din kontroll. Som ansatt i Kåfjord kommune bør du være oppmerksom på disse vær-varsom-punktene når du bruker sosiale medier privat eller på jobb. Hva er sosiale medier Det finnes flere definisjoner av sosiale medier. I denne sammenheng tar vi utgangspunkt i medier slik vi har lært og kjenne den gjennom Facebook, Twitter og tilsvarende sosiale kanaler. Dette er kanaler som gjennom internett åpner for samhandling mellom to eller flere brukere. Med samhandling mellom brukere menes bla deling, rating og tagging, eller å knytte kommentarer til bilder, artikler eller annet innhold og informasjon 1 Ytringsfrihet Ytringsfrihet er en grunnlovsfestet rettighet, og ingen virksomhet har rett til å begrense den ansattes rett til å ytre seg, også om jobbrelaterte saker. Når du opptrer som privatperson på sosiale medier gjelder lover og regler om taushetsplikt og personvern. Den ansatte har også en plikt til å utvise lojalitet som arbeidstaker, da det ikke er alle som skiller mellom deg som privatperson og ansatt i Kåfjord kommune. Integritet Ansatte må være bevisst i bruken av sosiale medier slik at vi ikke svekker egen og andres integritet og troverdighet som yrkesutøver. Eksempler på dette kan være å uttale seg på en nedverdigende måte om andre ansatte eller brukergrupper. Kildebruk Ansatte i Kåfjord kommune skal være nøye med å oppgi kilder og opphavspersoner til alt som blir publisert på sosiale medier i kommunens regi. Likedan må en være nøye med å vurdere kilden til informasjonen man selv får gjennom sosiale medier. Språkbruk Sosiale medier er ikke et fristed fra vanlige regler om språkbruk, høflighet og det som betegnes som god folkeskikk. VÆR-VARSOM-PUNKTENE bør tas opp til diskusjon minst en gang i året på avdelingene og i kommunens ledergruppe. Dette for å vinne erfaringer med tanke på videreutvikling av punktene og øke bevisstheten omkring bruk av sosiale medier. 1 Definisjonen tatt utgangspunkt i http://no.wikipedia.org/wiki/sosiale_medier
Retningslinjer for Kåfjord kommune sine nettsider Nettet som informasjonskanal Nettet er vår viktigste informasjonskanal, og mange lesere går inn på nettsidene våre for å finne informasjon om vår virksomhet. Da er det viktig at informasjonen er relevant for målgruppene som informasjonen er ment for, og at tekstene er tilpasset nettet som medium. Gode nettsider er også god ressursbruk. Når vi legger til rette for at leserne selv kan finne den informasjonen de trenger, sparer det oss for mange henvendelser på e-post og telefon. Oversiktig og informative nettsider vil også hjelpe oss til raskt å finne relevant informasjon om andre områder enn vårt eget, om og når vi skulle trenge det. Nettet som arena er viktig som informasjonskanal, men åpner også opp for å legge til rette for samhandling og dialog med innbyggerne. Kommunelovens 4 sier at kommuner aktivt skal informere om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn om den kommunale forvaltning. Merknad [IMÅ1]: Tillegg knytta til høringssvar. Ansvar Webredaktøren har hovedansvaret for kvaliteten på informasjonen på Kåfjord kommune sine nettsider, og at informasjonen er i samsvar med retningslinjene for våre nettsider. Virksomhetsleder er ansvarlig for at informasjon som er relevant for sitt område legges ut på nettet og er i samsvar med retningslinjene. Ansatte i Kåfjord kommune har et selvstendig ansvar for til enhver tid å gi korrekt og relevant informasjon om eget fagområde, og at informasjonen er i samsvar med retningslinjene. Hovedsidene Kåfjord kommunes sin startside skal fortsatt bestå av aktuelle artikler om vår virksomhet. Underliggende sider (avdelinger, områder m.v) skal i all hovedsak innholde fast informasjon om områder, ordninger, organisering, lokalisering m.v., samt aktuelle artikler om tjenesten. Merknad [IMÅ2]: Ta bort Artikler som til enhver tid publiseres skal omfatte kommunal virksomhet, og annet som er av stor betydning for våre innbyggere. Artikler som omhandler arrangement (eks i regi av lag/foreninger og andre) skal vi henvise til aktivitetskalender på Kåfjord kommune sine nettsider. Artikler Hver enkelt forfatter er ansvarlig for å følge opp sine nyhetsartikler, inkludert kommentarfelt og andre henvendelser. I den forbindelse minner vi om Kåfjord kommune sin Vær varsom plakat for sosiale medier. Oppdatering av sidene Dokumenter som er lagt ut skal sjekkes jevnlig om informasjonen fortsatt er relevant, eller om dokumentet bør endres eller utgå (legge sluttdato). Merknad [IMÅ3]: Tillegg knytta til høringssvar
Språk Fast tekst skal alltid være både på samisk og norsk. Det samme gjelder faner, underfaner, snarveier m.m. Dette omfatter også lokalt utformede skjemaer, retningslinjer m.m. Artikler skal oversettes fortløpende, så langt det er kapasitet. Alle artikler skal uansett finnes både på norskspråklig og samiskspråklig nettside. Dette for å sikre lik informasjon på våre nettsider. Samisk språksenter har et særlig ansvar for oversetting av tekst til samisk. Den engelske versjonen av vår hjemmeside tilpasses så langt det er mulig turister og personer som i hovedsak er interessert i kommunens tilbud innenfor kultur, natur m.m. og vil ikke ha all den informasjonen som finnes på den norske og den samiske siden. Om man i etterkant finner det nødvendig med slik informasjon, skal dette tas opp igjen i et webgruppemøte hvor det settes en ansvarlig for oppdatering av siden. Kreditering Bilder tatt av Kåfjord kommunes ansatte i tjenesten kan brukes fritt, men skal krediteres opphavsmann. Samtykkeerklæring Ved bilder av enkeltpersoner eller der personer er lett gjenkjennelig, skal man innhente samtykke før det publiseres. Bilder med grupper av mennesker fra arrangementer er som hovedregel i orden å publisere i den sammenhengen det er tatt. Eksempler på dette kan være en gruppe mennesker på en konsert, et idrettsarrangement, 17. mai-tog eller hendelser som har allmenn interesse. Men skal et bilde fronte et tema og eksponeres stort, eller stå i en annen sammenheng enn der bildet ble tatt, skal det innhentes samtykke. Opphavsrett Du må alltid vite om du har tillatelse til å bruke et bilde på kafjord.kommune.no. Du må ha tillatelse fra opphavsmann eller rettighetshaver, med mindre det er uttrykkelig spesifisert at bildet er til fri bruk. Det vises også til Kåfjord kommune sin Vær varsom plakat om bruk av sosiale medier. Merknad [IMÅ4]: Tas bort pga at dette kommer fram under pkt om nyhetsartikler kommentarfelt m.v Gode tips for tekst på nett kan du finne hos Statens strålevern i dokumentet God kommunikasjon på Strålevernets nettsider retningslinjer for tekst på nett (april 2011) Kilder: - Datatilsynet - Universitetet i Oslo - Norsk strålevern